Manuel d'utilisation pour les collaborateurs de la commune
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Manuel d'utilisation pour les collaborateurs de la commune Chère collaboratrice de la commune, cher collaborateur de la commune, Vous tenez dans les mains le manuel d'utilisation d'Amicus – la banque de données nationale pour l'enregistrement des chiens en Suisse. Vous y trouvez entre autres comment vous pouvez vous connecter à Amicus, comment vous pouvez saisir des personnes et des rôles pour des tiers, comment vous pouvez chercher des personnes et des chiens et exporter des données (au niveau commune). En cas de questions ou de doutes, veuillez vous adresser au support Amicus : +41 848 777 100 ou écrivez un e-mail à info@amicus.ch.
Inhaltverzeichnis 1 Login................................................................................................. 3 1.1 Mot de passe oublié / réinitialiser le mot de passe ................................... 4 1.2 Code de sécurité ................................................................................. 5 2 Compte d’utilisateur ......................................................................... 6 2.1 Détails .............................................................................................. 6 2.2 Changement du mot de passe .............................................................. 7 2.3 Configurer l'authentification à 2 facteurs ................................................ 8 2.4 Désactiver l'authentification à 2 facteurs ................................................ 8 3 Personne .......................................................................................... 9 3.1 Enregistrer une personne naturelle ........................................................ 9 3.1.1 Saisie correcte de personnes avec une date de naissance inexacte ........... 10 3.2 Chercher une personne ...................................................................... 11 3.3 Afficher les données personnelles ........................................................ 12 3.3.1 Exporter des données / liste d'animaux ................................................ 13 3.4 Modifier des données personnelles ...................................................... 14 3.5 Déménagement à l'étranger ............................................................... 15 3.6 Désactiver une personne.................................................................... 17 3.7 Archiver une personne ....................................................................... 18 3.8 Fusionner des données personnelles .................................................... 19 4 Chercher des Chiens ....................................................................... 21 4.1 Vue des données des chiens ............................................................... 21 4.2 Indication adresse de vacances ........................................................... 23 5 Annonces chiens ............................................................................. 24 5.1 Saisir la date du décès ....................................................................... 24 5.2 Saisir le lieu de séjour inconnu ........................................................... 25 5.3 Saisir un changement de détenteur ..................................................... 25 5.4 Enregistrement « Chien de protection » ............................................... 27 5.5 Adresse à l'étranger .......................................................................... 30 6 Interrogations ................................................................................ 31 6.1 Interrogation des animaux vivants ...................................................... 31 6.2 Interrogation des événements ............................................................ 32 6.3 Demande combinée .......................................................................... 33 Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 2/37
1 Login En tant que collaboratrice resp. collaborateur de la commune, vous pouvez avec votre compte vous connecter à Amicus. Il s'agit d'une connexion à deux niveaux. Vous recevrez en plus un code personnel à l'adresse e-mail enregistrée dans Amicus. Si vous n'avez pas enregistré d'adresse e-mail, veuillez vous adresser au support Amicus : +41 848 777 100. Si vous ne possédez pas encore d'un ID personnel, vous pouvez vous annoncer auprès de votre office vétérinaire cantonal ou vous pouvez sur www.amicus.ch dans la rubrique Autorités et partenaires remplir et imprimer le formulaire de demande et l'envoyer à l'office vétérinaire cantonal. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 3/37
1.1 Mot de passe oublié / réinitialiser le mot de passe Vous avez oublié le mot de passe ou vous désirez créer un nouveau mot de passe ? Cliquez alors en haut à droite de la page d'accueil sur Données utilisateur oubliées > Mot de passe oublié. Indiquez votre ID personnel et votre adresse e-mail. Cliquez ensuite sur Réinitialiser le mot de passe. Ouvrez ensuite votre boîte de réception e-mail et connectez vous avec votre ID personnel et le mot de passe de l'e-mail. Vous recevrez à nouveau un code de sécurité que vous devrez alors indiquer. Après la saisie du code de sécurité, veuillez définir votre nouveau mot de passe et confirmez le en cliquant sur Enregistrer. Le nouveau mot de passe que vous avez choisi doit avoir au moins huit caractères et il ne doit pas contenir de caractères spéciaux. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 4/37
1.2 Code de sécurité
Lors de chaque connexion, nous vous enverrons un code de sécurité par e-mail. Vous
devrez l'indiquer dans le champ de saisie du code personnel et confirmer avec OK.
Si vous ne recevez pas le code ou que le code n'est plus valable, vous pouvez faire la
chose suivante :
• contrôler le dossier de courrier indésirable et mettre l'expéditeur «noreply-
info@amicus.ch» sur votre «liste blanche».
• Contrôler si votre entreprise autorise la notification de mails seulement dans une
certaine mesure (p. ex. toutes les 15 minutes) ou si ce que l'on appelle un
«Greylisting»* existe sur votre serveur mail. Si oui, veuillez vous adresser à votre
service informatique afin d'adapter les réglages mails.
• Contacter le support pour clarifier si la bonne adresse e-mail est enregistrée.
La saisie incorrecte d'un code de sécurité déclenche l'envoi d'un nouveau code de
sécurité. Si vous recevez alors plusieurs codes à intervalles rapprochés, veuillez
attendre un moment. Assurez vous de bien indiquer le dernier code valable.
* Greylisting:
Le terme liste grise resp. Greylisting lors d'e-mails désigne une forme de lutte contre
le spam , lors duquel le premier e-mail des expéditeurs inconnus est tout d'abord
refusé, puis où il est après un autre essai d'envoi ensuite accepté.
Greylisting est également une méthode pour reconnaître le spam, mais aussi une
méthode pour informer l'expéditeur des e-mails triés.
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2 Compte d’utilisateur En cliquant en haut à gauche sur Compte d’utilisateur, vous voyez les différentes fonctions qui sont à votre disposition. 2.1 Détails Dans les détails, vous pouvez voir vos coordonnées personnelles et le cas échéant, avec traiter, modifier les données. Dans cette fonction, vous pouvez mettre à jour toutes les données sauf le code postal, la localité et le rôle de la commune. Pour appliquer les modifications, cliquez sur Enregistrer. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 6/37
2.2 Changement du mot de passe Sous changement du mot de passe, vous pouvez modifier votre mot de passe actuel. Confirmez la modification en cliquant sur Enregistrer. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 7/37
2.3 Configurer l'authentification à 2 facteurs Vous pouvez pour l'envoi du code de sécurité soit utiliser une adresse e-mail ou le Google Authenticator (ou une app alternative comme Authy). Pour recevoir le code de sécurité sur un appareil mobile, cliquez sur Utiliser Google Authenticator. Vous arrivez alors sur la page suivante. Veuillez suivre les instructions à l'écran : 2.4 Désactiver l'authentification à 2 facteurs Sous Compte d’utilisateur > Configurer authentification à 2 facteurs, vous pouvez avec l'app désactiver l'authentification pour que vous puissiez à nouveau recevoir un mail avec un code de sécurité. Cliquez pour cela sur Utiliser e-mail. Avant d'effacer ou de désinstaller l'app ou le compte dans Google Authenticator, vous devez comme déjà décrit avoir activé l'envoi par e-mail. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 8/37
3 Personne 3.1 Enregistrer une personne naturelle Pour enregistrer une personne naturelle, cliquez sur Nouvelle personne. Tous les champs avec un * rouge doivent être remplis. Veuillez également indiquer un numéro de téléphone de la personne, afin que celle-ci puisse être éventuellement jointe par téléphone. Saisissez en plus une adresse e-mail, afin de pouvoir informer la nouvelle personne enregistrée sur les notifications de son animal. Pour sauvegarder l'enregistrement de la personne, cliquez sur Enregistrer. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 9/37
3.1.1 Saisie correcte de personnes avec une date de naissance inexacte
Une date de naissance manquante peut être complétée par la commune, le canton, ou
le support Amicus.
Pour répondre à la norme eCH Standard, il n'est plus obligatoire d'indiquer le jour et le
mois lors de la saisie de la date de naissance :
pour les personnes ayant pour les personnes dont la pour les personnes dont le
une date de naissance date de naissance n'est jour de la naissance et le
complète (TT.MM.JJJJ) pas connue (MM.JJJJ) mois ne sont pas connus
(JJJJ)
Les formats MM.JJJJ et JJJJ ne fonctionnent pas comme recherche sous-chaîne, mais
n'affichent lors du résultat que les personnes dont la date et le mois de naissance sont
inconnus :
recherche de résultat avec la date de aucun résultat avec la
naissance date de naissance
07.11.1980 07.11.1980 11.1980 oder 1980
11.1980 11.1980 07.11.1980 oder 1980
1980 1980 07.11.1980 oder 11.1980
Les règles s'appliquent :
• lors de l'enregistrement, de l'affichage, de la recherche et de la modification de la
personne
• lors de la transmission de chiens à la nouvelle détentrice / détenteur d'animaux
• lors de l'impression de la feuille de données personnelles
Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 10/373.2 Chercher une personne Pour trouver des détentrices resp. des détenteurs de chiens déjà enregistrés, cliquez dans l'onglet Personne sur Rechercher. Vous pouvez indiquer un critère de recherche quelconque et en cliquant sur chercher vous faire afficher les résultats. Plus les données saisies sont précises et concrètes, meilleur est le résultat de votre recherche. Le résultat de la recherche apparaît en bas. Le réglage du statut est actif. Vous pouvez cependant également effectuer une recherche par inactif, parti à l'étranger, Archivé ou tous. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 11/37
3.3 Afficher les données personnelles Cliquez sur l'ID personnel ou sur le nom de la personne, et les données personnelles et les animaux qui sont en possession de la personne recherchée vous seront affichés. Vous voyez aussi les chiens décédés s'il y en a. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 12/37
3.3.1 Exporter des données / liste d'animaux Sous Propres animaux, vous voyez les animaux qui sont notifiés sur l'ID personnel recherché. En cliquant sur Propres animaux, vous pouvez vous faire afficher une liste de tous les animaux qui étaient/sont notifiés sur l'ID personnel jusqu'au jour actuel. Ainsi, les chiens exportés ou donnés sont également visibles. Vous pouvez comme d'habitude modifier et enregistrer la liste Excel. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 13/37
3.4 Modifier des données personnelles Ouvrez les données personnelles avec la recherche de personne (voir 3.2 Chercher une personne). Pour adapter les données, cliquez sur Modifier. Voulez-vous vraiment modifier le nom ou s'agit-il d'un changement de détenteur ? Lors d'un changement de détenteur, veuillez saisir une transmission de l'animal sans modifier le compte utilisateur, voir 4.7 saisir un changement de détenteur. Veuillez remplir les champs facultatifs, comme le numéro de téléphone et l'adresse e- mail. Ainsi, une personne peut par exemple être contactée rapidement si son chien s'est enfui. De plus, la fonction Mot de passe oublié peut également être utilisée. Les numéros de téléphone sont depuis peu validés : seuls les chiffres de 0 à 9 sont acceptés et plus qu'un seul "+" s'il est placé au début du numéro en remplacement de l'indicatif du pays "00". Les espaces entre les chiffres sont possibles, mais ils sont automatiquement supprimés au début ou à la fin. Avec Enregistrer, vous sauvegardez les données, avec Interrompre, vous retournez aux données personnelles. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 14/37
3.5 Déménagement à l'étranger Ouvrez les données personnelles de la personne concernée (voir 3.2 Chercher une personne). Faites défiler jusque tout en bas et cliquez sur Déménagement à l'étranger. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 15/37
La date du départ doit absolument être enregistrée. Vous pouvez indiquer les données de l'adresse de manière facultative. Avec Interrompre, vous retournez à la recherche de la personne. Avec Enregistrer, vous pouvez sauvegarder la notification. Important : si des chiens sont attribués à la personne, ceux-ci sont également exportés à l'étranger. La personne est ensuite visible comme à l'étranger : La personne peut encore seulement être trouvée dans Amicus avec le statut de recherche parti à l'étranger ou avec tous. La personne et son chien ne sont plus affichés dans l'évaluation des animaux vivants de vos communes. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 16/37
3.6 Désactiver une personne Vous avez la possibilité de désactiver une personne. La fonction Inactiver est cependant seulement pour des comptes utilisateurs qui ont été saisis par erreur. Une désactivation est seulement possible avec un ID personnel pour lequel une détention d'animaux n'a jamais existé. Dans ce cas procédez de la manière suivante : cherchez la personne, sélectionnez Détails (voir 3.2 Chercher une personne) et cliquez tout en bas sur Inactiver. Une réactivation ne peut être effectuée que par le support Amicus ou par le canton. Par la suite, vous trouvez encore seulement une personne désactivée si vous sélectionnez dans la recherche de la personne le statut inactif ou tous. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 17/37
3.7 Archiver une personne Il est possible d'archiver une personne dans les conditions suivantes : aucun animal vivant ne doit figurer sur l'ID personnel. Ceux-ci doivent être auparavant transmis à une autre détentrice resp. à un autre détenteur (voir 5.3 Saisir un changement de détenteur). C'est seulement lorsque tous les chiens ont été transférés avec le changement de détenteur ou qu'ils ont été saisis comme décédés que la fonction Archiver le détenteur vous est affichée. La fonction est prévue pour les personnes décédées ou introuvables. Celles-ci peuvent être archivées, elles ne sont ainsi plus énumérées sur la liste actuelle du détenteur de chiens et aucun chien ne peut plus vous être donné. Cliquez pour cela tout en bas de la page des données personnelles sur Archiver le détenteur. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 18/37
Conseil : pour les personnes avec un lieu de séjour inconnu, la dernière adresse connue doit être conservée. Si une détention de chien existe, le chien peut être marqué avec Lieu de séjour inconnu et la détentrice resp. le détenteur peut ensuite être archivé. En alternative, vous pouvez dans les données personnelles activer la case sans lieu de domicile fixe (SDF). Ainsi, la dernière adresse connue reste visible. Le chien est toujours enregistré auprès de la personne, mais il n'apparaît plus dans la requête des animaux vivants de vos communes. 3.8 Fusionner des données personnelles Cette fonction est exclusivement destinée pour les comptes utilisateurs de la même personne (données personnelles identiques) donc pas pour les conjoints ou les partenaires. Quelles sont les raisons pour lesquelles une personne a deux IDS personnels dans Amicus ? • Les clientes et les clients ont été saisis dans Anis par le vétérinaire avec leur nom et leur adresse. Lorsque par exemple un changement de domicile n'a pas été annoncé et que l'enregistrement suivant a été saisi avec une autre adresse, la création d'un nouvel accès a été effectué. • Il y avait en plus dans Anis des comptes qui étaient au nom de deux personnes. Ceux-ci ont été en grande partie corrigés par les communes de résidence. De ce fait, si madame Muster Elsa avait un compte et madame + monsieur Muster Elsa + Peter, il se peut que le deuxième compte mentionné ait également été modifié au nom de Muster Elsa. • Il est également possible que madame Muster Elsa ait été saisie dans Anis comme Muster Elisabeth et que le compte n'ait plus été utilisé depuis la migration. Lors de la recherche de Muster Elsa, aucun ID personnel actif n'a donc été trouvé, et par conséquent, un nouveau a été ouvert. L'Avantage d'une fusion des IDS personnels : tous les animaux vivants ainsi que ceux donnés et décédés sont représentés sur un ID personnel. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 19/37
Veuillez prendre note que cette fonction ne peut pas être annulée. Vous pouvez seulement fusionner les comptes des détentrices et des détenteurs de chiens de votre canton. Si pour une personne plusieurs IDS personnels existent, cliquez sur Personne > Réunir des données personnelles. Vous pouvez maintenant introduire les deux ID-personnels (Personne restante et Personne à inactiver) et cliquer ensuite sur la loupe pour charger les données d'adresse. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 20/37
Comparez les données affichées et si vous êtes sûr que ces deux personnes sont la même personne, cliquez sur Réunir les donnés. Remarque : les chiens qui étaient enregistrés sur l'ID-personnel désactivée sont automatiquement transférés sur l'ID-personnel restante. Les chiens qui ont été cédés ou exportés sont également inclus ici. 4 Chercher des Chiens Sélectionnez dans le menu Chiens > Rechercher. Indiquez un ou plusieurs critères de recherche. Plus les données saisies sont précises et concrètes, meilleur est le résultat de votre recherche. Cliquez sur Rechercher. Le résultat apparaît en dessous. 4.1 Vue des données des chiens Cliquez sur le Nom ou sur le Numéro de la puce électronique du chien… … et vous voyez les données de base du chien. En ouvrant les colonnes individuellement, vous obtenez un aperçu dans d'autres détails. En cliquant sur Retour, vous retournez à la recherche.. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 21/37
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4.2 Indication adresse de vacances Si pour un chien une adresse de vacances est active (actuellement valable), une mention correspondante vous est affichée dans les données de base dans l'onglet Détention d'animaux. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 23/37
5 Annonces chiens 5.1 Saisir la date du décès Si un chien est décédé, vous pouvez inscrire la Date de décès selon la déclaration de la détentrice ou du détenteur du chien. Dans les informations sur l’animal, cliquez en bas à droite sur Modifier. Saisissez maintenant la date de décès du chien. Enregistrez votre saisie. Attention : cela ne peut ensuite être corrigé ou supprimé que par le support Amicus. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 24/37
5.2 Saisir le lieu de séjour inconnu Si l'on ne sait pas où se trouve un chien, il est possible de l'indiquer en conséquence dans l'onglet Lieu de séjour inconnu. La date du jour apparaît. Vous pouvez adapter la date manuellement ou à l'aide de la fonction calendrier. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder cette annonce. Vous avez ensuite la possibilité de supprimer les données en cliquant sur Révoquer. Les animaux dont le statut de Lieu de séjour inconnu n'apparaissent pas dans la liste des animaux vivants de votre commune. 5.3 Saisir un changement de détenteur Ouvrez les données de base du chien concerné (voir 4 Chercher des chiens) et cliquez en bas à droite sur Cession pour effectuer un changement de détenteur. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 25/37
Indiquez alors l'ID personnel, la date de la remise et au moins deux autres critères de recherche valables. Cela peut être par exemple le prénom et le nom. Cliquez ensuite sur Cession. La notification de remise a été enregistrée avec succès. L'animal apparaît alors chez l'ancienne détentrice resp. l'ancien détenteur dans l'onglet Animaux restitués. Ici, la transmission peut (si nécessaire) également être supprimée. En même temps, vous recevez en tant que nouvelle détentrice resp. nouveau détenteur une notification par e-mail avec le message de confirmer la détention dans Amicus. Vous pouvez alors sous chercher une personne (voir 3.2 chercher une personne), indiquer l'ID personnel de la nouvelle détentrice resp. du nouveau détenteur. Cliquez sur le nom pour ouvrir les données personnelles. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 26/37
Le chien précédemment transmis apparaît alors dans l'onglet Réception d’un animal en Suisse. Cliquez sur Acquérir pour transcrire le chien à la nouvelle détentrice resp. au nouveau détenteur. Le chien pris en charge apparaît ensuite dans l'onglet Propres animaux. Si la nouvelle détentrice de chiens resp. le nouveau détenteur de chiens n'a pas encore d'ID personnel Amicus, veuillez le créer (voir 3.1 Enregistrer une personne naturelle). Dès que vous avez créé l'ID personnel, vous pouvez effectuer la transmission et la prise en charge dans Amicus. 5.4 Enregistrement « Chien de protection » Dans le rôle de la commune, vous avez la possibilité d'enregistrer quand une détentrice de chien resp. un détenteur de chien commence une formation de chien de protection avec son chien. Saisissez cet enregistrement dans les données de base du chien. Cliquez pour cela sur Modifier. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 27/37
Cliquez dans chien de protection sur la case vide pour qu'elle apparaisse en bleu et confirmez l'enregistrement en cliquant sur Enregistrer. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 28/37
Dans les données de base du chien, la case est maintenant enregistrée en gris. La mention Chien de protection peut être supprimée par le rôle canton dans les informations sur l’animal. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 29/37
5.5 Adresse à l'étranger Si un chien a été remis à l'étranger, une exportation doit être saisie. Ouvrez pour cela les données de base du chien et faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez le champ Adresse à l'étranger. La Date de l’exportation ainsi que le Pays sont un champ obligatoire. Enregistrez la saisie. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 30/37
6 Interrogations Vous avez la possibilité de démarrer différentes requêtes de données. 6.1 Interrogation des animaux vivants Les champs vétérinaire, canton et commune sont déjà remplis - vous pouvez seulement consulter les données des chiens de votre commune. Démarrez la requête des données avec chercher. Le résultat à l'écran vous est seulement affiché de manière limitée. Cliquez sur Export de données pour afficher toutes les données dans Excel. Vous pouvez comme d'habitude modifier et enregistrer la liste Excel. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 31/37
6.2 Interrogation des événements Lors de la requête événements, vous pouvez choisir vous-même le groupe et la période de la requête. Démarrez la requête des données avec Rechercher. Le résultat vous est affiché en bas. Vous avez ici également la possibilité avec Export de données d'ouvrir le résultat de la requête au format Excel, de l'enregistrer et ensuite de le modifier. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 32/37
6.3 Demande combinée Sous Interrogations, vous trouvez la demande combinée. Avec cette demande, vous pouvez en même temps consulter des données personnelles, des données d'animaux et des événements. Pour la recherche exacte saisissez par exemple les données d'une personne et leur chien. Pour démarrer une requête générale des détentrices resp. des détenteurs de chiens de votre canton, activez les critères de recherche marqués du caractère suivant : les critères de recherche sont activés lorsque le caractère se présente comme suit : Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 33/37
Si vous désirez par exemple contrôler combien de prises en charge en suspens a votre canton, sélectionnez les critères de recherche suivants et cliquez sur Recherche des données personnelles. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 34/37
Cette commune a actuellement seulement une prise en charge en suspens : Le résultat vous montre au maximum 100 enregistrements. Si vous cliquez sur Exporter, vous obtenez un document Excel avec tous les enregistrements. Sous les Données de l'animal, vous pouvez par exemple consulter combien de chiens d'une race sont notifiés dans votre canton. Vous pouvez même sélectionner différentes périodes, par exemple la date de naissance ou la date de l'enregistrement du chien. Il est important que vous activiez les données de l'animal en cliquant en haut à droite sur la case. Lorsque vous avez saisi les critères souhaités, cliquez sur Rechercher des données de l'animal. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 35/37
Si plusieurs panels sont activés (données personnelles / données de l'animal / événements), cliquez tout en bas sur Rechercher. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 36/37
Le résultat est affiché dans l'onglet correspondant. Cliquez sur Exporter pour obtenir les données dans un document Excel. Manuel d'utilisation pour les communes 30.06.2022 37/37
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