Plan de redressement budgétaire et nouvelle structure organisationnelle du CSSS du Haut-Saint-Maurice - Proposition au CA le 9 octobre 2013

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Plan de redressement budgétaire et nouvelle structure organisationnelle du CSSS du Haut-Saint-Maurice - Proposition au CA le 9 octobre 2013
Plan de redressement budgétaire
et nouvelle structure organisationnelle
       du CSSS du Haut-Saint-Maurice

Proposition au CA le 9 octobre 2013

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Plan de redressement budgétaire et nouvelle structure organisationnelle du CSSS du Haut-Saint-Maurice - Proposition au CA le 9 octobre 2013
POURQUOI?

• Trajectoire budgétaire actuelle – période 5 (fin août) :
   – Déficit prévu : près de 1 million $

• Conformément à la Loi, tout déficit budgétaire doit
  faire l’objet d’un plan de redressement afin
  d’atteindre l’équilibre budgétaire en fin d’année.

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Plan de redressement budgétaire et nouvelle structure organisationnelle du CSSS du Haut-Saint-Maurice - Proposition au CA le 9 octobre 2013
QUOI?

• Court terme: marges de manœuvre limitées

• Priorités  d’intervention:  selon      capacité       de
  récupération financière immédiate

• Réduction de dépenses selon 2 axes:
   – Main-d’œuvre (heures-travaillées) = 78 % du budget
   – Autres charges = 22 % du budget

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COMMENT?

• Au niveau de la main-d’œuvre, mesures à mettre en
  place rapidement:

  – Au bureau de santé : non-remplacement de l’infirmière clinicienne pendant son congé
    de maternité;
  – Attendre en avril 2014 pour afficher le poste vacant de monitrice clinique;
  – Attendre en avril 2014 pour le remplacement du poste de la travailleuse sociale ayant
    obtenu le poste à Accueil-Évaluation-Orientation-Référence (AEOR) social;
  – Attendre en avril 2014 pour combler le second poste de conseillère en gestion des
    ressources humaines (de façon intérimaire);
  – Attendre en avril 2014 pour combler le poste de gestionnaire Enfance-Jeunesse-
    Famille;

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– Non-remplacement du poste de gestionnaire des services de soutien et
  d’entretien : arrêt de la main-d’œuvre indépendante au poste de technicien
  en électronique;
– Arrêt du surcroît de technicienne en administration aux services techniques;
– Abolition du poste d’assistante au supérieur immédiat (ASI) en santé
  mentale;
– Liste de rappel : Abolition du poste vacant d’agent administratif classe II et
  non remplacement d’un poste TPR;
– Contrôle des heures travaillées, au moyen d’un tableau de bord, dans les
  secteurs et particulièrement la gestion serrée de toutes les demandes de
  surcroîts, surveillances, ajouts.

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• Au niveau de la main-d’œuvre, mais avec poursuite
  de l’analyse d’impacts :

  – Analyser la situation avant d’afficher le poste d’infirmière clinicienne au
    suivi systématique de la clientèle/monitrice clinique;
  – Analyser le nombre d’heures travaillées à l’Admission;
  – Réviser le travail du poste de préposé en Cardiologie;
  – Réviser le travail aux Comptes à recevoir.

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• Au niveau des autres charges (dépenses autres que les
  heures travaillées):

  – Révision des demandes de budget supplémentaire (250 000$ de projets
    demandés mais qui ne sont pas encore approuvés);
  – Analyse de la pertinence des colloques, formations, frais de déplacement;
  – Révision de la stratégie reliée à la gestion de l’assurance-salaire;
  – Reporter en avril 2014 TOUT ce qui est POSSIBLE, en termes de
    dépenses.

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Nous sommes conscients que l’application
  de ces actions entraînera un déséquilibre
  dans toute l’organisation mais qu’avec le
professionnalisme de chacun, la qualité et la
  sécurité des soins et services prodigués
             seront maintenues.

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NOUVELLE STRUCTURE
                   ORGANISATIONNELLE
                      POURQUOI?

• Années financières 2012-2013 à 2013-2014:
   – Baisse des revenus budgétés de 300 000 $
   – Augmentation des dépenses récurrentes budgétées de 400 000 $
   – Augmentation des dépenses non récurrentes de 200 000 $

• Prévision que cette tendance se poursuivra dans les
  prochaines années dans le Réseau de la santé et des
  services sociaux

• Pour l’année financière 2014-2015 :
   – Récupération nécessaire de 200 000 $ de notre budget pour
     ressource de type intermédiaire (RI)
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Nous étions confrontés à deux choix soit le
maintien des services en réduisant les dépenses
d’exploitation ou couper dans les soins et les
services. Donc AFIN DE NE PAS COUPER DANS
LES SOINS ET LES SERVICES, nous devons réduire
de façon significative nos dépenses d’exploitation,
et ce, de manière ordonnée et équilibrée, d’où la
nécessité de revoir la structure organisationnelle.

       (main-d’œuvre = 78 % des dépenses)

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NOUVELLE STRUCTURE
                   ORGANISATIONNELLE
                         QUOI?
• Principes directeurs intégrés à la nouvelle structure
  organisationnelle :

  – Maintenir le niveau des services à la clientèle;
  – Regrouper les services cliniques selon leurs affinités et selon les missions
    (CHSLD, CLSC et CH);
  – Tendre à ce que les postes soient constitués d’activités sur l’ensemble du
    quart de travail. Éliminer les temps morts, duplications et survalidations
    (temps à non-valeur ajoutée) pour certaines fonctions;
  – Intégrer la méthode OPTIQUE dans la nouvelle structure de gestion
    notamment une équipe de leadership supportant le gestionnaire accompagné
    d’objectifs individuels ou d’équipe.

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• Il faut penser à:

      • Mettre l’accent sur la transformation plutôt que sur l’optimisation des
        services en place;
      • Décentraliser;
      • Tendre vers l’autonomie et l’auto-portance des missions (CHSLD,
        CLSC et CH);
      • Atteindre l’équilibre budgétaire (et la structure organisationnelle est un
        moyen pour y arriver);
      • Configurer la structure organisationnelle en fonction de la pénurie du
        personnel infirmier et autres;
      • Poursuivre l’implantation maison du système de gestion OPTIQUE en
        tenant compte des opportunités qui se présenteront.

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• Les principales composantes de la mise en œuvre
  de la nouvelle structure organisationnelle :

  – Redéployer les gestionnaires dans leurs nouvelles fonctions;
  – Actualiser les orientations dans les plus brefs délais et réaliser celles-
    ci par étapes au cours des deux prochaines années;
  – Continuer l’implantation du système de gestion OPTIQUE et la mise
    en place d’une équipe de leadership avec revue des rôles et
    responsabilités de chacun des membres de l’équipe;
  – Élaborer un plan d’action détaillé et le communiquer avant la mise en
    œuvre de toute orientation liée à la structure organisationnelle;
  – Réorganiser le travail découlant de la reconfiguration des services.
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• Les résultats        financiers       attendus        et   les
  impacts :

     • Réduction de 36 000           heures-travaillées dont 50 %
       approximativement dans les services cliniques et 50 % dans
       les services administratifs;
     • L’effort budgétaire des services administratifs est de 16 %
       alors que l’effort des services cliniques est de 4 %;
     • Le nombre de cadres (supérieurs et intermédiaires) passe
       de 20,8 ETC à 16,8 ETC au cours des deux prochaines
       années.

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NOUVELLE STRUCTURE
                    ORGANISATIONNELLE
                        COMMENT?

• Zones d’optimisation intégrées à la nouvelle structure
  organisationnelle :

   – Buanderie : Implanter la méthode par ensachage;
   – Analyser le travail des gardiens de sécurité afin d’intégrer leurs tâches avec
     un autre service de soutien;
   – Optimiser le travail à la téléphonie;
   – Service alimentaire : poursuivre l’optimisation conformément au projet
     découlant de la Table régionale des services techniques;
   – Fusionner Centre Mère-Enfant/Médecine-Chirurgie/Psychiatrie : finaliser la
     fusion CME-MC d’ici janvier 2014. Intégrer la Psychiatrie à cette fusion après
     avril 2014;

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• Zones d’optimisation intégrées à la nouvelle structure
  organisationnelle (suite):

  – Développer une ressource de type intermédiaire (RI);
  – Développer des services de soutien à domicile (SAD) - budget dédié par
    l’Agence de santé MCQ;
  – Analyser la possibilité d’Intégrer Hygiène-salubrité dans certains secteurs;
  – Revoir la faisabilité de tous les projets, dont les projets immobiliers, en
    fonction de la capacité financière et de l’analyse coûts/bénéfices;
  – Réduire le niveau d’encadrement :
      • Cadres supérieurs de 6,8 ETC à 5,8 ETC;
      • Cadres intermédiaires de 14 ETC à 11 ETC.

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• Tous les secteurs et les services de l’organisation
  seront évalués afin de regarder les opportunités
  d’optimisation pour en arriver à construire une
  organisation équilibrée et performante à la hauteur de
  nos moyens financiers.

• Il est important de rappeler que ces orientations
  s’actualiseront progressivement, et en concertation
  avec les équipes concernées, au cours des deux
  prochaines années.

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Conseil médecins, dentistes et pharmaciens
                        Conseil des infirmières et infirmiers
                        Comité des infirmières et infirmiers auxiliaires
                        Conseil multidisciplinaire
                                                                                                                                              Commissaire locale aux
                                                                                                              CA                             plaintes et à la qualité des
                                                                                                                                                      services
                        Comité de vigilance et de la qualité
                        Comité des usagers et comité des résidents
                        Comité de révision
                        Comité de vérification
                        Comité de gestion des risques et de la qualité
                        Comité d’éthique clinique
                        Comité de gouvernance et d’éthique                                                    DG
                        Comité d’évaluation du DG

                                                          440 000 heures travaillées =                                                                                      110 000 heures travaillées =
                       Directrice générale adjointe        efforts de réduction de 18 000                                                                                     efforts de réduction de 18 000
                                                           heures travaillées = - 4 %                                                                                         heures travaillées = - 16 %

                                                                                        Directrice des programmes-                   Directeur des services                                                       Directeur des ressources
                                                                                                                                                                                 Directrice des ressources
                                                                                                  services                               professionnels                                                           financières et matérielles
                                                                                                                                                                                    humaines (intérim)

                                     Conseillère                                                                                                                                                 Conseillère en
                   Gestionnaire                                            Coordonnateur                           Coordonnateur                                             Conseillère en
  Conseillère                        clinique à la                                           Coordonnateur                                                                                        gestion des             Chef des
                   de première                            Gestionnaire       EJF-DI-TED                            des services de       Gestionnaire                         gestion des
soins infirmiers                     qualité des                                                  SAPA                                                                                            ressources            installations
                       ligne                                CHSLD          Santé publique                           courte durée                                              ressources
                                      pratiques                                               Santé mentale                                                                                        humaines              matérielles
                                                                               Parent                                                                                          humaines
                                   professionnelles                                                                                                                                                 (intérim)
Directrice générale adjointe

                                                                       Conseillère clinique à               Gestionnaire
 CII   Conseillère soins                   Gestionnaire de                la qualité des                       CHSLD
CIIA                                                                                            CM
          infirmiers                       première ligne                   pratiques                           (1 ASI
                                                                         professionnelles                    1 inf. clin.)

                                                                                     Agrément                         CHSLD
                                                        MDJ                          Soins spirituels                 UCDG-URFI
                     PCI                                GMF                          Archives                         Soins palliatifs
                     Monitrices                         Lutte au cancer              Comité d’éthique                 RNI
                     Gestion des risques                Maladies chroniques          clinique
                     Télésanté                          IPO                          Conseil qualité à la
                     Conseil en soins                   AEO                          pratique
                     infirmiers                                                      professionnelle
                                                                                     Agent de liaison au
                                                                                     comité des usagers
       •PCI : prévention et contrôle des infections
                                                                                     Droit à l’accès
       •MDJ : médecine de jour
       •GMF : groupe de médecine de famille                                          Gestion des
       •IPO : infirmière pivot en oncologie                                          insatisfactions
       •AEO : accueil-évaluation-orientation
       •RNI : ressource non institutionnelle                                                                                             19
Directrice des programmes-services

                                                            Coordonnateur
       Coordonnateur SAPA                                                                Coordonnateur des
                                                              EJF-DI-TED
         Santé mentale et                                                              services de courte durée
                                                            Santé publique
           dépendances                                                                           (1 ASI
                                                                Parent
             (1 ASI)                                                                          1 inf. clin.)
                                                                (1 ASI)
                                        1 inf. clin.
                                       1 int. social

                            SAD                                       EJF, SPI, planning,             AAPA
                            Ergo-physio                               scolaire, psychosociaux         Suivi systématique
                            RPA                                       EJF                             Médecine/chirurgie
                            SAG-CDJ                                    Parent                         CME
                            Santé mentale et                          Santé publique                  Psychiatrie
                            dépendances                               Nutrition clinique              Urgence
                            Psychosocial adultes et                   DI-TED 0-100 ans                Transferts
                            âgés                                      Infirmière bureau santé
                            Aide aux déplacement                      Service alimentaire
                                                                      (transitoire)
•SAD : services à domicile
•RPA : réadaptation personnes âgées
•ASI : assistante au supérieur immédiat
•SAG-CDJ : services ambulatoires gériatriques – centre de jour
•EFJ-SPI : enfance-jeunesse-famille\santé parentale et infantile
•AAPA : approche adaptée à la personne âgée                                                                                20
•CME : centre mère -enfant
Directeur des services
                                                     professionnels

                                                     Gestionnaire
                                                        (1 ASI)

                                                   Laboratoire
                                                   Radiologie
                                                   Pharmacie
                                                   RDV-ADM
                                                   Bloc, stérilisation
                                                   inhalothérapie
                                                   Cliniques externes
•ASI : assistante au supérieur immédiat
                                                   spécialisées
•RDV-ADM : bureau des rendez-vous et admission
                                                                          21
Directrice des ressources
                                                                    humaines (intérim)

                                                      Conseillère en gestion     Conseillère en gestion
                                                         des ressources             des ressources
                                                           humaines               humaines (intérim)

                                                                    Liste de rappel
                                        Spécialiste en
                                                                    (intégration avec
                                        procédés
                                                                    téléphonie)                Paie et avantages
                                        administratifs
                                                                    Recrutement                sociaux
                                        (développement
                                                                    GPMO                       Bureau de santé
                                        organisationnel)
                                                                    Formation                  Relations de travail
                                                                    Dotation                   Entreprise en santé
                                                                    Stages                     CPSST
•GPMO : gestion prévisionnelle de la main -d’oeuvre                 Comité PMO                 PDRH
•PMO : planification de la main-d’œuvre                             Recrutement
•CPSST : comité paritaire en santé et sécurité au travail           médical
•PDRH : plan de développement des ressources humaines

                                                                                                                      22
Directeur des ressources
                         financières et matérielles

                           Chef des installations
                                matérielles

                                         Buanderie
Approvisionnement
                                         Installations matérielles
Finances
                                         Services techniques
Services informatiques
                                         Projets spéciaux
                                         Télécommunications
                                         Mesures d’urgence
                                         Hygiène salubrité/
                                         Sécurité
                                         Service alimentaire         23
Directrice des ressources
                                                                  humaines (intérim)

                                                    Conseillère en gestion     Conseillère en gestion
                                                       des ressources             des ressources
                                                         humaines               humaines (intérim)

                                                                  Liste de rappel
                                Spécialiste en
                                                                  (intégration avec
                                procédés
                                                                  téléphonie)                Paie et avantages
                                administratifs
                                                                  Recrutement                sociaux
                                (développement
                                                                  GPMO                       Bureau de santé
                                organisationnel)
                                                                  Formation                  Relations de travail
                                                                  Dotation                   Entreprise en santé
                                                                  Stages                     CPSST
•GPMO : gestion prévisionnelle de la main -d’œuvre                Comité PMO                 PDRH
•PMO : planification de la main-d’œuvre
                                                                  Recrutement
•CPSST : comité paritaire en santé et sécurité au travail
•PDRH : plan de développement des ressources humaines
                                                                  médical

                                                                                                                    24
QUESTIONS

            25
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