Plan d'administration 2016 - Administration générale de la Documentation patrimoniale - Bruxelles 16.02.2016 Wouter De Ryck, Karel Vanhoecke ...
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Plan d’administration 2016 –
Administration générale de la
Documentation patrimoniale
Bruxelles
16.02.2016
Wouter De Ryck, Karel Vanhoecke, Philippe Herman &
Dominique Poiré - Jungers
Comment allons-nous aborder 2016? (1)
2
Comment allons-nous aborder 2016? (2)
3
Comment allons-nous aborder 2016? (3)
4
Comment allons-nous aborder 2016? (4)
5
Plan d’Administration 2016
Sécurité juridique
Karel Vanhoecke
Agenda
Organigramme RZSJ
Structure des antennes
Déménagements
Recrutements
Formations
Grand chantiers
Helpdesk 7
Structure des antennes en Flandre
CENTRE
Compétences ANTENNE Antenne 2
spécifiques Manager d’antenne (A3)
Hypothèques Enregistrement
Fédéral
Conservateur des
hypothèques Receveur
+ +
Collaborateurs Collaborateurs
Antenne 1
8
Structure des antennes
1/1/2015 : Création de la nouvelle
structure (Décision administrative)
o Tous les anciens bureaux ont été fermés (sauf
les conservations des hypothèques)
o Création:
Administration de la Sécurité Juridique
Centre
Antenne
Nouveaux bureaux de l’enregistrement
Intégration des Conservations dans l’Antenne 9
Structure des antennes
Antenne
o Un seul point de contact pour le citoyen/partenaire
(p.ex. notaire)
o Se compose d’un bureau de l’enregistrement
Bureaux des hypothèques
o Conservent leurs propres compétences
o Intégrés dans la structure des antennes
Au niveau hiérarchique, le conservateur se
trouve en dessous du manager d’antenne
10Structure des antennes en Wallonie et à Bruxelles
CENTRE
ANTENNE
Compétences Manager d’antenne (A3)
spécifiques Antenne 2
Hypothèques AA Succ. Cont.
Conservateur
des
hypothèques Receveur Receveur Receveur
+ + + +
collaborateurs collaborateurs collaborateurs collaborateurs
Poste de
travail
(WALL)
Uniquement
collaborateurs
Antenne 1 11Structure des antennes
Bureaux Compétences spéciales :
o Bureaux Charleroi et Liège (+ Bruxelles 6 et 7)
o Conservent les compétences actuelles
o Hiérarchiquement, ils dépendent du
directeur du centre
Structure Wall + Bxl= en attente de la
régionalisation
Postes de travail : fusionner avec
l’antenne dès qu’un bâtiment le permet
12Déménagements encore à exécuter : 2 sortes
1) Propositions résultant du basculement/régionalisation :
HYPOTHEEKBEWARING
2631062 KONING ALBERT I-LAAN 1/5 BRUGGE 8200 Verhuist naar Oostende
BRUGGE II
HYPOTHEEKBEWARING
2691052 REGENTSCHAPSSTRAAT 54 BRUSSEL 1000 Verhuis Halle
BRUSSEL IV
HYPOTHEEKBEWARING
2691053 REGENTSCHAPSSTRAAT 54 BRUSSEL 1000 Verhuis Vilvoorde
BRUSSEL VI
HYPOTHEEKBEWARING
2691078 REGENTSCHAPSSTRAAT 54 BRUSSEL 1000 Verhuis Asse
BRUSSEL VII
BUREAU DE
2621D31 L'ENREGISTREMENT ACTES AA RUE HUYBRECHTS 22 DINANT 5500 Regroupement des services à Dinant
AUTHENTIQUES DINANT
2641038 HYPOTHEKENAMT MALMEDY ALLEE DES CAPUCINS 4 MALMEDY 4960 Déménagement vers Eupen
Actes
REGISTRIERUNGSAMT
Authentiques - Partiellement à déménager vers Eupen
2641H38 AUTHENTISCHE URKUNDEN RUE JOSEPH WERSON 2 MALMEDY 4960
Authentische et partiellement vers Verviers
MALMEDY
Urkunden
132) Déménagements quand un bâtiment le permet: postes
de travail
BUREAU DE Poste de
2621W3 Poste de travail à regrouper avec antenne
L'ENREGISTREMENT travail RUE DU COUVENT 14 WALCOURT 5650
1 Dinant
DINANT A temporaire
BUREAU DE Poste de
2621W3 RUE DES COMBATTANTS Poste de travail à regrouper avec antenne
L'ENREGISTREMENT travail VIELSALM 6690
2 5 Marche
MARCHE A temporaire
BUREAU DE
Poste de travail Poste de travail à déménager à la résidence de
2641W36 L'ENREGISTREMENT LIEGE RUE DE LA HEID 40 AYWAILLE 4920
temporaire l’antenne
2A
BUREAU DE
Poste de travail
2661W42 L'ENREGISTREMENT R DE LA STATION 145 MOUSCRON 7700 A déménager dès qu’il y a de la place à Tournai
temporaire
TOURNAI A
BUREAU DE
Poste de travail
2661X42 L'ENREGISTREMENT PLACE DES CAPUCINS 1 ATH 7800 A déménager dès qu’il y a de la place à Tournai
temporaire
TOURNAI B
BUREAU DE
Poste de travail
2681W44 L'ENREGISTREMENT PLACE LEOPOLD 12 CHIMAY 6460 A déménager à Charleroi
temporaire
CHARLEROI 2 A
BUREAU DE
Poste de travail BRAINE-
2681W46 L'ENREGISTREMENT R PIERRE FLAMAND 64 1420 A déménager à Nivelles
temporaire L'ALLEUD
NIVELLES A
14Recrutements
Il reste encore +/- 10 % du budget pour les
recrutements ou mobilités internes, en
fonction des besoins pour certaines
fonctions
123 Rosetta pour les conservations, sous la
supervision du Manager d’antenne
En 2015 : 159 étudiants (baux)
15Chantier Hypothèques
Secteur des hypothèques sera reformé:
o Fonctionnarisation des conservateurs
o Les employé deviennent
fonctionnaires/contractuels du SPF Finances
Projet a débuté
Adaptation des règlementations en cours
En juin une communication sur les grandes
lignes sera faite
La collaboration entre les hypothèques et
l’enregistrement sera renforcée (intégration)
dans un avenir proche
16Chantier Informatisation
Objectif principal = stabilisation des
applications : DER & STIPAD, Hypo,
COMFOR
Publicité pour MyRentPro
17Nouvelle formation de base Sécurité juridique
en raison de:
o Centralisation des 6 CFP régionaux en 1 cellule
formation SJ (service centrale au NOGA)
o Opérationnalisation des nouvelles applications
: DER, COMFOR, STIPAD, MyRent, …
o Secteur enregistrement : Recrutement de + 100
agents au 2ième semestre 2015
o Secteur hypothèques : fonctionnarisation de 8
employés temporaires qui commencent leur
stage
18Point de départ
Développement d’une formation de base
composée de différents modules séparés
o Qui serviront en premier lieu comme formation
de base classique pour les nouveaux arrivants au
secteur enregistrement
o Développement d’un trajet de formation de base
équivalent pour les agents temporaires des
conservations des hypothèques qui
commencent le stage
o Pour que les modules puissent également servir de
formation permanente nécessaire pour les
collaborateurs qui ont changé de métier suite au
basculement, réorganisation, mobilité interne ou
qui ont besoin de connaissances de
base/d’actualiser leurs connaissances 19Point de départ (suite)
Les modules sont regroupés en thèmes
(aussi bien pour le secteur hypothèques que
pour le secteur enregistrement)
o Groupe 1 : Droit civil (3 modules )
o Groupe 2 : Applications (5 modules)
o Groupe 3 : Fiscalité (uniquement pour le
secteur enregistrement) (4
modules) les modules de ce
3ème groupe seront proposés +/-
tous les 2 ans comme « formation
permanente »
20Modules spécifiques pour les hypothèques (en
collaboration avec les conservateurs)
Groupe 1 : droit civil
Module 1 : Notions de droit civil: droit réels
(2 jours – obligatoire pendant le stage)
Module 2 : les personnes, les obligations et les
contrats (4 jours – obligatoire pendant le
stage)
Module 3 : Régimes matrimoniaux – cohabitation
légale, successions et donations (4 jours)
Module 4 : Notions de sûretés et de publicité
hypothécaire (3 jours)
Groupe 2 : applications
Module 1 : STIPAD hypothèques(2 jours)
Module 2 : Hypo - Hypocomptabi (1 jour)
21Modules spécifiques pour les hypothèques (en
collaboration avec les conservateurs)
Pour le module 4 DC hypothèques - partie attestation
hypothécaire ou analyse d’actes et pour le module
application-hypothèques hypo-hypocomptabi
il sera probablement fait appel à un formateur
occasionnel d’une conservation qui maîtrise ces
matières
Les convocations pour les modules obligatoires pour
les stagiaires ou les nouveaux arrivants par mobilité
interne à SJ se feront de façon automatique
Tous les modules seront offerts comme formation
permanente : publication sur l’intranet AGDP
(inscriptions via NEEVA)
22 Le chef fonctionnel vérifie en collaboration
avec le manager d’antenne que les
collaborateurs ne s’inscrivent qu’aux
formations qui correspondent le mieux
aux tâches qui leurs sont confiées au bureau
Les chefs fonctionnels ainsi que les
managers d’antennes veillent à ce que la
formation soit effectivement suivie
23Formations
Accent sur la formation, qui permet
d’effectuer du télétravail, aussi pour les
employés des hypothèques.
Développer la polyvalence dans les
conservations
Aujourd’hui = groupe de 11 formateurs.
Nous cherchons encore du renfort côté
néérlandophone
24Helpdesk Sj
Est développé pour DER, STIPAD, Hypo
Modern, MyRent, COMFOR, E-Succ
Renforcement est arrivé et l’efficacité est
augmentée grâce à une formation intensive
Beaucoup de problèmes sont liés à ICT,
donc peuvent seulement être transférés vers
ICT.
I&O (projets) a été renforcé
25Plan d’administration 2016
Collecte & Echange d’informations
Karel VanhoeckeAgenda
Structure
Collaborateurs
Formation
Chantiers pour 2016
27Structure
Collecte et Echange
d’Informations
Stratégie, soutien au
management
Service Stratégique et
Secrétariat
Opérationnel
Business projects
Délivrance
Constitution du réseau Data quality IAM-business Privacy
d’informations
Stratégie, Gestion des clients, communication
& liaison office
Gestion des protocoles
Call desk & production
Support aux utilisateurs
externes
Développement & datamining
Facturation & gestion des paiements
28Collaborateurs (1)
Nombre de collaborateurs A3 A1/A2 B C D Total
Service stratégique & opérationnel 3 8 2 13
Secrétariat 2 2
Constitution du réseau 2 1 3
Délivrances d’informations 5 1 4 16 6 32
Data quality 1 1 1 11 2 16
IAM 2 3 1 6
Privacy 1 3 4
Total 10 17 12 29 8 76
* Situation au 11/02/2016
29Collaborateurs (2)
Lieu de travail
o North Galaxy
Recrutements 2015
o 2 A1 pour le Service Stratégique et Opérationnel
o 1 A1 pour Data quality
o 1 A1 pour IAM
o 1 A1 pour Privacy
Besoins
o Profils spécifiques comme business annaliste et dataminers
Sélection ouverte pour 2 business annalistes et 1
dataminer
30Formation
Formations propres aux divisions IAM &
Privacy
Formations de base et formations internes
Formations IFA
Formations externes
o Privacy
o Data protection
o E-government
31Chantiers pour 2016
Opérationnalisation de la SCIP
Centralisation de la délivrance d’informations
Gouvernance SOA
Portail
32a. Opérationnalisation de la SCIP
Quoi ?
o Structure de Coordination de l’information
patrimoniale
o Crée par l’accord de coopération du 18/04/2014
entre l’Etat fédéral et les 3 Régions
o En vigueur depuis le 02/04/2015
Sur quoi ?
o Echange coordonné et intégré des information
patrimoniales entre l’Etat fédéral et les Régions, et
entre les Régions entre elles
Pourquoi ?
o Rôle important de l’AGDP dans le conseil
d’administration
33b. Centralisation de la délivrance d’informations
Division Délivrance d’informations
Point de contact unique pour la délivrance
d’informations à des clients déterminés
Poursuite de la centralisation en 2016 par la
reprise de la délivrance d’informations qui est
actuellement effectuée par SJ
34c. Gouvernance SOA pour l’AGDP
Quoi ?
o Service Oriented Architecture
o Amélioration de la gestion des “services” de l’AGDP
Comment ?
o Elaboration de processus pour l’implémentation et
la gestion des services de l’AGDP
Pourquoi ?
o Offrir des services de qualité
o Tenir compte des besoins des clients
o Promouvoir l’échange d’informations électronique
35d. Portail de l’AGDP
Quoi ?
o Conteneur avec des services qui seront offert via la
technologie web aux petits utilisateurs (ex. citoyens) et aux
utilisateurs intermédiaires (ex. communes).
Pourquoi ?
o Les portails dont le SPF Finances dispose, sont orientés sur la
fiscalité et non sur la documentation
o Groupe cible divers
Comment ?
o Développement du portail (= conteneur) et intégration
d’IAM
o Pilote avec Consultimmo on properties
o Interfaçage avec CadGis
o Possibilité de développer des services mobiles (pour
smartphone et tablette)
36Plan d’administration 2016
Mesures & Evaluations
Philippe HermanStructure
Structuur
38Antwerpen
Limburg
West-Vlaanderen
RH
42RH - Besoins
Volumes STIPAD, … Taskmanager
0 A4 A1-A2-A3 B-C D
Admin
MEOW 1,0 -2,6 -1,0 0,0
Antwerpen 0,0 8,8 20,5 -5,5
Brabant 1,0 -7,4 -3,6 -8,1
Hainaut 0,0 8,3 21,2 -10,7
Liège 1,0 1,1 32,1 -6,4
Exemple Limburg 1,0 12,0 -8,9 -12,8
Nam-Lux 1,0 1,0 -8,9 -12,5
fictif Oost-Vl 0,0 5,1 2,0 -7,0
West-Vl 1,0 2,5 -12,7 -6,1
CMP/COF 0,0 4,2 50,1 -21,9
Grand
Total 6,0 32,9 90,9 -90,9 43Projets
CADGIS
o En production en 2016
o CADGIS PRECAD rôle du service plan ++
o Travaux d’amélioration du plan
STIPAD
o Transfert de connaissances à un groupe de travail
o Groupe de travail = coordinateurs mutations
o Tests et Propositions d’améliorations
o Décisions métier & Livres de procédure
REGONDES2 2016
EXTRAITS en LIGNE 2017
CADBUILD 2017 /EASYVAL 2018
LOCOSTAT 2018
44Formations
Plan opérationnel : Réorganisation des formations
o Service formation : A2 dans les centres (NL)
o Formation partagée avec les centres
o Formation continue
o Formation selon les priorités/besoins
Formations CADGIS, STIPAD, URBAIN,
REGONDES2, …
Formations promotions B & C
Formations de base
45Plan d’Administration 2016
Services Patrimoniaux
Dominique Poiré - JungersOrganigramme actuel des Services patrimoniaux
Administrateur
Secrétariat
Comité Fédéral
Support stratégique et opérationnel
Centre fédéral SHAPE
FinDomImmo
Successions en déshérence
Fin Shop Bruxelles
Bureau des Services patrimoniaux Anvers et Gand
Bureau des Services patrimoniaux Charleroi et Liège
Équipe polyvalente germanophone 47Organigramme futur des Services patrimoniaux
Administrateur
Secrétariat
Comité Fédéral
Support stratégique et opérationnel
Centre fédéral SHAPE
FinDomImmo
Successions en déshérence
Fin Shop Bruxelles
Fin Shop Bornem
Fin Shop Gembloux
Équipe polyvalente germanophone
482 Fin Shops Création en 2016
Gent & Antwerpen / Liège & Charleroi
Réalisation des biens meubles
Charleroi & Liège
Antwerpen & Gent
1A3
1A3
2A2
1A2 Fin Shop Bornem 1A1
3B & 8B
8C
1D
Fin Shop Gembloux 8C
1D
=
=
14
21
Gestion de biens immeubles
FinDomImmo pour toute la Belgique
Successions en déshérence
Team « Successions en déshérence » pour toute la Belgique
49Recrutements PP 2015
2 A3 (DFI 320-Commissaire)
Comité fédéral
déjà exécuté
50Formations
Les Services patrimoniaux Interne PD/SP
Interne: SP & Externe: FIN
Saisies et Confiscations (SPF Just. : OCSC)
Authenticité des actes Interne SP
Urbanisme Externe : séminaires
Successions en déshérence Interne SP
Cours de base droit civil Interne AGDP
Procédures de travail
Interne SP
Biens meubles
Procédures de travail
Interne SP
Successions en déshérence
Procédures de travail
Interne SP
Gestion de biens immeubles
Comité Data Base (application ICT interne) Interne SP
Cours de conduite de chariots élévateurs Externe (Via S&L)
Interne : D&A
Contrefaçon Externe : SPF Écon.
51Questions – Réponses
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