PON IEJ 2014-2020 Guide du porteur de projet dans les Bouches-du- Rhône
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PON IEJ 2014-2020
Guide du porteur de projet dans les Bouches-du-
Rhône
Service FSE de la Direccte Paca – Janvier 2017
1Plus qu’un simple guide, ce
document porte à votre attention
les conditions générales
applicables à votre dossier
IEJ/FSE. Vous devrez
obligatoirement en parapher
chaque page et signer
l’attestation sur l’honneur qui
l’accompagne. Ensuite, joignez-le
à votre demande de subvention.
2SOMMAIRE
p 4………. Fiche thématique 1 - Le parcours d’un dossier IEJ/FSE
p 7………. Fiche thématique 2 - Le budget prévisionnel de l’opération
p 12………. Fiche thématique 3 - La justification du bilan
p 18………. Fiche thématique 4 - L’encadrement des aides d’Etat
p 22………. Fiche thématique 5 - La mise en concurrence
p 24………. Fiche thématique 6 - Les indicateurs
p 29………. Fiche thématique 7 - Les obligations de publicité
p 31………. Attestation sur l’honneur
3les règles de gestion en Paca
Service FSE de la Direccte Paca – Janvier 2017
CONNAÎTRE
FICHE THÉMATIQUE 1
LE PARCOURS D’UN DOSSIER
IEJ/FSE
Le fonds IEJ/FSE, à l’instar des autres fonds
PON IEJ 2014-2020 DANS LES BOUCHES-DU-RHONE
structurels européens, est un type de
subvention répondant à des modalités qui lui
sont propres.
Pour vous aider à respecter les exigences
européennes, cette fiche vous présente étape
par étape le parcours d’un dossier IEJ/FSE, de la
consultation de l’appel à projets jusqu’au
paiement de la subvention. facebook.com/fsedirecctepaca
Les cinq étapes sont les suivantes :
Répondre à un appel à projets en cours
Saisir votre demande en ligne sur ma-
démarche-FSE & Echanger avec le ÉTAPE 1 : RÉPONDRE À UN APPEL À PROJETS
service instructeur
EN COURS
Signer une convention si le projet est
retenu Sur le fondement du Programme Opérationnel National IEJ, la DIRECCTE
Réaliser l’opération, son suivi et son rédige des appels à projets dans lesquels sont précisés les types d’actions
bilan financés, les structures éligibles ou encore les publics à cibler. Ces appels
à projets sont publiés dans la rubrique « Trouver un appel à projets ».
Soumettre le bilan à une évaluation et
être remboursé Si vous avez une idée de projet, ce document vous permettra de le
formaliser et surtout de le mettre en adéquation avec la stratégie
européenne avant de déposer votre dossier de demande de subvention
A TITRE LIMINAIRE, SUR LA dans les délais impartis.
DÉMATÉRIALISATION DES Au cours de cette phase, vous pouvez bénéficier de l’accompagnement
PROCÉDURES… des services FSE de la DIRECCTE et de la DGEFP.
Le site « Ma-démarche-FSE » (MDFSE) est le
portail web dans lequel vous devrez saisir votre ÉTAPE 2 : SAISIR VOTRE DEMANDE EN LIGNE
demande de subvention (étape 1) et votre bilan SUR MA-DÉMARCHE-FSE & ECHANGER AVEC
d’exécution (étape 4). Son utilisation est
incontournable. A titre d’exemple, aucun LE SERVICE INSTRUCTEUR
dossier déposé auprès du service en version Deux conditions d’éligibilité sont requises pour prétendre au
papier ne sera accepté. financement européen :
Cette plate-forme sera aussi le moyen privilégié
1. Porter une action répondant aux exigences de l’appel à
de communication avec l’autorité de gestion.
projets :
En somme, MDFSE centralise toutes les
informations relatives à votre dossier pendant Une initiative, aussi intéressante soit-elle, ne suffit pas à garantir
plus de dix ans. Si votre projet est cofinancé, l’obtention d’un financement au titre de l’IEJ/FSE. Pour élaborer un (bon)
vous devrez cependant conserver les projet IEJ/FSE, ce dernier doit :
documents afférents au bilan sous format
papier pendant au moins trois ans suivant la
présentation des comptes dans lesquels
figurent les dépenses de l’opération.
4 Ne pas s’assimiler au fonctionnement global de Si le dossier est validé, vous signerez une convention
votre structure mais à une véritable action se composée :
démarquant de vos activités habituelles.
Répondre aux critères d’éligibilité de l’appel à - du contrat à proprement parler comportant
projets principalement les conditions générales
applicables à tous les dossiers,
Votre dossier doit contenir un descriptif de votre structure
- d’une annexe décrivant précisément l’action
et de l’action proposée, un plan de financement et des
financée et ses objectifs chiffrés ainsi que le plan
indicateurs de suivi.
de financement acté. Ce document vise à
2. Trouver des co-financements et disposer contractualiser vos engagements. Il permettra par
d’une trésorerie compatible avec le ailleurs, une fois l’action achevée, de mesurer les
écarts entre vos réalisations et vos prévisions.
développement de votre projet :
Trouver des co-financements : la subvention IEJ/FSE est A ce stade, vous passez du statut de candidat à celui de
une aide additionnelle visant à financer, aux côtés d’autres bénéficiaire.
ressources, votre action, dans la limite de 91,89% de son
coût total. Comme les autres fonds structurels, l’IEJ/FSE Après conventionnement, toute modification substantielle
n’intervient jamais seul pour soutenir une initiative. des conditions de réalisation de l’opération doit être
Disposer d’une trésorerie adaptée au développement de signalée sans délai au service instructeur et pourra, le cas
votre opération : contrairement à la plupart des autres échéant, faire l’objet d’un avenant.
subventions, le paiement n’intervient qu’après la
réalisation de l’opération et son contrôle en vue de ÉTAPE 4 : RÉALISER L’OPÉRATION,
rembourser les dépenses justifiées. Une avance pourra être
accordée après la signature de la convention (cf. étape 3).
SON SUIVI ET SON BILAN
Mode projet oblige, la réussite de cette étape et de la
ÉTAPE 3 : PASSER UNE CONVENTION suivante dépend de votre capacité à isoler l’opération
Une fois le dossier déposé, les services FSE de la DIRECCTE cofinancée par l’IEJ/FSE du reste de l’activité de votre
et de la DGEFP émettent un avis après avoir étudié : structure. Au cours de la réalisation de l’opération, vous
devez d’ores et déjà vous en préoccuper.
1) Sa recevabilité/régularité (complétude du dossier)
2) Son opportunité de le financer (instruction) Cela implique de collecter tout au long du projet les
documents comptables et extra-comptables se rapportant
au projet subventionné (liste des participants de
La DIRECCTE Paca émet un avis portant sur l’intérêt de l’opération, factures, bulletins de paie des salariés affectés
l’action (nombre de jeunes visés, caractère innovant du à l’opération, …).
projet, cohérence du montage de l’opération...). Elle se
prononce également sur la capacité de gestion du candidat Toutefois, soucieuse de simplifier les démarches des
(qualité des outils de suivi et capacité à renseigner les porteurs de projet, la Commission européenne a instauré
indicateurs). Elle analyse enfin qu’il dispose d’une capacité pour 2014-2020 de nombreux allégements, susceptibles de
financière suffisante permettant d’avancer les dépenses du réduire significativement le nombre de pièces à
projet. communiquer (cf. Fiche thématique 3).
L’instruction de fond et les échanges avec le porteur de
projet relèvent ensuite de la compétence de la DGEFP. La Visite Sur Place (VSP)
Lors du déroulement de l’opération, l’autorité de
Le dossier est ensuite présenté en comité national de gestion peut se rendre sur le lieu de l’action, de façon
programmation. La notification définitive et le planifiée ou parfois inopinée, afin de s’assurer du
conventionnement sont assurés par la DGEFP. respect de vos engagements et de formuler
éventuellement des préconisations.
5Plus la gestion de l’opération lors de sa réalisation aura été En cas d’anomalie, la participation IEJ/FSE peut être revue à
efficace, plus la production du bilan sera chose aisée. Ce la baisse, notamment en raison :
dernier reprend pour l’essentiel le même format que la
partie financière du dossier de demande. Il permet de - du caractère contractuel de votre accord avec
comparer les dépenses conventionnées et celles réellement l’autorité de gestion (cf. étape 3) : la convention FSE
encourues. Sur le plan qualitatif, le bilan fait état de la constitue effectivement un acte créateur de droits eux-
réalisation effective de l’opération. mêmes conditionnés par le respect de vos
engagements. C’est donc logiquement que la
Ce document est assorti de pièces visant à justifier les
subvention est minorée si ces derniers n’ont pas été
déclarations qu’il contient. Pour une dépense déclarée non
respectés.
forfaitisée, il s’agit par exemple de fournir la facture
- du principe de co-financement (cf. étape 1) : la
correspondante, un relevé bancaire ou une attestation du
subvention IEJ/FSE est subsidiaire. Dès lors, si le projet a
CAC prouvant qu’elle a bien été acquittée. Ces pièces
nécessité moins de dépenses que prévu ou encore que
permettront également d’indiquer en quoi la dépense était
ces dernières sont injustifiées, le montant des autres
nécessaire à la réalisation de l’opération (cf. Fiche
ressources mobilisées restera inchangé tandis que la
thématique 3).
subvention européenne fera office de variable
ÉTAPE 5 : SOUMETTRE LE BILAN A d’ajustement destinée à équilibrer le bilan de
l’opération.
UNE EVALUATION ET ETRE
Cependant, après qu’elles vous aient été communiquées,
REMBOURSÉ les conclusions du contrôle peuvent être contestées. Vous
aurez alors l’opportunité de justifier les déclarations de
L’évaluation (Contrôle de service fait) est obligatoire et
votre bilan en fournissant, par exemple, des pièces
consiste à vérifier la réalité des déclarations du bilan
manquantes avant que le montant de la participation
d’exécution à partir de pièces justificatives. Elle est
IEJ/FSE ne soit définitivement arrêté.
assurée par l’autorité de gestion ou son prestataire.
Le règlement du solde de la subvention intervient à l’issue
Les autres contrôles de la validation de ce contrôle par l’autorité de certification
Types de contrôle Acteur(s) (DGFIP).
Contrôles d’opérations
(obligatoire mais
CICC et/ou son prestataire
échantillonnage des
dossiers)
CICC, DGFIP, Commission
Les contrôles
européenne, Cour des comptes
additionnels
européenne, Cour des Comptes
(facultatif sauf DRFIP)
(France)
Des niveaux de contrôle proportionnels à l’importance
financière des projets
A ce titre, les opérations inférieures à 150 000 €
d’IEJ/FSE ne feront l’objet que d’un seul des contrôles
mentionnés dans le tableau ci-dessus.
6les règles de gestion en Paca
CONNAÎTRE
Service FSE de la Direccte Paca – Janvier 2017
FICHE THÉMATIQUE 2
LE BUDGET PRÉVISIONNEL
PON IEJ 2014-2020 DANS LES BOUCHES-DU-RHONE
Au moment de votre demande de
subvention, vous devez saisir le budget
prévoyant les dépenses et les ressources,
présentées en équilibre, de votre projet sur
le site Ma-démarche-FSE.
facebook.com/fsedirecctepaca
Au préalable, il sera nécessaire d’exprimer
votre souhait d’avoir ou non recours à une
des options de coûts simplifiés (OCS). Votre QUE PEUT CONTENIR VOTRE BUDGET
choix conditionnera les pièces à nous fournir
dans le cadre de l’évaluation de votre projet PRÉVISIONNEL ?
(cf. Fiches thématiques 3).
En somme, cette tâche s’effectue en deux
Un exemple de budget prévisionnel équilibré
temps :
Postes de dépenses Ressources
Saisir les dépenses et les ressources
Dépenses directes (1+2+3+4) 68 000 € IEJ/FSE 91 890 €
Sélectionner le mode de justification
des dépenses déclarées dans le futur 5 000 €
1. Personnel 40 000 € Financements publics nationaux
bilan de votre action (intégralement au
réel ou OCS) 2. Fonctionnement 10 000 € Financements privés nationaux -€
Cette étape est importante dans la mesure 2 000 €
3. Prestations externes -€ Autofinancement
où ce document se trouvera au cœur de la
convention si votre demande de 4. Liées aux participants Recettes de l’opération -€
cofinancement est acceptée (cf. Fiche
thématique 1). Dépenses indirectes 10 000 €
Nous vous recommandons de prendre Dépenses de tiers 12 000 € Contributions de tiers 1 000 €
connaissance de la fiche thématique 3 pour
Dépenses en nature 10 000€ Contributions en nature 110 €
mieux appréhender la seconde partie du
présent document : « Quel mode de 100 000 €
Total des dépenses 100 000 € Total des ressources
justification des dépenses choisir ? »
Les dépenses
Les dépenses directes…
Cette catégorie de dépenses est, en tout état de cause, strictement nécessaire à la mise en œuvre du projet. En d’autres termes,
elle n’existerait pas en dehors de la réalisation de ce dernier. Il peut s’agir de la valorisation des dépenses afférentes aux :
salariés directement impliqués dans la mise en œuvre du projet,
frais de fonctionnement directement rattachables au projet,
prestations de services pour les besoins de la réalisation de l’action,
participants au projet (les bénéficiaires finaux).
7… de personnel, respect du principe de mise en concurrence (cf.
Fiche thématique 5).
Sont éligibles :
les frais de mission : frais de déplacement, de
le salaire (charges comprises) des personnes restauration ou d’hébergement des
affectées à votre opération : pour chaque salarié personnels directement affectés à l’opération
n’intervenant pas exclusivement sur le projet, les (indemnités kilométriques, péages,
dépenses sont calculées de la façon suivante : transports en commun, hébergement,…)
Salaire et, éventuellement, ses éléments Sous réserve de notre accord, ces dépenses
accessoires X Coefficient d’affectation (temps peuvent être présentées sous forme de forfaits
passés sur l’action/temps total) journaliers si elles correspondent à un système
les éléments accessoires de salaire (primes, unique à la structure.
chèques cadeaux, tickets restaurant,…) s’ils sont
prévus par des textes règlementaires/contractuels
Dépenses inéligibles prévues par le décret n°2016-
(convention collective, accord collectif, contrat de
279…
travail, dispositions législatives et
règlementaires,…) ou, à défaut, s’ils ne revêtent Amendes et sanctions pécuniaires, pénalités
pas un caractère exceptionnel. financières, réductions de charges fiscales, frais de
justice et de contentieux (ne relevant pas de l'assistance
Les dépenses relatives aux stagiaires, intérimaires, contrats
technique), dotations aux amortissements et aux
aidés (reste à charge uniquement) ou encore aux salariés
provisions (à l'exception compte n° 6811 du plan
mis à votre disposition à titre onéreux constituent
comptable général), charges exceptionnelles (compte n°
également des dépenses éligibles.
67 du PCG), dividendes, frais liés aux accords amiables
Enfin, les salaires et indemnités des personnels considérés et les intérêts moratoires dans le cadre de contrats
comme des participants ne peuvent être inclus dans ce ayant pour objet l'exécution de travaux, livraison de
poste de dépense. fournitures ou prestation de services, avec une
contrepartie économique constituée par un prix ou un
Les règles spécifiques aux dossiers IEJ suivis par la droit d'exploitation
Direccte Paca … auxquelles s’ajoutent les exclusions propres à la
Les actions d’accompagnement renforcé des jeunes Direccte Paca
NEET comprennent des sous-actions individuelles et Mobilier de bureau (tables, chaises, étagères…), gros
collectives nécessitant la disponibilité d’un référent investissements (immobilier, terrain, voiture,
dédié à temps plein au sein de la structure bénéficiaire. infrastructures, engins...)
La prise en charge par l’IEJ/FSE d’un salaire chargé et de
ses éléments accessoires ne peut excéder 122 600 euros Les prestations externes
annuel. Si la politique salariale des candidats est libre, le
Il s’agit des dépenses de prestations de service nécessaires
service FSE plafonnera néanmoins sa participation à ce
à la réalisation de l'opération. Le choix des prestataires doit
montant.
être respectueux des exigences en matière de mise en
Les dépenses d’un salarié intervenant à moins de 10% de
concurrence (cf. Fiche thématique 5).
son temps de travail sur le projet ne sont pas valorisables
en dépenses directes de personnel. Exemples :
Recours à des organismes de formation pour
… de fonctionnement, l’accompagnement des participants
Elles comprennent : Prestations destinées à vous aider dans le
montage de votre dossier ou dans la
les dépenses de fonctionnement à proprement certification du bilan de votre action
parler : publication-communication, location de
… liées aux participants.
matériel et de locaux, achats de fournitures et
matériels non amortissables ainsi que Comme son nom l’indique, ce poste de dépense comprend
d’équipements (si leur prix unitaire est supérieur à les frais engendrés par les participants dont vous assumez
500 euros, aucune aide publique ne doit avoir la charge.
contribuée à leur acquisition) avec Les aides à la levée de freins à l’autonomie sont possibles
8mais uniquement pour accompagner un parcours à visée
professionnelle et sans se substituer aux aides de droit
commun (aides à la mobilité, achats de premiers matériels, Exemples :
aide à la garde d’enfants…) Les dépenses de fonctionnement communes à toute la
Les aides au permis de conduire doivent être structure telles que les charges d’électricité, de
exceptionnelles, réservées aux cas où aucun autre moyen téléphone, d’entretien ou encore le loyer et les petites
de transport n’existe pour se rendre sur les lieux de fournitures du bureau.
formation ou d’immersion en entreprise.
Le cas des salariés exerçant des fonctions dites
Autre exemple: l’acquisition de billets de transports en « support » (secrétariat, comptabilité,…) : en principe,
commun ne doit pas faire l’objet d’un versement d’argent les dépenses engendrées par ces personnes concernent
aux jeunes NEET. Le bénéficiaire devra acheter les billets l’ensemble des activités de l’organisme et pas
nécessaires au parcours d’accompagnement pour les uniquement l’opération cofinancée par l’IEJ/FSE. A ce
donner au jeune. titre, elles sont présumées incluses dans les dépenses
Le versement d’allocations aux jeunes participants ne peut indirectes. Si la personne est affectée à plus de 10% (cf.
faire l’objet d’un cofinancement. En effet, la Supra. Encart sur les règles spécifiques), l’opportunité
réglementation européenne ne l’autorise que pour la de les comptabiliser dans les dépenses directes de
Garantie Jeunes et l’indemnité de volontariat du service votre bilan sera appréciée au cas par cas.
civique, et ce avec des conditions strictes.
Au même titre que les dépenses directes de personnel
(cf. Supra), une dépense peut être partiellement affectée Les ressources
aux autres dépenses directes à condition que cette
Comme pour les dépenses directes, les ressources doivent
dernière ne soit pas déjà présumée incluse en dépenses
être exclusivement dédiées à l’opération cofinancée par
indirectes.
l’IEJ/FSE. Autrement dit, celles ayant pour objectif de
C’est lors de la phase d’instruction que l’autorité de soutenir d’autres projets portés par votre structure ou son
gestion se prononce sur la régularité de votre proposition fonctionnement général n’ont pas à être valorisées.
et du coefficient d’affectation associé.
Les ressources sont catégorisées de la façon suivante dans
le budget prévisionnel :
Les dépenses de tiers et en nature
Les crédits nationaux publics et privés
Les dépenses de tiers : toutes les dépenses supportées par
Les recettes de l’opération
un organisme tiers concourant directement à la réalisation
Les contributions en nature et de tiers : il s’agit de
de l’opération. Vous êtes considérés comme les avoir
la compensation en ressources des dépenses
payées même si vous ne les avez pas véritablement
associées.
assumées.
≠ L’autofinancement : il vise à équilibrer le plan de
Les dépenses en nature correspondent à la valorisation financement en finançant les dépenses non
d’apports à titre gratuit (biens ou services, bénévolat,…) à la couvertes par les autres recettes et par l’IEJ/FSE. Il
réalisation du projet. est donc calculé de la façon suivante :
Dépenses totales de l’opération – Ressources
Par exception, l’autofinancement public est
Les dépenses indirectes invariable.
Elles correspondent à une quote-part des frais généraux qui
ne se rapportent pas distinctement et entièrement à Au moment du dépôt de votre dossier de demande de
l’opération. Ainsi, par opposition aux dépenses directes, subvention, un document attestant le cofinancement du
les dépenses indirectes ne sont pas ou ne peuvent pas projet doit être joint (acte attributif, lettre d’intention ou
être directement rattachées au projet IEJ/FSE, tout en lettre de demande accompagnée de l’accusé de réception).
demeurant nécessaires à sa réalisation.
9QUEL MODE DE JUSTIFICATION DES DÉPENSES CHOISIR ?
Même si vous n’en êtes qu’au stade du budget prévisionnel, vous devez d’ores et déjà vous soucier de la justification des
dépenses qui seront comptabilisées dans le futur bilan de votre projet. Pour la programmation 2014-2020, plusieurs forfaits-
vous sont proposés en vue, notamment, de limiter le nombre de pièces justificatives à nous communiquer dans le cadre du
contrôle de votre action (cf. Fiche thématique 3).
A titre liminaire
Sur les conditions générales de recours aux OCS : opter pour une des OCS (choix 2, 3, 4, 5 ou 6) est obligatoire si le soutien
public (comprend les financements publics externes nationaux et européens hors salaires et indemnités versés par un
financeur public) n’excède pas 50 000 euros. En revanche, il est prohibé pour les projets mis en œuvre exclusivement par voie
de marché. Par ailleurs, le régime d’encadrement des aides d’Etat (cf. Fiche thématique 4) est susceptible de limiter leur accès.
Sur le choix du mode de justification des dépenses : si vous faites le choix du mode de justification des dépenses dans Ma-
démarche-FSE, notre accord est cependant indispensable pour le valider. Concrètement, plus le total de vos dépenses obtenu à
partir d’un forfait se rapproche de vos dépenses réelles, plus ce mode de justification est pertinent. A ce titre, nous comparerons
chaque hypothèse d’OCS afin de retenir la plus adaptée à la réalité des dépenses de votre projet.
Concernant le contrôle sur pièces des dépenses intégrées à une OCS : si l’existence (ex : facture) et le paiement (preuve
d’acquittement) d’une dépense comptabilisée dans un de ces forfaits n’ont pas à être démontré, il en est tout autre pour le lien
de ladite dépense avec l’action (cf. Fiche thématique 3) et la prise en compte des principes de publicité et de mise en
concurrence (cf. Fiche thématique 5).
Choix 1 : tout justifier
Sur la valorisation des dépenses indirectes au réel
Dans ce cas de figure, il vous incombe de justifier chaque dépense Ce type de valorisation des dépenses indirectes doit
sous tous ses aspects : existence, règlement, lien avec l’action et rester dérogatoire. Il est même, par déduction,
éventuellement prise en compte des principes de publicité et de mise quasiment proscrit.
en concurrence (cf. Fiche thématique 3). Cependant, si le volume de
Concrètement, il n’est possible que si votre projet ne
pièces est trop conséquent, le contrôleur peut se borner à ne
peut se voir appliquer les OCS.
contrôler qu’un échantillon de dépenses sélectionnées par le
contrôleur. La quote-part de vos frais généraux (cf. supra) est calculée
à partir d’une clé de répartition telle que : Temps total consacré à l’opération par l’ensemble du personnel concerné / Temps
total du personnel de votre structure
10Choix 2, 3, 4 : Justifier une partie de vos dépenses et forfaitiser le reste à partir des dépenses directes
Tableau comparatif des trois formules proposées : 15, 20 et 40%
Dans ce cas d’application, le forfait de 20% vous serait le plus profitable. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il peut en être
autrement dans d’autres situations.
Choix 2 : 15% Choix 3 : 20% Choix 4 : 40% (ou moins)
Dépenses directes (1+2+3+4) 68 000 € 68 000 €
1. Personnel 40 000 € 40 000 € 40 000 €
2. Fonctionnement 11 000 € 11 000 €
3. Prestations externes -€ -€
16 000 €
4. Liées aux participants 18 000 € 18 000 €
Dépenses indirectes 6 000 € 13 600 €
Total des dépenses 74 000 € 81 600 € 56 000 €
Les dépenses indirectes Les dépenses indirectes Les dépenses directes (hormis
Explications correspondent à 15% de vos correspondent à 20% de vos les dépenses de personnel) et
En bleu, l’assiette dépenses directes de dépenses directes (hors prestations indirectes correspondent à 40%
En rouge, le forfait personnel. externes y compris les intérimaires). des dépenses de personnel.
Ce qui donnera lieu à un contrôle Uniquement les dépenses
Toutes les dépenses directes Toutes les dépenses directes
sur pièces directes de personnel
Le coût total de l’opération ne doit
pas excéder 500 000 €.
L’action doit seulement générer
Conditions d’éligibilité et des dépenses directes de
Exclusion : Les opérations portées par Sans objet
exclusions personnel et des dépenses
les missions locales et les PAIO,
indirectes
l’AFPA ainsi que celles représentant
100% de l’activité de la structure.
Sur le traitement des avantages en nature et ceux accordés par des tiers en cas de recours au taux forfaitaires de 40% : sur la
base d’un forfait, la part des dépenses en nature parmi les coûts restants ne peut être isolée. Dès lors, il convient de ne pas
valoriser le montant correspondant dans les ressources.
Choix 5 et 6 : Forfaitiser tout ou partie de vos dépenses à partir de vos objectifs
Le ou les barèmes standards de coûts unitaires (choix 5) Le ou les montants forfaitaires (choix 6) visent à calculer
utilisés au titre de votre projet permettent de couvrir tout l’ensemble des dépenses de votre action ou seulement
ou partie de ses coûts par le biais de l’opération suivante : une partie sur la base d’un forfait. Ce type de forfait est
résultats quantitatifs X barème standard de coûts unitaires défini à partir d’un projet de budget détaillé et par analogie
avec d’autres opérations similaires. Pour y avoir recours,
Exemple : vous êtes convenu avec l’autorité de gestion vos contributions publiques (englobant le soutien public et
dans le cadre de votre projet prévoyant l’autofinancement si votre structure est publique) ne
l’accompagnement de 50 jeunes en difficulté qu’une doivent pas aller au-delà de 100 000 euros.
formation coûte 1 000 euros par participant ayant
achevé leur parcours. Exemple : A partir de projets analogues au votre et d’un
budget prévisionnel robuste, vous êtes convenu avec
Votre proposition validée par nos soins est la suivante : l’autorité de gestion que le coût d’organisation d’une
50 jeunes X 1 000 euros = 50 000 de coût total des formations prévues s’inscrivant dans votre projet
prévisionnel. devrait s’élever à 7 000 €.
11les règles de gestion en Paca
Service FSE de la Direccte Paca – Janvier 2017
CONNAÎTRE
FICHE THÉMATIQUE 3
LA JUSTIFICATION DU BILAN
L’évaluation de votre projet est obligatoire et
consiste à vérifier la réalité des déclarations de
votre bilan à partir des pièces justificatives
évoquées dans le présent document.
PON IEJ 2014-2020 DANS LES BOUCHES-DU-RHONE
Avant cette étape, vous devrez produire votre
bilan au plus tard six mois après la fin de la
réalisation de l’opération. Avant de le contrôler,
nous nous prononcerons sur sa recevabilité.
Cette fiche vous propose de passer en revue les
trois premiers des quatre points de contrôle
portant successivement sur :
La réalisation physique facebook.com/fsedirecctepaca
Les dépenses
Les ressources
La règlementation sur les aides d’Etat (cf.
Fiche thématique 4)
Les copies des pièces pouvant vous êtes A TITRE LIMINAIRE, SUR LE PÉRIMETRE DE
demandées sont énumérées pour chacun d’entre
eux de façon quasi exhaustive.
CONTRÔLE : L’ÉCHANTILLONNAGE
Cette modalité de contrôle est appliquée fréquemment aux points de contrôle
Les irrégularités constatées lors de ces points de
1 et 2. Au sujet du premier, seule la vérification de l’éligibilité des participants
contrôles sont susceptibles d’engendrer une
est concernée alors que pour le second, elle vise un ou plusieurs postes de
incidence financière de nature à dévaloriser la
dépenses.
participation IEJ/FSE.
La constitution de l’échantillon
Face à un dossier volumineux, nous ne sommes pas forcément en L’extrapolation
mesure de tout contrôler. Dans ce cas, une partie des unités Hypothèse d’un nombre d’unités inférieur à 500
(participants ou dépenses) est sélectionnée puis étudiée. Pour y
A Montant total déclaré 200 000 €
parvenir, nous vous demanderons au préalable :
Pour l’éligibilité des participants : la liste des participants B Taux d’erreur 3%
permettant d’identifier leurs caractéristiques essentielles :
C Montant échantillonné 50 000 €
nom, prénom, âge, sexe, lieu de résidence, situation à l’entrée
de l’opération, niveau de qualification et situation à l’issue de D Montant rejeté (échantillon) 1 500 €
l’opération.
Pour les dépenses directes : le bilan peut suffire. Cependant, Montant total rejeté (extrapolation)
le détail des dépenses est parfois nécessaire. E 6 000 €
AXB
Pour les dépenses indirectes : l’extrait du grand livre
comptable des comptes de la classe 6 pour reconstituer les
bases déclarées dans votre bilan d’exécution Dans l’hypothèse où nous aurions recours à l’outil
statistique, le calcul est similaire à celui mentionné dans le
Une fois ces éléments reçus, la définition du périmètre de l’échantillon tableau sauf que s‘ajoute au montant total rejeté (E), 2%
dépend du nombre total d’unités : du montant de l’échantillon écarté (D).
1) S’il est inférieur à 500 : 1/7 du nombre total d’unités (avec
une sélection plancher de 30 unités)
2) S’il excède 500, un outil statistique est utilisé.
12- La comparaison entre actions prévues et actions
1. LA VÉRIFICATION DE LA réalisées afin d’avoir un suivi de leur mise en œuvre, de
RÉALISATION PHYSIQUE l’assiduité du jeune, des ajustements nécessaires.
Au sein du bilan d’exécution, la synthèse relate la 1.1.3 Autres pièces justificatives
réalisation physique de l’opération. Cette dernière ne doit
pas s’entendre en dépenses et en ressources mais Actions conventionnées
concerne la réalité du terrain. pour chaque jeune Pièces justificatives à fournir
accompagné
1.1. La conformité de l’opération réalisée - 1 attestation d’entretien de
à l’opération conventionnée diagnostic signée par le jeune
Comme son nom l’indique, cette étape s’attachera à qui identifie cet entretien en
mesurer la conformité de vos réalisations (projet Entretiens de diagnostic particulier
concrétisé) à vos prévisions (projet prévu). En amont, & - Tableau récapitulatif des
vous devrez prouver la réalité des actions décrites dans Entretiens entretiens signé par le jeune (il
d’accompagnement pourra prévoir une ligne
votre synthèse qualitative par tout moyen (compte-
spécifique dédiée à l’entretien
rendu de réunion, plaquette d’information, publication, de diagnostic le cas échéant)
photos d’événement,…).
L’accompagnement du participant fait obligatoirement Feuille d’émargement par demi-
Ateliers collectifs journée d’atelier contresignée par
l’objet d’un engagement formalisé par un écrit entre le
les animateurs et les jeunes
jeune et la structure accompagnante.
- Bilan de PMSMP contresigné par
1.1.1 Livret d’accompagnement la structure d’accueil et le jeune
Immersions
Un livret nominatif d’actions individuelles pour chaque - Convention de PMSMP (cf.
professionnelles
participant doit être fourni qui reprend l’ensemble des annexe n°1)
actions mises en œuvre. Ce livret est alimenté par - Copie de la convention de
l’ensemble des travaux réalisés par le jeune, les bilans formation
des tuteurs d’entreprise et les comptes rendu - Feuilles d’émargement par demi-
d’entretien des conseillers. Formations journée d’atelier contresignées
par le formateur et le jeune
Il contient notamment : correspondant à la formation
- Des informations sur les compétences
transversales du jeune (celles acquises, celles à - Tableau récapitulatif des
travailler, leur transposition dans le monde entretiens signé par le jeune
Entretiens donnant lieu à
professionnel,…) - Copie du contrat de travail ou
une sortie en emploi
- Des informations d’ordre économique sur son des fiches de paye
bassin d’emploi (les activités, les entreprises qui
embauchent, les saisonnalités,…)
- Des informations sur les métiers accessibles sur le 1.2. Les obligations de publicité
territoire (enquête métier, les expériences et les Les pièces transmises dans le cadre d’autres vérifications
compétences acquises et transférables dans ces peuvent suffire à justifier le respect des obligations de publicité
métiers, les démarches d’accès à ces métiers ou qui vous incombent (cf. Fiche thématique 7).
entreprises,…)
- Des informations portant sur l’environnement Si tel n’est pas le cas, vous devrez nous communiquer tout
social du jeune (les actions menées, les adresses et document (captures d’écran de site internet, affiches, feuilles
les interlocuteurs,…) d’émargement,…) faisant apparaitre les mentions suivantes :
1. Le logo « L’Europe s’engage pour l’Emploi des Jeunes
avec le Fonds Social Européen »
1.1.2 Planning hebdomadaire
2. Le drapeau de l’Union Européenne suivi d’une phrase
Il doit permettre d’apprécier : informant du cofinancement du projet
- La dynamique et l’intensité du parcours et
l’articulation entre les actions en entreprise et les
périodes de formation
132. L’ANALYSE DES DÉPENSES
1.3. L’éligibilité des participants Du mode de justification des dépenses convenu, dépend les
Contrairement à la partie financière postes pour lesquels seront demandés des pièces
(dépenses/ressources), les indicateurs relatifs aux justificatives :
participants doivent être saisis au fil de l’eau dans MDFSE Réel
(cf. Fiche thématique 6). Cette vérification a pour objectif Postes de dépenses 40% 20% 15%
intégral
de les valider en appréciant pour au moins trente
participants leur éligibilité. Les documents suivants doivent Dépenses directes
figurer dans le dossier de chaque participant : (1+2+3+4)
1. Copie de la pièce d’identité recto/verso 5.Personnel X X X X
2. Justificatif de domicile (sous réserve de
simplifications à venir) : 6.Fonctionnement X X X
• Si le jeune est en logement autonome :
7.Prestations
- copie d’une facture (GRDF, quittance de
externes
X X X
loyer) à son nom
• Si le jeune est hébergé par un tiers (dont 8.Liées aux
participants X X X
parents ou concubinage) :
- attestation d’hébergement ET
Dépenses indirectes X
- copie d’une facture au nom de
l’hébergeant (GRDF, quittance de loyer) Dépenses de tiers SO X X X
ET
- copie de la pièce d’identité de Dépenses en nature SO X X X
l’hébergeant
• Si le jeune est sans domicile stable ou s’il n’a
pas été possible de récupérer un autre Les pièces énumérées ci-dessous sont tirées de l’arrêté du 8
justificatif : mars 2016 pris en application du décret n°2016 fixant les
- attestation d’élection de domicile règles nationales d’éligibilité des dépenses des programmes
remplie par les CCAS ou par tout européens pour la période 2014-2020 auquel s’ajoutent des
organisme agréé par les préfectures exigences additionnelles régionales.
selon le modèle (annexe n°2) ET 2.1. Les dépenses directes de personnel
- déclaration sur l’honneur du jeune (en
accompagnement de l’attestation) Deux justifications doivent être apportées :
3. Attestation de la qualité de NEET cosignée par 2.1.1. Justifier la matérialité/réalité des dépenses
jeune et le responsable établie soit par la mission
locale, par Pôle emploi ou par le bénéficiaire Devront être communiqués pour chaque salarié :
(annexe n°3 facultative) Les bulletins de paie ou un extrait du livre de paie se
1.4. Le respect des priorités rattachant à la période d’exécution de votre projet :
transversales les cumuls des salaires bruts et des charges patronales
doivent apparaître (à défaut, la déclaration URSSAF
Il est évalué à partir des pièces précédemment doit être versée au dossier).
évoquées. Si le projet dure moins d’un an, les bulletins de paie
de l’année précédente seront requis.
Si des éléments accessoires au salaire sont à valoriser :
le document y faisant référence ou s’il s’agit
uniquement d’un usage dans votre structure (par
exemple, pour requalifier une prime présentée comme
exceptionnelle en « prime ordinaire »), démontrez qu’il
soit constant, applicable à l’ensemble du personnel et
caractérisé par des règles de calcul invariables.
L’extrait de la DADS, la DSN ou un document
équivalent.
14Une attestation de l’organisme en charge de la collecte des Si votre bilan contient des coefficients d’affectation
charges sociales ou tout autre document probant devra (dépenses directes hors personnel), le dénominateur
établir l’acquittement desdites charges. et le numérateur de ces derniers doivent être justifiés
(ex : plan des locaux si l’unité de mesure est en m²).
L’acquittement des salaires sera également démontré par
un des moyens mentionnés dans le point 2.2.1.
2.2. Les autres dépenses
Pour le personnel non salarié
2.2.1. Pour chaque dépense :
Mise à disposition de personnel à titre onéreux : la
convention de mise à disposition nominative Trois éléments doivent systématiquement être constatés :
En cas de stagiaire : la convention de stage 1. Sa réalité par le biais d’une facture ou d’un
document comptable de valeur probante
En cas de contrat aidé : le contrat d’accompagnement équivalente sur lequel figure les montants HT et
dans l’emploi pour le secteur non marchand ou le TTC.
contrat initiative emploi pour le secteur marchand ainsi 2. Son lien à l’opération : par tout moyen, lorsque la
qu’une attestation mentionnant le montant de la prise facture n’y fait pas expressément référence,
par l’Etat. l’objectif étant de distinguer les frais affectés à
l’opération de ceux afférents à d’autres projets ou
2.1.2. Justifier le temps consacré à la réalisation de relevant du fonctionnement général de votre
l’opération par le salarié structure.
3. Son paiement (y compris pour les dépenses
Deux hypothèses sont à distinguer selon que le personnel directes de personnel) : quatre méthodes sont
est affecté en totalité ou partiellement à l’opération : admises :
Pour la personne affectée à 100% sur tout ou partie de la 1) Une facture attestée acquittée par le
durée de l’action : fournisseur
une fiche de poste, 2) Une attestation du fournisseur de
une lettre de mission nominative ou réception du numéraire (dans la limite de 1
un contrat de travail. 000 euros)
3) Un relevé de compte sur lequel figure le
Ces documents précisent l’intitulé du projet, les tâches débit correspondant (en cas de paiement
exercées, la période d’affectation et fait explicitement global, le détail doit être fourni.)
référence à l’IEJ/FSE.
La dernière proposition permet de justifier avec une seule
Pour la personne dont le temps de travail est consacré en pièce toutes les dépenses mais aussi les ressources de
partie à la réalisation de l’opération : l’opération :
des fiches de temps ou 4) Un état récapitulatif des données
des extraits de logiciel de gestion de temps. financières de votre bilan certifiées par
tout organisme compétent en droit français
Pour satisfaire aux exigences règlementaires, ces
(le CAC pour les structures privées ou le
documents doivent remplir plusieurs conditions
comptable public pour les organismes
cumulatives :
publics).
1. Ils sont signés par le salarié et son supérieur
Ce document doit remplir des conditions de validité : être
hiérarchique.
daté, signé et cacheté par l’organisme habilité et
2. Les temps sont détaillés par demi-journée et
distingue la part IEJ/FSE du reste. mentionner toutes les dépenses acquittées et les
ressources encaissées (et pas seulement engagées) avec les
3. Les intitulés des « temps » doivent décrire avec
dates correspondantes.
précision les tâches accomplies et ne sont pas
génériques. Éventuellement, en fonction du montant et de la nature de
la dépense :
Ces documents seront croisés avec certaines pièces
afférentes au point 1 afin de valider la réalité des temps et 5) Les preuves de mise en concurrence (cf.
les taux d’affectation déclarés. Fiche thématique 5)
152.2.1. Les cas particuliers par poste de dépense et
leurs conditions additionnelles de
justification :
Sur les dépenses directes de fonctionnement :
Les acheteurs publics sont quant à eux tenus de respecter
Les frais de mission : les dispositions du code des marchés publics et de
l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015.
Un déplacement :
o En transport en commun : titre de transport Dépenses directes liées aux participants
avec date de compostage Les frais engendrés par les participants sont justifiés
o En voiture : la note de frais (comprenant le dans les mêmes conditions que les dépenses directes de
motif du déplacement, le nombre de fonctionnement.
kilomètres parcourus et les coûts de péage et
de stationnement), le barème kilométrique et
la carte grise utilisés, les tickets de péage et de Dépenses indirectes (au réel)
parking
L’hébergement dans la limite d’un plafond de 70€ Les dépenses indirectes sont le plus souvent incluses dans
par nuitée/personne. un forfait de dépenses (cf. Fiche thématique 2). Si tel n’est
La restauration dans la limite de 15€ par pas le cas, vous devrez démontrer deux choses :
repas/personne. 1) La réalité et le paiement des dépenses de l’assiette
En cas de valorisation d’un forfait journalier : tout déclarée (cf. partie 2.2.1)
document explicitant les règles de calcul du forfait et ses 2) Le dénominateur et le numérateur de la clé de
conditions d’application. répartition figurant dans l’acte attributif (cf. Fiche
thématique 2)
L’achat d’équipement :
Les avantages en nature (dépenses et contributions)
Équipement d’occasion : une déclaration sur
l’honneur datée et signée attestant que le bien n’a Les justificatifs à fournir dépendent de la nature de
pas été financé au cours des cinq dernières années l’avantage accordé.
par une aide européenne ; un document prouvant Pour les apports de terrains et de biens immeubles :
que le vendeur a acquis le matériel neuf ; deux
devis démontrant que le prix du matériel n’excède Une attestation d’affectation du bien à l’opération
pas sa valeur sur le marché ainsi qu’un certificat d’un expert indépendant
Équipement neuf (doit relever du compte 6811 du qualifié ou d’un organisme officiel dûment agréé
PCG) : une attestation sur l’honneur datée et par les autorités administratives indépendantes
signée établissant que des aides publiques n’ont Deux devis démontrant que la valeur du bien
pas déjà contribuées à l’acquisition du bien et n’excède pas les coûts généralement admis sur les
mentionnant les dates de de début et de fin marchés concernés
d’amortissement
Location : le contrat de location Pour la fourniture de services, de biens
d’équipement, de matériaux ou la mise à disposition
Les prestations externes directes
de locaux :
Référez-vous à la fiche thématique 3 pour appréhender les
seuils et les corrections financières. Tout document permettant de justifier la valeur
de la contribution et son adéquation avec les prix
Pièces demandées par facture (hors acheteurs publics) pratiqués sur le marché
Un document de formalisation du besoin
Moins de 15 000 €
Trois devis datés
En plus des pièces susmentionnées :
La preuve de publicité au moins locale
Plus de 15 000 € Un document de formalisation du choix
(avec une grille de comparaison des devis)
16
Pour le bénévolat dans le cadre associatif ou pour les travaux de construction réalisés par le bénéficiaire (auto-construction) : en
plus des éléments du point 2.1 :
Un extrait du grand livre comptable des comptes spéciaux de la classe 8
Une attestation sur l’honneur de fonction bénévole détaillant la nature du service, la durée et la période d’activité
prévisionnelle du bénévole
La convention de mise à disposition nominative
Les avantages accordés par des tiers (concerne aussi les ressources)
Un acte juridique entre le bénéficiaire et le tiers indique le montant et les conditions de mobilisation des dépenses au
titre de l’opération
3. L’ANALYSE DES RESSOURCES
Ce troisième point de contrôle, vise à valider les montants des ressources déclarées dans votre bilan et s’assurer qu’aucun
cofinancement additionnel est absent à tort du bilan.
En effet, toute ressource additionnelle doit être spontanément signalée au service instructeur.
3.1. Pour l’ensemble du point de contrôle :
Un extrait du grand livre comptable des comptes de la classe 7 pour l’année 2010
un rapport du CAC sur les comptes annuels
une attestation sur l’honneur d’absence de cofinancements additionnels dédiés au projet signée du président actuel de
votre structure et engageant sa responsabilité juridique
un document récapitulant la ventilation de chaque subvention perçue afin de distinguer les financeurs associés à
l’opération cofinancée par l’IEJ/FSE des autres ayant pour objectif de financer d’autres projets portés par votre
structure ou son fonctionnement global.
3.2. Pour chaque cofinancement :
une attestation de versement : Si au moment du contrôle le paiement définitif s’avère inférieur à la somme prévue
initialement, l’attestation finale devra mentionner que le versement ultime est effectué « pour solde de tout compte ».
le ou les relevés bancaires justifiant son encaissement
Si un état récapitulatif des données financières de votre bilan (élément 4 du point 2.2.1) mentionne également les
ressources encaissées et satisfait aux conditions de validité fixées alors vous n’avez pas à nous fournir de relevés
bancaires.
4. LA VÉRIFICATION DU RESPECT DE LA RÉGLEMENTATION SUR LES
AIDES D’ETAT
Référez-vous à la fiche thématique 4.
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