Présentation du dispositif d'enrichissement et d'automatisation dans Chorus pour les demandes de paiement carte achat (flux 4)
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Présentation du dispositif
d’enrichissement et
d’automatisation dans Chorus pour
les demandes de paiement carte
achat
(flux 4)
Résumé
Le mode opératoire détaille la mise en œuvre dans Chorus de la procédure
de service fait présumé (SFP) pour la carte achat de niveaux 1bis et 3, de
validation du PCE majoritaire, d’ordre de payer périodique (DSOP/OPP) et
d’automatisation de ces demandes de paiement (DP).
Mission Chorus DGFiP
Sommaire
1. Les règles de paramétrage impactant les DP carte achat 4
1.1 La reprise des règles du portail BNP Paribas............................................................................4
1.2 La saisie des règles dans Chorus Formulaires par les gestionnaires de carte achat..............7
1.3 La validation du PCE majoritaire par le comptable.................................................................8
1.3.1 Le déversement de Chorus Formulaires vers Chorus Cœur..............................................................8
1.3.2 ZCHA_REGLES – Consultation et gestion des règles d’imputation..................................................9
1.3.3 Validation ou refus du compte PCE........................................................................................................12
1.3.4 Synthèse des statuts PCE et d’imputation............................................................................................13
2. Détermination, enrichissement et automatisation des DP carte achat 15
2.1 Le statut des règles pour l'intégration des ROA.....................................................................15
2.2 Découpage des ROA en DP et identification du niveau de carte achat.................................17
2.3 L'automatisation des DP carte achat........................................................................................19
2.4 L’ordre de payer périodique (OPP)..........................................................................................20
2.5 Le plan de contrôle du SFP.......................................................................................................21
3. Les outils mis à disposition pour suivre les DP carte achat exécutées en SFP 21
3.1 Le suivi de l’automatisation des workflows des DP carte achat via la restitution
ZSFP_SUIVI.....................................................................................................................................21
3.2 La mise à disposition de nouvelles restitutions de suivi des ROA et DP carte achat
ZDEP60 et ZDEP61..........................................................................................................................23
3.2.1 ZDEP60 – Restitution ROA CHA...............................................................................................................23
3.2.2 ZDEP61 – Restitution des DP carte achat par n° ROA et DP...........................................................25
3.2.3 Enrichissement de la restitution ZDEP56............................................................................................27
3.2.4 Ajouts du niveau carte achat et du code de centre de facturation dans les DP carte d’chat
.....................................................................................................................................................................................27
Mission Chorus DGFiP 2/27
Dans le cadre du financement du fonds de transformation de l’action pu-
blique (FTAP), l'Agence pour l'informatique financière de l’État (AIFE) a lancé
avec la communauté interministérielle, la DGFiP et la Direction du Budget
(DB) plusieurs chantiers visant à moderniser la chaîne de la dépense dans
l’exécution financière de l’État, dont la simplification du recours à la carte
achat pour réduire le nombre d’actes de faible montant. L’objectif est de flui-
difier le traitement des demandes de paiement (DP) de carte achat afin d’en
accélérer le paiement grâce aux automatismes mis en place dans Chorus et
au dispositif du service fait présumé (SFP).
Les nouvelles fonctionnalités sont développées pour la carte achat de niveaux
1bis1 et 32 dans Chorus Formulaires (CHF) et Chorus. Elles font intervenir
l’ensemble des acteurs du processus de carte achat. L’exécution des
dépenses de carte achat continue à s’appuyer sur la règle du PCE majoritaire,
celle-ci n’étant plus saisie dans le portail BNP Paribas (BNPP) mais dans CHF.
Le paramétrage dans CHF de l’imputation comptable des dépenses de niveau
3 fait également appel à la liste des PCE majoritaires.
La liste des PCE majoritaires éligibles pour les cartes achat de niveaux 1bis et 3
est définie par la DGFiP, elle en est garante et la fait évoluer si nécessaire.
La nouvelle procédure se décomposera en plusieurs étapes :
- Extraction et reprise des données du portail BNP Paribas pour les
intégrer dans les règles initiales d’imputation portées dans Chorus ;
- Mise à jour de nouvelles règles d’imputation dans CHF par les
gestionnaires ;
- Validation expresse ou tacite de ces règles par le comptable ;
- Intégration dans le système d’échange Chorus des relevés d’opérations
administration (ROA) en provenance de la BNP Paribas et découpage
des ROA en DP portant les imputations récupérées des règles saisies et
validées. Les imputations peuvent être partielles ou complètes ;
- Validation et comptabilisation de la DP carte achat automatiquement
si la règle est complète (validation manuelle si l’enrichissement manuel
de l’imputation de la DP est nécessaire) ;
- Application a posteriori du CHD ou du TAAP (en fonction des modes
d’organisation) par comptable si le workflow de la DP carte achat a été
entièrement automatisé (contrôle a priori dans les autres cas) ;
- Emission d’un ordre de payer périodique (OPP) pour régulariser la
dépense ;
- Mise à disposition de nouvelles restitutions concernant les ROA et les
DP carte achat.
Les évolutions, développées dans ce mode opératoire, sont prévues pour une
mise en production en deux temps : le 25 octobre 2021 pour l’enrichissement
des DP à partir des règles saisies par les gestionnaires, et début février 2022
1
Dépenses de faibles montants
2
Marchés publics
Mission Chorus DGFiP 3/27
(ROA de janvier 2022), pour l’automatisation des workflows et du paiement.
Les modalités de saisie des règles destinées exclusivement aux ordonnateurs
et les modalités de contrôle du comptable ne sont pas abordées dans ce
document.
Le présent mode opératoire décrit :
- les règles de paramétrage de la carte achat en matière de dépense ;
- la détermination, l’enrichissement et l’automatisation des DP carte
achat ;
- les outils mis à disposition pour suivre les DP carte achat.
1. Les règles de paramétrage impactant les DP carte achat
Les règles de paramétrage de la carte achat (référencement du fournisseur,
compte PCE, n° de marché le cas échéant) renseignées dans le portail de BNP
Paribas doivent être reprises et complétées des axes budgétaires dans CHF
par les gestionnaires. La donnée relative au compte PCE doit être validée par
le comptable.
A partir de janvier 2022, seules les règles renseignées dans Chorus Formulaires
seront prises en compte lors de l’intégration des ROA ; les PCE majoritaires de
niveaux 1bis définis dans le portail BNP Paribas ne seront alors plus pris en
considération et n’auront plus à y être saisis.
1.1 La reprise des règles du portail BNP Paribas
Chaque fin de semaine, les règles saisies dans le portail BNP Paribas (porteurs,
cartes, fournisseurs, marchés, le cas échéant) sont déversées dans Chorus
Formulaires.
Les combinaisons devront être complétées avec des axes d’imputation
budgétaire et des comptes PCE par les gestionnaires depuis Chorus
Formulaires. L’objectif est d’automatiser l’enrichissement des DP carte achat
lors de l’intégration des relevés ROA dans Chorus, puis d’automatiser le
traitement des DP.
Mission Chorus DGFiP 4/27
Portail BNP
Paribas
Déversement
hebdomadaire
des données
Chorus
Formulaires
Mission Chorus DGFiP 5/27
La première initialisation des cartes achat N1bis et N3 issues de BNP Paribas dans Chorus a été réalisée le 27/10/2021 pour
tous les ministères. Elle permet de reprendre également les comptes PCE majoritaires présents dans le portail BNP Paribas.
La mise à jour des règles d’imputation s’effectue par les gestionnaires via Chorus Formulaires.
La saisie des comptes PCE devra être effectuée systématiquement dans Chorus Formulaires pour les cartes achat de niveau
1bis et 3 ainsi que dans le portail BNP Paribas jusqu’à décembre 2021. A partir de janvier 2022, seules les règles renseignées
dans Chorus Formulaires seront prises en compte lors de l’intégration mensuelle des ROA.
Règles
Statut de la règle
d’imputations
en fonction de
Chorus rappatriées ou
l’action du
Formulaires à saisir
comptable
Statut de
validation
du compte
PCE par le
comptable
Mission Chorus DGFiP 6/24
1.2 La saisie des règles dans Chorus Formulaires par les
gestionnaires de carte achat
Pour chaque combinaison (porteur-carte/ fournisseur/marché) issue du portail
BNP Paribas, les règles seront enrichies d’une imputation budgétaire et
comptable à utiliser lors de l’intégration de la DP Niveau 1bis (N1B) ou Niveau
3 dans Chorus Cœur .
Seules les DP carte achat qui auront pu être intégralement imputées via ces
données seront éligibles au dispositif d’automatisation des DP.
A noter :
En cas de remplissage partiel de la règle dans Chorus Formulaires (état de la
règle I Incomplet J), aucune imputation n’est reprise dans la DP.
Le PCE présent dans la règle est toujours repris dans la DP, même lorsque les
axes d’imputation sont partiellement paramétrés.
Champs obligatoires pour une imputation budgétaire et comptable complète
:
PCE (à renseigner, y compris pour un marché ; champ requis a minima
pour une imputation de niveau 1bis) ;
Domaine d’activité ;
Centre Financier ;
Domaine Fonctionnel ;
Activité ;
Centre de coût ;
Localisation interministérielle.
Depuis Chorus Formulaires, les gestionnaires disposent des possibilités
suivantes :
Saisie d’une règle d’imputation (niveau 1bis) pour une combinaison
Porteur/Fournisseur unique ;
Saisie d'un marché dans une règle : création d’une règle de niveau 3 ;
Saisie de règles multiples, pour plusieurs combinaisons
Porteur/Fournisseur simultanément ;
Saisie de plusieurs marchés pour une même combinaison
Porteur/Fournisseur (niveau 3) ;
Saisie de marché(s) pour plusieurs combinaisons Porteur/Fournisseur
simultanément (niveau 3) ;
Modification des imputations d'une règle avec marché (niveau 3) ;
Modification et création de nouvelles règles dans un même formulaire.
Mission Chorus DGFiP 7/27
Dans le cadre des niveaux 1bis et 3 de la carte achat, les comptes PCE
renseignés dans Chorus Formulaires figureront sur la DP carte achat (type de
pièce K4).
Les comptes PCE doivent être validés dans Chorus par les comptables
assignataires de la dépense. A défaut de validation dans les 10 jours ouvrés à
compter de la saisie de la règle par les gestionnaires dans Chorus Formulaires,
le compte PCE sera validé tacitement.
Tant que le compte PCE n’est pas validé (par le comptable ou tacitement), la
règle n’est pas utilisable pour l’imputation automatique des DP et la dépense
de carte achat est considérée de niveau 1.
Un compte PCE refusé concernant une carte de niveau 1bis conduit la
dépense rattachée à être requalifiée en niveau 1 dans l’attente d’un nouveau
paramétrage. La facture doit dans ce cas être produite en même temps que
le ROA.
1.3.2 ZCHA_REGLES – Consultation et gestion des règles d’imputation
La consultation et la validation des règles se réalisent via la restitution
ZCHA_REGLES – Consultation et gestion des règles d’imputation.
La restitution ZCHA_REGLES est accessible depuis I ECC J en consultation
pour les utilisateurs Chorus ayant le rôle Chorus I Affichage dépense J et en
consultation et validation des comptes PCE aux utilisateurs ayant le rôle
I Contrôleur De Règlement J.
Pour les utilisateurs ayant le rôle de I Contrôle De Règlement J, les critères de
lancement a minima à renseigner sont :
- le domaine d’activité,
- le statut PCE (cf 1.3.4 Synthèse des statuts PCE et d’imputation).
Pour les utilisateurs n’ayant pas le rôle de I Contrôleur De Règlement J, il
conviendra de valoriser également le champ I Code Programme Carte
Achat J ou I libellé Programme Carte Achat J.
Les autres critères de lancement permettent d’affiner la sélection des règles :
Mission Chorus DGFiP 9/27
Mission Chorus DGFiP 10/27
Boutons Action
permettant de valider ou
refuser le compte PCE
Informations
Fournisseurs
relatives au centre
référencés
de facturation
Domaine
N° de marché Règles
d’activité
pour le niveau 3 d’imputation
budgétaire
Statut du Compte
Statut de compte PCE
la règle PCE
Mission Chorus DGFiP 11/27Statut PCE Statut Imputations Etat de la règle Niveau d’enrichissement des DP
VAL – validé COM – complet COM – complet Tout
Le PCE a été validé Les champs d’imputations sont tous renseignés,Le PCE et les champs d’imputations sontLe PCE est validé et les champs
explicitement par un valides et cohérents validés et complets ; la règle peut êtred’imputations sont complets ; tous les
comptable, ou tacitement
utilisée pour imputation automatique deschamps sont utilisés pour
après dépassement du délai
DP correspondantes l’enrichissement des DP
prédéfini
correspondantes
EAV – en attente de ANT – anticipé EAV – en attente de validation PCE
validation Les champs d’imputations sont renseignés maisLes champs d’imputations sont completsLe PCE est validé mais les champs
Un PCE a été renseigné ou au moins l’un des champs a une date de débutmais le PCE est en attente de validation pard’imputations ne sont pas complets ;
modifié, et pas encore de validité dans le futur
le comptable ou l’un des champsseul le PCE est enrichi dans les DP
validé ou refusé
d’imputations a une date de validité dans le
futur
NRE – non renseigné INC – incomplet ACO – à compléter Aucun
La règle n’a pas de PCE Un ou plusieurs champs d’imputations ne sontLe PCE ou les champs d’imputations ne sontLe PCE n’est pas validé, aucun
renseigné pas renseignés pas validés et complets ; l’ordonnateur doitenrichissement des DP n’est effectué
compléter ou corriger les détails
d’imputations
INV – invalide INV – invalide
Le PCE renseigné n’est pas Un ou plusieurs champs d’imputations ont des
valide par rapport aux valeurs non valides par rapport aux référentiels
référentiels Chorus Chorus
REF – refusé INH – incohérent
Le PCE a été refusé Les champs d’imputations sont renseignés et
explicitement par un valides individuellement, mais les données
comptable centre financier, domaine fonctionnel et
activité ne sont pas liées au même programme
OBS – obsolète
Les champs d’imputations sont renseignés mais
au moins l’un des champs a une date de fin de
validité déjà dépassée
Mission Chorus DGFiP 14/272. Détermination, enrichissement et automatisation des
DP carte achat
2.1 Le statut des règles pour l'intégration des ROA
Les règles d’imputations carte achat évoluent durant leur cycle de vie.
Plusieurs statuts sont utilisés pour représenter ce cycle de vie. Ils permettent
à chaque utilisateur de connaître l’état d’une règle à une date donnée :
le statut PCE permet de tracer le statut de validation des PCE par les
comptables ;
le statut Imputations indique le niveau de validité et de complétude
des éléments d’imputations ;
le statut Etat de la règle récapitule le statut général de la règle et
indique les actions à mener pour permettre une imputation
automatique.
Seules les règles complètement imputées, sur des référentiels Chorus valides
et non expirés, et dont le PCE a été validé par le comptable (validation tacite
ou explicite), permettent l’imputation automatique des DP carte achat.
Les étapes de saisies et de validation des règles sont détaillées ci-après :
l’ordonnateur consulte la combinaison
Porteur/carte/fournisseur/marché et complète les éléments
d’imputations ;
pendant le délai de 10 jours ouvrés, le PCE est en attente de validation
par le comptable ;
après validation1 (ou refus) du comptable, le statut PCE passe à
I validé J (ou I refusé J) ;
en parallèle, un traitement quotidien vérifie que les référentiels imputés
(centre financier, domaine fonctionnel… ) sont toujours valides
(difficultés possibles lors du changement d’exercice). La règle est au
statut I Complet J ;
lors de l’intégration du ROA, les statuts de la règle permettent de
définir le niveau de la carte achat : 1, 1BIS, 1BIS automatisé, 3 ou 3
automatisé.
En cas de refus de validation du compte PCE, la carte achat bascule en niveau
1 et cela suspend toute automatisation.
1
Ou passé ce délai de 10 jours ouvrés
Mission Chorus DGFiP 15/272.2 Découpage des ROA en DP et identification du niveau de
carte achat
Les ROA (Relevés d’Opérations Administration) transmis chaque fin de mois
par la banque sont intégrés dans Chorus sous la forme de DP directes de type
K4.
Le processus existant d’intégration des DP carte achat est complété par :
la lecture des règles d’imputations de carte achat pour déterminer le
niveau de la règle et l’enrichissement des imputations à effectuer ;
l’ajout du niveau de carte achat et du centre de facturation dans la DP
Chorus ;
pour les dépenses de niveau 1bis automatisé et de niveau 3
automatisé : l’enrichissement de l’ensemble des éléments
d’imputation ;
pour les DP carte achat automatiquement imputées : l’automatisation
de la validation de leur workflow (effective à compter du ROA de
janvier 2022 payé en février).
Les règles de découpage des ROA en DP sont maintenues (Centre de
facturation, niveau, type de PCE, marché).
Elles sont complétées, pour les niveaux 1bis et 3 : les lignes du ROA pour
lesquelles il existe une règle d’imputations validée et complète seront
regroupées dans une DP distincte pour le niveau 1bis et en fonction de
chaque marché exécuté pour le niveau 3. Seules ces DP pourront faire l’objet
d’un traitement automatisé dans Chorus Cœur.
Mission Chorus DGFiP 17/27La recherche d’une règle d’imputations est effectuée pour chaque
transaction présente dans le ROA :
Les éléments suivants de la transaction sont utilisés pour rechercher
une règle :
o compte porteur-carte,
o identifiant du fournisseur,
o marché.
L’identifiant du fournisseur est communiqué par la banque, et peut être
un SIRET, un SIREN ou un code étranger**. Si le fournisseur du ROA est
un SIRET (14 caractères), la recherche est effectuée avec le code
complet, puis en cas d’absence de résultat, avec le code SIREN
correspondant (9 premiers caractères).
Détermination du niveau de carte achat à partir de la règle d’imputations :
Niveau 3 – pour les lignes ROA avec marché ;
Niveau 1bis – pour les lignes ROA sans marché, avec une règle trouvée
incluant un PCE.
o La ligne ROA a une règle d’imputations avec un PCE sans témoin
de suppression/blocage et un niveau d’enrichissement défini à
I PCE J ou I Tout J ;
Niveau 1 – pour les lignes ROA sans marché, sans règle trouvée ou sans
PCE valide.
o La ligne ROA n’a pas de règle d’imputations correspondante,
o Ou la règle d’imputations a un niveau d’enrichissement défini à
I Aucun J,
o Ou le PCE de la règle d’imputations a un témoin de suppression
ou de blocage au niveau de la Société (déterminée par le SE à
partir du centre de facturation indiqué dans le ROA),
o Ou la règle d’imputations est archivée.
2.3 L'automatisation des DP carte achat
Dans le cadre du déploiement du SF présumé (SFP) en DSOP (dépense sans
ordonnancement préalable), des fonctions d’automatisation de
l’enregistrement et des étapes workflow de traitement des DP éligibles au
SFP ont été mises en œuvre (l’activation de l’automatisation est prévue en
février 2022 sur les ROA de janvier 2022).
Les DP carte achat de niveau 1bis ou 3 pour lesquelles l’imputation complète
a été déterminée automatiquement (PCE/DA/DF/CF/CC/Activité/LocInt)
peuvent être entièrement automatisées [A].
Mission Chorus DGFiP 19/27Pour les autres DP carte achat (niveau 1 exclu), seule l’étape du contrôleur du
règlement sera automatisée, l’intervention du Gestionnaire de
DP/Responsable de DP pour compléter la DP constituant un pré-requis [B].
2.4 L’ordre de payer périodique (OPP)
L’ensemble des DP carte achat de niveaux 1bis et 3 sont exécutées en
dispositif SFP (aucun marquage préalable de l’EJ n’est requis) :
Les DP carte achat de niveaux 1bis et 3 sont éligibles à l’automatisation
de leur traitement ;
Les DP imputées automatiquement sont exécutées en DSOP (sans
ordonnancement préalable) et doivent faire l’objet d’une régularisation
a posteriori et en masse via l’OPP (Ordre de payer périodique).
Dans le cadre du dispositif SFP, l’émission par l’ordonnateur d’un ordre de
payer a priori n’est pas un prérequis au paiement de dépenses liées à des EJ
préalablement marqués. Il est néanmoins nécessaire de réaliser, pour une
période donnée ne pouvant dépasser le semestre, un Ordre de Payer
Périodique (OPP) afin de matérialiser la liste des DP déjà payées et pour
laquelle l’ordonnateur donne ordre de payer a posteriori. L’OPP ne se
substitue ni ne remplace le plan de contrôle SFP qui relève du dispositif de
contrôle interne de l’ordonnateur.
L’OPP liste les DP ayant fait l’objet d’un paiement automatisé dans le cadre du
dispositif SFP, pour une période (date de comptabilisation) et pour un service
donné.
Mission Chorus DGFiP 20/27La transaction ZOPP_EMISS a pour objectif de permettre l’émission de l’OPP
(validation des dépenses payées sans Ordre A Payer (OAP) par le comptable).
Elle est accessible depuis le rôle I contrôle interne J.
Le volet restitution, accessible via la transaction ZOPP_CONSULT, permet aux
comptables de lister les OPP. Les informations légales à restituer dans l’OPP
sont décrites dans l’article 32 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012
relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. La transaction de
consultation des OPP est également accessible par l’ensemble des utilisateurs
qui disposent du rôle I affichage dépense J.
2.5 Le plan de contrôle du SFP
Les DP carte achat doivent faire l’objet d’un plan de contrôle dédié au sein
des services de l’ordonnateur, la fonctionnalité Chorus du plan de contrôle
SFP a posteriori (PDC) n’est pas applicable.
3. Les outils mis à disposition pour suivre les DP carte
achat exécutées en SFP
3.1 Le suivi de l’automatisation des workflows des DP carte achat
via la restitution ZSFP_SUIVI
Le tableau de bord SFP (ZSFP_SUIVI), accessible depuis l’onglet I ECC J,
permet de suivre l’exécution des DP exécutées en SFP.
La restitution ZSFP_SUIVI est détaillée dans l’annexe n° 1 : Présentation du
mode opératoire de SFP et d’OPP (flux 3) de la note de service du 2 octobre
2020 n° 2020/09/7330.
Les critères de lancement pour obtenir les DP carte achat de son périmètre
sont :
- N° de la pièce comptable = 05* (les DP carte achat commencent par
05* et ce sont les seules DP directes typées SFP),
- Date comptable : renseigner un intervalle de comptabilisation,
- SE de la DP
et/ou
- Domaine d’activité
Exemple :
Mission Chorus DGFiP 21/27Sélection
des DP carte
d’achat
(Pièce= 05*)
Renseigner
le SE ou le
Domaine
d’activité
Lorsque les colonnes I Automatisation WF GDP J, I Automatisation WF RDP J,
I Automatisation CPT J sont valorisées par X, cela signifie que les workflows
du GDP, RDP et/ou CDR ont été validés automatiquement.
Mission Chorus DGFiP 22/27Vous pouvez aussi lire
