PROCÉDURE Processus Achats - Société Arts et Métiers

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Référence :
                                            12 mars 2018

                     PROCÉDURE

                   Processus Achats

Ind.   Rédacteur       Approbateur       Visa approbateur
  B    Yves GOUX       Didier BORDET

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  B Yves GOUX        Didier BORDET         12/03/2018

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Table des matières
1      OBJECTIFS ...................................................................................................................... 4
2      PRINCIPALES ETAPES PROCESSUS D’ACHAT .......................................................... 4
    2.1     Principes à respecter pour le bon suivi de nos achats (Bon de commande-bon de
    livraison-facture)................................................................................................................... 5
       2.1.1        BON DE COMMANDE (= fichier modèle SOCE format EXCEL en annexe 2,) 5
       2.1.2        ACCUSE DE RECEPTION DE LA COMMANDE .............................................. 6
       2.1.3        BON DE LIVRAISON et PV DE RECEPTION ................................................... 6
       2.1.4        FACTURE .......................................................................................................... 7
3      INTRODUCTION .............................................................................................................. 8
4      DEFINITION ..................................................................................................................... 8
5      ÉTAPES DU PROCESSUS ACHATS .............................................................................. 9
    5.1       Définition d’un budget................................................................................................ 9
    5.2       La demande d’achat (DA) ......................................................................................... 9
    5.3       Tableau de comparaison ......................................................................................... 10
    5.4       Ouverture des offres................................................................................................ 10
    5.5       Négociation et choix ................................................................................................ 10
    5.6       Passation de la commande ..................................................................................... 10
    5.7       Émission de facture ................................................................................................. 12
    5.8       Réception/Recette et facture finale ......................................................................... 12
6      FONCTION ACHATS ..................................................................................................... 12
7      BASIQUE PRIX ACHATS............................................................................................... 13
8      Logigramme du processus achats.................................................................................. 15
9      ANNEXE 1 : PLAN ANALYTIQUE SOCE ...................................................................... 16
10        ANNEXE 2 : BON DE COMMANDE ........................................................................... 17
11        ANNEXE 3 : Cas pour lesquels la facture tient lieu de bon de livraison ..................... 17

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1   OBJECTIFS
 Maîtriser les risques de contentieux avec nos fournisseurs,
 Optimiser nos dépenses en proposant une méthode d’achat pour chaque acheteur,
 Respecter nos engagements budgétaires,
 Éviter toute perte de temps en rationalisant le suivi des documents (bon de commande,
  bon de livraison/réception, facture…).

2   PRINCIPALES ETAPES PROCESSUS D’ACHAT
 Le demandeur rédige soit une spécification ou cahier des charges soit une liste à partir
  d’un bordereau de prix ou d’un catalogue.
 Il consulte plusieurs entreprises au profil similaire lorsque le montant le justifie.
 Dans le cas d’un appel d’offre :
       Le demandeur établi un tableau de comparaison des offres.
       Il justifie le choix du fournisseur sur la base du mieux disant. Suivant le type de
        commande, il se conforme à la procédure plus détaillée.
 Pour passer la commande :
       Le demandeur définit le code analytique de la commande (plan analytique en
        annexe 1).
       Le nom de la personne chargée de la réception doit figurer explicitement sur la
        commande
       Le demandeur prend un N° de commande auprès de la comptabilité (format =
        AA_nnnn_CCC ; AA = année 2 caractères ; nnnn = numéro chrono fourni par la
        comptabilité et CCC = code section analytique).
       Un modèle du bon de commande à utiliser figure en annexe 2. La commande ne peut
        être signée que par une des personnes suivantes :
         o Le Président
         o Le Trésorier
         o Le Délégué Général
         o Le Secrétaire Général
         o Pour les achats de fournitures et de voyages dont le montant est inférieur à
             2000 €, les assistantes de direction.
 À la livraison des biens ou de la prestation, la personne chargée de la réception (son
  nom est indiqué sur la commande) doit vérifier la conformité de la livraison à la
  commande :
       En cas de non-conformité, elle informe le demandeur afin que celui-ci règle le
        problème avec le fournisseur ou ouvre un contentieux.
       En cas de conformité, elle appose lisiblement son nom/prénom sur le bon de
        livraison, la date et sa signature. Elle transmet ce document à la comptabilité. Ce
        point est fondamental dans la gestion des commandes, notamment en cas de
        litige avec le fournisseur.

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 Réception de la facture : Les originaux de la facture doivent être transmis directement à
  la comptabilité.
 La comptabilité vérifie que le fournisseur a bien rappelé le N° de commande. Si ce n'est
  pas le cas, la facture est retournée au fournisseur.
 La comptabilité comptabilise la facture et vérifie la conformité de la facture avec la
  commande et le(s) bon(s) de livraison/ PV de réception :
          La facture est conforme au bon de livraison ou PV de réception/commande : La
           facture est mise au paiement.
          La facture est non conforme : Une copie de la facture est envoyée au signataire de la
           commande qui décidera de la suite à donner.
 La comptabilité classe et tient à disposition l'ensemble des documents constituant le
  dossier.
 Un suivi des non conformités facture/bon de livraison/commande est tenu à jour par la
  comptabilité.

2.1       Principes à respecter pour le bon suivi de nos achats (Bon de commande-
          bon de livraison-facture).
La comptabilisation est faite sur base de la facture. A réception par la comptabilité SOCE,
toute facture (document fournisseur) doit pouvoir être rapprochée de son bon de livraison
(document fournisseur signé par une personne de la SOCE), lequel doit être
systématiquement transmis à la comptabilité par la personne qui l’a signé. Tout bon de
livraison doit pouvoir être rapproché de son bon de commande (document SOCE). Ce
principe vaut pour toutes les factures y compris celles faisant l’objet de contrats. Exemple :
fourniture d’électricité ou d’eau pour lesquelles une commande se rapportant au contrat doit
être initialisée chaque début d’année civile. Il en est de même par exemple pour la fourniture
de prestations mensuelles de maintenance. Le nom/prénom des signataires de
documents (bon de commande, bon de livraison et de facture pour « bon à payer »)
doit être lisible.
2.1.1 BON DE COMMANDE
      (= fichier modèle SOCE format EXCEL en annexe 2,)
          Tout achat de marchandise ou de prestation doit faire l’objet d’un document faisant
           office de bon de commande dont le numéro est attribué par la comptabilité. (format =
           AA_nnnn_CCC ; AA = année 2 caractères ; nnnn = numéro chrono fourni par la
           comptabilité et CCC = code section analytique).
          Informations à reporter sur le bon de commande :
            o Nom et prénom du demandeur,
            o le N° de commande,
            o la section analytique (voir plan analytique annexe 1)
            o la date,
            o le nom/prénom de la personne devant faire la réception,
            o la mention : "Le N° de cette commande doit figurer sur toute correspondance,
                notamment bon de livraison et facture du fournisseur, faute de quoi cette

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          correspondance ne pourra pas être prise en compte et sera retournée au
          fournisseur."
     Liste des personnes autorisées à engager des achats pour la SOCE :
       o Le Président
       o Le trésorier
       o Le Délégué Général
       o Le Secrétaire Général
       o Pour les achats de fournitures et de voyages dont le montant est inférieur à
           2000 €, les assistantes de direction.
     Les commandes sur sites internet doivent suivre les mêmes principes : Accord
      préalable d’une des personnes de la liste ci-dessus puis devant l’écran, édition et
      signature du bon de commande, signature de la réception. Edition de la facture avec
      rappel du N° de commande et transmission à la compta.
       o Le paiement doit être fait par utilisation de la carte bancaire de la SOCE.
       o L’utilisation d’une carte personnelle n’est pas autorisée.
2.1.2 ACCUSE DE RECEPTION DE LA COMMANDE
     Ce document rappelle le N° de commande, il est à transmettre à la personne qui a
      passé la commande (= le demandeur).
2.1.3 BON DE LIVRAISON et PV DE RECEPTION
     C’est le document le plus important des 4 documents : c’est lui qui indique par la
      signature que nous y apposons que nous avons bien reçu la marchandise ou la
      prestation. Toute réception de marchandise doit faire l’objet d’un bon de livraison,
      document fourni par le fournisseur.
     Ce bon de livraison doit impérativement rappeler le N° du bon de commande.
     Sans bon de commande, il ne peut y avoir de réception et la marchandise doit être
      retournée.
     Sans bon de livraison signé par une personne de la SOCE, pas de facture possible
      de la part du fournisseur.
     Le bon de livraison (ou PV de réception dans le cas d'une prestation) est signé par la
      personne désignée sur le bon de commande ou dans le cas de marchandise par le
      secrétariat de direction.
       o En cas de conformité de la livraison par rapport à la commande, la personne
          responsable de la réception appose lisiblement son nom/prénom sur le bon de
          livraison, la date et sa signature. Elle transmet ce document à la comptabilité. Ce
          point est fondamental dans la gestion des commandes, notamment en cas
          de litige avec le fournisseur.
       o En cas de non-conformité, elle informe le demandeur afin que celui-ci règle le
          problème avec le fournisseur ou ouvre un contentieux.
     Dans le cas de marchandises, un exemplaire du bon de livraison signé est retourné
      par le « livreur » au service comptabilité du fournisseur.

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     Dans le cas d’une prestation un exemplaire du PV de réception signé est envoyé par
      la personne qui a réceptionné la prestation au service comptabilité du fournisseur qui
      établira sa facture sur la base de ce PV.
     Les cas exceptionnels pour lesquels la facture tient lieu directement de bon de
      livraison sont connus et font l’objet de l’Annexe 3. Dans ces cas, la comptabilité
      envoie la photocopie de la facture pour bon à payer au signataire de la commande
      (exemple : frais de communication de conférence téléphonique auprès de la société
      INTERCALL EUROPE).
      Pour les cas particuliers concernant :
      o les factures de restaurant « Club Iéna » ou les plateaux repas, ces dernières
         doivent être accompagnées d’un document signé par la personne responsable
         de l’organisation du repas.
      o (Autres cas…)
2.1.4 FACTURE
     Ce document est établi par le fournisseur sur la base d’un bon de livraison/PV de
      réception signé par la personne de la SOCE dont nom/prénom figure sur le bon de
      commande à l'endroit prévu. Sans bon de livraison/PV de réception signé par une
      personne de la SOCE, pas de facture possible.
     Tous les originaux de facture doivent arriver directement à la comptabilité.
     Chaque facture doit impérativement comporter le N° de commande sans quoi elle est
      retournée par la comptabilité au fournisseur.
     La facture est comptabilisée.
     La facture doit pouvoir être rapprochée immédiatement de la commande et du bon de
      livraison de la marchandise ou/et de la prestation de services. La comptabilité vérifie
      la conformité de la facture avec la commande et le(s) bon(s) de livraison/ PV de
      réception.
       o En cas de conformité facture/bon de livraison ou PV de réception/commande, la
           facture est mise au paiement.
       o En cas de non-conformité, notamment si le montant « facturé » est différent du
           montant « commandé », une copie de la facture est envoyée au signataire qui
           décidera de la suite :
             Si la personne qui a passé la commande est d’accord avec la facture, elle
                signe la copie en indiquant pourquoi le montant facturé est différent du
                montant commandé. Elle ajoute lisiblement son nom et retourne la copie de
                la facture à la comptabilité.
             Si la personne n’est pas d’accord avec la facture, elle contacte le fournisseur
                (avec trace écrite) et tient la comptabilité informée par écrit de sa démarche
                auprès du fournisseur.
     La comptabilité classe et tient à disposition l'ensemble des documents constituant le
      dossier. D’un point de vue légal, ce classement est à conserver 10 ans.
     Un suivi des factures reçues « non conformes » est établi chaque mois par la
      comptabilité. Il est diffusé aux personnes habilitées à passer des commandes.

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3   INTRODUCTION
Il y a un monde entre l’achat personnel et l’achat pour le compte de l’Entreprise ou de
l’Association AM en particulier. Les relations entre Donneur d’ordres et Fournisseurs/Sous-
traitants se sont judiciarisées et complexifiées. L’Entreprise a depuis longtemps identifié
cette problématique et qu’elle soit petite ou grande a désigné un poste ACHAT.
L’organisation et le rattachement hiérarchique de ce poste est fonction de la politique achat
de l’entreprise.
Aujourd’hui, à l’intérieur de l’Association, du fait de la répartition des missions au sein d’une
organisation multicellulaire, on constate que chaque intervenant (Projet ou Service) s’attribue
lui-même la fonction achat en parallèle à son intervention technique. Il peut en résulter des
désordres : retard de paiement, des paiements de montants ne correspondant pas à
l’avancement de la prestation ou à la prestation réalisée, des absences d’accord technique,
détermination arbitraire des conditions de paiement, erreurs d’écritures comptables qu’il faut
reprendre, sans même parler de distorsion de concurrence qui pourrait être objectée.
       Rappelons aussi que tout engagement auprès d’un fournisseur émanant d’un
       membre de l’Association, quelle que soit sa forme, engage celle-ci. La mise en place
       d’un processus d’achat, tout en le définissant d’une façon simple, peut facilement
       prévenir ces risques tout en valorisant les résultats administratifs, juridiques et
       financiers par la professionnalisation de cette fonction.
Notre priorité est de développer progressivement une méthodologie en vigueur dans
l’entreprise en général. Ce document est un guide à destination de tous les acteurs de la
communauté Arts et Métiers. Il est cependant clairement explicité que dans le cadre
d’utilisation par un prescripteur /acheteur d’une entité filiale ou dérivée (association sous
égide SOCE), la responsabilité engagée par l’acte d’achat demeure auprès du représentant
désigné de l’Entité concernée.

4   DEFINITION
Par politique achats on entend généralement la maîtrise permanente du choix des
fournisseurs en déterminant les mieux adaptés à la fourniture d’une « chose » (bien ou
prestation) sur la base d’un ensemble de critères.
La politique achat est définie au niveau du Bureau et le Comité peut proposer selon chaque
domaine les réponses à la question : « FAIRE ou FAIRE-FAIRE ». Une fois validée, cette
politique doit être cohérente dans un espace-temps moyen terme.
Le BESOIN à satisfaire en matière d’achat est l’acquisition, auprès d’un TIERS, d’un BIEN
ou d’une PRESTATION défini par une spécification technique, pour un coût à optimiser et
dans un délai souhaité. Le Prescripteur de ce besoin est le Responsable de Projet ou de
Service désigné par mandat de la Société.
Avec sa formation ingénieur AM, le Responsable de Projet ou de Service doit spécifier de
façon globale ou détaillée son besoin : c’est le caractère novateur ou déjà existant de celui-ci
qui entraîne le niveau de précision technique. Mais on gagne à être précis dans la
description attendue du résultat car la qualité du bien ou de la prestation après livraison et
paiement sera l’élément permanent dans le temps.
En règle générale, on préfèrera un acte d’achat avec contrat de résultat et non contrat de
moyen dont l’usage est réservé à quelques prestations de service particulier : l’Association a

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rang de « donneur d’ordres ». Dans le cadre principal des prestations de services (conseil,
assistance, études, logiciels…) l’acte d’achat est concrétisé par la remise, de la part du
Fournisseur/Sous-traitant, d’un dossier au sens large (voir ci-après) : c’est l’acceptation sans
réserve de ce dossier qui clôture la recette finale et enclenche la facturation finale. Hormis
une intervention pendant la période de garantie en général prévue au contrat, sinon l’exiger,
toute intervention nouvelle du Fournisseur/Sous-traitant ne peut être exigée sans
renégociation et sans formalisation du résultat de cette renégociation.

5     ÉTAPES DU PROCESSUS ACHATS

5.1   Définition d’un budget
Le budget est une estimation d’enveloppe prédéfinie par expérience au regard par exemple
d’affaires semblables. Mais il est toujours préférable de s’appuyer sur une demande de prix
pour concrétiser une estimation. Cette demande de prix doit être limitée à un ou deux
Fournisseurs/Sous-traitants avec une expression de besoin simple mais suffisamment
généraliste pour ne pas s’enfermer d’emblée dans une solution.

5.2   La demande d’achat (DA)
C’est l’émission par le Prescripteur, d’une spécification technique formalisée (dénommée
souvent cahier des charges - CDC - ou cahier des conditions techniques – CCT - ) qui
caractérise le maximum d’exigences en termes de performances finales, d’atteinte
d’objectifs, de respect de normes ou de règlementations, d’environnement particulier, etc. A
ce stade, le Prescripteur peut définir une liste d’Entreprises consultables couvrant ce
domaine et doit préciser le délai souhaité.
Nota : compte tenu de la maturité de projet (faisabilité, avant-projet sommaire ou détaillé,
projet final), la teneur de la spécification technique n’aura pas la même précision. De même,
l’engagement réciproque du Fournisseur/Sous-traitant et de l’Association AM, sera élaboré
après pondération des risques d’écart significatif entre les attentes et la réalisation.
La consultation par appel d’offre : c’est l’envoi par l’Acheteur d’un courrier à plusieurs
Entreprises consultées. Le nombre d’entreprises est en général fonction du montant estimé
de la prestation :
 par exemple jusqu'à 20 k€ consulter 2 entreprises ;
 de 20 à 50 k€, 3 entreprises ;
 >50 k€ au moins 3 et choix réalisé au cours d'un comité de choix dont les membres sont
  définis préalablement avant décision de lancement de la consultation.
 En plus de la spécification technique, le courrier de consultation précise les spécificités
  administratives et financières souvent explicitées dans des conditions générales d’achats
  (CGA). En l’absence de CGA, ce courrier doit attirer l’attention sur la date de remise des
  offres au plus tard, sur les conditions de propriété intellectuelle, sur les termes de
  paiement, sur le mode de règlement, sur les éventuelles de pénalités de retard, sur la
  nature physique des éléments livrés (types de documentation attendus, nombre
  d’exemplaires, etc.). Il est fortement recommandé d’inviter les Entreprises consultées à
  soumettre toute suggestion n’entrant pas strictement dans le champ de la spécification
  technique, mais susceptible d’apporter une réponse plus pertinente au besoin exprimé.

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Nota : la fonction Acheteur peut être assumée par le Prescripteur, à condition qu’il prenne
bien en compte les spécificités administratives et financières évoquées ci-dessus.

5.3       Tableau de comparaison
L’Acheteur et le Prescripteur établissent, si possible avant l’action de consultation, un
tableau listant les critères de classement des offres. Ce tableau gagne à être communiqué
aux Entreprises consultées en leur demandant de le pré-remplir par elles-mêmes et d’y faire
figurer un détail des prix si elles le peuvent. Cela permet ensuite de mieux analyser les offres
et de les comparer.

5.4       Ouverture des offres
Si l’acte d’achat ne porte pas sur un montant significatif (
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      L'original de la commande est signé par une des personnes habilitée puis envoyée au
       fournisseur/sous-traitant. Une copie est retournée au demandeur, une autre copie est
       envoyée à la comptabilité.
      L’envoi électronique avec signature certifiée est désormais accepté par la plupart des
       Sociétés Industrielles.
      A ce stade, il convient de ne pas oublier de réclamer un accusé de réception de
       commande, si possible sans réserve : ce document doit être signé de la part de la
       personne habilitée de l’Entreprise retenue.
Nota 1 : Il faut clairement identifier le donneur d’ordres (libellé statutaire de l’Association,
adresse, correspondant) et le Fournisseur/Sous-traitant (libellé exact de la société, adresse,
correspondant). Dans le cas particulier où le correspondant habilité du Fournisseur/Sous-
traitant est un ingénieur AM, il ne peut être signataire que s’il n’est pas mandataire élu de
l’Association AM.
Nota 2 : Il est demandé de déposer une copie de la commande et de l’accusé de réception
signé auprès du Service Comptabilité qui est chargé de gérer un dossier archive pour
chaque commande. Le Service numérisera ces documents à réception.
Nota 3 : Commande fermée, commande ouverte : dans le cas où un achat de bien ou de
prestation revêtirait un caractère périodique prononcé (par exemple, l’achat de fourniture), il
est intéressant de négocier une commande ouverte sur une base annuelle : ceci permet à la
personne désignée de l’Association de procéder à un réapprovisionnement ou à un ordre de
travail (accord de taux) sans avoir à renégocier.
Nota 4 : Ce n’est qu’après la réception de l’accusé de réception de l’entreprise retenue que
le prescripteur informe verbalement ou par écrit les autres entreprises consultées.
Fax ou Courriel d’intention de commande : c’est une procédure d’urgence exceptionnelle qui
peut être mise en œuvre afin de démarrer au plus tôt une prestation nécessitant par exemple
une présence physique des représentants de l’Entreprise dans les locaux de l’Association.
Nota : le fax ou courriel vaut commande ; en cas d’erreur ou de modification, une négociation
complémentaire peut être nécessaire.
Avenant de commande : c’est la formalisation, avec renvoi à la commande initiale, entre le
donneur d’ordres et l’Entreprise, de la constatation d’écarts techniques et/ou commerciaux
librement négociés et acceptés.
      Il est de l’intérêt des deux parties de concrétiser ces écarts au plus tôt à partir de leur
       constatation.
      La formalisation suit exactement le même « circuit » que la commande et notamment
       la notion contractuelle doit être respectée par les signatures respectives de
       l’Association et de l’Entreprise.
      Il est d’usage d’établir une fiche de présentation résumant le contexte de chaque
       avenant afin que le représentant habilité de l’Association soit averti des aspects les
       plus sensibles de l’ensemble du contrat.

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5.7       Émission de facture
L’Entreprise adresse sa facture au Service Comptabilité après avoir reçu du Prescripteur
l’accord pour franchissement du jalon concerné.
          En parallèle, le Prescripteur adresse au Service Comptabilité copie de cet accord en
           rappelant le N° de commande.
          Le Service Comptabilité assure un enregistrement et classe les pièces originales
           dans le dossier archive de la commande après avoir pris soin de les numériser.
          Le Service comptabilité peut alors assurer le règlement au profit de l’Entreprise dans
           les conditions stipulées au sein de la commande.
Nota : un échelonnement sera dit « normal » s’il s’étale quasi linéairement sur la durée de la
commande. Le Fournisseur/Sous-traitant sera toujours demandeur d’anticiper avec acompte
à la commande et acompte au démarrage. Le montant à la commande est fonction du type
de prestation fournie uniquement basée sur une ressource humaine, faisant appel ou non à
un approvisionnement de matière ou de matériel en début de prestation, etc. Pour une
prestation d’études, un acompte de 20 à 30% est réaliste.
L’intérêt du donneur d’ordres est de conserver un montant significatif lors du PV de recette
finale sachant que ce montant dépasse très rarement 15%. Il est recommandé de ne pas
descendre au-dessous de 5% du montant global du contrat et de choisir en règle générale
un montant de 10%.

5.8       Réception/Recette et facture finale
Il s’agit de la phase qui nécessite la plus grande rigueur entre l’Entreprise et l’Association. En
effet, la signature du procès-verbal de la réception technique (recette finale remise à
l’Entreprise) a valeur de conclusion de la commande : il est indispensable que soient soldés
les réserves, litiges ou attentes non satisfaits, qu’ils soient d’ordre technique, administratif ou
commercial.
          Une attention particulière doit être portée sur le « dossier final » remis par
           l’Entreprise.
          L’original du PV signé par le prescripteur sera classé dans le dossier archive de la
           commande auprès du Service Comptabilité après avoir pris soin de le numériser.
Nota : la règle est d’établir une notation de la qualité globale de la prestation de l’Entreprise
afin d’enrichir les données fournisseur en vue d’affaires semblables dans le futur. A
l’occasion de l’établissement de cette notation, le Prescripteur et l’Acheteur peuvent
consolider les arguments d’écarts entre le budget initial et la réalisation finale de chaque
commande. Cette notation sera communiquée au fournisseur afin de l’aider à progresser.

6     FONCTION ACHATS
Afin de maîtriser la qualité globale des prestations des Entreprises, il est nécessaire
d’assurer une mission particulière visant à terme une démarche plus structurée de
connaissance des Fournisseurs/Sous-traitants.
Les points significatifs de cette démarche concernent :

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      * Un nombre limité de Fournisseurs/Sous-traitants classés par type de prestation et
notamment avec la maturité du besoin à satisfaire.
         * Une relation personnalisée (basée sur la confiance) entre le Prescripteur et le
Fournisseur/Sous-traitants permettant de contractualiser des niveaux de prix face à des
prestations identifiées récurrentes. Une telle démarche doit normalement conduire à
l’établissement d’un contrat cadre précisant les termes et conditions de passage en revue.
         * Un contrôle systématique d’évaluation des notations, de la part du CA Association
dans le CA global du Fournisseur.
         * Une mise en concurrence systématique lorsque le besoin à satisfaire a bien été
identifié. En cas de besoin trop imprécis, une phase préliminaire d’assistance est très
souvent bénéfique.
       * Une méthodologie d’achats incluant la connaissance des clauses les plus
pertinentes (CGA – Conditions Générales d’Achat) et le comportement dans l’art de la
négociation.

7   BASIQUE PRIX ACHATS
Le forfait : c’est la formule la plus courante qui, à partir d’une spécification définie, permet un
accord « consentant » du Fournisseur/Sous-traitant et de l’Association.
       Il ne faut cependant pas oublier que le Fournisseur/Sous-traitant a prévu des aléas
        plus ou moins importants et qui peuvent renchérir le montant.
       Par ailleurs, le Fournisseur/Sous-traitant ne va manquer de profiter de toute réelle
        demande non prévue pour demander un supplément.
       Le montant forfaitaire doit s’accompagner d’une décomposition en items eux même
        chiffrés en termes techniques ou financiers. La granulométrie de cette décomposition
        dépend essentiellement du montant total.
Les prix sont fermes et non révisables : à la différence des marchés publics qui introduisent
régulièrement une notion de révision, les marchés de droit privé ne prennent pas en compte
de formule de révision de prix, même si le contrat se déroule sur une durée significative.
La dépense contrôlée : cette pratique nécessite une bonne confiance mutuelle entre le
Fournisseur/Sous-traitant et l’Association.
       En effet, elle est basée sur une prévision de prestation décomposée en postes
        élémentaires (communément appelés « inducteurs »), chiffrés en heures œuvrées.
       À cette décomposition est associée une grille de taux horaires correspondant à
        chaque profil appelé par la prestation.
       La faiblesse de ce type de commande est due à l’absence d’organisation du contrôle
        par le donneur d’ordres. De plus, la démarche peut être perçue comme une sorte
        d’appel à une forme de main-d’œuvre intérimaire non déclarée comme telle : elle est
        donc à éviter.
       Elle peut être tolérée dans des cas de prestations exécutées dans les locaux de
        l’Association sur la base d’inducteurs parfaitement définis.

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Le forfait avec part en dépenses contrôlées : c’est une formule parfois efficace si la part
variable est faible par rapport au montant total ; dans tous les cas, la part en dépenses
contrôlées doit être plafonnée.
Pour toute question ou aide spécifique, ne pas hésiter à faire appel au Secrétaire général ou
au Trésorier de l’Association AM.

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8   Logigramme du processus achats

    demandeur   signataire commande SOCE    comptabilité SOCE              réception SOCE              fournisseur

      cde

                           cde                                                                               cde

                                                     cde

                                                                                                           bon livraison
                                                                                                             bon livraison
                                                                               bon livraison
                                                                                 bon livraison

                                                                                 livraison
                                                                                                                bon livraison
        mail                                                       non          Conforme         non             bon livraison

                                                                               commande ?

                                                                                    oui
                                                 bon livraison                                                bon livraison
                                                 signé SOCE                                                   signé SOCE

                                                                                                             facture
                                                                                                           facture

                                                 facture

                                                 Facture
                                                 rappelle                                                 facture
                                                                         non
                                                commande
                                                  et BL ?

                                                    oui

                                                Conforme
                                                                                                            Paiement
     mail                            non        commande                 oui
                                                  et BL ?

                                                    oui

                                                  cde
                                                   bon livraison
                                                   signé SOCE

                                                     facture

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9         ANNEXE 1 : PLAN ANALYTIQUE SOCE
          PLAN ANALYTIQUE GÉNÉRAL 2015                                PLAN ANALYTIQUE GP Détail
                    Edition du 8 avril 2015                          Approbation Gilbert Lacour VP Admin-Finances

code        Secteur                           Responsable            code Secteur                                    Responsable

    1       Formation-Industrie               C. Picollet             12     Groupes professionnels
 111        Général                           C. Picollet            1201     Aéronautique Paris
 112        Relations Ecole                   C. Picollet            1202     Assurance Finance
 113        Promotion métier ingénieur        C. Picollet            1204     Activités Ferroviaires
 114        Relations Elèves                  F. Accary              1205     Energie
12xx        Groupes Professionnels            J.-P. Frégère          1206     Enseignement et Formation
 130        DSC                               F. Accary              1208     Industries Gazières
 140        CLENAM                            P. Nicolas             1209     Informatique
 150        AMP Pôle Industrie                C. Picollet            1211     Maintenance
 160        Futur Ingénieurs AM               E. Dhenin              1212     Nucléaire
                                                                     1213     Imprimerie - Papier
    2       Projets International             C.   Poinsot           1215     Plastiques
    210     Général                           C.   Poinsot           1217     Thermique
    220     Accueil élèves étrangers          B.   Voisin            1221     Développement durable
    230     Action internationale             C.   Poinsot           1223     Transport
    240     Cercle La Rochefoucauld           C.   Bailly            1224     Métiers du Conseil
    250     Congrès AM                        C.   Poinsot           1227     Automobile
    280     Résidences                        C.   Poinsot           1228     B.T.P.
                                                                     1229     Défense
    3       Communauté                        P. Simonnot            1231     Filière bois
    310     Général                           P. Simonnot            1232     Recherche et Technologie
    321     Fonctionnement Communauté         P. Simonnot            1234     Pétrole et Parapétrolier
    322     Relations Sociétaires             Y. Goux                1237     Environnement
    325     Prix Société                      P. Orsoni              1243     Qualité Services
    330     Formation Responsables            ?                      1245     Logistique
    340     Emploi-Carrière                   M. Courbatieu          1250     AM au Féminin
    341     REXAM                             J.L. Diebold           1253     Agro - Bio-industrie
    360     Entraide                          C. Nivoche             1256     M.I.T. France
    380     Délégués des Promotions           E. Pebreuil            1261     Gadzarts de la Mer
    390     Jeunes Promotions                 C.A. De Kuyper         1262     Santé

    4       Communication                     F. Compagnon           1299     Coordination GP                        J.-P. Frégère
    410     Communication interne Soce        F. Compagnon
    420     Communication externe Soce        F. Compagnon
    480     Gadzarts.net                      G. Lacour                                     AM Multimédia
    490     AM Multimédia                     E. Roubert             code     Secteur                                Responsable
                                                                      430    Annuaire                               E. Roubert
    5       Gestion-Finances                  G. Lacour               431    Annuaire en ligne                      E.   Roubert
    510     Club Iéna                         Y. Goux                 440    Magazine AM                            E.   Roubert
    520     Hôtel                             F. Compagnon            441    AM Mag. 2.0                            E.   Roubert
    530     Administration                    Y. Goux                 460    TV Agoram business                     E.   Roubert
    540     SI Soce                           F. Mescam               461    TV conférences GP                      E.   Roubert
    550     Bormes les Mimosas                C. Nivoche              462    TV conférences EC                      E.   Roubert
    560     Legs                              M. Zakin                463    TV conférences Clenam                  E.   Roubert
    570     Fondation AM                      G. Lacour               464    TV conférences CLRF                    E.   Roubert
    590     AMBA                              G. Lacour               465    Prestations plateaux TV                E.   Roubert
                                                                      490    Administration générale                E.   Roubert
    7       Ressources                        G.   Lacour             491    Outils de communication                E. Roubert
    710     Cotisations                       G.   Lacour
    715     Dons divers                       G.   Lacour
    720     Financiers                        G.   Lacour                                     Gadzarts.net
    730     Exceptionnel                      G. Lacour              code     Secteur                                Responsable
                                                                      450    AM Pedia                               G. Lacour
Nota :      Secteurs fiscalisés

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10 ANNEXE 2 : BON DE COMMANDE

         Société des Ingénieurs Arts & Métiers                           Destinataire:
          9 bis avenue de Iéna 75783 Paris cedex 16                      Société xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
          Tél: +33 (0)1 40 69 27 00                                      Adresse xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
          N° SIRET: 775688757 00019                                         Tél: yy yy yy yy

         Horaire réception: de 9h00 à 12h00 et 14h00 à 17h00

          COMMANDE N°: 15_1234_530                       Commande suivie par:      Nom xxxxxxxxxxxxxx/ Prénom yyyyy
                                                                  Téléphone:
            Date de la commande: 31/11/2015                A réceptionner par:     Nom xxxxxxxxxxxxxx/ Prénom yyyyy
            Date de livraison:   31/12/2015                       Téléphone:

                                                                 Prix
                                                                                               taux
        Référence                 Désignation                  unitaire Quantité   Total HT                 TVA       TOTAL TTC
                                                                                               TVA
                                                                 HT
                                                               1 000,00 1 000,00 1 000 000,00 20,0%      200 000,00   1 200 000,00
                                                               1 000,00 1 000,00 1 000 000,00 20,0%      200 000,00   1 200 000,00
                                                               1 000,00 1 000,00 1 000 000,00 20,0%      200 000,00   1 200 000,00
                                                               1 000,00 1 000,00 1 000 000,00 20,0%      200 000,00   1 200 000,00
                                                               1 000,00 1 000,00 1 000 000,00 20,0%      200 000,00   1 200 000,00

                       Conditions de règlement:
                        45 jours après date émission facture

                                                                TOTAL     5 000,00 5 000 000,00         ########## 6 000 000,00
        Nom et Prénom du signataire:
                                                                Le N° de cette commande doit figurer sur toute correspondance,
                                                               notamment bon de livraison et facture du fournisseur, faute de quoi
                                                                 la correspondance ne pourra pas être prise en compte et sera
                                                                                  retournée au fournisseur.
        Date signature et signature:

11 ANNEXE 3 : Cas pour lesquels la facture tient lieu de bon de livraison
1.    Frais de conférence téléphonique (Société INTERCALL EUROPE)

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