Que devez-vous faire une fois la subvention régionale attribuée ?

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Des subventions régionales pour vos projets

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           Que devez-vous faire
          une fois la subvention
           régionale attribuée ?
Les dispositions détaillées ci-après sont communes à toutes les subventions régionales après leur
vote.

Vous pouvez retrouver les règles spécifiques à chaque type de subvention sur les fiches
correspondantes :
• Pour la subvention d’investissement : fiche 4 ;
• Pour la subvention pour action spécifique de fonctionnement : fiche 5 ;
• Pour la subvention d’exploitation : fiche 6.

La subvention est notifiée par écrit
Après le vote d’une subvention par les élus régionaux, vous êtes informés de la décision d’attribution par
la notification de l’arrêté ou de la convention signée par toutes les parties.

 À savoir
 Les subventions d’un montant supérieur à 23 000 € attribuées aux organismes de droit privé font
 l’objet d’une convention entre le bénéficiaire et la Région, conformément à l’article 10 de la loi du
 12 avril 2000.
Des subventions régionales pour vos projets

La subvention est versée
En fonction du type de subvention (de fonctionnement ou d’investissement) et du montant voté, la
subvention peut être versée :
• soit automatiquement (versement d’une avance puis du solde) ;
• soit de manière échelonnée (versement d’acomptes puis du solde) sur présentation de justificatifs.

Nota bene : Seuls les avances et les acomptes supérieurs à 1 000 € peuvent être versés.

 À savoir
 Si le montant de la subvention attribuée est supérieur à 23 000 €, l’avance ne sera versée qu’après
 notification de la convention, c’est-à-dire une fois celle-ci signée par le bénéficiaire puis par le
 Président de la Région.

Vous adressez les pièces justificatives
Vous devez présenter dans le délai de validité de votre subvention, les pièces justifiant la réalisation de
votre projet. Ces pièces doivent respecter certaines règles de présentation :

• Toutes les pièces justificatives de paiement doivent être datées et signées par le responsable légal
  de la structure ou par la personne dûment habilitée à engager l’organisme. Elles doivent également
  mentionner le nom, le prénom et la qualité du signataire.

• Les comptes sont certifiés par un commissaire aux comptes pour les organismes de droit privé qui
  en sont règlementairement dotés, notamment pour les associations bénéficiant de plus de 153 000 €
  de subventions publiques sur un même exercice comptable.

• Pour les associations, les documents comptables doivent être élaborés selon le Plan comptable général
  et être soumis à l’approbation de l’assemblée générale.

• Le format du compte-rendu financier est réglementaire (cf. formulaire CERFA N°15059*01) et
  constitué de trois volets :

     • Un tableau récapitulant les dépenses et les recettes affectées à la réalisation du projet
       subventionné. Ce tableau fait apparaître les écarts éventuels, exprimés en pourcentage,
       constatés entre les budgets prévisionnels et réalisés du projet.
Des subventions régionales pour vos projets

       • La première annexe :
                • décrit la répartition des charges indirectes affectées au projet subventionné ;
                • explique les écarts entre les budgets prévisionnel et réalisé ;
                • mentionne les contributions volontaires en nature (bénévolat, mises à disposition gratuite
                  de personnes ou de biens).
       • La seconde annexe est un bilan qualitatif du projet subventionné (rapport de réalisation).

• Pour les organismes de droit public, seuls le compte-rendu financier (hors annexes) et les états des
  dépenses doivent être signés par le comptable public.

• L’état des factures acquittées reprend les informations concernant les différentes factures et leurs
  modes de paiement (nom de l’émetteur, objet, numéro, montant HT/TTC, date, montant et mode de
  paiement de la facture).

  À savoir
  Des modèles de compte-rendu financier et d’état des factures acquittées sont à votre disposition
  sur le site internet de la Région, rubrique Pratique/Subventions associations.

Après l’envoi des pièces justificatives, le montant
définitif de la subvention est arrêté
Au vu des justificatifs présentés, le montant définitif de la subvention est calculé au prorata du montant
des dépenses justifiées, rapportées au montant subventionnable* et dans la limite de la subvention votée.

        Montant des dépenses justifiées x Montant de la subvention votée                                           Montant définitif
                                                                                                               =
                                                             Montant subventionnable voté                          de la subvention
* Le montant subventionnable est le montant des dépenses retenues par la Région. Il n’est pas toujours égal à la totalité des dépenses
indiquées dans votre budget prévisionnel.

  Exemple
  La Région vous attribue une subvention pour action spécifique de fonctionnement de 12 500 € pour réaliser votre projet. Le montant
  subventionnable retenu est de 22 000 €.
  D’après les pièces justificatives fournies à l’issue de la réalisation du projet, le montant des dépenses justifiées par vos soins et retenu par
  la Région s’élève à 8 800 €. Le montant définitif de votre subvention s’élève donc à :
  8 800 € x 12 500 € = 5 000 €
             22 000 €
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Attention : dans le cas des versements automatiques, si le montant de la subvention déjà versée
s’avère supérieur au montant définitif de la subvention, le trop-perçu sera réclamé au bénéficiaire.

 Exemple
 La Région vous a attribué une subvention pour action spécifique de fonctionnement de 12 500 € pour un montant subventionnable de
 22 000 €. Dès notification, vous avez perçu une avance automatique de 7 500 € soit 60 % du montant de la subvention votée.
 Si vous ne justifiez que 8 800 € de dépenses pour la réalisation de votre projet, vous ne bénéficierez au final que de 5 000 € de subvention
 sur les 12 500 € votés initialement.
 La Région récupérera le trop perçu de 2 500 € en émettant un titre de recettes à votre encontre.

 À savoir
 Aucune dépense réalisée pour le projet financé avant le dépôt de la demande n’est prise en
 compte dans le montant des dépenses justifiées.

Le contrôle a posteriori
Ce contrôle permet à la Région de s’assurer de la bonne utilisation des fonds publics. Au vu des
justificatifs transmis par vos soins, la Région va vérifier que vous avez utilisé la subvention régionale
conformément à ce qui a été voté.
À cet effet, les services régionaux peuvent effectuer tout contrôle sur pièce et sur place conformément
à l’article L.1611-4 du Code général des collectivités territoriales.

Le délai de validité de votre subvention peut être prorogé
Si votre projet prend du retard, vous pouvez demander une prorogation de la validité de la subvention
par courrier avec accusé de réception, à condition de l’envoyer au moins quatre mois avant l’expiration
du délai initial de validité.
Pour être effective, la prolongation doit avoir été votée par l’assemblée régionale, avant l’expiration du
délai de validité initial de la subvention concernée.

 À savoir
 Attention, l’assemblée régionale se réunit en moyenne tous les deux mois. Veillez à envoyer votre
 demande de prorogation le plus tôt possible afin que celle-ci puisse être votée pendant la durée de
 validité initiale de la subvention concernée.

 Exemple
 La Région vous a attribué une subvention pour une action spécifique de fonctionnement le 24 août 2015. Cette subvention est valable
 2 ans à compter de son vote, soit jusqu’au 24 août 2017.
 Au mois de février 2017, vous réalisez que votre action ne sera pas terminée dans les délais. Vous avez jusqu’au 24 avril 2017 au plus
 tard pour envoyer à la Région votre demande de prolongation de la subvention concernée.
 Attention : pour être validée, votre demande de prorogation doit être votée par l’assemblée régionale avant le 24 août 2017.

Nota bene : Une subvention caduque ne peut plus faire l’objet d’aucun versement de la part de la Région.
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                                                 Que devez-vous faire
                                                une fois la subvention
                                                 régionale attribuée ?
                                                                         Vote    de la subvention par l'Assemblée régionale

                                                                                           Notification
                                                       par la Région de la convention signée de toutes les parties ou de l'arrêté attributif

                                                             Versement                                                 Versement
                                                   d'une avance (uniquement pour les                          du montant total de la subvention
                                              subventions de fonctionnement) par la Région                             par la Région
subventions de fonctionnement supérieures à

                                                                                                                                                         subventions de fonctionnement inférieures
                                                                envoi(s)
  5 000 € ou subvention d'investissement

                                                 de justificatifs d'avancement du projet
                                                   par le bénéficiaire (renouvelable)                                                                              ou égales à 5 000 €

                                                           Versement(s)
                                                par la Région d'un acompte calculé au vu
                                                  des justificatifs fournis (renouvelable
                                                   dans la limite de 80% du montant
                                                             de la subvention)

                                                                  envoi                                                     envoi
                                                 des justificatifs définitifs de réalisation               des justificatifs définitifs de réalisation
                                                      du projet par le bénéficiaire                             du projet par le bénéficiaire
                                                dans le délai de validité de la subvention                dans le délai de validité de la subvention

                                                             Versement                                               Proratisation
                                                       du solde de la subvention                                de la subvention si le montant
                                                      (proratisation si le montant                            subventionnable n'est pas atteint
                                                   subventionnable n'est pas atteint)                         et émission d'un titre de recettes

                                                          Clôture du dossier          une fois les titres de recettes payés le cas échéant
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