REUNION COC GRH 02.09.2021 - CIRB
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REUNION COC GRH
02.09.2021
RÉUNION #2 DU COC GRH
AGENDA Validation du compte-rendu de la réunion du 24 juin 2021
Suivi des points d’action
Processus cibles et mission Phase 1 Intégrateur
Quick Wins
Gouvernance opérationnelle
Points d’action
Questions / Réponses
2 02.09.21
VALIDATION
COMPTE RENDU DE LA RÉUNION
DU 24 JUIN 2021
A RETROUVER SUR LE SITE WEB DU CIRB
https://cirb.brussels/fr/wepulse
https://cibg.brussels/nl/wepulse
4 02.09.21
SUIVI DES POINTS D’ACTION
COC GRH - STATUT DÉSIGNATIONS
C O M M U N E S C P A S
Représentant.es COMMUNES Représentant.es CPAS manquant.es à
manquant.es à ce jour : ce jour :
- Saint-Josse - Auderghem
- Etterbeek
- Watermael-Boitsfort
6 02.09.21COC GRH – STATUT ATELIERS &
QUESTIONNAIRES
C O M M U N E S C P A S
Communes (AC) GRH
CPAS GRH
Anderlecht
Anderlecht X
Auderghem X
Auderghem X
Berchem-Sainte-
Berchem-Sainte- X
X
Agathe Agathe
Bruxelles
Etterbeek
Etterbeek
Evere X
Forest X Forest X
Ganshoren X Ganshoren
Ixelles Ixelles
X
Jette X Jette X
Koekelberg X
Koekelberg
Molenbeek-Saint- X
Molenbeek-Saint-Jean
Jean
Saint-Gilles X
Saint-Gilles X
Saint-Josse Saint-Josse X
Schaerbeek X Schaerbeek X
Watermael-Boitsfort X Watermael-Boitsfort X
Woluwe-Saint-Pierre X
Woluwe-Saint-Pierre X
Woluwe-Saint-Pierre X
7 02.09.21MISE EN PLACE DU COC GRH
• Etablir un Règlement d’ordre intérieur qui fixera les conditions dans lesquelles
seront organisés les travaux et comment les avis seront élaborés et les décisions
prises. En particulier : fixer le mode de désignation des Co-Président.es .
• Créer un groupe de travail à cette fin qui fera rapport lors de la prochaine réunion,
avec envoi préalable aux membres. Composition du groupe : 3 représentant.es des
Communes, 3 représentant.es des CPAS ?
• Tendance : s’appuyer sur ROI du COMIGOV
• Désignation de / de la Président.e lors de cette prochaine réunion.
• Calendrier des réunions du COC en 2021 : fréquence mensuelle, le 1ier jeudi du mois ;
envoi d’un mail de rappel 2 semaines avant la réunion ; envoi de l’invitation (Teams)
avec l’agenda proposé 1 semaine avant la réunion.
• Prochaine réunion : 07 octobre2021
8 02.09.21GOUVERNANCE DU
PROGRAMME
GOUVERNANCE
STRATEGIQUE
GOUVERNANCE
TACTIQUE
GOUVERNANCE
OPERATIONNELLE
9 02.09.21MISSION
La gouvernance a
autorité sur le planning et
l’exécution générale des
GOUVERNANCE projets, mai s n ’effectue
OPERATIONNELLE aucune activité d e micro-
planning
(celle-ci est sous l’autorité
des chefs d e projets)
10 02.09.21N I V E A U O P É R AT I O N N E L
COMMUNES C PA S
COPL COPL
FIN C FIN T&R GRH GRC FIN SOC GRH GRC
PM INTÉGRATEUR PM INTÉGRATEUR PM INTÉGRATEUR PM INTÉGRATEUR PM INTÉGRATEUR PM INTÉGRATEUR PM INTÉGRATEUR PM INTÉGRATEUR
COMITÉ DE COMITÉ DE COMITÉ DE COMITÉ DE COMITÉ DE COMITÉ DE COMITÉ DE COMITÉ DE
PROJET PROJET PROJET PROJET P R O J ET P R O J ET P R O J ET P R O J ET
11 02.09.21COMITÉ DE
P I L O TA G E L O C A L
OBJECTIFS MEMBRES
S u i v i d e s p r o j e t s We P u l s e PRÉSIDENCE
au niveau local et
Le/ l a représent ant (e) au sei n du
coordination entre les
C OMIGOV
représentant.es au sein des
organes de gouvernance
We P u l s e LEADER
Un.e gest i onnai re local.e d e p r o gr a m m e
( IT M a n a ge r ? )
MEMBRES
Les représent ant . es de l a C om m une o u d u
C PAS d é s i gn é . e s d a n s l e s o rga n e s d e
go u v e r n a n c e We P u l s e + C h e f s d e p r o j e t s
c o m m u n e s / C PA S e t / o u In t é gr a t e u r
12 02.09.21COMITÉS
DE PROJET
OBJECTIFS MEMBRES
S u i v i d e p r o j e t We P u l s e a u PRÉSIDENCE
niveau local Le/ l a représent ant (e) au s ei n du C om i t é
Un Comité de projet par de concert at i on concerné
domaine fonctionnel
LEADER
Le/ l a C hef de proj et de l a C om m une o u
du C PAS
MEMBRES
Tous/t outes les intervenant.es de la
Commune ou du CPAS + Chef de projet
intégrat eur
13 02.09.21ORGANISATION DES TRAVAUX
Organes COC FIN COMIGOV COMEX COPL’s Groupes de
COC GRC travail
COC GRH
COC SOC
Jeudi #1 X ……
Jeudi #2 X ……
Jeudi #3 X ……
Jeudi #4 X ……
14 02.09.21PROCESSUS CIBLES
LISTE DES PROCESSUS CIBLES
Définition des besoins
Hormis les problématiques de sélection de l’outil cible, il est important de
définir les processus que l’on souhaite être pris en compte par la solution
cible, indépendamment des applications en place. Cela permettra de
cadrer les besoins et d’ainsi challenger les solutions qui seront proposées
+ liaison avec Phase 1 mission Intégrateur – Développeur applicatif.
Proposition :
• Créer un groupe de travail à cette fin qui dressera une première
ébauche des besoins à couvrir par processus. Composition du groupe :
3 représentant.es des Communes, 3 représentant.es des CPAS ?
• Démarrer sur base des processus identifiés dans les questionnaires et
affiner.
Échéance proposée : 30 septembre 2021
16 02.09.21LIEN AVEC PLATEFORME GTI DRH
17 02.09.21ORDRE DE MISSION INTÉGRATEUR – PHASE 1
OBJECTIFS • Établir l’inventaire des contrats actifs dans les Communes et CPAS couvrant les
différentes solutions applicatives et techniques dans le périmètre du Programme
WePulse ;
• Proposer une rationalisation de ces contrats avec une optimalisation des niveaux
de services en vue d’une économie globale annuelle de 20% ;
• Compléter l’inventaire des solutions existantes dans les Communes et CPAS (back-
end & front-end) établi par le CIRB ;
• Compléter et affiner la cartographie des processus métiers, leur analyse et leur
modélisation établies par le CIRB pour chacun des quatre Domaines fonctionnels ;
• Proposer une uniformisation et une harmonisation de ces processus susceptibles
de convenir à tous les Pouvoirs locaux ayant adhéré au Programme ;
• Définir les besoins : identifier les exigences fonctionnelles de base et décrire les
améliorations que devra couvrir l’application cible pour chaque Domaine ;
• Analyser les Quick Wins (améliorations / rationalisations à court terme) identifiés par
le CIRB encore à instruire et proposer les solutions y relatives ; identifier de nouveaux
Quick Wins.
• Date de démarrage visée de la mission : 01/10/2021
19 02.09.21MARCHÉ 2 – PHASE 2.1
Marché 2 - Phase 2.1 : Reprise de l’existant AS-IS
Incl. :
• La reprise de la gestion de l’existant AS-IS et son optimalisation
• L’analyse et la mise en œuvre sur l’AS-IS des Quick Wins (améliorations /
rationalisations à court terme) identifiés mais non encore réalisés
• La proposition de nouveaux Quick Wins, leur analyse et leur mise en œuvre selon les
procédures prévues dans les mécanismes de gouvernance de WePulse
• …
20 02.09.21MARCHÉ 2 – PHASE 2.2
Marché 2 - Phase 2.2 : Définition du TO-BE
Incl. :
• Analyse fonctionnelle détaillée
• Proposition d’ une architecture cible unique sur base des besoins identifiés et des analyses
• Proposition des composants logiciels qui constitueront la Suite applicative unifiée
• Elaboration des feuilles de route personnalisées pour les migrations de chaque Commune et
CPAS vers la Suite applicative unifiée sur base de l’AS-IS, du TO-BE et des priorités
communiquées par chaque Commune et les CPAS
• …
! Itérations successives (# par Communes / CPAS et par Domaines)
21 02.09.21MARCHÉ 3 – PHASE 3
Marché 3 – Phase 3 : Déploiement du TO-BE
Incl. :
• Déploiement de la Suite applicative unifiée sur base des feuilles de route personnalisées pour
chaque Commune et CPAS sur la période 2021-2025
• Support à la gestion du changement
• Maintenance évolutive de la Suite applicative unifiée sur base de l’analyse des demandes des
Communes et des CPAS métier validées par les organes de gouvernance du Programme WePulse
et de l’évolution des différentes réglementations (maintenance réglementaire / légale) et
maintenance technique
• …
• ! Vagues de cycles de développements parallèles menant chacun à la mise à disposition
progressive de nouvelles fonctionnalités
22 02.09.21QUICK WINS
SUIVI DES QUICK WINS
Le CIRB a identifié une première liste d’améliorations / rationalisations de l’existant
possibles à court terme et les solutions potentielles y relatives.
La gestion des Quick Wins suit les procédures prévues dans les mécanismes de gouvernance
de WePulse. Leur évaluation et leur prioritisation sont portées au sein des Comités de
concertation ad hoc.
Les Quick Wins identifiés et les nouveaux qui seraient identifiés avant le début de
l’exécution de la Phase 2.1 - Reprise de l’existant AS-IS sont en cours d’analyse par le
CIRB, qui mettra également en œuvre les solutions retenues.
Dès le début de l’exécution de la Phase 2.1 - Reprise de l’existant AS-IS, l’analyse et la mise
en œuvre sur l’AS-IS des Quick Wins identifiés mais non encore finalisés par le CIRB, et la
proposition de nouveaux Quick Wins, leur analyse et leur mise en œuvre selon les
procédures prévues dans les mécanismes de gouvernance de WePulse seront à charge de
l’Intégrateur – Développeur applicatif.
24 02.09.21PROPOSITION DE QUICK WINS
DOMAINE SOLUTION BENIFICIAIRES AVANTAGES
Gestion individuelle et collective
des plans de formation
Déploiement des modules
Administrations communales &
Ressources humaines formation & évaluation (des Alimentation automatique du
CPAS
formations) catalogue à partir des
catalogues d'organismes tiers
(ex: ERAP)
Formations bureautiques
accessibles facilement Accès à un catalogue de cours
Administrations communales & (présentiel, à distance,
Ressources humaines
CPAS webinaires, vidéos, ..) portant sur
les logiciels bureautiques
25 02.09.21ETAPES SUIVANTES
ETAPES SUIVANTES
• Suivi Ateliers / Questionnaires
• Finalisation desreprésentant.es dansle COC
• Contact avec équipe WePulseGRH
• Échéance proposée : 16 septembre 2021
• Création groupe de travail ROI
• Organisation des travaux du groupe de travail
• Lien avec travaux de la plateforme GTI DRH
• Envoi d’une proposition aux membres du COC
• Échéance proposée : 30 septembre 2021
• Création groupe de travail PROCESSUS CIBLES
• Organisation des travaux du groupe de travail
• Envoi de la liste aux membres du COC
• Échéance proposée : 30 septembre 2021
• Démarrage instruction Quick Wins
• Présentation lors de la prochaine réunion du COC
• Prochaine réunion : 07 octobre 2021
27 02.09.21QUESTIONS & REPONSES
M ER C I
https://cirb.brussels/fr/wepulse
https://cibg.brussels/nl/wepulse
Contact:
Rudy Therasse –Directeur de programme
12.08.21 rtherasse@cirb.brussels rtherasse@cibg.brusselsVous pouvez aussi lire
