Saigon to Angkor Wat Bike Ride November 15th - 23rd, 2015

Saigon to Angkor Wat Bike Ride
November 15th - 23rd, 2015
Version française incluse. French version is included.

Payment Options
Small Group Supplement explained: Please note that the costs and sponsorship levels listed
on our website are based on a minimum of 16 participants on the challenge. We can run this trip
with groups of 12-15 people, but there will be a small group supplement of $125. This is payable
by your charity if you book under the minimum sponsorship or flexi options, and by yourself if
you are a self-funder. If a small group supplement is necessary, we will notify you 12 weeks
before departure.
Note: All prices in CAD

Payment Explained: There are a number of ways in which you can fund the challenge. Below
are the options available:

self funder
The full cost of this challenge is $1,912. You will be required to pay the deposit of $500 at the
time of booking and the final balance of $1,412 which is due eight weeks before departure (Sep
20, 2015). You will receive fundraising advice and sponsorship forms and be asked to raise as
much as you can for the charity with a minimum of at least $500. As you have covered the full
cost of the challenge, 100% of this fundraising will be retained by the charity.

Flexi
You will be required to pay the deposit of $500 at the time of booking, and 8 weeks before
departure (Sep 20, 2015) you will be required to pay a second contribution of $500 towards your
challenge costs. You will also need to raise a minimum amount of sponsorship, $3,650 for your
nominated charity. You should send your sponsorship money to the charity as you raise it. At
least 80% of the minimum sponsorship required ($2,920) must be sent to the charity ten weeks
before departure (by Sep 06, 2015), and the remaining 20% ($730) within four weeks of
completing the challenge (by Dec 21, 2015) unless stated otherwise by your charity. In this
circumstance the charity deadlines and requirements for sponsorship will override our
standard terms. If you have raised the necessary funds, the charity will then pay the balance
of your expedition costs (which will not exceed 25% of the minimum sponsorship target). The
charity benefits by keeping the remaining sponsorship money (which will be at least 75% of the
minimum sponsorship) and every dollar over and above that you raise.

Deposit Installments explained
The first installment is due at the time of booking. The second installment will automatically be
debited from your credit/debit card 31 days after you book. We can only accept payment for
your deposit by installments if you book and pay online. Please note that when paying your
deposit in instalments, a $15 admin fee will be added to your first deposit payment. You are
unable to pay your deposit by installments for manual bookings or if you wish to pay for the first
deposit over the phone. If you send in a manual form opting to pay your deposit by installments,
your booking will not be accepted.

Please note that your booking will not be processed (and we will not send an authorization
request to your charity) until we receive the payment for your second installment. Your place on
the challenge will only be held until 31 days from your initial booking. If we are unable to take
your second instalment, your booking will be cancelled and normal cancellation terms will apply.

Ground only package
This challenge is "ground only". This means you will need to organize travel to arrive at the
starting point of the itinerary and to return home at the end of the challenge. You will be
provided with details of where and when to arrive and depart but please do budget for the
appropriate travel arrangements. If you want a rough idea of international flight costs, please
email flights@charitychallenge.com

What’s included?

Before departure:

     support materials (itinerary, equipment list, fact file, Q&As, health notes, travel tips,
     responsible travel policy and guidance)
     access to your own password protected members area
     A-Z of fundraising ideas
     template press release
     sponsorship forms
     fitness training notes
     16 and 20 week trek/bike training schedule
     warm up exercise routines
     access to "ask the expert" re your kit requirements
     public liability insurance
     risk assessment and emergency management planning
     fundraising advice

During the challenge:

     internal road transfers as per the itinerary
     a Charity Challenge T-Shirt
     a contribution towards funding the reduction of carbon emissions through Climate Care’s

portfolio of award winning projects
      a donation to Charity Challenge’s local community development projects (see our
      Responsible Travel page)
      activity equipment including bikes, tents and rafts as per the challenge activity
      full back-up support including first-aid qualified staff and first-aid supplies
      all ground staff including English speaking guide, drivers, cooks, and porters
      entrance fees to national parks or other places of interest visited on the itinerary
      drinking water on challenge days
      three meals a day (unless otherwise stated in the itinerary)
      accommodation during the challenge (usually in twin share)
      all challenge management before, during and post event

Optional extras:
     business class upgrades
     single room supplements*
     extensions at end of trip*
     international flights to and from the host country

(*subject to availability)

De Hô Chi Minh-Ville à Angkor Wat en vélo
15 au 23 novembre 2015

Options de paiement
Explications sur le supplément pour petit groupe: Veuillez noter que les échelles de prix et
de commandite présentées sur notre site Web sont établies selon un minimum de 16
participants. Les groupes de 12 à 15 personnes sont aussi acceptés, moyennant un supplément
pour petit groupe de 125 $. Ce montant est payable par votre organisme de bienfaisance si
vous choisissez les options « commandite minimale » ou « flexible ». Vous devez débourser
vous-même ce montant si vous choisissez l’option « autofinancement ». Si un supplément pour
petit groupe est exigible, nous vous en aviserons 12 semaines avant votre départ.

Remarque : Tous les prix sont en dollars canadiens.

Explications sur les options de paiement: Vous pouvez financer le défi de diverses façons. Voici
les options offertes:

Autofinancement
Le coût total de ce défi est de 1 912 $. Vous devrez payer l’acompte de 500 $ au moment de la
réservation et le solde de 1 412 $ huit semaines avant le départ (20 septembre 2015). Vous
recevrez des conseils de financement et des formulaires de commandite et on vous demandera
de recueillir le plus de fonds possible, le montant minimal étant de 500 $. Comme vous prenez
en charge le coût total du défi, l’organisme de bienfaisance conservera l’intégralité des fonds
recueillis.

Flexible
Vous devrez payer l’acompte de 500 $ au moment de la réservation et, huit semaines avant le
départ (20 septembre 2015), verser une deuxième contribution de 500 $. Vous devrez
également recueillir au moins 3 650 $ en commandite pour l’organisme de bienfaisance que
vous avez choisi. On vous demande d’acheminer ces fonds à l’organisme de bienfaisance au
fur et à mesure. Une partie d’au moins 80 % des fonds (soit 2 920 $) doit être envoyée à
l’organisme de bienfaisance dix semaines avant le départ (au plus tard le 6 septembre 2015), et
la dernière tranche de 20 % (soit 730 $), dans les quatre semaines suivant la fin du défi (au plus
tard le 21 décembre 2015), sauf indication contraire de votre organisme de bienfaisance,
auquel cas les échéances et les exigences de commandite de l’organisme auront

préséance sur nos modalités standards. Si vous recueillez les fonds nécessaires,
l’organisme de bienfaisance payera le solde de vos coûts d’expédition (qui ne doit pas dépasser
25 % de la cible de commandite minimale). L’organisme de bienfaisance conserve les fonds de
commandite qui restent (au moins 75 % de la cible de commandite minimale) et chaque dollar
que vous recueillez au-delà de cette cible.

Explication des versements d’acompte
Le premier versement est exigible au moment de l’inscription. Le second versement sera
automatiquement débité de votre carte de crédit/débit 31 jours après votre inscription. Nous ne
pouvons accepter le paiement de votre acompte par versements que si vous vous inscrivez et
payez en ligne. Veuillez noter que lorsque vous payez votre acompte par versements, des frais
d’administration de 15 $ sont ajoutés à votre premier versement. Il est impossible de payer
l’acompte par versements si vous vous inscrivez au moyen d’un formulaire imprimé ou si vous
désirez acquitter le premier versement par téléphone. Si vous envoyez un formulaire papier
indiquant que vous souhaitez payer l’acompte par versements, votre inscription sera refusée.

Veuillez noter que votre inscription ne sera pas traitée (et que nous n’enverrons pas de
formulaire de demande d’autorisation à votre organisme de bienfaisance) tant que nous
n’aurons pas reçu le second versement. Votre place au sein du défi ne sera conservée que 31
jours après votre inscription initiale. Si nous ne sommes pas en mesure de prélever votre
second versement, votre inscription sera annulée conformément aux modalités normalement
applicables.

Expédition par voie terrestre seulement
Ce défi est une expédition « par voie terrestre seulement ». Cela signifie que vous devrez
organiser vos déplacements pour arriver au point de départ de l’itinéraire et pour rentrer à la fin
du défi. On vous communiquera le lieu et la date de l’arrivée et du départ, mais veuillez planifier
votre budget en fonction des déplacements appropriés. Pour obtenir une idée générale des prix
des vols internationaux, envoyez un courriel à flights@charitychallenge.com.

Qu’est-ce qui est compris?
Avant le départ:

     accès à la section réservée aux membres, protégée par un mot de passe
     documents de soutien (itinéraire, liste d’équipements, fiche d’information,
     FAQ, info-santé, conseils de voyage, politique de voyage responsable et
     note d’orientation)
     ABC du financement
     modèle de communiqué de presse
     formulaires de commandite
     conseils d’entraînement/de mise en forme
     calendrier d’entraînement de 16 et de 20 semaines (randonnée/vélo)

routines d’exercices de réchauffement
     possibilité de poser des questions à des experts
     assurance de responsabilité civile
     plan d’évaluation des risques et de gestion des urgences
     conseils de financement
Durant le défi:

     transport terrestre et aérien, conformément à l’itinéraire
     t-shirt de Charity Challenge
     contribution à la réduction des émissions de carbone grâce au portefeuille
     de projets primés de ClimateCare
     don aux projets de développement communautaire de Charity Challenge
     (voir la page Responsible Travel)
     équipement nécessaire aux activités (vélos, tentes et embarcations, selon
     l’activité)
     soutien complet, incluant secouristes qualifiés et fournitures de premiers
     soins
     tout le personnel sur le terrain, incluant guide anglophone, conducteurs,
     cuisiniers et porteurs
     droits d’entrée dans les parcs nationaux et les autres lieux prévus dans
     l’itinéraire
     eau embouteillée durant le défi
     trois repas par jour (sauf indication contraire dans l’itinéraire)
     hébergement durant le défi (habituellement en occupation double)
     toute la gestion du défi, avant, pendant et après l’événement
Suppléments facultatifs:
     surclassement en classe affaires
     hébergement en occupation simple*
     prolongation du séjour*
     vols internationaux au départ et à l’arrivée du pays hôte
(*selon les disponibilités)