Ses fichiers à distance ? - COMMENT aCCédEr à - 12h15
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COMMENT accéder à
ses fichiers à distance ?
Sommaire
Comment choisir une solution ?
Typologie des solutions
Les sites d’échange de fichiers
Un serveur FTP
Les services de partage de fichiers
Les plateforme de gestion électronique de documents
Le VPN
Le bureau virtuel
Synthèse des solutions
être flexible et réactif, de nombreux métiers né- COMMENT CHOISIR UNE SOLUTION ?
cessite un accès aux informations-clés de l’entre-
prise, de n’importe où. Quatre critères doivent orienter l’entreprise dans
le choix d’une solution d’accès aux fichiers à dis-
Pour des raisons de volume, de mise à jour et de tance :
sécurité, il n’est pas toujours possible de stocker La fréquence du besoin : les collaborateurs
l’intégralité de ses données sur un ordinateur por- doivent-ils avoir accès souvent aux fichiers ?
table ou une clé USB. Usage : les collaborateurs doivent-ils seule-
ment consulter ou modifier ces fichiers ?
Il existe de nombreuses solutions pour partager Confidentialité : s’agit-il de fichiers stratégi-
des documents en ligne ou accéder à distance aux ques pour l’entreprise ?
fichiers d’une entreprise. Le choix d’une solution Degré d’accès : les collaborateurs doivent-ils
plutôt qu’un autre réside dans le besoin de l’en-
avoir accès à une partie ou la totalité des fi-
treprise.
chiers ?
Cette notice traite des principales solutions pour La réponse à ces questions doit permettre à
accéder à des fichiers à distance en fonction des l’entreprise de se positionner dans le tableau ci-
besoins de l’entreprise. après.
1
Par ailleurs, ce service n’est pas suffisamment sécurisé
CRITERES APPRECIATION DU BESOIN
pour échanger des fichiers de nature stratégique.
Fréquence d’accès Rarement Souvent
Cette solution est adaptée pour :
Usage Mise à disposition Collaboration Une utilisation ponctuelle
L’envoi de gros fichiers
Confidentialité - + Des fichiers n’ayant pas besoin d’être modifiés
Des fichiers peu confidentiels
Accès à quelques Accès à tous les Un accès à peu de fichiers de l’entreprise
Degré d’accès fichiers fichiers du réseau
TYPOLOGIE DES SOLUTIONS UN SERVEUR FTP INTERNE OU EXTERNE
LES SITES D’éCHANGE DE FICHIERS Il s’agit de créer un espace sur le serveur de l’entreprise
qui sera accessible par Internet. Cet accès est généra-
Le moyen le plus rapide et le plus économique pour ac- lement protégé par un identifiant et un mot de passe.
céder à un fichier à distance est de le déposer sur un Si l’entreprise possède un site web, elle peut demander
site d’échange de fichiers tel que le portail de Free ou à son hébergeur de lui créer un espace pour échanger
YouSendit. des fichiers en FTP.
Sur le FTP, les fichiers sont classés dans des dossiers
Pour utiliser ces services, il n’est pas nécessaire de comme sur le réseau de l’entreprise.
créer un compte sur le site. Il suffit de fournir le fichier à
partager et les adresses mail du ou des destinataires à L’espace créé sur le serveur est communément appelé
qui le fichier doit être adressé. Le site se charge de leur « serveur FTP » car il utilise un protocole nommé FTP
envoyer un lien hypertexte pour télécharger le fichier. pour File Transfer Protocol (protocole de transfert de
Ces services sont le plus souvent gratuits et proposent fichiers).
généralement de déposer un seul fichier à la fois. Il n’est
donc pas possible de classer plusieurs fichiers dans des Le FTP s’utilise beaucoup pour partager des fichiers vo-
dossiers. lumineux. Pour y accéder à distance il existe deux possi-
bilités :
La taille du fichier déposé est souvent limitée mais offre Donner accès à tous les fichiers en fournissant au
néanmoins des volumes de stockage importants (jusqu’à destinataire les codes d’accès au FTP (identifiant +
10 Go). La durée de stockage est elle aussi en général mot de passe) qu’il saisira sur un utilitaire FTP tel
limitée (de 1 à 3 mois). que Filezilla
Les sites d’échange de fichiers sont réservés aux entre- Donner accès à un seul fichier en envoyant au des-
prises n’ayant pas nécessairement besoin d’avoir accès tinataire un lien hypertexte permettant à celui-ci
à distance à un gros volume de fichiers. Dès lors que ce de télécharger le fichier. Ce lien sera composé de
besoin devient important, il est nécessaire d’envisager l’adresse du FTP puis du nom du fichier
une autre solution. Ex : http://adresseduftp/nom du fichier
© Espace Numérique Entreprises - Reproduction interdite
Accès à un fichier sur UN site de partage de fichiers
INTERNET INTERNET
Emetteur Dépôt d’un fichier Récupération du fichier Destinataire
Serveur du site de
partage de fichiers grâce au lien hypertexte
Envoi d’un lien hypertexte
par mail
www.ene.fr Travailler à distance | Comment accéder à ses fichiers à distance ? 2
www.ene.fr |Accès à un fichier sur un serveur ftp
ENTREPRISE
FTP
INTERNET
Emetteur Dépôt d’un fichier Récupération du fichier1 Destinataire
sur le serveur Serveur
Envoi d’un lien hypertexte par mail
R emar q ue Il convient d’être très vigilant dans la rédaction du contrat
avec le service de partage de fichiers choisis :
C’est par ce biais que vous pouvez télécharger chaque La continuité de service doit être garantie
mois les notices de l’ENE sur notre FTP « notices.ene.fr ». En cas de rupture de contrat, le prestataire doit être en
mesure de fournir à l’entreprise une copie des fichiers
Cette solution est adaptée pour : déposés sur le site de partage.
Une utilisation ponctuelle
Une mise à disposition ou une récupération de gros
fichiers R emar q ue
Des fichiers n’ayant pas besoin d’être modifiés L’offre de Google se rapproche des services de par-
Des fichiers peu confidentiels tage de fichiers et fournit en plus ses propres logiciels
Un accès à peu de fichiers de l’entreprise de bureautique. Google Documents permet d’impor-
ter, de modifier, d’exporter et de partager des docu-
LES SERVICES DE PARTAGE DE FICHIERS ments textes, des diaporamas, des tableurs et des
formulaires.
Des sociétés proposent de stocker des fichiers sur Aucune limite de volume de données n’est affichée
leurs serveurs et d’en assurer du même coup la sau- mais Google se réserve le droit de fixer un plafond. Par
vegarde. Des offres gratuites existent pour les parti- ailleurs, aucun contrat n’étant signé, Google n’est pas
culiers. tenu de garantir une continuité de service ni la confi-
Les offres professionnelles sont en général facturées dentialité des documents.
au mois. Elles comprennent la possibilité de stocker
plusieurs giga-octets de fichiers et des espaces priva-
tifs pour les utilisateurs. Ceux-ci accèdent au service de Cette solution est adaptée pour :
partage de fichiers grâce à un identifiant et un mot de Une utilisation régulière
passe personnels. Gérer différents profils d’utilisateurs
© Espace Numérique Entreprises - Reproduction interdite
Des fichiers ayant besoin d’être modifiés
Certaines solutions permettent de gérer le droit d’accès Des fichiers moyennement confidentiels
des utilisateurs aux fichiers (récupération ou publication Un besoin d’accès à un nombre raisonnable de fichiers
de fichier). de l’entreprise
Ex : L’utilisateur A peut déposer des fichiers dans le
dossier X, consulter le fichier Y et ne pas accéder au LES PLATEFORMES DE GESTION éLECTRONIQUE
dossier Z. DE DOCUMENTS
Les services de partage de fichiers proposent d’autres On appelle Gestion Electronique de Documents (GED)2,
fonctionnalités telles que l’historique des différentes ver- un système informatisé dédié à la gestion de fichiers sur
sions d’un même document publié ou la traçabilité des une plateforme virtuelle. On y accède généralement via
documents déposés et téléchargés par les utilisateurs. Internet grâce à un identifiant et un mot de passe.
1
Soit par le biais d’un utilitaire FTP, soit en cliquant sur le lien hyper-
texte envoyé par mail par l’émetteur. 2
GED : Gestion Electronique de Documents
www.ene.fr Travailler à distance | Comment accéder à ses fichiers à distance ? 3
www.ene.fr |Une GED permet la mise en place de processus d’ac- Cette solution est adaptée pour :
quisition (scans de toutes les factures reçues, valida- Un besoin régulier
tion de tout nouveau document déposé sur la GED), de Des fichiers ayant besoin d’être modifiés voire validés
classement (manière d’indexer les fichiers : titre auteur, par certaines personnes avant d’être officiellement
mots-clés…), et de stockage des documents (durée de consultables par les utilisateurs
conservation en fonction du type de fichier). Des fichiers moyennement confidentiels
La GED rationalise l’organisation des documents afin Un besoin d’accès à un gros volume de fichiers
que la recherche d’informations sur la plateforme soit
la plus rapide et la plus fructueuse possible. Elle propose LE VPN
des fonctions de recherche et de classement avancées.
Elle permet également de gérer les droits de chaque uti- Comment ça marche ?
lisateur : lecteur, publieur, rédacteur, valideur. Un VPN (Virtual Private Network) permet d’accéder à la
totalité des fichiers d’une entreprise en toute sécurité. Il
Ce système est utilisé pour gérer de gros volumes de fi- donne accès au réseau local d’une entreprise à distance
chiers. Il connaît un certain succès chez les entreprises via une connexion internet sécurisée.
souhaitant dématérialiser une part de leurs documents Les données qui transitent sont chiffrées grâce à une
papiers. Chaque document publié est assorti d’une fiche technique de « tunnel » et donc inaccessibles aux autres
descriptive permettant de retrouver le fichier rapidement. internautes. Ce cryptage est rendu possible grâce à un
certificat électronique3. Celui-ci fonctionne comme un
Plusieurs éditeurs proposent des solutions de GED. Le passeport ; il doit être présent du côté de l’ordinateur
prix de la prestation varie en général en fonction des distant qui tente d’accéder aux fichiers de l’entreprise et
fonctionnalités et du volume de stockage mis à disposi- du côté du serveur.
tion.
Chaque certificat dispose d’une clé publique et d’une clé
Il est probable que l’outil soit hébergé par le prestataire. privée. Lorsque l’ordinateur distant tente d’accéder aux
Cela signifie que les fichiers ne seront pas stockés dans fichiers, il envoie sa clé publique au serveur. Si celui-ci
l’entreprise. Quelques règles de sécurité s’imposent reconnaît le certificat de l’ordinateur distant, il envoie
donc : également sa clé publique. La connexion VPN est alors
Veiller à la pérennité du prestataire : existe-il depuis établie (le tunnel est créé), les données qui transitent en-
quelques années ? Quelle est sa santé financière ? tre les deux parties sont chiffrées et déchiffrées grâce
Connaître l’endroit où seront hébergées les données aux certificats.
de la GED. Sont-elles dans un espace sécurisé ? Sont-
elles en France ? Des sauvegardes sont-elles faites ré- Mettre en place un VPN
gulièrement ? Il convient d’abord d’acquérir le matériel nécessaire.
Vérifier que le contrat garantisse une continuité de ser- Deux solutions existent :
vice et une possibilité de récupération des données en Disposer d’un routeur4 intégrant la fonction VPN
cas de rupture de contrat. Installer un logiciel de VPN sur le serveur de l’entreprise
Accès au serveur de fichiers à distance grâce à un VPN
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VPN
VPN
Routeur équipé de la
fonction VPN Serveur de
INTERNET l’entreprise
VPN Serveur VPN
Ordinateur distant et
son certificat
Serveur de fichiers
Routeur
Serveur de
l’entreprise
3
Il est possible d’utiliser un VPN sans certificat électronique mais ce 4
Routeur : élément d’un réseau informatique qui dirige les données à
n’est pas recommandé pour des raisons de sécurité. travers un réseau d’un point A à un point B.
www.ene.fr Travailler à distance | Comment accéder à ses fichiers à distance ? 4
www.ene.fr |Les logiciels de VPN et les routeurs équipés de VPN Comment ça marche ?
permettent de créer et gérer soi même des certificats. Tous les fichiers et toutes les applications (ex : Word,
Le certificat pourra soit être stocké sur l’ordinateur dis- Excel…) de l’entreprise sont stockés sur le « ter-
tant, soit sur un support amovible comme une clé USB minal server ». Les ordinateurs des salariés, qu’ils
ou pour plus de sécurité sur une clé cryptographique5. soient dans ou hors des locaux de l’établissement, ne
Une fois connecté à l’ordinateur le certificat est activé contiennent aucun fichier ni aucune application à part
avec un mot de passe. un navigateur Internet (ex : Internet Explorer, Mozilla
Firefox).
Combien ça coûte ?
La mise en place complète d’un VPN représente envi- Pour travailler, les salariés se connectent sur le termi-
ron une journée de travail pour un prestataire informa- nal server grâce à un identifiant et un mot de passe. Ils
tique. A cela s’ajoute, si l’entreprise ne dispose pas de travaillent sur le serveur, ce qu’ils voient sur leur écran
la fonction VPN sur son routeur, l’acquisition d’un logi- n’est qu’une image. La puissance de l’ordinateur qu’ils
ciel de VPN « serveur » (il en existe en version open source) utilisent n’a donc aucune importance.
pour le serveur. Enfin, l’entreprise devra s’équiper d’autant
de logiciels VPN « client » quelle a d’utilisateurs du VPN. Fonctionnement d’un terminal server
Les certificats électroniques ne coûtent rien s’ils sont
Envoi une image du
créés en interne avec un logiciel de VPN. logiciel
Cette solution est adaptée pour :
Un besoin régulier voire quotidien
Des utilisateurs disposant d’une connexion internet
SDSL5 de préférence Terminal server
Une utilisation des fichiers comme si l’utilisateur se
trouvait dans les locaux de l’entreprise Il est possible de définir à quels fichiers et à quelles appli-
Des fichiers confidentiels cations chaque utilisateur a accès.
Un besoin d’accès à la totalité des fichiers de l’en-
treprise Mise en place
Le bureau virtuel implique une réorganisation complète
LE BUREAU VIRTUEL du réseau de l’entreprise. Tous les postes de travail sont
gérés à partir du terminal server. C’est sur cet élément
Cette solution s’adresse aux entreprises dont une forte que seront installés les logiciels et leurs mises à jour.
proportion des salariés a besoin d’accéder à l’ensemble Le temps de mise en place est long et réservé aux spé-
des fichiers de l’entreprise ainsi qu’aux logiciels installés cialistes.
sur le serveur de l’entreprise.
Le bureau virtuel est souvent présenté comme un outil Cette solution est adaptée pour :
de télétravail car il permet de travailler à distance dans Un besoin quotidien
les mêmes conditions qu’un salarié dans les locaux de Une utilisation des fichiers comme si l’utilisateur se
l’entreprise. trouvait dans les locaux de l’entreprise
© Espace Numérique Entreprises - Reproduction interdite
Accès au serveur de fichiers à distance
grâce à un terminal server
ENTREPRISE
Ordinateurs
INTERNET distants
Terminal
Réseau local server
5
Cette clé peut prendre la forme d’une clé USB ou d’une carte à puce à insérer dans l’ordinateur. Elle permet de renforcer la sécurité en bloquant
par exemple l’activation du certificat au bout d’un certain nombre de mauvais mots de passe saisis. Le certificat ne peut être copié. Pour l’exporter,
il faut un mot de passe qu’on puisse saisir un nombre de fois défini.
www.ene.fr Travailler à distance | Comment accéder à ses fichiers à distance ? 5
www.ene.fr |Des fichiers confidentiels SYNTHèSE DES DIFFERENTES SOLUTIONS
Un besoin d’accès à la totalité des fichiers de l’entreprise
Les entreprises ayant beaucoup d’utilisateurs et/ou Le tableau ci-après fait la synthèse des avantages et incon-
multi sites vénients des principales solutions d’accès à des fichiers à
Des utilisateurs disposant d’une connexion Internet distance. Il fournit également quelques indications sur le
SDSL6 de préférence coût et le temps de mise en place de ces solutions.
Solution Avantages Inconvénients Coût Temps de mise en place Remarque
- Volume et durée
- Echanger ponctuel-
de stockage limités Pas de mise en place
Sites d’échange lement des fichiers Faible voire gratuit Pour une utilisation
- Dépôt d’un seul nécessaire
de fichiers volumineux + très ponctuelle
fichier à la fois sur +
- Gratuit ou presque
le site
Quelques heures de
Serveur FTP
Veiller à la sécurité mise en place par un Quelques heures Besoin ponctuel et don-
interne ou Coût faible
des données informaticien ++ nées non sensibles
externe
+
Coût variable selon le Besoin de partager
Permet à plusieurs Les données peu- nombre d’utilisateurs, des documents ac-
Services de par- personnes de vent être perdues du volume de données cessibles à l’extérieur
++
tage de fichiers travailler ensemble à si le prestataire stockées et des fonc- (ex : documentation
distance n’est pas fiable tionnalités commerciale pour les
++ commerciaux)
Mise en place
longue si tous les Variable en fonction du
Pour gérer un gros
GED Travail collaboratif fichiers de l’entre- projet +++
volume de fichiers
prises sont sur la +++
GED
1 journée de travail Idéal pour un besoin
Accès au réseau Besoin de haut
VPN d’un informaticien ++ de quelques accès
local de l’entreprise débit symétrique
++ distants
Possibilité de faire du Besoin de haut Pour un usage mobile
Bureau virtuel +++ +++
télétravail débit symétrique généralisé © Espace Numérique Entreprises - Reproduction interdite
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SDSL : il s’agit de débit symétrique. Contrairement à l’ADSL, l’envoi de
données est aussi rapide que la réception.
www.ene.fr Travailler à distance | Comment accéder à ses fichiers à distance ? 6
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