STRATÉGIE DE COMMUNICATION 2018-2021 DE LA COMMISSION DE L'OCÉAN INDIEN - POINT 6.4 - ANNEXE
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
POINT 6.4 - ANNEXE 1
STRATÉGIE DE COMMUNICATION 2018-2021
DE LA COMMISSION DE L’OCÉAN INDIEN
Décembre 2017
La stratégie de communication de la COI a été élaborée par :
• Gilles Ribouet, responsable de l’Unité de communication
• Valérie Rasoahaingo, assistante de communication
• Fanny Vidal, assistante de communication
• Camille Martin, chargée de communication du programme ENERGIES
• Mihary Randrianarivelo, assistante de communication du programme Biodiversité
• Toky Rasoloarimanana, chargée de communication du projet SmartFish
• Avec le concours de Fanny Lacroix, coordonnatrice du Résultat 2 « Sensibilisation » du
programme ENERGIES et Francine Bourdon, webmaster
2
Table des matières
1 Contexte et justification ................................................................................................................. 5
1.1 Contexte .................................................................................................................................. 5
1.2 Justification ............................................................................................................................. 6
2 Analyse de la situation ................................................................................................................... 8
2.1 La communication à la COI ..................................................................................................... 8
2.2 Analyse SWOT ......................................................................................................................... 9
3 Valeurs, vision et leitmotiv .......................................................................................................... 10
4 Objectifs ........................................................................................................................................ 10
4.1 Objectifs globaux .................................................................................................................. 10
4.2 Objectifs spécifiques ............................................................................................................. 11
5 Groupes cibles .............................................................................................................................. 11
6 Activités envisagées ..................................................................................................................... 13
6.1 Plaidoyer international et communication à destination des partenaires techniques et
financiers (PTF).................................................................................................................................. 13
6.1.1 Plaidoyer international ................................................................................................. 13
6.1.2 Communication vers et avec les partenaires ................................................................ 14
6.2 Communication à destination des Etats membres et de leurs institutions .......................... 16
6.3 Communication à destination du grand public ..................................................................... 17
6.3.1 Révision et modernisation du site web......................................................................... 17
6.3.2 Mise en œuvre de la stratégie de communication digitale .......................................... 17
6.3.3 Visites sur le terrain ...................................................................................................... 18
6.3.4 Photothèque ................................................................................................................. 18
6.3.5 Communication scientifique ......................................................................................... 19
6.3.6 Promotion de l’Indianocéanie ....................................................................................... 19
6.3.7 Appui sur des relais d’informations pertinents ............................................................ 19
6.4 Relations avec les médias ..................................................................................................... 20
6.4.1 Production d’un outil dédié aux médias sur les missions et les actions de la COI ........ 20
6.4.2 Publications régulières et diversifiées .......................................................................... 21
6.4.3 Facilitation des échanges entre les partenaires et les médias ..................................... 21
6.4.4 Revue de presse ............................................................................................................ 21
6.5 Communication interne ........................................................................................................ 21
36.5.1 L’existant à moderniser................................................................................................. 21
6.5.2 Outils et canaux à développer ...................................................................................... 22
6.6 Des réformes et des actions internes ................................................................................... 23
7 L’éventuelle évolution institutionnelle de la COI ........................................................................ 24
8 Outils et canaux ............................................................................................................................ 24
8.1 Les documents de plaidoyer et événements ........................................................................ 24
8.2 La communication externe et ses canaux ............................................................................. 25
8.3 La communication interne et ses canaux ............................................................................. 26
8.4 Les outils des réformes ......................................................................................................... 27
9 Indicateurs de résultats ................................................................................................................ 28
10 Tableau récapitulatif avec budget ............................................................................................... 30
11 Annexes......................................................................................................................................... 34
11.1 ANNEXE 1 – Plan d’actions de la communication interne de la COI ..................................... 34
11.2 ANNEXE 3 – Procédures de communication externe ........................................................... 35
11.3 ANNEXE 4 – Procédures de communication interne ............................................................ 50
41 Contexte et justification
1.1 Contexte
La Commission de l’océan Indien (COI) est une organisation intergouvernementale de coopération
régionale créée en 1982 à Port-Louis (Maurice) et institutionnalisée par l’Accord général de
coopération en 1984 à Victoria (Seychelles). Elle regroupe quatre Etats du Groupe des Etats d'Afrique,
des Caraïbes et du Pacifique (ACP), à savoir l’Union des Comores, la République de Madagascar, la
République de Maurice et la République des Seychelles ainsi que la France, au titre de La Réunion,
région de l’Outre-mer français et ultrapériphérique européenne.
Du fait de leur géographie particulière, de leur histoire partagée et de leurs cultures imbriquées, les
cinq pays membres partagent des valeurs et des intérêts communs face aux mutations de leur
environnement. La COI s’est donnée pour mission de resserrer les liens d’amitié et de solidarité entre
les peuples et de contribuer au développement durable de ses Etats membres à travers des projets de
coopération régionale.
Seule organisation régionale africaine composée exclusivement d’îles, la COI s’est spécialisée dans la
défense des intérêts insulaires de ses Etats membres qui ont en commun l'isolement, l'étroitesse des
marchés, la fragilité environnementale et l'exposition aux catastrophes naturelles. Devenue au fil des
ans le cadre naturel de la coopération régionale dans la zone du Sud-Ouest de l’océan Indien, la COI a
vu ses missions évoluer pour tenir compte des nouveaux besoins régionaux et relever les défis qui
s’imposent à elle. Les crises alimentaire et énergétique, le réchauffement climatique, la libéralisation
du commerce mondial, les risques d’instabilité politique et sociale impliquent en effet de nouvelles
formes de croissance et de solidarité.
L’action de la COI couvre un large éventail de secteurs pilotés par les politiques publiques et touchant
au quotidien des populations. Afin de sensibiliser les pouvoirs publics, les acteurs économiques et
sociaux et les populations sur la plus-value d’une action régionale conduite par la COI, l’organisation
met autant l’accent sur la mobilisation de savoir-faire techniques que sur le « faire-savoir » sans lequel
les efforts humains et budgétaires déployés ainsi que les résultats obtenus demeureraient largement
méconnus.
L’essor des activités du Secrétariat général oblige à une rationalisation et à une convergence des
différentes actions de communication de la COI et de ses projets financés par les partenaires au
développement.
La mise en place, en 2012, d’une Unité de communication au sein du Secrétariat général de la COI a
permis d’améliorer la visibilité de l’organisation et de ses actions tant au niveau régional
qu’international. Cette restructuration a également permis d’harmoniser la communication du
Secrétariat général et des projets.
Le 32e Conseil des ministres de la COI, tenu le 1er mars 2017 à La Réunion, a demandé au Secrétariat
général d’élaborer une stratégie de communication institutionnelle modernisée en phase avec
5l’évolution attendue de l’organisation sur les prochaines années, notamment sur la base du Plan de
développement stratégique 2018-20211.
La présente stratégie de communication vise à adapter la communication de la COI aux priorités
stratégiques et politiques de l’organisation, aux nouveaux enjeux de développement, aux besoins des
projets comme des bailleurs ainsi qu’aux nouveaux moyens et méthodes de communication.
1.2 Justification
Une stratégie de communication actualisée constitue une priorité pour la COI. Il s’agit non seulement
d’une demande formulée par les Etats membres, mais aussi d’un impératif envers les bénéficiaires
finaux des actions et projets de coopération qui ne comprennent pas toujours les missions de
l’organisation.
Cette stratégie de communication veut rendre la COI plus visible et plus lisible. Cette visibilité et cette
lisibilité accrues impliquent que les pouvoirs publics et les populations se sentent proches de
l’organisation, qu’elles se reconnaissent dans ses valeurs et ses actions. La COI veut ainsi être plus
interactive et échanger davantage avec ses différents publics cibles.
À l’heure où l’information circule rapidement et où la demande est toujours croissante, la
communication de la COI doit évoluer avec le temps en s’adaptant aux nouvelles technologies de
l’information et de la communication (NTIC). La formulation de la stratégie de communication digitale
de la COI en 2016 a constitué un pas vers cette mise à jour de la communication globale de la COI.
Par ailleurs, la couverture géographique des projets mis en œuvre par la COI s’est élargie notamment
à travers les projets financés par le 10ème Fonds européen de développement (voir la cartographie des
projets ci-dessous). Plusieurs projets de la COI dépassent ainsi le seul cadre géographique de
l’Indianocéanie et intègrent des Etats d’Afrique orientale et australe. De fait, la COI collabore
étroitement avec les communautés économiques régionales (COMESA, EAC, IGAD) qui constituent
aussi une cible de communication.
La communication de la COI ne vise cependant pas uniquement des cibles externes. La présente
stratégie serait incomplète sans une partie dédiée à la communication interne. Du fait de la montée
en puissance de la COI et de la multiplication des projets qu’elle pilote, la circulation de l’information
au sein de l’organisation n’est plus suffisamment fluide. Cette stratégie de communication propose
un plan d’actions pour faciliter au mieux cette diffusion d’informations au sein de l’organisation et
faire des membres de son personnel des ambassadeurs au fait des actualités de la COI, engagés envers
les missions qu’elle porte et pour la promotion de l’Indianocéanie.
1
Le Plan de développement stratégique 2018-2021 (PDS) était toujours en cours d’élaboration au moment de
la rédaction de la présente stratégie. Certains éléments pourraient donc être modifiés pour mieux tenir compte
du PDS qui sera adopté par les instances de la COI, notamment en ce qu’il s’agit de la vision de l’organisation et
du leitmotiv qui sera utilisé sur les supports de communication institutionnelle.
67
2 Analyse de la situation
2.1 La communication à la COI
La COI est dotée d’une Unité de communication depuis 2012, rattachée au Secrétariat général. Elle
est actuellement (en décembre 2017) composée d’un responsable de la communication, d’une
assistante de communication en charge des relations presse, du protocole et de l’événementiel mise
à disposition par le Conseil départemental de La Réunion, d’une assistante de communication mise à
disposition par l’OIF dans le cadre du programme de volontariat de la Francophonie et d’une adjointe
administrative en charge de la gestion du site Internet.
Quatre projets mis en œuvre par la COI sur financement de l’Union européenne disposent d’un
communicant dans leur équipe (Biodiversité, ENERGIES, MASE, SmartFish). L’Unité de communication
assure le suivi de la communication pour les projets dépourvus de communicants.
Une réunion hebdomadaire réunit tous les communicants de la COI pour partager et échanger sur les
activités du Secrétariat général et des projets.
Au sein de la COI, comme au sein de toute entreprise ou organisation, le communicant joue un rôle
de plus en plus important, du fait notamment de la multiplication des canaux offerts par les NTIC et
de la demande croissante des différents publics pour un accès facile et rapide à l’information qu’ils
cherchent. A ce titre, le communicant, en lien et en appui aux départements opérationnels et
techniques, planifie et met en œuvre les activités qui assurent non seulement la visibilité de
l’organisation pour ses différents publics, mais il travaille également pour sa lisibilité. Parmi ses
missions principales, le communicant s’assure du respect de la stratégie de communication et de la
charte graphique de l’organisation dans tous les outils produits, il conceptualise, suit la production et
diffuse les matériels de communication, il propose, définit et met en œuvre des activités. Le
communicant représente un chaînon essentiel dans la promotion de l’organisation vers ses publics
cibles.
Le communicant n’est pas seulement un rédacteur ou le destinataire de toute demande non résolue.
Il révise les publications écrites par les techniciens afin de les vulgariser à destination d’un large public,
vérifie les informations et confirme avec eux la justesse des textes réécrits. De manière globale, l’avis
du communicant est nécessaire sur toutes les publications, tous les outils de communication destinés
aux publics cibles, quelles que soient les plateformes utilisées.
Pour finaliser la production des outils de communication, la chaîne de validation doit être claire2. Pour
les communicants de chaque projet, la validation commence par le chef de projet qui vérifie une
dernière fois l’exactitude des informations techniques ; le chargé de mission considère ensuite l’aspect
politique et diplomatique des outils ; l’Unité de communication apporte la validation finale, en
vérifiant que le message clé soit mis en valeur et explicite et en contrôlant le respect de la charte
graphique et de la stratégie de communication de la COI. A chaque étape de validation, le
communicant a la charge d’effectuer les modifications demandées, en s’assurant toujours du respect
de ses prérogatives, à savoir adapter le langage et les idées utilisés pour être compréhensibles par
tous, avant d’envoyer en validation à l’étape suivante. Chacune de ces étapes de validation ne devrait
2
Cf. les procédures de communication externe en annexe 4
8se dérouler qu’une seule fois par outil produit, dans le but d’optimiser la durée de production et ainsi
respecter les délais impartis, souvent courts dans le domaine de la communication3. Concernant la
communication digitale de la COI, l’analyse de la situation est décrite dans la stratégie de
communication digitale adoptée par le 32e Conseil de la COI, en annexe de ce document.
2.2 Analyse SWOT
Forces Faiblesses
• Existence d’une Unité de communication • Insuffisance des profils spécialisés (infographiste,
• Présence de communicants ressortissants des chargé de plaidoyer / protocole et évènements /
Etats membres de la COI gestion des connaissances, community manager)
• Retombées presse en hausse continue • Budget inexistant qui empêche de pérenniser les
• Présence digitale accrue postes à l’Unité de communication et de réaliser des
• Variété des matériels de communication activités, avec risque d’inéligibilité
• Existence d’une charte graphique • Isolement des projets et coordination insuffisante
• Présence de techniciens, de personnes entre eux et le Secrétariat général
ressources ; accès à l’information et expertise • Rôle mal défini et mal compris de la communication
technique par les techniciens
• Faiblesse de la communication interne
• Manque de visibilité dans les pays
• Photothèque et médiathèque pauvres et rarement
actualisées, enrichies
• Valorisation des bonnes pratiques et des leçons
apprises trop faible
Opportunités Menaces
• Renforcer l’utilisation de l’anglais • Baisse des budgets
• Accroître la mutualisation des moyens matériels, • Externalisation de la communication des projets
humains et budgétaires entre le SG-COI et les financés par les bailleurs : risque de baisse de visibilité
projets et entre les projets eux-mêmes de la COI, de non-appropriation par les populations
• Rassembler tous les communicants dans un seul des Etats membres des messages véhiculés par la COI
espace de bureau • L’identité des projets prend le pas sur celle de la COI
• Capitaliser sur les réseaux existants (EFOI, • Pas de postes ou d’outils financièrement pérennisés
UCCIOI...)
• Donner plus d’ampleur aux évènements
récurrents
• Prendre en compte l’intérêt croissant pour le
digital dans la région (tendances, technologies)
• Renforcer les capacités humaines et matérielles de
l’Unité de communication
3
Dans des cas précis, les partenaires peuvent être associés à cette chaîne de validation, cf 6.1.2
93 Valeurs, vision et leitmotiv
En reprenant ce qui a été dit plus haut sur le rôle et les missions de la COI, il apparaît que les valeurs
clés de la COI sont :
Solidarité Diversité Responsabilité Unité Dynamisme Proximité
Ce faisant, la vision4 autour de laquelle s’articule la présente stratégie peut être la suivante :
Œuvrer à la construction d’une Indianocéanie durablement sécurisée grâce à une coopération
régionale de proximité, efficace, fondée sur l’esprit de solidarité et respectueuse de la
diversité.
Cette vision peut se décliner sur tous les matériels de communication à travers un leitmotiv court et
facilement reconnaissable/identifiable :
« Pour le développement durable et solidaire de l’Indianocéanie »
4 Objectifs
4.1 Objectifs globaux
La communication est essentielle pour favoriser la visibilité et la compréhension du rôle de la COI. Elle
vise à mettre en valeur les résultats de ses actions et de ses activités à travers des moyens pertinents
et adaptés, en soulignant le rôle et la contribution des partenaires. La communication de la COI a
également pour objectif d’attirer l’attention sur les enjeux et les problématiques de sa région,
l’Indianocéanie et de fédérer les populations autour de valeurs communes.
La communication de la COI répond à cinq objectifs globaux :
1. Améliorer la lisibilité des missions et des actions de la COI
2. Renforcer et accroître la visibilité de la COI et de ses partenariats
3. Sensibiliser aux enjeux spécifiques du développement en Indianocéanie
4. Soutenir le plaidoyer pour une prise en compte des enjeux prioritaires de développement en
Indianocéanie
5. Contribuer à renforcer le sentiment d’appartenance à la communauté indianocéanienne
4
Cf. note de bas de page 1. La vision ici proposée sur la base du travail du consultant chargé d’élaborer un projet
de PDS 2018-2021 devra être remplacée par celle qui sera adoptée par les instances de la COI. Le leitmotiv,
quant à lui, peut être préservé tel quel dans la mesure où celui-ci doit être bref et percutant pour être utilisé sur
les visuels génériques.
104.2 Objectifs spécifiques
Les objectifs spécifiques sont déclinés suivant chaque objectif global décrit ci-dessus.
Le premier de ces objectifs spécifiques est un objectif transversal qui conditionne la réussite de tous
les objectifs.
Objectif spécifique transversal D’ici 2021, la COI se dotera de moyens humains et matériels
suffisamment étoffés, efficaces et pérennes pour mettre en œuvre la stratégie de communication.
1.1 D’ici 2021, les missions et les actions de la COI seront mieux comprises par les décideurs des
Etats membres, les médias, les partenaires techniques et financiers, y compris les
communautés économiques régionales et les organisations sectorielles, ainsi que le grand
public.
2.1 D’ici 2021, la visibilité de la COI sera accrue de 20% dans la presse régionale et sur les réseaux
sociaux.
2.2 D’ici 2021, la COI augmentera sa visibilité dans les évènements internationaux et régionaux.
2.3 D’ici 2021, le nombre d’actions de visibilité communes entre la COI et ses partenaires aura
augmenté de 40%.
3.1 D’ici 2021, la COI aura produit des informations actualisées et pertinentes sur les enjeux
spécifiques du développement en Indianocéanie.
3.2 D’ici 2021, la COI aura partagé ces informations auprès des groupes cibles afin d’initier des
changements de comportements.
4.1 D’ici 2021, la COI sera dotée de lignes directrices et d’un budget dédié pour le plaidoyer et
l’Unité de communication soutiendra sa mise en œuvre et la production d’outils.
5.1 D’ici 2021, la COI (le service des ressources humaines et l’Unité de communication) aura
produit et mis en œuvre des outils et des activités de communication interne actualisés et
modernisés, promouvant les valeurs de la COI et diffusés à 100% des équipes de la COI (siège
et instances).
5.2 D’ici 2021, la COI aura amplifié la promotion de l’Indianocéanie à travers ses publications et
ses activités.
5 Groupes cibles
Du fait de son statut d’organisation régionale intergouvernementale, de la diversité de ses actions
menées et des problématiques rencontrées par ses Etats membres, la COI s’adresse à de nombreux
publics et les projets qu’elle met en œuvre concernent toutes les composantes de la société. Les divers
enjeux traités par l’organisation demandent donc à cette stratégie de communication de viser une
large cible, pour être efficace et répondre aux objectifs.
Chaque objectif spécifique s’adresse donc à des cibles en particulier :
11Objectifs globaux Objectifs spécifiques Cibles
Objectif spécifique transversal • Instances de la COI
Dotation de moyens humains et matériels pour mettre en œuvre la • Secrétaire général et comité de
stratégie de communication direction élargi
1.1 Missions et actions de la COI mieux • Décideurs des Etats membres
comprises par les décideurs des Etats • Médias
1. Améliorer la membres, les médias, les partenaires • Partenaires techniques et financiers
lisibilité des missions techniques et financiers, y compris les REC – Communautés économiques
et des actions de la et les organisations sectorielles, ainsi que régionales – Organisations
COI le grand public sectorielles
• Grand public et communautés
bénéficiaires
2.1 Visibilité de la COI accrue de 20% dans • Médias régionaux
la presse régionale et sur les réseaux • Grand public
2. Renforcer et sociaux
accroître la visibilité 2.2 Augmentation de la visibilité de la COI • Partenaires techniques et financiers
de la COI et de ses dans les évènements internationaux et • Communauté internationale
partenariats régionaux
2.3 Augmentation de 40% du nombre • Partenaires techniques et financiers
d’actions de visibilité communes entre la • Grand public
COI et ses partenaires
3.1 Production d’informations actualisées • Décideurs techniques
3. Sensibiliser aux et pertinentes sur les enjeux spécifiques du • Cibles thématiques
enjeux spécifiques du développement en Indianocéanie • Universités - chercheurs
développement en 3.2 Partage d’informations auprès des • Décideurs techniques
Indianocéanie groupes cibles afin d’initier des • Cibles thématiques (leaders
changements de comportements d’opinion, influenceurs…)
• ONG
4. Soutenir le 4.1 Dotation de lignes directrices et d’un • Instances de la COI
plaidoyer pour une budget dédié pour le plaidoyer soutenu par • Décideurs techniques
prise en compte des l’Unité de communication pour sa mise en • Partenaires techniques et financiers
enjeux prioritaires de œuvre et la production d’outils
développement en
Indianocéanie
5.1 Production et mise en œuvre d’outils et Equipes de la COI (siège et instances)
d’activités de communication interne
5. Contribuer à actualisés et modernisés, promouvant les
renforcer le valeurs de la COI et diffusés à 100% des
sentiment équipes de la COI (siège et instances) par le
d’appartenance à la service des ressources humaines et l’Unité
communauté de communication
indianocéanienne 5.2 Amplification de la promotion de • Grand public
l’Indianocéanie à travers les publications • Equipes de la COI (siège et Etats
et les activités de la COI membres)
126 Activités envisagées
La formulation de la présente stratégie de communication a été menée dans le cadre d’une réflexion
commune, par le responsable de la communication, avec les chargés de communication de la COI
(Secrétariat général et projets), en consultation avec les principaux partenaires techniques et
financiers.
Cette stratégie de communication s’articule autour de plusieurs activités destinées à un public
diversifié mais ciblé, tel que décrit ci-dessus.
6.1 Plaidoyer international et communication à destination des partenaires
techniques et financiers (PTF)
6.1.1 Plaidoyer international
Le plaidoyer est au cœur de la mission de la COI ; en tant qu’organisation régionale, cela rentre
naturellement dans son mandat autant au niveau de ses Etats membres qu’au niveau de la scène
internationale. Séparément, les cinq Etats membres peineraient à faire entendre leur voix sur la scène
internationale. Avec l’aide de la COI, les Etats membres mettent en commun leurs ressources et leurs
savoir-faire face à des enjeux et à des défis communs. La COI est ainsi le porte-voix naturel de ses Etats
membres au niveau régional et international sur un ensemble de sujets d’intérêt commun.
Pour soutenir les activités de plaidoyer de la COI, des supports de communication adaptés doivent
être développés. Il s’agit en priorité d’un document de plaidoyer général, qui peut être décliné par
thème. Le document de plaidoyer doit être produit en français et en anglais. Il doit être régulièrement
mis à jour au vu des études réalisées et des éventuels changements de contexte. Un plan de mise en
œuvre de ce document de plaidoyer devra être formulé pour définir les objectifs de son utilisation et
les moyens pour y parvenir. Ce document de plaidoyer fera ressortir des messages principaux pour
l’année, à décliner sur les supports de communication à travers les projets et le Secrétariat général.
Dans cette démarche de reconnaissance internationale et de défense des intérêts spécifiques de ses
Etats membres, la COI devra aussi se doter de kits de visibilité édités en français et en anglais dont le
contenu sera à définir. Ces kits de visibilité utilisés lors d’événements nationaux, régionaux et
internationaux aideront la COI à consolider sa visibilité, à accroître sa notoriété et à délivrer avec
constance un message fort et cohérent.
Pour renforcer ses liens avec ses actuels PTF, la COI gagnera à les rendre encore plus visibles en
intégrant leur identité visuelle et leur présentation générique dans les outils de communication qui
sont régulièrement diffusés, notamment les communiqués de presse. Une révision de la charte
graphique de la COI est ainsi à prévoir à chaque fin de cycle du PDS5.
Dans le cadre des activités de plaidoyer, le Secrétaire général, les chargés de mission et d’autres
représentants de la COI sont appelés à prendre la parole en public et/ou face aux médias. Il s’avère
5
Cf. partie 6.1.2 Communication à destination des PTF
13nécessaire que le responsable de la communication, si possible appuyé d’un spécialiste en media
training (cabinet ou consultant), identifie clairement ces porte-paroles pour qu’ils soient formés et
entraînés, notamment en amont d’événements clés. D’une manière générale, les porte-paroles de la
COI sont le Secrétaire général, le directeur après du Secrétariat général, les chargés de mission, les
chefs de projet après avis du chargé de mission et du responsable de la communication. Les autres
personnels de la COI devront obtenir l’aval du Secrétariat général avant toute prise de parole
engageant l’organisation.
La COI participe activement à des événements au niveau national, régional et international. Elle est
souvent sollicitée, notamment par ses partenaires et ses Etats membres. L’Unité de communication
devra être impliquée, en amont, dans tous les événements auxquels la COI participe. Cette
implication permettra dans un premier temps de juger de la pertinence de la participation de la COI
aux événements. Dans le cas d’une participation effective, l’Unité de communication vise à rendre
cette participation optimale, aide à définir les messages-clés appropriés pour cet événement et ainsi
à rendre la COI visible et compréhensible.
La COI gagnera également à adopter une attitude plus pro-active et à organiser davantage
d’événements institutionnels et thématiques, en complément des réunions des instances, afin
d’améliorer la visibilité de l’organisation, de mieux faire connaitre les enjeux du développement
régional ainsi que l’utilité concrète de la coopération animée par la COI.
6.1.2 Communication vers et avec les partenaires
Dans la conduite et la mise en œuvre de ses projets, la COI compte sur le soutien de ses partenaires
techniques et financiers (PTF). Sans leur contribution financière et leur assistance technique, la COI ne
pourrait œuvrer en faveur de la population de l’Indianocéanie. Il est ainsi légitime d’assurer la visibilité
des PTF dans les activités et les événements pour lesquels ils s’investissent techniquement et/ou
financièrement. D’autant qu’en ce qui concerne l’Union européenne, il s’agit d’une obligation
contractuelle.
Dans l’élaboration de la présente stratégie, la COI a mené une consultation auprès de deux de ses
principaux bailleurs qui ont par ailleurs une antenne à Maurice : la Délégation de l’Union européenne
auprès de la République de Maurice, et de la République des Seychelles et l’Agence française de
développement6.
À l’issue de ces consultations, la volonté de la COI de renforcer la visibilité de ses partenariats dans ses
activités et produits de communication a été bien accueillie et soutenue.
La charte graphique de la COI devra donc être amendée pour prévoir, selon les cas, la manière de co-
charter une communication/un support de communication avec son ou ses PTF. Il s’agit de faire
ressortir la démarche partenariale qui prévaut dans la mise en œuvre de projets et d’actions de
coopération au-delà de la seule relation « donateur – récipiendaire ». Il s’agit aussi de respecter les
obligations contractuelles définies dans les Conventions de financement de certains projets en cours.
Par souci d’équité, ces règles doivent s’appliquer à tous les PTF de la même manière pour que la
communication de la COI soit uniforme, cohérente et reconnaissable d’emblée.
6
Cf le compte-rendu de cette consultation en annexe 3
14Dorénavant, les outils de communication des projets mis en œuvre par la COI, notamment les dossiers
de presse, communiqués et brochures devront :
- Mettre en avant le partenariat :
o le logo de la COI et du bailleur devront avoir la même dimension et être mis en
exergue de manière égalitaire : le logo de la COI sera positionné en haut à gauche suivi
de la mention « en partenariat avec » [gris – italique – verdana] puis le logo du
partenaire en haut à droite ;
o le logo du projet devra alors être positionné en conséquence, en bas à gauche ;
o dans le cas d’une communication conjointe, élaborée en concertation avec le PTF, un
modèle spécifique devra être utilisé ;
o Sur les réseaux sociaux de la COI, les PTF devront être systématiquement identifiés
sur les publications traitant des projets qu’ils appuient. Les PTF devront être sondés
pour déterminer le ou les compte(s) à identifier en gardant à l’esprit qu’outre la
valorisation du partenariat, l’objectif est aussi d’amplifier la portée des publications ;
o Dans le contenu des outils diffusés, il sera souhaitable de mentionner le partenariat
comme un travail collaboratif et de montrer dans les cas pertinents l’apport du
partenaire en termes d’expérience et d’expertise ;
- Donner des informations additionnelles sur les parties prenantes :
o des textes génériques de présentation de la COI en tant qu’entité de mise en œuvre,
du bailleur et du projet – et selon les cas, des partenaires techniques – seront disposés
sur les outils de communication externe pertinents (dossiers de presse,
communiqués, rapports et autres outils avec contenus rédactionnels) ;
o les contacts utiles, incluant les comptes des réseaux sociaux, seront également
indiqués ;
- Etre communiqués au partenaire pour commentaires dans le cas d’outils ayant une
dimension politique et/ou stratégique sensible uniquement.
- Il est attendu que les PTF consultent également la COI lorsqu’ils communiquent sur les projets
qu’ils financent et mis en œuvre par l’organisation.
La visibilité des projets pouvant dépasser celle de la COI, entité de mise en œuvre, et celle du bailleur,
il est recommandé de :
- Abandonner la création de logos spécifiquement dédiés aux projets. L’identité visuelle de la
nouvelle génération de projets mis en œuvre par la COI sera celle du partenariat, à savoir le
logo de la COI et le logo du bailleur ;
- Continuer à donner un nom reconnaissable et « communicable » aux nouveaux projets ;
- Remplacer la dénomination des projets avec la COI en préfixe (ex. : COI-SmartFish) au profit
du nom du projet obligatoirement accompagné à sa première occurrence de la mention « mis
en œuvre par la COI sur financement de [nom du bailleur]. En tout état de cause, la COI
promouvra systématiquement le partenariat et sensibilisera les médias et autres cibles dans
ce sens.
Tous les matériels de visibilité pour les projets comme pour le Secrétariat général devront indiquer
clairement la source de financement. Le nom du partenaire dont les fonds ont été utilisés pour la
production desdits matériels de visibilité sera positionné sur la tranche en bas à droite des visuels dans
15une dimension adéquate, avec la mention « Matériel financé par », en gris, verdana, sans gras ni
italique.
Droits de propriété intellectuelle
Concernant les droits de propriété intellectuelle, les matériels, et notamment les photos, produits
par la COI, appartiennent à la COI et restent sa propriété, quand bien même lesdits matériels ont
été financés par les bailleurs. Ils peuvent cependant être utilisés par ceux-ci sur leur demande en
mentionnant la source. Les modifications apportées aux matériels doivent être approuvées par la
COI. Ceci vaut également pour les contenus rédactionnels et les infographies.
En fonction des besoins et des capacités budgétaires, la valorisation des partenariats de la COI avec
un ou plusieurs PTF pourra être confiée à une agence de relations publiques. Le recours à un
prestataire visera essentiellement l’objectif de visibilité et la mise en œuvre des activités devra être
suivie par l’Unité de communication de la COI et le(s) responsable(s) de la communication du ou des
PTF. En ce qui concerne la communication des projets mis en œuvre par la COI, il est recommandé que
ceux-ci disposent d’un(e) chargé(e) de communication dédié(e) qui travaillera en étroite collaboration
avec l’Unité de communication de la COI et en consultation avec le(s) responsable(s) de la
communication du bailleur.
Une consultation régulière, trimestrielle, avec les partenaires permettra de faire le point sur la
compréhension mutuelle des impératifs de chaque partie et de s’accorder notamment sur les
éléments de langage et/ou visuels des dossiers communs. Ces réunions seront également l’occasion
de partager et de faire une mise au point sur le calendrier des événements de chaque partie et de
mutualiser les efforts et les besoins, si nécessaire.
Il apparaît nécessaire que toutes les parties prenantes à la mise en œuvre des projets financés par des
bailleurs (équipes projet, bénéficiaires de subventions, de formations, participants aux réunions,
contractants…) soient informées des obligations contractuelles sur les partenaires et leur visibilité.
L’Unité de communication peut, le cas échéant, apporter son appui aux responsables techniques de
la COI en ce sens.
La revue de presse de la COI, qui recense les passages médiatiques de la COI et compile les articles
traitant de sujets d’intérêt pour l’organisation, sera également envoyée aux PTF et leur revue de
presse sera envoyée à la COI.
6.2 Communication à destination des Etats membres et de leurs institutions
À l’heure actuelle, il n’est pas clairement défini si et comment la COI est connue dans les Etats
membres et particulièrement dans les institutions étatiques. Une enquête de référence dans les
grandes institutions des Etats membres, notamment les ministères, les parlements, les agences de
l’Etat etc. avec lesquels la COI collabore en priorité devra donc être menée. Les résultats de cette
enquête permettront de produire des supports de communication adaptés répondant aux réalités
et aux besoins des acteurs institutionnels et des citoyens dans les Etats membres.
16D’ici 2021, une enquête d’évaluation devra être menée à l’issue de la production et de la diffusion
de ces supports de communication pour connaître l’impact que cette démarche a eu auprès des
cibles.
Pour renforcer cette démarche de consolidation de l’image et de la connaissance de la COI dans les
Etats membres, il s’avère nécessaire d’organiser, de soutenir ou de participer à des campagnes de
sensibilisation régionales, nationales et/ou communautaires, particulièrement dans les domaines
d’expertise de la COI (la pêche ou la surveillance des épidémies par exemple). A cet égard,
l’organisation de journées de la COI dans les Etats membres pourra s’avérer utile.
6.3 Communication à destination du grand public
Aujourd’hui, le constat est que la COI est peu ou mal connue des populations de ses Etats membres,
même si la tendance est à l’amélioration. Des efforts restent ainsi à fournir en ce qui concerne la
communication à destination du grand public. Des enquêtes qualitatives peuvent être menées sous
forme de focus-group afin de recueillir les avis du grand public. Ces enquêtes comprendront
également les thématiques génériques de la COI (Domaine d’intervention).
6.3.1 Révision et modernisation du site web
Première vitrine de la COI à l’international, le site web de la COI gagnera à être restructuré pour une
compréhension plus rapide des activités de la COI et pour une navigation plus facile et plus conviviale,
tel que prévu dans la stratégie de communication digitale7.
La refonte du site Internet de la COI est prévue pour la fin de l’année 2017 début de l’année 2018. Des
financements du Fonds vert pour le climat devraient être mobilisés à cette fin. En parallèle, la gestion
du site Internet sera optimisée : il conviendra de former la webmaster et les personnes chargées de
l’actualisation du site.
6.3.2 Mise en œuvre de la stratégie de communication digitale
En 2016, l’Unité de communication du Secrétariat général de la COI s’est dotée d’une stratégie de
communication digitale. En 2017, celle-ci a commencé à être mise en œuvre. Les efforts doivent se
poursuivre en gardant à l’esprit que les NTIC et surtout les plateformes de médias sociaux sont en
constante évolution. La communication digitale de la COI devra s’adapter rapidement aux tendances,
tout en s’alignant aux grandes lignes de la présente stratégie de communication en général et de la
stratégie digitale en particulier.
Les PTF devront être omniprésents dans les publications les concernant sur les plateformes digitales.
Une manière simple de reconnaître directement leur soutien, dans les communications en direction
du grand public qui ne comprend pas forcément les systèmes de financements souvent complexes et
donc la place, le rôle et la relation des PTF avec la COI.
7
A consulter en annexe 1
17Des campagnes promotionnelles sur les réseaux sociaux (payantes ou gratuites) pourront être
organisées sur des thématiques ciblées et en fonction de l’actualité du moment. Des contenus
spécifiques pour les réseaux sociaux sont ainsi à produire. Ils devront être attractifs, simples,
compréhensibles et dans un format adapté aux plateformes que la COI utilise ou a prévu d’utiliser :
Facebook, Twitter, YouTube et Instagram. Autant que possible, ces contenus pourront être réutilisés
à une fréquence modérée.
La question des moyens se pose avec acuité. Les moyens nécessaires au développement de la
communication digitale sont aujourd’hui sinon inexistants du moins très faibles. Il semble donc
indispensable de débloquer un budget limité, de l’ordre de 1500 € à 2000 € par an, pour notamment
organiser des campagnes promotionnelles sur les réseaux sociaux et produire des visuels spécifiques.
Les résultats en termes d’audience, de portée et d’engagement des publics peuvent s’avérer
autrement plus importants que les sommes engagées. Ce budget, alloué par le Secrétariat général de
la COI, sera utilisé pour des dépenses à effectuer par carte de crédit.
6.3.3 Visites sur le terrain
Pour s’imprégner des réalités du terrain dans les Etats membres et produire des supports de
communication adaptés, qui parlent aux Indianocéaniens, les chargés de communication de la COI
devront effectuer plus de visites de terrain pour aller à la rencontre des personnes qui pilotent les
projets et leurs bénéficiaires. Avec ces reportages sur le terrain, la COI produira des supports de
communication auxquels les citoyens pourront s’identifier. Ces missions sur le terrain permettront
également d’enrichir la photothèque de la COI. Il sera possible d’inviter les médias lors de ces visites
de terrain de sorte que ceux-ci puissent documenter de visu les témoignages des bénéficiaires des
projets.
6.3.4 Photothèque
Les photos constituent le reflet de nos actions et sont au cœur de nos activités de communication.
Elles attirent l’œil et suscitent la discussion.
A l’heure actuelle, il est constaté que la photothèque de la COI arrive à essoufflement. Outre les visites
de terrain des communicants comme des techniciens, il est fortement conseillé de traiter avec des
photographes professionnels dans les Etats membres pour obtenir des photos de qualité. Il est
recommandé d’organiser une telle opération au moins tous les deux ans afin d’assurer un
renouvellement périodique de la banque d’images. L’achat de photos est aussi une option
envisageable.
Les termes de référence comprenant une liste d’image à prendre obligatoirement seront élaborés
selon, entre autres, les thématiques des projets.
Les photos sont la propriété de la COI et peuvent être utilisées par les bailleurs sur demande.
186.3.5 Communication scientifique
La COI détient une expertise certaine dans plusieurs thématiques (environnement, épidémiologie,
développement durable, pêche durable et responsable etc.). C’est ainsi que de nombreuses
publications à caractère scientifique et technique sont régulièrement éditées par la COI. La
Commission gagnera à mettre plus en avant son expertise en organisant et en participant à des
rencontres et des conférences scientifiques et techniques et en diffusant plus largement ses
publications, notamment à travers le Centre de documentation, et en identifiant des cibles
spécifiques pour chacune des thématiques traitées.
L’ouverture effective du Centre de documentation aux universitaires, chercheurs et étudiants de la
COI participera aussi à l’amélioration de la communication scientifique. La numérisation des rapports
et publications et, plus encore, la promotion de l’interface numérique du Centre de documentation
doivent contribuer à renforcer le rôle de la COI en tant que pôle régional de connaissances et de
documentation. L’adhésion du Centre de documentation à des réseaux existants, aux niveaux
national, régional et international, doit aussi accompagner le renforcement de la communication
scientifique.
Il est aussi envisagé d’effectuer des publications dans les revues scientifiques. D’autre part, Tweeter
étant la plateforme idéale regroupant les scientifiques, la COI l’inclura pour sa communication dans
ce domaine.
6.3.6 Promotion de l’Indianocéanie
La COI poursuit ses efforts dans la promotion de l’Indianocéanie. L’organisation et la participation à
des événements, notamment culturels, qui mettent en avant l’Indianocéanie est un bon moyen pour
y parvenir (des coûts pourraient être engagés). Les journées de la COI, organisées dans chacun des
Etats membres, sont également des activités de communication idéales pour promouvoir
l’Indianocéanie. C’est journées peuvent aussi être complétées ou couplées à des journées
thématiques organisées par les projets de la COI.
De manière générale, la COI doit continuer à promouvoir le terme « Indianocéanie » lui-même,
comme l’identité et les cultures indianocéaniennes dans ses publications. L’Unité de
communication, le Centre d’archives ainsi que les porte-paroles de l’organisation sont les premiers
promoteurs de l’Indianocéanie en tant que réalité géopolitique et culturelle. A cet égard, il apparaît
essentiel que le Centre d’archives élargisse ses partenariats et ses contacts avec les facultés de
sciences humaines et sociales des universités de la région.
6.3.7 Appui sur des relais d’informations pertinents
Pour une réelle amplification de ses communications, la COI devrait s’appuyer sur des relais
d’informations pertinents dans les Etats membres ainsi que sur les réseaux régionaux existants. Il
sera important de les identifier et de définir les formes de collaboration qui peuvent être réalisées
(des coûts pourraient être engagés). Parmi ces relais figurent les professionnels des médias, des
influenceurs et leaders d’opinion, les points focaux nationaux et, bien entendu, les ministres membres
du Conseil de la COI, les Officiers permanents de liaison et les anciens Secrétaires généraux.
19Vous pouvez aussi lire
