Travailler dans une salle blanche .. du projet à la mise en route - Tout ce que vous avez toujours voulu savoir

Travailler dans une salle blanche
    ….. du projet à la mise en route
             Tout ce que vous avez
             toujours voulu savoir
                    Retour d’expérience

             A.Janssen, J.Thiry - Pharmaciens adjoints

29/10/2018

Le C.H.R – Citadelle – Liège, c’est …

                                 o 935 lits répartis sur trois sites

                                 o   ≈ 15.000 chimiothérapies
                                 o   ≈ 3000 poches d’A.P.
                                 o   ≈ 200 lots de préparations non stériles
                                 o   ≈ 100 lots de préparations stériles
                                 o   ……..

29/10/2018

Le projet dans le temps

 2010 -
  2012         2013          2014        2015            2016        2017         2018

                                       PUBLICATION DU                             MISE EN
                            DERNIERS                    DÉBUTDES
RÉFLEXION    ANTICIPATION                CAHIER DES
                                                        TRAVAUX
                                                                   DÉMÉNAGEMENT
                            RÉGLAGES      CHARGES                                 ROUTE

29/10/2018

Situation au CHR

                      AVANT

Reconditionnement
et labo de contrôle

  Préparations
   non stériles

 29/10/2018

Situation au CHR
                   APRES

29/10/2018

Phase préliminaire de
                                   réflexion

              • Collaboration entre l’architecte, le service technique et des
                consultants extérieures.

              • Définitions des besoins théoriques du service en termes de
                surface, de stockage et de matériel.
2010 - 2012

              • Définitions des objectifs du projet

              • Analyse SWOT

        29/10/2018

Anticipation

          •     Collaboration entre l’architecte, le bureau d’étude, des concepteurs de
                salles blanches, le service technique interne et des consultants.

          •     Mise sur plan en fonction des besoins théoriques du service et des
                contraintes architecturales du bâtiment.

          •     Programmation des différents locaux – Description des besoins en
                Equipements – Mobilier – Monitoring – Techniques spéciales
2013

          •     Mise en évidence du flux des personnes et du matériel (nombre de
                personnes susceptibles de se trouver dans les locaux)

          •     Extraction des problématiques auxquelles on va devoir faire face.

          CONSEILS : Aller voir ce qui se passe ailleurs
                    Programmation = Etape importante

   29/10/2018

Besoins - Mobilier

29/10/2018

Derniers
                              réglages

         •      Affinement des spécifications techniques pour l’ensemble de la zone -
                Précisions pour le cahier des charges

         •      Mise en évidence des problématiques à traiter en priorité.

                -   Nettoyage des locaux : Choix du produit – Équipement – Élaboration de la
                    procédure
                -   Habillage : Tenues – Choix du jetable ou du non jetable
2014

                -   Formation du personnel - Polyvalence
                -   Flux des personnes et des matières

         •      Acquisition/Remplacement des hottes à flux laminaires

         •      Mise en évidence de ce qui existe déjà – Procédures

         •      Centralisation des chimiothérapies – Etape 1 et 2

   29/10/2018

Publication du cahier des charges
                        Attribution du marché

        •   Déménagement provisoire de la pharmacie à définir

        •   Contrôle Microbiologique – Particulaire : Achat d’un appareil, location, sous –
            traitance

        •   Monitoring environnemental

        •   Recherche d’un Logiciel prépa – Logiciel chimio
2015

        •   Fusion des deux secteurs – Polyvalence des manipulateurs

        •   Centralisation des chimiothérapies : Etape 3 et 4

        CONSEIL : Eviter les descriptions simples dans le cahier des charges

   29/10/2018

Début des travaux

        •   Centralisation des chimiothérapies : Etape 5

        •   1er réunion (Avril 2016) – Début des travaux en Août 2016

            - Dernières modifications du plan
            - Acheminement des équipements
            - Qualification finale

        •    A faire
2016

            - Nomination des locaux
            - Révision de la programmation de l’ensemble des locaux

                                           Implication du pharmacien
                                                  Collaboration
                                               Chantier à proximité

   29/10/2018

Programmation des locaux

29/10/2018

Problématiques liées au chantier

        Contraintes      Contraintes          Monitoring
      architecturales    techniques         environnement

                                          Communication dans
        Electricité
                                              la zone

                                           Nomenclature des
   Manque de lumière                          matériaux

                        Local entretien

29/10/2018

Problématiques liées au chantier

        Contraintes
      architecturales

29/10/2018

Problématiques liées au chantier

       Contraintes
       techniques     Douche de sécurité située en zone C

       Compromis

      Collaboration                                         Pass – box BC

                               Plafond abaissé

                         Encombrement des gaines                Hydrant
                               techniques

29/10/2018

Problématiques liées au chantier

               Monitoring
             environnement

   • Besoins « Pharmacie » pré – définis
   • Paramétrages du programme

               • Emplacement des balises

?              • Indicateurs des balises
               • Report d’alarme

29/10/2018

Problématiques liées au chantier

        Electricité

   • Interlocking – Dérogation – Report d’alarme

   • Emplacement et type de prise

   • Emplacement des horloges

29/10/2018

Problématiques liées au chantier

      Communication dans
          la zone

• Choix des connexions
• Choix du matériel
• Emplacement des interphones
• Solution « mains libres »
• 3 dects dédiés à la zone

29/10/2018

Problématiques liées au chantier

     Manque de lumière

                    NON – STÉRILES SÈCHES                     RECONDITIONNEMENT
             Ajout de deux fenêtres dans la cloison   Augmentation de la taille de l’oculus

29/10/2018

Problématiques liées au chantier

             Nomenclature des
                                   Local entretien
                matériaux

     • Couleur – type des portes
     • Couleur du sol

                                        OUBLI

29/10/2018

Fin des travaux

        •   Nettoyage post chantier

        •   Campagne de prélèvement d’air – Contrôle microbiologique
2017

        •   Réception

        •   Qualification « obligation de résultats »

   29/10/2018

CE QUI NE FAUT PAS OUBLIER DE FAIRE AVANT LE
                                                 DÉMÉNAGEMENT

         •      Définition du mode de stockage
2017

         •      Optimisation des flux

         •      Formation du personnel

         •      Le planning de déménagement

   29/10/2018

Définition du mode de stockage

                      •       Stock central situé dans un seul local – zone D
                      •       Système KANBAN
                      •       Commande 1x/semaine
                      •       Bacs ALLIBERT
                      •        Stocks « satellite » dans d’autres locaux

                          •    Stockage des produits chimiothérapies
                          •    Armoires ventilées
                          •    Caractéristiques spécifiques
                          •    Bacs « sur mesure » en PPH

29/10/2018

Optimisation des flux

    Exemple :
   Les chimios

Réflexion pour la
 diminution des
     trajets

• Check – list
• Matériel en C
• Pharmacien en C

29/10/2018

Formation du personnel

  Deux modules
  • Travailler en salle blanche …… Mode d’emploi
  • Habillage

29/10/2018

Planning du déménagement

        • Division en trois phases
        • Phase 3 plus critique
        • Souci Phase 2
        • Coordination entre les différentes firmes (flux, cloison, ventilation,
          qualification,….)
        • Collaboration interne avec le service technique

29/10/2018

Le jour J
        Le petit matériel pour bien démarrer :
        -   Compresses compatibles salles blanches (stériles et non stériles)
        -   Alcool stérile pour zones A et B
        -   Géloses pour tests environnementaux
        -   Mops et produits d’entretien pour la zone B
2017

        Prévoir une équipe de « déménageurs avisés » :
                -   Liste préalablement établie du matériel à déménager
                -   Prévoir du temps et du personnel
                -   Répartition du travail entre l’intérieur et l’extérieur de la zone
                -   Prévoir des consignes d’entrées en zone du matériel (décartonnage, désinfection)
                -   Rangement en zone pensé à l’avance

   29/10/2018

Une nouvelle ère commence…

Problématiques post-déménagement et mise en pratique des
procédures
1.    Tout prend plus de temps
      •      Contraintes +++
      •      Besoin d’être très présents au début pour former, rassurer, encourager
      •      Equipe bien formée = équipe assidue, qui comprend les enjeux et applique mieux les
             consignes
      •      Anticipation et entraide +++ mais trancher sur ce que l’on peut faire en avance

2.    Planning de travail propre à la zone de production
     •       Elaboration hebdomadaire d’un planning des tâches
     •       Personnel détaché pour la zone
     •       S’assurer que le personnel détaché est formé pour les tâches à faire
     •       8/14 APT polyvalents pour toute préparation en zone facilite la rotation du personnel
     •       S’étoffe au fur et à mesure

29/10/2018

29/10/2018

3. Revoir les circuits
     •       Du reconditionnement
              –   Continuer à assurer une double vérification en simplifiant le flux au maximum
              –   Répartition du travail entre l’officine et la production

     •       Des prescriptions
              –   Distinction entre le circuit des chimiothérapies parentérales et des autres préparations
              –   Le moins de papier possible en zone chemises plastifiées passées à l’alcool
              –   Commencer à paramétrer les logiciels de préparations et prévoir du temps pour former
                  l’ensemble du personnel (Asclepios, Apogalenos)

     •       Des produits finis
              –   Délivrance par le sas de sortie (accès par badge) sauf pour les stupéfiants
              –   Particularités des produits à conserver au réfrigérateur

         Informer les unités de soins car beaucoup de changement pour eux aussi !

29/10/2018

Sas vu de l’intérieur de la zone

29/10/2018

4. Assurer la gestion des stocks en zone
      •      Du matériel
             -       La transposition de l’ancien système de commande ne fonctionnait pas
             -       Adaptation du document de commande selon la localisation du matériel dans la zone
             -       Décision de garder un stock hors zone (matériel HAD et stock tampon pour la zone)
             -       1 APT responsable chaque semaine

      •      Des produits cytotoxiques
                 –    Stockés dans une armoire de stockage D-C (filtre anti UV) et dans la chambre froide de la zone
                 –    2 commandes par semaine
                 –    Géré par 1 APT après préparation

29/10/2018

5. Tenues de travail en zone
      •      Non stériles (réutilisables)
                                            – « Pyjama » bleu en
                                              polyester, antistatique
                                              (libère peu de particules)

                                            – Resserré au chevilles et
                                              aux poignets

                                            – Commande initiale selon
                                              nombre d’entrées en
                                              zone estimées

                                            – Faire essayer les tenues
                                              pour commander les
                                              tailles adéquates +
                                              quelques réserve de
                                              chaque taille

29/10/2018

5. Tenues de travail en zone
      •      Sabots dédiés à la zone
               –   Commandés à la Lingerie
               –   Attribution nominative et casier nominatif
               –   Prévoir 2-3 paires par personne
               –   Envoyés chaque jour au lave-sabots par le service Entretien

     •    Stériles (réutilisables)

29/10/2018

5. Tenues de travail réutilisable
    •    Système de lingerie gérée par la firme qui fournit les tenues
    •    Passage 1 fois par semaine
    •    Reprend les tenues utilisées et livre les tenues traitées
    •    Tenues non stériles traitées en 7 jours et en 14 jours pour les stériles
    •    Tenues non stériles à répartir entre les vestiaires filles et garçons
    •    Tenues stériles à répartir entre les 2 sas D/C

               Si possible lors de conception des locaux, créer un pré-vestiaire commun pour
               pouvoir entreposer les tenues et se servir au passage!

29/10/2018

6. Travailler en zone B
      •      Tester les procédures de nettoyage
             –   Nettoyage en C et D assuré par le service Entretien
             –   Adapter les procédures
             –   Former les APT
             –   Réfléchir au système d’assurance qualité

      •      Revoir toutes les procédures de préparation selon classification zone
             –   Pas de pesée en zone B
             –   Tout ce qui arrive en zone B doit être stérile (préfiltration et conditionnement fermé)

29/10/2018

6. Travailler en zone B
      •      Gérer le passage du matériel
             –    Sanitisation au peroxyde d’hydrogène
                 × Qualification délicate
                 × Charge définie uniquement
                 × Anticiper car cycle +/- long
                     Possibilité de libération de la charge avec enregistrement des données du cycle
                 ! Cahier des charges précis pour éviter les mauvaises surprises

             –    Double ou triple emballage
                 × Couteux et déchets +++
                 × Pas toujours disponibles sur le marché
                    Simple

             –    Désinfection à l’alcool 70° (bidon de 5 litres flacons 1 litre + spray)
                 × Temps +++
                     Peu Couteux
                 ! Action mécanique combinée plus efficace (compresses imbibées d’alcool)

29/10/2018

Dilemmes et imprévus

• Gardes
      -      Pas de service de garde séparée pour les préparations
      -      Passage de 1 à 2 APT le samedi matin
      -      Flux en D initialement prévu pour la manipulation des produits toxiques non stériles
      -      Décision de l’utiliser pour les gardes (préparation à courte validité)
      -      Accessible à l’ensemble du personnel à la faveur d’une formation simplifiée

• Poubelle zone B
      -      Sachets idéalement stérile mais €€€
      -      Rouleau passé à l’alcool et poubelle à couvercle désinfectée en zone B
      -      Changement de gants après manipulation

•   Sol zone B collant
      -      Le détergent utilisé « sans rinçage » nécessite finalement un rinçage!
      -      Eviter la création d’un biofilm!

29/10/2018

Dilemmes et imprévus

• Sporicide trop agressif
      -       Peroxyde d’hydrogène 6%
      -       Inox des flux altéré!
      -       Révision en cours de tous les produits utilisés en zone B

• Essuies
      -       Séchage des mains et de la vaisselle en zone D ?!
      -       Utiliser au maximum l’air comprimé pour la vaisselle
      -       Privilégier l’usage des compresses polyester pour les mains
              et les plans de travail

 • Soufflerie
          -    Le système de ventilation donne une impression de froid
          -    Autorisation d’enfiler un pull près du corps à manches longues sous le pyjama
          -    Augmentation de la température en zone D de 19°C à 21°C (pas nécessaire en partout)

29/10/2018

Nos conseils en bref…

• Gros changements pour tous
      – Avancer ensemble et progressivement
      – Refaire le point régulièrement et favoriser les échanges

• Accepter qu’on ne peut pas tout anticiper
      – Timing prévu souvent difficile à respecter au début
      – Beaucoup de choses à coordonner
      – Ne pas hésiter à revoir sa copie

29/10/2018

MERCI POUR VOTRE ATTENTION

29/10/2018

Vous avez des questions, n’hésitez pas à revenir vers nous.
• Joanne.thiry@chrcitadelle.be
• Aurelie.janssen@chrcitadelle.be

29/10/2018