Virtualisez vos réunions de lancement en 2021 - Des idées pour optimiser vos événements en ligne - MediaValet
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E-BOOK Virtualisez vos réunions de lancement en 2021 Des idées pour optimiser vos événements en ligne
Digital Events | Virtualisez vos réunions de lancement en 2021
Virtualisez vos lancements dans la
nouvelle ère du Covid
Chaque année, de nombreuses entreprises
organisent des réunions de lancement visant à
mobiliser leurs équipes, présenter la nouvelle
stratégie et célébrer les succès de l'exercice
écoulé. Mais face à la situation sanitaire actuelle
et aux restrictions de déplacement volontaires ou
imposées, comment envisager un tel événement ?
En prenant le virage du virtuel !
L'année 2020 a été marquée par la virtualisation
de très nombreux salons, conférences et autres
événements professionnels. Une évolution qui, à la
grande surprise de leurs organisateurs, a reçu un
écho globalement très favorable. Dès lors, pourquoi
ne pas envisager de virtualiser vos réunions de
lancement ?
Oui, la virtualisation des grands rassemblements
d’entreprise implique de penser différemment. Et
non, on ne peut pas calquer des réunions annuelles
en présentiel à l'identique dans l'univers virtuel.
Mais avec les bons outils et le bon partenaire, vous
pourrez mettre en place un événement qui vous
permettra de dynamiser, sensibiliser et motiver vos
équipes.
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Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?
Il s'agit d'un événement en ligne auquel les participants peuvent accéder en se connectant à une
plateforme robuste et pilotée par une équipe de production expérimentée. La plateforme Virtual Events
de NTT vous permet d'organiser des événements de lancement autour d'un programme particulièrement
riche (conférences et réunions, stands de sponsors/partenaires, remises de prix et de récompenses,
espaces d'échanges entre participants, activités de team-building, etc.).
Avec Virtual Events, vous pouvez personnaliser votre événement grâce à de multiples options :
• Un choix entre programmes 100 % virtuels et des formats hybrides (contenus virtuels en complément
d'un événement en présentiel)
• Des conférences en séance plénière ou en sessions thématiques, étalées sur un ou plusieurs jours
• Des événements en direct permettant aux participants de chatter ou de poser des questions aux
intervenants, ou en replay pour s'adapter aux contraintes opérationnelles ou aux fuseaux horaires
• Des présentations de conférenciers chez soi devant une webcam ou sur une scène aux couleurs de
votre marque, avec l'assistance d'une équipe de production complète
• Une variété de décors personnalisables, incluant la reproduction en 3D d'un palais des congrès
Quel que soit le type d'événement de lancement virtuel que vous souhaitez organiser, sa réussite
passe par une équipe de production compétente. L'équipe des services Événements de NTT tire son
expérience, ses idées et ses pratiques de milliers d'événements clients à travers toute la planète. Qui
mieux que nous pour vous aider à concevoir et à orchestrer une réunion de lancement à la hauteur de
vos enjeux.
Ce guide vous invite à découvrir comment capitaliser sur les modules de notre plateforme d'événements
virtuels pour recréer l'environnement et les conditions d'une réunion de lancement en présentiel.
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Hall d'accueil [virtuel]
• Helpdesk : présentez aux participants le fonctionnement de la plateforme virtuelle
Chaque réunion de lancement doit disposer d'un espace central aménagé pour grâce à des chats individuels, des guides ou des vidéos
l'accueil et l'orientation des collaborateurs et invités. Les participants trouveront • Distribution de documents : remettez aux participants les documents
ainsi plus facilement leurs repères et profiteront pleinement du programme de essentiels (programme, etc.) dès leur arrivée
l'événement. • FAQ : créez une liste ouverte de questions/réponses, accessible à tous les
participants
Plusieurs éléments peuvent vous aider à optimiser l'utilisation de notre module
• Accueil intervenants/sponsors/exposants : aménagez un espace central conçu pour
Hall d'accueil :
l'enregistrement, l'information et l'orientation de vos invités VIP
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Séances plénières [virtuelles] • Vidéo : démarrez en trombe avec une vidéo destinée à faire monter l'ambiance
dans la salle
Les séances plénières constituent souvent le clou des événements de • Personnalisation de sessions : créez des sessions thématiques sur mesure en
lancement. Elles sont l'occasion de rallier tous les collaborateurs autour des fonction du profil, du niveau hiérarchique ou des centres d'intérêt des participants
objectifs, stratégies et programmes annuels de leur entreprise. Elles sont • Interactivité des participants : encouragez la participation avec des outils
également l'occasion pour les dirigeants de dresser un bilan de l'exercice écoulé interactifs (Q&R, discussions de groupe, enquêtes, sondages, etc.)
et de fédérer les forces vives autour des projets d'avenir.
• Téléchargement des supports : offrez aux participants un accès immédiat aux
documents référencés ou présentés lors de la session
Le module Conférence vous offre différents moyens de pimenter votre
programme : • Accès à la demande : proposez aux participants un accès en replay, tout au long
de l'année, pour se remémorer certains points ou revivre les temps forts
• Sessions sponsors/exposants : offrez aux parrains et partenaires de votre
événement la possibilité de s'adresser directement aux participants
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Avantages Helpdesk
Parlez à salariés IT Partenaires :
un expert AZOS
Stands d'exposition [virtuels] • Stands « Parlez à un expert » : donnez aux chefs de produits, managers et
responsables d'activité la possibilité de répondre aux questions et de partager
L'un des principaux objectifs des réunions de lancement est de présenter aux des contenus multimédia avec les participants
participants des nouveautés importantes. Pour cela, les stands d'exposition • Stands départements internes : prévoyez un stand RH pour répondre aux
virtuels représentent un espace interactif pratique et convivial. questions portant sur les avantages sociaux ou un stand IT permettant de
résoudre les problèmes technologiques
L'utilisation du module Exposition peut vous aider à sensibiliser vos participants • Stands sponsors/partenaires : offrez à vos partenaires la possibilité d'acheter un
à travers différents éléments : stand virtuel et d'accéder aux données des visiteurs afin de vous aider à financer
l'organisation de votre événement
• Stands « Détente » : aménagez quelques stands à vocation plus ludique (avec
l'organisation éventuelle de jeux-concours) afin de générer du trafic sur l'espace
d'exposition
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Team-building [virtuel] • Jeux de groupe : proposez des jeux simples et économiques (quiz, etc.) pour
inciter vos équipes à travailler autour d'un objectif commun
Lors des événements de lancement, les séances de team-building sont souvent • Ludification : décernez des badges virtuels pour la participation à certaines
les plus mémorables. C'est au cours de ces activités ludiques et conviviales que sessions, la visite des stands d'exposition ou l'implication dans certaines
se tissent des liens et que naît l'esprit d'équipe. activités
• Réseau social : créez un mur où les équipes peuvent publier des photos ou des
Vos sessions de team-building peuvent se décliner en différentes activités : vidéos de concours de danse virtuels, participer à des chasses au trésor ou
présenter leur projet d'équipe
• Jeu d'évasion virtuel : connectez un outil tiers à notre console événementielle
• Costumes/thèmes : encouragez la créativité en invitant les équipes à endosser le
pour inviter les participants à résoudre toutes sortes d'énigmes
costume d'une mascotte ou d'un thème amusant
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Remise de prix [virtuelle] • Cérémonie en direct : captez la réaction et les commentaires à chaud des
lauréats et offrez au public virtuel la possibilité de les féliciter en direct par chat
Les réunions de lancement sont l'occasion de célébrer les succès collectifs et • Segments pré-enregistrés : ponctuez votre programme de clips pré-enregistrés
individuels. En organisant une remise de prix lors d'une cérémonie solennelle ou de présentation de remises de prix pour maintenir une ambiance de fête et de
plus décontractée, vous contribuez à renforcer le développement professionnel célébration
et la motivation de vos collaborateurs. • Mur des gagnants : créez un tableau en ligne avec le nom des lauréats de vos
différents prix et un court descriptif de leurs prouesses et performances, tout en
Vos remises de prix peuvent se dérouler de plusieurs manières : offrant aux participants la possibilité d'écrire un commentaire
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Bonjour
Ravi de vous rencontrer
Vous êtes commerciale ?
Moi aussi.
Dites-moi, comment votre région arrive-t-elle à raccourcir le cycle d'achat
sur le marché intermédiaire ?
Networking [virtuel] • Conversations individuelles : incitez les participants à nouer des contacts,
partager leurs coordonnées et maintenir le dialogue tout au long de l'événement,
Les réunions de lancement permettent aux salariés de renouer avec d'anciens depuis une console unique
contacts et de faire de nouvelles connaissances. L'échange de perspectives • Groupes de discussions : créez des forums d'échange autour de sujets ou
et d'idées favorise l'émergence d'une culture collaborative, cruciale dans le d'enjeux spécifiques
développement de l’entreprise. • Échanges informels : stimulez les interactions entre salariés à travers des
forums sur des loisirs et des centres d'intérêt communs
Lors de votre événement de lancement virtuel, vous pouvez encourager les
échanges de plusieurs manières :
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Quelques conseils
complémentaires...
Ces quelques pistes de réflexion vous
aideront à mettre sur pied un événement à
votre image :
• Pensez à organiser un événement hybride,
autour d'un noyau d'intervenants et de
participants en présentiel, tandis que la
majorité des invités assistent en distanciel.
Vous donnerez ainsi davantage de poids à
l'événement.
• Étalez votre événement en sessions plus
courtes sur plusieurs jours. En proposant
de trois à quatre heures de contenus par
jour, vous évitez de bouleverser l'emploi
du temps de vos participants tout en
favorisant leur engagement.
• Ne vous prenez pas trop au sérieux...
l'erreur est humaine ! Tout comme lors
des réunions en présentiel, vous serez très
certainement confrontés à des problèmes
dans le déroulement de vos événements
virtuelles. Cela fait partie des aléas !
• Soignez le fond... et la forme Pourquoi ne
pas envoyer aux participants des kits de
bienvenue contenant des vêtements ou des
cadeaux aux couleurs de votre marque ? Et
pour un effet encore plus réussi, demandez
par exemple aux destinataires d'ouvrir
leur kit au moment même d'une annonce
importante du PDG.
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Étapes suivantes
Envie d’en savoir plus ? Ces mini-vidéos vous feront découvrir un événement virtuel en 3D ou le lancement virtuel 2020 de notre équipe commerciale NTT Asie-Pacifique :
Voir la démo de l'environnement virtuel Voir la démo du lancement de l'équipe commerciale
À vous de jouer
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vos ambitions.
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