ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE - Mardi 18 juin 2019 19 heures - Fondation de la Maison de soins ...

ASSEMBLÉE
GÉNÉRALE
ANNUELLE
Mardi 18 juin 2019
   19 heures

RAPPORT ANNUEL
   2018-2019

PROJET D’ORDRE DU JOUR
   Ouverture de l’assemblée et adoption de l’ordre du jour
   Adoption du procès-verbal de la rencontre du 19 juin 2018
   Rapport du Président
   Rapport de la Direction générale
      Présentation du rapport annuel
   Dépôt de l’audit des états financiers 2018-2019 produit par la firme
    Goudreau Poirier Inc.
   Nomination des vérificateurs externes pour l’année fiscale 2019-2020
   Mise à jour et adoption des règlements généraux
   Nomination des membres du conseil d’administration
      Renouvellements de mandats
   Période de questions
   Levée de l’assemblée

RAPPORT DU
PRÉSIDENT DE LA FONDATION
        M. PIERRE CYR

ADMINISTRATION & FINANCE
Rapport du département de l’administration

Voici les grandes lignes des réalisations des membres du personnel de
l’administration / comptabilité :

 Demande de vérification judiciaire pour tous les employés (répétée à
  tous les trois ans)
 Suivi budgétaire en collaboration avec le comité de vérification : effectué
  à chaque mois afin d’assurer un contrôle plus serré de la gestion
  budgétaire
 Envoi d’états de compte à la fin de chaque mois (nous avons toutefois
  très peu de comptes à recevoir)
 Approfondissement des connaissances et acquisition d’habiletés dans
  l’utilisation de nos logiciels et plateformes informatiques Prodon et SAGE
 Formation des employés : Microsoft Outlook

RAPPORT DE LA
DIRECTRICE DU FINANCEMENT
ET DES COMMUNICATIONS

         Jocelyne Vautour

2018-2019

Création de comités de campagne pour tous nos
événements, composés d’un président et de
membres (tous issus du monde des affaires)

Succès de nos événements
 Tournoi de golf avec une participation record (176 joueurs)
 Mise sur pied d’une nouvelle plateforme pour nos encans
  silencieux (plateforme cellulaire)
 Happening (plus de 35 000$ récoltés lors de notre encan
  silencieux)
 Production de nouveaux outils (rédaction d’un argumentaire)
  pour présenter et souligner les bienfaits de la Maison en vue
  de la sollicitation de donateurs et futurs donateurs
 Année record pour l’événement des poinsettias
 Commanditaire pluriannuel pour les Soirées en mémoire de..

Événements communautaires
 Moyenne de 25 événements communautaires par année

 Et d’autres s’ajoutent
 Les événements communautaires génèrent entre 1000 $ et
  25 000 $
 Au cours de la prochaine année, une campagne de
  sensibilisation sera mise en branle. Cette campagne aura
  comme objectif d’inciter la population à organiser, dans leur
  communauté, des événements pour venir en aide à la
  Fondation de la Maison de soins palliatifs de Vaudreuil-
  Soulanges.
 Des articles et annonces seront diffusés dans les médias

Faits saillants

 Formation d’un comité de campagne corporative
 Mise en place d’une nouvelle campagne
de publipostage
 Nouveaux dépliants pour les événements
  communautaires
 Revue du matériel pour les dons in memoriam
 Réalisation et diffusion de capsules de témoignages
de bénévoles de la Maison, dans le cadre de la campagne
de recrutement de bénévoles

Survol du financement
Revenus 2018-19                       Autres activités

                 2%                   Campagne de financement
            9%        7%              annuelle
       3%                  2%
                                5%    Cuisine

                                 4%
                                      Don

                                      Événements externes
                                      communautaires
                                      Événements caritatifs

                                      Subvention
 38%                                  gouvernementale
                            30%       Subvention salariale

                                      In memoriam

Dépenses 2018-19

        15%             Salaires

                        Frais d'exploitation |
   1%                   assurance
 1%
1%                      Administration | Électricité,
                        télephone
                        Soins
9%
                        Cuisine

3%                      Entretien

                        Bénévolat

                        Financement
                 70%

OBJECTIFS 2019-2020

Revoir le plan de reconnaissance
Revoir les plans de commandites
Mettre en place un plan de dons mensuels
Établir une stratégie pour développer le
 programme de dons planifiés
Refonte du site web
Acquisition d’une borne d’information et
 reconnaissance interactive

LE RAPPORT DE LA
DIRECTRICE
MÉDICALE
      Dre Sylvie Dufresne

LE RAPPORT DE LA
DIRECTRICE
DES SOINS
        Monique Sasseville

L’ESSENTIEL

Août 2018: UN POINT TOURNANT …

Ajout important à l’offre de service de la MSPVS

Coordonnatrice psychosociale à temps complet

Amélioration des services
     aux patients et aux familles
 Suivi de deuil individuel (30 familles)
 Soutien aux patients / familles pendant leur séjour
  (62 patients/familles)
 Conseils et soutien lors des arrangements funéraires
 Dépistage et suivi des deuils compliqués
 Références aux ressources environnantes
 Coordination de la Soirée en mémoire de…

Amélioration des services
            à la population

 Développement et coordination d’un programme de
  suivi de deuil communautaire (Automne 2019)

 Évaluation et suivi de deuil individuel suite à la
  référence d’un professionnel

Amélioration du support au personnel
Soutien à l’équipe des soins (rencontres
 individuelles et de groupe)
Soutien psychologique ponctuel (situations
 traumatisantes)
Support à l’équipe pour les cas complexes
 (conflits familiaux)

RAPPORT
  INCIDENTS - ACCIDENTS

120
              112
                                         2017-2018
100   86
                                         2018-2019
                      72
80

60
                               51
40
               14         27        26
20                                            8

 0

OBJECTIFS 2019-2020

 Poursuivre le développement du volet psychosocial

 Développer un programme de maintien des compétences

 Améliorer la collaboration avec les partenaires

 Poursuivre le développement de la dimension recherche

 Participer à l’implantation du dossier médical
  électronique

Réalisations de l’équipe médicale
 6 médecins engagées qui pratiquent des soins palliatifs selon les
  plus hauts standards de qualité avec passion, compassion et
  humanité

 Une équipe qui s’investit au-delà de ses tâches cliniques en
  collaborant au développement d’ordre stratégique, opérationnel et
  de qualité de la MSPVS.
    C.A. de la Fondation de la MSPVS
    Comité de direction
    Comité de planification stratégique
    Comité clinique et gestion des risques

Comité des admissions
    Comité de pharmacie
    Comité de formation continue
    Comité d’évaluation de la qualité de l’acte médical
    Comité d’enseignement et comité de pilotage du stage
    en soins palliatifs à l’externat de l’Université de Montréal
    Comité de pilotage du projet d’aménagement et de
    valorisation socio-écologique du milieu naturel de la
    MSPVS

Présentations aux 2 derniers congrès de soins palliatifs de
l’AQSP en 2018 et 2019

Statistiques des soins
                          Cumulatif   2016 - 2017   2017 - 2018   2018 - 2019

Nombre d’admissions         1532         210           229           234

Nombre de décès             1470         203           218           226

Nombre de retours à
                             37           3             9             5
domicile

Nombre de transferts
                             15           1             4             1
autres établissements

Nombre de recours à la
                             29           13            7             8
sédation palliative

Nombre de demandes
                             0            0             0             0
d’AMM

Nombre de demandes
                            2168         277           314           339
d’admission

Durée moyenne de séjour
                            17.6         16.1          13.5          12.7
(jours)

Durée médiane de séjour
                             8            7             6             6
(jours)

Taux d’occupation           77%         72.4%         72.4%          70%

Nombre d’admissions et de décès
                                                                 (2010-2019)
          Nombre d'admissions                                                                   Nombre de décès
                                                                                                                                                    234
250                                                                                                                                 229                        226
                                                                                                                   210                       218
                                                                                                                           201
                                                                                                186
200                                                                          178                         182
                                                                 170 170               169
                                               166
                                                        158

150
                             110
                                      104

100

             49
                    40
50

 0
      sept 2010-31 mars   2011-2012         2012-2013         2013-2014    2014-2015         2015-2016         2016-2017         2017-2018         2018-2019
             2011

Durée de séjour
                  (2014-2019)
                                                            2014-2015
140
                                                            2015-2016
120

                                                            2016-2017
100

80
                                                            2017-2018

60                                                          2018-2019
40

20

 0
      ≤ 7 jours    8-14 jours   15-60 jours   61-90 jours   > 90 jours

Admissions par territoire
            de résidence (2010-2019)
                1% 2%
     1%    5%
5%
                                Vaudreuil-Soulanges

                                Suroît

                                Autre - Montérégie-Ouest

                                Montréal

                                Ontario
                        86%     Autre

Diagnostic principal
         (cumulatif 2010-2019)

16%        cancer   non-cancer
                                 Distribution par sexe
                                   (cumulatif 2010-2018)

                                                     48%

                       84%
                                 52%

                                       Hommes    Femmes

OBJECTIFS 2019-2020

 Implantation du dossier médical électronique

 Augmenter la visibilité de la MSPVS et la collaboration avec le
  CISSSMO et les autres partenaires afin d’améliorer le taux
  d’occupation

 Augmenter la participation aux différents comités du CISSSMO en
  lien avec les soins palliatifs et faire preuve de leadership

 Participer à des projets de recherche

 Contribuer au projet d’aménagement et de valorisation socio-
  écologique du milieu naturel de la MSPVS

LE RAPPORT DE LA
DIRECTRICE DES
RESSOURCES BÉNÉVOLES

         Susan Bednarski

RECRUTEMENT
 2018 : 210 bénévoles actifs

 2019 : 255 bénévoles actifs incluant une coiffeuse, un
  électricien, les musiciens ainsi que des nettoyeurs de
  vitres et gouttières

 59% des nouveaux bénévoles recrutés au cours de
  l’année ont choisi la MSPVS comme lieu privilégié de
  bénévolat suite à une expérience personnelle avec un
  proche ou suite à celle d’une connaissance.

Nombre d’heures par secteur pour
     l'année financière 2018-2019 -
     comparaison avec 2017-2018

Soutien:
(cuisine, pâtisseries maison, réception, buanderie, entretien,    12,672 vs. 12,558
plantes intérieures, jardins, pelouse, transport, réparations)

Soins aux patients:
(soins, massothérapie, accompagnement avec un animal,
coiffure, musique, suivi de deuil)                               4,583 vs. 4148
Événements et financement                                        2190 vs.1949

Dossiers administratifs:
(envois postaux, saisie de données, archivage, réunions
administratives)                                                 2327 vs. 1706
Formation des bénévoles                                          809 vs. 997
Total des heures                                                 22,581 vs. 21,358

Formation
                              bénévoles:
               Administration    809
 Événements        2 327
     et
financement:
    2 190

   Soins aux
   patients:                               Soutien:
     4 583                                  12 672

Nombre de bénévoles par ville

Bénévoles            % par ville   % heures
25 villes au total
4 villes suivantes
                       73.78%
représentent                          70.77%
Hudson                 26.30%         23.74%
Saint-Lazare           21.18%         18.48%
Vaudreuil-Dorion       20.00%         22.79%
Rigaud                  6.30%          5.76%

Nos succès-clés
2018-2019 - Collaboration, travail d’équipe
Soins aux patients :
 Nouveau processus de recrutement et d’intégration en
  équipe
 Nous avons doublé le nombre de bénévoles aux soins

Projet Suivi Deuil :
 En 2018-2019, nous avions seulement 4 bénévoles ;
   présentement, nous avons 12 bénévoles.

 Projet de bénévoles à l’accompagnement :
 Dès mai nous pouvons compter sur les services de 7
  bénévoles dûment formés.

Objectifs 2019-2020
Nos défis :

Vieillissement de la population de bénévoles de la Maison
 44% de nos bénévoles ont plus de 65 ans

 Étant donné le vieillissement de notre population bénévole, il est devenu
  essentiel d’adapter nos stratégies de recrutement afin d’attirer de jeunes
  bénévoles. Pour ce faire, nous bénéficierons, au cours de l’été, des services
  d’un étudiant en graphisme pour le recrutement par le biais des médias
  sociaux.

Bénévoles aux évènements et à la sollicitation
• Le profil de ce type de bénévole est unique. En collaboration avec la
  Directrice du financement, nous allons travailler sur des stratégies pour
  combler ce besoin.

DÉPÔT DE L’AUDIT
DES ÉTATS FINANCIERS

      Autre diaporama

AGA, SUITE…

 Nomination des vérificateurs externes

 Mise à jour et adoption des règlements généraux

 Nomination des membres du conseil

  d’administration
     • Renouvellements de mandats

PÉRIODE DE QUESTIONS

~ MERCI ~