CAHIER DES CHARGES Mise en oeuvre du site Intra et extranet - Trappes
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CAHIER DES CHARGES
Mise en œuvre du site Intra et extranet
Création, développement et
maintenance du site intra et extranet
Remise des propositions : lundi 11 mars 2019 – 17h
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-Yvelines
1TABLE DES MATIERE
I. INTRODUCTION 4
1. OBJECTIF DU PROJET INTRA ET EXTRANET 4
2. ORGANISATION DU CAHIER DES CHARGES 5
3. PRESTATIONS ATTENDUES DE LA PART DU TITULAIRE ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.
4. CADRE DE REPONSE TECHNIQUE 5
II. ENVIRONNEMENT DU PROJET 6
1. ORGANISATION DES SERVICES MUNICIPAUX 6
2. L'ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE DE LA VILLE 6
3. LE SITE INTERNET DE LA VILLE 6
4. SENSIBILISATION DES AGENTS AUX TIC 6
III. PRESTATIONS ATTENDUES 7
1. PRESENTATION GENERALE 7
2. INSTALLATION, LA MAINTENANCE ET ADMINISTRATION DU SERVEUR 7
2.1 CHOIX DU SYSTEME D’EXPLOITATION 7
2.2 INSTALLATION DU SERVEUR 7
2.3 ADMINISTRATION DU SERVEUR 7
2.4 MAINTENANCE DU SERVEUR 8
2.5 DUREE DES PRESTATIONS 8
3. DEVELOPPEMENT DU SITE INTRA ET EXTRANET 9
3.1 FONCTIONNALITES DU SITE 9
3.1.1 Annuaires 10
3.1.2 Gestion de contenu 10
3.1.3 Base documentaire 11
3.1.4 Agendas, actualités 11
3.1.5 Page d’accueil 11
3.1.6 Outils collaboratifs 12
3.1.7 Accès aux applications 12
3.1.8 Fonctions 13
3.1.9 Espace administration et publication 13
3.2 PROFILS UTILISATEURS 13
3.3 ERGONOMIE DU SITE INTRA ET EXTRANET 14
3.4 ARCHITECTURE TECHNIQUE 14
4. PRESTATIONS DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET INTRA ET EXTRANET 15
4.1 LE PILOTAGE DU PROJET 15
4.2 ACCOMPAGNEMENT 15
4.3 FORMATION 15
5. GARANTIE ET MAINTENANCE 15
6. PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES 16
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-YvelinesIV. ORGANISATION DES PRESTATIONS 17
1. PILOTAGE DU PROJET INTRA ET EXTRANET 17
2. METHODOLOGIE DE DEVELOPPEMENT 17
2.1 DEMARCHE 17
2.2 TESTS ET RECEPTION 18
3. PLANNING PREVISIONNEL 18
V. CADRE DE LA REPONSE TECHNIQUE 19
1. MEMOIRE TECHNIQUE 19
2. MAQUETTAGE 19
3. DOCUMENTS A JOINDRE 19
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-YvelinesI. Introduction
1. Objectif du projet intra et extranet
La ville de Trappes-en-Yvelines lance un marché public à procédure adaptée pour la réalisation de
son site Intra et extranet.
Le développement et l’ouverture de ce site seront réalisés en 2019 pour une mise en service en août
2019.
Le site intra et extranet de la ville doit être considéré comme une plate-forme d’information, de
communication et de mutualisation, ayant pour objectifs de :
1. S’adapter à tous :
• Etre accessible, simple, attractif et conformes aux règles de sécurité et RGPD
• Etre adapté au profil de l’usager, authentification autonome avec verrouillage de
compte, log et notifications.
• Etre évolutif en s’intégrant avec des outils spécifiques du Système d’information de la
ville actuels et à venir avec possibilité de connecteurs d’authentification et modules
de sécurité.
2. Produire et publier les informations de la collectivité :
• Editer et mettre en valeur les informations et les actions des collectivités
• Donner la bonne information
• Favoriser la participation des agents
3. Gérer des documents :
• Rationnaliser le circuit des documents
• Faciliter la recherche
• Faciliter le partage de documents
4. Faciliter le travail collaboratif :
• Etre un support aux groupes de travail issus des organisations, missions, réflexions et
projets
• Favoriser la participation des agents en permettant l’interaction et l’information
ascendante à la fois sur la gestion documentaire et la gestion de contenu
Dans une seconde étape, la ville de Trappes-en-Yvelines envisage de faire évoluer un portail grâce à
des connecteurs avec les logiciels métiers, de jouer le rôle de fédérateur des différents systèmes
d’information et permettre une simplification des procédures de gestion. Pour des raisons de
sécurité, les applications seront accessibles depuis une plateforme dédiée évitant des surcouches et
d’éventuelles failles de sécurité en dehors du périmètre SI.
2. Acteurs concernés
Cet intranet collaboratif et les règles afférents seront à destination, dans un premier temps :
• des agents et élus de la Ville de Trappes-en-Yvelines
• des partenaires de la collectivité (Ex : Education nationale dans le cadre du projet éducatif de
territoire)
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-Yvelines3. Organisation du cahier des charges
Le marché « mise en œuvre du site extranet » porte sur deux ensembles de prestations :
• Installation du serveur, développement, mise en œuvre et maintenance du site extranet.
• Mise à jour des systèmes d’exploitation
• Prestations complémentaires
Ce cahier des charges décrit l’environnement du projet intra et extranet, ses objectifs, et définit les
spécifications techniques auxquels devra souscrire les soumissionnaires du marché.
Il est structuré de la façon suivante :
1. L’environnement du projet
2. Les prestations attendues
3. L’organisation du projet
4. Le cadre de réponse technique
4. Cadre de réponse technique
Il est instamment demandé aux soumissionnaires consultés de respecter le cadre de réponse
proposée en partie V. et de joindre l’ensemble des documents définis au paragraphe V.3.
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-YvelinesII. Environnement du projet
1. Organisation des services municipaux
Trappes-en-Yvelines est une ville de 32 000 habitants située dans les Yvelines (78) dans
l’agglomération de Saint-Quentin-en-Yvelines. Elle compte environ 700 agents permanents
(organigramme des services municipaux en annexe)
Une partie des services administratifs sont centralisés dans l’hôtel de ville et d’autres sont répartis
géographiquement dans la ville dans une trentaine de bâtiments différents.
2. L'environnement informatique de la ville
Une grande partie des services ont accès au réseau local de la Ville un réseau mais beaucoup
d’agents de terrain n’y ont pas accès. Le réseau Ville est composé de 66 sites interconnecté en VPN,
La salle serveur est centralisé au niveau de l’hôtel de ville. Nous comptons 56 serveurs dont une
majorité dédiée à la gestion des applicatifs métiers et et nous comptons à ce jour 1100 postes
informatique en incluant les groupes scolaire.
Le serveur de messagerie est Microsoft Exchange, le nombre de Bal est de 475 et de 560 comptes
AD.
La messagerie interne utilisée est Outlook et accessible depuis l’extérieur en HTTPS.
La direction des systèmes d’information est placée sous la responsabilité de Monsieur Tou Kader.
3. Le site Internet de la ville
La mairie de Trappes-en-Yvelines dispose de deux sites internet principaux et de sites dit
« satellites » Cf Annexe :
• Un dédié aux démarches administratives et services publics www.trappes.fr
• Un dédié à l’actualité de la ville www.trappesmag.fr
Les sites ont été développés sur Drupal 8 et sont gérés par la direction de la communication.
Certaines informations du site pourront également être publiées sur les futur sites intra et extranet.
4. Sensibilisation des agents aux TIC
Les agents de la ville de Trappes-en-Yvelines se sont progressivement familiarisés depuis plusieurs
années aux outils des technologies de l’information et de communication. Des agents ont été formés
mais on constate que l’utilisation des TIC reste encore limitée aux fonctions de base.
Un changement de culture et de méthodes de travail est nécessaire pour que les agents
s’approprient ces nouvelles technologies.
La mise en œuvre du site intra et extranet doit concourir à une évolution de l’organisation du travail
fondée sur un renforcement de la coopération et de la transversalité entre les services.
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-YvelinesIII. Prestations attendues
A - Présentation générale
Les prestations demandées dans le cadre du présent marché sont :
1. La création et développement du site intra et extranet
Il devra respecter le programme fonctionnel présenté au paragraphe III .3.1 et la
méthodologie de développement préconisée au paragraphe IV. La technologie utiliser devra
être éprouvées et robustes.
2. Les prestations de mise en œuvre du site Intra et extranet
Elles comprennent le pilotage du projet, l’accompagnement, l’installation du site sur le
serveur de la ville et la formation des agents. Un recettage de l’ensemble des mesures prises
pour démontrer que le projet est bien secured by design (RGPD)
3. La garantie et la maintenance du site intra et extranet
4. Des prestations complémentaires
Ces prestations à la carte concerneront des évolutions spécifiques du site et des actions de
formation
B –INSTALLATION DU SERVEUR, DEVELOPPEMENT, MISE EN ŒUVRE ET MAINTENANCE
DU SITE INTRA ET EXTRANET
1. Installation, la maintenance et administration du serveur
1.1 Choix du système d’exploitation
Le soumissionnaire proposera dans sa réponse le système d’exploitation qui lui parait le plus stable,
fiable et pérenne pour la mise en œuvre du projet intra et extranet.
1.2 Installation du serveur
Le titulaire du marché assurera les prestations suivantes :
1. Configuration matérielle
2. Partitionnement des disques
3. Mise en œuvre de l’installation
4. Le serveur sera hébergé dans le cloud :
1.3 Administration, support et supervision du serveur
Le titulaire du marché assurera les prestations suivantes :
1. Gestion des utilisateurs et des groupes :
L’interface d’administration de la solution doit garantir l’autonomie des administrateurs de la Ville
De Trappes pour les tâches d’exploitation les plus courantes.
L’administration de la solution devra se faire par l’intermédiaire d’une interface Web sécurisée
fournie par l’hébergeur.
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-YvelinesElle permettra à minima aux administrateurs de :
_ Créer/supprimer/modifier les comptes utilisateurs,
_ Consulter les journaux (logs) et les statistiques,
_ D’analyser le contenu ,
_ Supprimer le contenu .
_ Réinitialiser le mot de passe du compte
2. Gestion des disques et des systèmes de fichiers
3. Gestion de la sauvegarde
4. Gestion de la sécurité
5. Gestion des périphériques
Administration
Les soumissionnaires préciseront dans leur offre les outils d’administration mis à disposition de la
Ville pour l’exploitation due l’ensemble des services de l’intra et l’extranet. Les rôles
respectifs des parties dans les tâches d’exploitation et d’administration seront très précisément
détaillés. Les procédures de demande de modification dans le cadre de l’exploitation et le coût
associé seront précisées.
Support technique
Le titulaire mettra à disposition des administrateurs désignés de la ville un support technique
accessible par téléphone et par email, destiné à prendre
en compte les problèmes ou interrogations rencontrés dans le cadre de l’utilisation délivrée.
L’assistance à la configuration des fonctionnalités des sites sera également couverte par ce service.
Supervision
La direction de la communication ainsi que la DSI souhaitent disposer d’un
Maximum d’indicateurs/statistiques sur l’ensemble des fonctionnalités offertes par la solution
proposée.
Les soumissionnaires présenteront dans leur offre l’ensemble des
Indicateurs et statistiques mis à disposition de la ville de Trappes afin
D’assurer une visibilité optimale sur le fonctionnement des sites intra et extranet . Ils préciseront en
outre par quel moyen ces informations sont accessibles.
1.4 Maintenance du serveur
Le titulaire du marché assurera la maintenance préventive et corrective du serveur :
1. Diagnostic des pannes
2. Interface avec le fournisseur du serveur en cas de panne matérielle
3. Résolution des anomalies en cas de panne non matérielle
4. Mises à jour du système d’exploitation ainsi que les moteurs de base de données et modules
périphériques très régulièrement, une fois par mois à minima.
1.5 Durée des prestations
Les prestations de maintenance et d’administration du serveur sont de 1 an à compter de la
notification du marché, reconductible 3 fois.
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-Yvelines2. Développement du site Intra et extranet
2.1 Fonctionnalités du site
Les principales fonctionnalités du site sont présentées dans le tableau suivant
Outils Contenus
Agendas et Agenda des manifestations de la ville…
actualités
Agenda des réunions publiques des élus
Programmation des réunions se déroulant à l’Hôtel de Ville, aux Services Techniques et
à l’Auditorium
Revues de presse
Actualités de services
Trombinoscope Trombinoscope / Annuaire / Organigramme interne des services
et annuaires
Trombinoscope / annuaire des élus
Annuaire externe : associations, entreprises, administrations
Base Organisation Organigramme
documentaire générale Notes de service
par thème Rapports d’activité
Base de Plans des bâtiments…
documents multi- Ressources humaines fiche de postes
formats indexés Bourse à l’emploi
sur des mots clés Mouvements, arrivées, départs
avec module de Informations statutaires
recherche Infos pratiques sur : les congés, les ARTT,…
convivial Informations sur les concours, la formation interne : textes de
référence, calendriers
Marchés publics Modèles de documents de DCE
Marché en projet et marché en cours : calendrier
Documents juridiques en ligne : CMP….
Finances Information sur la préparation budgétaire
Documents budgétaires et comptables
Subventions
Guide des procédures…
Assemblées Délibérations
Comptes-rendus des conseils municipaux
Composition des instances, représentations…
Arrêtés de délégation
Dispositifs d’astreinte Guide de procédures astreintes
et de gestion de Plan communal de sauvegarde
crises
Autres services Toute production réalisée par un service
Liens avec le site de la médiathèque…
Applications, Accès aux applications fonctionnant sous Intranet : SIPIWEB, marchés publics…
téléprocédures et
outils de travail
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-Yvelinescollaboratifs
Le site devra également comprendre les fonctions suivantes :
1. un outil d’administration du site
Gestion des droits d’accès des utilisateurs, du déverrouillage de comptes.
Gestion de l’architecture du site, des rubriques, des mots-clés…
Génération d’une lettre d’information
2. Un outil de recherche
3. Le plan du site
4. Des outils collaboratifs tels que les forums, les listes de diffusion, les WIKI, les porte-
documents, des agendas
5. Des liens RSS sur le site Internet de la ville et sur des sites professionnels
6. Une visionneuse de plans
7. Un processus de cryptage des fichiers ou base de données afin d’éviter la lecture et
l’exploitation des objets en cas de compromission du site par un tiers non autorisé.
2.1.1 Annuaires
Trombinoscope / Annuaire interne des agents : l’outil proposé doit pouvoir « absorber » les
informations que le logiciel de gestion du personnel communal de la DRH possède CIRIL RH. Il doit
être interactif afin de permettre d’y avoir au minimum les informations suivantes pour tous les
agents :
• Photo
• Nom / Prénom
• Fonction / Direction
• Lieu d’affectation
• Téléphone
• Mail
Une fonction permettra d’intégrer dans les annuaires externes du site selon une périodicité définie,
des fichiers de données sous format Excel. Les annuaires comprendront des fonctions de recherche
et de consultation.
Les informations recherchées dans l’annuaire pourront être exportées sous un format de type txt,
tab ou xls, exploitable pour réaliser des mailings et des jeux d’étiquettes ou autres traitements.
2.1.2 Gestion de contenu
L’ensemble des fonctionnalités du module de gestion de contenu a pour objectif de permettre de
manière simple, intuitive et efficace, l’utilisation, l’acquisition, l’organisation et la publication
(création, validation et diffusion …) des contenus, selon des droits d’accès prédéfinis.
Toutes ces informations seront gérées à partir d’une interface d’administration simple et
ergonomique (cf paragraphe III 3.1.9.) à partir de formulaires de saisie et associées à une maquette
de présentation. Toute information doit pouvoir être crée, modifiée, déplacée ou supprimée.
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-YvelinesChaque information destinée à être publiée pourra être associée aux attributs suivants :
• Attributs de données génériques (auteur, date de création…)
• Attributs de gestion (cycle de vie…)
• Attributs permettant de structurer le fond de contenu
• Attributs de classification dans l’arborescence (association à une rubrique, sous rubrique,
mot clé…)
• Attributs d’éléments associés (document, image, plan…)
2.1.3 Base documentaire
La base documentaire de la ville pourra être constituée de documents de tout type et de tout
format : texte, image, plan, feuille de calcul, vidéo….
Chaque document sera associé aux attributs suivants :
• Format
• Titre
• Objet
• Mots clés
• Droits d’accès
Les documents pourront être déposés, modifiés, supprimés et publiés par les utilisateurs ayant les
droits d’accès nécessaires via le module d’administration.
Le module base documentaire sera muni d’un moteur de recherche rapide et convivial.
2.1.4 Agendas, actualités
La fonction agenda permet de visualiser de façon chronologique des informations de même nature,
par journée, semaine, ou mois ; la solution proposée permettra de créer le nombre d’agendas
souhaités, et notamment :
• Agenda des réunions des élus
• Agenda des manifestations de la ville
• Agenda des réunions se déroulant à l’hôtel de ville
• Agenda des réunions se déroulant aux services techniques
Les informations ne pouvant être visualisées dans une page ou une case pourront être accessibles
par un simple clic.
2.1.5 Page d’accueil
Le contenu de la page d’accueil doit être dynamique. Elle permettra d’accéder rapidement aux
informations via des menus et sous-menus, et via un moteur de recherche performant.
Elle contiendra également des informations d’actualités mises à jour périodiquement comme :
• Les notes de service
• La vie des services
• Les mouvements de personnel
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-Yvelines• Les évènements programmés
• Des articles réalisés par les services
2.1.6 Outils collaboratifs
La solution proposée fournira les outils collaboratifs suivants :
• Forums
• Wiki
• Listes de diffusion
• Porte-documents
Ces outils pourront être paramétrés de façon souple et rapide :
• Titre
• Objet
• Fonctionnement
• Droits d’accès…
Le soumissionnaire pourra proposer en options des outils complémentaires.
2.1.7 Accès aux applications
Des liens permettront de pointer en direct sur les applications Intra et extranet de la ville.
L’accès aux applications et le mode de publication est géré par le SI dans son approche globale de la
sécurité.
Un menu ou rubrique application devra être envisagé.
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-Yvelines2.1.8 Fonctions
• Outil de recherche : cette fonction sera accessible sur toutes les pages du site ; la recherche
pourra être réalisée sur tous mots clés déclarés dans le module administration. D’autres
critères de recherche approfondis pourront être proposés par le prestataire.
• Liens RSS : des liens RSS pourront être associés aux rubriques ou autres objets du site ; on
pourra par exemple pointer sur les publicités de marchés publics réalisés sur le site Internet.
• Visionneuse de plans : un outil permettra de visionner les plans sous des formats du type jpg,
dxf, dwg, pdf…
• Plan du site : l’outil de navigation du site doit contenir la fonction « plan du site » présentant
dans une arborescence l’ensemble des fonctionnalités du site.
2.1.9 Espace administration et publication
L’administration du site comprendra :
1. la gestion des utilisateurs
2. l’arborescence du site : rubriques, sous rubriques
3. la gestion des attributs associés à l’édition et à la publication des contenus
4. les paramétrages de l’interface : feuilles de style….
5. des outils statistiques de fréquentation…
6. la génération d’une lettre d’information
Le module publication permettra de saisir, modifier, supprimer les informations à publier en les
associant à des attributs
Une lettre d’information contenant les dernières mises à jour du site pourra être générée
automatiquement. Elle sera envoyée à tous les utilisateurs du site sur leur messagerie.
Les administrateurs pourront néanmoins modifier son contenu.
La périodicité de ce document pourra être paramétrée.
Une fonctionnalité de vérification des objets et champs renseignés dans les formulaires afin d’éviter
l’injection de fichiers ou textes non conformes.
2.2 Profils utilisateurs
Le module administration permettra de gérer les droits d’accès se rapportant à
1. l’accès aux rubriques du site
2. l’accès aux données du site
3. l’accès aux fonctions de publication et d’administration
Le module administration permettra de définir des profils utilisateurs.
Trois profils de base au minimum seront disponibles :
1. le profil administrateur du site
2. le profil rédacteur
3. le profil utilisateur
Le soumissionnaire du marché détaillera les fonctionnalités de son module gestion des utilisateurs.
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-Yvelines2.3 Ergonomie du site Intra et extranet
Le prestataire réalisera la conception graphique du site. Il aura à sa charge :
- la conception de la charte graphique complète du site,
- la conception graphique de toutes les pages du site,
- la conception de toutes les illustrations : schémas, croquis explicatifs, dessins, photos,
boutons, icônes…
- la présentation générale des textes : police, tabulation, style…
Les pages comprendront du texte et des illustrations (dessins, schémas, photos…) qui seront mis en
forme selon une déclinaison précise adaptable et modulable.
Le prestataire prendra connaissance de l’ergonomie du site Internet. Il veillera néanmoins à
différencier la présentation du site Intra et extranet de celle du site Internet de façon à ce que les
agents puissent clairement différencier les espaces de travail. Il intégrera le logo de la ville.
2.4 Architecture technique
Les soumissionnaires s détailleront l’architecture logique et matérielle des infrastructures de la plate-
forme d’hébergement. Ils préciseront en outre s il s’agit d’une solution t mutualisée ou dédiée.
Dans le cadre d’une offre d’hébergement sur une plate-forme mutualisée, la possibilité d’évoluer
vers une plate-forme dédiée doit être offerte. Les soumissionnaires préciseront dans leur offre les
modalités de migration vers une offre d’hébergement dédiée ainsi que le coût et les délais de
migration. Les soumissionnaires devront également préciser si le choix d’un serveur mutualisé ou
dédié impacte sur les fonctionnalités proposées
Les solutions proposées devront être développées avec des outils de gestion de contenu basés sur
des logiciels libres.
Les différents modules du site extranet devront être accessibles à partir d’un simple navigateur
Internet (Internet Explorer, Edge, Firefox, Safari, …).
Le site extranet de la ville sera hébergé dans le cloud
Le prestataire indiquera les contraintes techniques imposées sur le serveur extranet. Ce n’étant pas
aux usagers de s’adapter au serveur, mais l’inverse, le site devra être compatible avec tout type de
client et navigateur du marché.
La garantie d’un niveau de sécurité (Disponibilité, Intégrité, Confidentialité, etc.) en adéquation aux
exigences de la Ville de Trappes en Yvelines et conforme à la RGPD
L’outil devra être responsiv design
2.5 Documentation
Le Prestataire précisera dans le cadre de réponse les documentations qu’il fournira dans le cadre du
projet.
La mairie de Trappes-en-Yvelines veut au moins recevoir :
1. des guides d’utilisation concernant les fonctions d’administration et de publication dans le
site extranet, assujettis aux fonctionnalités demandées dont la sécurité.
2. Une documentation technique générale du site extranet
L’ensemble de ces documentations ou guides seront en langue française.
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-YvelinesUne documentation technique sera fournie par les soumissionnaires. Elle comprendra la description
Détaillée de tous les composants (matériels, technologies mises en œuvre, securité mises en place…)
et sera décomposée en volumes distincts selon les thèmes suivants :
_ Plan d’assurance qualité,
_ Dossier des spécifications techniques et fonctionnelles,
_ Dossier de conception et d’intégration (ou d’installation),
_ Dossier d’exploitation et d’administration,
_ Dossier des tests,
_ Dossier de recette provisoire pour la vérification d’aptitude,
_ Dossier d’incidents,
_ Dossier de recette définitive,
_ Documentation générale.
3. Prestations de mise en œuvre du projet Intra et extranet
3.1 Le pilotage du projet
Le soumissionnaire proposera un dispositif de pilotage pendant toute la durée du projet.
Un interlocuteur unique est souhaité.
Il chiffrera la durée et le coût nécessaires à la réalisation de cette prestation.
Le dispositif de pilotage du projet est décrit au paragraphe IV.1.
3.2 Accompagnement
Le soumissionnaire proposera un dispositif d’accompagnement à la structuration du site :
organisation des rubriques, définitions des rubriques et des mots clés, initialisation des données….
Il chiffrera la durée et le coût nécessaires à la réalisation de cette prestation.
3.3 Formation
Le soumissionnaire proposera un dispositif de formation des administrateurs et des rédacteurs du
site. Il chiffrera la durée et le coût nécessaires à la réalisation de cette prestation.
4. Garantie et maintenance
4.1 Garantie
Le site devra être garanti pendant un an à compter de la vérification du service régulier.
Le titulaire du marché garantit la Ville contre toute survenance d'anomalies, incidents, erreurs ou
défaut de fonctionnement par rapport aux spécifications techniques contenues dans ce cahier des
charges.
Dans le cadre de cette garantie, le titulaire du marché s’engage à mettre en place une assistance
téléphonique
4.2 Maintenance
Au terme de cette garantie, le titulaire s’engage à mettre en place une maintenance corrective,
préventive et adaptative des développements spécifiques ainsi que des progiciels apportés.
Il devra s’engager à assurer cette maintenance avec un personnel ayant participé aux
développements.
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-Yvelines4 . 2 . 1 . Disponibilité et performances de services
Le Titulaire devra surveiller en permanence la disponibilité et les performances de la solution
proposée.
Les soumissionnaires devront préciser dans leur mémoire justificatif les moyens de contrôle qui
seront mis en Œuvre dans le cadre de ce marché ainsi que les rapports nécessaires au contrôle des
engagements qui seront fournis périodiquement.
4 . 2 . 2. Garantie de temps de rétablissement ( G T R )
La durée des interventions de maintenance devra être aussi réduite que possible et les interventions
devront être effectuées de manière à ne causer que le minimum de gêne dans le fonctionnement des
services.
La maintenance évolutive au sens de nouvelles fonctionnalités apportées à l’Intra et extranet suite à
des demandes de la Ville de Trappes-en-Yvelines, fait l’objet du marché à bons de commande libellé
« prestations complémentaires » et décrite au paragraphe suivant.
4.3 Pénalités / Engagements de qualité de service
Le Titulaire devra s’engager à respecter une Garantie de Temps de Rétablissement de 4 heures
maximum (*): Du lundi au samedi de 8H à 18 heures hors jours fériés, Les délais d'immobilisation
maximale des sites sont calculés à partir de l'enregistrement de l’appel.
Le Titulaire devra s’engager à respecter une disponibilité globale de service supérieure à 99,80%.
En cas de non-respect de la disponibilité mensuelle de service, les pénalités prévues au C.C.A.P.
seront applicables.
4.4 Réversibilité
Les soumissionnaires devront obligatoirement détailler dans leur offre le protocole de réversibilité
qu’ils envisagent de mettre en œuvre à l’échéance du marché. Ils mettront en avant les moyens et
modalités dont ils disposent pour assurer la mise à disposition de la totalité des contenus présents
dans le système à la date du jour de déclenchement du processus de réversibilité. La Ville de Trappes
en Yvelines accordera une attention toute particulière aux conditions proposées.
5. Prestations complémentaires
Au terme de la réalisation et du déploiement du site Intra et extranet de la ville de Trappes-en-
Yvelines, différentes prestations complémentaires pourront être demandées pendant une durée de 3
ans au titulaire du marché :
1. Mise à jour des logiciels utilisés dans le cadre du développement du site Intra et extranet
2. Développements de nouvelles fonctionnalités, modifications à apporter au site Intra et
extranet
3. Actions de formation
4. Actions d’accompagnement
Les nouveaux développements devront respecter la méthodologie proposée au paragraphe IV.2.
Ils feront l’objet d’une garantie et d’une maintenance
Le soumissionnaire définira dans sa réponse les coûts relatifs à ces nouveaux développements :
1. prix journée pour la conception
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-Yvelines2. prix journée pour le développement
3. prix journée pour la formation
Toute demande de prestation complémentaire fera l’objet d’un devis préalable.
IV. Organisation des prestations
1. Pilotage du projet Intra et extranet
Le projet Extranet Ville aura pour chef de projet, Damien PFISTER, directeur de la communication et
Kader TOU, directeur des systèmes d’informations.
La DSI sera en support pour la partie infrastructure, sécurité…
Le projet Extranet sera piloté par le comité de pilotage extranet de la ville qui aura pour fonction :
1. d’assurer le pilotage de la mise en œuvre du projet
2. de procéder à la validation des modules extranet
3. d’analyser les besoins et de valider toute nouvelle demande de développement relatif au site
extranet
Le soumissionnaire du marché désignera en interne un chef de projet. Il joindra à sa réponse le CV du
chef de projet.
Le chef de projet assurera le pilotage du projet pendant toute la durée du projet.
Le prestataire devra préciser les personnes affectées au développement et à la formation sur le
projet Intra et extranet.
Un groupe de pilotage restreint se réunira périodiquement dans la phase de développement et de
mise en œuvre du projet ; il comprendra :
1. Damien Pfister, chef de projet Intra et extranet pour la ville, accompagné d’un membre de
l’équipe DSI
2. le chef de projet désigné par le titulaire du marché
3. un à deux membres du comité de pilotage Intra et extranet de la ville
2. Méthodologie de développement
2.1 Démarche
Le déploiement du site extranet de la ville de Trappes-en-Yvelines sera réalisé de façon modulaire :
1. Conception de l’architecture du site et élaboration de l’interface graphique
2. Intégration des données des services dans le site (réalisé par la ville)
3. Développement des outils spécifiques – annuaires, agenda, liens RSS, outils collaboratifs…
4. Mise en ligne progressive des différentes fonctionnalités du site
5. Système d’authentification conforme aux dernières obligations légales (RGPD). Si
authentification locale, des fonctions de logs, complexité de mot de passe et verrouillage
doivent être mis en place. SI connexion AD, elle devra passer par un mode MFA ou utiliser le
protocole SAML. Une procédure d’identification MFA doit obligatoirement être proposée
pour les profils administrateurs.
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-YvelinesEn début de projet, une réunion de cadrage du groupe de pilotage restreint précisera les méthodes
de travail et le planning prévisionnel détaillé.
Le groupe de pilotage restreint se réunira régulièrement pour assurer la coordination et le suivi du
projet Intra et extranet
Chaque fonctionnalité sera développée, testée et recettée dans les conditions définies au paragraphe
suivant. Elle sera ensuite mise en ligne sur le site Intra et extranet de la ville après accord du comité
de pilotage.
Le soumissionnaire précisera la méthodologie de développement qu’il propose de mettre en œuvre
en complétant ou en modifiant la démarche proposée.
Concernant l’interface graphique (charte graphique, maquette générale des pages), il sera demandé
au prestataire de réaliser deux à trois propositions qui seront soumises et validées par le comité de
pilotage.
2.2 Tests et réception
Les tests seront réalisés sur une base de test désigné comme « bac à sable » du site Intra et extranet
de la ville de Trappes-en-Yvelines.
La base de test sera accessible à une adresse Internet définie par le titulaire du marché. Elle pourra
être également implémentée sur le serveur extranet de la ville, puis désactivé après la mise en
production.
Une personne sera désignée par la ville pour centraliser la liste des anomalies identifiée lors des tests
et assurée l’interface avec l’utilisateur.
La recette des modules sera réalisée en deux phases distinctes :
- La vérification d’aptitude permettant de valider à chaud le bon fonctionnement des modules
fournis
- La vérification du service régulier permettant de valider à froid après utilisation sur une
période significative le bon fonctionnement des modules fournis
3. Planning prévisionnel
Le prestataire s’engagera sur un planning prévisionnel satisfaisant au calendrier suivant :
1. Remise des propositions : lundi 11 mars 2019 – 17h
2. Développement et mise en ligne du site : Mars -> juillet 2019
3. Mise en œuvre du site Intra et extranet accompagnement et formation : juillet 2019
4. Maintenance du site extranet : juillet 2019 à juin 2019 reconductible 3 fois
5. Prestations complémentaires : 3 ans à compter de la recette finale du site Intra et extranet
Cahier des charges – Création, développement et maintenance d’un site intra et extranet
Ville de Trappes-en-YvelinesV. Cadre de la réponse technique
1. Mémoire technique
Le prestataire devra fournir un mémoire technique comprenant les informations suivantes :
PRESENTATION
Présentation de la société et des références dans le domaine.
CONFIGURATION DU SERVEUR
Choix du système d’exploitation Configuration du serveur
MAINTENANCE ET ADMINISTRATION DU SERVEUR
Prestations de maintenance proposées Prestations d’administration
CARACTERISTIQUES DE LA SOLUTION
Structure et architecture des outils proposés pour réaliser le site Intra et extranet
Description des différents modules constituant la solution
Technologies utilisées
INTERFACE D'ADMINISTRATION ET DE PUBLICATION
Description de l'interface Principe de mise en place des droits et sécurités d'accès.
DESCRIPTION DES SERVICES ASSOCIES
Annuaire Agendas
Base documentaire Liens RSS
Visionneuse de plans
DOCUMENTATION DU SITE INTRENET
ORGANISATION DU PROJET
Méthodologie proposée Délai et planning de réalisation
Moyens mis en œuvre Curriculum Vitae du chef de projet
2. Maquettage
Il est demandé au prestataire d’organiser dans les locaux de la ville une maquette de sa solution. Ces
maquettes ne serviront qu’à évaluer l’ergonomie et les fonctionnalités techniques de la solution mais
en aucun cas des aspects de performance. Ce maquettage ne donnera lieu à aucun dédommagement
et à aucune prise en charge financière de la part de la Ville de Trappes-en-Yvelines.
3. Documents à joindre
Le fournisseur joindra impérativement dans son dossier technique les documents suivants :
1. le mémoire technique dont le plan est décrit en paragraphe V.1.
2. le contrat de garantie et de maintenance proposé
3. des documentations techniques permettant d’appuyer sa proposition technique
4. Modèle de contrat de sous-traitance conforme au RGDP
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