Carnet de bord des RH - Check-listes de la planifi cation initiale au contrôle fi nal - WEKA Business Media AG
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Carnet de bord
des RH
Check-listes de la planification initiale
au contrôle final
Un problème? Pas de problème!CIP-Notice abrégée de la deutsche Bibliothek Carnet de bord des RH Direction de projet: Birgitt Bernhard-Postma WEKA Business Media AG, Suisse © WEKA Business Media AG, Zurich, 2021 Sous réserve de droits d'édition. La reproduction totale ou partielle des contenus est interdite. Les définitions, recommandations et informations juridiques émises dans le cadre de cet ouvrage reflètent le point de vue des auteurs. Bien que la rédaction de la maison d'édition accorde le plus grand soin à l'exactitude des données que le lecteur peut consulter dans cet ouvrage, des erreurs ne sont jamais exclues. La maison d'édition et ses auteurs ne peuvent en aucune façon être rendus responsables des dommages quelconques pouvant résulter de l'utilisation de données erronées mention- nées dans cet ouvrage. WEKA Business Media AG Hermetschloostrasse 77, CH-8048 Zurich Téléphone 044 434 88 88, Téléfax 044 434 89 99 www.weka.ch Zurich • Kissing • Paris • Vienne ISBN 978-3-297-22008-5 4e édition 2021 Impression: CPI books GmbH, Leck / Layout: Dimitri Gabriel / Composition: Peter Jäggi
Table des matières 1
Table des matières
1. Planification du personnel .......................................................................................................... 5
1.1 Utilité de la planification du personnel ........................................................................................... 6
1.2 Formes de la planification du personnel .......................................................................................... 7
1.3 Procédure de la planification du personnel ..................................................................................... 8
1.4 L’identification des ressources clés et le planning de succession ..................................................... 9
1.5 Planifier le personnel à l’avenir: «Personal on Demand» .............................................................. 10
2. Recrutement ............................................................................................................................... 13
2.1 Mode d’emploi pour réussir son recrutement ................................................................................ 14
2.1.1 Les 10 commandements pour un recrutement réussi .................................................................... 14
2.1.2 Recrutement interne ou externe .................................................................................................... 15
2.2 Descriptif de fonction et profil d’exigence ..................................................................................... 17
2.2.1 Descriptif de fonction .................................................................................................................... 17
2.2.2 Check-liste pour la rédaction d’une offre d’emploi........................................................................ 18
2.2.3 Les étapes de la construction d’un descriptif de poste .................................................................. 20
2.2.4 Annonce des besoins en personnel ............................................................................................... 22
2.2.5 Listes des compétences ................................................................................................................. 23
2.2.6 Check-liste pour établir une offre d’emploi ................................................................................... 25
2.2.7 Contrôle du texte d’une annonce .................................................................................................. 26
2.2.8 Profil d’exigence............................................................................................................................ 28
2.3 Sélection du personnel .................................................................................................................. 31
2.3.1 Analyser les candidatures.............................................................................................................. 31
2.3.2 Evaluer les candidatures................................................................................................................ 33
2.3.3 Analyser un CV, une lettre de motivation et un certificat de travail ............................................... 39
2.3.4 Evaluer un certificat de travail ....................................................................................................... 45
2.3.5 Eléments d’un certificat de travail ................................................................................................. 49
2.3.6 Codes utilisés dans les certificats de travail .................................................................................. 50
2.4 Entretien de recrutement............................................................................................................... 54
2.4.1 Les étapes de l’entretien de recrutement ...................................................................................... 54
2.4.2 Entretien de présentation: check-liste ........................................................................................... 57
2.4.3 Questionnaire sur l’entretien de recrutement ................................................................................ 60
2.4.4 Trame de questionnement en phase d’investigation ..................................................................... 77
2.4.5 La gestuelle d’entretien ................................................................................................................. 79
2.4.6 Tableau récapitulatif des qualités des candidats à l’emploi........................................................... 79
2.4.7 Matrice de décision ....................................................................................................................... 81
3. Engagement ................................................................................................................................ 85
3.1 Aspects administratifs ................................................................................................................... 86
3.1.1 Entrée en fonction et initiation...................................................................................................... 86
3.1.2 Les phases d’intégration du salarié dans l’entreprise .................................................................... 89
3.1.3 Procédure d’intégration du salarié ................................................................................................ 93
3.1.4 Liste des informations à communiquer au salarié dans les 2 mois de l’embauche ........................ 94
3.1.5 Préparation du dossier d’information du nouvel employé ............................................................. 94
3.1.6 Plan type du livret d’accueil .......................................................................................................... 95
3.1.7 Lettre de bienvenue au nouvel employé ........................................................................................ 97
Carnet de bord des RH2 Table des matières
3.1.8 Note d’information interne............................................................................................................ 97
3.2 Aspects contractuels ..................................................................................................................... 98
3.2.1 Check-liste générale pour établir un rapport de travail ................................................................. 98
3.2.2 Check-liste: contrat de travail à temps partiel de durée déterminée ou indéterminée................. 101
3.2.3 Check-liste: contrat de travail pour cadre .................................................................................... 105
3.2.4 Permis de travail: les démarches administratives ........................................................................ 110
3.2.5 Tableau des principales clauses facultatives ................................................................................ 112
3.3 Le point sur la période d’essai ..................................................................................................... 113
3.3.1 Bilan d’adaptation au poste ........................................................................................................ 113
3.3.2 Rapport de période d’essai .......................................................................................................... 114
3.3.3 Entretien de période d’essai ........................................................................................................ 115
4. Développement du personnel ................................................................................................ 117
4.1 Développement du personnel: Processus et mise en œuvre ........................................................ 119
4.1.1 La performance du collaborateur ................................................................................................ 119
4.1.2 Les étapes du processus de base d’un développement du personnel moderne ........................... 119
4.2 Préparer des entretiens ............................................................................................................... 121
4.2.1 Check-liste: préparer des entretiens ............................................................................................ 121
4.2.2 Gérer des entretiens .................................................................................................................... 122
4.2.3 Suivre des entretiens ................................................................................................................... 124
4.2.4 Exemples de phrases à éviter dans le cadre d’un entretien ......................................................... 124
4.2.5 Exemples de phrases relevant d’une écoute active ..................................................................... 125
4.3 Evaluation des employés ............................................................................................................. 126
4.3.1 Mise en place de l’évaluation des collaborateurs ........................................................................ 126
4.3.2 Questions à se poser en préparant l’entretien d’évaluation ........................................................ 128
4.3.3 Astuces pour l’entretien d’évaluation .......................................................................................... 134
4.3.4 Attitude du supérieur hiérarchique durant ses entretiens............................................................ 136
4.3.5 Feed-back motivant au collaborateur .......................................................................................... 137
4.3.6 Rapport d’entretien d’évaluation................................................................................................. 138
4.3.7 Evaluation des supérieurs hiérarchiques ..................................................................................... 141
4.4 Développement du personnel...................................................................................................... 142
4.4.1 Informations sur l’évolution de l’emploi dans l’entreprise........................................................... 142
4.4.2 Evaluation du niveau de l’emploi dans l’entreprise ..................................................................... 144
4.4.3 Grille d’analyse des conditions de travail .................................................................................... 145
4.4.4 Informations sur la durée et l’organisation du temps de travail .................................................. 146
4.4.5 Informations sur les salaires et les qualifications ........................................................................ 147
4.4.6 Grille d’analyse sur l’évolution des rémunérations ...................................................................... 147
4.4.7 Evaluation des types de contrats dans l’entreprise ...................................................................... 148
4.5 Formation professionnelle ........................................................................................................... 149
4.5.1 Fiche de recensement des besoins collectifs de formation .......................................................... 149
4.5.2 Avantages de la formation interne professionnelle ..................................................................... 150
4.5.3 Avantages de la formation externe professionnelle .................................................................... 151
4.6 Santé au travail ........................................................................................................................... 151
4.6.1 Gestion des absences – Droits et obligations des employeurs et des employés .......................... 151
4.6.2 Les absences injustifiées ............................................................................................................. 152
4.6.3 Causes des problèmes de santé au bureau ................................................................................. 153
Un problème? Pas de problème!Table des matières 3
5. Rémunération ........................................................................................................................... 155
5.1 Salaire mensuel ........................................................................................................................... 156
5.2 Salaire horaire ............................................................................................................................. 157
5.3 Treizième salaire et gratification ................................................................................................. 159
5.3.1 Treizième salaire.......................................................................................................................... 159
5.3.2 Gratification ................................................................................................................................ 160
5.4 Rémunérations variables ............................................................................................................. 161
5.4.1 Possibilités de rémunérations variables ....................................................................................... 162
5.4.2 Chiffre d’affaires ou objectifs de rendement ............................................................................... 162
5.4.3 Objectifs personnels individuels .................................................................................................. 162
5.4.4 Primes systématiques .................................................................................................................. 163
5.4.5 Primes spontanées ...................................................................................................................... 163
5.5 Heures supplémentaires et dépassement d’horaire ..................................................................... 164
5.5.1 Heures supplémentaires: compensation et indemnisation........................................................... 164
5.5.2 Dépassement d’horaire: compensation et indemnisation ............................................................ 166
5.6 Frais et remboursement des frais ................................................................................................ 167
5.6.1 Droit au remboursement des frais ............................................................................................... 167
5.6.2 Délais de paiement...................................................................................................................... 169
5.6.3 Forfaits de frais............................................................................................................................ 169
5.7 Fringe Benefits ............................................................................................................................ 170
6. Fin des rapports de travail ...................................................................................................... 173
6.1 Départ ......................................................................................................................................... 174
6.1.1 Gérer la démission d’un salarié ................................................................................................... 174
6.1.2 Analyse des causes de départ ..................................................................................................... 175
6.1.3 Check-liste pour préparer le départ d’un collaborateur ............................................................... 179
6.1.4 Entretien de départ ..................................................................................................................... 179
6.1.5 Fiche de départ d’un collaborateur .............................................................................................. 181
6.2 Licenciement ............................................................................................................................... 183
6.2.1 Licenciement – Notions de base.................................................................................................. 183
6.2.2 Questions à se poser avant d’envisager un licenciement ............................................................ 184
6.2.3 Etapes de la résiliation ................................................................................................................ 185
6.2.4 Entretien de licenciement ............................................................................................................ 190
6.2.5 Licenciement collectif: check-liste ............................................................................................... 196
6.3 Certificat de travail ...................................................................................................................... 202
6.3.1 Principes de base......................................................................................................................... 202
6.3.2 Exigences formelles posées à un certificat de travail................................................................... 203
6.3.3 Eléments d’un certificat de travail ............................................................................................... 204
6.4 Cas particuliers............................................................................................................................ 204
6.4.1 Départ à la retraite ...................................................................................................................... 204
6.4.2 Fiche d’information: retraite anticipée......................................................................................... 209
6.4.3 Décès au poste de travail ............................................................................................................ 211
6.4.4 Abandon d’emploi ....................................................................................................................... 211
Auteurs ...................................................................................................................................................... 215
Carnet de bord des RH4 Table des matières
Un problème? Pas de problème!1. Planification du personnel 5
1. Planification
du personnel
1.1 Utilité de la planification du personnel ....................................................... 6
1.2 Formes de la planification du personnel ...................................................... 7
1.3 Procédure de la planification du personnel ................................................. 8
1.4 L’identification des ressources clés et le planning de succession ............ 9
1.5 Planifier le personnel à l’avenir: «Personal on Demand» ......................... 10
Carnet de bord des RH6 1. Planification du personnel
1. Planification du personnel
EN BREF
Chaque entreprise se situe dans un environnement en mouvement. Les marchés et la demande
changent, il faut suivre de près les besoins des clients. Les produits, ainsi que les technologies appli-
quées, exigent du savoir-faire nouveau et occupent un personnel plus ou moins important. Tout
entrepreneur qui rate le coche est rapidement mis en difficulté par ses concurrents sur le marché.
La mise en œuvre d’une stratégie ne peut porter ses fruits que si l’entreprise dispose également
des collaborateurs nécessaires à cet effet. Ceci implique une planification judicieuse des ressources
humaines. Une planification appropriée permet d’éviter les pénuries ou d’onéreuses surcapacités.
Elle prévient aussi les lacunes de savoir-faire au sein du personnel ainsi qu’une formation insuffi-
sante ou inadéquate de ce dernier.
1.1 Utilité de la planification du personnel
A quoi bon toutes ces activités? La planification du personnel a une grande importance
pour permettre de réagir dans les temps aux exigences en mutation. Plus précisément, ce
sont les raisons suivantes qui justifient largement le temps consacré: réaction rapide aux
changements survenus dans les domaines de la stratégie, du marché et de la technologie.
• Eviter les surcapacités et les sous-capacités, c’est-à-dire les coups de feu, moins de
temps morts, de doublons, de retards et moins de ressources inutilisées (machines,
personnel)
• Garantie de l’atteinte des objectifs (volume, qualité, suivi des clients, etc.)
• Eviter les frais de suppression des erreurs
• Mesures de personnel prises dans les délais, supportables sur le plan social (c’est-à-dire
en cas de réduction de personnel, de réduction de capacités par des départs à la retraite
anticipés, congés non payés, formation)
• Maintien de la motivation des collaborateurs (éviter les surcharges et/ou les sous-
charges, les réclamations)
• Possibilités de développement pour les collaborateurs (développement du personnel)
• Etc.
Un problème? Pas de problème!1. Planification du personnel 7
1.2 Formes de la planification du personnel
La planification du personnel comprend les domaines techniques suivants:
Planification des besoins en personnel
La planification des besoins en personnel constitue le «noyau» de la planification du per-
sonnel. Avec ce concept, on aborde la transmission du besoin en personnel d’un point
de vue quantitatif et qualitatif. Quantitatif signifie, dans ce contexte: «De combien de
personnes a-t-on besoin?» L’aspect qualitatif est couvert par la question: «Quelles sont les
connaissances et les compétences que devront avoir nos collaborateurs à l’avenir?». De
telles décisions seront prises une fois que vous aurez comparé vos objectifs d’exploitation
avec les capacités actuelles de votre entreprise.
Planification du recrutement de personnel
Si la planification des besoins en personnel révèle une carence en collaborateurs, la pla-
nification du recrutement de personnel constituera l’étape suivante: vous réfléchissez aux
carences en personnel que vous souhaitez combler.
Planification de réduction de personnel
Si, par contre, la planification des besoins en personnel indique un excédent en collabo-
rateurs et qu’aucune commande supplémentaire n’est prévue, vous devrez considérer une
planification de réduction du personnel, que vous le vouliez ou non.
Planification du développement du personnel
La planification de développement du personnel pose la question de savoir quelles sont
les connaissances et les compétences du personnel que vous devez leur faire acquérir.
Planification du déploiement du personnel
Qui va travailler où? Combien de collaborateurs faut-il pour une commande déterminée?
La planification du déploiement du personnel implique la répartition de la main-d’œuvre
sur un plan quantitatif, qualitatif et temporel.
Planification de la structure du personnel
C’est surtout dans les grandes entreprises que la décomposition du personnel par âge,
sexe, nationalité, qualification et autres critères est analysée régulièrement. Vous pouvez
ainsi prévenir le fait qu’une génération complète parvienne de manière «surprenante» à
l’âge de la retraite, que tous les collaborateurs prennent leurs vacances en même temps ou
que des connaissances linguistiques importantes viennent à manquer.
Carnet de bord des RH8 1. Planification du personnel
Planification des frais de personnel
Evidemment, l’évolution des frais de personnel influe, selon le modèle de calcul d’entre-
prise, sur les différents centres de coûts ou de profits, en totalité ou pour partie.
1.3 Procédure de la planification du personnel
La procédure de planification débute avec l’identification du besoin en personnel
Réflexion stratégique
Prévision des besoins RH
Prévision de la disponibilité des RH
Analyse des écarts
Planification de l’action «RH»
La procédure en planification des besoins en personnel est souvent la suivante:
Dimension Explication
de la planification
Quantité Personnel PRÉVU
– personnel RÉEL
+ entrées prévisibles (arrivées)
– sorties prévisibles (départs, prises de retraite, déplacements, etc.)
= besoin prévisible
– départs vraisemblables (fluctuation)
= besoin vraisemblable
Qualité Qualification PRÉVUE
– qualification RÉLLE
= besoin
Lieu Où (filiale, département) les collaborateurs doivent-ils être disponibles?
Moment/durée A quel moment les collaborateurs doivent-ils être disponibles? Combien
de temps les employés sont-ils requis?
Coûts Budget
Un problème? Pas de problème!1. Planification du personnel 9
1.4 L’identification des ressources clés
et le planning de succession
Gérer les départs de l’entreprise est une nécessité, mais cela peut devenir une source de
conflit et de contentieux. L’entreprise va devoir s’attacher à minimiser les risques sociaux
et de contentieux par une grande vigueur d’analyse juridique et par une approche hu-
maine des situations. Elle va devoir également de plus en plus anticiper les départs en
retraite en se posant les questions suivantes:
• quels seront mes besoins en personnel?
• quelles sont les ressources clés de l’entreprise?
• quelles sont les ressources critiques?
• comment assurer le remplacement?
• quelles ressources internes entrent en ligne de compte?
Notre tableau récapitulatif vous permettra d’identifier à temps les ressources clés et de
planifier ainsi la succession de ces dernières.
ASTUCE DE LA PRATIQUE
Cet outil doit être revu au minimum tous les deux ans!
Les éléments de décisions doivent s’appuyer sur les descriptions de fonction, la cartogra-
phie des compétences de l’entreprise et les entretiens annuels d’évaluation.
Il doit être élaboré pour tous les salariés ayant des compétences clés pour l’entreprise.
Compétence Date prévision- Mode de Salarié pres- Formations ou étapes Délai
clés nelle de départ remplacement senti si recrute- nécessaires/profil si estimé
en retraite ment interne recrutement externe
Salarié X xx/xx/xx Interne Salarié Y Lister les postes à tenir
éventuellement au
préalable
Lister les
formations
à poursuivre
Salarié Z xx/xx/xx Externe Décrire le profil recher-
ché
Lister les forma-
tions internes
à suivre
Lister les forma-
tions externes
à suivre
Carnet de bord des RH10 1. Planification du personnel
1.5 Planifier le personnel à l’avenir:
«Personal on Demand»
La planification du personnel à base internet est à la mode. Car les auxiliaires et le per-
sonnel temporaire peuvent être gérés de manière plus efficace avec une App et la géné-
ration Y préfère être informée sur ses interventions par Smartphone que par courrier
électronique.
Généralement, le fait de planifier les interventions des auxiliaires ou des collaborateurs
sur appel est une tâche qui est difficilement imaginable. Car derrière la planification se
concentrent une forte activité et une véritable odyssée de courriels et de téléphones de la
part du planificateur. Or, au début de la planification, se pose toujours la même question:
qui est disponible parmi mes collaborateurs?
Pour répondre à ces questions, on saisira son combiné téléphonique à une telle fréquence
qu’il finira par chauffer. Le fait de téléphoner aux collaborateurs à partir du Pool interne
puis d’intégrer les personnes disponibles dans une feuille Excel est un processus que l’on
rencontre fréquemment dans les domaines de la santé, de la gastronomie, des événe-
ments, de la promotion, de la sécurité ou des prestations de service au personnel.
Communication avec la génération Y
Désormais, la planification des interventions a intégré une mutation qui prend en compte
des nouvelles technologies. Plusieurs raisons poussent les entreprises à s’y soumettre de
manière formelle:
• Coûts: quiconque doit saisir régulièrement son combiné téléphonique pour réaliser
sa planification d’interventions pour le week-end prochain travaille de manière peu
rentable en consommant beaucoup de temps
• Génération Y: la génération Y a l’habitude de communiquer à travers le monde avec
son Smartphone et elle escompte également cette attitude de la part de son employeur.
Des échanges trop fréquents de courriel seront considérés comme «uncool»
• Flexibilité: ce qui s’applique déjà depuis longtemps dans d’autres secteurs prend de
plus en plus d’importance dans la gestion des RH – l’engagement flexible on Demand.
Le personnel ne sera sollicité que s’il peut réellement être engagé. Plus l’opération in-
terviendra à court terme, plus la planification du personnel sera difficile.
La planification des interventions via App s’envole
Du fait de ces évolutions, de plus en plus de fournisseurs se lancent sur Internet afin de
tenter de résoudre cette problématique si complexe. Aux Etats-Unis, en Allemagne et
en Suisse, différentes solutions logicielles à base Internet ont vu le jour dans l’intervalle,
celles-ci devant permettre de simplifier la planification des interventions. Dans la Silicon
Un problème? Pas de problème!1. Planification du personnel 11
Valley, les investisseurs financent à coups de millions des Start-ups actives dans le logiciel
qui se dédient à cette thématique. Un indice significatif qu’une mutation est en cours.
Alors que la méthodologie des différents fournisseurs de logiciels de planification des in-
terventions est très variée, le mode de communication en termes d’offre de main-d’œuvre
est similaire: la planification des interventions est considérée, par les collaborateurs, via
une App. En quelques clics sur son Smartphone, le collaborateur indique ses disponibili-
tés à son employeur ou il reçoit directement le plan d’intervention. Le SMS, le téléphone,
Whatsapp ou même le papier perdent de leur importance. Les informations sont canali-
sées et arrivent en temps réel chez le planificateur ou le collaborateur. La planification est
accélérée, ce qui permet de répondre rapidement à des questions importantes de part et
d’autre. Pour le planificateur: est-ce que je dispose de suffisamment de personnel pour le
prochain engagement? Pour le collaborateur: quand et où vais-je travailler?
Un besoin accru en flexibilité
Il est vraisemblable que la tendance en Personal on Demand va s’étendre sur plusieurs
secteurs. Alors que la plupart des grandes entreprises de conseil travaillent déjà à l’heure
actuelle à base de projets, donc planifient leurs collaborateurs en fonction des besoins, les
grands groupes suisses prévoient de développer des modèles similaires pour l’ensemble
de leurs unités opérationnelles.
Exemple: les équipes dans le développement de logiciels sont recomposées pour chaque
projet. Qui est disponible et qualifié, cela ressort d’un logiciel intelligent. Les collabora-
teurs ne sont alors engagés pour un projet qu’ à brève échéance et leur rémunération sera
également basée sur le projet. Même si ce n’est qu’un prélude, les employeurs comme les
employés visent toujours une plus grande flexibilité. Et pour se conformer à cette ten-
dance, il faut des solutions intelligentes.
Cinq astuces de planification des interventions
1. Une communication claire avec les collaborateurs
Les collaborateurs ne doivent pas être sollicités par trop d’informations. Il faut les
transmettre le plus rapidement possible et pas sous forme cumulative.
2. Intégrer les collaborateurs dans la planification
Quiconque demande aux collaborateurs quelle est leur disponibilité perdra trop de
temps. Il suffit de retourner le problème et de se faire indiquer leur disponibilité par
les collaborateurs. Les logiciels et les Apps modernes se chargent de ce travail pour
vous.
3. Le client est roi
si le client veut savoir qui est présent au sein de l’équipe d’intervention, vous lui four-
nirez les informations correspondantes. Envoyez-lui les plans d’intervention ou les
Sedcards – avec des photos si possible – afin qu’il sache avec qui il travaille ou qui
travaille pour lui. Donnez-lui aussi la possibilité d’évaluer l’intervention.
Carnet de bord des RH12 1. Planification du personnel
4. Tout le monde tire à la même corde
La plupart du temps, plusieurs personnes sont impliquées dans la planification. Dési-
gnez clairement les responsabilités au sein de cette activité afin de bénéficier d’un
partenaire univoque, que ce soit vers l’extérieur ou vers l’intérieur. Le mieux est encore
d’affecter chaque projet à un responsable. Tous les planificateurs doivent faire appel à
un vocabulaire uniforme afin d’éviter tout malentendu.
5. Garder toujours une vue d’ensemble
Veillez à garder toujours une vue d’ensemble sur chacun de vos engagements: dans
quelle mesure la planification des interventions est-elle déjà avancée? Quels sont les
coûts d’une intervention? Est-ce que mon Pool et suffisamment important pour satis-
faire au prochain engagement?
Un problème? Pas de problème!Vous pouvez aussi lire
