COMMENT FAIRE UN PLAN DE COMMUNICATION - Présentation : Chrystel Skowron Responsable communication à Côte-d'Or Tourisme

COMMENT FAIRE UN PLAN DE
COMMUNICATION
    Présentation : Chrystel Skowron
    Responsable communication à Côte-d’Or Tourisme

Introduction

Définition
Globalement un plan de communication, c’est :
« Un outil qui permet de planifier la réalisation d’outils de
  communication selon une stratégie définie pour atteindre des
  objectifs précis. C’est la planification de différentes étapes à suivre
  pour arriver à un résultat final »
C’est une vue d’ensemble, un outil qui s’adapte aux autres pour une
   meilleure gestion de projet.
L’idéal dans la communication marketing, c’est de trouver:
  le bon message
  à la bonne personne
  au bon moment
  au bon endroit
  sur le bon support

Méthodologie
 Formaliser son plan de communication, c’est déjà réfléchir pour la
 première fois, dans son ensemble, à la nécessité de se faire
 connaître.

 Ce plan vous servira de carnet de bord pour l’année en cours et de
 référence pour l’année suivante.

 C’est le cœur de votre planification. Il vous permet de savoir d’où
 vous partez et où vous voulez vous rendre. Il permet d’être conscient
 de tout le travail à faire et des différentes étapes à respecter.

Les questions
   QUOI

Que veut-on dire exactement ?
Etre le plus clair possible, le plus complet (ne surtout pas oublier les
   informations pratiques).

L’adapter en fonction des cibles (que ce soit dans le message ou les
   visuels) et en fonction des supports (un message n’est pas rédigé de
   la même façon pour des affiches, des flyers, des annonces radios ou
   un site internet).

Utilisez des techniques nouvelles, construisez des messages originaux,
   essayez de surprendre les gens…

Les questions (suite)
  POURQUOI

Quels sont les objectifs à atteindre ?
Clairement, il s’agit de faire venir des spectateurs à vos manifestations
   et de les sensibiliser à votre existence.

Il y a là du court et du long terme, voire du moyen terme lorsqu’il s’agit
    de festivals.

Les questions (suite)
  A QUI /VERS QUI

Quelles sont la ou les cibles ?
Qui sont les destinataires de votre communication :
Bien repérer quel est votre public (en termes d’âge, de thématique, de
   moyens financiers et de bassin de clientèle).
Egalement considérer comme des cibles potentielles mais différentes
  toutes les personnes qui peuvent relayer votre information. Ces cibles
  peuvent également devenir de vrais partenaires de votre
  communication (partenariats rédactionnels ou de diffusion).
Connaître le public auquel on s’adresse permet de déterminer les moyens
  qui auront le plus de chance de fonctionner.
Commencer en priorité avec votre réseau. Ils seront les premiers
  prescripteurs de vos informations.

Les questions (suite)
  COMBIEN

Quel budget y consacrer et quelles forces vives ?
Regarder de quel budget vous disposez afin de choisir au mieux les
  supports que vous utiliserez.
Recenser les outils dont vous disposez déjà (programmes, site internet,
  billetterie…), le matériel nécessaire à l’interne ou à l’externe, et
  répartissez les tâches en fonction des personnes disponibles.

Attention : Votre communication doit toujours vous rapporter plus
   qu’elle ne vous coûte.

Les questions (suite)
  COMMENT

Par quels moyens et sur quels supports travailler (en fonction de
  chaque cible et des budgets alloués) ?
Passer en revue les différents supports qui peuvent servir à
  l’information du grand public et mettre en regard les coûts que cela
  peut générer pour la structure.
Adapter en fonction. Il s’agit également ici de s’intéresser aux formes
  possibles de la diffusion (où, à quelle fréquence, qui distribue, qui
  achemine et réapprovisionne…)

Les questions (suite)
   QUAND

Selon quel planning ?
C’est un point essentiel car selon les supports le temps de préparation
   et de diffusion diffère.
Il s’agit de définir ses contraintes et les délais…
Etudier la périodicité : doit-on communiquer très en amont avec des
   piqures de rappel (grandes jauges par exemple ou dans le cas de
   spectacles mis en billetterie extérieure) ou dans la dernière ligne
   droite sur une cible bien choisie ?

Les questions (suite)
  AVEC QUI

Partenaires et fournisseurs
Identifier selon les supports de communication les bons interlocuteurs.
Y a-t-il besoin de faire appel à une agence de communication
  extérieure, à un graphiste, un imprimeur, une attachée de presse ?
Si oui, pensez à faire des consultations (3 ou 4 pour comparer les prix)
D’autres partenaires ou parrains peuvent vous permettre d’abaisser
   considérablement les coûts.

Conseils et bonnes pratiques

Privilégier le travail avec la presse locale
… sous forme de rédactionnel ou d’échanges marchandise. C’est une
 formule qui permet de diffuser son information gratuitement ou en
 échange d’entrées.

Conseils et bonnes pratiques (suite)

Choix des moyens : techniques, médias et supports utiles
Trouver les techniques, les médias et les supports les mieux adaptés (pour
   par exemple : faire connaître, faire comprendre, faire paraître
   sympathique, faire passer à l’action…)
Tous les jours ou presque on trouve de nouvelles façons de communiquer :
  répertorier tout ce que vous avez fait jusqu’à maintenant en matière de
  communication externe (publicités, promotions, vente directe, relations
  publiques…)

Conseils et bonnes pratiques (suite)

Privilégier Internet
… Vraiment devenu un incontournable.
C’est LE MEDIA à utiliser.
Il permet de toucher un très large public, vous offre une diffusion
   incomparable et vous permet une communication à long terme et
   régulière.
Blogs, réseaux sociaux (Facebook, Linkedin, Twitter, Flickr, YouTube,
   etc.) sont également à privilégier
Facile d’évaluer les résultats que vous avez obtenus

Conseils et bonnes pratiques (suite)

La planification de votre mix communication externe :
Il est très important de planifier un bon mix communication externe
   (relations publiques, publicité, promotion, réseaux sociaux, etc.), afin
   d’obtenir rapidement des résultats

Conseils et bonnes pratiques (suite)

Pensez à la conception de messages adaptés pour les médias ou
  support de communication retenus
Gardez à l’esprit, que vos messages existent pour vous faire connaître,
  vous faire comprendre, séduire, persuader, convaincre, vendre !
Rappel : pour choisir, un média, il faut connaître les cibles, les buts et les
  objectifs, que vous voulez atteindre.

Conclusion

4 règles importantes à suivre lorsqu’on prépare un plan de
   communication externe :

1.   il faut toujours savoir où on est avant de décider où on va
2.   il faut toujours savoir où on va avant de décider d’avancer
3.   il faut toujours choisir les meilleurs moyens pour passer d’où on est
     à où on va
4.   il faut toujours s’assurer de dépenser moins que ce qu’on va gagner
     en passant d’où on est à où on va