Convention Le club de gymnastique Viagym Inc - les athlètes des programmes compétitifs

Convention
                      Entre

    Le club de gymnastique Viagym Inc.
                        Et

     les athlètes des programmes compétitifs

                        Et

             les parents des athlètes

                    2018-2019

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Pourquoi une telle convention ?
La présente convention, en vigueur depuis plusieurs années, vise à rappeler à tous les
intervenants qui gravitent autour du club Viagym qu’ils ont une responsabilité
personnelle et collective d’assurer la bonne marche et le succès de leur club. Chacun
doit y mettre du sien, selon ses compétences et ses disponibilités. En devenant membre
du club, le parent prend l’engagement de poser des gestes concrets à cette fin et
notamment de voir au respect de la présente convention.

Les membres du club reconnaissent que la participation à un programme compétitif de
qualité requiert le respect de certaines règles de fonctionnement pour le meilleur intérêt
du groupe, particulièrement à l’égard de la participation aux activités du club et du respect
des politiques en vigueur. La présente convention vise à rappeler les règles qui
gouvernent les membres du club Viagym.

    1. Engagement du club auprès de ses membres
Le club s’engage à fournir aux athlètes un encadrement de qualité propice à la pratique
de la gymnastique et du trampoline, de façon sécuritaire, avec les ressources et les
équipements appropriés, en conformité avec les normes de la Fédération de gymnastique
du Québec et celles de Gymnastique Canada le cas échéant.

À cet effet, le club propose aux membres une mission mobilisatrice à l’effet de développer
le talent des jeunes qui nous sont confiés, dans le respect de leurs aptitudes, de leurs
aspirations et des moyens à leur disposition. Cette mission implique que tous les
intervenants doivent faire preuve de respect, d’intégrité et de réalisme envers les enfants.

Le club s’engage à offrir, dans un cadre cohérent, des services de qualité répondant au
potentiel de développement des jeunes à tous les niveaux, tant au secteur développement
qu’au secteur compétitif, dans les deux disciplines que sont la gymnastique artistique
féminine et le trampoline, tout en reconnaissant leurs besoins spécifiques respectifs.

Pour des raisons de santé et de sécurité ou pour tout autre motif grave, le club se réserve
la possibilité de reclasser ou de retirer un athlète du programme, et les parents en seront
alors avisés.

    2. Engagement de l’athlète
L’athlète doit prendre connaissance et respecter le code d’éthique des gymnastes dont le
texte apparaît en annexe.

L’athlète doit assister à tous les cours, activités et compétitions inscrits à son horaire et y
participer activement.

L’athlète doit porter le maillot et le survêtement du club lors des événements officiels
sanctionnés par le club.

L’athlète est responsable de la propreté du casier que le club met à sa disposition, ainsi
que, collectivement, du vestiaire et du gymnase. Dans le cas de manquements répétés à

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cette obligation, le club pourra imposer une pénalité financière au (x) parent (s) s’il encourt
des frais additionnels pour le nettoyage..

   3. Engagement du parent
Le parent doit donner, au moment de l’inscription de son enfant au secteur compétitif,
toutes les informations nominatives requises par la direction pour son identification et celle
de son enfant, notamment toute information sur son état de santé susceptible d’interférer
sur son programme d’entrainement. Le parent doit aussi s’assurer d’informer la direction
de tout changement susceptible de survenir en cours d’année.

Le parent s’engage formellement à participer aux activités du club, notamment à
l’organisation et à la réalisation d’au moins une activité en tant que bénévole et à la
participation aux campagnes de collectes de fonds déterminés par le conseil
d’administration

Le parent s’engage à défrayer la cotisation déterminée par le conseil d’administration et
tous autres frais prévus à la présente convention. Il s’engage à éviter tout retard dans le
paiement des montants dus. Il s’assure également d’éviter tout retard autant au début de
l’entraînement qu’à la fin lorsqu’il reconduit ou vient chercher son enfant.

Le parent comprend que, de par sa nature même, la pratique de la gymnastique et du
trampoline comporte certains risques de blessures. Le parent autorise le personnel du
club à donner les premiers soins à son enfant et, en cas d’urgence, à prendre les
dispositions nécessaires pour assurer sa sécurité. Dans de telles circonstances, les frais
engagés demeurent à la charge du parent.

Le parent s’engage à remettre à l’entraîneur de son enfant, sur demande, un rapport
médical le plus rapidement possible à la suite de toute situation pouvant affecter son
entraînement.

Le parent s’engage à obtenir l’approbation préalable du club avant de solliciter une
commandite personnelle pour son enfant ou de s’engager dans une campagne
d’autofinancement. Il convient également de requérir l’avis préalable du club avant de
solliciter un média d’information pour la publication d’un reportage impliquant une activité
exercée au sein du club.

Aucun parent n’a accès au gymnase pendant l’entraînement des athlètes ni aux vestiaires,
à moins d’autorisations de la direction ou de l’entraineur.

   4. Engagement à participer à des activités bénévoles
Le bénévolat constitue une valeur fondamentale pour l’ensemble des membres du club,
et chaque membre du secteur compétitif doit participer aux activités bénévoles en fonction
de ses intérêts et de sa disponibilité. Les activités bénévoles doivent être équitablement
distribuées au sein des membres tout au long de l’année gymnique. La participation aux
activités de bénévolat ne peut être substituée par quelque forme de compensation
financière que ce soit.

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Au début de chaque année gymnique, la direction du club identifie le calendrier des
activités bénévoles susceptibles d’être prises en charge. Lorsque sollicité, chaque
membre est invité à identifier sa propre contribution et il prend un engagement auprès du
club de respecter la contribution identifiée. Un bénévole incapable de participer à une
activité doit en aviser au préalable la direction du club et tenter de trouver une personne
pour le remplacer.

   5. Photos et vidéos

Le parent accepte que le club utilise, pour des fins promotionnelles ou publicitaires,
notamment dans des brochures, journaux ou site web, les photos et images vidéo de son
enfant prises lors des activités du club auxquelles il participe. Ce matériel demeure la
propriété du club. À cette fin, le parent est invité à remplir le formulaire d’autorisation
annexé.

De même, le parent accepte que le club Viagym autorise la Fédération de gymnastique
du Québec et gymnastique Canada à publier les photos des athlètes prises dans le cadre
de la pratique de leur sport, pour des fins promotionnelles, par divers moyens de
communication en impression ou sur leur site web, leur page Facebook ou des dépliants
promotionnels.

   6. Conditions financières
       •   6.1 Adhésion

L’adhésion de l’athlète à un programme du secteur compétitif pour la présente année est
considérée comme valide si toutes les sommes dues au club au 31 août ont été acquittées
au plus tard le 30 septembre de l’année en cours.

       •   6.2 Cotisation

La cotisation exigée pour chaque athlète est déterminée selon les tarifs fixés
annuellement par le conseil d’administration en fonction des besoins identifiés et couvre
une période d’une année ; elle varie selon le nombre de semaines d’encadrement précisé
à la facturation et le nombre moyen d’heures d’entraînement de la catégorie dans laquelle
l’athlète évolue. Aucun crédit n’est accordé pour un entraînement annulé en raison d’une
cause hors du contrôle du club.. C’est également le cas lors des congés fériés pour
lesquels il n’y a pas d’entraînement, lors de congés pédagogiques fixés par le club
(assemblée générale annuelle, réunions de parents, réunions d’entraîneurs), lorsque le
centre est fermé en raison de travaux effectués par les Complexes sportifs Terrebonne
ainsi que lors d’une activité ou d’un événement organisé par le club, tels que les
festigym/trampo ou le gala annuel.

La cotisation annuelle est répartie en dix tranches égales de septembre à juin et elle est
payable par prélèvements bancaires égaux entre le 20 et le 25 de chaque mois. À cette
fin, chaque membre doit autoriser la direction du club à procéder à un tel prélèvement.
Cette autorisation demeure en vigueur tant qu’elle n’est pas révoquée.

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La cotisation globale comprend l’ensemble des frais reliés à l’entraînement ainsi que les
frais anticipés d’inscription aux compétitions pour l’année et, à cet égard, advenant un
écart par rapport aux coûts réels défrayés par le club, un crédit ou un débit apparaîtra sur
l’état de compte du mois de juin et un remboursement, le cas échéant, se fera au cours
de l’été.

La cotisation comprend également un montant fixé par la direction couvrant la participation
aux collectes de fonds obligatoires déterminées par le conseil d’administration.

Un crédit de 350 $ est accordé pour chaque enfant additionnel d’une même famille inscrit
au secteur compétitif. Dans le cas où le deuxième enfant est inscrit au secteur
développement, un crédit de 30$ est accordé à chaque session pendant laquelle l’enfant
est inscrit. Un tel crédit est aussi accordé à tout enfant additionnel inscrit au secteur
développement.

    •   6.3 Affiliation à la Fédération de gymnastique du Québec

Les frais d’affiliation à la FGQ sont à la charge de l’athlète et ils sont inclus à la facturation
de septembre. Ils sont susceptibles de varier si l’athlète change de catégorie au cours de
l’année.

    •   6.4 Frais de compétition
Les frais d’inscription aux différentes compétitions sont à la charge de l’athlète. Aucun
crédit n’est émis lorsque l’athlète ne participe pas à une compétition à laquelle il est inscrit
alors que les frais d’inscription ont déjà été défrayés par le club.

    •   6.5 Frais de délégation

Aux frais d’inscription aux différents événements auxquels les athlètes de Viagym
participent, tels les camps, les évaluations et les compétitions, s’ajoutent des frais de
délégation Viagym à la charge de l’athlète. Ce montant de 10$ par athlète par événement
vise à contribuer aux remboursements des dépenses encourues pour le transport, les
repas et l’hébergement des entraineurs du club qui accompagnent les athlètes. Aucun
crédit n’est émis lorsque l’athlète ne participe pas à une compétition à laquelle il est inscrit
alors que les frais d’inscription ont déjà été défrayés par le club.

    •   6.6 Frais afférents

Les frais reliés aux achats de vêtements, tels que maillots et survêtements, de matériel
personnel tel que protecteurs manuels, ainsi que de préparation de musique de routine et
de chorégraphies, sont à la charge des parents. L’acquisition du maillot et du survêtement
du club est obligatoire pour participer aux activités du secteur compétitif.
Exceptionnellement, l’athlète qui ne participe à aucune compétition au cours de l’année
peut être exempté d’acquérir le survêtement.

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• 6.7 Crédit pour maladie ou blessure
       Amendement déposé lors de l’assemblée générale annuelle du 3
       décembre 2019 : Lors d’une blessure importante, il peut y avoir un crédit s’il y a une
       absence complète de l’athlète, selon les conditions suivantes:

   •     Arrêt complet: les heures d’entrainement sont créditées au complet à partir de la
         3e semaine d’arrêt (billet médical obligatoire).
   •     Arrêt partiel: aucun crédit.
   •     Les calculs pour les crédits se font sur les heures d’entrainement et de danse
         seulement (les frais d’affiliation, de campagne de financement, de réserve de
         compétition, etc. ne sont pas crédités).
   •     Aucun crédit n’est fait si l’arrêt est de 3 semaines ou moins.
   •     Le calcul du crédit se fera au retour de l’athlète et sera porté au compte.
   •     Pour les athlètes du sport-études, aucun crédit ne sera octroyé en cas de blessure
         étant donné l’obligation du Club de prendre en charge l’athlète
   •  Pour les athlètes du sport-études au secondaire, un arrêt définitif entraînera un
      changement d’école, le Club se chargera de contacter la Fédération de
      gymnastique du Québec.
___________

 Un crédit sur le montant de la cotisation est accordé lorsqu’une blessure ou une maladie
 empêche l’athlète de participer totalement à son programme d’entrainement régulier
 pendant une durée consécutive de deux semaines d’entraînement prévu au programme.
 Dans un tel cas, le crédit est accordé rétroactivement à partir du premier jour motivé de
 l’absence, et ce, pour la durée de celle-ci. Toute absence inférieure à deux semaines
 d’entrainement ne fait l’objet d’aucun crédit. Un réajustement sur l’état de compte de fin
 d’année est effectué.

 Aucun crédit n’est applicable lorsque l’état de santé de l’athlète lui permet de participer à
 un entrainement allégé pendant sa réhabilitation, sauf si l’allégement atteint 30% et plus
 du nombre d’heures prévu à son entrainement régulier mensuel, auquel cas un crédit sur
 les heures d’entrainement et de danse lui est accordé pour les heures d’absence
 d’entrainement sur la base de la facturation établie en début d’année. Le crédit cesse
 lorsque l’athlète reprend l’entrainement régulier pour 70% des heures prévues à son
 programme d’entrainement.

 Exceptionnellement pour les athlètes participant au programme sport/études mis en place
 par la commission scolaire des Affluents, ainsi que pour les athlètes d’autres
 établissements avec lesquels Viagym a un tel protocole d’entente, à moins que l’athlète
 n’ait été dispensée pendant la période d’absence de suivre ses cours à l’établissement
 concerné, l’athlète devra se présenter à l’entrainement à moins d’un avis médical
 contraire.

 Pour bénéficier du crédit, l’athlète doit présenter un certificat médical de son médecin ou
 d’un autre professionnel de la santé, tel un physiothérapeute.

 Situations visées :
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•   Blessure (maladie) empêche totalement l’entrainement régulier, incluant le
       conditionnement physique :
               − Deux premières semaines d’arrêt, maintien de la tarification habituelle
                  complète;
               − À compter de la 3e semaine, fin de la tarification jusqu’au retour :
                       o Soit complet de l’horaire régulier;
                       o Soit à 70% et + de l’horaire régulier
   •   Blessure (maladie) permet un entrainement allégé :
               − Si la diminution du nombre d’heures d’entrainement ne dépasse pas 30% des
                  heures d’entrainement régulier, maintien de la tarification habituelle;
               − Si la diminution du nombre d’heures d’entrainement dépasse 30% des heures
                  d’entrainement régulier, tarification ajustée calculée sur les heures réelles
                  d’entrainement;
               − Le calcul de l’ajustement se fait sur les heures d’entrainement, les heures de
                  danse et les services professionnels, le cas échéant.
               − Aucun crédit accordé sur les frais d’affiliation, la réserve pour compétitions et
                  la campagne de levée de fonds;
   •   Le crédit est porté au compte et la facturation est ajustée en conséquence.

       •   6.8 Autre crédit

Sauf pour une situation exceptionnelle autorisée par le conseil d’administration, aucun
autre motif d’absence ne donne droit à un crédit. Par ailleurs, un crédit est accordé si
l’athlète change d’une catégorie à une autre comportant un nombre d’heures moindre
d’entraînement.

       •   6.9 Cas d’ajustement d’heure et autre facturation

Pour toute autre facturation durant l’année, un avis sera transmis par l’entraineur
et une facture suivra par courriel. Le paiement se fera par chèque ou par
prélèvement bancaire (avec une autorisation préalable).

       •   6.10 Participation à une compétition

La participation à une compétition est considérée comme un entraînement régulier et
n’entraîne pas d’ajout à la tarification habituelle ni de crédit si un ou des entraînements
sont annulés en conséquence.

       • 6.11 Vacances annuelles

Trois semaines de vacances en GAF et quatre en Trampoline sont prévues dans la
tarification annuelle, soit une semaine en GAF et deux semaines en TR durant la période
des Fêtes et deux semaines durant l’été à une période déterminée par l’entraîneur et
approuvée par le club. L’absence de l’athlète pendant ces semaines ne donne pas droit à
un crédit sur la tarification de la période concernée. Aucun crédit n’est également émis
pour toute période de vacances additionnelles prises par l’athlète ou d’absence de
l’entraînement, sauf pour blessure ou maladie telles que mentionnées précédemment.
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• 6.12 Départ d’un programme

Lors du départ de l’athlète d’un programme compétitif, le club met fin au prélèvement à la
source de la cotisation. Le parent doit tout d’abord aviser en premier lieu l’entraineur,
lequel en informera la responsable des affaires financières. Un courriel sera transmis
informant le parent du solde restant à payer ou du remboursement. Un montant de 30$
sera facturé à titre de frais d’administration.

         • 6.13 Frais pour chèque non honoré

Des frais de 30 $ sont chargés pour tout chèque ou prélèvement non honorés.

    7. Situation des retards de paiement
Un état de compte sera transmis au plus tard le 1er novembre au membre n’ayant pas
acquitté le paiement de sa cotisation tel que prescrit. Un suivi téléphonique par la direction
du club sera effectué si le membre n’a pas régularisé sa situation après un délai jugé
raisonnable. Si malgré ce qui précède, le membre n’a toujours pas réglé sa cotisation
après un nouveau délai raisonnable, le conseil d’administration sera saisi de la question
et décidera des mesures appropriées, pouvant aller jusqu’au retrait de l’athlète des
compétitions à venir ou du programme.

    8. Pénalité pour retards à l’entrainement
Le parent qui ne respecte pas la ponctualité lors de la fin des cours s’expose à se voir
imposer une pénalité de 5 $ pour les premières 15 minutes de retard et 1 $ par minute en
supplément. Dans le cas où la situation ne se corrige pas, le conseil d’administration peut
imposer son expulsion.

    9. Prise de connaissance et acceptation de la présente
       convention

Le club Viagym prend tous les moyens à sa disposition pour que la présente convention
soit communiquée à chaque membre en début d’année gymnique et à tout nouveau
membre sans délai. Chaque parent qui accepte que son enfant participe aux activités du
club reconnait par le fait même avoir pris connaissance de la présente convention et
convient d’en respecter les conditions.

En vigueur le 1er septembre 2017

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ANNEXE
     Formulaire d’autorisation pour prise de photos et vidéos

                   Autorisation d’utilisation de photos et vidéos
                          d’enfants de moins de 18 ans.

IMPORTANT :              Veuillez remplir un (1) formulaire par enfant

Identification de l’athlète

Nom :

Prénom :

Groupe :

Entraîneur :

Dans le cadre des activités du club Viagym, nous sollicitons votre autorisation pour la
participation de votre enfant à la promotion de certains événements. L’objectif de cette
démarche s’inscrit dans un partage de connaissances, d’information et de promotion du
club et de ses disciplines.

Dans ce contexte, j’accepte que le club de gymnastique Viagym se réserve les droits
d’utiliser, pour des fins de publication ou de diffusion dans les médias écrits ou
électroniques, des photos ou enregistrements vidéo qui seront pris de mon enfant. Je
comprends également que ni moi ni mon enfant ne pouvons, en aucune façon, être
rémunérés pour cette publicité.

J’accepte                             Je refuse

En foi de quoi, j’ai signé ce document en date du

Nom du parent ou du tuteur                                   Signature du parent ou du tuteur

                                                                                            8

(écrire en lettres moulées)

                               Club de gymnastique Viagym Inc.
             2495, boul. des Entreprises, Terrebonne, J6X 4J9 - Boîte vocale : (450) 492-7219

                                                                                                9