Dématérialisation des factures du Secteur Public - 3 avril 2015 Présentation de l'obligation
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Dématérialisation des factures du
Secteur Public
Présentation de l’obligation
à la fédération des offices publics de l’habitat
3 avril 2015
1 La dématérialisation des factures
2
2008 : La première étape 2014 : Une nouvelle étape
La loi de modernisation de l’économie La loi habilitant le gouvernement à
(LME) n°2008-776 du 4 août 2008 simplifier et sécuriser la vie des
donnait déjà l’obligation à l’Etat entreprises du 3 janvier 2014 et
d’accepter les factures émises par ses l’ordonnance du 26 juin 2014 complète
fournisseurs sous forme dématérialisée le dispositif :
à compter du 1er janvier 2012
La dématérialisation des factures à
destination du secteur public sera
Naissance de Chorus factures progressivement obligatoire à compter du
le 1er janvier 2012 1er janvier 2017.
L’obligation faite à l’Etat d’accepter les
factures électroniques sera généralisée
aux collectivités territoriales et à tous les
établissements publics dès le 1er janvier
2017.
Cette priorité s’inscrit en cohérence avec l’objectif d’améliorer la trésorerie
des entreprises en homogénéisant les délais de paiement de l’Etat à 20
jours d’ici 2017.
1 La dématérialisation des factures : Des gains attendus
Hypothèses CPP2017: Gains prévisionnels sur le traitement d’une facture
3
L’estimation des gains potentiels se base notamment sur le rapport GS1 France qui établit :
le coût de traitement d’une facture dématérialisée
émise à 5€ contre un coût de traitement d’une
facture papier émise estimé entre 8 et 9,5€.
le coût de traitement d’une facture dématérialisée
reçue à 7,5€ contre un coût de traitement d’une
facture papier reçue estimé à 13,8€.
L’ordre de grandeur de ces estimations est en adéquation
avec l’estimation reprise dans le support « Fiche praTIC à
usage des dirigeants d’entreprises » (n°5) corédigé par
la DGCIS, le MEDEF et le Syntec Numerique.
Sur la base des éléments du rapport GS1, le potentiel de gain de la mesure estimé dans l’étude d’impact se
décompose en gains financiers et en gains de temps (cf. détail page suivante)
1 La dématérialisation des factures : des gains attendus
Hypothèses CPP2017: Gains prévisionnels sur le traitement d’une facture
4
Etude GS1 Emetteurs de factures Récepteurs de factures
Facture émise en flux Facture émise via un portail Facture reçue en flux Facture reçue via un portail
Potentiel des gains 3€ à 4,5€ 6,3€
Etude d’impact Emetteurs de factures Récepteurs de factures
Facture émise en flux Facture émise via un portail Facture reçue en flux Facture reçue via un portail
Potentiel des gains 4,5€ 3,15€ 6,3€ 1,02€
Gains Gains de Gains Gains de Gains Gains de Gains Gains de
Décomposition du financiers temps financiers temps financiers temps financiers temps
potentiel des gains
1€ 3,5€* 0,83€ 2,33€* 0,5€ 5,8€* 0,38€ 0,65€*
* : potentiel des gains convertir en gains de temps
Au regard de la décomposition du potentiels des gains, il est estimé dans l’étude d’impact que le gains
financiers seraient :
Pour les émetteurs de factures :
1€ par facture émise en flux
0,83€ par facture émise via un portail
Pour les récepteurs de factures :
de 0,5€ par facture reçue en flux
0,38€ par facture reçue via un portail
La dématérialisation actuelle des factures de l’Etat :
1
Chorus Factures
5
Deux voies de transmission, adaptées aux besoins des fournisseurs
un portail : sur lequel les entreprises peuvent saisir ou déposer
leurs factures, et suivre l’avancement du traitement jusqu’à la
mise en paiement
un concentrateur qui permet de transmettre directement les
factures (en Echange de Données Informatisé)
principalement pour les fournisseurs ayant un volume de
factures important.
340 000 factures ont transité par la solution depuis sa mise en
œuvre avec une forte accélération au cours de l’année 2014.
1 La dématérialisation des factures : Chorus Factures
4 possibilités
6
Transmission des factures par EDI
Fournisseur A 1
Opérateurs de
dématérialisation
Fournisseur B
2
CHORUS Factures Deux formats XML sont disponibles
Concentrateur
pour transmettre en EDI les factures
UBL 2.0 et UN-CEFACT CII.
Transmission des factures par le portail 3
La facture est directement Fournisseur C
reçue par le gestionnaire dans Saisie de factures
Chorus sous la forme d’une Portail
demande de paiement avec factures
une pièce justificative : la Fournisseur D
facture elle-même. Dépôt de factures 4
PDF non signé
PDF signé
2 Contexte de la facturation électronique 2017
De la loi à l’ordonnance
7
La loi habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises a été
publiée au JO du 3 janvier 2014.
L’article 22 donne un délai de 6 mois au gouvernement pour prendre l’ordonnance.
L’ordonnance a été signée le 26 juin et publiée au JO le 27 juin 2014
27 juin 2014
Publication de
mai 2014 l’ordonnance
Saisine du Conseil
d’Etat
avril 2014
octobre 2013-février 2014
février 2014
Concertation avec les Saisine de la CCEN **
entreprises, les
7 01/04/2015 Saisine du SGG *
collectivités locales et les
établissements publics 5
4
3
2
1 Avis Favorable
Avis Favorable
Avis Favorable * : Secrétariat Général du Gouvernement
** : Commission Consultative d’Evaluation des Normes2 Contexte de la facturation électronique 2017
L’ordonnance du 26 juin 2014
8
Consécutivement à la Loi du 3 janvier 2014 habilitant le gouvernement à simplifier et
sécuriser la vie des entreprises. L’ordonnance du 26 juin 2014 définit le cadre de
développement de la facturation électronique
L’ordonnance du 26 juin définit le calendrier visant à rendre obligatoire la facturation électronique pour
les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités locales et de leurs
établissements publics respectifs :
Les grandes entreprises et les personnes Les entreprises de taille Les PME Les micro-entreprises
publiques intermédiaire
En sus de l’obligation d’émettre, l’obligation de réception concerne toutes les entités de l’Etat depuis
2012, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs au 1er janvier
2017.
Une solution technique mutualisée (CPP 2017) permettant le dépôt, la réception et la
transmission des factures électroniques, sera mise gratuitement des fournisseurs. Sa construction
est confiée à l’AIFE qui assure l’urbanisation du Système d’Information Financière de l’Etat (SIFE).
Cette solution mutualisée remplacera l’outil Chorus factures utilisé par les fournisseurs de
l’Etat.3 Présentation du Projet
Eléments de volumétrie
9
Estimation du
Nombre
Plusieurs catégories de Catégorie
d’entreprises au
nombre
d’entreprises d’entreprises
populations sont impactées 31/12/2011
concernées
par le projet :
Grandes
214 214
entreprises (GE)
Les fournisseurs de la sphère
Entreprises de
publique dont le nombre est taille intermédiaire 4 794 4 794
évalué à 1 115 000 (EDI)
Les collectivités et Petites et
établissements publics locaux moyennes 136 068 136 068
et de santé soit 77 474 entreprises (PME)
structures, Microentreprises ou
très petites 2 951 600 974 028
Les établissements publics entreprises (TPE)
nationaux qui sont au nombre
de 1 000 Catégorie de Nombre de factures
Nombre d’entités
Les services de l’Etat. récepteurs reçues
Etat 200 4 000 000
L’ensemble des agents de la sphère EPN 1 000 20 000 000
publique concerné par le projet est Régions 26 1 000 000
évalué à plus de 220 000. Départements 102 5 500 000
Secteur communal 73 851 47 000 000
Etablissements
2 545 18 000 000
de santé
Total 77 474 95 000 0003 Présentation du projet
La phase de concertation
10
Un projet initié en collaboration étroite avec les acteurs impactés
Des réunions de concertation avec les organismes représentatifs des entreprises se
sont tenues de novembre à décembre 2013. Lors de ces réunions, les organismes
représentatifs des entreprises ont :
confirmé que l’obligation doit s’appliquer à l’ensemble des entreprises,
confirmé qu’un échéancier progressif par catégorie d’entreprises est nécessaire.
Des réunions de concertation avec des représentants du secteur public local et
du secteur hospitalier d’une part et avec les établissements publics nationaux d’autre
part se sont tenues d’octobre 2013 à février 2014. Lors de ces réunions, les représentants
ont :
souligné que l’obligation doit s’appuyer sur une solution mutualisée pour le secteur public, afin
d’éviter la multiplicité des plateformes,
considéré que la mise en œuvre de solutions techniques opérationnelles constituait le prérequis du
respect du calendrier.3 Présentation du projet
Gouvernance et démarche collaborative
11
Gouvernance SPL Gouvernance EPN
• Assemblée plénière
• Assemblée Etablissements
plénière SNP publics
• GT Facturation électronique • GT Facturation électronique
• GT EPS dans les EPN
FE2017
CPP2017
Gouvernance
Gouvernance Comitologie ministérielle
entreprises Projet
• COS SIFE
• Forum National de la • Comité de
Facture Electronique programme • CODIR Chorus
• COTEC Chorus
• GT4 FNFE • Comité de • COPIL Dématérialisation
pilotage
• Comité de
suivi3 Présentation du projet
Planning/jalons
12
Principaux jalons Échéance
1. Identification des pilotes 1er semestre 2015
2. Conception finalisée Octobre 2015
3. Réalisation des tests Janvier 2016
4. Qualification du portail CPP 2017 (début de recette) Avril 2016
5. Ouverture de la solution aux pilotes Juin 2016
6. Ouverture de la solution mutualisée Décembre 20164 Présentation de la solution
Une évolution dans la continuité
13
La solution mutualisée CPP2017 s’inscrit dans la continuité de Chorus Factures
Elle capitalisera sur la base des fonctions déjà mises en œuvre au sein de
Chorus Factures et offrira une ergonomie améliorée.
Elle permettra d’assurer le traitement et le suivi des 95 millions de factures
annuelles sur le périmètre de l’Etat, du secteur public local (y compris le
secteur hospitalier) et des établissements publics.
Les fournisseurs déjà inscrits auront la garantie de reprise de leurs comptes
dans la nouvelle solution.
Les fournisseurs raccordés en EDI auront la garantie de migration4 Présentation de la solution
Objectifs
14
La solution mutualisée a plusieurs objectifs :
Simplification pour les entreprises :
- La directive européenne comme la loi d’habilitation ont pour objectif la simplification du
processus de la commande publique. L’Union Européenne chiffre les économies potentielles à
1,5 milliards d’euros pour les 27 pays européens.
- Beaucoup d’entreprises travaillent pour plusieurs entités publiques. Une solution mutualisée
constitue une évidente simplification.
Mutualisation des coûts pour les administrations :
- L’Etat, qui est tenu depuis 2012 d’accepter les factures dématérialisées, a dû mettre en place
un système complet (Chorus Factures) qui peut servir de socle fonctionnel à une solution
commune Etat – collectivités locales & établissements .
- Une solution mutualisée permet de « sécuriser » la mise en œuvre de l’obligation pour tous les
acteurs à l’échéance de 2017.
- Une solution mutualisée permet d’éviter la multiplication des solutions (et le coût associé),
comme cela a été constaté en matière de dématérialisation des appels d’offres.
La solution mutualisée permet, en s’appuyant sur des fonctionnalités éprouvées, de limiter le
risque technologique inhérent à la mise en place d’une solution ad hoc. Elle permet également de
valider pour les entreprises l’effort de simplification en leur proposant un point d’accès unique
masquant une organisation administrative pouvant apparaître comme complexe.4 Présentation de la solution
Les grands principes
15
Les principes directeurs de fonctionnement de la solution
mutualisée-CPP 2017 s’articulent autour:
de la mise en place d’une solution mutualisée-CPP 2017 de la sphère publique pour
tous les fournisseurs (privés et publics), leur permettant de déposer leurs factures
et de consulter l’avancement des paiements. La solution mutualisée-CPP 2017
prend en compte les formats et les modes d’échanges actuellement mis en œuvre
par les entreprises (Portail, EDI),
de la mise en place d’un flux « pivot » permettant d’intégrer directement (en mode
EDI) ou récupérer (en mode portail) les données dans les SI des récepteurs publics,
de la mise à disposition des fonctionnalités de la solution mutualisée-CPP 2017 par
l’intermédiaire d’API positionnés sur des applications en amont et/ou en aval de la
solution mutualisée-CPP 2017.
Elle s’inscrit en cohérence avec les travaux du SGMAP sur
l’identité numérique (France Connect) et l’Etat plateforme4 Présentation de la solution
Vue simplifiée de la solution
16
Solution mutualisée
Chorus Portail Pro
Fournisseur Saisie
Dépôt des factures
des
XML et PDF
factures
Suivi des
Envoi/réception en EDI factures
des factures
Opérateur de UBL, UN/CEFACT,…
dématérialisation* Qualification
Portail tiers
API Génération
Archivage du format
pivot
Destinataires finaux
Envoi de l’avancement de la facture
Secteur Etat Etablissement Envoi des factures et des PJ
public local public
y/c OPH gérés Y/C OPH gérés * Dans le cas de fournisseurs faisant appel à des services d’un opérateur de
dans Hélios hors hélios dématérialisation5 Les formats acceptés en entrée de CPP
Une solution ouverte – formats entrants de facture
17
Les travaux concernant les spécifications externes sont réalisés
concernant les entreprises dans le cadre du Forum National de Facture
Electronique (FNFE). A date, les formats syntaxiques retenus sont :
Standard Universal Business Language - UBL Invoice,
Cross Industry Invoice (United Nations Centre for Trade Facilitation and
Electronic Business),
le format PES_V2 Facture utilisé dans le secteur public local,
les formats référencés par le CEN dans le cadre des travaux sur le modèle
sémantique européen,
un format PDF Mixte dont le modèle syntaxique des données est en cours
de définition.
Par ailleurs, le format PDF simple est supporté dans le cadre de la
fonctionnalité de dépôt en mode portail.
La possibilité de joindre des pièces jointes à la facture sera supportée.6 La remontée des statuts liés au traitement des factures
18
Différents statuts de la facture seront communicables au fournisseur, en mode
Portail ou EDI
Statut Elément déclencheur du statut
La facture a été déposée par le fournisseur (en mode EDI ou en mode Portail), les
Déposée
différents contrôles ont été réalisés.
En cours d’acheminement
La facture est envoyée vers le destinataire final.
vers le destinataire
Mode EDI : le destinataire final a reçu le flux contenant les données de la facture.
Mise à disposition du
Mode Portail : le destinataire est notifié par mail de la mise à disposition de la
destinataire
facture sur son espace.
La facture est rejetée par le service destinataire de la facture (ex: erreur de
Rejetée
destinataire, données de facturation erronées, etc.)
Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces
Suspendue
justificatives sont manquantes.
Mise à disposition du
Le mandat/dp a été mis à disposition du service comptable pour traitement.
comptable
Mise en paiement Le virement a été émis vers la Banque de France7 Présentation des spécifications externes
Prochaines étapes
19
Les spécifications externes ont été présentées aux éditeurs le 16 mars
dernier.
Une version des spécifications externes amendée des commentaires
sera transmise début avril. Cette version comportera des
compléments qui porteront notamment sur :
Les modalités éventuelles d’intégration de flux mixtes additionnels ,
Les objets et services disponibles en mode API,
Les principes de qualification (flux et mode API).
La version définitive des spécifications externes (comportant les
spécifications d’interface des API) sera publiée début juin.En synthèse…
20
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondé sur le choix de
l’entreprise, la dématérialisation des factures s’inscrit désormais dans une
obligation progressive au sein du secteur public avec la mise à disposition
d’une plateforme partagée, comme de nombreux européens.
Elle illustre une nouvelle démarche de mutualisation de système
d’information entre les acteurs du secteur public permettant d’optimiser
les gains, et faciliter la mise en oeuvre. Elle s’inscrit en cohérence avec
les travaux de la DISIC sur l’Etat plateforme et la gestion d’identité
(France Connect)
Les offices publics (à comptabilité publique ou non) sont concernés par
l’obligation dès le 1er janvier 2017, et doivent anticiper les travaux
nécessaires (SI, organisation & processus). Un atelier spécifique pourrait
être organisée dans le cadre du congrès pour assurer une bonne
communication auprès des OPH.
Il est prévu de réaliser des pilotes dès la mi-2016 afin de s’assurer de
l’effectivité de la solution (un office public de l’habitat serait souhaitable).Vous pouvez aussi lire
