DOCUMENTATION PRODUIT - Sigma
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DOCUMENTATION PRODUIT Sigma Informatique Société du Groupe Sigma Société par actions simplifiée au capital de 1 729 600 Euros - 872 803 390 RCS NANTES - TVA : FR 39 872 803 390 - APE : 6202A ZI La Gesvrine – Rue Newton - 44240 La Chapelle-sur-Erdre cedex - France - Tel : +33 (0) 2 40 37 14 00 - Fax : +33 (0) 2 40 37 72 20 - www.sigma.fr
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une violation du secret professionnel et/ou du secret des affaires.
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SOMMAIRE
SOCLE ICOPITOLE .............................................................................................................................................................. 1
MODULE ICOPITOLE DETAIL ............................................................................................................................................. 3
ICOPITOLE DETAIL - OPTION INTERFACE COMPTABLE REFERENCEE .............................................................................. 5
ICOPITOLE DETAIL - OPTION ABONNEMENTS ................................................................................................................. 6
ICOPITOLE DETAIL - OPTION CARTES PRIVATIVES........................................................................................................... 6
ICOPITOLE DETAIL - OPTION CRENEAUX DE LIVRAISON ................................................................................................. 7
ICOPITOLE DETAIL - OPTION BLOCTEL ............................................................................................................................. 7
ICOPITOLE DETAIL - OPTION SUIVI CLIMATIQUE............................................................................................................. 7
ICOPITOLE DETAIL - OPTION CHORUS XML ..................................................................................................................... 7
ICOPITOLE DETAIL - OPTION MARKETING ....................................................................................................................... 8
ICOPITOLE DETAIL - OPTION INTERFACE IE DELIVER UP ................................................................................................. 8
ICOPITOLE DETAIL – OPTION WEB SERVICES STANDARDS ............................................................................................. 8
MODULE ICOPITOLE TECHNIQUE ..................................................................................................................................... 9
MODULE ICOPITOLE NEGOCE......................................................................................................................................... 10
ICOPITOLE NEGOCE - OPTION CPDP CHARGEMENT ...................................................................................................... 13
ICOPITOLE NEGOCE - OPTION CPDP DOUANE ............................................................................................................... 13
ICOPITOLE NEGOCE - OPTION CONTRATS ET PRETS ..................................................................................................... 13
ICOPITOLE NEGOCE - OPTION INDICATEURS COMMERCIAUX...................................................................................... 13
ICOPITOLE NEGOCE - OPTION ACHATS MASSIFS........................................................................................................... 13
OPTION ICOPITOLE MULTI LANGUES ............................................................................................................................. 14
FONCTIONNALITES DE GESTION DES DROITS DES PERSONNES CONCERNEES PAR LES TRAITEMENTS ...................... 14
FACILITATEURS POUR LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ..................................................... 14DOCUMENTATION PRODUIT
iCopitole V.2019.3
NB : les fonctionnalités présentées ci-dessous peuvent nécessiter un paramétrage préalable à leur utilisation.
SOCLE ICOPITOLE
Tous domaines
❑ Gestion des favoris
❑ Liste des impressions/export Excel par utilisateur
❑ Changement de société (cas d’une gestion multi-sociétés)
Domaine Administratif
Facturation
❑ Saisie de factures et avoirs
❑ Livraisons non facturées
✓ Consultation des livraisons en attente de facturation
❑ Edition des factures
✓ Impression et/ou envoi par mail
❑ Relevés de factures
✓ Edition d’un relevé périodique de factures pouvant déclencher un règlement automatique
❑ Duplicata de factures et avoirs
✓ Edition ou envoi par mail d’un duplicata de facture ou d’avoir
❑ Clôture de facturation
Règlements
❑ Saisie des règlements
❑ Modification des règlements
❑ Liste des règlements différés
❑ Liste de contrôle des règlements
❑ Remise en banque
✓ Edition du bordereau de remise en banque chèques et espèces
❑ Intégration des données bancaires
Portefeuille
❑ Gestion du portefeuille
❑ Remises magnétiques
✓ Génération des fichiers bancaires pour les effets, prélèvements et virements
✓ Prise en charge du format SEPA
❑ Fichiers bancaires
✓ Liste et téléchargement des fichiers de remises bancaires
Traitement de fin de journée
❑ Préparation du traitement de fin de journée
✓ Sélection des périodicités de facturation à traiter
❑ Exécution du traitement de fin de journée
✓ Validation définitive de tous les mouvements enregistrés depuis le traitement précédent
✓ Génération de la facturation périodique
✓ Génération des règlements automatiques
✓ Préparation des relances
✓ Génération des commandes automatiques
✓ Edition des comptes rendus d’activité
❑ Edition du compte rendu du traitement de fin de journée
Traitement de fin de mois
❑ Exécution du traitement de fin de mois
✓ Clôture des stocks, de la facturation et des données comptables
✓ Détermination des états clients
✓ Elaboration des performances logistiques mensuelles
✓ Edition des états de variation des états clients, de la valorisation de l’inventaire
❑ Edition du compte rendu du traitement de fin de mois
Relances
Référence : ICOPITOLE V2019.3 – Documentation Produit Page 1❑ Traitement des relances clients
Comptabilité
❑ Lettrage/Délettrage des comptes clients
Editions comptables
❑ Multicritère comptable
❑ Liste des clients créditeurs
❑ Découvert client
❑ Balance client
❑ Grand livre client
❑ Edition des journaux comptables
❑ Edition du compte rendu TVA
❑ Edition du compte rendu produit
❑ Edition du compte rendu règlement
❑ Edition du compte rendu financier
Divers
❑ Liste des éléments annulés
Fin d’année
❑ Report à nouveau
❑ Epuration des données
SEPA
❑ Gestion des mandats SEPA
Domaine stock
Disponibilité
❑ Produits
❑ Contrats d’achats
Mouvements
❑ Commandes fournisseurs
❑ Réception fournisseurs
❑ Consommations internes
❑ Transformations de produits
❑ Ajustement de stocks
Consultations et éditions
❑ Consultation des mouvements de stocks
❑ Stock théorique
❑ Récapitulatif des mouvements de stock
❑ Etat des douanes
Inventaire
❑ Situation de stock
❑ Etat préparatoire à l’inventaire
❑ Saisie de l’inventaire
❑ Valorisation de l’inventaire
Domaine Commerce
Résultats commerciaux
❑ Multicritère statistique
✓ Bibliothèque de rapports
✓ Filtres combinables portant sur les données clients et les ventes
✓ Restitutions globales ou détaillées
✓ Restitutions au format édition ou Excel
❑ Performances commerciales
✓ Bibliothèque de rapports
✓ Filtres combinables portant sur les données clients et les ventes
✓ Définition des critères de regroupement des données de ventes
✓ Restitution au format édition ou Excel
❑ Liste des états clients
❑ Suivi de la relation client
✓ Filtres sur qualifications automatiques, qualifications utilisateur
Référence : ICOPITOLE V2019.3 – Documentation Produit Page 2✓ Filtres sur nature de qualification
✓ Filtres sur période et statut
Log SMS-Fax-Mail
❑ Consultation de l’historique des envois par SMS/Fax/Mail
Domaine paramétrage
Outils
❑ Gestion des fichiers
✓ Import fichiers
✓ Export fichiers
✓ Log import export
❑ Supervision (visualisation des traitements applicatifs)
MODULE ICOPITOLE DETAIL
Domaine clients
Recherche clients
❑ Recherche clients sur critères combinables
✓ Nom, Mot directeur avec complétion
✓ Prénom
✓ Code postal, commune avec complétion
✓ Numéro et nom de voie avec complétion
✓ Téléphone
✓ Numéro de facture
✓ Numéro de SIREN
❑ Accès aux seuls clients autorisés à l’utilisateur selon ses droits territoriaux
❑ Couplage CTI
❑ Enregistrement d’une offre pour un suspect
Nouveau client
❑ Création nouveau client
Accueil Détail
❑ Rappel des données essentielles concernant le client
❑ Affichage d’un pavé de liens précisant l’existence de certaines données clients et en donnant l’accès direct
✓ Conditions particulières de paiement
✓ Qualification de la relation client
✓ Point de comptage gaz réseau
✓ Photographies
❑ Affichage paramétrable de pavés d’informations
✓ Synthèse des données financières
✓ Mode et délai de paiement principaux
✓ Paramètres de facturation
✓ Derniers paiements
✓ Incidents de paiement
✓ Situation du compte abonné
✓ Cuve
✓ Activités du client
❑ Affichage des tarifs de vente des deux produits définis par la catégorie du client
❑ Affichage des dernières commandes, offres et livraisons
❑ Accès direct aux historiques
✓ De la relation client
✓ Des trois dernières ventes de chaque produit livré au site
✓ Des commandes enregistrées pour le site
❑ Accès direct au planning des livraisons
❑ Création d’une commande ou d’une offre de prix avec gestion des commandes Rendez-vous paramétrable
❑ Création d’une commande groupée
❑ Affichage d’un onglet présentant les trois dernières actions commerciales du client
❑ Accès aux informations de consentements RGPD et informations de contacts
Référence : ICOPITOLE V2019.3 – Documentation Produit Page 3Gestion des données client
❑ Fiche client
✓ Client généralité
✓ Données de consentements RGPD
✓ Client facturé
✓ Client courrier
✓ Gestion des Identifiants Chorus
✓ Groupement
✓ Identifiant extranet
❑ Contacts client avec gestion de la confrontation au démarchage téléphonique type BLOCTEL
❑ Conditions spécifiques de règlement
❑ Périodicités de facturation
Gestion des sites de livraison
❑ Fiche site de livraison
✓ Adresse site
✓ Consommation
✓ Cuve
❑ Equipements d’un site
Contrats de vente – Remise
❑ Remises
✓ Remises applicables au client, au site de livraison, aux membres d’un groupement
✓ Remises en montant, en pourcentage
✓ Prix d’achat + marge
Commandes
❑ Rappel des données essentielles concernant le client
❑ Affichage de pavés d’informations
✓ Synthèse des données financières
✓ Mode et délai de paiement principaux
✓ Paramètres de facturation
✓ Organisme assureur
✓ Derniers paiements
✓ Situation du compte abonné
✓ Cuve
✓ Situation météo fioul
❑ Affichage des trois dernières livraisons du site
❑ Gestion des lignes de la commande
❑ Gestion de commandes Normale, Urgente, Offre de prix, Bloquée et en après livraison.
❑ Gestion des commandes groupées
❑ Gestion facture proforma
Historique des ventes
❑ Consultation de l’historique des ventes avec critères de sélection
✓ Transmission possible au client par mail/fax
Compte client
❑ Consultation du détail du compte client par date ou numéro de pièce
✓ Transmission possible au client par mail/fax
Fréquences de livraison
❑ Création de fréquences permettant la génération d’action commerciale pour proposition de commande
❑ Création de fréquences permettant la génération de commandes automatiques
Qualification de la relation client
❑ Consultation de l’historique de la relation client avec critères de sélection
❑ Création de qualifications utilisateurs avec possibilité de suivi
Suspect
❑ Recherche des suspects
❑ Création d’un nouveau suspect
❑ Importation de fichiers de suspects
❑ Edition du compte rendu d’importation
❑ Suppression en masse des suspects abandonnés
Référence : ICOPITOLE V2019.3 – Documentation Produit Page 4❑ Liste des offres suspects / Nouveaux clients extranet
Domaine Commerce
Commandes / Contrats
❑ Consultation des commandes et des offres
✓ Sélection des commandes normales, bloquées, débloquées, des offres de prix
✓ Liste, par date, des produits commandes en nombre et quantité
❑ Commandes en attente
✓ Liste des commandes mises en attente par un utilisateur
❑ Déblocage en masse des commandes
Prix et promotions
❑ Consultation, mise à jour des prix de vente
❑ Intégration des prix de vente
❑ Consultation, mise à jour des prix d’achat
❑ Intégration des prix d’achat
❑ Valeurs TICPE régionales
❑ Edition des prix de ventes
Domaine Tournées
Portefeuille
❑ Consultation du planning des livraisons
✓ Consultation en tableau ou en graphique des volumes à livrer par secteur
❑ Consultation des livraisons
✓ Consultation par date et dépôt livrant des volumes à livrer
❑ Commandes
✓ Consultation du portefeuille des commandes par statut et date de livraison
Tournées
❑ Organisation des tournées
✓ Organisation par zone logistique et date de tournée
✓ Définition des moyens à mettre en œuvre
✓ Affectation aux moyens, par glisser-déposer, des commandes à livrer
✓ Optimisation de l’ordonnancement des tournées
❑ Feuilles de tournées
✓ Edition valorisée ou non valorisée selon paramétrage
❑ Bons de livraison
Retour de livraison
❑ Saisie des livraisons
❑ Récapitulatif livraison
✓ Bilan matière de la tournée
✓ Saisie de l’activité véhicule et chauffeur
❑ Edition récapitulatif de livraison
Divers
❑ Absences chauffeurs
❑ Paramètres dispatch
✓ Zones logistiques, véhicules, chauffeurs, lieux de stationnement, dépôts, groupes logistiques
❑ Edition des mouvements volucompteurs
❑ Messagerie Informatique embarquée/mobilité
❑ Gestion documentaire
❑ Edition des livraisons vrac (activités lubrifiants)
ICOPITOLE DETAIL - OPTION INTERFACE COMPTABLE REFERENCEE
Interface comptable référencée
❑ Interfaces référencées avec les logiciels suivants : AGRESSO, ALPHA, CCMX, CONCERTO, CRESUS, EBP, GESSICA,
HARMONIE, IRIS, PGICEGID, SAGE 100, SISCOII, ADVANTAGE FINANCE, WINEUR.
Référence : ICOPITOLE V2019.3 – Documentation Produit Page 5ICOPITOLE DETAIL - OPTION ABONNEMENTS
MODULE ICOPITOLE CARTES PRIVATIVES
Domaine Paramétrages
Clients facturés et abonnements
❑ Type de convention abonnement
❑ Motif résiliation abonnement
❑ Jour prélèvement abonnement
Domaine clients
Accueil client
❑ Abonnement
Domaine Administratifs
Abonnements
❑ Liste des propositions
❑ Prochains prélèvements
❑ Prélèvements mensuels
❑ Revalorisation en masse
❑ Facturation des frais
❑ Régularisation de compte
❑ Clôture d’abonnement
❑ Relevé de compte
❑ Edition renouvellement
ICOPITOLE DETAIL - OPTION CARTES PRIVATIVES
Gestion des contrats et des cartes
❑ Contrats
✓ Rattachement à un titulaire et à un réseau
✓ Gestion des dates de création, interdiction et expiration
✓ Prise en compte de l’auto-consommation
✓ Périodicité de facturation spécifique
✓ Possibilité d’avoir un IBAN et un mandat SEPA dédiés au contrat
✓ Possibilité d’accorder des remises
✓ Possibilité de renseigner un engagement juridique Chorus
❑ Cartes
✓ Rattachement des cartes aux contrats
✓ Gestion des différents types de cartes (véhicule, conducteur, unique)
✓ Gestion des dates de création, interdiction et expiration
✓ Identification du véhicule et/ou conducteur associé à la carte
Intégration des transactions
❑ Intégration des fichiers issus des différents automates équipant les stations-services (JUPITER, FUELPOS, DIALOGUE,
VPR44, ELYS, ALX, AS24)
Gestion des transactions
❑ Consultation des transactions en cours de validation par station-service
❑ Enregistrement manuel de pleins
❑ Modification, suppression des transactions non validées
Consultation des transactions validées
❑ Liste des transactions par client ou station
✓ Date et heure de la transaction
✓ Carte utilisée
✓ Titulaire de la carte
✓ Station où la transaction a été enregistrée
✓ Produit, quantité, prix unitaire et montant de la transaction
❑ Accès au détail de la transaction
Edition des transactions
❑ Filtres applicables
✓ Réseau
Référence : ICOPITOLE V2019.3 – Documentation Produit Page 6✓ Stations
✓ Clients
✓ Produits
✓ Période
✓ Statut des transactions
❑ Restitution détaillée ou cumulée par client/station
Facturation des transactions
❑ Facturation automatique des transactions selon les périodicités définies par les contrats
Relevés des transactions
❑ Relevés des transactions facturées par carte
❑ Relevés des transactions facturées par véhicule avec calcul de consommation
ICOPITOLE DETAIL - OPTION CRENEAUX DE LIVRAISON
MODULE ICOPITOLE CARTES PRIVATIVES
Domaine clients
Accueil client
❑ Proposition de créneaux de livraison
Domaine Tournées
Divers
❑ Affectation des moyens
❑ Suivi des moyens
ICOPITOLE DETAIL - OPTION BLOCTEL
MODULE ICOPITOLE CARTES PRIVATIVES
Domaine clients
Accueil client
❑ Affichage d’un indicateur d’autorisation d’appel
Domaine commerce
Campagne
❑ Exporter des listes de confrontation téléphonique
❑ Importer des listes de confrontation téléphonique
ICOPITOLE DETAIL - OPTION SUIVI CLIMATIQUE
MODULE ICOPITOLE CARTES PRIVATIVES
Domaine Paramétrages
Clients généraux et sites
❑ Statut météo fioul
Généraux
❑ Stations météo
❑ Météo-fioul
Domaine Commerce
Suivi climatique
❑ Initialisation
❑ Degré jours
❑ Fin de période
❑ Simulation degré jour
ICOPITOLE DETAIL - OPTION CHORUS XML
MODULE ICOPITOLE CARTES PRIVATIVES
Domaine Clients
❑ Fiche client
Référence : ICOPITOLE V2019.3 – Documentation Produit Page 7✓ Statut dématérialisation adhérent fichier/Non adhérent
✓ Format fichier
✓ Service exécutant
❑ Fiche site de livraison
✓ Témoin référence de commande client obligatoire
Domaine Administratif
❑ Consultation des factures dématérialisées
Domaine Paramétrages
Généraux
❑ Pays
✓ Code ISO 3166-1 Alpha2
✓ Témoin référence de commande client obligatoire
Produits
❑ Textes réglementaires BL/Facture
ICOPITOLE DETAIL - OPTION MARKETING
MODULE ICOPITOLE CARTES PRIVATIVES
Domaine Clients
❑ Accueil client
✓ Agenda
Domaine Commerce
❑ Campagne
✓ Plan de campagne
✓ Agenda
✓ Traitement par lot
✓ Performance acteur
✓ Statistique marketing
ICOPITOLE DETAIL - OPTION INTERFACE IE DELIVER UP
MODULE ICOPITOLE CARTES PRIVATIVES
Domaine Tournées
❑ Tournée
✓ Export IE
❑ Retour livraison
✓ Import IE
ICOPITOLE DETAIL – OPTION WEB SERVICES STANDARDS
MODULE ICOPITOLE CARTES PRIVATIVES
Fonctionnalités disponibles via web services
❑ Créer un client
❑ Mettre à jour les informations client
❑ Vérifier le statut client
❑ Récupérer les données client
❑ Récupérer les tarifs
❑ Récupérer les adresses des sites de livraison d’un client
❑ Récupérer les consentements d’un client
❑ Récupérer les informations de l’espace client
❑ Créer une commande
❑ Récupérer le statut d’une commande
❑ Annuler une commande
❑ Proposer des dates de livraisons
❑ Enregistrer un paiement
Référence : ICOPITOLE V2019.3 – Documentation Produit Page 8MODULE ICOPITOLE TECHNIQUE
Domaine clients
Accueil technique
❑ Rappel des données essentielles concernant le client
❑ Synthèse des données financières du client
❑ Gestion des fiches techniques
✓ Identification
✓ Attestation TVA
✓ Matériels associés
✓ Indices de combustion
✓ Pièces jointes
✓ Galerie photos
❑ Liste des propositions et contrats
❑ Liste des prochaines interventions
❑ Liste des dernières interventions
❑ Accès aux affaires, devis, chantiers associés
Domaine technique
Gestion des contrats
❑ Contrats
✓ Gestion de contrats multi-sites
✓ Définition montant contrat, période de couverture, méthode de revalorisation
✓ Proposition de contrat
✓ Edition proposition de contrat
✓ Transformation proposition en contrat et affectation des interventions prévisionnelles
✓ Possibilité de renseigner l’engagement juridique Chorus
❑ Liste des propositions
❑ Liste des contrats
❑ Courriers de reconduction
❑ Simulation de facturation
❑ Facturation des contrats et reconduction.
❑ Analyse de la rentabilité
✓ Par type de contrat
✓ Par énergie
✓ Par territoire
Gestion des affaires
❑ Liste des affaires
✓ Par territoire
✓ Par chargé d’affaires
✓ Par statut
❑ Association aux devis
Gestion des devis
❑ Eléments types
✓ Devis
✓ Modules
✓ Courriers
❑ Liste des devis
✓ Par territoire
✓ Par chargé d’affaires et porteurs d’affaires
✓ Par type de devis
✓ Par statut (Initialisé, Accepté, Chantier, Refusé, Différé)
❑ Création de devis
✓ Descriptif
✓ Modules, sous modules hiérarchisables
✓ Postes d’un module valorisés par coefficient sur prix d’achat ou prix tarif remisable
✓ Remise globale
✓ Jalons de facturation
✓ Courrier d’accompagnement
✓ Possibilité de renseigner l’engagement juridique Chorus
Référence : ICOPITOLE V2019.3 – Documentation Produit Page 9❑ Transmission des devis par courrier, mail, fax
❑ Transformation des devis en chantier
Gestion des chantiers
❑ Liste des chantiers
✓ Par territoire
✓ Par chargé d’affaires et porteur d’affaires
✓ Par statut (Initialisé, Terminé)
❑ Création de chantier
✓ Gestion des produits du chantier
✓ Gestion des interventions du chantier
✓ Edition du récapitulatif produit
❑ Facturation des jalons des chantiers issus des devis
❑ Liste des chantiers terminés
Gestion des interventions
❑ Liste des interventions bloquées
✓ Par territoire
✓ Par motif de blocage
❑ Liste des interventions par statut (Non planifiées, planifiées, réalisées)
❑ Plan de charge journalier par secteur d’intervention
❑ Gestion du planning des intervenants
❑ Planification automatique des interventions
❑ Organisation des tournées
❑ Edition des feuilles de tournée
❑ Edition des avis de passage
❑ Edition des ordres de travail
❑ Liste des interventions sans rendez-vous
❑ Report des intervenants
❑ Suivi des interventions transmises à la maintenance mobile
❑ Saisie des retours d’intervention
❑ Saisie de compte rendu d’activité
❑ Edition des comptes rendus d’activité
❑ Edition des attestations d’entretien
❑ Edition des bulletins de visite
Gestion des intervenants
❑ Gestion des absences
❑ Consultation de la disponibilité des intervenants
MODULE ICOPITOLE NEGOCE
Domaine clients
Accueil Négoce
❑ Rappel des données essentielles concernant le client
❑ Affichage de pavés d’informations
✓ Synthèse des données financières
✓ Mode et délai de paiement principaux
✓ Organisme assureur
✓ Derniers paiements
✓ Incidents de paiement
✓ Situation météo fioul
✓ Contrat technique
❑ Affichage de liens précisant l’existence de certaines données clients et en donnant l’accès direct
✓ Conditions particulières de paiement
✓ Devis
✓ Affaires
✓ Cartes financières
✓ Cartes pétrolières
✓ Chantier
Référence : ICOPITOLE V2019.3 – Documentation Produit Page 10✓ Lubrifiant
✓ Contrats Négoce
✓ Fiche sécurité
✓ Qualification de la relation client
✓ Point de comptage gaz réseau
✓ Mises à disposition
✓ Pièces jointes
❑ Affichage des dernières commandes, offres et livraisons
❑ Accès direct aux historiques
✓ De la relation client
✓ Des trois dernières ventes de chaque produit livré au site
✓ Des commandes enregistrées pour le site
❑ Affichage d’un tableau présentant les trois dernières actions commerciales du client
❑ Accès à la création d’une commande rapide ou d’une offre de prix
Marges conjoncturelles
❑ Marges conjoncturelles client
✓ Consultation des marges conjoncturelles applicables à un client de par sa catégorie
✓ Personnalisation des marges applicables au client
Marges minimum
❑ Marges mini client
✓ Consultation des marges minimum applicables à un client de par sa catégorie
✓ Personnalisation des marges minimum au client
Paramètres offres automatiques
❑ Paramètres offres automatiques
✓ Définition des destinataires des offres de prix
✓ Définition du mode d’enlèvement habituel du client
✓ Définition des jours d’émission des offres de prix automatiques
Assiette offres automatiques
❑ Assiette offres automatiques
✓ Définition des produits et quantités applicables aux offres automatiques
Potentialités
❑ Potentialité
✓ Gestion du potentiel annuel d’un client
✓ Comparaison du potentiel et du réalisé sur les 3 dernières années
Offres de prix
❑ Offres de prix
✓ Gestion de l’heure limite de validité
✓ Elaboration de l’offre à partir de tous les lieux d’enlèvement référencés dans le distancier
✓ Prise en compte des éventuelles majorations liées à des contrats (animation, financier)
✓ Envoi par mail/fax d’une confirmation d’offre ou de commande
✓ Envoi par mail/fax d’une facture proforma
✓ Gestion des mises à disposition
✓ Génération du numéro d’autorisation de chargement (option CPDP)
✓ Possibilité de renseigner l’engagement juridique Chorus
Distancier
❑ Distancier
✓ Identification des lieux d’enlèvement du client
✓ Détermination du kilométrage entre le lieu d’enlèvement et le site de livraison
Gestion prix de cession
❑ Gestion des prix de cession
✓ Introduction pour les clients concernés des prix de cession
Domaine Commerce
Contrats et Prêts
❑ Suivi des contrats et prêts
✓ Filtres territoriaux
✓ Filtres par type de contrat
✓ Filtres sur les périodes des contrats
❑ Clôture des contrats
Référence : ICOPITOLE V2019.3 – Documentation Produit Page 11Domaine Négoce
Cotations
❑ Parité des devises
✓ Introduction des parités des différentes devises en respect des calendriers applicables aux devises
❑ Valeur Fret/Produit
❑ Cotations marché
✓ Introduction, par marché, des différentes valeurs de cotation, en respect des calendriers de cotation des marchés
Cours du jour
❑ Intégration des cours du jour
❑ Cours du jour
✓ Introduction des différents constituants permettant de calculer un prix départ dépôt
❑ Edition des cours du jour
Offres
❑ Durée de validité des offres
✓ Définition de la limite de validité des offres de prix en heure limite ou en durée
❑ Génération automatique des offres de prix
✓ Génération et envoi par mail/fax des offres de prix
❑ Offres de prix
✓ Consultation de l’ensemble des offres ou commandes sur une période
✓ Création d’une nouvelle offre de prix
❑ Renvoi des offres
❑ Revalorisation des commandes urgentes
❑ Avoirs Négoce
❑ Envoi de messages
✓ Détermination multicritère des destinataires des messages
✓ Saisie de l’objet et du texte du message
✓ Transmission du message par mail/fax/SMS
Tournées
❑ Gestion des tournées
✓ Affectation des livraisons aux transporteurs par glisser/déposer
✓ Transmission aux dépôts des demandes d’enlèvement (Option CPDP)
❑ Edition des tournées
❑ Edition des bons de livraison
❑ Envoi des enlèvements
Constats
❑ Constats
✓ Saisie des quantités réellement livrées
✓ Prise en compte des quantités enlevées issues des dépôts (Option CPDP)
❑ Mise à jour des quantités à 15° C
Tiers
❑ Factures proforma Transporteurs
✓ Génération des factures proforma à partir des provisions de transport
❑ Contrôle des factures tiers
✓ Contrôle des factures d’achat ou de transport
✓ Filtres possibles selon produit ou lieu d’enlèvement
❑ Edition de l’historique des factures tiers
❑ Document de liaison
✓ Vérification des volumes mis à la consommation pour les produits soumis à TICPE régionale
✓ Edition du document de liaison
✓ Récupération auprès des dépôts des pré-fiches et transmission aux dépôts des documents de liaison (Option
CPDP)
❑ Enregistrement des factures de taxes
✓ Sélection par bureau de douane
✓ Ajustement possible sur les quantités mises à la consommation
Statistiques
❑ Tableau de bord des offres
✓ Nombre d’offres/commandes, quantités et marge moyenne par produit
❑ Historique des achats
❑ Statistiques prix de revient
Référence : ICOPITOLE V2019.3 – Documentation Produit Page 12❑ Statistiques des produits et frais financiers
❑ Statistiques sur les écarts de température
❑ Suivi des crédits d’enlèvement
ICOPITOLE NEGOCE - OPTION CPDP CHARGEMENT
Lien CPDP Chargement
❑ Gestion des tournées
✓ Génération des numéros d’autorisation de chargement (CPDP)
❑ Envoi au CPDP
✓ Transfert au CPDP des numéros d’autorisation de chargement
❑ Suivi des enlèvements CPDP
❑ Constats
✓ Saisie des quantités réellement livrées, initialisées des données issues du CPDP
ICOPITOLE NEGOCE - OPTION CPDP DOUANE
Lien CPDP Douane
❑ Contrôle taxes/quantités
❑ Factures de taxes
❑ Document de liaison
✓ Réception des pré-fiches issues des dépôts
✓ Transmission aux dépôts des documents de liaison
ICOPITOLE NEGOCE - OPTION CONTRATS ET PRETS
Contrats et Prêts
❑ Contrats et prêts
✓ Gestion des contrats applicables au site de livraison, au site de livraison ou aux membres d’un groupement
✓ Gestion de contrats de type Animation ou Financier
✓ Définition des assiettes du contrat
✓ Définition de l’objet du contrat
✓ Définition des majorations applicables
ICOPITOLE NEGOCE - OPTION INDICATEURS COMMERCIAUX
Indicateurs commerciaux
❑ Gestion des objectifs
✓ Définition d’objectifs en volume mensuel par commercial et/ou lieu d’enlèvement
❑ Gestion des messages
✓ Gestion des messages restitués sur les indicateurs commerciaux
❑ Affichage grand écran des indicateurs commerciaux
✓ Affichage de différentes statistiques (pilotage comptes tiers, suivi des couvertures, suivi des objectifs)
✓ Rafraichissement automatique des statistiques affichées
✓ Affichage des messages en cours de validité
❑ Affichage écran personnel des indicateurs commerciaux
✓ Idem affichage grand écran limité à une statistique
✓ Restitution des performances opérateurs
ICOPITOLE NEGOCE - OPTION ACHATS MASSIFS
Achats massifs
❑ Contrats d’achat long terme
❑ Dossier d’achat massif
Référence : ICOPITOLE V2019.3 – Documentation Produit Page 13✓ Gestion des dossiers selon état (A négocier, Négocié, Contrat reçu, Transfert de propriété, Facturation en cours,
Facturation terminée)
✓ Gestion des achats multi unités et multi devises
✓ Référencement de la cotation de référence, de la date de début de cotation et du nombre de cotations
✓ Référencement d’une prime de marché
✓ Référencement d’une prime de dossier
✓ Calcul du prix d’achat par lissage des cotations et devises de référence
✓ Gestion de frais selon mode de transport
✓ Gestion des enlèvements par camions avec température à 20°
✓ Gestion du frêt fluvial
❑ Appel d’offre
✓ Emission d’appels d’offres issus des dossiers d’achat à négocier
❑ Confirmation dossier d’achat
✓ Emission des documents de confirmation de mise en place des dossiers d’achat
OPTION ICOPITOLE MULTI LANGUES
Gestion du Multi Langues
❑ Gestion des langues utilisateurs permettant de présenter une IHM dans la langue de l’utilisateur
✓ Langages pris en charge : Français, Flamand
❑ Gestion de la traduction des principaux libellés du référentiel de données
❑ Gestion des langues des destinataires des documents produits
✓ Gestion de la langue des clients, chauffeurs, transporteurs
✓ Langages pris en charge : Français, Flamand
FONCTIONNALITES DE GESTION DES DROITS DES PERSONNES CONCERNEES PAR LES TRAITEMENTS
FONCTIONNALITE
Droit de rectification
❑ Mise à jour des données à caractère personnel par les utilisateurs
✓ Modification des données
✓ Rectification des données
Droit à l’effacement (droit à l’oubli)
❑ Suppression des données par les utilisateurs
❑ Paramétrage des durées de conservation
✓ Paramétrage des durées de conservation en archive courante
❑ Purge des données
✓ Purge des archives intermédiaires
Droit d’opposition
❑ Marquage des données faisant l’objet d’une opposition à traitement.
❑ Accès par interface homme machine par les personnes concernées pour la gestion des oppositions.
FACILITATEURS POUR LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
FACILITATEUR
Violation des données
❑ Personnes concernées
✓ Compteur du nombre de personnes concernées
❑ Données à caractère personnel
✓ Compteur du nombre d’enregistrement
Authentification
❑ Individualisation des codes d’accès et mots de passe
❑ Complexité des mots de passe
✓ Paramétrage de la complexité des mots de passe des comptes utilisateurs
❑ Stockage des mots de passe sous forme de hash
❑ Intégration à un référentiel d’authentification externe (LDAP, Active Directory, etc.)
Gestion des habilitations
❑ Gestion des profils d’habilitation via un outil d’administration
❑ Conception des profils d’habilitations
✓ à la tâche
Référence : ICOPITOLE V2019.3 – Documentation Produit Page 14✓ aux responsabilités
✓ par sites géographiques
❑ Déclinaison des droits génériques par profil d’habilitation
✓ consultation
✓ création
✓ modification
✓ suppression
Traçabilité des opérations
❑ Traçabilité des accès
✓ identifiant utilisateur
✓ date et heure de connexion
✓ date et heure de déconnexion
Collecte des données auprès de la personne concernée par interface homme machine
❑ Affichage de messages concernant la finalité des traitements réalisés
❑ Stockage horodaté du message concernant la finalité des traitements réalisés
❑ Gestion du consentement
✓ Gestion de l’accord du consentement
✓ Gestion du retrait du consentement
❑ Stockage horodaté de la preuve du consentement (accord, retrait)
Référence : ICOPITOLE V2019.3 – Documentation Produit Page 15Vous pouvez aussi lire
