DOCUMENTATION PRODUIT - Sigma

 
DOCUMENTATION PRODUIT - Sigma
DOCUMENTATION PRODUIT

                                                          Version 3.21

                                                                  Sigma Informatique
                                                                         Société du groupe Sigma

                                       Société par actions simplifiée au capital de 1 729 600 Euros –
                                  872 803 390 RCS NANTES - TVA : FR 39 872 803 390 - APE : 6202A
                                                                     www.sigma.fr | @GroupeSigma

ADFI_DocumentationProduit.docx
AVERTISSEMENT PREALABLE

Le présent document est protégé par les lois françaises et les traités internationaux sur le droit d’auteur.
Ce document est confidentiel. Il est la propriété de SIGMA INFORMATIQUE.

Toute représentation ou reproduction ou transfert à des tiers du présent document par quelque procédé
que ce soit sans l’autorisation préalable et écrite de SIGMA INFORMATIQUE constitue une contrefaçon
sanctionnée pénalement et le cas échéant, une violation du secret professionnel et/ou du secret des
affaires.

Toutes marques, tout nom commercial cités dans le présent document sont la propriété de SIGMA
INFORMATIQUE.

SOMMAIRE
SOCLE.............................................................................................................................. 2

OPTION : LOCALISATION BELGE ............................................................................... 10

OPTION : GESTION DES MANDATS DE PRELEVEMENT SEPA ................................ 10

OPTION : SAISIE DES FACTURES DEMATERIALISEES .............................................. 11

OPTION : SIGNATURE ELECTRONIQUE DES FACTURES PDF .................................. 11

OPTION : AFFACTURAGE CLIENT .............................................................................. 11

OPTION : REVERSE FACTORING FOURNISSEUR ...................................................... 11

OPTION : CONNECTEUR ZEDOC ................................................................................ 11

OPTION : SCHEDULER................................................................................................. 12

MODULE : ADVANTAGE CONNECT ........................................................................... 12

OPTION : CONNECT CLES DE REPARTITION ANALYTIQUE .................................... 12

OPTION : CONNECT COMMANDES RECEPTIONNEES ............................................ 13

OPTION : CONNECT ELEMENTS A FACTURER ......................................................... 13

OPTION : CONNECT SCHEMAS DE REFACTURATION INTERNE ............................ 13

MODULE : GESTION DES ACHATS NON STOCKES .................................................. 13

MODULE : BON A PAYER WEB................................................................................... 14

FONCTIONNALITES DE GESTION DES DROITS DES PERSONNES CONCERNEES
PAR LES TRAITEMENTS .............................................................................................. 15

FACILITATEURS POUR LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE
PERSONNEL ................................................................................................................. 16

Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                                                             Page 1
DOCUMENTATION PRODUIT
                                        ADVANTAGE FINANCE

NB : les fonctionnalités présentées ci-dessous peuvent nécessiter un paramétrage préalable à leur
utilisation.

                                                 SOCLE

                                             CERTIFICATION
  Certification NF
      ❑ Advantage Finance est certifié NF 203 catégorie F (Comptabilité Informatisée, Gestion des
         Achats)
      ❑ Certificat disponible sur un support durable sur demande auprès de Sigma Informatique ou à
         l’adresse www.sigma.fr/groupe/certifications/ dont le Client reconnait avoir pris connaissance

                                            PARAMETRAGES
  Plans de comptes généraux
      ❑ 10 positions alphanumériques
      ❑ Plan de compte mis en commun ou spécifique
      ❑ Affectation analytique sur comptes de gestion et de bilan
      ❑ 10 rubriques de regroupement par compte général
      ❑ 10 sous-rubriques de regroupement par rubrique de regroupement

  Plans de comptes analytiques
      ❑   10 positions alphanumériques
      ❑   Plan de compte mis en commun ou spécifique
      ❑   10 axes ou plans de compte
      ✓   Indépendants
      ✓   Croisables
      ✓   Personnalisables par client
      ❑   10 rubriques de regroupement par axe
      ❑   10 sous-rubriques de regroupement par rubrique de regroupement
      ❑   Valeurs de saisie par défaut paramétrables
      ❑   Règles de contrôle de cohérence paramétrables
      ❑   Gestion des répartitions automatiques en montant, en pourcentage et par période analytique
      ❑   Gestion de quantités analytiques

  Plans de comptes auxiliaires
      ❑   10 positions alphanumériques
      ❑   Auxiliarisation possible sur tout type de compte comptable
      ❑   10 rubriques de regroupement par tiers
      ❑   10 sous-rubriques de regroupement par rubrique de regroupement
      ❑   Multi collectifs : mis en commun ou spécifique à une ou plusieurs entités
      ❑   Tiers multi rôles : gestion des compensations clients/fournisseurs
      ❑   Fiche détaillée
      ✓   Multi Adresses
      ✓   Multi Contacts
      ✓   Multi Coordonnées bancaires

 Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                                 Page 2
✓ Délais de paiement
    ✓ Responsable
    ✓ Pays, langue
Autres paramètres
    ❑   Gestion multi entités
    ❑   Gestion multi établissements
    ❑   Gestion multi devises
    ❑   Gestion des droits
    ✓    Définition de profils et rattachement des utilisateurs à un profil
    ✓    Mise à disposition d’une configuration type de droits standards aux métiers de la finance
    ✓    Gestion des droits par profils : création, modification, suppression par fonction
    ✓   Gestion du mot de passe : nombre de caractères minimal, gestion de la non-récurrence
    ✓   Gestion des droits d’un utilisateur au niveau entité et établissement
    ✓   Gestion des droits d’un utilisateur au niveau des journaux, des collectifs et des comptes
         généraux
    ❑   Paramètres divers
    ✓    Devises
    ✓    Taux de change (mise à jour automatique possible)
    ✓    Journaux
    ✓    Taux de TVA
    ✓    Modes de règlement
    ✓    Adresses mails de retour
    ✓    Motifs de refus de BAP
    ✓    Articles achat et vente

                                  FONCTIONNALITES TRANSVERSES
Portail Advantage Finance
    ❑   Calendrier personnel ou partagé dans l’application
    ❑   Boîte d’envoi des mails
    ❑   Sélection de l’entité et/ou de l’établissement de travail pour initialisation des modules
    ❑   Flux de notification sur les sessions en cours de l’application
    ❑   Paramétrage des menus favoris par utilisateur
    ❑   Paramétrage de raccourcis depuis le portail (fichiers Excel, URL, application tierce…)

Accès à la documentation
    ❑   Aide en ligne contextuelle depuis chaque menu
    ❑   Accès à la documentation du guide utilisateur
    ❑   Accès aux documentations sur l’intégration des données
    ❑   Accès aux documentations liées à la reprise de données
    ❑   Accès à la notice du FEC

Facilités ergonomiques
    ❑ Raccourcis clavier sur 90% des fonctions de l’application
    ❑ Accès aux tables de paramétrage depuis la saisie de pièce (en consultation, ajout ou
       modification de paramètre)
    ❑ Mémorisations des critères d’extraction des menus de consultation et d’édition
    ❑ Enregistrement des sessions de travail (règlements automatiques, relances/relevés)
    ❑ Présence des cubes (tableaux croisés dynamiques) dans l’ensemble des modules de
       consultation

Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                                    Page 3
✓Accès à la donnée en mode drill down (possibilité de consulter le détail des pièces
                  avec PJ depuis un solde de compte)
             ✓ Personnalisation et partage des cubes entre utilisateurs
             ✓ Visualiseur de cube « Cubeviewer » : exécutable indépendant de l’application fourni à
                  l’installation d’Advantage Finance (pour les non-utilisateurs de la Suite Advantage
                  Finance)
       ❑ Exports Excel disponibles sur tous les écrans de traitements et paramétrages

Piste d’audit
       ❑ Traçage des créations/modifications/suppressions des paramètres – Ancienne et nouvelle
          valeur avec horodatage
       ❑ Traçage des processus impactant (déclaration TVA, clôture, génération fichier, imports...)
       ❑ Traçage des suppressions d’écritures (hors Validées)
       ❑ Gestion d’archivage de la piste d’audit à la clôture

            FONCTIONNALITES DE COMPTABILITE GENERALE, ANALYTIQUE ET BUDGETAIRE
Evénements comptables
   ❑       Gestion de différentes typologies d’événements comptables :
       ✓     Réel (ou écritures comptables)
       ✓     Budgétaire (niveau comptable et analytique)
       ✓     Engagement
       ✓     Temporaire
       ✓     Répartition
   ❑       Contrôles pour validation d’événements de saisie ou d’intégration variables en fonction des
           types d’événements comptables
   ❑       Diagnostic explicite et immédiat
   ❑       Possibilité (paramétrable) de :
       ✓     Mise en attente
       ✓     Ou de validation avec statut d’erreur d’un événement
   ❑       Contrôle des informations liées à la T.V.A. avec génération automatique des lignes de TVA.
   ❑       Initialisation, duplication des pièces et contrepassation automatique
   ❑       Gestion d’écritures temporaires, de situation, avec extournes par lots
   ❑       Possibilité de lier un document numérisé à toute pièce comptable et de le consulter.
   ❑       Saisie sur catalogue :
            ✓ Utilisation possible pour tout type de pièce
            ✓ Paramétrage de modèles d’écritures simples et répétitifs, plus ou moins complets
            ✓ Classement des catalogues d’écriture par entité, chapitre et titre
            ✓ Saisie d’écriture à partir des modèles préalablement configurés
       ❑    Saisie sur item :
            ✓ Objectif principal : saisie d’écritures fournisseurs par des utilisateurs non comptables
            ✓ Paramétrage du référentiel des items (compte général, analytique, TVA)
            ✓ Saisie de pièce sur item en deux parties
                      o Saisie de l’entête et du pied de facture (entité, établissement, journal, auxiliaire,
                           montants …) ;
                      o Saisie des Items correspondants aux contreparties (corps de la facture).
       ❑    Saisie et comptabilisation des factures fournisseurs :
             ✓ Possibilité de rapprochement des factures aux lignes de réception des commandes pour
                  pré alimentation des imputations comptables et analytiques (en provenance de GANS,
                  Connect ou intégrées par un système tiers)
       ❑    Facturation client
                   ✓ Saisie de lignes à facturer à partir du référentiel d’article de vente

Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                                       Page 4
✓   Saisie et comptabilisation des factures
             ✓   Edition de facture
             ✓   Envoi de facture par courrier électronique
Traitements comptables, analytiques et fiscaux
    ❑    Traitements inter-sociétés :
              ✓ Refacturation inter sociétés par génération automatique des factures fournisseurs de
                 la société destinataire à partir des factures clients de la société émettrice
              ✓ Contrôle de la réciprocité des flux inter société avec identification par société des
                 mouvements inter sociétés par analyse des tiers déclarés "groupe"
              ✓ Gestion des écritures de neutralisation sur un flux extra-comptable
    ❑   Traitement des recouvrements client :
              ✓ Relances multi-niveaux et multi-langues
              ✓ Envoi de relevés client et des lettres de relance par courrier ou mail
              ✓ Balances âgées par tiers, par tiers et par analytique, avec ou sans analyse des lettrages
              ✓ Consultation de comptes tiers par entité ou multi entités
              ✓ Suivi des événements des tiers : saisie des évènements sur les fiches tiers (rdv, réunion
                 téléphonique, rappel, …)
              ✓ Gestion des Clients douteux : contrepasse les écritures de vente sélectionnées et
                 constate la nouvelle écriture avec le compte 416xxx
    ❑    Gestion des répartitions :
              ✓ Création/modification de clés de répartition générale et/ou analytique
              ✓ Application en cascade des clés de répartition (ordre de lancement selon le numéro
                 de la clé) avec critères de sélection des pièces à traiter
              ✓ Génération d’une ou plusieurs écritures extracomptables sur un flux dédié (RPx) qui
                 réaffectera une somme déterminée sur d’autres comptes comptables et analytiques
                 selon une clé prédéfinie
              ✓ Permet de conserver les écritures d’origine et de consulter les écritures avec ou sans
                 répartition
    ❑    Déclaration de TVA :
              ✓ Gestion complète de la T.V.A. sur les débits et sur les encaissements
              ✓ Etat préparatoire de T.V.A. détaillé par base, par taux et par fait générateur
              ✓ Etat justificatif des sommes restantes à déclarer par taux et fait générateur
              ✓ Génération de l’écriture de TVA avec report automatisé des ajustements manuels de
                 la CA3
              ✓ Génération du formulaire EDI pour la déclaration CA3
    ❑    Autres déclarations fiscales et états réglementaires :
              ✓ Déclaration DES : génération d’un fichier XML des écritures à déclarer et identifiées
                 pour la DES, régénération du fichier XML, édition des écritures retenues dans la DES
              ✓ Déclaration des honoraires : extraction des factures à déclarer, édition préparatoire et
                 génération du fichier au format N4DS (initial ou complémentaire) ou TD Bilatéral
              ✓ Etats règlementaires relatifs aux délais de paiement clients et fournisseurs
              ✓ Export du FEC détaillé ou centralisé au format TXT ou CSV
    ❑    Traitements de situation (écritures de fin de période) :
              ✓ Génération automatique des provisions pour charges/produits constatés d’avance,
                 factures à recevoir
              ✓ Dupliquer, contrepasser en masse les écritures
              ✓ Calcul et comptabilisation de la réévaluation des encours en devise : comptes tiers

Gestion des paiements
    ❑   Moyens de paiement possibles :
           ✓ Sur papier : les chèques, traites (sur supports pré-imprimés), virements et
               prélèvements

Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                                   Page 5
✓   Sur support magnétique : les traites et ordres de virement.
             ✓   Modes de règlement manuels : espèce, chèque, divers
    ❑   Règlements et lettrages :
             ✓ Lettrage mono ou multicomptes
             ✓ Ecarts de règlements, change, frais bancaires, escomptes
    ❑   Remise en banque :
             ✓ Préparation des remises en banque en les affectant à une ou plusieurs banques ;
             ✓ Edition de la liste des chèques à remettre après affectation ;
             ✓ Comptabilisation des écritures de remise en banque après édition.
             ✓ Traitement en masse (batch) des remises de chèque
    ❑   Gestion des Effets à Recevoir (traites) :
             ✓ Recherche et sélection des effets à recevoir à remettre à la banque ;
             ✓ Affectation à une ou plusieurs banques des effets à recevoir ;
             ✓ Edition d’un bordereau des effets à recevoir à remettre à la banque ;
             ✓ Génération des écritures comptables de remise d’effets auprès de la banque
                 concernée.
    ❑   Gestion des règlements automatisés :
             ✓ Emissions de règlements multidevises
             ✓ Sélections multicritères des dettes à payer avec gestion des subrogations
             ✓ Affectations bancaires en pourcentages ou en montants
             ✓ Editions (supports papier ou magnétique) et comptabilisation automatique avec
                 lettrage
             ✓ Envoi par mail des justificatifs de règlement
             ✓ Comptabilisation et lettrage des règlements
             ✓ Gestion d’un règlement à la facture ou au global pour permettre la diminution des
                 frais bancaires sur le nombre de virement par fournisseur
             ✓ Gestion du règlement unique pour permettre à une entité d’encaisser/décaisser pour
                 le compte de l’ensemble des entités du groupe
             ✓ Gestion automatique du calcul et de la comptabilisation de l’escompte

Trésorerie
    ❑   Transferts bancaires :
            ✓ Génération des fichiers de transfert bancaire, prise en charge des formats suivants :
                    ▪ Virements internationaux CFONB (320 caractères),
                    ▪ Virements internationaux (SWIFT MT101),
                    ▪ Virements éligibles SEPA (pain 001.001.002 - Européen),
                    ▪ Virements éligibles SEPA (pain 001.001.003 - Européen),
                    ▪ Virements non éligibles SEPA (pain 001.001.003 - Générique),
                    ▪ Prélèvements CFONB (160 caractères),
                    ▪ Prélèvements SEPA (pain 008.001.02),
                    ▪ Effets CFONB (160 caractères),
                    ▪ Virements de trésorerie CFONB (160 caractères - VSOT),
                    ▪ Virements de trésorerie éligibles SEPA (pain 001.001.003),
                    ▪ Virements commerciaux éligibles SEPA (pain 001.001.003),
                    ▪ Reverse factoring (format Kyriba) – en OPTION
                    ▪ Virement salaire SEPA (pain 001.001.003 - Européen),
                    ▪ Virement inter-compagnie (pain 001.001.003 - Européen),
                    ▪ Virement à communication structurée (Belgique – Option)
            ✓ Génération des bordereaux de virements
            ✓ Annulation de transfert bancaire (hors option « comptabilisation globale ») :
                    ▪ Délettrage des écritures liées à un même fichier de règlement (hors
                        comptabilisation globale)

Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                             Page 6
▪     Avec ou sans génération des écritures de contrepassation et lettrage de
                               l’écriture annulée (hors comptabilisation globale)
       ❑    Intégration des relevés
                ✓ Récupération des relevés bancaires au format CFONB
                ✓ Intégration manuelle ou automatique des relevés bancaires
                ✓ Paramétrage de correspondance de comptabilisation à partir des codes interbancaires
                     et libellés
                ✓ Détection automatique et comptabilisation d’écritures récurrentes à partir du libellé
                     et du code interbancaire présents dans le relevé (ex : frais bancaires)
       ❑    Rapprochement bancaire
                ✓ Pointage et rapprochement bancaire automatique
                ✓ Possibilité de saisie de pièces comptables à partir des lignes du relevé (pré initialisation
                     des éléments de contrepartie)
                ✓ Analyse de la contrepartie des comptes de banques (cube)
       ❑   Récupération des relevés LCR
                ✓ Récupération des relevés LCR émis par votre banque au format CFONB (240
                     caractères)
                ✓ Intégration automatique ou manuelle
                ✓ Analyse automatisée et remontée des anomalies
       ❑   Pointage des Effets à payer
                ✓ Possibilité de refuser une ligne de relevé avec un motif de refus
                ✓ Export Excel pour envoi à la banque concernée des flux LCR dont on refuse le paiement
                ✓ Pointage manuel ou automatique des LCR
                ✓ Comptabilisation et lettrage automatisé des écritures de banque à partir du relevé LCR
                ✓ Edition de la liste des effets et avis de domiciliation

Restitutions
   ❑       Consultations multi-entités, multi-établissements, multidevises, multicritères (comptes, dates,
           statuts…)
   ❑       Export des résultats de consultation sous Excel, Pdf
   ❑       Consultation et éditions des journaux, grands-livres, balances
   ❑       Echéanciers, balances âgées multi-périodes consultables à l’écran avant édition
   ❑       Analyse multidimensionnelle par hyper cube (type tableau croisé dynamique) sur l’ensemble des
           informations consultées.
                 ✓ Un cube par défaut
                 ✓ Cube de contrepartie des écritures comptables
                 ✓ Personnalisation de cubes : ajout d’informations, ajout de champs calculés,
                     modification de la présentation
                 ✓ Sauvegarde des cubes personnalisés
                 ✓ Partage des cubes personnalisés par publication à un ensemble d’utilisateurs de la
                     Suite Advantage Finance
                 ✓ Export Excel
                 ✓ Export et retraitement des cubes possible avec « CubeViewer » pour les non-
                     utilisateurs de la Suite Advantage Finance

Clôtures périodiques et annuelles
   ❑       Gestion automatique des ouvertures de périodes
   ❑       Gestion du chevauchement d’exercices avec reprise des à-nouveaux provisoires
   ❑       Clôtures périodiques :
              ✓ Gestion des clôtures périodiques par journal
              ✓ Gestion des clôtures provisoires et définitives
              ✓ Possibilité de « ré ouvrir » un journal clôturé provisoirement pour une période donnée

Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                                        Page 7
✓   Possibilité de réouverture en masse des journaux clôturés provisoirement pour une
                  période donnée
   ❑       Clôtures annuelles :
              ✓ Archivage des écritures de l’exercice comptable à clôturer, report des à-nouveaux, calcul
                  du résultat et épuration des écritures archivées, épuration des tiers (RGPD), conservation
                  des écritures non lettrées lors de la clôture.
              ✓ Ecritures archivées consultables
              ✓ Personnalisation de la clôture sous forme d’options :
                      o Possibilité de conserver la contrepartie des écritures non lettrées après clôture
                           (conservation comptes d’exploitation)
                      o Archivage et/ou épuration des écritures extracomptables ou en attente
                      o Gestion de l’archivage comptable en base locale ou déportée
                      o Purge des pièces jointes en base lorsque la pièce comptable n’existe plus
              ✓ Traitement des divers types de comptes (normaux, lettrables, pointables)
              ✓ Conservation optionnelle de l’historique avec fonctionnalité d’épuration automatique
                  des données archivées paramétrable (10 ans par défaut, durée modifiable)

                                             INTEROPERABILITE

NB : l’intégration des données est possible dans les seuls formats de données acceptés par le logiciel
disponibles sur demande auprès de SIGMA INFORMATIQUE.

Interopérabilité
       ❑ Mise à disposition de SAS d’intégration standards disposant de fonctionnalités communes pour
          intégrer des données et éléments de référentiel :
              ✓ Intégration des données en 3 phases :
                      ▪ Récupération des données dans le SAS d’intégration
                      ▪ Analyse des données
                      ▪ Intégration des données en comptabilité.
              ✓ Automatisation possible des 3 phases en traitement par batch
              ✓ Envoi de mail avec rapport d’anomalie en pièce jointe
              ✓ Identification des statuts de chaque mouvement par code couleur :
                      ▪ Jaune : Analyse des données à exécuter
                      ▪ Rouge : la ligne comporte des anomalies
                      ▪ Vert : la ligne est valide pour l’intégration
              ✓ Application des mêmes règles de contrôle qu’en saisie dans l’application
              ✓ Modification possible des données avant intégration définitive
              ✓ Affichage et Export Excel des erreurs avec message explicite de l’anomalie à traiter
       ❑ SAS d’intégration des écritures comptables
              ✓ Fichiers au format .XML
              ✓ Intégration des écritures de types achats, ventes, opérations diverses ;
              ✓ Intégration des écritures budgétaires
              ✓ Intégration des mises à jour des lettrages (total ou partiel)
              ✓ Intégration des pièces jointes
              ✓ Modification en masse des dates pièce
              ✓ Cube d’analyse intégré
       ❑ SAS d’intégration de commandes réceptionnées en provenance d’un système tiers :
              ✓ Fichier au format .XML
              ✓ Intégration des commandes réceptionnées en mode Création et/ou modification
                  et/ou suppression :
                      ▪ Création de lignes de réceptions de commandes ;

Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                                      Page 8
▪     Modification de l’état de la clôture des lignes de commandes
                     ▪     Suppression des réceptions déjà effectuées sur la commande et clôture de la
                           commande. Plus de possibilité d'y enregistrer des réceptions.
    ❑   SAS d’intégration des mandats de prélèvement SEPA
             ✓ Fichier au format .XML
             ✓ Intégration des mandats en mode Création et/ou modification
    ❑   SAS d’intégration du plan analytique
             ✓ Fichier au format .XML
             ✓ Intégration des données analytique en mode Création :
                      ▪ Valeurs analytiques d'un axe analytique ;
                      ▪ Valeurs de rubriques d'un axe analytique ;
                      ▪ Valeurs de sous rubriques d'un axe analytique
    ❑   SAS d’intégration des tiers et des groupes/globaux
             ✓ Fichiers au format .XML
             ✓ Intégration des données tiers en mode Création et/ou modification
                      ▪ Tiers
                      ▪ Groupes de tiers
                      ▪ Tiers globaux
             ✓ Paramétrage et Application de correspondances (ex : mode de règlement)
             ✓ Possibilité de blocage de la mise à jour de champs (ex : RIB) pour intégrations futures
    ❑   SAS d’intégration du plan comptable
             ✓ Fichiers au format .XML
             ✓ Intégration du plan comptable en mode Création et/ou modification
    ❑   SAS d’intégration des articles
             ✓ Fichiers au format .XML
             ✓ Intégration du référentiel Article en mode Création et/ou modification
    ❑   SAS d’intégration des éléments à facturer
             ✓ Fichier au format .DAT
             ✓ Intégration des éléments à facturer :
                      ▪ Intégration des éléments dans le module de facturation sous forme
                           d’éléments non facturés
                      ▪ Possibilité de lier un document (une facture ou un descriptif produit) à
                           élément à facturer
    ❑   Intégration des rapprochements factures/Réceptions :
             ✓ Fichier au format XML
             ✓ Format d’import allégé des factures fournisseurs (informations stockées sur les
                  réceptions préalablement intégrées)
             ✓ Paramétrage d’une autorisation d’écart en % entre le montant réceptionné et le
                  montant facturé
             ✓ Gestion du désengagé total ou partiel sur le flux de réception initial
    ❑   Intégration des paramètres et données en Web services
             ✓ Respect de structure et de formats standards Advantage Finance des Web services
             ✓ Intégration automatique des données dans Advantage Finance à partir de logiciels
                  métiers : écritures et/ou tiers
             ✓ Remontée des informations dans les outils métier : entité, établissement, journaux,
                  comptes comptables, valeurs analytiques, opérateurs et droits, écritures et tiers
    ❑   Connexions automatisées à des système tierces :
             ✓ Contrôle du numéro RNA sur les fiches tiers de type Association : Connexion API RNA
                  au site Data.gouv.fr
             ✓ Récupération des taux de change BCE : Connexion automatique au site de la Banque
                  Centrale Européenne (Lecture de l’URL renseignée dans les paramètres divers),

Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                                Page 9
récupération et intégration du fichier des taux de change au format XML (possibilité
                d’automatiser l’import)
            ✓   Connexion SSO : Intégration à un référentiel d’authentification externe (LDAP, Active
                Directory)
Interopérabilité avec la suite Advantage Finance
    ❑ Mode synchronisation Gestion des Immobilisations :
         ✓ Export des factures d’investissement / Financements :
                 ▪ Recherche des lignes de pièces traitées ou non traitées comptabilisées sur un
                      journal de type Achat et ayant un compte d’immobilisation
                 ▪ Visualisation de pièce et des documents joints
                 ▪ Export des données csv au format attendu par Advantage Gestion des
                      Immobilisations
         ✓ Partage du référentiel : Entités, établissements, Fournisseurs, plan comptable, plan
             analytique
         ✓ Import des écritures directement dans le SAS d’intégration : dotations aux
             amortissements, de reprise, de sortie, de transferts inter-établissements, de
             réévaluation (normes IAS) et de dépréciation
    ❑ Mode synchronisation Reporting Réglementaire :
         ✓ Intégration des balances Advantage Finance (à partir de la version 3.17 de Reporting
             réglementaire)
         ✓ Export manuel Advantage Finance pour alimenter Reporting Réglementaire par
             l’import d’un fichier .txt.

                                  OPTION : LOCALISATION BELGE

Localisation Belge
    ❑   Déclaration de TVA et états préparatoires dans le respect de la fiscalité belge au format XML
        INTERVAT (notion de « marchandises », formulaire 625)
    ❑   Déclaration annuelle de TVA et états préparatoires dans le respect de la fiscalité belge au
        format XML INTERVAT (formulaire 725)
    ❑   Déclaration des honoraires : état préparatoire (fiche 281.50 et récapitulatif 325.50) et export
        du fichier au format BELCOTAX
    ❑   Intégration des extraits de comptes bancaires au format CODA
    ❑   Génération des écritures de banque à partir des mouvements des extraits de comptes
        bancaires

                   OPTION : GESTION DES MANDATS DE PRELEVEMENT SEPA

Gestion des mandats
    ❑   Création d’un mandat SEPA CORE / Inter-entreprise, ponctuel/répétitif
    ❑   Attribution d’une R.U.M. – référence unique de mandats
    ❑   Gestion des différentes informations liées au mandat
    ❑   Historisation des amendements (modifications bancaires)
    ❑   Edition de mandats et conservation dans la base de données
    ❑   Envoi de mandats par mail au client
    ❑   Relances client pour les mandats non retournés signés par le client
    ❑   Intégration de mandat via un fichier au format XML (si mandats créés dans un système tiers)
    ❑   Gestion des motifs de révocation des mandats

Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                                Page 10
OPTION : SAISIE DES FACTURES DEMATERIALISEES

Saisie des factures fournisseurs dématérialisées
    ❑ Récupération des scans des factures fournisseurs numérisées
    ❑ Factures classées par entité et établissement
    ❑ Saisie comptable facilitée avec affichage de la facture fournisseur à l’écran
    ❑ Possibilité de rapprochement à une réception de commande (contrôle de cohérence TTC/TVA
       facture – réceptions)

                    OPTION : SIGNATURE ELECTRONIQUE DES FACTURES PDF

Signature électronique des factures PDF client
    ❑ Paramétrage du certificat* par établissement ou sur l’ensemble des établissements
    ❑ Alerte automatique de validité du certificat lors de la facturation client
    ❑ Génération automatique des signatures électroniques à la génération des factures PDF depuis
      le menu de facturation client

*Certificat non fourni par Sigma Informatique, celui-ci doit être délivré par une autorité de certification
électronique

                                   OPTION : AFFACTURAGE CLIENT

Gestion du factoring non masqué (clients)
    ❑ Identification des factures à céder (par le compte général, par rubrique de regroupement, par
      mode de règlement, par plage de date)
    ❑ Comptabilisation et lettrage des écritures de factor
      ✓ Comptabilisation globale ; Génération d’une écriture pour le solde de la créance client à
          comptabiliser
      ✓ Comptabilisation détaillée ; Génération d’une écriture pour chaque créance client à
          comptabiliser
    ❑ Constitution des fichiers à destination d’une société d’affacturage
      ✓ Fichiers d’export .TXT compatibles EUROFACTOR et FACTOREM

                           OPTION : REVERSE FACTORING FOURNISSEUR

Gestion de l’affacturage inversé (fournisseurs)
    ❑  Gestion d’un mode de règlement « Reverse factoring »
    ❑  Règlement automatique des factures en Reverse factoring et génération du fichier factor
       ✓ Fichier d’export compatible au format KYRIBA
    ❑ Intégration des règlements du factor avec lettrage automatique du compte d’attente
       ✓ Fichier d’import compatible au format KYRIBA

                                   OPTION : CONNECTEUR ZEDOC

Dématérialisation et traitement des factures fournisseurs Zedoc
    ❑   Intégration des écritures et factures fournisseurs en provenance de ZEDOC (Editeur BSV)

Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                                    Page 11
✓ Prise en charge de fichier au format .xml Zedoc pour les écritures et au format .PDF pour la PJ
       associée
    ✓ Paramétrage de la correspondance du code Soc_Fac Zedoc avec les éléments de référentiel
       Advantage Finance (entité, établissement, journal et collectif)
    ✓ Intégration de la facture à la demande dans Advantage Finance via le menu d’intégration des
       mouvements ZeDoc
            o Ecriture correcte générée en statut « attente » ou « valide » suivant le paramétrage du
                journal
            o Ecriture en erreur envoyée dans le SAS standard d’intégration des mouvements
    ✓ Edition d’un compte rendu d’intégration des écritures intégrées et rejetées

                                       OPTION : SCHEDULER
                MODUL
Programmation et suivi de tâches
    ❑   Gestion des tâches planifiées
    ❑   Service d’exécution des tâches avec identification et suivi des erreurs
    ❑   Fonctions planifiables :
            ✓ Intégrations des fichiers d’interface (Cf SAS d’intégration)
            ✓ Paiements/Trésorerie : Remises de chèque Récupération des relevés bancaires, des
                LCR, pointage automatique, import des taux de change
            ✓ Restitutions : Données auxiliaires détaillées
            ✓ Lettrage automatique
            ✓ Contrôle de cohérence, requête de maintenance, mise à jour de version

                                MODULE : ADVANTAGE CONNECT

Intégration de données à partir d’une feuille Excel connectée à Advantage Finance
    ❑   Mise à disposition des objets métiers d’Advantage Finance (publication des propriétés et
        méthodes) et leur utilisation :
    ✓   Au sein des applications environnantes du client
    ✓   A partir d’Excel
    ❑   Utilisation des tables de références d’Advantage Finance en lecture
    ❑   Utilisation en écriture pour les tables suivantes :
    ✓   Tables relatives à la Comptabilité Générale : entités, exercices, plan comptable général,
        articles, journaux, modes de règlements, axes et sections analytiques, prestations, rubriques,
        textes, taux de TVA, type de textes, affectation de TVA, taux de prorata de TVA, remises,
        délais, compteurs
    ✓   Tables relatives aux Tiers : collectifs, état des tiers (actifs/non actifs), types adresses
        (comptable, livraison…), nom des tiers, regroupements, RIB
    ✓   Tables diverses : types de budgets, catégories de journaux, taux de change, devises, types de
        flux, langues, pays, statuts des écritures (en attente, historiques, validées…), unités (kg,
        quantités…), échéances
    ❑   Récupération des droits utilisateurs paramétrés dans le socle Advantage Finance
    ❑   Mise à disposition du Connect standard pour saisie et Intégration des écritures comptables

                    OPTION : CONNECT CLES DE REPARTITION ANALYTIQUE

Connect Intégration des clés de répartition analytique

Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                                Page 12
❑ Saisie des clés de répartition depuis l'environnement Excel
    ❑ Vérification automatique depuis la feuille de saisie (selon règles de gestion définies dans
       Advantage Finance)
    ❑ Intégration des clés de répartition en mode création et/ou modification.

                       OPTION : CONNECT COMMANDES RECEPTIONNEES

Connect Intégration des commandes réceptionnées
    ❑ Saisie des commandes réceptionnées depuis l'environnement Excel
    ❑ Vérification automatique depuis la feuille de saisie (selon règles de gestion définies dans
       Advantage Finance)
    ❑ Validation de la saisie et intégration des commandes réceptionnées dans le SAS des
       commandes réceptionnées d'Advantage Finance.
    ❑ Intégration uniquement en mode "Création"

                           OPTION : CONNECT ELEMENTS A FACTURER

Connect Intégration des éléments à facturer
    ❑ Saisie des éléments à facturer depuis l'environnement Excel
    ❑ Vérification automatique depuis la feuille de saisie (selon règles de gestion définies dans
       Advantage Finance)
    ❑ Validation de la saisie et intégration des factures dans le SAS d’intégration des éléments à
       facturer d'Advantage Finance
    ❑ Intégration uniquement en mode "Création"

                  OPTION : CONNECT SCHEMAS DE REFACTURATION INTERNE

Connect Intégration du paramétrage de refacturation interne
    ❑ Saisie des schémas de refacturation depuis l'environnement Excel
    ❑ Vérification automatique depuis la feuille de saisie (selon règles de gestion définies dans
       Advantage Finance)
    ❑ Validation de la saisie et intégration des schémas de refacturation en masse.
    ❑ Intégration uniquement en mode "Création"

                         MODULE : GESTION DES ACHATS NON STOCKES

Gestion des commandes de frais généraux via une interface web
    ❑   Workflow de validation, configuration des circuits de validation grâce à un éditeur de
        workflow et à un paramétrage "métier"
    ❑   Saisie d’une demande d’achat ou d’une demande d’avoir
    ✓   Par article
    ✓   Par fournisseur
    ✓   Prise en compte des devises étrangères
    ❑   Validation de la demande d’achat /d’avoir selon le processus de workflow paramétré
    ✓   Notification par mail : demande de validation en attente

Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                                 Page 13
✓   Contrôle du disponible budgétaire et/ou du disponible marché
    ❑   Emission de la commande à destination des fournisseurs pour les demandes d’achats
        validées
    ✓   Edition de la commande
    ✓   Envoi par mail depuis la boite d’envoi des mails Advantage Finance
    ❑   Gestion des demandes d’achat et des commandes
    ✓   Recherche, visualisation et export des demandes et/ou commandes
    ✓   Ajout de documents et commentaires
    ✓   Ré édition, duplication, clôture et génération d’une demande d’avoir à partir d’une
        commande
    ✓   Consultation du circuit de validation
    ❑   Gestion des réceptions
    ✓   Saisie des réceptions de commande totales/partielles (en quantité ou en montant)
    ✓   Gestion des litiges avec motif
    ✓   Ajout et exploitation des documents et commentaires
    ✓   Activation possible du service fait automatique par article
    ✓   Recherche, visualisation et export des réceptions
    ✓   Modification, clôture et suppression des réceptions
    ❑   Gestion des droits :
    ✓   Gestion des droits d’accès aux fonctions du module par groupe d’utilisateur
    ✓   Saisie des demandes d’achats sur les entités et établissements autorisés à l’utilisateur
    ✓   Confidentialité des données : chacun ne voit et ne traite que ses propres commandes
    ✓   Paramétrage d’un valideur suppléant (par valideur)
    ✓   Gestion de profil Superviseur pour visualiser l’ensemble des demandes, commandes et
        réceptions

    ❑   Traçabilité des commandes et réceptions dans le socle Advantage Finance
    ✓   Gestion de flux d’engagements distincts pour les commandes et réceptions
    ✓   Gestion du désengagement total/partiel à chaque étape : commande, réception, facturation
    ✓   Prise en compte des réceptions non rapprochées de facture pour la génération des factures
        à recevoir
    ✓   Comptabilisation des factures avec rapprochement des réceptions :
            o Contrôle de cohérence entre le montant réceptionné et le montant facturé
            o Correspondance Litige réception et blocage automatique de la facture avec motif de
                 non bon à payer
            o Récupération des pièces jointes sur la facture rapprochée (demande d’achat, bon de
                 commande, bon de réception…)
    ✓   Consultation analytique : Cube d’analyse pour le suivi budgétaire avec neutralisation des flux
        désengagés

                                   MODULE : BON A PAYER WEB

Validation du paiement des factures fournisseur via une interface web

Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                                   Page 14
❑    Circuits d’approbation des factures paramétrables (jusqu’à cinq responsables pour une facture)
          avec gestion de mails de relance aux valideurs
    ❑    Traitements de la facture :
              ✓ Validation du bon à payer
              ✓ Validation partielle du bon à payer
              ✓ Refus du bon à payer avec motif de litige
              ✓ Transfert de la demande d’approbation à un autre responsable ou circuit
                   d’approbation
              ✓ Visualisation/Ajout de pièces jointes et de notes
              ✓ Visualisation du circuit et des évènements BAP
    ❑    Déclenchement automatique du blocage ou du règlement de la facture à échéance
    ❑    Report du BAP partiel dans le module des règlements automatiques
    ❑    Consultation des factures :
              ✓ Recherche multi critères des pièces non lettrées
              ✓ Recherche multi critères des pièces lettrées sur l’ensemble des exercices ouverts
              ✓ Export .csv de la liste
    ❑     Gestion des droits :
    ✓     Gestion des droits d’accès aux fonctions du module par groupe d’utilisateur
    ✓     Confidentialité : Chacun ne voit et ne traite que ses propres factures
    ✓     Paramétrage d’un valideur suppléant (par valideur) via le calendrier de délégations
    ✓     Gestion d’utilisateurs superviseurs pour visualiser l’ensemble des factures, activer la
          suppléance pour autrui et relancer les valideurs par mail
    ❑     Possibilité d’automatiser les mails de relance à une fréquence donnée

     FONCTIONNALITES DE GESTION DES DROITS DES PERSONNES CONCERNEES PAR LES
                                     TRAITEMENTS

 Droit d’accès de la personne concernée
     ❑  Extraction des données personnelles par un utilisateur et à la demande de la personne
         concernée
             ✓ Visualisation des données
             ✓ Téléchargement des données
    ❑ Accès par interface homme machine aux données des utilisateurs du logiciel par les utilisateurs
             ✓ Visualisation des données
             ✓ Téléchargement des données
 Droit de rectification
     ❑  Mise à jour des données à caractère personnel par les utilisateurs
              ✓ Modification des données
              ✓ Rectification des données
 Droit à l’effacement (droit à l’oubli)
    ❑ Suppression des données par les utilisateurs
 Droit à la limitation des traitements
     ❑  Marquage des données à ne pas traiter par les utilisateurs
     ❑  Paramétrage de la durée de limitation de traitement
 Droit à la portabilité des données
    ❑ Extraction par les utilisateurs des seules données fournies par la personne concernée.
 Droit d’opposition
     ❑   Marquage des données faisant l’objet d’une opposition à traitement.
     ❑   Paramétrage de la durée de l’opposition à traitement

Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                                Page 15
FACILITATEURS POUR LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

 Référentiel de données
     ❑ Référentiel des champs de données à caractère personnel
            ✓ Type de donnée
            ✓ Localisation de la donnée dans les modules
            ✓ Fonctionnalités faisant appel aux données
            ✓ Rattachement des données aux personnes concernées
    ❑ Indication de l’origine des données à caractère personnel
            ✓ Saisie manuelle par l’utilisateur
 Zones de commentaires libres
     ❑ Affichage de messages d’alerte ou de sensibilisation ou d’information relatifs aux zones de
        commentaires libres
 Authentification
     ❑ Individualisation des codes d’accès et mots de passe
     ❑ Complexité des mots de passe
            ✓ Mots de passe à restriction d’accès
            ✓ Paramétrage de la complexité des mots de passe des comptes utilisateurs
            ✓ Paramétrage de la complexité des mots de passe des comptes administrateurs
    ❑ Stockage des mots de passe sous forme de hash
    ❑ Intégration à un référentiel d’authentification externe (LDAP, Active Directory, etc.)
 Gestion des habilitations
     ❑ Gestion des profils d’habilitation via un outil d’administration
     ❑ Conception des profils d’habilitations par “Groupe” librement paramétrables
             ✓ À la tâche
             ✓ Aux responsabilités
             ✓ Par sites géographiques
             ✓ Par entité juridique utilisatrice
     ❑ Déclinaison des droits génériques par profil d’habilitation
             ✓ Consultation
             ✓ Création
             ✓ Modification
             ✓ Suppression
     ❑ Déclinaison des droits spécifiques par profil d’habilitation
             ✓ Affichage des seules données autorisées
 Traçabilité des opérations
     ❑  Traçabilité des accès
             ✓ Identifiant utilisateur
             ✓ Date et heure de connexion
             ✓ Date et heure de déconnexion
     ❑ Traçabilité horodatée des opérations par utilisateur
             ✓ Consultation
             ✓ Création
             ✓ Modification
             ✓ Suppression
 Extraction de données
     ❑   Affichage de messages d’alerte ou de sensibilisation ou d’information en cas d’extraction de
          données

Référence : ADVANTAGE FINANCE – Documentation produit
                                                                                               Page 16
Vous pouvez aussi lire