EASY COMPLIANCE Services intégrées de veille légale et d'évaluation de la conformité

 
EASY COMPLIANCE Services intégrées de veille légale et d'évaluation de la conformité
EASY COMPLIANCE

   Services intégrées de veille légale et
            d’évaluation de la conformité

SOLVER ENTERPRISE SOLUTIONS SA               Tel. +41 (27) 3226228
Rue de la Majorie 8 CH-1950 Sion   1 di 24
                                               Rév. Janvier 2019
EASY COMPLIANCE Services intégrées de veille légale et d'évaluation de la conformité
1. INTRODUCTION

Le logiciel Easycompliance permet d’assurer la veille légale et d’effectuer
l’évaluation de la conformité vis-à-vis des exigences légales et d’autres dans
plusieurs domaines (santé et sécurité au travail, environnement, gestion du
personnel, normatives techniques, etc.) et secteurs (alimentaire, aéronautique,
construction, etc.).

Compte tenu de l’évolution continue de la réglementation, rester informés
représente désormais un véritable défi pour les entreprises. Il est d’ailleurs de plus
en plus nécessaire de démontrer d’être conformes et ce même si les nombreuses
obligations peuvent être souvent difficiles à comprendre ; l’expérience prouve en
effet qu’un système de contrôle permettant le pilotage de la conformité
réglementaire est désormais primordial pour les entreprises.
Les atouts du logiciel :
    ✓ Disponibilité en continu sur Internet d’une base des données des exigences
      applicables à votre organisation par alinéa ;
    ✓ Bulletin mensuel de veille réglementaire personnalisé, envoyé par email, qui
      présente par chaque nouveauté les délais d’entrée en vigueur ainsi qu’une
      synthèse des obligations de conformité auxquelles vous êtes soumis suite à
      l’approbation (ou modification) du texte réglementaire ;
    ✓ Accès en continu au blog du site www.solver.store (disponible par
      secteur/domaine), par lequel être informés automatiquement (notification à
      activer) de l’état d’un texte réglementaire dans les différentes étapes du
      parcours législatif ; vous pourrez aussi profiter des commentaires et des
      renseignements de nos Experts sur comment se conformer aux nouvelles
      exigences ;
    ✓ Planification des contrôles périodiques et enregistrement des résultats de
      l’évaluation de la conformité au niveau de loi ou de chaque exigence (système
      d’alerte par email, attribution des contrôles à plusieurs personnes, gestion
      des échéances, enregistrement des preuves de conformité, etc.) ;
    ✓ Statistiques et rapports d’évaluation de conformité légale disponible à tout
      moment en ligne à différents niveaux (utilisateur, coordinateur, entreprise);
    ✓ Bouton « Aide », pour envoyer une question et recevoir la réponse d’un expert
      dans     les    plus      brefs    délais (Ingénieurs    Sécurité,    Ingénieurs
      Environnementaux, Juristes, etc.) ;
    ✓ Accessibilité de l’outil en ligne sur tout dispositif électronique (PC, Tablette,
      Smartphone) et tout système d’exploitation (Windows, Apple, Android).

De plus, Easycompliance est un outil incontournable, accepté par plusieurs
organismes de certification, pour démontrer la conformité aux normes ISO.

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Une palette de prestations sur site effectuées sur demande par nos experts (voir
dessous) intègre les fonctions du logiciel en ligne et assure la satisfaction de toute
exigence d’accompagnement requise par nos clients.

   2. COMMENT ÇA MARCHE

Easy Compliance a été conçu et entièrement développé par Solver Enterprise
Solutions, société basée en Suisse faisant partie du groupe Solver, et il est animé
par    nos   experts    (Juristes,   Ingénieurs    Sécurité    CFST,     Ingénieurs
environnementaux, etc.), nommés en fonction de leurs compétences dans leur
domaine ainsi que de leur expérience dans les secteurs et de la connaissance de la
région ou’ habitent.
Les experts assurent une veille en continu des activités des organismes officiels à
différents niveaux (ex. administration de l'Etat, fédéral, cantonal ou régional, etc.)
afin de détecter toute nouveauté ou changement pouvant affecter le cadre légale et
réglementaire de référence pour chacun de nos clients. De plus, une structure
interne centralisée effectue en parallèle une veille régulière de plus de 200 sites
Internet choisis (selon le principe des « quatre yeux »).
Chaque mois nos Bureaux vous envoient par email un Bulletin personnalisé
mentionnant toute nouveauté (ou modification) légale ou réglementaire applicable
à votre métier ; de même nos experts tiennent à jour le blog qui renseigne et
explique les procédures de consultation en cours ou prévue, les tendances du
secteur, les nouvelles des organismes concernées.
Au fur et à mesure qu’une modification ou une nouvelle exigence entre en vigueur,
l’expert télécharge directement la nouvelle exigence dans la base de données de
pertinence ; suite à cela vous recevez automatiquement un email qui vous prévient
que votre base de données a été modifiée en vous invitant à visiter la site Internet
(onglet « Veille légale »).
En accédant au site Internet vous avez la disponibilité en continu de la base des
données des exigences légales par article et alinéa au niveau National/Fédéral et
Régional/ Cantonal + prescriptions / recommandations des principaux organismes
spécialisés reconnus (exemples pour ce qui concerne la Suisse : SUVA, CFST, AEAI,
SECO, etc.)
Nous voulons attirer votre attention sur le fait que, dans un souci d’efficacité,
seulement les véritables obligations de conformité, c’est-à-dire les contraintes qui
incombent directement à l’entreprise par effet d’un texte réglementaire sont
répertoriées dans la base de données en tant que « Article » ; l’ensemble du texte de
loi est en revanche disponible dans sa version à jour en version .pdf.

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3. COMMENT L’UTILISER

Trois formes d’abonnement sont possibles.
   1) Accès unique : un seul identifiant, accès libre jusqu’à 3 utilisateurs,
      possibilité de créer des Listes d’articles à dispatcher (article par article) afin
      de déléguer les contrôles de conformité ;
   2) Veille partagée : plusieurs identifiants, chacun avec sa propre base des
      données et système de veille (alertes, etc.) ; un « Coordonnateur » qui peut
      accéder à la base des données complète et vérifier à tout moment l’état de
      vérification des autres utilisateurs ;
   3) Option Groupe : ensemble d’abonnements du type 1) et/ou 2) avec un outil
      de Reporting off-line en commun y compris les statistiques des sites
      Easycompliance dans les autres Pays ou’ notre service est disponible le cas
      échéant (en fonction des abonnements stipulés dans les autres Pays);
      possibilité de création d’un blog interne.
Tous les abonnements incluent :
   -   la licence d’utilisation (validité annuelle) du logiciel en ligne qui permet les
       accès convenus au même temps ;
   -   la/les Base(s) des données des exigences, standard ou convenue avec le
       client, y compris la mise à jour pendant toute la durée de l’abonnement ;
   -   un ou plusieurs Bulletins de veille légale transmis par email mensuellement ;
   -   l’accès sans limites au blog sur le site www.solver.store ;
   -   le stockage des données sur nos serveurs en Suisse ;
   -   la possibilité d’envoyer des questions à nos Experts par les biais du bouton
       « Aide » et de recevoir une réponse écrite dans les plus brefs délais (payant
       pour l’avis des Juristes) ;
   -   L’assistance technique lié au fonctionnement du logiciel ;
   -   La mise à jour gratuite des fonctionnalités du logiciel le cas échéant
   -   Un entretien de cadrage annuel sur demande (3 heures).

   4. CREER VOTRE REFERENTIEL

   A. Créer votre base de données : Secteur et Domaines
D’abord vous choisissez le ou les Secteur(s) à inclure dans la base des données en
fonction de votre activité et de votre organisation ; de même vous choisissez le(s)
Domaine(s) qui vous intéressent. Nous pouvons bien sûr vous aider dans le choix
des Secteurs à distance ou bien en effectuant un cadrage chez vous (voir chapitre
5).

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Liste des Secteurs
    •   Administration publique
    •   Agriculture
    •   Alimentaire
    •   Assainissement et gestion des déchets
    •   Automobile
    •   Bois
    •   Chimie
    •   Commerce
    •   Construction (Bâtiment)
    •   Construction (Génie Civil)
    •   Construction (Travaux Spéciaux)
    •   Eaux
    •   Energies
    •   Education
    •   Fabrication / Industrie
    •   Hébergement / Restauration
    •   Atelier et entretien
    •   Information
    •   Papier
    •   Pharmaceutique
    •   Poste et Courrier
    •   Santé
    •   Services aux entreprises
    •   Tabac
    •   Textiles
    •   Transports (route)
    •   Transports (rail)
    •   Transports (eau)
Liste des Domaines (disponibles en Suisse) :
   •    Santé et Sécurité au travail
   •    Environnement
   •    Energie
   •    Sécurité alimentaire
   •    Gestion du personnel
   •    Assurances
   •    Immobilier

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•   Normes techniques du Secteur (ex. SIA pour la construction, PRC pour les
       transports, etc.)
La base des données est de conséquence établie sur la base des secteurs et des
domaines choisis ; elle inclut normalement :
   -   La législation Fédérale sous l’onglet « Recueil Fédéral »
   -   Les règlements, Directives et autres documents des organismes spécialisés
       (ex. SUVA, AEAI, etc.) sous l’onglet « Recueil Réglementaire »
   -   La législation Cantonale sous l’onglet (« Cantons »)

   B. Cadrage
La base de données standard est normalement adéquate à la plupart des
entreprises cependant il convient de vérifier préalablement son exhaustivité et sa
pertinence par rapport à vos activités spécifiques par les biais d’un cadrage. Ce
« cadrage » peut être effectué par :
   -   Comparaison de la base de données dans l’onglet « Base légale » en fonction
       de votre expérience et/ou d’autres moyens à votre disposition (ex. listes déjà
       disponibles)
   -   Questionnaire(s) à remplir par vous-même sur la base des checklists
       informatisées Smartcheck, créées exprès par nos informaticiens
   -   Entretien de cadrage sur site avec nos experts
L’utilisation des Smartcheck est gratuite sous réserve d’enregistrement sur le site
www.easychecklist.ch; pour l’entretien de cadrage voir chapitre 5.
Il est possible aussi de créer votre propre base des données personnelle en
choisissant les exigences qui vous conviennent ou en rajoutant à la base des
données les prescriptions auxquelles vous avez décidé de vous soumettre (ex.
système de management ISO, Normes techniques officielles, Directives « Groupe »,
etc.) ; cette prestation est faite sur demande moyennant le paiement des ressources
nécessaires.
Si vous jugez que la granulométrie de la base des données soit excessive par
rapport à vos besoins vous pouvez demander qu’elle soit affichée au niveau de texte
légal (sans détail par alinéa).
En toute transparence, nous mettons à votre disposition le document « Liste des
Sources » qui liste les organismes/associations dont les documents sont monitorés
par nos Bureaux et nos experts. N’hésitez à nous le demander dans sa version
actualisée.

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5. NOS PRESTATIONS

Dans le cadre de l’abonnement à l’outil en ligne, nous vous assurons la disponibilité
de nos experts pour la plupart des demandes des clients cependant nous sommes
volontiers à votre disposition pour effectuer des tâches spécifiques à savoir :

       Audit de conformité légale

Effectuer des audits de conformité sur site est Notre métier ! nous sommes de
conséquence à votre entière disposition pour planifier et effectuer un Audit sur site.
Qui soit au niveau préliminaire ou bien dans un temps donné, nous sommes en
mesure de planifier et effectuer un audit « terrain » pour vérifier, par exemple, l’état
de conformité légale préalable à la mise en place du système de veille légale. Cet
audit sera précédé par un examen approfondi au niveau documentaire. L’audit sera
effectué par un ou plusieurs experts dont les CV sera mis à votre disposition si
souhaité. Les critères et le périmètre de l’audit seront bien sûr convenus
préalablement avec vous.
       Cadrage sur site

Lors de la création de votre base de données, vous pouvez vous appuyer sur nos
experts pour affiner votre base de données. Ce cadrage, précédé par un examen
approfondi au niveau documentaire, aura lieu sur site par les biais d’entretiens
avec l’encadrement, visite des lieux, discussions ouvertes avec l’interlocuteur
identifié par vous.
       Soutien à l’évaluation de la conformité sur site

Nous pouvons vous accompagner au fil des mois dans la vérification systématique
de la conformité légale sur site. Nous conviendrons avec vous une fréquence de
contrôle des exigences qui permettra d’étaler sur une période convenue toutes les
vérifications. Les résultats seront formalisés dans des rapports confidentiels et des
plans d’actions seront établis et suivis dans leur déroulement au fil des mois. Les
éventuelles situations critiques seront immédiatement communiquées à notre
Référent. Nous serons à votre disposition pour suggérer les actions correctives à
mettre en œuvre face aux risques avérés.
       Formation

Parmi nos ressources nous sommes fiers de compter plusieurs formateurs qui
collaborent avec plusieurs organismes de formation et de certification ainsi que des

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institutions universitaires y compris en Suisse romande. Nous pouvons de
conséquence vous épauler dans la conception et réalisation des cours de formation
spécifiques destinés à vos collaborateurs au sujet de risques/impacts spécifiques
(bruit, ergonomie, substances dangereuses, etc.) ainsi que de vos procédures
internes.

   6. MODE D’EMPLOI

Les chapitres suivants expliquent comment utiliser le logiciel afin de bien
l’exploiter ; n’hésitez pas à nous contacter plus des plus amples informations ou
toute question concernant la veille légale et les fonctions du logiciel ou d’autres
services annexes (ex. audits de conformité).
Ce document est aussi disponible en ligne dans l’onglet « Mon compte » ->
« Documents à télécharger » dans sa version valable. De même une Quickguide avec
les éléments principaux ainsi que les astuces de nos développeurs est aussi
disponible à la même page internet.

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7. PAGE D’ACCUEIL

Accéder au site www.easycompliance.ch par n’importe quel dispositif connecté à
Internet. (Attention ! vérifiez auprès de votre opérateur téléphonique les conditions
de votre abonnement concernant l’utilisation des données).
S’identifier avec son identifiant et mot de passe ; l’identifiant est l’adresse email
avec lequel vous vous êtes inscrits tandis que le mot de passe est envoyé per notre
Team et il peut être modifié par l’utilisateur à tout moment. (Attention ! si notre
Société a été mandaté d’effectuer l’évaluation de la conformité légale il est
nécessaire de partager le mot de passe avec le Consultant chargé d’effectuer les
contrôles). Dans la barre supérieure sont affichées les informations suivantes de
gauche à droit:
   -   Base(s) des données auxquels vous avez accès (normalement « Recueil
       Fédéral », « Recueil Réglementaire » et « Cantons ») ;
   -   “Bases légales” -> liste des Lois/Ordonnances/Directives et autres
       documents officiels dont les éléments sont répertoriés dans la base des
       données (de suite « DO = Document Officiel »)
   -   “Veille légale”   -> liste des nouveautés téléchargées (c’est-à-dire rajoutées
       à la base des données par nos Experts dans les dernières 90 jours)
   -   “Exigences en train d’expirer”    -> liste des exigences dont la validité du
       dernier contrôle va expirer dans les 30 jours (modifiable)
   -   “Mon compte” -> accès à la gestion du compte et aux statistiques

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   8. LISTE DES EXIGENCES

En positionnant le curseur, par exemple, sur « Recueil Fédéral » vous pouvez soit
cliquer et voir toutes les exigences (de suite aussi « Articles ») de votre base des
données au niveau Fédéral soit descendre aux Secteurs (par exemple « Chimie ») et
aux Domaines (par exemple Environnement ») y compris le cas échéant les sous-
domaines (par exemple « Gestion des déchets ») ; de cette façon vous pouvez
accéder à la liste des exigences spécifique du Secteur/Domaine/sous-domaine et
« trier » les exigences listées. Chaque Article dans la base des données corresponde
au texte d’un alinéa ou d’un article des DO (voir “Bases légales”) qui comporte une
obligation dont le respect incombe à l’organisation. (Attention ! pour des raisons
d’efficacité le logiciel Easy Compliance ne répertorie que les exigences comportant
une obligation pour l’organisation ou des informations primordiales afin de
satisfaire les obligations légales ; le texte complet est cependant toujours disponible
sous la forme de fichier pdf annexe à chaque Article).
Si vous avez accès à plusieurs Domaines et Secteurs vous pouvez les sélectionner
en déplaçant le curseur. De même, vous pouvez sélectionner les Domaines (par
exemple Constructions, Chimie, Alimentaire, etc.) et les Secteurs (Confédération.
Cantons, CFST, AEAI, etc.) ainsi que les Cantons, afin de n’afficher que les Article
de ces sous-catégories. Par chaque Secteur/Domaine, une liste qui récapitule les
modifications au fil des années par lois est disponible sous « Historique »

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9. RECHERCHE D’UNE EXIGENCE DANS LA BASE DES DONNEES

Voilà les fonctions qui peuvent vous aider dans la recherche de l’exigence (voir page
suivante) :

Tags (ou mot-clé):
De façon automatique le logiciel répertorie les mots-clés des Articles de votre base
des données et affiche ces mots dans le tableau à gauche (taille du mot en
fonction du nombre des recherches effectuées). En cliquant sur ces mots, vous
pouvez accéder à la liste des Articles (= exigences) qui traitent des thèmes qui
sont reliés au mot-clé sélectionné. Pour une recherche sur la base des mots à
l’intérieur de l’Article taper à gauche du mot « rechercher » le(s) mot(s)
recherché(s) dans la barre style « Google » positionnée au milieu de la page (voir
dessous).
Barre de recherche :
De façon similaire aux moteurs de recherche vous pouvez saisir n’importe quel mot
ou phrase et effectuer une recherche parmi les Articles de la base des données. Il
est facile de peaufiner la recherche en rajoutant des mots qui permettent de cibler
la recherche. En entrant l’identifiant d’une loi (ex. 832.30) tous les articles de cette
loi seront affichés.
Domaines et Secteurs
Par ce tableau vous pouvez afficher les données en fonction du domaine ou secteur
sélectionné ; les données des autres Domaines/Secteurs ne seront pas affichées.
Catalogue
Par ce tableau vous pouvez appliquer des filtres aux données ; en cochant le
domaine ou le secteur le logiciel prendra en compte seulement les Articles des
domaines/secteur qui sont cochés.

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10.         INFORMATIONS SUR L’EXIGENCE

Dès que vous accédez à votre base des données, par exemple en cliquant sur
« Chimie », la lista complète des Articles sera affichée ; les Articles sont listés en
ordre alphabétique selon l’intitulé du DO (possibilité de ré-établir un ordre
alphabétique descendant ou ascendant).
Le titre de l’Article est affiché dans différents couleurs en fonction de son niveau
« hiérarchique « ; la couleur rouge indique les exigences du Recueil Systématique
de la Confédération (RS…), la couleur rose indique toute Directive et autres
documents des Offices Fédéraux et similaires, la couleur bleue indique les
exigences cantonales tandis que la couleur verte indique les autres exigences qui
n’ont pas force de loi.

Vous pouvez filtrer la recherche par un des nombreux moyens décrits dans les
chapitres précédents.
Les informations visibles depuis cette page sont :
   -   Intitulé du DO
   -   Référence (ex. numéro RS, acronyme du DO, libellé de l’Article)
   -   Description synthétique de l’Article
   -   Date d’échéance du contrôle

En cliquant sur l’Article (ou sur « Voir ») vous accédez aux autres informations :

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A. Texte de l’Article
   B. Références
   C. Remarques
   D. Information sur l’échéance du contrôle
   E. Possibilité de demander des renseignements sur l’article
   F. Possibilité de rajouter cet Article à la liste des Articles « sous la loupe »
   G. Possibilité de rajouter cet Article à une liste spécifique (voir Création des
      listes de contrôle »)
   H. Onglet contenant le fichier .PDF du DO téléchargeable
   I. Onglet pour l’évaluation de la conformité.

Le Texte de l’article est repris tel quel du DO.
Les Remarques sont reprises elles-mêmes du texte du DO ; elles ne constituent pas
une obligation mais mettent au clair le texte (ex. périmètre d’application, rôle du
Canton, etc.). Les Remarques ne sont pas disponibles pour tous les Articles.
Le texte complet du DO est disponible en forme .PDF dans sa dernière version.
Solver met à jour régulièrement les fichiers. Il se peut que certains DO ne soient
pas téléchargeables ou que le lien au site officiel soit affiché à la place du fichier
.PDF.

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Préalablement, lors de la configuration de votre base des données, vous pouvez
déterminer la fréquence initiale du contrôle (ex. 1 an, 2 ans, 3 ans, etc.). Après,
vous pouvez choisir à tout moment la fréquence des contrôles suivants.
Nous vous suggérons d’établir des échéances étalées au fil des mois voire des
années. Pour faire cela, vous devez choisir le sous-domaine/secteur et, dès que les
articles seront affichés, saisir une date d’échéance dans la barre au centre (voir ci-
dessous). Cela fait, l’échéance de tous les articles de ce sous-domaine sera
désormais celle que vous avez saisie (toutes les dates précédemment saisies seront
annulées.).

Il est judicieux d’effecteur l’enregistrement de la vérification de la conformité par
chaque Article cependant vous pouvez à votre choix décider d’enregistrer le contrôle
de l’évaluation de la conformité au niveau du DO en cliquant » Contrôle
multiple » (sur la droite de chaque Article) ; par les biais de ce bouton vous pouvez
en effet enregistrer le contrôle pour l’ensemble des articles du DO sans cliquer sur
chaque Article du DO. Il va de soi que le résultat de la vérification (ex. « conforme »)
doit être le même pour tous les Articles du DO.

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11.         VERIFICATION DE LA CONFORMITE LEGALE

Après avoir cliqué un Article, vous pouvez enregistrer le contrôle du respect des
obligations qui découlent de cet Article par l’onglet « Evaluation de la conformité ».

Pour formaliser le contrôle cliquer sur l’onglet et saisir les informations requises à
savoir :
   -   Résultat du contrôle
   -   Nom de la personne qui a effectué le contrôle
   -   Date du contrôle
   -   Preuve du résultat (optionnel)
Le résultat du contrôle doit être choisi parmi les suivantes possibilités (menu
déroulant) : Conforme, Partiellement conforme, Négatif, En suspens, Pour info.
Le nom de la personne doit être tapé cependant le logiciel vous propose la liste des
personnes qui ont été déjà entrées dans le passé.

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Comme preuve du résultat vous pouvez télécharger une photo ou un document
scanné qui restera associé à l’Article.
Vous pouvez aussi formaliser le contrôle de l’évaluation de la conformité par DO,
cela par le biais du » Contrôle multiple » (voir dessus).

   12.         AUTRES MENUS

BASES LEGALES
En cliquant sur cet onglet vous accédez à la liste des DO dont les éléments sont
répertoriés dans votre base des données.
En cliquant sur chaque intitulé du DO vous accédez à la liste des Articles de ce
DO.
VEILLE LEGALE
En cliquant sur cet onglet vous accédez à la liste des nouveaux Articles qui ont été
rajoutés à la base des données par nos Experts dans les dernières 90 jours
En cliquant sur l’Article vous accédez à l’Article sélectionnée.
EXIGENCES EN TRAIN D’EXPIRER
En cliquant sur cet onglet vous accédez à la liste des exigences dont la validité du
dernier contrôle va expirer dans les 30 jours (modifiable). Une liste des exigences
déjà échues ainsi que de celles qui n’ont été jamais vérifiées est aussi disponible.
En cliquant sur l’Article vous accédez à l’Article sélectionnée.

   13.         VEILLE PARTAGEE

Si vous décidez de partager la veille légale et/ou le contrôle parmi plusieurs
personnes du même organisme vous pouvez choisir entre deux options :
   1) Formaliser l’abonnement « Accès unique « (accès libre jusqu’à 3 utilisateurs),
      partager l’identifiant disponible avec vos collègues (attention ! un seul
      identifiant et mot de passe) et par la suite créer des listes de contrôle
      différenciées qui seront transmises à ces personnes ; elles recevront un email
      avec un lien qui leur permettra d’accéder à leur liste ;
   2) Formaliser l’abonnement « Veille partagée » par lequel vous pouvez assigner
      la vérification de la conformité d’un ou plusieurs Articles à une personnes

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tierce qui sera ainsi chargé du contrôle. Cette option permet en fait d’avoir
       plusieurs accès, chacun avec sa propre base des données et système de veille
       (alertes, etc.) et identifier un « Coordonnateur » qui pourra accéder à la base
       des données complète et vérifier à tout moment l’état de vérification des
       autres utilisateurs.
Par l’option « Accès unique » vous pouvez à tout moment sélectionner un Article et
le « sauvegarder » dans une liste dédiée. Vous pourrez ainsi par la suite transmettre
cette liste à une personnes tierce qui recevra un email avec un lien qui lui permettra
d’accéder à la liste et enregistrer le contrôle des Articles de sa propre liste.
Cette fonction vous permet de mandater les vérifications de conformité à d’autres
collègues ou à des Tiers qui n’auront accès que à ces articles.
Par l’option « Veille partagée » chaque utilisateur a un accès indépendant à une
base des données spécifique avec son propre système d’alerte et de mise à jour.

   14.         PILOTAGE (MON COMPTE)

En cliquant sur l’onglet « MON COMPTE » vous accédez au menu de gestion de la
base des données.
Vous trouverez plusieurs options :
   -   Mes informations personnelles
   -   Documents à télécharger (dont le Manuel)
   -   Statistiques
   -   Exigences en train d’expirer
   -   Configuration des alertes
   -   Mes exigences « sous la loupe »
   -   Mes listes
   -   Contrôle de Coordinateur globale
   -   Accueil

Mes informations personnelles
Ici vous pouvez modifier les données personnelles liées au votre abonnement
notamment le mot de passe.
Guide d’utilisation
Ici vous pouvez télécharger le Manuel d’utilisation dans sa dernière version
Statistiques

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Par ce menu vous pouvez afficher les résultats des contrôles effectuées en forme de
représentation graphique ou de listes des Articles.
Vous devez d’abord sélectionner une période entre deux dates ainsi qu’une ou
plusieurs bases des données en choisissant le Secteur, le Domaine, le sous-
domaine. Sur la base de cette sélection le logiciel calcule le nombre et le
pourcentage des Articles en fonction des résultats et du fait que le contrôle ait été
effectué ou pas. Toutes ces informations sont affichées sous la forme de
« camembert ».

Remarque : tous les articles qui ont été classifiés « pour info » ne sont pas pris en
considération lors du calcul afin d’éviter de « polluer » le pourcentage de conformité.
Tous les Articles qui sont pris en compte dans les graphiques sont aussi listés dans
les autres onglets en fonction du résultat. Par ce biais vous pouvez facilement
imprimer par exemple la liste des Articles « non conformes » ou « en suspens ». De
même vous pouvez visualiser la liste des articles qui ont été jugés « pour info » afin
de contrôler périodiquement la validité de ce choix.
Le programme calcule aussi le Taux de vérification (n. d’articles vérifiés / n.
d’articles totale) et le taux de conformité (n. d’articles jugés conformes / n. d’articles
vérifiés) et ce pour chaque domaine ou sous domaine ainsi que pour chaque
collaborateur (en cas de veille partagée).

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Un « Reporting tool » est aussi disponible pour aller plus loin et effectuer des
statistiques ciblées, établir des plans d’actions en fonction des résultats et exporter
des fichier .csv ou .xls. (DISPONIBLE PROCHAINEMENT).

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Exigences en train d’expirer
En cliquant vous accédez à la liste des exigences dont la validité du dernier contrôle
va expirer dans les 30 jours (modifiable).
En cliquant sur l’Article vous accédez à l’Article sélectionné.
Configuration des alertes
Par cette option vous pouvez déterminer le délai d’alerte c’est-à-dire le nombre des
jours avant l’échéance qui active l’alerte. Cette alerte est donnée par plusieurs
canaux :
   -   Affichage de l’Article dans la liste des « Exigences en train d’expirer » (voir ci-
       dessus)
   -   Affichage de l’Article dans la liste des « Exigences en train d’expirer » dans le
       menu principal ;
   -   Transmission automatique d’un email à l’adresse du titulaire de
       l’abonnement avec la communication concernant l’expiration des Articles.
Exigences « sous la loupe
À tout moment, vous pouvez sélectionner un Article et le « sauvegarder » dans une
liste dédiée qui vous permet d’accéder de façon rapide à ces articles.
Dans cette rubrique vous trouvez la liste de ces Articles qui ont été sélectionnés.
Mes listes
Ici vous pouvez créer les check listes personnalisées ; c’est par ce menu que la liste
sera transmise aux personnes chargées du contrôle.

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Contrôle de Coordinateur globale
Par ce menu celui qui a été identifié en tant que Coordonnateur peut déterminer la
fréquence avec laquelle il vérifiera l’état d’avancement des contrôles des autres
personnes mandatées et pourra imprimer un rapport de conformité avec les
résultats des contrôles faites ainsi que visualiser si des contrôles planifiés n’ont
pas été effectués dans les délais.
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Retour au menu

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15.         UTILISATION SUR D’AUTRES DISPOSITIFS

Toutes les fonctionnalités du logiciel sont aussi disponibles sur les dispositifs
mobiles tels que Tablet ou Smartphone. Le site internet étant en modalité
« responsive » il s’adapte automatiquement au dispositif en fonction de la résolution
de l’écran.
Certains menus et affichages décrits dans ce manuel apparaîtront différemment
sur les dispositifs mobiles à cause de la résolution de l’écran ; cela n’affecte pas les
fonctionnalités du logiciel.
Les données saisies par les dispositifs mobiles sont sauvegardées dans la même
manière que celles saisies au moyen d’un ordinateur et sont rendus visibles en
temps réel cependant la possibilité de sauvegarde pourrait être limité en cas de
manque de réseau pendant la sauvegarde. Solver Enterprise Solutions décline
toute responsabilité de perte d’informations pendant la sauvegarde (voir aussi le
document « Conditions Générales de vente et utilisation », disponible en ligne à tout
moment).

   16.         CONDITIONS GENERALES D’UTILISATION

Certaines informations de ce manuel pourront devoir être adaptées au fur et à
mesure que le logiciel évolue ; même si Solver Enterprise Solutions transmettra
dans les plus brefs délais toute information nécessaire à la correcte utilisation du
logiciel, c’est à chaque utilisateur qui incombe le devoir d’utiliser correctement le
logiciel.
Chaque Utilisateur est tenu d’être informé des conditions d’utilisation et de
respecter les termes et conditions du document « Conditions Générales de vente et
utilisation », disponible en ligne à tout moment.

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