Dossier coûts totaux de possession (CTP) - PRÉSENTATION AUX ÉQUIPES DU MEI 22 NOVEMBRE 2018 - ECPAR
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Dossier coûts totaux de possession (CTP) PRÉSENTATION AUX ÉQUIPES DU MEI 22 NOVEMBRE 2018
Mission
Accroître la compétitivité, l'efficience et la
résilience des organisations grâce à la
gestion durable des chaînes
d'approvisionnement
Objectifs pour 2018-2019
Créer une masse critique
d'acheteurs responsables au
Québec
Nos membres § Gouvernement fédéral, provincial (Québec) § Municipal: 4 villes § Institutions universitaires (2) § 7 secteurs économiques: énergie, divertissement, aéroport, transport, finance, commerce de détail, travaux publics §
Pourquoi l'approvisionnement responsable
est-il si important
Émissions de GES
' 'L'approvisionnement responsable est une tendance
irréversible qui aura un impact sur les marchés' '
Scope Daniel Lussier, directeur des contrats et de
l'efficience, STM
FAIRE plus et 1&2
mieux avec Scope 3
moins
«L'approvisionnement responsable est l'un des
trois piliers de la durabilité
Bob Willard, avantage de la durabilité
L’achat responsable
§ Assurer la circularité de la matière
Ø Réduire l’utilisation de la matière première
Ø Réduire à la source la matière résiduelle
§ Éliminer les substances dangereuses
§ Assurer l’utilisation de moyens de transport et
d’emballages moins polluants
Environnemental § Réduire les impacts à l’utilisation (consommation d’énergie
et autres consommables)
§ Calculer les coûts totaux de propriété
§ Privilégier l’équité sur les chaines d’approvisionnement
(juste prix, attention aux PME)
Social Économique
§ Acheter local
§ Acheter auprès du secteur économie sociale
§ Assurer le respect des droits humains, du travail et des
communautés
L’achat responsable concerne les étapes clés
du processus d’acquisition
Identification Exigences du Sélection du
Suivi du contrat
du besoin contrat et AO fournisseur
• Évaluation du • Définition des • Analyse des résultats • Suivi des indicateurs
besoin critères et de l’AO de sur la durée du
spécifications à • Analyse de contrat
• Étude de marché
intégrer au l’information fournie
• Comparaison par les fournisseurs • Rétroaction au
processus d’AR requérant
d’alternatives • Comparaison des
résultats
6
Comment nous procédons
1. 2. 3. 4. 5.
Engager les Renforcer la Guider Optimiser la Rendre
leaders gouvernance l’implantation collaboration/ accessible
(mesure et (approche et réduire les
indicateurs) outils) coûts
1. Engager les leaders
2. Fournir des outils de suivi
aux hauts-dirigeants
5 composantes, 20 indicateurs
5 niveaux de performane
9
2. Fournir des outils de suivi aux hauts-dirigeants
Intrants Activités Extrants Effets
• Nombre d'emplois • Nombre et types • % des soumissions évaluées • Nombre de tonnes de
équivalents temps d'employés formés selon les critères du DD CO2 réduites, selon le
plein affectés au • % des catégories de • Achats (en $) de biens et volume d'achat d'un
programme produits pour services auprès d'entreprises produit éco-
d'approvisionnement lesquelles des outils d'économie sociale responsable par
responsable ou des critères de DD • Nombre de bancs d’essai rapport à un produit
• Investissements ont été élaborés réalisés en faveur de conventionnel
annuels (en $) dans la technologies propres / • Nombre d'emplois
mise en œuvre du produits durables directement soutenus
programme • Nombre d'achats effectués par l'achat auprès des
dans un rayon de moins de EÉS
160 kilomètres
Types et définitions proposés par ECPAR – indicateurs de l'atelier collaboratif 2017-18. Présenté à One Planet et Ecoprocura 10Communiquer
Suivre
3. Guider
l’implantation Implanter
DÉMARCHE
Engager
Développer des
outils
Prioriser 113. Guider Outils § 22 fiches techniques sur l'approvisionnement responsable § Listes de contrôle pour réduction des émissions de GES – matériel roulant § Boite à outils CTP § Listes de clauses
3. Guider
Outils : liste de clauses (à venir en 2019)
Copie, adapte, partage
La clause la plus adaptée pour vous
Critères sociaux Critères environnementaux Critères CTP
Inspiré de : https://contratacionpublicaresponsable.org 134. Optimiser la collaboration/réduire les coûts § Implication des membres, coûts des actions, multiplication des compétences
5. Rendre accessible § Formation, dîner-causerie, 5 à 7 § Diagnostic et Coaching § Réseautage § Sommet annuel
5. Rendre accessible
En collaboration
17CHANTIER DE TRAVAIL COLLABORATIF
Objectif
Renforcer la capacité
des organisations à
prendre en compte
les CTP
Jonathan Barbeau-baril
Gestionnaire de projet
Expert
Édouard Clément
Groupe AGECO
18Comment?
Clarifier la Produire des
portée des Identifier qui outils de
doit être Compléter les Introduire les
travaux et sensibilisation
mobilisé outils outils et guider
établir le lien et formation
opérationnels leur utilisation
avec l’achat (public cible) appropriés aux
responsable cibles
19Assumés par les
fournisseurs
COÛTS DU CYCLE DE VIE
20COÛT TOTAL DE POSSESSION
Ø Les coûts potentiels qui pourraient être payés si des risques
présumés survenaient.
Ø Les coûts directs et indirects que les organisations
supportent, en plus du prix d’achat, à partir du processus
d’acquisition jusqu’à la disposition en fin de vie.
Ø Le prix d’achat qui représente la somme des coûts que
facture un fournisseur pour un bien, un service, un projet.
Assumés par les
fournisseurs
COÛTS DU CYCLE DE VIE
21Coûts à inclure dans le calcul CTP
22Coûts environnementaux
Rarement pris en compte, mais pourtant …
Identification de plusieurs catégories de coûts environnementaux:
◦ Mesures de protection pour l’entreposage
◦ Décontamination potentielle (fin de vie et entreposage)
◦ Gestion des emballages
Entre 2-15% des
◦ Coûts d’entretien des équipements dans des zones protégées coûts totaux de
◦ Démantèlement propriété
◦ Gestion des matières résiduelles
◦ Frais de conformité
◦ Coût d’assurance complémentaire
◦ Coût de main d’œuvre pour évaluer les coûts environnementaux
◦ Coûts (potentiels) du carbone
23Coûts environnementaux
Les coûts environnementaux ne sont pas nécessairement significatifs pour toutes les
catégories de produits. Il n’y a pas de réponse aux questions clés:
◦ Quelles catégories de produits sont les plus concernées?
◦ À partir de quel % des coûts est-ce qu’il convient d’en tenir compte?
◦ Comment tenir compte des coûts potentiels?
Certains coûts sont déjà pris en compte par la Responsabilité élargie des producteurs
(REP)
◦ les produits électroniques;
◦ les piles et les batteries;
◦ les lampes au mercure;
◦ les peintures et leurs contenants;
◦ les huiles, les liquides de refroidissement, les antigels, leurs filtres, leurs contenants et d’autres
produits assimilables
24Lien avec l’achat responsable
1. Rentabilité économique
• Visualiser les coûts «cachés» et les intégrer dans la
prise de décision d’achat afin d’assurer une
meilleure gestion des coûts
2. Cohérence environnementale
• Assurer que des solutions d’achat « vertes », dont
les coûts d’acquisition sont plus élevés, ne soient
pas exclues si leurs attributs « verts » compensent
en cours d’utilisation ces prix plus élevés
25Donneurs d’ordres Fournisseurs
Organisations publiques et De toutes tailles
privées - toutes tailles et secteurs et secteurs
• Hauts-dirigeants finance • Direction
• Gestionnaires acquisition et de • Vente et marketing
division • Acquisition
• Équipes acquisition
• Assurer que les coûts réels • Faire valoir les avantages économiques de
significatifs à payer pour un produit produits ou technologies innovantes
sont considérés à l’étape • Anticiper les demandes des clients en
acquisition matière de données pour les calcul CTP.
• Évaluer à leur juste valeur les coûts • Assurer que les coûts réels significatifs à
des produits performants sur le payer pour un produit sont considérés à
plan environnemental l’étape acquisition
26Formation/sensibilisation Priorisation Collecte de données Calcul du CTP
1. Trousse de formation 1. Produits 1. Liste de contrôle 1. Calculatrices
en format PPT prioritaires CTP générique produits d’usage
2. Fiche technique : 2. Méthodologie 2. Méthodologie de courant
démarche et études pour prioriser les priorisation des 2. Formulaire de
de cas listes d'achat coûts (autres calcul CTP
3. Lignes directrices produits)
pour 3. Formulaire de
l'identification des collecte des
coûts prioritaires données
27Sensibilisation -
formation
28Formation et sensibilisation
Trousse de formation
Le dossier d’affaires
45 MINUTES 1. Comprendre ce que sont les CTP (le quoi)
2. Identifier les raisons d’appliquer cette approche (le pourquoi)
3. Visualiser les principales étapes de mise en application (le comment)
Le guide d’utilisation
1. Apprendre à appliquer une démarche de calcul CTP pour des cas d’application
90 MINUTES
précis
2. Connaitre et savoir utiliser les outils CTP disponibles
3. Savoir inscrire les outils CTP dans la démarche d’approvisionnement
responsable
29Formation et sensibilisation
Fiche technique CTP
1. Portée des travaux, démarche, outils
2. Études de cas
30Priorisation
31Priorisation
3 Cas + produits prioritaires
Démontrer les bénéfices
Assurer de prendre en Évaluer des alternatives de Catégories d’achats
économiques d’un
compte tous les coûts solutions sur une même identifiées prioritaires en
projet ou produit
cachés, y compris les base fonctionnelle, et matière de CTP
comportant des
coûts considérer tous les coûts +
avantages
environnementaux dans le temps Autres selon organisation
environnementaux
32Produits
prioritaires
Source: SPP
regions – State of
the art report on
Life cycle costing
33Priorisation
Produits prioritaires
• Bâtiments
• Projets de rénovations
• TI
• Éclairage
• Imprimantes
• Véhicules
• Produits générant
d’importantes matières
résiduelles
34Priorisation
Méthode pour les autres (selon l’organisation)
Méthodologie de priorisation des listes d’achats
1. Déterminer, parmi les achats effectués par une organisation, les catégories pour lesquelles l’approche
CTP est la plus pertinente
Obtenir la liste • La liste doit inclure les catégories d’achat ainsi que les montants des
des achats dépenses pour une année spécifique
Transférer les • Chiffrier Excel permet d’effectuer une priorisation des listes d’achats
données dans le • La priorisation repose sur 5 critères d’évaluation (présentés à la page
chiffrier suivante). L’échelle est relative (par rapport aux autres produits)
Valider et ajuster • L’ECPAR propose une pondération uniforme de 20% pour chacun des 5
les critères de critères d’analyse proposé. Chaque organisation peut ajuster ou
pondération modifier ces critères selon ses besoins.
Interpréter les • Chaque organisation peut procéder à l’analyse des résultats de la
résultats priorisation (voir les instructions présentés aux pages suivantes)
35Critères de priorisation
Critère Justification Échelle
1- Volume d’achat (montant des dépenses) Il est présumé que les produits qui font objet de 10 = grand volume
dépenses importantes nécessitent une attention 5 = moyen volume
particulière en raison des risques financiers 1 = petit volume
importants sur l’ensemble de leur cycle de vie
2 – Potentiel de consommation d’énergie Les produits qui consomment de l’énergie auront 10 = élevé
(lors de la phase d’utilisation) des coûts d’opération significatifs 5 = faible à moyen
1 = aucune
3 – Potentiel d’utilisation de consommables L’achat de consommables ou les coûts de gestion 10 = élevé
(ex: cartouches d’encres, huiles, etc.) ou du changement (ex: nouvelles infrastructures ou 5 = faible à moyen
coûts important de gestion du changement formation) entraînent des coûts significatifs 1 = aucune
(ex: pour TI)
4 – Potentiel de génération de matières La gestion des matières résiduelles (emballages, 10 = élevé
résiduelles déchets, déversement) peut entraîner des coûts 5 = faible à moyen
significatifs 1 = aucune
5 – Durée de vie Des produits/projets à longue durée de vie auront 10 = longue
nécessairement des coûts d’opération significatifs 5 = moyenne
1 = courte
36Fichier Excel de priorisation Pondération (à
modifier au besoin)
Code de couleur:
Catégorie Échelle d’évaluation Rang final
Rouge = prioritaire
d’achats à compléter Vert = non prioritaire
37Opérationnalisation
38Opérationnalisation
Démontrer les bénéfices Évaluer des alternatives de
Assurer de prendre en compte Catégories d’achats
économiques d’un projet ou solutions sur une même base
tous les coûts cachés, y compris identifiées prioritaires en
produit comportant des fonctionnelle, et considérer tous les
les coûts environnementaux matière de CTP **
avantages environnementaux coûts dans le temps
Processus d’approvisionnement
IDENTIFICATION du besoin Processus d’appel d’offres (AO)
Identifier les coûts et données à collecter Calcul des CTP
Produits prioritaires* Autres produits Produits prioritaires* Autres produits
1) Déterminer les 1) Déterminer les données 1) Déterminer les données à 1) Déterminer les données à
données à collecter à à collecter à partir de la collecter à partir des collecter à partir de la liste
partir des liste de contrôle (B) puis Calculateurs CTP (A) identifiés de contrôle (B) puis de la
Calculateurs CTP (A) de la méthodologie de par l’ECPAR et, au besoin, de la méthodologie de
identifiés par l’ECPAR priorisation des coûts liste de contrôle (B) priorisation des coûts (D)
et, au besoin, de la (D) 2) Identifier les détenteurs de 2) Identifier les détenteurs de
liste de contrôle (B) données données
de l’ECPAR 3) Collecter les données 3) Collecter les données
4) Procéder au calcul au moyen 4) Procéder au calcul au
des Calculateurs CTP (A) moyen du calculateur de
identifiés par l’ECPAR Bob Willard (C)
5) Analyse des résultats 5) Analyse des résultats
* Produits prioritaires: bâtiments, projets de rénovations, TI, éclairage, imprimantes, véhicules,
** À identifier avec la « Méthodologie de priorisation des listes d’achat » 39
produits générant d’importantes matières résiduellesOpérationnalisation
A) Calculateur CTP pour les produits prioritaires B) Liste de contrôle C) Formulaire de calcul CTP (inspiré
Produit Calculateurs de Sustainability Advantage de Bob
Willard)
Véhicules ECPAR (J.P. Ménard)
Imprimantes ECPAR
TI Ref. 7,1 ou 7,10
Guide d’analyse CTP CTQ (ref. 6.6)
Éclairage ECPAR
Bâtiment/rén ISO 15686-5
ovation Ref. 6.10 D) Méthodologie de
priorisation des coûts et Outil
de collecte des données
40Collecte de données
Liste de contrôle
Méthodologie de priorisation des coûts
Outil de collecte des données
41À propos de la liste de contrôle
Les listes de contrôles CTP permettent de:
◦ Proposer une terminologie commune (taxinomie) de l’ensemble des coûts du cycle de
vie
◦ Identifier l’ensemble des coûts directs, indirects et potentiels pouvant être considérés
dans une approche CTP
◦ Proposer une classification de ces coûts
◦ Identifier des exemples de données nécessaires pour le calcul des coûts identifiés ainsi
que des exemples de formules d’application
◦ En comparaison avec les calculateurs, les listes de contrôles permettent de comparer
des alternatives plus variées (on ne compare pas que des produits similaires, mais bien
différents moyens de répondre à un besoin)
La liste de contrôle CTP peut-être utilisée pour:
1. Identifier la listes des coûts potentiels qui devront ensuite faire objet d’une
analyse de priorisation
2. Identifier les données à collecter (tant lors de la phase d’identification du
besoin, que pour le processus d’AO).
42Portée des listes de contrôle
On distingue deux types de liste de contrôle
1. Liste de contrôle générique
◦ Cette liste rassemble la totalité des coûts pouvant être pris en compte dans une approche CTP
2. Listes de contrôles spécifiques adaptées aux produits de l’ECPAR couverts par les calculateurs
◦ On retrouve ainsi 9 listes de contrôles spécifiques qui ont été « filtrées » et adaptées pour mieux
représenter les coûts spécifiques de ces catégories de produits
43Contenu de la liste de contrôle
Étape du
Exemple de Exemples
cycle de Nom de la Description
données de Classification
vie catégorie
nécessaires formules des coûts
de coût de calcul
44Comment/pourquoi utiliser les listes de contrôle?
Étape du processus d’acquisition Utilité de la liste de Méthode
contrôle
1) Identification du besoin Comparer des alternatives • Identifier l’ensemble des coûts en vue d’appliquer la
méthodologie de priorisation
• Simuler un calcul CTP (somme des coûts) en se basant
sur des hypothèses ou données historiques
Identifier les risques • Extraire les coûts potentiels et mettre les résultats en
potentiels perspective avec les coûts usuels connus
2) Appel d’offres Identifier l’information à • Extraire les coûts pertinents afin d’élaborer la liste des
obtenir des fournisseurs données à collecter auprès des fournisseurs pour
l’ensemble du cycle de vie
3) Sélection du fournisseur Comparer les coûts totaux • Extraire les coûts pertinents (en priorité les coûts
de propriété directs)
• Effectuer un calcul CTP (somme des coûts) en se
basant sur les données collectées
4) Suivi du contrat et documentation Identifier les données à • Extraire les coûts pertinents (directs et potentiels
collecter sur l’ensemble du notamment) et collecter les données dans le temps
cycle de vie afin de supporter les prochaines acquisitions et de
comparer les estimations aux coûts réelsÀ propos des calculateurs CTP
Plusieurs calculateurs CTP ont été recensés par l’ECPAR
Les calculateurs peuvent être utilisés pour
◦ Identifier les coûts pertinents et prioritaires à collecter
◦ Procéder à une analyse comparative préliminaire des CTP dans différentes situations
◦ Comparer les résultats d’un AO
On retrouve des calculateurs pour des produits d’usage courant (développé par
l’ECPAR), ainsi que d’autres calculateurs ou méthodologies de calcul pour les
produits dit prioritaires.
46Calculateurs et méthodologies CTP pour
les produits prioritaires
A. Véhicules
Ménard, J-P. (2008). Calculateur CTP pour les véhicules (disponible sur l’intranet de l’ECPAR)
B. Technologies de l’information
Buying Solutions (UK)- Total Cost of Ownership Calculator (Ref. 7.1)
Secrétariat du Conseil du Trésor du Québec « Logiciels libres et ouverts – Guide d’analyse du CTP (Ref. 6.6)
◦ En termes d’exhaustivité de la démarche CTP, l’approche et le chiffrier proposés par le Conseil du trésor se démarquent par leur complétude et leur prise en compte des coûts directs,
indirects et récurrents propres aux projets d’acquisition dans le domaine des TI. L’approche proposée inclue même une analyse des coûts intangibles (ex : bruits, dégagement de chaleur,
etc.).
Simplified Calculator Tool to Incorporate Lifecycle Cost into Electronics Acquisition Decisions (Ref. 7.10)
C. Bâtiments et infrastructures
République Française (2011). Guide relative à la prise en compte du CTP dans les marchés publics de maîtrise d’œuvre et de travaux (Ref.
6.10)
République Française (2009). Calcul du coût global (Ref. 6.10)
AUTODESK (2017). Conception architecturale, l'ingénierie MEP et le génie des structures. (Version payante, mais inclus une version d’essai
gratuite. Demande une certaine expertise) (Ref. 7.11)
ISO 15686-5 - Bâtiments et biens immobiliers construits — Prévision de la durée de vie — Partie 5: Approche en coût global
47Référentiel – ISO 15686-5
ISO 15686-5:2017 fournit des exigences et des lignes directrices pour effectuer des analyses du coût du cycle de vie
(LCC) des bâtiments et des actifs construits et de leurs pièces, qu'elles soient nouvelles ou existantes.
Périmètres du Coût Global Étendu et du Coût Global
48Autre inventaire des calculateurs existants
Source: SPP Regions: rapport de l’état
de l’art – Estimation des coûts du
cycle de vie
http://www.sppregions.eu/fileadmin/
user_upload/Life_Cycle_Costing_SoA
_Report.pdf
49Calculateurs CTP pour les produits d’usage courant
Objectif: Simplifier le calcul des CTP et permettre la comparaison
• Calculateurs externes rigoureux à utiliser : TI, véhicules, bâtiments
• Calculateurs ECPAR
Les calculateurs actuels concernent exclusivement les coûts directs.
50Démonstration du fonctionnement des calculateurs
Les calculateurs CTP de l’ECPAR sont des outils mis à votre disposition afin de faciliter le processus
de calcul des CTP pour de nombreuses catégories de produits.
Les calculateurs sont des fichiers Excel comprenant les 4 onglets suivants :
◦ Introduction : Présentation de l’outil, définitions et portée d’application
◦ Instructions : Présentation du fonctionnement du calculateur
◦ Calculateur : Calculateur CTP où l’utilisateur y intègre ses données
◦ Hypothèses : Section du fichier où les hypothèses servant à produire les calculs de l’onglet calculateur
51
51Calculateur CTP ECPAR - Imprimante
Onglet Introduction
Cliquez sur l’onglet
Introduction pour
accéder à cette section
52
52Calculateur CTP ECPAR - Imprimante
Onglet Instructions
Les champs en bleus
seront à compléter par
l’utilisateur
Cliquez sur l’onglet
Instructions pour
accéder à cette section
53
53Calculateur CTP ECPAR - Imprimante
Onglet Calculateur
Inclure le nombre d’années Compléter le reste des champs
d’utilisation du besoin en bleu pour l’imprimante
A et B
54
54Calculateur CTP ECPAR - Imprimante
Onglet Calculateur
55
55Questions?
56Prochaines étapes
1. Le 30 novembre 2018 le matériel sera installé sur le site
web de l’ECPAR
2. Les outils e la formation seront annoncés auprès de 10
associations sectorielles
3. La formation sera donnée à Québec en février 2019
4. La formation est offerte en entreprise, déjà plusieurs
membres ECPAR inscrits
57Vous pouvez aussi lire
