Fonds de performance et de promotion touristique (FPPT) 2020-2021 - Information générale

 
Fonds de performance et de promotion touristique (FPPT) 2020-2021 - Information générale
Fonds de performance et de
promotion touristique (FPPT)
2020-2021

                Information générale
                         Mise à jour : septembre 2020
                     fppt@destinationsherbrooke.com
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Fonds de performance et de promotion touristique   1

         Mise en contexte

         Destination Sherbrooke contribue au rayonnement de Sherbrooke comme destination
         touristique, assure le leadership sur le plan de l’accueil et de la promotion des événements et
         des attraits et joue le rôle d’agent rassembleur auprès des membres et partenaires, notamment
         les attractions, les fêtes et les festivals à portée touristique. C'est en collaborant avec eux et en
         les soutenant que Destination Sherbrooke fait rayonner Sherbrooke à l'échelle régionale,
         provinciale, nationale et internationale.

L’industrie touristique à Sherbrooke, c’est :

     •    3 256 000 visites-personne âgées de 18 ans et plus
     •    1 419 000 de nuitées-personnes-visites
     •    263 149 000 $ de dépenses touristiques
     •    5 262 emplois directs et indirects
Données : PRAGMA Tourisme-Conseil. Profil 2017 région sherbrookoise, Visiteurs québécois
âgés de 18 ans ou plus ayant parcouru 40 km ou plus en un sens, janvier 2019

         Forte de neuf années d’expérience en matière de soutien financier dans le milieu sherbrookois,
         Destination Sherbrooke, par le biais du Fonds de performance et de promotion touristique se
         donne pour objectif de soutenir l’industrie touristique sherbrookoise afin d’en améliorer la
         performance en termes d’attractivité et de retombées économiques ainsi que d’augmenter la
         notoriété de Sherbrooke comme destination touristique sur le plan provincial, national et
         international.
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Modifications exceptionnelles liées à la pandémie de COVID-19

La pandémie de COVID-19 a affecté tous les secteurs d’activités, notamment l’industrie
touristique et les grands rassemblements, lesquels ont tous été annulés jusqu’au 31 août 2020.

Consciente des bouleversements engendrés par la situation, Destination Sherbrooke a convenu
d’apporter certaines modifications au volet Performance du Fonds de performance et de
promotion touristique pour l’appel de projets de l’automne 2020 pour les produits touristiques
devant se tenir en 2021, qu’il s’agisse d’un événement à portée touristique ou d’un attrait
touristique.

Lancement de l’appel de projets et date limite du dépôt des demandes.

    1. Le lancement de l’appel de projets, qui se fait normalement au début du mois de juillet,
       est reporté au mois de septembre 2020.

    2. La date limite pour le dépôt des demandes de soutien financier, habituellement fixée au
       dernier vendredi de septembre, en reportée au dernier dimanche d’octobre, soit le
       25 octobre 2020, à 23 h 59. Toute demande reçue après sera automatiquement rejetée.

Étude de provenance

La réalisation d’études de provenance ou d’achalandage n’ayant pas été possible en 2020,
Destination Sherbrooke ajoute une année à la validité des études de provenance ou
d’achalandage. Ainsi, une étude ne datant pas de plus de quatre ans (plutôt que trois) au
moment de déposer la demande de soutien financier sera exceptionnellement recevable pour
l’appel de projets de cet automne.

Obligation de réalisation du produit touristique

Considérant que la possibilité de faire face à d’autres vagues de coronavirus au cours des mois à
venir est connue, Destination Sherbrooke se voit dans l’obligation d’assujettir le soutien
financier à une condition de réalisation du produit touristique (attrait ou événement). On se
souviendra qu’en raison de l’imprévisibilité de la pandémie survenue en début d’année 2020, le
versement de l’intégralité du soutien financier aux bénéficiaires a été autorisé, que le projet soit
réalisé ou non. Pour 2021, le produit touristique devra avoir lieu.

Changement significatif du produit touristique

Toujours tenant compte de la possibilité de faire face à d’autres vagues de coronavirus au cours
des mois à venir, Destination Sherbrooke est consciente du fait que les organisateurs puissent
être appelés à modifier leur produit, comme ce fut le cas pour plusieurs en 2020 (ex. : tenue
d’événements virtuels au lieu des événements sur place). Dans de tels cas, les bénéficiaires
devront aviser Destination Sherbrooke des modifications apportées à leur produit.
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Modalités de versement

Le moment du versement de la première portion de 50 % du soutien financier passera de « au
moment de la signature de la convention » à « un mois avant la réalisation du produit
touristique ».
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Table des matières
1   Objectifs ......................................................................................................................... 7
2   Planification stratégique ................................................................................................ 7
3   Clientèles ........................................................................................................................ 8
    3.1     Clientèles admissibles ........................................................................................... 8
    3.2     Clientèles non admissibles .................................................................................... 8
4   Produits .......................................................................................................................... 8
    4.1     Produits admissibles ............................................................................................. 8
    4.2     Produits non admissibles ...................................................................................... 8
5   Critères d’admissibilité généraux ................................................................................... 9
6   Volets............................................................................................................................ 10
    6.1     Volet Performance touristique ........................................................................... 10
            6.1.1       Obligation de réalisation ........................................................................ 10
            6.1.2       Mode de gestion ..................................................................................... 10
            6.1.3       Appel de projets et période couverte par le soutien financier ................ 11
            6.1.4       Critères d’admissibilité spécifiques ......................................................... 11
            6.1.5       Étude requise .......................................................................................... 12
            6.1.6       Critères d’évaluation............................................................................... 13
            6.1.7       Reddition de compte – rapport final ....................................................... 14
    6.2     Volet Promotion touristique ............................................................................... 15
            6.2.1       Mode de gestion ..................................................................................... 15
            6.2.2       Appel de projets et période couverte par le soutien financier ................ 16
            6.2.3       Critères d’admissibilité spécifiques ......................................................... 16
            6.2.4       Critères d’évaluation............................................................................... 16
            6.2.5       Détermination du montant maximal pouvant être confirmé ................. 17
            6.2.6       Reddition de compte – rapport final ....................................................... 17
    6.3     Volet Études de provenance ............................................................................... 18
            6.3.1       Mode de gestion ..................................................................................... 18
            6.3.2       Appel de projets et période couverte par le soutien financier ................ 19
            6.3.3       Critères d’admissibilité............................................................................ 19
            6.3.4       Critères d’évaluation............................................................................... 19
            6.3.5       Reddition de compte ............................................................................... 19
7   Complémentarité des volets ........................................................................................ 21
8   Déposer une demande ................................................................................................. 22
    8.1     Volet Performance touristique ........................................................................... 22
    8.2     Volet Promotion touristique ............................................................................... 22
    8.3     Volet Études de provenance ............................................................................... 22
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1   Objectifs
Les objectifs du FPPT sont :

•     Soutenir la performance et l’attractivité des événements et des attraits sherbrookois ainsi
      que la croissance des retombées économiques et des emplois locaux qui dépendent de
      l’industrie touristique;

•     Susciter des visites à Sherbrooke pour générer des retombées touristiques;

•     Faire connaitre la destination, augmenter sa notoriété comme destination touristique sur
      le plan provincial, national et international.

2   Planification stratégique
En 2017, Destination Sherbrooke a mis à jour sa planification stratégique, véritable pierre
angulaire sur laquelle repose chacune de ses interventions. Des trente axes d’intervention que
compte la planification stratégique, cinq sont plus directement susceptibles d’être soutenus par
les initiatives des partenaires de l’industrie touristique.

•     Poursuivre le développement du produit « murales »
•     Soutenir le développement et la croissance de
      produits touristiques culturels, émergents et
      attractifs
•     Susciter l’avènement d’un attrait majeur en lien avec
      le positionnement et en privilégiant l’unicité
•     Intensifier le développement de l’offre en
      cyclotourisme
•     Favoriser le positionnement du tourisme gourmand
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3    Clientèles

3.1 Clientèles admissibles
•     Les organismes à but non lucratif (OBNL)
      légalement constitués
•     Les organismes à but lucratif (OBL)
      légalement constitué dont le produit
      touristique se déroule ou est situé sur une
      propriété privée
•     Les organisations paramunicipales œuvrant
      dans les arts de la scène

3.2 Clientèles non admissibles
•     Les organismes à but lucratif (OBL) légalement constitué dont l’événement touristique se
      déroule sur une propriété municipale
•     La Ville et ses arrondissements, les sociétés d’État ainsi que les ministères provinciaux et
      fédéraux
•     Les organisations paramunicipales autres que celles œuvrant dans les arts de la scène
•     Les établissements d’hébergement, de restauration, d’enseignement, de commerce de
      détails, de vente et de consommation d’alcool, de jeux de hasard
•     Les intermédiaires du voyage

4    Produits

4.1 Produits admissibles
•     Tout produit composant l’offre touristique et agissant comme déclencheur d’une visite,
      qu’il soit de nature événementielle (événement) ou permanente (attrait)

4.2 Produits non admissibles
Ne sont pas admissibles :

•     Les causes sociales et les levées de fonds
•     Les expositions, les congrès, les foires, les galas, les colloques, les symposiums et les
      salons
•     Les produits relevant d’un arrondissement ou d’un service municipal1
•     Les études de marchés, d’impact, d’opportunité, de faisabilité, etc.
•     Les plans directeurs, les analyses de performance touristique

1   Exception faite pour les produits liés aux arts de la scène qui sont admissibles au volet Promotion touristique
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5    Critères d’admissibilité généraux
Pour être admissible, un événement ou un attrait touristique doit :

•     Se dérouler sur le territoire de Sherbrooke
•     Susciter un nombre significatif de participants et de visiteurs (tel que défini à l’annexe 1)
•     Démontrer ses liens avec la planification stratégique de Destination Sherbrooke
•     Se dérouler au plus tard le 31 décembre de l’année pour laquelle le soutien financier est
      accordé
•     Avoir respecté ses engagements des ententes de soutien financier du FPPT de l’année
      antérieure (ex. : rapport final, reddition de comptes, etc.)

Le respect des critères d’admissibilité ne garantit pas le soutien financier.
Fonds de performance et de promotion touristique         10

6   Volets

6.1 Volet Performance touristique
Le volet Performance touristique vise à soutenir les événements et les attraits qui démontrent
leur performance en matière touristique. Ces produits accueillent un nombre significatif de
participants ou d’entrées et l’achalandage est composé de visiteurs (excursionnistes ou touristes)
selon des seuils minimaux déterminés par le ministère du Tourisme du Québec, en fonction du
budget de fonctionnement de l’organisation.

6.1.1 Obligation de réalisation
Considérant que la possibilité de faire face à d’autres
vagues de coronavirus au cours des mois à venir est
connue, Destination Sherbrooke se voit dans l’obligation
d’assujettir le soutien financier à une condition de
réalisation du produit touristique (attrait ou événement).
Aucun versement ne sera accordé pour un attrait qui ne
sera pas accessible ou pour un événement qui n’aura pas
lieu.

Si, comme ce fut le cas pour plusieurs en 2020, un
bénéficiaire est appelé à modifier son produit de façon
significative, (ex. : tenue d’événements virtuels au lieu des
événements sur place), il devra aviser Destination
Sherbrooke des modifications apportées à son produit au moins trente jours avant le début.
Destination Sherbrooke analysera les modifications proposées afin de s’assurer que le produit
rejoint toujours les objectifs d’attractivité et de rayonnement du FPPT. À défaut, Destination
Sherbrooke se réserve le droit d’annuler le soutien financier accordé.

6.1.2 Mode de gestion
Le volet Performance touristique fait l’objet d’un appel de projets par année. Les demandes de
soutien financier doivent être reçues au plus tard le dernier dimanche de septembre de chaque
année.

EXCEPTIONNELLEMENT POUR L’AUTOMNE 2020, LA DATE DE REMISE DES PROJETS EST
REPORTÉE AU DIMANCHE 25 OCTOBRE 2020.

Un comité formé de membres du conseil d’administration et de partenaires du milieu fera
l’analyse de l’ensemble des demandes reçues et rendra sa décision quant au soutien financier
pouvant être accordé.

Les demandeurs seront avisés de la décision du comité d’analyse au plus tard au cours de la
dernière semaine du mois de janvier suivant, le tout étant conditionnel à la reconduction du
soutien financier de la Ville de Sherbrooke.
Fonds de performance et de promotion touristique         11

Le volet Performance touristique dispose d’une enveloppe de 170 000 $. Les subventions
accordées ne pourront dépasser 30 000 $ par événement ou attrait touristique par année. Toute
somme non versée au cours d’une année sera reportée à l’année subséquente.

Les fonds seront versés comme suit :

•     50 % du montant accordé un mois avant le début des activités ou de la tenue du produit
      touristique. Destination Sherbrooke se réserve le droit de réclamer toute somme déjà
      versée si le produit touristique n’est pas réalisé
•     50 % sur acceptation par le FPPT du rapport final

6.1.3 Appel de projets et période couverte par le soutien financier
Pour le volet Performance touristique, l’appel de projets se déroule de la mi-septembre au
25 octobre 2020, pour les éditions 2021 des événements et des attraits.

6.1.4 Critères d’admissibilité spécifiques
En plus des critères généraux, pour être admissible, un événement ou un attrait touristique doit :

•     Démontrer au moins deux années consécutives
      d’exploitation commerciale au 31 décembre de l’année
      du dépôt de la demande
•     Être le gestionnaire de l’événement ou de l’attrait visé
      par la demande
•     Démontrer sa performance touristique à l’aide d’une
      étude de provenance ou une étude d’achalandage et de
      provenance réalisée par une firme indépendante et ne
      datant pas de plus de quatre ans au moment de
      déposer la demande de soutien financier (voir point
      6.1.4 – étude requise)
•     Démontrer un budget de fonctionnement minimal de 90 000 $ à l’aide d’un des
      documents suivants :
      ⬧      Avis au lecteur OU
      ⬧      Mission d’examen OU
      ⬧      États financiers vérifiés
•     Démontrer une mise de fonds de l’organisation d’au moins 20 % du budget de
      fonctionnement

6.1.4.1 Événement dont le budget de fonctionnement est de 90 000 $ à moins de 500 000 $
L’événement dont le budget de fonctionnement est de 90 000 $ à moins de 500 000 $ doit faire
la démonstration qu’il génère un achalandage touristique dont :

•     Un objectif de 2 500 inscriptions/billets vendus ou 5 000 participants. L’achalandage est
      fourni à titre indicatif suivant une estimation du promoteur.
•     Au moins 10 % des jours de participation sont effectués par des visiteurs (excursionnistes
      et touristes). La démonstration de la provenance sera faite à l’aide d’une étude de
      provenance telle que décrite à l’article 6.1.4.1.
Fonds de performance et de promotion touristique        12

6.1.4.2 Événement dont le budget de fonctionnement est de 500 000 $ et plus
L’événement dont le budget de fonctionnement est de 500 000 $ et plus doit faire la
démonstration qu’il génère un achalandage touristique dont :

•     Au moins 1 500 jours de participation sont effectués par des visiteurs (excursionnistes et
      touristes)
•     Au moins 5 % des jours de participation sont effectués par des touristes ou 1 000 touristes.

Cette démonstration sera faite à l’aide d’une étude d’achalandage et de provenance telle que
décrite à l’article 6.1.4.2.

6.1.4.3 Attrait
L’attrait doit faire la démonstration qu’il génère un achalandage touristique dont :

•     Au moins 2 500 jours de participations annuellement
•     Au moins 15 % des jours de participation sont effectués par des visiteurs (excursionniste
      ou touriste)

Cette démonstration sera faite à l’aide des critères présentés au point 6.1.4.3.

                                         IMPORTANT – Pour les événements, il appartient au
                                         promoteur de vérifier que la date de son événement
                                         n’entre pas en conflit avec un autre événement de
                                         même nature.

                                       6.1.5 Étude requise
                                       La nature de l’étude requise est tributaire du budget de
                                       fonctionnement pour les événements. Afin de limiter le
                                       nombre d’études à être réalisées pour le compte d’un
                                       même événement, le FPPT a arrimé ses exigences sur
                                       celles du ministère du Tourisme (MTO). Les études
                                       réalisées pour le compte du MTO sont admises pour le
                                       FPPT, aux mêmes conditions soit : respecter les
                                       paramètres de budget fonctionnement énoncés ci-
dessous et ne pas dater de plus de quatre ans au moment de déposer la demande de soutien
financier.

Pour les attraits, la méthodologie est laissée au choix de la firme indépendante retenue par
l’attrait.

6.1.5.1 Événement ayant un budget de fonctionnement de 90 000 $ à moins de 500 000 $
Les événements dont le budget de fonctionnement se situe dans les paramètres énoncés ci-
dessus doivent fournir une étude de provenance dûment réalisée par une firme indépendante.
Fonds de performance et de promotion touristique                                    13

À titre d’exemple, l’annexe 2 présente les exigences du ministère du Tourisme du Québec pour
les études de provenance.

6.1.5.2 Événement ayant un budget de fonctionnement de 500 000 $ et plus
Les événements dont le budget de fonctionnement se situe dans les paramètres énoncés ci-
dessus doivent fournir une étude d’achalandage et de provenance dûment réalisée par une
firme indépendante. À titre d’exemple, l’annexe 3 présente les exigences du ministère du
Tourisme du Québec pour les études de provenance.

6.1.5.3 Attraits
Les attraits doivent fournir des données d’achalandage de leur établissement. Cet achalandage
peut être comptabilisé par les données de billetterie (entrées) et par la compilation des codes
postaux de toutes les personnes visitant l’attrait.

Afin de déterminer le pourcentage de visiteurs (excursionnistes et touristes), l’attrait devra
fournir une étude de la provenance réalisée par une firme indépendante indiquant le
pourcentage de visiteurs (excursionnistes et touristes) et le pourcentage de locaux. Cette étude
devra être basée sur un échantillonnage d’au moins 500 répondants représentatifs de
l’exploitation et de la saisonnalité de l’attrait. Le choix de la méthodologie est laissé à la
                          discrétion de l’attrait et de la firme indépendante retenue.

                                 Mesures transitoires pour les attraits déposant une première demande

                           Pour l’appel de projets 2021, l’attrait qui dépose une première
                           demande de soutien financier et qui ne dispose pas de telles études
                           devra fournir ses plus récentes données d’achalandage et de
                           provenance ou toute autre information dûment compilée et analysée
                           permettant au FPPT d’apprécier sa performance touristique. À titre
                           d’exemple, si un attrait a compilé les codes postaux de ses visiteurs, il
                           devra les colliger et les faire traiter de manière à pouvoir déterminer la
                           proportion de visiteurs ayant franchi au moins 40 kilomètres en un sens
pour visiter leur attrait. Le FPPT n’effectuera pas l’analyse des données brutes.
Si un attrait reçoit un soutien financier pour l’année 2020, il devra s’engager à réaliser une étude
d’achalandage et de provenance en bonne et due forme au cours de cette même année.
6.1.6 Critères d’évaluation
Les demandes de soutien financier seront analysées en fonction des critères énumérés ci-
dessous.
•     Historique et expérience de l’organisateur ou de l’exploitant ......................................................... 5
•     Description détaillée du produit (clarté, précision, réalisme) ........................................................... 5
•     Performance ............................................................................................................. Possibilité de 30
      ⬧    Pour les événements dont le budget est de 90 000 $ à moins de 500 000 $
           (en % de visiteurs)
           •    10 à 14,9 % ..................................................................................... 5
           •    15 à 19,9 % ................................................................................... 10
           •    20 à 24,9 % ................................................................................... 15
           •    25 % à 29,9 %................................................................................ 25
Fonds de performance et de promotion touristique                                       14

             •       30 %et plus ................................................................................... 30

      ⬧    Pour les événements dont le budget est de 500 000 $ et plus
           (Indice de performance* en %)
           •     1 à 19,9,9 % .................................................................................... 5
           •     20 à 39,9 % ................................................................................... 10
           •     40 à 59,9 % ................................................................................... 15
           •     60 à 79,9 ....................................................................................... 25
           •     80 % et plus .................................................................................. 25
      ⬧    Pour les attraits (en % de visiteurs)
           •     15 à 17 % ........................................................................................ 5
           •     18 à 20 % ...................................................................................... 10
           •     21 à 23 % ...................................................................................... 15
           •     24 à 26 % ..................................................................................... 20
           •     27 et plus ...................................................................................... 25
•     Saisonnalité** ........................................................................................................... Possibilité de 10
      ⬧    Pour les événements
           •      Haute saison (1er mai – 31 octobre) .............................................. 5
           •      Basse saison (1er novembre – 30 avril) ....................................... 10
      ⬧    Pour les attraits
           •      Opérationnel en haute saison (1er mai – 31 octobre) ................... 5
           •      Opérationnel en basse saison (1er novembre – 30 avril) ............ 10
                  OU
           •      Opération sur une base annuelle ................................................. 10
•     Synergie avec le milieu ..................................................................................................................... 5
•     Implication et mobilisation du milieu ............................................................................................... 5
•     Stratégie de communication et visibilité offerte ............................................................................. 10
•     Concordance avec la planification stratégique de Destination Sherbrooke ..................................... 5
•     Diversification et renouvellement des produits (avantage concurrentiel) ..................................... 10
•     Complémentarité par rapport à l’offre existante .............................................................................. 5
•     Développement durable ................................................................................................................... 5
•     Montage financier ............................................................................................................................. 5

*     L’indice de performance sera calculé à partir des données d’achalandage total, de la part d’excursionnistes et
      de la part de touristes présentées à l’étude d’achalandage et de provenance.
**    Mêmes dates que le MTO

6.1.7 Reddition de compte – rapport final
Pour recevoir le versement final, un demandeur devra déposer un rapport final qui fera état des
éléments suivants :

•     Description des activités, telles que réalisées
•     Les grandes étapes de réalisation, les objectifs atteints, les faits saillants
•     Les objectifs atteints, les liens avec la planification stratégique de Destination Sherbrooke
•     Les actions réalisées en matière de communication et de promotion et la visibilité offerte
      à Destination Sherbrooke
•     Un état des revenus et dépenses de l’événement

Le rapport doit être transmis :

•     Pour les événements : au plus tard 90 jours après la fin de l’événement
Fonds de performance et de promotion touristique           15

•     Pour les attraits : au plus tard le 31 mars de l’année suivant l’année pour laquelle le
      soutien financier est accordé

À défaut de recevoir le rapport final dans le délai imparti, le FPPT se réserve le droit d’annuler le
dernier versement du soutien financier et de remettre les fonds en disponibilité pour le prochain
appel de projets. Un demandeur en défaut de produire son rapport final ne sera pas admissible
à un appel de projets subséquent.

6.2 Volet Promotion touristique
Le volet Promotion vise à positionner des offres touristiques sherbrookoises en fonction de
thématiques déterminées, sur des marchés géographiques ciblés, tels qu’inscrits au formulaire
de soumission du volet Promotion, dans le but d’augmenter significativement la force de frappe
de la destination en matière de promotion hors région (hors Cantons-de-l’Est). Le FPPT versera
un dollar pour chaque dollar admissible investi par le demandeur.

6.2.1 Mode de gestion
Le volet Promotion est géré selon le mode « entrée continue », jusqu’à épuisement de
l’enveloppe annuelle de 70 000 $ disponible.

Les demandes au volet Promotion sont analysées selon leur ordre d’arrivée par la direction de la
promotion et du tourisme d’affaires et sportif (PTAS). La direction PTAS émet ses
recommandations au comité restreint de
Destination Sherbrooke qui rend sa décision.
Les demandeurs sont avisés de la décision
du comité restreint dans les jours qui
suivent.

Les subventions accordées ne pourront
dépasser 50 % des dépenses admissibles
jusqu’à concurrence de 10 000 $ par
événement ou attrait touristique par année.
Il est à noter que si des fonds sont
disponibles en fin d’année financière, le
FPPT volet promotion se réserve le droit
d’augmenter le soutien financier offert si,
au moment de la reddition de compte, un bénéficiaire a prouvé des dépenses admissibles
supérieures à 20 000 $.

Le soutien financier est remis en un seul versement, après acceptation du rapport de reddition
de comptes.
Fonds de performance et de promotion touristique       16

6.2.2 Appel de projets et période couverte par le soutien financier
Pour le volet Promotion touristique, les demandes de soutien financier seront recevables à
compter du 1er janvier 2021, jusqu’à épuisement des fonds, pour les éditions 2021 des
événements et des attraits.

6.2.3 Critères d’admissibilité spécifiques
Pour pouvoir bénéficier de ce volet, le demandeur doit s’engager à respecter les critères
suivants :

•     Investir financièrement dans une ou des campagnes publicitaires dans au moins un des
      marchés identifiés
•     Promouvoir un événement ou un attrait lié à l’un des créneaux identifiés annuellement
•     Insérer le logo de Destination Sherbrooke dans
      la publicité

Pour connaitre les marchés et les créneaux
déterminés, veuillez consulter le document FPPT –
Marchés et créneaux 2021 le site :
fppt.destinationsherbrooke.com

6.2.4 Critères d’évaluation.
Les demandes de soutien financier seront analysées
en fonction des critères énumérés ci-dessous.

•     Au moins un des investissements prévus porte
      spécifiquement sur un des marchés identifiés
•     Les investissements prévus portent sur un des créneaux identifiés
•     Les investissements publicitaires considérés couvrent :
      ⬧       L’achat média
      ⬧       Les frais de télédiffusion ou de webdiffusion
      ⬧       Les frais de distribution et de location d’espaces pour les outils promotionnels
•     Le soutien financier est accordé sur l’ensemble des placements diffusés à l’extérieur des
      Cantons-de-l’Est
•     Dans le cadre de placement acheté localement, seules les sommes investies touchant la
      zone extérieure au rayon de 40 km pourront être éligibles (ex. : dans une campagne dont
      la diffusion est répartie 70 % en région sherbrookoise et 30 % en zone extérieure du rayon
      de 40 km, seuls ces 30 % des coûts de la campagne seront considérés comme admissibles).

•     Les dépenses suivantes sont exclues :
      ⬧     Les taxes
      ⬧     Les frais professionnels (agence, graphisme, montage, etc.)
      ⬧     Les outils promotionnels produits par Destination Sherbrooke
Fonds de performance et de promotion touristique     17

6.2.5     Détermination du montant maximal pouvant être confirmé

6.2.5.1 Lors d’une première demande
Le montant maximal engagé pour une première année sera établi comme suit : 50 % des
dépenses admissibles, jusqu’à concurrence de 5 000 $ dans un premier temps. Si, au moment de
la reddition de compte, le bénéficiaire démontre des dépenses admissibles de plus de 10 000 $,
un soutien financier additionnel de 50 % de ces dépenses excédentaires admissibles sera versé,
jusqu’à concurrence de 10 000 $, pourvu que des fonds soient disponibles.

6.2.5.2 Lorsque le demandeur a un historique au volet Promotion
Le montant maximal pouvant être engagé sera basé sur le plus haut montant versé par le volet
Promotion au cours des années antérieures.

                          Soutien              Soutien           Soutien          Montant
                        réellement           réellement        réellement         maximal
                       versé en 2017        versé en 2018     versé en 2019     confirmé pour
                                                                                     2021
    Bénéficiaire A        3 500 $             2 500 $             3 550 $          3 500 $
    Bénéficiaire B        8 500 $             10 000 $            9 200 $         10 000 $
    Bénéficiaire C          0$                4 000 $             3 000 $          4 000 $

Si, au moment de la reddition de compte, le bénéficiaire démontre des dépenses admissibles
plus élevées qu’initialement prévues, le soutien financier pourra atteindre 50 % des dépenses
admissibles, jusqu’à concurrence de 10 000 $, pourvu que des fonds
soient disponibles.

6.2.6 Reddition de compte – rapport final
Pour recevoir le versement, un demandeur devra fournir au FPPT les
éléments suivants :

•       Rédiger le rapport de reddition de compte du volet Promotion
        touristique disponible au fppt.destinationsherbrooke.com
•       Joindre une copie de chacune des factures démontrant le
        placement publicitaire effectué ET la zone géographique couverte
        par le placement
•       Pour les placements publicitaires sur les réseaux sociaux, une
        saisie-écran de votre publication commanditée sur un réseau social
Fonds de performance et de promotion touristique    18

•     Si la zone géographique n’apparait pas sur la facture, fournir une preuve démontrant que
      le placement a bel et bien été fait dans une des régions géographiques déterminées par le
      FPPT
•     Preuve de paiement pour chacune des
      factures fournies (copie de chèque
      encaissé, preuve de paiement par carte
      de crédit ou virement bancaire, autres)
•     Pour les placements sur Facebook,
      Google, YouTube et Ad Roll, les relevés
      de cartes de crédit ne sont pas requis

Le rapport doit être transmis :

•     Au plus tard 30 jours après la fin de
      l’événement, sans excéder le
      20 décembre

À défaut de recevoir le rapport final dans le
délai imparti, le FPPT se réserve le droit
d’annuler le versement du soutien financier et
de remettre les fonds en disponibilité. Un
demandeur en défaut de produire son rapport final ne sera pas admissible à une demande de
soutien financier subséquente.

6.3 Volet Études de provenance
Le FPPT accepte les études réalisées pour le compte du programme Aide financière aux festivals
et aux événements touristiques du MTO.

Pour les promoteurs n’ayant pas recours au programme d’aide financière du MTO, le FPPT met à
leur disposition un soutien financier pour la réalisation d’une étude de provenance répondant
aux principaux critères déterminés par le MTO et produite par une firme indépendante.

6.3.1 Mode de gestion
Le volet Études de provenance est géré selon le mode « entrée continue » (premier arrivé –
premier servi), jusqu’à épuisement de l’enveloppe annuelle disponible.

Les demandes au volet Études sont analysées selon leur ordre d’arrivée par le Gestionnaire du
FPPT. Le Gestionnaire émet ses recommandations à la direction générale de Destination
Sherbrooke qui rend sa décision. Les demandeurs sont avisés de la décision dans les jours qui
suivent.

Les subventions accordées couvriront 75 % du coût de l’étude, jusqu’à concurrence de
1 500 $ par période de 36 mois.

Un délai minimum de trente (30) jours est exigé entre le dépôt de la demande et le début de
l’étude visée par la demande de soutien financier.
Fonds de performance et de promotion touristique      19

Le soutien financier est remis en un seul versement, après acceptation du rapport de reddition
de comptes.

Les fonds non versés à la fin d’une année seront transférés au volet Performance. Ils
                                           s’ajouteront aux montants accordés par le comité
                                           d’analyse au prorata de la performance.

                                         6.3.2 Appel de projets et période couverte par le
                                         soutien financier
                                         Pour le volet Études, les demandes de soutien
                                         financier seront recevables à compter du 1er janvier
                                         2021, jusqu’à épuisement des fonds, pour l’édition
                                         2021 des événements et des attraits.

                                         6.3.3 Critères d’admissibilité
                                         Pour être admissible au soutien financier, une étude
                                         devra respecter les critères suivants :

•     Porter minimalement sur l’an 2 de la tenue d’un événement ou d’exploitation
      commerciale d’un attrait (l’an 1 n’est pas admissible)
•     Le demandeur doit être le gestionnaire de l’événement ou de l’attrait
•     Être supervisée par une firme indépendante
•     Répondre aux principales exigences du MTO. Le FPPT n’exige pas les données en matière
      sociodémographique (voir annexe 2). Cependant, il importe de noter qu’une étude de
      provenance qui ne tiendrait pas compte de toutes les exigences énoncées par le MTO
      peut être acceptée pour le FPPT, mais ne pourrait servir pour une demande de soutien
      financier dans le cadre du programme Aide financière aux festivals et aux événements
      touristiques du MTO
•     Ne pas être financée par le programme du MTO

6.3.4 Critères d’évaluation
L’évaluation de la demande portera sur les éléments suivants :

•     Expérience de l’organisation
•     Description du produit (événement ou attrait)
•     Concordance avec la planification stratégique de Destination Sherbrooke
•     Synergie avec le milieu / partenariat
•     Plan média de la dernière édition
•     États des revenus et dépenses, mission d’examen, états financiers

6.3.5 Reddition de compte
Pour recevoir le versement, un demandeur devra fournir au FPPT les éléments suivants :

•     Copie de l’étude réalisée
•     Copie de la ou des factures de la firme indépendante ayant supervisé l’étude
Fonds de performance et de promotion touristique          20

•     Preuve de paiement pour chacune des factures fournies (copie de chèque encaissé,
      preuve de paiement par carte de crédit ou virement bancaire, autres)
•     Les taxes ne sont pas des dépenses admissibles au remboursement

Le rapport final doit être transmis :

•     Au plus tard 90 jours après la réalisation de l’étude.

À défaut de recevoir le rapport final dans le délai imparti, le FPPT se réserve le droit d’annuler le
versement du soutien financier et de remettre les fonds en disponibilité. Un demandeur en
défaut de produire son rapport final ne sera pas admissible à une demande de soutien
financier subséquente.
Fonds de performance et de promotion touristique      21

7   Complémentarité des volets
Un promoteur peut déposer une demande de soutien financier dans les trois volets du FPPT,
pourvu qu’il respecte les critères spécifiques de chacun des volets. Le promoteur devra faire
trois demandes distinctes, une pour chacun des volets.

Un événement ou un attrait qui bénéficie d’un soutien financier dans l’un ou l’autre des volets
du FPPT ne peut faire de demande au Fonds d’aide aux congrès et événements (FACE).
Fonds de performance et de promotion touristique     22

8    Déposer une demande

8.1 Volet Performance touristique
Pour déposer une demande au volet Performance touristique, remplir le formulaire disponible
au fppt.destinationsherbrooke.com, joindre tous les documents exigés et transmettre le tout
par courriel à l’adresse fppt@destinationsherbrooke.com au plus tard le 25 octobre 2020 à 23 h
59, la date et l’heure du courriel faisant foi de la date d’envoi.

La demande de soutien financier et les pièces jointes devront obligatoirement être transmises
en version électronique.

Toute demande reçue après la date limite sera automatiquement rejetée.

Toute demande incomplète sera rejetée.

Les demandes de renseignements pour ce volet peuvent être adressées à :

Gestionnaire du FPPT
Mario Grenier
Directeur administratif et adjoint à la direction générale
Mario.Grenier@destinationsherbrooke.com
819 829-8182

Personne-ressource
Carole Pelletier
Secrétaire de direction
Carole.Pelletier@destinationsherbrooke.com
819 212-7763

8.2 Volet Promotion touristique
Pour déposer une demande au volet Promotion touristique, remplir le formulaire disponible au
fppt.destinationsherbrooke.com, fournir toutes les informations requises et transmettre le tout
aux coordonnées inscrites au formulaire.

Le volet Promotion touristique étant selon le principe « entrée continue » jusqu’à épuisement
de l’enveloppe disponible. Les demandes seront recevables à compter du 1er janvier 2021 et il
n’y a pas de date limite pour présenter les demandes de soutien financier.

Les demandes de renseignements pour ce volet doivent être adressées à :

Lynn Blouin
Directrice de la promotion et du tourisme d’affaires et sportif
Lynn.Blouin@destinationsherbrooke.com
819 993-8806

8.3 Volet Études de provenance
Pour déposer une demande au volet Études, remplir le formulaire disponible au
fppt.destinationsherbrooke.com, fournir toutes les informations requises et transmettre le tout
aux coordonnées inscrites au formulaire.
Fonds de performance et de promotion touristique      23

Le volet Études étant selon le principe « entrée continue » jusqu’à épuisement de l’enveloppe
disponible. Les demandes seront recevables à compter du 1er janvier 2021 et il n’y a pas de date
limite pour présenter les demandes de soutien financier.

Les demandes de renseignements pour ce volet doivent être adressées à :

Gestionnaire du FPPT
Mario Grenier
Directeur administratif et adjoint à la direction générale
Mario.Grenier@destinationsherbrooke.com
819 829-8182

Personne-ressource
Carole Pelletier
Secrétaire de direction
Carole.Pelletier@destinationsherbrooke.com
819 212-7763
Fonds de performance et de promotion touristique   24

                               Annexes
Fonds de performance et de promotion touristique   25
Fonds de performance et de promotion touristique                26

Annexe 1 – Définitions
•   Achalandage total : nombre total de jours de participation réalisés par des participants de tous âges.
    Un participant peut être un spectateur, un compétiteur (à des tournois, championnats, courses ou
    autres formes de compétition) ou un accompagnateur professionnel ou personnel (famille ou ami)
    d’un compétiteur. L’achalandage doit exclure les bénévoles, les employés et les prestataires de
    services (ex. : artistes et fournisseurs).
•   Attrait : Site ou lieu à caractère permanent ou saisonnier, représentant un centre d’intérêt propice à
    des activités. Un attrait touristique peut être notamment un lieu à vocation culturelle, un centre
    éducatif ou d’interprétation, un musée, un jardin zoologique, un aquarium, un parc d’attractions,
    une réserve faunique, un site naturel, un lieu historique ou religieux qui agit comme déclencheur
    d’une visite.
•   Dépenses touristiques : les dépenses touristiques représentent l’ensemble de l’argent dépensé par
    les visiteurs durant leur séjour dans une destination touristique. Ces dépenses sont celles effectuées
    à destination
•   Diversification de l’offre / d’un produit : la diversification comprend l’ajout d’activités ou de services
    additionnels à un produit existant ou à une offre existante
•   Événement touristique : manifestation publique dont le pouvoir attractif, résultant d’une
    programmation d’activités organisée en fonction d’une thématique, d’un type d’activité ou d’une
    discipline, permet d’attirer de façon spécifique un nombre significatif de visiteurs.
•   Excursionniste : Participant ayant assisté à l’événement ou ayant visité l’attrait dans le cadre d’un
    voyage aller-retour la même journée et résidant à l’extérieur d’un rayon de 40 km de la localité où se
    déroule l’événement ou l’attrait
•   Jours de participation : Voir achalandage total
•   Mise de fonds : La mise du fonds du promoteur peut être constituée d’investissements privés, de
    revenus autonomes incluant les revenus de la billetterie et des produits dérivés, les commandites ou
    le soutien financier privé
•   Offre touristique : l’offre touristique représente l’amalgame des produits qui concourent à une
    expérience touristique
•   Produit (employé seul) : Le mot produit, employé seul dans le présent document, désigne un
    événement ou un attrait qui fait l’objet d’une demande de soutien financier au FPPT
•   Produit d’appel : un produit d’appel est le principal déclencheur d’une expérience touristique,
    détient une forte notoriété, constitue la première motivation de déplacement chez le visiteur,
    génère un volume d’achalandage et permet à une destination touristique de se démarquer
•   Produit touristique : le produit touristique se définit comme un assortiment d’activités, d’attraits,
    d’événements ou de services auxquels s’ajoutent des éléments intangibles tels les paysages,
    l’ambiance, etc., que possède une destination pour satisfaire la clientèle touristique
•   Touriste : participant ayant assisté à l’événement ou visité l’attrait dans le cadre d’un voyage d’une
    nuit ou plus, résidant à l’extérieur de la localité où se déroule l’événement ou l’attrait, sans égard à
    la distance parcourue, et qui a utilisé de l’hébergement commercial ou privé.
•   Visiteur : Personne qui réalise un voyage d’au moins 40 km dans un sens, peu importe la durée du
    séjour
Fonds de performance et de promotion touristique   27
Fonds de performance et de promotion touristique        28

Annexe 2 – Étude de provenance (pour les événements dont le budget de
fonctionnement se situe de 90 000 $ à moins de 500 000 $)
Le Fonds de performance et de promotion touristique (FPPT), volet Performance touristique,
accepte les études réalisées pour le compte du programme Aide financière aux festivals et aux
événements touristiques du ministère du Tourisme du Québec. Pour en connaitre les exigences,
le lecteur est invité à consulter le site suivant :
http://www.tourisme.gouv.qc.ca/publications/media/document/aidefinanciere/festivals/v2-
documents-outils-etude-provenance.pdf

Les événements qui font réaliser une étude de provenance spécifique pour le FPPT sont invités à
s’inspirer de la méthodologie proposée par le MTO afin de s’assurer respecter les exigences
énoncées par le MTO, en y apportant les adaptations nécessaires. Ainsi, il ne sera pas requis de
faire approuver la méthodologie retenue par la firme indépendante par le MTO, avant la tenue
du sondage.

NOTE IMPORTANTE : une étude réalisée spécifiquement pour le compte du FPPT ne sera pas
réputée admissible par le MTO, même si elle en respecte la majeure partie des exigences.

Annexe 3 – Étude d’achalandage et de provenance (pour les événements
dont le budget de fonctionnement est de 500 000 $ et plus)
Le Fonds de performance et de promotion touristique (FPPT), volet Performance touristique,
accepte les études réalisées pour le compte du programme Aide financière aux festivals et aux
événements touristiques du ministère du Tourisme du Québec. Pour en connaitre les exigences,
le lecteur est invité à consulter le site suivant :

http://www.tourisme.gouv.qc.ca/publications/media/document/aidefinanciere/festivals/v23-
document-outils-etudes-provenance-achalandage.pdf

Les événements qui font réaliser une étude d’achalandage et de provenance spécifique pour le
FPPT sont invités à s’inspirer de la méthodologie proposée par le MTO afin de s’assurer
respecter les exigences énoncées par le MTO, en y apportant les adaptations nécessaires. Ainsi,
il ne sera pas requis de faire approuver la méthodologie retenue par la firme indépendante par
le MTO, avant la tenue du sondage

NOTE IMPORTANTE : une étude réalisée spécifiquement pour le compte du FPPT ne sera pas
réputée admissible par le MTO, même si elle en respecte la majeure partie des exigences.
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