GUIDE DE L'EXPOSANT - Rencontres nationales du transport public
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GUIDE DE L’EXPOSANT
❶ ❷
MODE INFORMATIONS
D’EMPLOI PRATIQUES
1
[ page 2 ] [ page 3 ]
❸ ❹
AMÉNAGEMENT RÈGLEMENT &
DES STANDS FORMALITÉS
[ page 18 ] [ page 23 ]
Un événement organisé par GIE Objectif transport public
48 avenue du Général Leclerc - 75014 Paris - FRANCE
Tél. : +33 (0)1 48 74 04 82 - E-mail : rencontres@gietransport.com
9 avril 2019
GUIDE DE L’EXPOSANT
DEUX OUTILS INDISPENSABLES POUR
PRÉPARER VOTRE PARTICIPATION AU
❶ SALON
MODE ❶ CE GUIDE DE L’EXPOSANT REGROUPE
TOUTES LES INFORMATIONS NÉCESSAIRES À
D’EMPLOI LA BONNE PRÉPARATION DE VOTRE SALON.
Ce document vous aide à organiser toutes les étapes
de réalisation de votre venue au salon.
Il est téléchargeable en accès libre depuis la page
d’accueil de votre Espace Exposant. N’hésitez pas à le 2
transmettre à votre standiste/décorateur.
❷ LE SERVICE EXPOSANT EN LIGNE
Connectez-vous à votre espace exposant pour :
✓ Valider vos documents, retrouver toutes vos
informations relatives à votre participation,
etc.
✓ Commander vos prestations (mobilier,
traiteurs, etc.) avec la boutique en ligne
jusqu’au LUNDI 23 SEPTEMBRE 2019.
(Attention, à partir du mardi 10 septembre
2019 à 23h59, les prestations techniques
seront majorées et devront être commandées
directement sur site à l’Accueil Exposants situé
dans l’allée couverte).
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GUIDE DE L’EXPOSANT
[ pages ]
Vos contacts 4
❷
Lieu, comment venir ?
Badge d’accès, (dé)montage et salon
5-7
7
Accès, parkings et zone de rétention 8-9
INFORMATIONS Horaires : exposant montage/démontage,
ouverture au public
10
Livraison 11
PRATIQUES
Accueil exposants
Nettoyage, remise en état
12
12-13
Surveillance & gardiennage des stands 13-14
Nettoyage de véhicules 14
Assurance & sinistre 14-15
Restauration & traiteurs 15-16
Hôtes/hôtesses 16
Location salles de réunions 16 3
Hôtels pour votre séjour 17
Connexion Internet sur le Parc 17
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GUIDE DE L’EXPOSANT
INFORMATIONS PRATIQUES
Vos contacts
ORGANISATEUR GIE Objectif transport public
48, avenue du général Leclerc
75014 Paris – France
Tél. +33 (0)1 48 74 04 82
rencontres@gietransport.com
Commercial & partenariats Sabrina KOUIDER
Sabrina.bendris@gietransport.com
Tél. +33 (0)6 43 30 99 59
Communication Corinne NICOLAS Marie RENAUDIN
Corinne.nicolas@gietransport.com marie.renaudin@gietransport.com
4
INSTALLATION TECHNIQUE Les Clés de l’Evénement
(assurance, approbation des plans…) 26, rue Savier
GESTION DES VÉHICULES D’EXPOSI- 92240 Malakoff – France
TION et gestion de l’espace du Club Bruno McKAY
des Villes et Territoires Cyclables Tél. +33 (0)1 42 31 22 22
(CVTC) bruno@lesclesdelevenement.fr
QUESTIONS DE SÉCURITÉ Karen POUSSET
(Règlement de sécurité, déclaration +33 (0)6 87 31 40 28
de matériel en fonctionnement) kprev.contact@gmail.com
STANDS PRÉ-ÉQUIPÉS & Expose
COMMANDES BOUTIQUE EN LIGNE Jmiaa
+33 (0)1 75 43 66 84
jmiaa@espace-exposant.com
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GUIDE DE L’EXPOSANT
INFORMATIONS PRATIQUES
Lieu, comment venir ?
Le salon se déroule au Parc des expositions de la Beaujoire :
EXPONANTES
Route de Saint-Joseph de Porterie
44300 NANTES
5
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INFORMATIONS PRATIQUES
EN TRANSPORTS EN COMMUN
Bus : Ligne C6 arrêt « Batignolles ».
Ligne 75 arrêt « Batignolles ».
Tramway : ligne 1 directe du centre-ville direction Ranzay, descendre au terminus station Ranzay.
La Station Ranzay donne accès à l’entrée 2 du parc. Le parc des expositions est sur votre droite à la descente
du tramway (chemin piéton qui passe au-dessus du périphérique).
EN AVION
Aéroport Nantes Atlantique, situé à 25 mn d’Exponantes.
Tél. : 0 892 568 800 (0.34 € TTC la minute) – www.nantes.aeroport.fr
Réductions sur une très large gamme de tarifs publics sur l'ensemble des vols Air France et KLM du monde.
Réservez en ligne via le lien suivant avec les codes ci-dessous : 6
http://globalmeetings.airfranceklm.com/Search/promoDefault.aspx?vendor=AFR&promocode=34967AF¤tculture=fr-FR
Evénement : 27e RENCONTRES NATIONALES DU TRANSPORT PUBLIC
Code Identifiant : 34967AF
Valable pour transport du 24 septembre au 10 octobre 2019
Si vous réservez via le site AIR FRANCE et KLM Global Meetings, un justificatif sera joint à votre billet
électronique.
Si vous préférez traiter votre réservation et achat de billet par l'intermédiaire d'un point de vente AIR
FRANCE KLM, ou par une agence de voyage habilitée, vous devez garder ce document pour
justifier l'application des tarifs préférentiels.
Veillez à être en possession de l'un ou l'autre des justificatifs selon votre mode de réservation car il peut
vous être demandé à tout moment lors de votre voyage.
Navette vers le centre-ville, puis tramway ligne 1 direction Ranzay. Le parc des expositions est à votre droite
à la descente.
EN TAXIS
Station de taxis située en face du parc des expositions. Réservation au + 33 (0)2 40 69 22 22.
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GUIDE DE L’EXPOSANT
INFORMATIONS PRATIQUES
EN TRAIN
Gare TGV à 25 minutes du Parc.
En tramway : arrivée en gare de Nantes, prendre la sortie « Gare Nord ». Station de tramway face à la gare.
Tramway ligne 1 directe direction Ranzay, descendre à la Station Ranzay. Se diriger vers l’entrée 2 du parc.
En taxi : station aux sorties Nord et Sud de la Gare ; réservation : + 33 (0)2 40 69 22 22
Locations de voiture : prendre la sortie Sud, les principales enseignes de location de véhicules sont
représentées.
EN VOITURE
Le parc bénéficie d’un parking de 5 000 places aux abords immédiats du parc des expositions.
Depuis Angers/Paris par l'A11 : sortie « Carquefou – Boisbonne - La Beaujoire », et suivre « La
Beaujoire », route de St Joseph de Porterie. 7
Depuis Bordeaux/La Rochelle/Aéroport Nantes Atlantique : suivre direction Poitiers par le
périphérique Est, puis Rennes et sortir porte 40 « Porte de la Beaujoire ».
Depuis Rennes/Vannes/St Nazaire/La Baule : direction Poitiers et périphérique Est, puis sortie
N°38, puis sortie porte 40 « Porte de la Beaujoire ».
Badge d’accès
BADGE MONTAGE & DÉMONTAGE
Pour pénétrer dans le parc vos prestataires et/ou vous devez présenter un badge de montage ou de
démontage aux gardiens. Une fois dans le Parc, les badges sont à laisser visibles sur le pare-brise.
Nous vous rappelons que les équipements de sécurité et le port des chaussures de
sécurité est obligatoire lors du montage et du démontage de votre stand.
Retrouver le « Badge montage/démontage » en partie n° ❹ et imprimez-le.
BADGE DURANT LE SALON
Pour pénétrer à l’intérieur des halls d’expositions, toutes les personnes doivent être munies d’un badge
d’accès exposant des Rencontres 2019.
Tous vos badges seront à commander, à télécharger et à imprimer à partir du lundi
17 juin, depuis votre Espace Exposants.
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INFORMATIONS PRATIQUES
Accès, parkings du Parc et zone de rétention
ACCÈS
JOURS DE MONTAGE
/ DÉMONTAGE
& JOURS DE SALON :
ENTRÉE VÉHICULES
PAR LA PORTE N° 4
sur présentation du
badge « exposant ».
8
JOURS DE MONTAGE
/ DÉMONTAGE, &
JOUR DE SALON
ENTRÉE PIÉTONS
PAR LA PORTE N° 2
sur présentation du
badge « exposant ».
L’accès au parc se fait uniquement sur présentation du « badge montage » ou « badge
démontage » et du badge exposant (du 1er au 3/10).
Les badges seront à imprimer via votre Espace exposant > Badge exposant, à partir du
lundi 17 juin.
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INFORMATIONS PRATIQUES
PARKINGS & ZONE DE RÉTENTION
En période de MONTAGE, DÉMONTAGE et JOURS DE
SALON (1er au 3/10), les PARKINGS EXPOSANTS (gratuits)
sont situés en TERRASSE R.
9
Zone de rétention réservée à l’accueil et au stationnement des
semi-remorques des installateurs de stands en TERRASSE P.
Afin que les semi-remorques devant décharger du matériel ne bloquent la circulation le long des halls 1,
2, 3 et 4, l’organisateur met à disposition des standistes une zone de rétention (Terrasse P sur le plan) afin
que stationnent les semi-remorques pendant leur déchargement.
Si nécessaire, les standistes doivent se rapprocher d’un prestataire (coordonnées ci-
dessous) pour faire emmener leur cargaison, à l’aide de Fenwick ou de tir-palettes, de
de la zone de rétention jusqu’à leur hall.
Contact société de logistique et de manutention intervenant sur Exponantes
• Ferchat Manutention
Pierre-Yves Ferchat : 02 99 47 99 63 – 06 81 46 19 64
• Clamageran
Louise Vigliandi : 02 72 24 26 10 – 06 15 54 68 44
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INFORMATIONS PRATIQUES
Horaires : montage/démontage et ouverture au public
Les personnes présentent sur le Parc lors des jours de montage et de démontage,
devront impérativement porter un « badge montage » et un « badge démontage ».
Les badges seront à imprimer dans votre Espace exposant > Badges Exposants, à partir
du lundi 17 juin.
DATES ET HEURES DE MONTAGE
Accès VOITURES au parc par la PORTE N° 4, route de Saint-Joseph de Porterie – 44300 NANTES
Accès PIETONS au parc par la PORTE N° 2
Arrivée des véhicules Livraison des surfaces Livraison des
d’exposition nues et installation surfaces équipées
Vendredi 27 septembre 10h00 – 20h00 11h00 – 20h00 -
Samedi 28 septembre 7h00 – 20h00 7h00 – 20h00 - 10
Dimanche 29 septembre 7h00 - 14h00 7h00 – 20h00 -
Lundi 30 septembre - 7h00 – 20h00 11h00- 20h00
DATES ET HEURES D’OUVERTURE DU SALON
Ouverture aux Ouverture aux Fermeture aux Fermeture aux
exposants visiteurs visiteurs exposants
Mardi 1er octobre 7h30 9h00 18h30 19h00
Mercredi 2 octobre 8h00 9h00 18h30 19h00
Jeudi 3 octobre 8h30 9h00 14h00 20h00
DATES ET HEURES DU DÉMONTAGE
Accès VOITURES au parc par la PORTE N° 4, route de Saint-Joseph de Porterie
Accès PIETONS au parc par la PORTE N°2
Jeudi 3 octobre 14h00 - 20h00
Vendredi 4 octobre 8h30 – 20h00
Les stands ne pourront être démontés qu’après la fermeture du salon aux visiteurs, soit
à partir du jeudi 3 octobre à 14h00. La sortie des véhicules d’exposition se fera à partir
de 17h00.
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INFORMATIONS PRATIQUES
Livraison
LIVRAISON
• L’exposant ou son représentant pourvoit à l’expédition, au transport et à la réception de ses colis,
ainsi qu’à la reconnaissance de leur contenu à l’arrivée. Si l’exposant, ou son représentant, n’est pas
présent pour recevoir une livraison sur le site du salon, l’organisateur ne peut être tenu pour
responsable de la perte ou de la dégradation de tout ou partie de cette livraison.
• Tous les colis doivent être déballés à l’arrivée et les emballages vides évacués par l’exposant ou son
transitaire hors de l’enceinte du salon, avant le mardi 1er octobre 2019 à 9h00. L’organisateur se
réserve le droit de prendre toute mesure pour assurer l’exécution de cette prescription aux frais et
risques de l’exposant.
Pendant les périodes de montage et de démontage, l’exposant ne doit pas obstruer les allées et les
voies de circulation. En aucun cas, il ne doit gêner ses voisins.
11
Adresse de livraison des marchandises sur le salon :
RENCONTRES NATIONALES DU TRANSPORT PUBLIC
Exponantes – Parc des Expositions
Nom de votre société
Hall / numéro de votre stand
Route de Saint-Joseph de Porterie
44300 NANTES
FRANCE
En période d’ouverture de salon, pour des raisons de sécurité, privilégiez les livraisons le
matin. Assurez-vous de la présence d’une personne sur le stand pour la réception et
n’oubliez pas de communiquer à vos livreurs votre numéro de hall et de stand.
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9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
INFORMATIONS PRATIQUES
Accueil Exposant
L’accueil exposant est situé dans l’allée couverte, à gauche en sortant du hall 3. Il répondra à vos besoins en
matière de commande de mobilier, consommables…
Montage Ouverture du salon
Vendredi 27 septembre 14h00 - 20h00
Samedi 28 septembre 8h00 – 20h00
Dimanche 29 septembre 8h00 – 20h00
Mardi 1er octobre 7h30 – 19h00
Mercredi 2 octobre +33 (0)1 75 43 66 84
Jeudi 3 octobre +33 (0)1 75 43 66 84
12
Nettoyage, remise en état
NETTOYAGE DES HALLS & DES STANDS
• Le nettoyage des halls, et des allées est effectué par l’organisateur chaque matin avant l’ouverture
ou chaque soir après la fermeture aux visiteurs et exposants.
• Vous avez un stand nu, la remise en état des stands et le nettoyage quotidien ne sont pas inclus dans
votre inscription.
• Vous avez réservé un stand équipé, le nettoyage quotidien de votre stand est inclus, avec remise en
état veille d’ouverture : retrait du film plastique sur la moquette et aspiration des sols. Chaque jour
la prestation comprend l’aspiration du sol, le vidage des corbeilles et l’essuyage des meubles.
• Durant l’ouverture au public vos détritus sont à conserver sur votre stand. Le soir après la fermeture,
déposez vos déchets le long de votre allée en tas bien identifiés : cartons pliés, bois, verre et sacs
poubelles fermés. Le personnel d’entretien d’Exponantes passera les récupérer pour traitement.
Si vous avez un stand nu, commandez la prestation de nettoyage quotidien de votre
stand depuis votre Espace privé > infos pratiques > Nettoyage stand.
En fin de guide technique figurent les consignes d’Exponantes sur le tri des déchets,
accrochez ce document dans la réserve de votre stand et transmettez-la à vos
prestataires.
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9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
INFORMATIONS PRATIQUES
REMISE EN ÉTAT LORS DU DÉMONTAGE
Le prestataire de nettoyage du salon se tient à votre disposition à l’Accueil Exposants situé dans l’Allée
couverte, pour un chiffrage de la mise en benne de vos matériaux et déchets.
• Tous les stands, matériels, marchandises et détritus de tout genre (adhésifs, moquettes…) doivent
être impérativement retirés.
• L’exposant s’engage à faire évacuer, puis traiter ses déchets dans le respect de la réglementation en
vigueur.
• Les délais de démontage expirés, l’organisateur pourra prendre aux frais, risques et périls de
l’exposant, toutes les mesures qu’il jugera utiles pour l’évacuation des matériels et détritus restant
sur l’emplacement ainsi que la destruction des structures et décors de quelque nature que ce soit
qui n’auront pas été démontés.
Si vous faites appel à un décorateur, assurez-vous que son devis comporte bien les
mentions enlèvements des déchets.
13
Surveillance & gardiennage des stands
Surveillance
• La surveillance générale du salon est assurée par l’organisateur, dans les meilleures conditions, mais
il s’agit là d’une obligation de moyens.
• Les parkings ne sont pas gardés, les objets de valeurs à l’intérieur des véhicules ne doivent pas être
laissés apparents afin d’éviter d’attirer les convoitises.
Gardiennage des stands
• L’exposant prévoyant une surveillance particulière sur son stand doit commander son gardiennage
depuis la boutique en ligne du salon. Pour des raisons de sécurité, seul le prestataire exclusif est
autorisé à exercer du gardiennage sur les stands aux heures de fermeture du salon.
• L’exposant est responsable de ces opérations sur son stand et doit prendre toutes les dispositions
nécessaires pour protéger ses matériels et les évacuer dès le soir de la fermeture s’il n’envisage pas
de surveillance.
• Les réserves de stands ne sont pas des locaux sécurisés.
Si vous avez besoin de prestation spécifique de gardiennage (présence le jour ou la
nuit), vous devez passer par le prestataire retenu par l’organisateur qui présente
toutes les garanties professionnelles. Commandez vos prestations depuis votre
boutique en ligne.
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9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
INFORMATIONS PRATIQUES
Prévention des vols
En raison de la recrudescence des vols constatés en période de montage, d’ouverture et de démontage, des
règles élémentaires doivent être appliquées par l’exposant :
• Évitez de laisser vos cartons d’invitations sur les meubles d’exposition, rangez-les dans un meuble
fermant à clé.
• Ne laissez pas vos effets personnels en évidence (portefeuilles, sacs à main, sacoches…)
• Surveillez toujours vos téléphones portables.
• Le soir, rangez tous les objets de valeur (ordinateurs, portables, tablettes) dans un lieu fermant à
clés ou emportez-les.
• Pendant les périodes de montage et de démontage, une personne doit être continuellement
présente sur le stand. Cette personne est votre seule garantie contre le vol.
Nettoyage des véhicules
Pour poser une question ou obtenir un devis pour un nettoyage de véhicules, contactez Stéphane
LUGENBUHL, Tél. +33 (0)1 42 31 22 20, stephane@lesclesdelevenement.fr
14
Assurance
Les exposants restent seuls responsables des dommages (corporels, matériels, immatériels) qui peuvent être
causés à eux-mêmes ou à autrui, et notamment à leurs préposés, au matériel, aux agencements et aux
marchandises leur appartenant ou leur étant confiés.
L’organisateur prend en charge l’assurance globale de l’exposition en responsabilité civile et incendie. Il
appartient à chaque exposant de prendre pour son compte les assurances complémentaires qu’il juge
nécessaires.
Les exposants doivent impérativement souscrire à leurs frais une assurance tous risques et une assurance
responsabilité civile pour toute la durée de la manifestation - et ce, du début du montage jusqu’à la fin du
démontage.
Ces assurances obligatoires devront garantir :
• les marchandises exposées, les agencements et les installations de stand, les échantillons et
accessoires, les emballages,
• la responsabilité civile de l’exposant à l’égard des tiers.
Ni l’organisateur, ni Exponantes Parc des Expositions ne peuvent être tenus responsables des vols, des
pertes, avaries et tous autres dommages et dégradations des biens personnels des exposants, ni pendant
les horaires d’exploitation, ni pendant l’installation et le démontage des stands, pour quelque cause que ce
soit.
Pour connaître la règlementation de vos assurances pendant le salon, consultez dans
votre Espace Exposant la rubrique « Infos pratiques / Règlements ».
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9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
INFORMATIONS PRATIQUES
Sinistre
Aucun sinistre ne pourra être pris en charge, s’il n’a pas été déclaré à l’Accueil exposant (situé dans l’allée
couverte) du salon dans un délai de 24 heures. Toute déclaration de sinistre devra impérativement
mentionner la date, les circonstances du sinistre et le montant approximatif des dommages et devra être
accompagnée du dépôt de plainte original en cas de vol.
BUREAU DE POLICE
26 bis, rue du Champ de Tir
44000 Nantes
Tél. +33 (0)2 55 58 47 00
Restauration & traiteurs
Réceptions, cocktails et restauration sur stand
15
Les exposants sont libres de choisir le traiteur de leur choix. Cependant, pour faciliter votre participation
l’organisateur vous recommande Le Val d’Evre traiteur. C’est un traiteur local (se fournissant auprès de
producteurs locaux) qui est reconnu, depuis trois générations, pour sa qualité et son sérieux.
Ce traiteur, certifié ISO 20121, peut répondre à tous les types de prestations :
- livraison quotidienne sur stand de produits sucrés et/ou salés, lunchbags, de plateaux repas pour
vos équipes, de boissons chaudes et/ou froides, etc.
- organisation intégrale de cocktails sur stand,
- mise en place d’animations sur votre stand (dégustation d’huîtres, fontaine de chocolat, etc.)
La diversité de l’offre proposée et la capacité à répondre à vos envies spécifiques est telle que Le Val d’Evre
Traiteur vous garantit de partager avec vos visiteurs un moment unique.
Le Val d’Evre Traiteur
Votre contact privilégié est Olivia
olivia@valdevre.com
Tél. 02.40.98.80.50
Pour vous garantir une satisfaction de service optimale, l’organisateur met à
disposition de ce traiteur un espace dédié sur le Parc des expositions. Ainsi, les
livraisons sur votre stand seront à l’heure et vous pourrez, si nécessaire, commander
du réassort.
N’hésitez pas à les contacter pour lui soumettre votre projet.
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9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
INFORMATIONS PRATIQUES
Restauration sur le Parc des expositions
Nous vous proposons plusieurs formules pour déjeuner. Choisissez celle qui vous correspond le mieux !
Le Restaurant du Parc : Les Terrasses de l’Erdre
Cet espace de restauration dispose d’une capacité de 250 couverts et d’une terrasse de 150 m², situé avec
vue sur l’Erdre.
Réservations possibles au +33 (0)2 51 13 41 49.
Hôtes & Hôtesses sur stand
Si vous souhaitez réserver des hôtes(se)s pour des missions d’accueil sur votre stand, de distribution de
flyers… à temps plein ou à mi-temps, durant 1 ou plusieurs jours, nous vous recommandons de contacter
l’agence Nantaise Charlestown.
Charlotte DULON 16
Responsable Service Event & Promo
Tel : 02 72 24 05 02 - Port : 06 70 27 33 19
Mail : cdulon@charlestown.fr
Agence CHARLESTOWN
3, place Saint-Pierre - 44000 Nantes
Location de salles de réunions
Si vous avez besoin d’organiser une réunion, le Parc des Expositions peut vous louer des salles de différentes
capacités. Si vous souhaitez recevoir une proposition de location de salles, adressez votre demande à :
Adeline DENIAUD
Tél. +33 (0)2 40 52 49 71
Email : adeline.deniaud@exponantes.com
Stockage sur le Parc
Veuillez noter qu’Exponantes ne dispose pas de lieu de stockage sur le parc des expositions.
Si besoin, vous pouvez laisser le matériel dans vos camions. Ces derniers peuvent rester stationnés
gratuitement, pendant le montage et la durée du salon, sur le parking de la Terrasse S.
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9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
INFORMATIONS PRATIQUES
Hôtels pour votre séjour
Pour faciliter votre participation, l’organisateur met à votre disposition une plateforme de réservation
hôtelière. Tous sont de gammes variées et facilement accessibles par les transports publics.
Pour une réservation individuelle, découvrez les hôtels et leur localisation et réservez en ligne.
Cliquez ici pour accéder à la plateforme de réservation en ligne : http://rntp.perspectivesetorganisation.fr
Pour une réservation de groupe, contactez directement notre partenaire.
Sophie LEFEBVRE - Pauline BACHELARD
Immeuble Skyline
22, Mail Pablo Picasso, 44000 Nantes
Tél : +33 (0)3 20 61 20 34 // 06 42 11 79 26
contact@perspectivesetorganisation.com
17
Nous vous informons que dans le cadre d’une réservation collective, les frais de
dossiers s’élèvent à 12€/ personne.
Connexions Internet sur le parc
Si vous souhaitez bénéficier d’un accès à Internet, vous devez commander une prestation. Les prix ci-dessous
sont donnés à titre indicatif et peuvent varier avec ceux affichés dans la boutique en ligne.
- Connexion Wifi illimitée sur 3 jours (1 poste) : 49,20 € HT.
- Connexion Filaire illimitée sur 3 jours : 246 € HT.
- Connexion Filaire illimitée sur 3 jours + switch + paramétrage : 392,40 € HT
- Assistance technique : 559,20 € HT/jour.
Cette prestation est à commander directement depuis votre Espace Exposant.
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9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
AMÉNAGEMENTS DE STAND
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Vous avez réservé une surface nue 19
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Vous avez réservé un stand équipé
Vous êtes une start up
20
21
Vous exposez sur l’espace Club des Villes 22
AMÉNAGEMENT et Territoires Cyclables (CVTC)
DES STANDS
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Un événement organisé par GIE Objectif transport public
48 avenue du Général Leclerc - 75014 Paris - FRANCE
Tél. : +33 (0)1 48 74 04 82 - E-mail : rencontres@gietransport.com
9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
AMÉNAGEMENTS DE STAND
Vous avez réservé une surface nue
Surface nue minimum de 55 m²
Les prestations incluses dans la location de votre surface :
▪ Espace matérialisé au sol par un traçage.
Les étapes de préparation de l’aménagement de votre stand
1ère étape : votre attribution de surface
▪ Votre responsable commercial a validé avec vous votre emplacement dans le hall.
▪ Ce plan vous permet de préparer l’aménagement de votre stand avec le décorateur de votre choix.
2ème étape : le contrôle de votre plan
▪ Le plan de décoration de votre stand doit être soumis pour acceptation au Service Architecture &
Décoration du salon avant le 28 juin 2019.
19
SERVICE ARCHITECTURE & DÉCORATION DES RENCONTRES 2019
Bruno McKay
Les Clés de l’Evénement
26 rue Savier – 92240 Malakoff
bruno@lesclesdelevenement.fr
Tél. 01 42 31 22 22
Prenez connaissance de toutes les règles à suivre dans « Le Règlement de décoration
& d’architecture » dans la partie « Règlement & Formalités » de ce document.
3ème étape : validation de vos documents de sécurité, commande de vos prestations techniques
(branchements électriques, téléphonie, parking…) et logistiques (traiteur, hôtel, gardiennage…)
▪ Toutes les prestations à réserver sont à commander dans votre Espace Exposant.
Depuis votre Espace Exposant, vous pouvez gérer l’intégralité de votre participation au salon.
Consultez-le régulièrement !
Si vous confiez à un standiste, l’achat direct de vos prestations depuis votre Espace
Exposant, vous devez impérativement lui confier votre identifiant et votre mot de
passe. L’organisateur ne donnera jamais vos codes à votre prestataire.
4ème étape : votre installation sur le salon.
▪ Le vendredi 27 septembre de 8h00 à 20h00, samedi 28, dimanche 29 et lundi 30 septembre de 7h00
à 20h00. Cf. Planning des horaires en page 10.
Un événement organisé par GIE Objectif transport public
48 avenue du Général Leclerc - 75014 Paris - FRANCE
Tél. : +33 (0)1 48 74 04 82 - E-mail : rencontres@gietransport.com
9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
AMÉNAGEMENTS DE STAND
Vous avez réservé un stand équipé
Surface aménagée d’un ou de 2 côtés ouverts, obligatoire pour les stands de 9m² à 54 m².
Les prestations incluses dans la location de votre stand équipé :
▪ Structure en aluminium de 2,50 m de hauteur.
▪ Cloisons de séparation avec les espaces mitoyens
en mélaminé.
▪ Moquette grise au sol.
▪ Une enseigne exposant avec n° de stand.
▪ Coffret électrique de 3Kw*.
▪ Eclairage par spot sur rail, 3 spots pour 9m².
▪ Nettoyage quotidien et remise en état en veille
d’ouverture. 20
* Augmentation de puissance auprès du service
exposant.
Les étapes de préparation de l’aménagement de votre stand
1ère étape : votre attribution de stand
▪ Votre responsable commercial a validé avec vous votre emplacement dans le hall.
2ème étape indispensable : choix de votre aménagement et validation de vos documents de sécurité dans
votre Espace Exposant.
▪ Retrouvez vos documents à valider (Notice de sécurité et assurance).
▪ Choisissez et validez votre aménagement et la raison sociale de votre enseigne.
3ème étape : commande de vos prestations techniques (branchements électriques, téléphonie, parking…)
et logistiques (traiteur, hôtel, gardiennage…)
▪ Toutes les prestations à réserver sont à commander dans votre Espace Exposant.
Depuis votre Espace Exposant, vous pouvez gérer l’intégralité de votre participation au salon.
Consultez-le régulièrement !
4ème étape : livraison de votre stand le 30 septembre 2019 à partir de 11h00.
Un événement organisé par GIE Objectif transport public
48 avenue du Général Leclerc - 75014 Paris - FRANCE
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9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
AMÉNAGEMENTS DE STAND
Vous êtes une start up
Surface aménagée de 6 m².
• Moquette au sol.
• Un comptoir d’accueil.
• Deux tabourets hauts.
• Une enseigne exposant avec votre raison sociale.
• Un branchement électrique de 3 Kw.
• Eclairage 2 spots sur rail.
• Une connexion Internet wifi partagée par l’ensemble de l’espace start up.
• Un nettoyage quotidien et remise en état en veille d’ouverture.
Les étapes de préparation de l’aménagement de votre stand 21
1ère étape : votre attribution de stand
▪ Votre responsable commercial a validé avec vous votre emplacement dans l’Espace Start up.
2ème étape indispensable : choix de votre aménagement et validation de vos documents de sécurité dans
votre Espace Exposant.
▪ Retrouvez vos documents à valider (Notice de sécurité et assurance).
▪ Choisissez et validez votre aménagement et la raison sociale de votre enseigne.
3ème étape : commande de vos prestations techniques (branchements électriques, téléphonie, parking…)
et logistiques (traiteur, hôtel, gardiennage…)
▪ Toutes les prestations à réserver sont à commander dans votre Espace Exposant.
Depuis votre Espace Exposant, vous pouvez gérer l’intégralité de votre participation au salon.
Consultez-le régulièrement !
4ème étape : livraison de votre stand le 30 septembre 2019 à partir de 11h00.
Un événement organisé par GIE Objectif transport public
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9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
RÈGLEMENT & FORMALITÉS
Vous exposez sur l’espace Club des Villes et Territoires Cyclables
Surface aménagée de 9 à 18 m².
Les prestations incluses dans la location de votre stand équipé :
▪ Structure en aluminium de 2,50 m de hauteur,
remplissage en mélaminé blanc.
▪ Moquette sol.
▪ Un ensemble mobilier comprenant une table et
deux chaises.
▪ Une enseigne drapeau avec impression numérique
à votre nom recto/verso et numéro de stand.
▪ Eclairage par spot sur rail.
▪ Remise en état en veille d’ouverture et nettoyage
quotidien (poubelle ramassée, moquette aspirée).
▪ Attention : pas de bloc électrique compris. 22
Vous pouvez le commander dans votre Espace
Exposant.
Les étapes de préparation de l’aménagement de votre stand
1ère étape : votre attribution de stand
▪ Votre emplacement dans le hall a été validé avec l’agence Les Clés de l’Evénement.
2ème étape indispensable : choix de votre aménagement et validation de vos documents de sécurité dans
votre Espace Exposant.
▪ Retrouvez vos documents à valider (Notice de sécurité et assurance).
▪ Choisissez et validez votre aménagement et la raison sociale de votre enseigne.
3ème étape : commande de vos prestations techniques (branchements électriques, téléphonie, parking…)
et logistiques (traiteur, hôtel, gardiennage…)
▪ Toutes les prestations à réserver sont à commander dans votre Espace Exposant.
Depuis votre Espace Exposant, vous pouvez gérer l’intégralité de votre participation au salon.
Consultez-le régulièrement !
4ème étape : livraison de votre stand le 30 septembre 2019 à partir de 11h00.
Votre interlocuteur privilégié pour cet espace est : Bruno McKAY
Tél. +33(0)1 42 31 22 22 // bruno@lesclesdelevenement.fr
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9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
RÈGLEMENT & FORMALITÉS
[ pages ]
Règlement de décoration & d’architecture 24
❹
Règlement général du Salon
Notice de sécurité : exposants
28
31-32
Notice et Règles de sécurité générales 33-43
RÈGLEMENT & Accessibilité des personnes handicapées au
sein des salons
44
Déclaration de matériel en fonctionnement 45
FORMALITÉS
Fiche véhicules exposés
Badge montage/démontage
46
47
Consignes de tri des déchets 48
23
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9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
RÈGLEMENT & FORMALITÉS
RÈGLEMENT DE DÉCORATION & D’ARCHITECTURE
Pour une tenue du Salon conforme aux règles de sécurité, il est obligatoire de soumettre, pour accord, par
courrier ou email les plans d’aménagement du stand. Ceux-ci devront obligatoirement comporter les
éléments suivants :
• Plan « vue de dessus » avec les mentions d’échelle, de cotes et du positionnement des retraits
mitoyenneté + allée).
• Plan « en coupes » avec les mentions d’échelle, de cotes et de hauteurs des volumes projetés.
Tout projet qui ne respecterait pas les règles fixées sera refusé et à fortiori, tout stand monté sans accord
du Service Architecture des Rencontres nationales du transport public 2019 faire l’objet d’une mise en
conformité ou pourra être démonté, aux frais de l’exposant.
24
SERVICE ARCHITECTURE RENCONTRES 2019
Bruno McKay
Les Clés de l’Evénement
26 rue Savier – 92240 Malakoff
bruno@lesclesdelevenement.fr
Tél. 01 42 31 22 22
Le règlement de décoration et d’architecture des Rencontres Nationales du Transport Public 2019 recense
les normes de présentation et d’aménagement des stands établies pour garantir la bonne tenue du salon et
un confort de visite optimal. Les stands réutilisés sont soumis au Règlement d’Architecture 2019 comme les
stands nouvellement construits. Ils doivent respecter les retraits et hauteurs demandés et doivent être
validés par le Service Architecture. Aucun accord passé entre exposants ne sera autorisé, seul le Service
Architecture ou l’organisateur sera habilité à pouvoir déroger après une demande écrite.
Les pr ojets de stands doivent impérativement êtr e validés aupr ès de
Bruno McKay avant le 28 JUIN 2019, au plus tard :
bruno@lesclesdelevenement.fr
ou par c ourrier à l’adr esse postale ci-dessus .
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Tél. : +33 (0)1 48 74 04 82 - E-mail : rencontres@gietransport.com
9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
RÈGLEMENT & FORMALITÉS
❶ CONSTRUCTION, AMÉNAGEMENT DES STANDS & INSTALLATION DES MATÉRIELS
• CONSTRUCTION ET AMÉNAGEMENT : HAUTEUR DES STANDS ET ENSEIGNES
Les élingages et l es suspensi ons sont interdi ts dans tous les halls du
salon.
Hauteur maximale des stands et supports publicitaires : 3,20 m (hauteur donnée par rapport au sol du hall).
Toute construction plus haute (5,5 m maximum) est soumise à l’accord écrit de l’organisateur, et doit être
faite en observant un retrait de 1,5 m par rapport aux bords du stand.
25
Les stands à étage ne sont pas autorisés.
L’organisateur se réserve le droit de faire modifier tout projet qui ne remplirait pas les critères
précédemment énoncés ou qui nuirait à la visibilité des stands voisins ou de l’exposition générale.
Un projet considéré comme ne remplissant pas les critères, et devant être retravaillé, doit être présenté à
nouveau au plus tard le 12 juillet 2019.
• CONSTRUCTION ET AMÉNAGEMENT : AMÉNAGEMENT EN FAÇADE
L’édification de mur ou d’écran constitués par des cloisons ou des parois de bureaux ou locaux annexes,
nuisant à la vue d’ensemble des halls, masquant les stands voisins ou entravant la libre circulation des
visiteurs sur le stand est interdite.
En cas de vis-à-vis, les cloisons ne doivent pas fermer plus de 50 % de la longueur du stand. Les parties vitrées
(à voir selon les cas, le vitrage non dépoli est souvent un compromis), rideaux, voilage, adhésif dépoli, cloison
à mi-hauteur… ne seront pas considérés comme des ouvertures. A contrario, les ouvertures s’entendent
comme des unités de passage physiques.
‐ Toute fermeture au-delà des 50 % devra respecter un retrait de 2 m par rapport aux allées de
circulation.
‐ Les faces donnant sur les stands voisins doivent être peintes ou habillées.
Le gros mobilier, l’agencement principal, les stands et les aménagements de plancher légers en
superstructures ne doivent en rien faire obstacles au bon fonctionnement des installations de désenfumage,
de détection ou à l’accessibilité des moyens de secours mobiles (ex. RIA).
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9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
RÈGLEMENT & FORMALITÉS
• CONSTRUCTION ET AMÉNAGEMENT : VELUMS, STANDS COUVERTS ET PLAFOND
Les vélums sont autorisés à condition d’être en matériaux de catégorie M1.
Ces vélums doivent être pourvus de système d’accrochage suffisamment nombreux ou d’armatures de
sécurité suffisantes pour empêcher leur chute éventuelle pendant l’évacuation éventuelle du public (AM10).
Les stands avec un plafond, un faux-plafond ou un vélum plein, doivent avoir une surface inférieure à
300 m², être distants entre eux d’au moins 4 m, totaliser une surface de plafonds et faux-plafond (y compris
celle des niveaux en surélévation) au plus égale à 10 % de la surface du niveau concerné.
Si la surface de ces stands couverts est supérieure à 50 m², chacun d’entre eux doit avoir des moyens
d’extinction propres et appropriés accessibles en permanence, pendant l’ouverture au public, par au moins
un agent de sécurité.
• INSTALLATION DES MATÉRIELS
Les matériels exposés ne doivent causer aucune gêne ou préjudice aux stands voisins. Aucun matériel ne
doit dépasser de la surface du stand. Le matériel supérieur à 3.50 m devra respecter un retrait de 1.5 m 26
avec les stands voisins.
La livraison de matéri els, véhicul es … nécessitant l ’i nter venti on d ’un
grutage, l ’i nstall ation devra impérativement être faite pour le 28
septembre 2019 au pl us tard.
• CONSTRUCTION ET AMÉNAGEMENT : ACCUEIL DES PERSONNES À MOBILITÉ RÉDUIRE
L’accueil des personnes à mobilité réduire (PMR) doit être pris en compte lors de la conception du stand.
Dans un souci de non-discrimination, les personnes en situation de handicap doivent pouvoir avoir accès aux
mêmes prestations que les personnes « valides » qu’elles soient seules ou accompagnées. L’objectif est donc
de veiller à ce que l’ensemble du stand et de ses équipements et services soient parfaitement accessibles
par toutes les formes de handicap.
Ainsi, le concepteur du stand doit particulièrement veiller à la hauteur maximum des ressauts, aux
pourcentages d’inclinaison des pentes et des devers, à la largeur des circulations à l’intérieur des stands, à
la suppression des obstacles à hauteur de visage et à la hauteur des comptoirs, etc.
• CONSTRUCTION ET AMÉNAGEMENT : CUSINE ET INSTALLATIONS DESTINÉES À LA
RESTAURATION
Pour les besoins suivants : chauffe, remise en température (étuves, bain-marie, plaques à induction, etc.),
vous devez vous rapprocher d’Exponantes, Jean-Christian LERAT, 02.40.52.08.11 pour valider la faisabilité
de l’installation envisagée.
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9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
RÈGLEMENT & FORMALITÉS
❷ SOL ET MURS DES HALLS
Il est strictement interdit de percer, visser, clouer, sceller dans les murs, les sols et les vitrages des halls.
D’autre part, il est interdit de peindre ou de marquer les murs, les piliers et les sols des halls.
Charges admissibles des planchers au m² des halls 1, 2, 3 et 4 : 1 000 kg/m².
Afin de protéger l’aspect des sols des halls d’exposition, Exponantes impose l’utilisation de scotch double
face « sols fragiles » pour la pose des revêtements de sols.
Tous les détritus (moquette, adhésif…) doivent être retirés. Les dégâts constatés lors du démontage des
stands seront facturés à l’exposant responsable.
L’exposant est lui-même responsable pour ses prestataires : décorateurs, installateurs, entrepreneurs…
❸ ANIMATIONS SONORES
27
Les exposants qui désirent utiliser des moyens de sonorisation sur leur stand doivent obligatoirement
respecter une norme dans le but de limiter les nuisances pouvant gêner leurs stands voisins.
La puissance ray onnée par les él éments de décor ation ou d’animation
ne devra dépass er 80 dB(A) (valeur mesurée dans une zone de 2,50
mètres autour du stand).
Nous vous demandons donc de respecter le niveau sonore indiqué ci-dessus et cela sans aucune exception,
même de courte durée. L’organisateur se réserve toutes dispositions pour faire cesser chaque violation de
ce règlement.
❹ INSTALLATION ÉLECTRIQUES DES STANDS
L’alimentation en énergie électrique de chaque stand est réalisée à partir des installations fixes du parc
Exponantes, à travers des installations semi-permanentes. Chaque installation semi-permanente comprend,
pour que stand, le câble électrique d’alimentation et le coffret de livraison adaptée à la puissance demandée
par l’exposant. Un branchement ne peut desservir qu’un seul stand.
Les installations électriques des stands, notamment l’éclairage et les réseaux de prises de courant, doivent
être réalisées en conformité avec la réglementation, dans le respect des normes et arrêtés (norme NF C 15-
100, en vigueur et arrêté du 25 juin 1980).
Pour des raisons de sécurité, il est formellement interdit d’utiliser les installations privées d’Exponantes
(caniveaux des halls, caniveaux d’eau, etc.) pour le passage des câbles électriques des stands.
Pendant la mise sous tension des stands, une permanence, est assurée par Exponantes, si besoin.
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9 avril 2019GUIDE DE L’EXPOSANT
RÈGLEMENTS ET FORMALITÉS
RÉGLEMENT GÉNÉRAL DU SALON
1. Organisateur
GIE Objectif transport public
78 avenue du Général Leclerc – 75014 Paris – France
Tél. +33 (0)1 48 74 04 82
Email : rencontres@gietransport.com
N° Siret : 483 192 340 000 22 – APE 8230Z
TVA intracommunautaire : FR11483192340
2. Durée et lieu de la manifestation
Nantes – Exponantes, Parc de la Beaujoire
‐ Montage : du 27 au 30 septembre 2019
‐ Salon : du 1er au 3 octobre 2019
‐ Démontage : du 3 au 4 octobre 2019
28
3. Inscription et conditions de paiement
L’inscription est à faire uniquement sur le formulaire intitulé « Bon de commande ». Avec son inscription,
l’exposant reconnaît avoir pris connaissance du présent règlement et l’accepter. Il se conformera au
Règlement en vigueur au moment du Salon et au guide technique accessibles sur le site de l’événement.
Sauf accord express et écrit de l’Organisateur, il ne pourra pas être tenu compte des conditions posées
et/ou des réserves faites par les exposants sur le bon de commande lors de leur inscription. Les demandes
spéciales d’emplacement seront prises en compte dans la mesure du possible. Elles ne pourront
néanmoins être érigées en condition de participation. L’inscription engage l’Exposant, elle est enregistrée
à réception du « Bon de commande » précisant les surfaces souhaitées. L’Exposant devra verser
l’acompte correspondant à 50 % des sommes dues à réception de la facture établie par l’Organisateur
sur la base du bon de commande.
Les 50 % restants (solde de la facture) sont à verser au plus tard 10 semaines avant le Salon, soit le 28
juin 2019.
L’organisateur pourra refuser l’accès du Salon à tout exposant n’ayant pas réglé la totalité de sa facture
dans le mois qui précède la tenue du Salon. Les exposants n’ayant pas réglé la totalité du montant de leur
location à la date limite (10 semaines avant la tenue du Salon) se verront imposer, cumulativement :
un intérêt de retard correspondant au taux de refinancement semestriel de la Banque
Centrale Européenne (BCE) majoré de 5 points, applicable dès la date d’exigibilité des sommes dues,
une pénalité de retard correspondant à 5 % du solde restant dû TTC,
40 € de frais de traitement de dossier.
4. Inscription
Le bon de commande dûment rempli et signé doit être transmis à :
GIE Objectif transport public, 48 avenue du Général Leclerc – 75014 Paris – France
Tél. : +33 (0)1 48 74 04 82 - E-mail : commercial@gietransport.com
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48 avenue du Général Leclerc - 75014 Paris - FRANCE
Tél. : +33 (0)1 48 74 04 82 - E-mail : rencontres@gietransport.com
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