GUIDE DU GESTIONNAIRE - en Service d'animation estivale - Conseil Sport et Loisir de l'Estrie
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GUIDE DU GESTIONNAIRE
en Service d’animation estivale
// PRÉSENTATION
Conception et rédaction par le Conseil Sport Loisir de l’Estrie, en
collaboration avec ces partenaires, dont la réalisation fut possible
grâce au financement du Fonds régional d’investissement jeunesse du
Forum jeunesse Estrie.
5182, boulevard Bourque, Sherbrooke (Québec) J1N 1H4
Téléphone : 819 864-0864 / Télécopieur : 819 864-1864 / www.csle.qc.ca / csle@abacom.com
// INTRODUCTION AU GUIDE
Le Guide du gestionnaire en Service d’animation estivale
est une réalisation du
COORDINATION
Isabelle Côté, Conseil Sport Loisir de l’Estrie
Geneviève Mathieu, Conseil Sport Loisir de l’Estrie
RÉDACTION
Isabelle Côté, Conseil Sport Loisir de l’Estrie
Diane Groleau, Carrefour jeunesse-emploi du Haut-Saint-François
Véronique Labbée, Carrefour jeunesse-emploi du Haut-Saint-François
Geneviève Mathieu, Conseil Sport Loisir de l’Estrie
Nathalie Poirier, Consultante en loisir
Émilie Roy, Conseil Sport Loisir de l’Estrie
RÉVISION LINGUISTIQUE
Émilie Roy, Conseil Sport Loisir de l’Estrie
Marie-Claude Cyr, Conseil Sport Loisir de l’Estrie
CONCEPTION GRAPHIQUE
Geneviève Patoine, Graphisme et Design Graphique
Marie-Claude Cyr, Conseil Sport Loisir de l’Estrie
Le genre masculin est utilisé uniquement comme générique sans discrimination et à la
seule fin d’alléger le texte.
Le Conseil Sport Loisir de l’Estrie autorise la reproduction totale ou partielle de l’ensemble des textes
et outils du présent guide, à condition qu’on y lise la mention suivante : Source : Guide du
gestionnaire en Service d’animation estivale, Conseil Sport Loisir de l’Estrie, 2016.
ÉDITION 2016 // Guide du gestionnaire en Service d’animation estivale 2
// PRÉSENTATION
La réalisation de ce guide n’aurait pu être possible sans la contribution de plusieurs partenaires.
// MERCI AUX PARTENAIRES FINANCIERS :
Emploi-Québec
Forum Jeunesse Estrie
// MERCI AUX INTERVENANTS des territoires pour leur soutien et leur partage d’expertise :
Martine Auray QEF régional Marie-Ève Mailhot Val-en-Forme
Danika Bédard Haut-Saint-François en Forme Isabelle Mercieca Memphré en mouvement
Patricia Carrier MRC du Granit Steve Pelletier MRC des Sources
Sophie Dorval CAL QEF MRC du Granit Nathalie Poirier CÉGEP Beauce-Etchemin
Claudia Lavigne Manger, Rire et Courir MRC Sébastien Tison MRC du Haut-Saint-François
de Coaticook François Séguin Ville de Richmond
Manon Leroux Haut-Saint-François en Forme
// MERCI AUX ORGANISMES qui ont gracieusement permis d’incorporer leurs outils au guide :
Association des camps du Québec Loisir et Sport Montérégie
Association québécoise du loisir municipal Société de sauvetage
Kino Québec Observatoire québécois du loisir
Fédération québécoise des centres Vélo Québec
communautaires de loisir Conseil québécois du loisir
Ce guide a été conçu pour accompagner et pour soutenir les responsables des Services d’animation estivale en milieu
rural ainsi que pour les élus municipaux qui ont l’intention d’offrir un tel programme auprès de leur communauté.
Ce guide n’a pas la prétention de répondre à tous les besoins des gestionnaires qui opèrent un Service d’animation
estivale (SAE). Il se veut simplement un outil facilitant et simplifiant sa mise en place et sa gestion.
Voici les objectifs du guide :
• Informer le milieu des ressources à déployer pour offrir un Service d’animation estivale;
• Proposer au gestionnaire des étapes à la mise en place d’un programme d’animation estivale;
• Offrir une grande quantité d’outils administratifs adaptables pour aider les gestionnaires dans la gestion du
service;
• Sensibiliser le gestionnaire à l’importance d’accueillir, d’encadrer, de soutenir, de motiver et d’évaluer le
personnel;
• Aviser le gestionnaire de la sécurité, de la réglementation, des lois et des normes qui régissent le monde des
camps.
Le guide est remis gratuitement aux membres du Conseil Sport Loisir de l’Estrie via une clé USB. Sa mise à jour est
disponible sur le site Internet du CSLE au : www.csle.qc.ca, dans la section Accès aux membres.
Bonne lecture et bons succès!
Conseil Sport Loisir de l’Estrie
MISE EN GARDE :
Au moment de sa conception, l’information inscrite dans ce guide a été vérifiée. Toutefois, il est de la responsabilité du gestionnaire de valider
les dernières mises à jour de l’information, auprès des instances concernées. Le Conseil Sport Loisir de l’Estrie et ses partenaires se dégagent
de toute responsabilité à cet égard.
ÉDITION 2016 // Guide du gestionnaire en Service d’animation estivale 3
// PRÉSENTATION
// LE CONTENU DU GUIDE ET SON UTILISATION
Le guide est divisé en six volets :
LA GESTION DU LA
PERSONNEL PRÉPARATION
LA SÉCURITÉ ET LA PRÉSENTATION LES
RÈGLEMENTATION DU GUIDE FINANCES
LA LA
CLIENTÈLE PROGRAMMATION
CHANSONS JEUX ET
ACTIVITÉS
Pour chaque volet, plusieurs thèmes sont abordés et une boîte à outil est disponible. Les outils sont, pour la plupart,
présentés en versions Word ou Excel afin qu’ils soient prêts à être utilisés par le gestionnaire. Il suffit simplement
d’apporter les modifications afin qu’ils soient à l’image et collés à la réalité du SAE de la communauté.
ÉDITION 2016 // Guide du gestionnaire en Service d’animation estivale 4
// PRÉSENTATION
LES VOLETS LES THÈMES LES OUTILS
B1-1 Agenda du gestionnaire 2016-2020
B1-1B Agenda perpétuel
Il était une fois Caroline, une gestionnaire B1-2 Formulaire d’inscription
Déterminer les objectifs du camp B1-2B Formulaire dinscription simplifié
Planifier à partir d’un échéancier B1-2C Fiche dinscription type - ACQ
LA PRÉPARATION Identifier les besoins en ressources
humaines, financières et matérielles
B1-3 Fiche de santé
B1-4 Entente de partenariat
Élaborer des ententes de partenariat B1-5 Cadre de référence des camps de jour
Faire la promotion du SAE B1-5B Les 10 outils incontournables du Cadre de référence
Organiser les inscriptions B1-6 Publicité d’un SAE
B1-7 Fiche d’évaluation des besoins – ACQ
B1-8 Politique d’adhésion et de certification de ACQ
Portrait des sources de revenus et de
dépenses des SAE
B2-1 Budget
Planifier le budget
B2-2 Soumission - autobus
Identifier les ressources disponibles
B2-3 Soumission - équipement
Demander des commandites
LES FINANCES Tenir le livre comptable B2-4 Soumission - professionnel
B2-5 Demande de commandite
Gérer la paie
B2-6 Bulletin de paie
Émettre les relevés
Écrire un rapport financier
B3-1 Offre d’emploi - animateur
B3-2 Offre d’emploi - coordonnateur
B3-3 Offre d’emploi - accompagnateur
B3-4 Offre d’emploi - sauveteur
B3-5 Formulaire de demande d’emploi
B3-6 Grille d’entrevue individuelle - animateur
Il était une fois Samuel, un animateur
B3-7 Grille d’entrevue individuelle - coordonnateur
Déterminer les besoins en personnel
B3-8 Grille d’entrevue de groupe – animateur
Description des postes d’emploi
B3-9 Grille d’entrevue écrite - animateur
LA GESTION DU Sélectionner le personnel
B3-10 Formule de vérification de références
Former le personnel
PERSONNEL Accueillir le personnel
B3-11 Contrat de travail
B3-12 Guide d’accueil des animateurs
La motivation
B3-13 Grille d’évaluation du personnel
La communication
B3-14 DAFA - Formation du personnel
La valorisation de l’animation estivale
B3-15 Évaluation de l’animateur
Évaluer le personnel
B3-16 Évaluation du coordonnateur
B3-17 Utilisation d’un téléphone intelligent
B3-18 Photos et médias sociaux
B6-6 Coffre à outils pour l’embauche d’accompagnateurs
ÉDITION 2016 // Guide du gestionnaire en Service d’animation estivale 5
// PRÉSENTATION
B4-1 Procédure de réservation – sortie
B4-2 Avis aux parents – sortie
B4-3 Feuille de présences
B4-4 Évaluation d’une activité spéciale
B4-5 Évaluation du SAE et sondage d’appréciation
La programmation, étape par étape B4-6 Programmation journalière et hebdomadaire
B4-7 Programmation hebdomadaire
LA Créer une thématique
B4-8 Programmation saisonnière
Choisir les jeux, les activités et les grands jeux
PROGRAMATION Promouvoir les saines habitudes de vie B4-9 Exemple de thématique – Le monde des étoiles
Planifier les sorties extérieures B4-10 Exemple de thématique – Histoire de famille
Rapport d’évaluation B4-14 Cadre de référence pour la sécurité dans les sorties (Gestionnaires)
Bilan de fin de saison B4-15 Guide pratique pour la sécurité dans les sorties(Animateurs)
B4-18 Les bases du développement moteur des enfants
B4-19 Manuel d’organisation de clubs de plein air pour les adolescents
B4-20 Guide pour des randonnées réussies
B4-21 Table des matières dun rapport d’activités
B4-22 VQ_Guide_VeloMontagne pour camps de vacances
Jeux avec matériel Alimentation
spécifique Grands jeux
Consultez les différents répertoires de jeux en ligne au
JEUX ET ACTIVITÉS Jeux culturels
Jeux scientifiques
Olympiades
Jeux en cas de pluie
csle.qc.ca ou sur la clé USB.
Activités physiques Jeux de sauvetage
Volume 1 - 60 chansons
CHANSONS Répertoire de chansons
Volume 2 - 54 chansons
B5-1 Guide de procédures d’urgence
B5-2 Rapport d’accident - d’incident - bris d’équipement
B5-3 Lettre aux parents en cas d’incident
B5-4 Fiche de santé
B5-5 Contenu d’une trousse de premiers soins
Les lois et les normes B5-6 Aide-mémoire en cas d’urgence
Les abus et la violence B5-7 Grille - prise journalière de médicaments
LA SÉCURITÉ ET LA Les assurances B5-8 Guide pour la prévention de l’intimidation, de la violence et des
agressions sexuelles (gestionnaires)
RÈGLEMENTATION Offrir un lieu sécuritaire
B5-9 Brochure pour la prévention de l’intimidation, de la violence et des
Prévenir les risques agressions sexuelles (animateurs)
Le code d’éthique B5-10 Guide d’encadrement sécuritaire des groupes d’enfants en milieu
aquatique
B5-11 Dépliant Assurez votre plaisir!
B4-14 Cadre de référence pour la sécurité dans les sorties (gestionnaires)
B4-15 Guide pratique pour la sécurité dans les sorties
(animateurs)
B1-7 Fiche d’évaluation des besoins – ACQ
B6-1 Guide des parents
B6-2 Formation des accompagnateurs
B6-3 Guide d’outils pratiques pour l’accompagnement en loisir dans les
camps de jour
B6-4 Guide pratique pour établir des règles de comportement avec votre
groupe
Les parents B6-5 Guide pratique pour mettre fin aux injures
LA CLIENTÈLE Les enfants B6-6 Coffre à outils pour l’embauche d’accompagnateurs
Les enfants aux comportements problématiques B6-7 Outils pour l’intégration d’enfants handicapés
Les enfants handicapés B6-8 Cadre de référence en accessibilité au loisir
B6-9 AlterGo - Guide Parent
B6-10 Bulletin de l’OQL : Assurer les conditions optimales du vécu des
accompagnateurs
B1-7 Fiche d’évaluation des besoins - ACQ
B4-18 Les bases du développement moteur des enfants
ÉDITION 2016 // Guide du gestionnaire en Service d’animation estivale 6
// PRÉSENTATION
// COUP D’ŒIL SUR LES SERVICES D’ANIMATION ESTIVALE
En 2010, le CSLE a tenu une vaste campagne de consultation auprès des gestionnaires et du personnel estival afin
d’établir le portrait 2010 des SAE. Les données ont été recensées auprès de 57 gestionnaires de Service d’animation
estivale, soit 84 % des SAE existants chez nous, et de 130 jeunes occupant un emploi d’animateur. Le sondage
abordait cinq volets de la gestion d’un SAE : la structure organisationnelle, la clientèle, les ressources matérielles,
humaines et financières. Voici quelques faits saillants du portrait illustrant les « bons coups » de chez nous et les volets
à améliorer pour un meilleur service.
// SAVIEZ-VOUS QUE…
On dénombre plus de 69 Services d’animation estivale (SAE) en Estrie dont 77 % sont de types
municipaux et plus de 87 % sont en milieu rural ou semi urbain.
L’investissement moyen d’un SAE par enfant est semblable d’un type de milieu à l’autre : milieu rural,
semi urbain ou urbain.
C’est en milieu semi urbain que l’on observe le coût d’inscription moyen le plus élevé, soit 177 $
par enfant : en milieu urbain, il est de 115 $ et de 132 $ en milieu rural.
Le taux horaire moyen de l’animateur est de 9,97 $, ce qui est légèrement supérieur au salaire minimum.
// LES BONS COUPS
Près de 7 000 jeunes âgés entre 5 et 15 ans ont été inscrits à un SAE en 2010, ce qui représente près de
29 % de la population estrienne du même âge. Au Québec, cette proportion est de 23 %.
Sept SAE sur dix ont une entente scolaire-municipale dont les principaux objets sont l’utilisation des locaux
et du matériel sportif.
97 % des SAE offrent des sorties et des activités spéciales, pour une moyenne estrienne de 4,7 sorties et
activités spéciales par SAE.
Diverses données démontrent une préoccupation sérieuse de la sécurité. 100 % des SAE fournissent une
trousse de premiers soins à leur personnel et 93 % exigent une fiche de santé des enfants.
91 % du personnel des SAE ont reçu une formation en premiers soins, alors que la proportion québécoise
est de 78 %.
En milieu rural, 98 % des animateurs ont suivi une formation en animation. Ce pourcentage est de 88 %
pour l’ensemble de l’Estrie.
Au niveau de l’encadrement du personnel, on constate que 88 % des SAE évaluent leur personnel.
99 % du personnel estival est supervisé par une ressource qu’elle soit bénévole ou rémunérée.
Le ratio moyen « d’animateur par enfant » est de 1 / 13 en Estrie, alors qu’il est de 1 / 15 ailleurs
au Québec.
ÉDITION 2016 // Guide du gestionnaire en Service d’animation estivale 7// PRÉSENTATION
// LES AMÉLIORATIONS À FAIRE
Contrairement au milieu urbain, le fonctionnement des SAE en milieu rural est plus dépendant des
différentes subventions. De plus, l’apport des municipalités est moindre avec un taux de 24 % des sources
de revenus par rapport à 45 % en milieu urbain.
Une bonne planification et une bonne gestion permettent d’offrir une meilleure qualité de service.
En milieu rural, 40 % des SAE ne comptent pas sur la présence d’un coordonnateur. Parmi ceux qui ont la
chance d’avoir cette ressource, la plupart d’entres elles ont reçu une formation en coordination et elles sont
engagées à temps partiel.
Au plan du personnel travaillant en milieu rural, seulement :
36 % signent un contrat de travail avec leur employeur;
44 % reçoivent un guide d’accueil;
59 % doivent respecter un code de vie de l’animateur;
38 % ont un code vestimentaire.
La moitié des SAE en milieu rural distribue un guide du parent; le taux passe à 63 % en milieu semi urbain
et 100 % en milieu urbain.
Au niveau de l’accès aux équipements, seulement un SAE sur trois a accès à une aire de baignade en milieu rural.
Sur le plan des qualifications, on observe que plus du tiers du personnel d’animation en milieu semi urbain
n’a reçu aucune formation.
43 % des SAE ne rémunèrent pas leurs employés pendant la formation. De ce nombre, 32 % offrent de la
reprise de temps pendant l’été.
En ce qui a trait à la préparation et à la planification, on constate que 77 % des SAE offrent une ou
plusieurs périodes de planification avant le début de l’été. Toutefois, seulement 59 % offrent une ou des
périodes de planification pendant l’été.
Seulement 26 % des SAE valorisent le travail en animation estivale en organisant une activité pour le personnel.
ÉDITION 2016 // Guide du gestionnaire en Service d’animation estivale 8// PRÉSENTATION
// QUELQUES FAITS SAILLANTS
Les données du tableau suivant ont été compilées selon la taille des municipalités et regroupées en trois groupes :
le milieu urbain : 10 000 personnes et plus
le milieu semi urbain : 2 500 à 9 999 personnes
le milieu rural : moins de 2 500 personnes.
Un simple coup d’œil permet d’identifier rapidement par type de milieu les forces et les aspects à améliorer.
GÉNÉRAL URBAIN SEMI RURAL ESTRIE
URBAIN
Nombre de SAE répondants 7 sur 9 16 sur 16 34 sur 44 57 sur 69
Nombre d’inscriptions (5-15 ans) 3 696 1 657 1 162 6 515
Nombre d’enfants inscrits à un SAE / nombre total (%) 30,8 % 27,1 % 26 % 29,2 %
Nombre moyen d’enfants par SAE 528 104 34 114
LIEUX LES PLUS FRÉQUENTÉS
Parc 100 % 100 % 79,4 % 87,7 %
Modules de jeu 100 % 81,3 % 64,7 % 73,7 %
Terrain de balle/soccer 86 % 93,8 % 76,5 % 82,5 %
Piscine ou lac 100 % 87,5 % 35,3 % 57,9 %
RESSOURCES FINANCIÈRES
Coût d’inscription moyen pour l’été (1er enfant) 115 $ 177 $ 132 $ 143 $
Coût moyen du service de garde pour l’été (1er enfant) 114 $ 122 $ 70 $ 100 $
Coût de fonctionnement moyen d’un SAE par enfant 264 $ 330 $ 251 $ 267 $
Taux horaire moyen de l’animateur 11,31 $ 9,87 $ 9,68 $ 9,97 $
Taux horaire moyen du coordonnateur 14,51 $ 12,68 $ 12,43 $ 12,95 $
Revenus moyens 170 662 $ 25 131 $ 10 056 $ 36 411 $
Inscriptions 47 % 48 % 48 % 48 %
Subvention 4% 14 % 23 % 8%
Municipalité 45 % 34 % 24 % 40 %
Autres (autofinancement, org. privé, etc.) 4% 4% 5% 4%
Dépenses moyennes 175 857 $ 33 117 $ 13 357 $ 42 613 $
Ressources humaines 78 % 76 % 73 % 77 %
Sorties et transport 15 % 14 % 21 % 16 %
Ressources matérielles 7% 11 % 6% 7%
ÉDITION 2016 // Guide du gestionnaire en Service d’animation estivale 9// PRÉSENTATION
RESSOURCES HUMAINES URBAIN SEMI RURAL ESTRIE
URBAIN
Nombre moyen de coordonnateurs par SAE 3,14 1,06 0,6 1,05
% de SAE n’ayant aucun coordonnateur 0% 13 % 41,2 % 28,1 %
Nombre moyen d’animateurs par SAE 41 6,6 2,6 8,7
% approximatif de rétention des employés** 56,1 % 68,4 % 60,7 % 60 %
Âge du personnel*
15 ans et moins 1,3 % 14,3 % 14,7 % 7%
16 à 19 ans 50,2 % 70,5 % 58,1 % 56,2 %
20 ans et plus 48,5 % 15,2 % 27,2 % 36,8 %
Formation
Animateurs ayant suivi une formation 93 % 68,9 % 96,6 % 87,7 %
Coordonnateurs ayant suivi une formation 27,3 % 47,1 % 52,3 % 41,7 %
Employés** ayant suivi une formation en secourisme 95,8 % 84,4 % 82,4 % 90,8 %
Enfants
Ratio moyen (animateurs temps plein et temps partiel) 1 / 13,6 1 / 13,5 1 / 14 1 / 13,8
Nombre moyen d’enfants problèmes 1 / 15 1 / 15 1 / 19 1 / 15
Trouble de comportement 89,8 % 43,6 % 38,3 % 70,6 %
Santé mentale 1,2 % 32,7 % 15 % 11,3 %
* Personnel : coordonnateurs, animateurs, aide-animateurs, bénévoles, accompagnateurs et sauveteurs.
** Employés : coordonnateurs et animateurs seulement.
!
LE RAPPORT COMPLET DE LA CONSULTATION ET LES DONNÉES COMPILÉES
PAR TERRITOIRE DE MRC SONT DISPONIBLES. FAITES-EN LA DEMANDE!
ÉDITION 2016 // Guide du gestionnaire en Service d’animation estivale 10// NOTE ÉDITION 2016 // Guide du gestionnaire en Service d’animation estivale 11
// RÉFÉRENCES
SOUTIEN RÉGIONAL SOUTIEN DANS LES MRC
CONSEIL SPORT LOISIR DE L’ESTRIE MRC DE COATICOOK
csle@abacom.com www.mrcdecoaticook.qc.ca
5182, boulevard Bourque, Téléphone : 819 849-9166, poste 29
Sherbrooke (Québec) J1N 1H4
Téléphone : 819 864-0864 MRC DU GRANIT
Télécopie : 819 864-1864 www.mrcgranit.qc.ca
Internet : www.csle.qc.ca Téléphone : 819 583-0181, poste 126
COMITÉ LOISIR DE LA MRC DU
TYPE DE SOUTIEN OFFERT HAUT-SAINT-FRANÇOIS
· Formations du Programme DAFA www.mrchsf.com
· Formation en secourisme Téléphone : 819 560-8400, poste 2181
· Formation sur mesure (groupe de 10 pers. et +)
· Rencontres d’échanges entre les gestionnaires de camps
· Soutien au démarrage d’un camp MRC DES SOURCES
· Soutien ponctuel lors de saison estivale www.mrcdessources.com
· Sondage (profil des SAE, aux parents) Téléphone : 819 879-6661, poste 225
· Recherche de ressources spécialisées
· Accompagnement lors des entrevues
VILLE DE SHERBROOKE—
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SOUTIEN POUR VOTRE CAMP, N’HÉSITEZ PAS À CSLE
COMMUNIQUER AVEC NOUS AU 819 864-0864. www.csle.qc.ca
csle@abacom.com
Téléphone : 819 864-0864
NOS PARTENAIRES
MRC DU VAL-SAINT-FRANÇOIS
www.val-saint-francois.qc.ca
Téléphone : 819 826-6505
Carrefour Loisir Loisir Granit
MRC de Coaticook
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