Guide pratique pour rédiger en anglais - Paul Tracy Danison - Avec la contribution de Géraldine Couget
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
Paul Tracy Danison
Guide pratique
pour rédiger en anglais
Avec la contribution de Géraldine Couget
© Groupe Eyrolles, 2007
ISBN 10 : 2-7081-3763-8
ISBN 13 : 978-2-7081-3763-9À vous de rédiger !
Les pages précédentes étaient consacrées à la théorie.
Maintenant, voici comment mettre en pratique tout ce que vous
venez d’apprendre pour rédiger des documents courants ainsi
que professionnels. Encarté en fin de guide, le CD-ROM complète
particulièrement bien ce chapitre et vous permettra de mettre en
œuvre vos nouveaux acquis.
Rédiger des documents courants
Salutations d’introduction
a retenir
Toutes les formules de salutation ci-après sont formelles et correspondent
donc à un langage soutenu. La première lettre de chaque mot est en
majuscule.
1. Si vous ne savez rien de votre destinataire, utilisez la formule invariable
To Whom It May Concern suivie de deux points.
© Groupe Eyrolles
• To Whom It May Concern:
2. Si vous savez à qui vous vous adressez, écrivez dear, puis le nom de la
personne suivi d’une virgule, sinon de deux points.146 Guide pratique pour rédiger en anglais
Si vous connaissez le prénom et le nom de votre correspondant, écrivez-
les exactement comme ce dernier le fait, suivi d’une virgule.
Si vous vous adressez à plusieurs personnes, placez leurs noms et prénoms
les uns après les autres en enfilade.
• Dear An Sang,
• Dear An Sang, Ann-Laure McDiver, Yukio Mishima, Karl Bildt,
3. Si vous connaissez seulement le nom de famille et le sexe du destina-
taire, écrivez Mr pour un homme et Ms1 pour une femme, suivi d’un espace
puis du nom et d’une virgule.
Si vous écrivez à plusieurs personnes, placez leurs noms en enfilade.
• Dear Mr Alembic,
• Dear Ms Snickel,
• Dear Mr Alembic, Ms Snickel, Mr Magie,
4. Si vous ne connaissez que le sexe du destinataire, utilisez Madam pour
une femme et Sir pour un homme.
Pour le pluriel, écrivez Messrs sans dear suivi de deux points.
• Dear Madam,
• Dear Sir,
• Messrs:
5. Si vous ne connaissez ni le nom, ni le sexe du destinataire, basez-vous
sur votre relation avec cette personne : pour un pair, utilisez colleague,
pour un professionnel professional, et pour un client client ou customer.
Vous pouvez ajouter un seul adjectif.
Pour mettre au pluriel, appliquez les règles de base (reportez-vous à
« Pluriel », chapitre 2, p. 63).
• Dear Colleague,
• Dear Professional,
• Dear Valued Client,
• Dear Fellow Professionals,
• Dear Valued Colleagues,
• Dear Clients,
6. Si vous êtes ami avec le destinataire, vous pouvez vous contenter de son
prénom.
© Groupe Eyrolles
• Dear Uli,
1. L’appellation Ms a été créée dans les années 1960 pour désigner de la même façon les femmes
mariées et les femmes célibataires.À vous de rédiger ! 147
• Dear Jim,
• Dear Shi,
7. Si votre correspondant est membre d’un gouvernement et porte donc un
titre (secrétaire d’État, président, bundeskanzler, etc.), écrivez Madam ou
Mr suivi de ce titre.
Si vous souhaitez employer le nom de la personne, n’utilisez pas Madam
ni Mr.
Si vous ne connaissez pas son nom, contentez-vous du titre.
Pour les membres d’un parlement, les juges, ainsi que les hauts dirigeants
d’entreprise ou des professionnels, utilisez Mr ou Ms quand vous connaissez
leur nom, mais Sir et Madam suivi de deux points dans le cas contraire.
• Dear Madam Bundeskanzler,
• Dear Bundeskanzler Merkel,
• Dear Mr President,
• Dear President Weiszäcker,
• Dear Madam Prime Minister,
• Dear Foreign Secretary Jack Straw,
• Dear Mr Foreign Secretary,
• Dear Minister Borloo,
• Dear Ms Minister,
• Dear Mr Cohn-Bendit,
• Dear Ms Margaret Blanqui,
• Madam:
• Sir:
Pour les médecins et les hommes d’église, employez leur titre spécifique
au lieu de Ms et Mr.
• Médecin, chirugien, dentiste : Doctor => abréviation : Dr
Exemple : Dr Sharif Alison
• Prêtre, pasteur : Reverend => abréviation : Rev.
Exemple : Rev. Paul Bernardson
• Rabin : Rabbi => pas d’abréviation
Exemple : Rabbi David Davidson
• Imam : Imam => pas d’abréviation
Exemple : Imam Delbert Wofferson
• Sœur : Sister => abréviation : Sr
Exemple : Sr Pamela Anderson
© Groupe Eyrolles148 Guide pratique pour rédiger en anglais
La phrase d’introduction
dans certains cas précis
La phrase d’introduction suffit parfois pour communiquer la totalité de
votre message.
Si vous écrivez pour le compte de quelqu’un, une entreprise par exemple,
écrivez we. Mais si vous rédigez en votre nom propre et que cela ne
concerne que vous, utilisez I.
Voici des exemples de phrases d’introduction s’appliquant à des situations
courantes, notamment en entreprise dans le cadre de la réponse à apporter
à un message et l’annonce d’une information.
Voir
exemples
détaillés. Répondre à un message
1. Un écrit :
• We are writing in reference to ... dated .......... on the subject of ...
2. Une communication téléphonique ou orale :
• We are writing in reference to our telephone conversation of...that was on the
subject of....
• We are writing in reference to your ... of ......... on the subject of ....
3. Accepter :
• We are (very) happy to accept your offer to go... / We are (very) happy to
accept your offer of...
4. Conseiller :
• I would like to refer you to ...
5. Donner des informations :
• We are happy to give you information about...
6. Recommander :
• I would like to recommend...
7. Refuser :
• I am sorry to say that we must refuse your offer to...
• I am sorry to say that we must refuse your offer of...
© Groupe Eyrolles
8. Aviser de la réception d’un document :
• We are in receipt of your ... of ...
• We have received your ... of ...À vous de rédiger ! 149
Annoncer une information
1. Absence imprévue :
• We are unfortunately unable to attend…
• We were unfortunately unable to attend...
2. Annuler :
• We would like to cancel our subscription to...
• We will unfortunately not be able to...
3. Aviser d’un changement :
• We would like to inform you that...
4. Confirmer :
• We would like to confirm our ...
5. Demander des informations :
• We would like to have information about...
6. Demander des informations supplémentaires :
• We would like to have more information about...
7. Réserver :
• We would like to reserve…
8. Féliciter :
• We would like to congratulate you on...
9. Inscrire :
• We would like to apply for...
• We would like to subscribe to...
• We would like to sign up for...
10. Inviter, convoquer :
• We would like to invite you to...
11. Prendre en compte une information :
• We have noted your...
© Groupe Eyrolles
• We have received...
12. Prendre un rendez-vous :
• We would like to make an appointment with you on ... at ... at ... for/to...150 Guide pratique pour rédiger en anglais 13. Présenter ses condoléances : • We hear with great sadness of the death of... • We hear with great sadness of the serious injury to ... 14. Présenter ses excuses : • We would like to apologize for any inconvenience caused by ... • We regret any inconvenience caused by ... Clore un écrit Il existe de nombreuses possibilités pour conclure un message. Voici quelques recommandations commentées. • Sincerely, : convient dans tous les cas. Aimable, votre message exprime vos sentiments, mais reste neutre. • Cordially, : chaleureux, convient dans les cas généraux. • Best wishes, : aimable, mais dénote une légère distance. Convient pour les échanges de routine, quand vous travaillez fréquemment avec votre destinataire. • Best, : aimable, pour les messages de routine quand vous travaillez fréquemment avec votre destinataire qui partage le même niveau hiérarchique. N’oubliez pas de sauter une ligne entre le paragraphe de fin et la salutation. La première lettre du premier mot de la salutation est en majuscule suivie d’une virgule. Pour un document imprimé et signé, sautez trois ou quatre lignes pour la signature ; pour un courriel, sautez une ligne puis écrivez votre nom, etc. © Groupe Eyrolles
À vous de rédiger ! 151
Please don’t hesitate to contact me if you need We look forward to a speedy resolution.
any further information.
Sincerely,
Sincerely,
Wolf Schröder
Martin Vasslan,
Managing director
Industrial services division
EuropaCorp
Our whole team looks forward to a successful We are pleased to work with you and look
business relationship with you. forward to our participation in the project.
Cordially, Cordially,
Paul Krauthamer Angel Wertheimer
Managing director
Industrial services division
EuropaCorp
Thank you for your understanding. We look forward to a speedy resolution
of the problem.
Best wishes,
Best wishes,
Abdel Ben Mohammed
Managing director Carole Xavier-Mechlin
Industrial services division
EuropaCorp
We’ll discuss the other terms later. I’ll send you a mail on that.
Best, Best,
Marcus Liliane Kreps
Managing director
Industrial services division
EuropaCorp
Titrer un document
Le titre résume le contenu de votre texte, focalise l’attention de votre
lecteur sur le thème de votre choix et lui permet de localiser l’information
essentielle dans un long document. Les mots (noms ou verbes) du titre
doivent figurer dans le document. En principe, vous devez aussi pouvoir
titrer chaque paragraphe (si besoin est), comme dans l’exemple qui suit.
Dans ce cas, le titre principal résume les intitulés des paragraphes.
© Groupe Eyrolles152 Guide pratique pour rédiger en anglais
a retenir
La première lettre du titre est en majuscule, tout comme celle des noms
propres, mais tout le reste est en minuscules. Attention : un titre ne
prend pas de point.
UMCorp expects a sharp recovery in second half
With January revenues at 7.14 billion China yuan down 19,6% on the previous month and
down13.9% year-on-year, sales of the Shanghai chip maker UMCorp were off to a slow start.
Management expects chip shipments to fall by 17% and prices to fall about 10% in the
current quarter. Plant capacity utilisation should decline to 60% as inventories are drawn
down. UMCorp expects a sharp recovery in the second half of the year.
UMCorp is stumbling but will recover
With January revenues at 7.14 billion China yuan down 19,6% on the previous month and
down13.9% year-on-year, sales of the Shanghai chip maker UMCorp were off to a stumbling
start but prospects remain good.
Chip prices are down in first quarter
Management expects chip shipments to fall by 17% and prices to fall about 10% in the
current quarter. Plant capacity utilisation should decline to 60% as inventories are drawn
down.
Recovery will be in second half
UMCorp anticipates a recovery in the second half of the year as demand continues strong
and prices stabilize and begin to climb again. Overall demand for chips has been rising at an
annual 32%.
Le sous-titre, toujours en italique, permet de donner une précision au titre.
Comme pour ce dernier, les mots composant le sous-titre doivent aussi
figurer dans le texte.
Exemple 1
UMCorp expects chip price fall
Recovery in second half
With January revenues at 7.14 billion China yuan down 19,6% on the previous month and
down13.9% year-on-year, sales of the Shanghai chip maker UMCorp were off to a slow start.
Management expects chip shipments to fall by 17% and prices to fall about 10% in the
current quarter. Plant capacity utilisation should decline to 60% as inventories are drawn
© Groupe Eyrolles
down. UMCorp anticipates a recovery in the second half of the year.À vous de rédiger ! 153
Exemple 2
UMCorp expects a sharp recovery in second half
Sales and revenues down in first quarter
With January revenues at 7.14 billion China yuan down 19,6% on the previous month and
down13.9% year-on-year, sales of the Shanghai chip maker UMCorp were off to a slow start.
Management expects chip shipments to fall by 17% and prices to fall about 10% in the
current quarter. Plant capacity utilisation should decline to 60% as inventories are drawn
down. UMCorp expects a sharp recovery in the second half of the year.
Note de bas de page
Elle sert à informer votre lecteur de vos sources et à lui permettre de les
retrouver s’il fait une recherche.
Si votre document ne contient qu’une seule note de bas de page, signalez-la à
l’aide d’un astérisque en exposant, toujours après le dernier mot de la phrase
ou de la citation en question, sans espace et avant la ponctuation. S’il y en a
plusieurs, utilisez les chiffres arabes.
Votre note de bas de page doit préciser la ou les page(s) du document source ;
un mot-clé s’il s’agit d’Internet ; l’heure et la minute dans le cas d’une émis-
sion de télévision ou de radio dont votre citation est issue ; le titre du docu-
ment ; son auteur ; le média de diffusion et le type de support.
Si vous les connaissez, précisez l’éditeur, sa localisation et la date de publication.
Enfin, mettez une virgule entre chaque information, mais pas de point à la fin.
1. S’il s’agit d’un livre, n’oubliez pas de préciser à la fin de la citation les
dix chiffres du numéro ISBN (International Standard Book Number), ce
qui permettra à votre lecteur de faire une recherche rapide sur Internet.
• Page 2, Marchés du monde, Paul W. Meston, print book, Éditions Excellis,
Ville de Québec, Québec, Canada, 2005, ISBN 2-10-049222-5.
2. Pour un site Internet, utilisez de préférence son adresse plutôt que son
nom.
• Keyword(s), Sell short, “Marchés du monde”, Paul W. Meston, web article,
http://www.markets.org, 12 March 2004.
3. Pour les chaînes de télévision et les stations de radio, précisez leur nom
ou leur fréquence devant le type de média.
© Groupe Eyrolles
• 14:05, “Régime de subventions: ça dégringole?”, Pierre Déjeune, 103.6
radio program, Marchés agricoles de France, Paris, 5 May 2004.154 Guide pratique pour rédiger en anglais
4. Pour les lois et la réglementation, précisez par ordre d’importance le
chapitre (chapter) ou le titre (title), la section (section), le paragraphe
(paragraph) et la ligne (line), le tout suivi de of et, en italique et dans la
langue d’origine, du numéro (s’il existe) et de l’intitulé de la loi, suivi
d’un bref explicatif. N’oubliez pas de préciser le nom du pays concerné.
• Title 2, chapter 1, article 1, section 2, paragraph 1, line 4 of Loi n° 86-1067
du 30 septembre 1986 modifiée, relative à la liberté de communication,
France.
5. Le titre d’un livre, d’un magazine, d’un journal, d’un programme de
télévision ou de radio, d’un site Internet ou d’un rapport d’entreprise
(rapports annuels) ou des entités de l’État est toujours en italique.
Mettez toujours entre guillemets le titre d’un article, d’un chapitre ou
d’une rubrique issu d’un journal, d’un magazine, d’un site Internet, d’un
rapport, d’une émission télévisée ou de radio, d’une publicité ou d’une
brochure.
• Page 1, Marchés du monde, Paul W. Meston, print book, Éditions Excellis,
Ville de Québec, Canada, 2005, ISBN 2-10-049222-5.
• Page 3, “Free Wi-Fi plan attracts Google”, print journal, International Herald
Tribune, Paris, France, 3 February 2005.
• 14:05, “Régime de subventions : ça dégringole ?”, Pierre Déjeune,
103.6 radio program, Marchés agricoles de France, Paris, 5 May 2004.
• 19:55, “Oracle attackiert SAP”, ADR television journal, Das Neues, 12 July
2005.
6. Les auteurs multiples sont séparés par un tiret. Le(s) rédacteur(s) est/
sont indiqué(s) par ed. placé devant son/leur nom.
• Keyword(s), macht weg, “EADS-Aufsichtsrat”, H. Alich - M. Eberle - T. Wiede,
web journal, http://zeitgeistbourse.com, 6 January 2000
• Keyword(s), racket, Racket ball: Third world BOT, ed. Noran Kudzik, web
book, http://zeitgeistbourse.com, 12 March 2004.
7. Les entreprises ou entités gouvernementales éditrices sont citées après
le titre de leur rapport, publicité ou tout autre document, en style romain
(normal).
• P. 5-10, “Evolution locomotive”, web annual report, Growing in an uncertain
world, General Electric, Schenectady, New York, USA, 2005.
© Groupe Eyrolles
• P.78-350, Report 923 Glossary of Compensation Terms, print report, United
States Department of Labor, Bureau of Labor Statistics, August 1998.
• Keyword(s), harmony, “Ochestra Kazibao”, web report, Best value investing,
Aurel Leven Securities, 8 November 2006.À vous de rédiger ! 155
8. Pour la publicité, précisez le nom de son média de parution en italique.
• P.4, “It’s Austrian”, print advertising, The Economist, Austrian airlines,
15-22 March 2004.
• 17:54, “Douce France”, TF1, television advertising, Les Simpsons, Véolia,
12 July 2005.
9. Si vous citez un document plus d’une fois, indiquez la nouvelle réfé-
rence de page s’il y en a une, suivie d’une virgule, de la mention ibid., puis
du titre.
• P. 5-10, ibid.,“Evolution locomotive”.
• Page 3, ibid., “Free Wi-Fi plan attracts Google”.
Mise en pages d’un document
Mettre en page un document permet de le rendre lisible et de valoriser son
contenu. En règle générale, le logiciel de traitement de texte de votre ordi-
nateur propose plusieurs types de mises en pages automatiques tout à fait
valables. Si vous cochez « Anglais » comme langue de votre choix,
l’espacement et la césure des mots seront faits à votre place.
Il vous reste à faire correspondre votre mise en pages et votre contenu.
Notre mot d’ordre : keep it simple! Si vous pensez que votre document
nécessite une présentation élaborée, faites éventuellement appel à un
graphiste professionnel, ou corrigez-le pour qu’il corresponde au mieux
aux mises en pages automatiques.
Texte, titres, sous-titres, paragraphe
1. Centrez bien votre texte dans la feuille, en conservant des marges
d’environ 2,5 cm de chaque côté sauf si des commentaires sont attendus.
Dans ce cas, prévoyez environ 4 cm pour la marge gauche.
La marge du bas commence 3 à 4 lignes au-dessus des notes ou du bas de
la page.
Enfin, la marge du haut compte 3 à 4 lignes avant votre titre ou votre texte.
Notez bien l’emplacement du numéro de page.
2. Si vos paragraphes ne comportent pas de double espacement, ne
prévoyez pas de retrait (alinéa) au début et sautez une ligne entre chaque
paragraphe.
© Groupe Eyrolles
Si vous souhaitez un double espacement, ajoutez un alinéa (un ou
plusieurs espaces) au début de chaque paragraphe. Ne sautez pas de ligne
entre les paragraphes.156 Guide pratique pour rédiger en anglais
3. À moins de rédiger un brouillon ou une première ébauche, ou de confier
la rédaction de votre texte final à un professionnel, n’alignez pas votre
texte à droite car cela peut en gêner la lecture.
4. Sautez une ligne entre votre intitulé ou votre titre et le texte ou un autre
titre tout comme entre ce dernier et le texte éventuel au-dessus. Ne prévoyez
pas d’alinéa pour le titre.
5. Utilisez de préférence une police et une couleur identiques pour le
corps du texte, les titres et les sous-titres.
– Gras : permet d’attirer l’attention. On s’en sert donc pour les titres.
– Italique : met en avant un élément spécifique du texte. Utile pour les
titres de livres. Parfois graissé pour les sous-titres.
– Romain (ou normal) : parfait pour le corps du texte.
– Souligné : accentue l’importance d’un mot dans un texte.
6. La taille des titres et des sous-titres, toujours graissés, dépend de celle
du corps du texte.
Ainsi, la taille du titre principal doit être doublée. Par exemple, si le corps
du texte fait 12 points, le titre devra en faire 24.
Pour un sous-titre, comptez 4 à 6 points de plus que pour le corps du texte.
Par exemple, pour un corps du texte à 12 points, le sous-titre, lui, sera de
16 points.
Les intertitres entre les paragraphes doivent être de la même taille que le
corps du texte, graissés et éventuellement en italique.
© Groupe EyrollesÀ vous de rédiger ! 157
Making the world Making the world
safer one particle safer one particle at
at a time a time
Biodetection products Biodetection products
It takes 16 to 72 hours on average to It takes 16 to 72 hours on average to
respond fully to a potential biological respond fully to a potential biological threat,
threat, with much of that time spent with much of that time spent identifying
identifying what has been encountered. what has been encountered. And yet every
And yet every second counts in treating second counts in treating those who are
those who are exposed. GE’s new suite exposed.
of biodetection products includes an
innovative, nanotechnology-based A growing business
sampler and analyzer that decreases the
average response time to minutes while GE’s new suite of biodetection products
minimizing false alarms. Such speed can includes an innovative, nanotechnology-
accelerate treatment and help limit a based sampler and analyzer that decreases
threat’s ability to spread. the average response time to minutes while
minimizing false alarms. Such speed can
A growing business accelerate treatment and help limit a threat’s
ability to spread.
In 2005, GE plans to add these
biodetection capabilities to GE StreetLab Page 23
AE, a portable device that detects both
drugs and explosives. Biodetection is an
estimated $500 million segment of the
security industry that is growing at more
than 10% annually. We are making the
world safer, one particle at a time.2
Page 23
2
Note de bas de page
Sautez une ligne entre chaque note de bas de page ainsi qu’entre le texte
au-dessus ou en dessous. Notez l’emplacement du numéro de page.
Pour rédiger une note de bas de page, reportez-vous plus haut dans ce
chapitre à l’entrée « Notes de bas de page ».
© Groupe Eyrolles
2. « Growing in an uncertain world », GE 2004 Annual Report, imprimé, General Electric Company,
Inc. Disponible en ligne sur le site www.ge.com. Cliquez sur « annual04 » ; mot-clé : « Biodetection ».158 Guide pratique pour rédiger en anglais
1 Page 1, Marchés du monde, Paul W. Meston, print book, Éditions Excellis, Ville
de Québec, Canada, 2005, ISBN 2-10-049222-5.
2 Page3, “Free Wi-Fi plan attracts Google”, print journal, International Herald
Tribune, Paris, France, 3 february 2005.
314:05, “Régime de subventions: ça dégringole?”, Pierre Déjeune, 103.6 radio
program, Marchés agricoles de France, Paris, 5 may 2004.
419:55, “Oracle attackiert SAP”, ADR television journal, Das Neues, 12 july 2005.
Page 23
Présentation des numéros de page
1. Placez le numéro de page en haut ou en bas mais toujours à gauche et
prévoyez au moins un à trois sauts de ligne maximum entre ce dernier et le
reste du texte.
2. Le numéro est signalé par le mot Page, avec la première lettre en majus-
cule, ou par l’abréviation P., également en majuscule, suivie du chiffre :
• You can find the reference on Page 3.
• You can find the reference on P. 3.
3. Pour plusieurs pages, écrivez Pages, ou l’abréviation P. suivie du
premier numéro de page, d’un tiret et du dernier numéro de page.
4. Écrivez bien le numéro en entier à chaque fois. Les numéros cités sont
inclus.
• You can find the reference on Pages 3-4.
• You can find the reference on P. 9-11.
• You can find the reference on P. 31-48.
• You can find the reference on Pages 66-68.
• You can find the reference on Pages 304-305.
• You can find the reference on P. 690-860.
Rédiger des documents professionnels
© Groupe Eyrolles
Appel d’offre
Comme l’offre d’emploi, l’appel d’offre (invitation to tender) consiste à
décliner des besoins.Vous pouvez aussi lire
