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Des questions ?
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#JDS18
#JDS18 Jalios Digital Summit 2018
Animer la collaboration dans la durée
par Mathieu Bigeard
ANIMER LA COLLABORATION DANS LA DURÉE
REX CLIENT
#JDS18 Jalios Digital Summit 2018 3
Animer la collaboration dans la durée
Retours d’expériences
VALOREM : Cédric BERGOUGNOUX
Responsable de la Sécurité du Système d’Information
& Ingénieur Systèmes
Sommaire 1. VALOREM 2. Pourquoi un intranet ? 3. La transition… 4. La force de la collaboration !
1. VALOREM
Opérateur international en énergies vertes
▪ Créé en 1994
▪ Maîtrise tout le processus de valorisation des énergies
▪ 4 Filiales
▪ 10 agences
▪ 220 collaborateurs (100 métiers différents)
2. Pourquoi un intranet ? • Contexte • Des lecteurs réseaux multiples (Un par service…) • Un système de versionning très tendance (Doc V1.doc; Doc V2-Final.doc; …) • Des copies de documents multiples (Lecteurs réseaux / Mails / Bureau / …) • Objectifs (Fixés fin 2012) • Obtenir l’ISO 9001 (Pour début 2014) • Travailler en collaboration autour des projets • Fiabiliser les documents (une seule version en cours à un seul endroit) • Gagner du temps !!! (En recherche, en qualité, ensemble)
3. La transition…
• 15 Janvier 2015
• Ouverture d’INTERVAL à tous les collaborateurs
• Une page d’accueil
• Un espace collaboratif « Services »
• Un espace collaboratif « ExtraPro »
• Début des formations (Par groupe de 15)
• Début des migrations documentaires (documents des services seulement)
3. La transition…
• 2nd semestre 2015
• Constitution d’un groupe de travail « INTERVAL – Projets »
• Objectif : Définir des règles de classement pour les projets
• Résultats :
• Un projet = un espace collaboratif
• Des catégories définies et non modifiables
• Une nomenclature obligatoire pour les documents
• Pas de système de tag3. La transition…
• 2016 - 2018
• Import des documents des projets sous Interval
• Import des cellules de prospection (France / Internationale)
• Des formations régulières par Webinaire
• 2017
• Création d’espaces/modules spécifiques
• Espace Veille
• Espace Salarié
• Module CRR
• …4. La force de la collaboration !
• Des chefs d’agence/service se sont appropriés l’outil
• Ils exploitent les fonctions de collaborations
• Commentaires
• Recommandations
• Ils ont demandé d’ajouter des « notes » à leur boite mails
« Si ce mail contient une pièce jointe il doit surement pouvoir passer par Interval !! Merci »
• Ils veulent que la digitalisation soit encore plus poussée !
« Je n’utilise plus que la barre de recherche ! »4. La force de la collaboration !
• Des référents au cœur de l’innovation
• Ils centralisent, reformulent et remontent les demandes des équipes
• BUGs trop présents
• Evolutions souhaitées
• Problème d’ergonomie rencontré
• Points forts de l’outil
• Une réunion tous les trimestres
• Retour sur l’ensemble des retours des référents
• Evolutions à venir
• Vote pour les évolutions à étudier en priorité4. La force de la collaboration ! • Des animateurs qui tentent des trucs • Ils invitent les collaborateurs à participer • Ils postent des articles pour parler de leurs projets • Ils font des rappels en réunion • Ils essayent de réduire le nombre de mails • Ils sont les gendarmes de leurs espaces • Ils sont souvent proches des référents
4. La force de la collaboration !
• Un effet de mode
• « A mais tu n’es pas au courant pour le concert de ce weekend ? Tu n’as
pas vu l’info sur Interval ? »
• « Regarde sur Interval il y a une FAQ à ce sujet ! »
• « Trop cool, un nouveau Webinaire ! »
• « On ne pourrait pas faire ça avec Interval ? »4. La force de la collaboration ! • VALOREM est sous JPlatform 10 SP1 depuis Juin 2018 (Date de sa sortie !) [Nous bénéficions ainsi des dernières nouveautés et design] • Des clochettes qui remplacent les mails petit à petit • Des commentaires avec citations de collègues • Des « likes » • Des « Fiches améliorations » contre ceux qui n’utilisent pas l’outil • Des modules en réflexion pour les usages de demain !!
Merci de votre attention
ANIMER LA COLLABORATION DANS LA DURÉE
REX CLIENT
Ministère de l’Agriculture et des Aménagements Hydrauliques (MAAH)
du BURKINA FASO
#JDS18 Jalios Digital Summit 2018 23BURKINA FASO
MINISTÈRE DE L’AGRICULTURE ET DES AMÉNAGEMENTS HYDRAULIQUES (MAAH)
DEVOIR DE SYNERGIE POUR PLUS D’EFFICIENCE
JALIOS DIGITAL SUMMIT 2018
Souleymane ZONGOPlan de la présentation
Contexte et Justification d’un intranet
collaboratif au sein du MAAH
Les différents modules de l’intranet Jalios
déployés au MAAH
Le dispositif d’animation
Les résultats et les perspectives
Le mot de la finContexte et Justification d’un intranet Conséquences
collaboratif au sein du MAAH
Insuffisance de communication et de
collaboration entre les différents agents
Besoin d’une bonne communication avec ses agents
du ministère
tant au niveau central que déconcentré ainsi que ses
partenaires internationaux Manque d’outils formels de
La communication se faisait de manière classique : communications
− Notes de service;
− Communication électronique;
Manque de célérités dans le traitement
− Affiches;
des dossiers
− Journal de ministère (Agri News et autres)
L’utilisation abusive des clés USB pour
les échanges de données
Utilisation abusive de papiers dans les
Objectif
tâches administratives.
Mettre en place un bon outil qui va favoriser la
communication et devenir, de ce fait, un facteur de
cohésion, de motivation, de décision efficace et de
créativitéLe menu Accueil
Taches couramment
utilisées
− Le fil de l’actualité
− Les informations
liées au social
− Les courriers récents
− Demandes
d’interventions
Dispositif d’animation
− 06 agents de Direction
de la Communication et
de la Presse Ministérielle
− 13 agents
Correspondants en
communication
− 04 agents de la Direction
des Services
informatiquesLe menu Accueil
Résultat
− 50 articles crées
− 160 demandes
d’intervention
enregistrés
− Accessibilité en
temps réel des
courriers
Perspectives
− Améliorer le formulaire de
demande d’intervention
− Renforcer la capacité des
acteurs d’animation de la
page d’accueilLe module Courrier
Taches couramment
utilisées
− Enregistrement du
courrier
− Imputation
− Traitement
− Recherche
Dispositif d’animation
− 35 secrétaires
− Tout agent du MAAH
Résultat
− 6 825 courriers
enregistrés et traités
− 1 511 recherches
effectuées
Perspectives
− Renforcer la capacité de
40 secrétairesLe module Activité
Taches couramment
utilisées
− Elaboration des
planning des activités
− Affectation des ressources
− Suivi de l’exécution des
activité
Dispositif d’animation
− 52 agents de la Direction
Générale des Etudes
Statistiques Sectoriels
− 31 agents des Directions
régionales
Résultat
− 787 activités créées
Perspectives
− Renforcer la capacité de
100 agentsLe module GED : Espace collaboratif
Taches couramment
utilisées
− Elaboration des
planning des activités
− Affectation des ressources
− Suivi de l’exécution des
activité
Dispositif d’animation
− 52 agents de la Direction
Générale des Etudes
Statistiques Sectoriels
− 31 agents des Directions
régionales
Résultat
− 2 103 documents déposés
Perspectives
− Renforcer la capacité de
100 agentsLe module GED : Référentiel documentaire
Taches couramment
utilisées
− Gestion documentaire
− Archivage
Dispositif d’animation
− 19 agents de la Direction
des Archives et
Documentations
Résultat
− 133 courriers départs
archivés
Perspectives
− Numériser 1 000
documentsMerci pour votre attention
ANIMER LA COLLABORATION DANS LA DURÉE
REX CLIENT
#JDS18 Jalios Digital Summit 2018 34Synergie, travail en réseau et gestion de la connaissance Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Retour d’expérience Rectorat de Paris Léonie COUTHON
Qui sommes nous ?
36Qui sommes-nous (1/2) ?
Le Rectorat
• scolaire et universitaire
28000
• met en œuvre la politique du
ministère de l’éducation nationale et
de la jeunesse dans l’académie de 324 371
Paris
985 37Qui sommes-nous (2/2) ?
La Direction des Systèmes d’Information
Département ingénierie numérique
• schéma directeur du numérique académique
• cloud privé
• conception développement d’ applications et de
services
• gestion de la connaissance : travail en réseau,
patrimoine numérique, et amoa numérique
éducatif
38Le projet SYNERGIE
Pourquoi ?
39Enjeux La mémoire par delà les personnes Le patrimoine numérique de l’organisation La connaissance produite au sein de l’organisation
Connaissance & processus associés
Socialisation Externalisation
Internalisation Combinaison
41Le projet SYNERGIE
Correspond au 3eme palier de maturité numérique organisationnelle
Palier n°1 Palier n°2 Palier n°3
• Publication • Mutualisation • Collaboration
descendante (descendante et
remontante) • Socialisation
(Contribution
Consultation) PERSONNES
OBJETS
42Le projet SYNERGIE
Comment ?
43Le projet SYNERGIE
• Points d’appui :
• Usagers : tous les personnels de
l’académie • schémas directeurs SI et numérique
• Contribue à gérer la connaissance • sponsorat de haut niveau (membre de la
direction)
• Permet de travailler en réseau de
• Un dispositif de conduite du changement
personnes
RÉSEAUX TRANSVERSAUX
CHEF S
•Référents numériques
•Projets pédagogiques D’ÉTABLISSEM MEDECINS
ENT SCOLAIRES
ENSEIGNANTS INSPECTEURS Direction •(bassins) Personnels
techniques,
administratifs
2012 2012-2013 2013-2014
44
2013-2018COLLABORATION Accès aux applications
métier
Portail Arena
2013 : Version 1 Messagerie
• 2014 : 77 espaces 2018 : Version 3 Applis locales
• 2018 : 219 espaces Espace personnel et personnalisable …..
• 30 000 documents mutualisés
• 150 bases de connaissances métiers
Espaces de travail en réseau Bureau virtuel personnel
SOCIALISATION •2014 : 7 000 membres PERSONNALISATION
Animation •2018 : 21 000 membres
de réseaux 1 réseau de 89 animateurs d’espaces Fonctionnalités socio-
Projet numériques
Équipe… Fil d’activité, …
… Profils enrichis (CV..)
Réseau socio numérique Statut, microblogging
professionnel Blogs thématiques
Mises en relation 45Quel outil ?
46Choix de l’outil
Réseau : Des points (des nœuds) et des liens (des relations)Travail en réseau et outils
Une même distribution de points ….Le dispositif
d’accompagnement
49Notre parti
• Des communautés dites
« pilotées »
• Avantages :
• Rattaché à l’organisation
• Gérer la connaissance
• Conduire le changement
(transformation
numérique)
50Notre parti (suite)
• Avantages (suite) :
• Eviter de gérer les doublons ou la
« captation » de communautés
• « Inconvénient » :
• Demande un dispositif
d’accompagnement (mini 0,5 ETP)
51Ce qu’on accompagne c’est …
…. un porteur de projet collaboratif dit « animateur » seul ou un sein d’un GT
Définition du - Prise en main de Accompagnem Suivi Bilan
projet l’outil ent à la mise • Cycle(s) de • REX
- Fondamentaux en œuvre vie
Finalités • Valeur
de la gestion de la (plan
Usages ? connaissance • Finalités d’usage
d’animation, Q remplies ?
Choix des outils
1h & R…)
52Finalités envisagées
•Avoir un espace de travail commun
« consultable de partout »
•Mutualiser l’information en un espace
centralisé
•A terme, créer des ressources pour les
enseignants de l’académie
Usages envisagés
•Consulter et partager des documents
(modèles, ressources…)
•Partager des dates clés de l’activité de
l’équipe (formations, réunions..)
•Choisir une date de réunion (doodle)…Les résultats, exemples
54Un réseau de 89 animateurs
TAUX DE REMPLACEMENT DES ANIMATEURS
Remplacés Non remplacés (espaces fermés)
Rotation des animateurs
89 26%
35
74%
Nombre total d'animateurs Nombre d'animateurs partis
présents
55150 bases de connaissances
Descendantes ou
participatives (FAQ, appel au
peuple, référentiels,
procédures….)
• Tous les animateurs de
groupes accompagnés sont
formés
• à la constitution d’un
référentiel métier ayant du
sens pour le groupe
• À la description des ressources
mises en commun
56150 bases de connaissances
Descendantes ou participatives (FAQ, appel au peuple,
référentiels, procédures….)
Classement des discussions
par thématiques
Constitution dynamique
d’un nuage des mots clés
remplis par les utilisateurs 57Espaces collaboratifs
219 espaces de travail en réseau ETAT DU CYCLE DE VIE DES ESPACES 10/2018
En cours de A lancer
création 4%
3%
1%
5%3% Fermé
26%
7% Animation de réseaux
6% Equipe projet
48%
12% Production de Ouvert
ressources 67%
Equipe (service)
18% Accompagnement
Remontée de terrain
Processus
Application
58Usage installé : veille collaborative
59Profils et mise en relation
% de profils activés
• Evolution des mises en relation
20 %
25 %
2015
2017
2013
4100 profils activés
(octobre 2018)
60
2015Le profil Identité numérique : profil enrichi et pas seulement l’annuaire Les liens : en savoir plus Signaler des éléments intéressants à son réseau Exemple : je suis enseignant, voilà ce que je fais avec mes élèves
Les « compétences » Le référentiel vivant créé par les utilisateurs, chacun peut faire appel au réseau d’expert En surligné des compétences ajoutées par les personnes (déclaratif). Nouvel usage : matérialisation du réseau institutionnel des professeurs formateurs académiques
Merci de votre attention Léonie COUTHON linkedin.com/in/léonie-couthon- 66711841
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