La centrale de marchés Mercure : une approche pluridisciplinaire des achats hospitaliers de fournitures et de services Guy HEBERT
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La centrale de marchés Mercure :
une approche pluridisciplinaire des achats
hospitaliers de fournitures et de services
Guy HEBERT
Président C.M. MERCURE
Directeur Achats & Logistique - Cliniques universitaires Saint Luc
Secrétaire général Association belge des hôpitaux
(14 octobre 2011)
Plan de l’exposé
La matrice des achats
Les groupements des achats
Le prix ou le coût ?
Les leviers des groupements d’achats
Différents types de groupements d’achats
Mercure – Centrale de marchés inter-hospitaliers
Les grands principes d’une CMH
L’acte d’achat
Le nouveau profil de l’acheteur
Les plus-values apportées par l’acheteur
Collaborer, en interne, autour des achats
Une approche globale
Une approche structurante
Une approche pluridisciplinaire
CNWLLa matrice des achats ./. complexité
COMPLEXITE
TECHNIQUE
MATRICE DES MARCHES
Marchés Marchés
techniques turbulents
Marchés Marchés
placides commerciaux
COMPLEXITE
COMMERCIALE
CNWLRISQUE COMMERCIAL
FAIBLE FORT
F Le technicien Acheteur, techniciens
O et responsables de
R a un rôle
COMPLEXITE T prépondérant politique générale
TECHNIQUE
E doivent se concerter
F Acheteur et
A Le rôle de responsables de
I l’acheteur est politique gé
générale ont
B
L important un rôle important
E
guy.hebert@uclouvain.be 28
CNWLLa matrice des achats ./. risque
MATRICE DES ACHATS
INDICE STRATEGIQUE
Achats Achats
lourds stratégiques
Achats Achats
simples risqués
INDICE DE
RISQUE OU
DE MARCHE
CNWLLes groupements d’achats
L’heure est plus que jamais à la compression des dépenses. Il s’agit
de repenser la finalité des achats et l’ensemble des relations avec
les fournisseurs. Les directions des achats d’institutions de soins ne
peuvent plus se contenter d’une simple mission de négociation
avec les fournisseurs pour obtenir les prix les plus bas ! Ils doivent
avoir une vision du « coût à l’usage » ou TCO
Voilà que dans ce contexte déjà tendu, la Belgique est poussée par
la Commission Européenne à traduire en droit belge une nouvelle
Loi sur les marchés publics qui concerne depuis 2008 ! toutes
les institutions de soins.
Pendant le même temps, certains hôpitaux se structurent pour
mettre en place des groupements d’achat en oubliant que notre
législateur a légiféré sur la reconnaissance de centrales d’achats ou
de marchés
CNWLLe prix ou le coût ?
Le Coût global d’usage (TCO) est la somme
du coût d’acquisition = ACHAT
+ du coût de possession = STOCK
+ du coût d’exploitation = PERFORMANCE
+ du coût d’élimination = DECHET
Objectif : optimiser le coût global d’usage
Attention !
- l’optimum de la somme n’est pas la somme des optima :
- besoin d’arbitrage entre les objectifs et les acteurs
CNWLTCO d’achats de fournitures
Prix dans
l’OFFRE
Coût d’acquisition
Coût de possession
Coût d’exploitation
Frais de manutentions
et de non-qualité
Coût d’elimination
CNWLTCO d’achats d’équipements
Coût d’acquisition
Coût de fonctionnement
Coût de distribution du produit
Coût d’entretien
Coût d’inventaire
Coût des données techniques
Coût de formation
Coût de cessation
de l’exploitation
CNWLLes leviers des groupements d’achats
Le pooling des commandes (- 11 %)
La standardisation des fournitures (- 23 %)
La réduction du nombre de fournisseurs (- 4 %)
La fourniture directe sans intermédiaires (- 3 %)
Un partenariat avec un fournisseur (- 1 %)
(1) Données BCG : échantillon aléatoire de 10 grands hôpitaux allemands de 1.400 lits en moyenne (1999)
Une approche logistique dissociée (- 8 %)
CNWLDifférents types de groupements d’achats
Marchés conjoints :
deux ou plusieurs hôpitaux achètent ensemble
Centrales d’achat :
un hôpital (p.adj.) achète pour d’autres hôpitaux
Centrales de marchés :
un hôpital est chargé, par d’autres hôpitaux, de gérer le
marché, du CsCh jusqu’à la sélection d’un ou de deux fournisseurs
CNWLPositionnement sur la matrice des achats
CNWLMercure - centrale de marchés inter-hospitaliers
• Mercure (en latin Mercurius) est le
dieu du commerce (1), des voyages
et messager des autres dieux dans
la mythologie romaine.
• Ses attributs traditionnels sont la
bourse, le plus souvent tenue à la
main, le pétase, le caducée,
CNWLLes grands principes d’une CMH
(en collaboration avec le bureau d’avocats CMS-DeBacker – Maître THIEL)
La Centrale de Marchés Hospitalier est régie par une convention
Cette convention a pour objet de régler les rapports entre les
membres de la Centrale de Marchés en ce qui concerne la
passation de marchés de fournitures (non médicales et/ou
médicales stériles et non stériles) et/ou de services, dans le cadre
d’une centrale de marchés au sens de l’article 2, 4°de la Loi du 15
juin 2006 sur les Marchés Publics.
Dans ce cadre, la Centrale de Marchés agit comme un pouvoir
adjudicateur qui passe des marchés publics ou conclut des
accords-cadres au nom et pour le compte d’autres pouvoirs
adjudicateurs, à savoir les membres de la Centrale de Marchés.
CNWL La Centrale de Marchés représente plusieurs entités hospitalières.
Pour représenter une entité, il faut pouvoir se prévaloir d’une
représentativité de six cents à mille deux cents lits hospitaliers
Chaque entité désigne trois personnes avec pouvoir de signature
sur l’achat de fournitures et/ou de services qui représenteront son
entité auprès de la Centrale de Marchés
Ces personnes forment le Comité de gestion de la Centrale de
Marchés.
CNWL Sous réserve du respect de la législation sur les marchés publics,
le Comité de gestion de la Centrale de Marchés aura pour
principales missions :
- La désignation de l’entité qui assume le rôle de pouvoir adjudicateur
du marché. (Toutes les entités sont susceptibles d’assumer ce rôle)
- La stratégie des besoins et donc du CsCh
- La définition des critères de sélection
- La prospection du marché
- L’organisation générale des études comparatives en sous-groupes
- La rédaction d'un cahier spécial des charges
- Les mesures de publicité d'un marché
- La sélection des fournisseurs
CNWLLa désignation des négociateurs (+ technicien(ne)s) de référence par
marché
- La négociation finale avec les fournisseurs
- L’attribution des marchés
La mission de la Centrale de Marchés s'arrête lorsque le marché a
été notifié à un ou plusieurs adjudicataire(s).
La Centrale de marchés intervient principalement pour les
marchés de fournitures, des marchés de dispositifs médicaux
stériles et non stériles, des marchés de services; dans les limites
imposées par les Comités médico-pharmaceutiques et les
Commissions de matériel médical des institutions hospitalières
CNWL Les membres reconnaissent expressément que l'obligation de
confidentialité est une condition essentielle à son statut de
membre. On entend par confidentialité :
- Toutes les données médicales en possession d'un des membres
- Toutes conditions financières obtenues lors de l’analyse ou de la
passation des marchés par la Centrale.
CNWLL’acte d’achat
L’acte d’achat ne se limite pas au respect du cadre administratif et
juridique, il doit être créateur de valeur pour les hôpitaux
Cette valeur se mesure autant en termes d’économies réalisées,
que de gains de qualité et d’amélioration de l’organisation
La professionnalisation de l’acte d’achat au sein des hôpitaux
permet de s’assurer que l’ensemble de ces dimensions est prise en
compte lors de l’achat
Elle consiste à mettre en place des méthodes, des outils et des
compétences achat nécessaires pour satisfaire le juste besoin au
juste coût dans le respect des législations (normes EU, marchés
publics, …)
CNWLLe nouveau profil des acheteurs
Il est chargé d’obtenir des fournisseurs de fournitures et de
services les meilleures solutions en termes de coûts-qualité-délais-
développement durable (TCO) pour répondre aux besoins
fonctionnels exprimés par les clients internes/prescripteurs, dans le
respect des règlementations en vigueur
Il est responsable de :
1. l’analyse des besoins et du marché fournisseur (+ support office)
2. La formalisation d’une stratégie d’achat décrivant les objectifs à
atteindre et la marche à suivre pour obtenir les meilleures
conditions du marché fournisseur
3. L’analyse des offres au regard des prix du marché et du budget
fixé. L’analyse des offres techniques est du ressort du prescripteur
CNWL4. La conduite des négociations quand celles-ci sont autorisées par la
législation sur les marchés publics
5. La revue des performances des fournisseurs (+ support office)
6. Reporting financier et qualitatif (TCO) (+ support office)
7. L’acheteur maîtrise la réglementation sur les marchés publics SANS
en être un expert
8. Il est de niveau universitaire
9. Il a des capacités analytique, un esprit critique, autonome, …
A partir du 01/04/2011 (?), généralisation des procédures
« marchés publics » dès le premier euro !
CNWLLes plus-values apportées par l’acheteur
Il participe à la définition du juste besoin, c’est-à-dire ce pour quoi
la fourniture ou le service à acheter sont prévus
1. Décrire le besoin de façon claire et précise, en termes de fonctions
attendues et non en termes de solutions techniques
2. Hiérarchiser ces fonctions attendues en ordre d’importance et de
priorité entre elles. Ne retenir que celles qui sont jugées
nécessaires et suffisantes pour le prescripteur
3. Comparer la valeur perçue par le prescripteur aux coûts de
fonctionnement, afin d’optimiser le rapport coût-qualité
Il est en charge de cette démarche, en coordination étroite avec le
ou les prescripteurs du besoin
Les fonctions issues de cette démarche viennent alimenter le cahier
des charges du marché (cfr. marchés publics)
CNWL Il raisonne en coût complet à l’usage, aussi appelé « coût total de
possession (TCO) ». Cette approche permet de valoriser la totalité
des coûts (directs et indirects) liés à l’acquisition d’une fourniture
ou d’un service.
Il analyse le cycle de vie d’une fourniture ou d’un service pour
identifier à chaque étape les coûts associés et les valoriser ensuite.
Il suit l’évolution du coût véritable
Il valorise de manière exhaustive les gains financiers et qualitatifs
obtenus après l’achat
CNWLCollaborer, en interne, autour des achats
Les achats dans un hôpital se caractérise par une grande diversité
d’acteurs
1. Diversité des acteurs en charge d’achats : direction financière &
budget, service des achats, pharmacie, DRH-Com, service
technique, …
2. Diversité des prescripteurs : services médicaux, personnel de soin,
laboratoires, département informatique, groupes pluridisciplinaires,
…
La qualité et l’efficacité des liens entre ces acteurs est un point-clé
de la performance d’une démarche d’achat
CNWL Dialogue entre l’acheteur et le prescripteur; le plus en amont
possible pour qualifier au mieux le besoin. L’objectif est de susciter
une réponse mieux adaptée par un plus grand nombre de
soumissionnaire et ainsi bénéficier de la concurrence existant sur le
marché
Constitution de groupes pluridisciplinaires en charge de définir le
besoin et d’évaluer les offres (techniques) des fournisseurs.
L’intégration d’un acheteur dans ces Commissions (Comité
Médico-Pharmaceutique, Comité du Matériel Médical,
Commission Achats, …) contribue(ra) à professionnaliser l’acte
d’achat (mise en conformité des marchés publics, mise en évidence
des gains qualitatifs, économiques et d’efficience engrangés, …).
Une collaboration efficace entre prescripteur, expert technique et
acheteur, basée sur la confiance et le respect des valeurs ajoutées
de chacun.
CNWLUne approche globale !
ACHETEURS
FRONT
(analyste, stratège, négociateur, reporting)
OFFICE
B.DONNEES
Contacts Fournisseurs PERFORMANCE Opérationnalisation
CLIENTS/FOURN. JURISTE Articles Fournisseurs CONTRATS
(desk) Catalogues
SUPPORT
OFFICE REPORTING
ANALYSTE RISK financier &
optimisation Management qualitatif des
MARCHES
BACK Edition BONS DE COMMANDE
OFFICE SUPPORT ADMINISTRATIFUne approche structurante !
Avis de Analyse Attribution
Définition marché Réception et Paiement des
des du contrôle factures
du besoin • CMM offres, marché factures
(CsCh) • CMP tests
Analyse
performances
Analyse
performances
Gestion
des litigesLes acteurs du processus
Expression du besoin (CsCh) : le prescripteur ou client interne
Avis de marché : « bureau » CMM ou CMP + l’acheteur
Analyse des soumissions : pharmacien, « bureau » CMM ou CMP
Tests, essais, : membres CMM ou CMP
Négociation : acheteur + « bureau » CMM ou CMP
Attribution du marché : fonctionnaire dirigeant
Notification du marché : pharmacie ou service achats
Réception quantitative : le réceptionnaire
Destination du besoin : l’utilisateur
Contrôle qualitatif : l’utilisateur
Contrôle facture & paie : le comptable
Analyse des performances : le service achats
Gestion des conflits : le juriste
CNWLUne approche pluridisciplinaire !
Comité du Matériel Médical Stérile & NON Stérile
⇒ Identification des besoins
⇒ Standardisation et/ou
massification
⇒ Réduction des coûts
⇒ Réponses adéquates
Approche commune stérile & non-stérile« Dans la vie, il n’y a pas de
solutions.
Il y a des forces en marche.
Il faut les créer, et les solutions
arrivent ! »
Antoine de Saint-Exupéry
CNWLGuy HEBERT
Président de la Centrale de Marchés MERCURE
Directeur Achats & Logistique
Cliniques universitaires Saint Luc
10, Avenue Hippocrate
1200 BRUXELLES – Belgique
guy.hebert@uclouvain.be
+ 32 02 764 12 20
+ 32 474 77 12 55
CNWLwww.hospitals.be
Association Belge des Hôpitaux a.s.b.l.
Belgische Vereniging der Ziekenhuizen v.z.w.
28e CONGRES
Jeudi 20 octobre 2011, de 9h00 à 17h30
Donderdag 20 oktober 2011, van 9u00 tot 17u30
Les services hospitaliers de support en pleine réflexion :
Autogestion, externalisation, mutualisation ?
Nadenken over de toekomst van de ondersteunende
diensten :
Insourcing, outsourcing, mutualisering ?Vous pouvez aussi lire
