P lan d'actions achat et son - suivi - Pilotage national de la DAE - Campus ...
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P
lan d’actions achat et son
suivi - Pilotage national de la DAE
Parcours de formation ESENESR / AMUE
25 novembre 2016
Le Contexte
Les engagements européens, s’agissant de la réduction
des déficits, imposent aux Etats membres de mieux
maîtriser leurs dépenses. La modernisation de la
fonction achat a été
Le projet de loi de finances pour 2017 confiée au service des
réaffirme la volonté à la fois, de maîtriser achats de l’Etat, SCN créé
les moyens de fonctionnement et de en 2009.
rationaliser l’ensemble des dépenses
Initialement, le périmètre
Sous la pression de la contrainte était celui des ministères
financière, les objectifs fixés (services centraux et
correspondent à des économies déconcentrés), celui-ci a
budgétaires, et le gouvernement compte été officiellement étendu
sur la nouvelle Direction des achats de aux établissements publics
l’État (DAE) pour les atteindre. de l’Etat en 2013.
L’amélioration de la performance achat se doit de La création de la DAE en
contribuer au rétablissement des comptes mars 2016 répond au
souhait de poursuivre et de
Avec la mobilisation de toute la ligne hiérarchique, les renforcer les actions déjà
achats sont un vecteur très efficace de transformation entreprises avec 2 axes
de l’ensemble de la stratégie et de l’organisation d’un forts : la programmation et
établissement. la compétence des
acheteurs. 2
2Les Principales missions de la DAE
définir la politique des achats de l’Etat et s’assurer de sa mise en œuvre
élaborer, après concertation interministérielle, les stratégies interministérielles
d’achat
conclure les marchés publics interministériels ou en confier la conclusion à un autre
service de l’Etat, à l’UGAP, à une autre centrale et s’assurer de leur bonne exécution
conseiller les services de l’Etat et leurs établissements publics pour leurs stratégies
d’achat et pour l’organisation de la fonction d’achat
définir la stratégie de formation des acteurs de la fonction d’achat de l’Etat et piloter
cette offre de formation
proposer les mesures permettant la création d’une filière achat commune aux
ministères et aux établissements publics
animer le réseau social professionnel des acteurs de la fonction achat de l’Etat
concevoir et piloter le système d’information des achats de l’Etat
3La Modernisation de la fonction achat
Le décret de mars 2016 et l’arrêté de mai 2016 modifié prévoient que les établissements
publics dont la dépense achat est supérieure à 10 millions d’euros, transmettent une
programmation pluriannuelle de leurs achats et rendent compte de leurs résultats à la
DAE.
définition de ce que recouvre la dépense achat : les achats courant, les achats métier, les
achats de fonctionnement et d’investissement .
La capacité de la fonction achat à mettre en œuvre toute une série de politiques
publiques essentielles dans le contexte économique actuel est réaffirmée.
Tout en reprenant les 5 objectifs, le nouveau guide de la mesure des résultats revoit le
niveau des indicateurs et les méthodes de calcul pour les établissements publics, sur le
triennal 2016-2018 :
économies achat : 825 millions d’euros ;
protection de l’environnement (en 2018, 20% du nombre des marchés supérieurs à 25K euros
avec a minima une disposition environnementale) ;
Intégrer des dispositions sociales ;
(15% du nombre des marchés supérieurs à 25K euros d’ici 2018) ;
recours aux PME (29% du montant des achats annuels adressé à des PME en 2018) ;
captation de l’innovation (2% du montant des achats annuels d’ici 2020).
4La Fonction achat
Les préalables :
Disposer d’une Nomenclature pour structurer les achats : nomenclature NACRES
commune à l’ensemble des EPSCP et EPST ;
Cartographier les achats pour connaître les consommations par segment, par
client interne, par fournisseur, par marché formalisé…
Sur la base de la cartographie, Identifier les familles à fort enjeu
(principe de Pareto 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes).
ON NE PILOTE QUE CE QUE L’ON MESURE
5LE PLAN D’ACTIONS ACHAT
L’Élaboration d’un plan d’actions achat
Les différentes étapes du cercle vertueux :
fixation des objectifs avec une politique des achats en phase avec les objectifs de
l’établissement (performance économique, délais, qualité, développement
durable, …) ;
détermination des moyens et des stratégies pour les atteindre ;
mise en œuvre concrète avec le plan d’actions achat.
Plan Quelle mise en œuvre concrète ?
d’actions
achat
Stratégie
Comment atteindre Politique achat
les objectifs ?
Quels objectifs ?
L’élaboration d’un plan d’actions achat tous les ans permet de
canaliser toutes les énergies vers l’atteinte des objectifs.
7L’Utilité d’un plan d’actions
Un plan d’actions achat, ce n’est pas un tableau de bord où serait
recensé l’ensemble des procédures à lancer
Plan d’actions achat : outil de pilotage
Triple objectif : orienter, convaincre et rendre compte
permet de lister les grands projets et de leur donner une dimension stratégique en leur
assignant des objectifs quantitatif et qualitatifs
permet de se projeter à moyen terme, et d’afficher les enjeux de la fonction achat
permet d’identifier et de positionner la fonction achat en offrant un outil de
communication et d’aide à la décision
Contributeur à la stratégie globale de l’établissement en permettant d’identifier
des marges de manœuvre
au delà de la visibilité qu’un plan d’actions apporte, il donne à un service achat la
possibilité de proposer des solutions dans un contexte budgétaire difficile
8Une Démarche incontournable
Etapes de la construction d’un plan d’actions achat
Analyser la cartographie
Valoriser le dialogue acheteurs / prescripteurs
Initier les premières évaluations des économies achat grâce au binôme
prescripteur - acheteur et aux études de marchés (connaissance approfondie du
marché économique auquel on s’adresse)
Mobilisation de l’ensemble des acteurs de la chaîne achat
La mise en place d’un PAA est une démarche qui responsabilise les acteurs du
processus achat, de la direction générale à l’ensemble des acheteurs et des
prescripteurs.
Le PAA annuel favorise le dialogue entre acheteurs et prescripteurs et ainsi créé
les meilleures conditions pour « mieux acheter ».
9Le PAA : fruit d’une analyse de la situation en interne
et en externe
Dialogue avec les prescripteurs et les fournisseurs
LES PREALABLES
Identifier les Réfléchir avec
segments les prescripteurs
Identifier les Positionner les Décision sur les
Cartographier les d’achat aux et les Chiffrer le
échéances projets en termes projets à lancer
achats marges de fournisseurs aux potentiel
contraintes d’enjeux/d’efforts et calendrier
manœuvre opportunités en
significatives coûts complets
Ex.
renouvellement, Objectif annualisé
lancement de et ciblé par action
marché…
LES ACTIONS
Liste de Chiffrage des
Périmètre Plans d’actions
Programmation segments à Liste d’actions économies Priorités
d’action achat
travailler achat
10LE SUIVI DU PAA
L’Élaboration et l’exploitation du PAA au sein de l’EP
La programmation achat se construit sur la fin de l’année civile ou
universitaire comme la programmation budgétaire
Sur le socle des marchés qui arrivent à échéance avec l’ajout des nouveaux
projets auxquels les prescripteurs réfléchissent ;
Cette photographie vous donne la charge de travail du service et oriente
éventuellement vers des externalisations. Celle-ci vous permet aussi, en cours
d’année, de solliciter un arbitrage pour prioriser les actions en cas de survenance
de nouveaux projets non programmés.
Sur la base de la programmation, le bilan peut être renseigné au fil de
l’eau, à chaque notification d’un marché à forts enjeux ou permettant de
contribuer à l’atteinte d’un des cinq objectifs.
D’une année sur l’autre, les écarts peuvent être analysés
Entre le tableau prévisionnel de l’année N (envoyé pour le 31 décembre de l’année
N-1) et le bilan des actions menées en année N (transmis au plus tard le 31 mars
de l’année N+1).
12L’Exploitation du PAA et les relations fournisseur
La programmation va aussi vous permettre d’identifier les segments
économiques qui seront sollicités
Cela ciblera les salons, les évènements incontournables auxquels les acheteurs
devront participer ;
Cela offrira la possibilité, par segment, à la fois d’étudier la structuration des
marchés économiques (grands groupes-PME, fabricants-distributeurs…) et de
dialoguer, en amont de la procédure, avec les fournisseurs ;
Cela facilitera la rédaction des clauses contractuelles et permettra d’identifier le
potentiel du segment économique en phase avec les objectifs de politique publique
assignés à l’achat.
13LE PILOTAGE DE LA DAE
Lors de l’élaboration des plans d’actions achat
Actions d’accompagnement individualisées ou collectives
Réunions régulières d’échanges
5 réunions ont été organisées à l’automne 2016 au profit des établissements publics
Appui pour l’élaboration des Plans d’action achats à toutes les étapes de celui-ci
Sensibilisation des dirigeants pour soutenir les équipes en charge des achats
Création d’offres de services comme Conseil flash qui permet à un directeur
achat expert d’accompagner un EP qui aurait des interrogations en terme
d’organisation ou métier.
15L’Exploitation des données
La DAE rend compte de votre activité, sur la base des bilans : un
rapport au ministre de l’économie et des finances est élaboré
La partie dédiée aux établissements publics est subdivisée en deux ;
1- Professionnalisation de la fonction achat :
– Le périmètre de l’analyse, 39 universités ont participé à la précédente campagne
(soit 52% de la base composée par les EPSCP) ;
– Le profil de la fonction achat ;
– Les actions recensées dans le bilan
2- Les résultats : l’analyse porte sur les 5 axes et le niveau d’atteinte des objectifs
16L’Exploitation des données
En reprenant les leviers, il est possible d’identifier ceux qui sont les
plus générateurs d’économies achat
Economies achat réparties par leviers utilisés sur les
marchés passés en 2015 Dématérialisation
5%
Autres
12%
Suivi de la Globalisation,
performance harmonisation de
fournisseurs l'achat
5% 18%
Optimisation du
besoin Négociation
23% 15%
Approche par le coût
Optimisation de la d'objectif
mise en concurrence 10%
12% 17L’Exploitation des données
La programmation des établissements publics permet d’identifier les
segments sur lesquels plusieurs établissements lancent des projets
similaires
depuis 2 ans, la DAE élabore des tableaux « ils vont le faire-ils l’ont fait » sur la
base de la programmation des EP qui ont transmis leurs projets, exemple :
CODE CPV 72
Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et
appui
INFOGERANCE
Prévision de marchés INFOGERANCE sur la période 2016-2018
EP CPV INFOGERANCE durée montant du marché
CEA 72 Infogérance Saclay 60 47 390 143
CEA 72 Infogérance CAD/MAR 60 25 410 475
Pole Emploi 72 ADP INFOGERANGE,TMA, EXPLOITATION PAIE 48 24 500 000
BNF 72 Prestations d'exploitation en infogérance des différents systèmes d'information
48 8 779 996
ARS IdF 72 maintenance de l’application informatique HAPI (HArmonisation et Partage
48 d’Information), à son déploiement, à 1son
431support
525 u
EPFIF 72 Infogérance 48 90 000
INSERM 72 Contrat infogérance 48 4 900
Marchés INFOGERANCE notifiés
Année EP CPV INFOGERANCE durée montant du marché
2014 EP Versailles 72 Infogérance des systèmes d'information 48 2 800 000
2014 ONF 72 Infogérance du PGI EASYVISTA 36 130 000
2014 IRD 72 Infogérance - DIAL 36 21 000
2013 IRD 72 Infogérance (centre France nord) 36 21 000L’Exploitation des données
Au-delà de ces partages d’expériences, la programmation permet aussi
à la direction des achats de l’Etat de concevoir des évènements
susceptibles d’apporter des éléments de réponses sur des sujets
évoqués par de nombreux établissements publics.
19Le Soutien de la DAE aux services/directions achat
La campagne des plans d’actions achat est systématiquement lancée
via un courrier papier adressé à vos Présidents ; il est envisagé de leur
envoyer un courrier de relance, le cas échéant.
La gouvernance des achats de l’Etat (article 5 du décret du 3 mars 2016)
Réunie le 13 octobre 2016, la Conférence des achats de l’Etat a évoqué le
pilotage de la performance achat des établissements publics.
Il a été précisé que la DAE accompagne les EP dans la mise en œuvre des
actions nécessaires à l’atteinte des objectifs achat en liaison avec le directions de
tutelle et les secrétaires généraux.
Pour les EP dont ils ont la tutelle principale, les secrétaires généraux doivent
veiller à ce qu’un certain nombre d’actions soient intégrées au COP ou
équivalent, comme :
l’obligation de produire et transmettre un PAA pour les EP ayant plus de 10 millions
d’euros annuel d’achats ;
l’inscription d’un indicateur sur le taux de couverture des achats par des professionnels
de l’achat avec une cible d’augmentation (si inférieur à 50%, augmentation de 10 points
par an)
l’inscription, pour les EP les plus matures en achat, d’objectifs chiffrés sur les 5 axes et
d’indicateurs d’efficience de leur organisation.
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