LES ROBOTS SONT LES MEILLEURS ALLIÉS DE LA FONCTION RH - Pourquoi la fonction RH doit activement participer à la stratégie d'automatisation de ...
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LES ROBOTS SONT LES MEILLEURS ALLIÉS DE LA FONCTION RH Pourquoi la fonction RH doit activement participer En partenariat avec à la stratégie d’automatisation de l’entreprise ?
sia-partners.com Linkedin @SiaPartners
SOMMAIRE 01 LA 4ÈME RÉVOLUTION INDUSTRIELLE - L’ÈRE DE L’AUTOMATISATION DIGTIALE 02 L’AUTOMATISATION DES PROCESSUS DIGITALISÉS 05 POURQUOI LA FONCTION RH DOIT ACTIVEMENT PARTICIPER À LA STRATÉGIE RPA ? 09 CAS CONCRETS ET BÉNÉFICES 18 COMMENT TRANSFORMER LA FONCTION RH
PAGE – 1
La 4ème Révolution Industrielle
– l’ère de l’automatisation digitale
Les Ressources Humaines un candidat
et un vecteur de la robotisation dans l’entreprise
Depuis la fin du 18ème siècle et l’avè- Les activités de service et de production Ces actes administratifs sont des candi-
nement de la première révolution indus- intellectuelle sont directement concer- dats naturels à l’automatisation permet-
trielle, les modes de travail n’ont cessé nées par cette révolution puisqu’elles tant de recentrer notamment les Res-
d’être impactés par l’automatisation consomment et produisent avant tout de ponsables Ressources Humaines (RRH)
croissante des tâches qu’elles soient la donnée qui est à la quatrième révolu- sur le développement des carrières des
manuelles - avec l’introduction des ma- tion industrielle, ce que le charbon fut à collaborateurs et l’expertise.
chines à vapeur - ou intellectuelles – avec la première.
le développement de l’électronique et des En second lieu, les DRH ont la responsa-
technologies de l’information. Désormais, des robots logiciels peuvent bilité d’accompagner la transformation
décharger les opérationnels des tâches auprès de l’ensemble des collaborateurs.
Sans bien s’en rendre compte, nous répétitives et à faible valeur ajoutée afin La robotisation impacte tous les dépar-
sommes désormais entrés de pleins de leur permettre de se concentrer davan- tements de l’entreprise qu’ils soient de
pieds dans la 4ème révolution indus- tage sur les activités plus stratégiques et production ou de support, tant sur le plan
trielle, également appelée industrie 4.0, à plus forte valeur ajoutée, telles que les de la réorganisation des tâches, que sur
qui s’est répandue à tous les secteurs interactions avec les clients, des ana- l’acquisition de nouvelles compétences
d’activité. lyses opérationnelles ou stratégiques métiers et robotiques.
plus poussées qui permettent une prise
Ses composantes sont multiples et très de décision plus rapide et plus éclairée. Les DRH doivent donc accompagner les
diverses comme par exemple l’intelli- salariés en les aidant à mieux appréhen-
gence artificielle, la robotisation, l’au- Les robots, cette nouvelle force de travail der leur nouveau positionnement en étant
tomatisation, l’internet des objets (IoT), digitale disponible sans discontinuer jour à la fois le vecteur et le champion de ce
l’impression 3D, les nanotechnologies, et nuit, tout au long de l’année, induisent changement stratégique.
les drones, l’informatique quantique, etc. des changements profonds dans la na-
ture même du travail réalisé par les sala- A ce titre, la DRH a toute la légitimité pour
Cette révolution se caractérise par son riés et à des répercussions directes sur être le business partner des directions
rythme exponentiel, les évolutions ar- l’organisation des sociétés. Les direc- métiers et support dans le cadre de l’intro-
rivent sans discontinuer dans des es- tions des ressources humaines (DRH) duction et le développement des robots
paces de temps bien moindre que pour sont donc au centre de cette révolution à en leur sein.
les précédentes révolutions, par la place plusieurs niveaux.
centrale accordée à la donnée ainsi que Nous vous proposons dans la suite de ce
par une recherche permanente d’optimi- En premier lieu, les DRH administrent les livre blanc de détailler plus précisément
sation qu’elle soit économique, spatiale, ressources humaines, salariées ou non, en quoi les ressources humaines sont un
énergétique ou temporelle. de l’entreprise en réalisant des actes ad- bon candidat à la robotisation ainsi que
ministratifs souvent répétitifs et à faible la démarche de mise en œuvre mais éga-
Les impacts sont tels qu’ils remettent en valeur ajoutée (saisie des contrats de lement des cas concrets de robotisation
permanence en question la capacité de travail, vérification des arrêts maladie, appliquée aux DRH et les gains attendus.
l’humain à rester maître du processus contrôles de justificatifs, contrôles de
qu’il a initié. paie, etc.).
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L’automatisation
des processus digitalisés
Dans ce livre blanc, nous nous concen- Ne vous attendez cependant pas à voir Les robots logiciels sont capables
trons sur une sous-partie de la révolu- un robot humanoïde penché sur son or- de travailler avec les autres outils du
tion 4.0, à savoir l’automatisation des dinateur à côté de vous au bureau, ou à spectre d’automatisation, que ce soit
processus digitalisés, et plus particuliè- en croiser à la pause-café. les outils actuels (SIRH, Macros, APIs,
rement sur les activités de robotisation etc.-), les autres outils de transforma-
du spectre de l’automatisation. Le terme robot est un raccourci pour tion de processus (Case Managers,
robot logiciel et désigne une ressource OCR, etc.-), les outils d’automatisation
Robotic Process Automation, ou RPA, digitale de l’entreprise qui travaille soit cognitifs (smart OCRs, Natural Lan-
est une technologie qui imite les actions sur son propre poste de travail dédié guage Processing, Chatbots, etc.-) ou
humaines au sein de systèmes digitali- (unattended robot), soit sur les postes les outils de Machine Learning et d’In-
sés pour automatiser les tâches et les de travail des employés (attended robot - telligence Artificielle (Watson, etc.-).
processus métier de l’entreprise. notamment pertinent pour les employés
dont les activités se font à travers des Les robots logiciels s’inscrivent dans
A la différence de la troisième révolution interactions régulières avec des clients). une démarche large de transformation
industrielle, la robotisation s’applique et d’optimisation des processus et pré-
désormais également aux processus sentent de nombreux bénéfices :
administratifs et aux activités de bureau.
Artificial Intelligence Cognitive Automation
• Responding, adapting, and emoting • Capture non-digital data
• Mimic the human intelligence • Understand like a human
• These tools allow you to delegate de- • These tools allow you to capture and
cisions, the orchestration of the other interpret data like humans would
focus of automation • Tools such as smart OCR, Natural Lan-
• Tools such as Natural Language Ge- guage Processing, or, Speech, Image,
neration, Artificial Intelligence, Neural Video, Facial recognition
Networks • Standard / Rule Based process
• Standard / Non-standard process • Unstructured / Predictable inputs
• Structured / Unstructured inputs • Event and data driven
• Relationship driven
Robotic Process
Automation
• Do more, Do Faster
Machine Learning • Mimic the human actions
• Learn, think, and analyse • These tools allow you to operate your
• Augment human intelligence processes faster, more comprehen-
• These tools allow you to enhance your sively, with less human error
analysis by mining past data, iden- • Tools such as RPA, Smart BPM, and
tifying patterns and correlations, and traditional OCR
offering insights • Standard / Rule Based process
• Tools such as Predictive APIs, Senti- • Structured / Predictable inputs
ment analysis, Machine Learning, Deep
• Event driven
Learning
• Less standard process
• Unstructured / Unpredictable inputs Current Automation
• Data driven • Operate today – links the various parts
of your processes
• Support the human
• These tools allow you to run your orga-
nisation today
• Tools such as VBA, APIs, etc.-
• Standard / Non-standard process
• Structured / Unstructured inputs
• Event, Data, and Relationship driven
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Comment cela se traduit?
RPA est une excellente approche alternative dans la transformation de processus (au lieu de l’externalisation ou de la
transformation DSI)
RPA vous aidera à augmenter la satisfaction du client
RPA vous aidera à améliorer la qualité de vos données
RPA vous aidera à réduire la fraude et globalement faciliter les exigences de conformité
RPA va profiter à votre entreprise en général , vous permettant d’absorber facilement les pics d’activités à une fraction du
coût
RPA permettra à votre personnel de travailler sur des activités à plus forte valeur ajoutée ce qui permettra de réduire l’attrition
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OUTIL DÉFINITION
Macro-commande codée en langage VBA, qui permet d’automatiser un certain nombre de tâches au sein d’un
Macro
même outil (Excel étant le plus fréquemment utilisé).
Application Programming Interface ou interface de programmation applicative en français permet à un logiciel
API
d’offrir une porte d’accès et des services à d’autres applications
Robotic Process Automation ou automatisation robotique des processus en français permet à un robot logiciel
RPA
d’effectuer une série d’activité effectuée par un employé
Un Case Manager est un outil de traitement de cas, qui permet par exemple de gérer les interactions des différentes
Case Manager
étapes d’un processus modélisé, et permet un suivi précis de chaque cas.
Optical Character Recognition ou reconnaissance optique de caractères en français est un outil qui permet
OCR
d’extraire un texte d’une image
Un outil Smart OCR est un outil cognitif basé sur la technologie OCR, mais qui est capable d’apprendre la mise en
Smart OCR
page de différent document pour extraire des informations dynamiquement comme un humain
Natural Language Processing ou traitement automatique du langage naturel est un outil capable de comprendre le
NLP
sens d’un texte à la manière d’un humain
ChatBot Un chatbot est un outil conversationnel, souvent basé sur le NLP, qui sert de canal d’acquisition des requêtes clients
Outil capable de déterminer un modèle prédictif grâce à un apprentissage automatique basé sur un grand nombre
Machine Learning
de données.
Sia Partners propose des bots qui s’appuient sur ces modèles prédictifs et offre des applications concrètes à nos clients
Data Science Bot
https://datascience.sia-partners.com/en/search
L’intelligence artificielle est l’ensemble des techniques qui permettent de simuler l’intelligence, et s’appuie donc sur
IA
l’ensemble des outils cités précédemment.
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Pourquoi la fonction RH doit activement
participer à la stratégie RPA ?
L’impact de la transformation digitale sur le département RH
Comme tous les métiers de l’entreprise,
la fonction RH doit améliorer son effica- Questionnaire sur l’impact du digital sur les métiers RH
cité, réduire ses coûts de gestion tout
en améliorant la qualité du service ren-
du à ses clients internes : les salariés.
Ces défis amènent la fonction RH à se
poser un certain nombre de questions
sur ses pratiques et ses modes de fonc-
tionnement actuels.
Comment faire évoluer les pratiques
de recrutement afin de mieux répondre
aux nouveaux enjeux d’attraction des
talents ?
Comment mieux développer les compé-
tences des équipes, tout en maîtrisant
les dépenses liées à la formation ?
Comment revoir les pratiques de gestion
des carrières et développer une expé-
rience collaborateur fluide et adaptée,
afin de proposer une offre de service RH
satisfaisant les clients internes ?
En outre, par son rôle spécifique, la
fonction RH est également concernée
par la transformation digitale de l’en-
semble de l’entreprise. Elle doit être en
mesure d’anticiper et d’accompagner
la transformation de l’organisation,
des métiers, des compétences et de la
culture de l’entreprise.
Quel impact de la transformation digitale sur le business model et l’organisation de l’entreprise ?
Quelles sont les activités qui vont diminuer et quelles sont celles qui vont apparaître ?
Quelles sont les compétences clés de demain ?
Quelles évolutions des modes de travail et de la culture le digital induit-il ?
Et comment, en tant que fonction RH, accompagner ces transformations ?
PAGE – 6 Quelques Chiffres Clés : 40% des entreprises pensent qu’elles vont être complètement automatisées d’ici à 5 ans 80+% des automatisations de processus permettent aux employés de se consacrer aux activités à forte valeur ajoutée, et nécessite donc de les former 50% des entreprises font travailler les ressources humaines et les ressources robots ensemble, permettant à leurs équipes de travailler sur des activités davantage centrées sur l’humain 2/3 des directions RH ne font pas partie de la stratégie de robotisation, malgré les besoins évidents pour couvrir leurs propres besoins et pour la conduite du changement. 11 Le nombre moyen de systèmes d’informations différent utilisés par les DRH. Ces systèmes fonctionnent généralement en silo, ce qui conduit à des inefficacités importantes dans les processus RH, et à des déperditions dans la qualité des données (absence de “Golden Source”, désynchronisation entre les SIs, etc.-) 90+% des tâches sont considérées comme répétitives, 60+% peuvent être traitées en suivant un arbre de décision.
PAGE – 7
Redevenir la pierre angulaire du management et de la gestion de carrière
Dans un environnement où tous les mé- Ce serait sans compter sur les capaci- Par ailleurs, des bots de détection des
tiers de l’entreprise se robotisent, beau- tés des moteurs d’analyse NLP (Natu- cas d’attrition possibles sont mainte-
coup de fonctions support s’inquiètent ral Language Processing) et d’un peu nant matures et plus précis que n’im-
de leur avenir en imaginant un futur d’intelligence artificielle pour aider en porte quel manager (en croisant les
(proche) robotisé, déshumanisé. grande partie les DRH ou Directeurs des données de carrière des collaborateurs
relations sociales à trouver la bonne in- (salaire, nombre d’années dans l’entre-
La fonction RH n’échappe pas à la règle. formation dans le code du travail ou les prise, évolution de poste, formations
jurisprudences et à estimer les impacts suivies, etc…) et des données externes
Il est bien évident que la gestion admi- d’un nouvel accord temps de travail ou sur le marché du travail (dynamisme du
nistrative des Ressources Humaines va d’une évolution conventionnelle ou sta- métier, salaire moyen du poste, nombre
être très significativement robotisée. La tutaire. d’annonces sur les jobboards, etc…)
combinaison des Chatbots et de la RPA pour anticiper les départs potentiels et
(Robotic Process Automation) avec les Certes, il restera une partie incarnée prendre des mesures pour améliorer la
SIRH va permettre d’automatiser 90% par l’humain notamment pour la négo- fidélisation.
des processus. ciation sociale mais les équipes seront
réduites au strict minimum. Les ressources humaines
La mise à jour des référentiels RH va vont-elles être entièrement
également être prise en charge par des La gestion des carrières alors ? robotisées ?
robots faisant le lien entre les outils du
recrutement, de la logistique et de l’in- La gestion collective va être outillée Non, et bien au contraire, les RH vont
formatique. beaucoup plus qu’elle ne l’est déjà au- pouvoir revenir à leur objet premier, le
jourd’hui. management des ‘ressources humaines’
Le recrutement, n’échappera pas à la c’est-à-dire des collaborateurs.
règle sous la poussée des Chatbots, La gestion prévisionnelle de l’emploi et
des outils de matching des CV avec les des compétences (GPEC) balbutie en- En effet, depuis de nombreuses années
postes vacants et des moteurs de tests core dans beaucoup d’organisations le management échappe aux RH au pro-
psychologiques qui émergent sous mais fort est à parier que les outils fit des managers (hiérarchiques).
forme de gaming (Cf Tobias, le chatbot vont évoluer très vite pour faire le lien
de recrutement de Sia Partners : entre un vrai référentiel de compéten- Toutefois, aujourd’hui ce système a at-
http://sia-partners.com/career). ces liées aux postes nécessaires pour teint ses limites pour deux raisons prin-
chaque métier et une vraie base des co- cipales. D’une part, les organisations
La formation a déjà entamé sa mue, la llaborateurs qui reflèterait l’ensemble matricielles, de coutume dans la plupart
gestion administrative est largement de leurs compétences, expériences et des grands groupes, a rendu complexe le
outillée et, là encore, des solutions de capacités (tout au long de leur carriè- management hiérarchique.
matching entre les besoins de formati- re et non pas uniquement au sein de
ons et les formations disponibles (sur l’entreprise, à la manière de LinkedIn Celui-ci est même souvent un frein au
catalogues ou on-line) sont déjà une lookup). mode projet ou aux travaux en mode agile.
réalité, complétées par de l’intelligence
artificielle pour proposer d’autres for- Au-delà de la gestion collective, la ges- D’autre part, tout le monde s’accorde
mations pertinentes. tion individuelle sera aussi largement sur l’évolution inéluctable de la nature
augmentée par la capacité à rapproc- des liens au travail avec l’apparition et la
(Cf Bot d’identification des MOOC her justement le besoin de compéten- multiplication des contrats d’auto-entre-
développé par Sia Partners mentionné ces lié à un poste vacant et les aptitu- preneur, ou tout autre forme de contrat
plus tôt : https://datascience-lab. des des collaborateurs (en mobilité ou qui dépasse la relation classique em-
sia-partners.com/?portfolio=moocs- non) voire les candidats dans le vivier ployeur-employé, sans parler de l’expan-
search-algorithm). de l’entreprise. sion du travail à distance.
Que va-t-il rester à la RH alors ? Ce faisant, l’entreprise sera en mesure Enfin, l’hyper spécialisation des métiers
de proposer des parcours de carrière va faire éclater la notion de poste.
On pense naturellement au manage- plus en adéquation avec les compéten-
ment social – la relation sociale étant ces des collaborateurs favorisant ainsi En effet, les organisations sont bloquées
par essence, avant tout humaine. leur performance. aujourd’hui encore par le postulat d’unPAGE – 8
poste égal un Equivalent Temps Plein partiel de responsable marketing et un Les Directions des Ressources Hu-
(ETP). temps partiel de responsable du pilota- maines ont donc tout à gagner avec la
ge commercial. robotisation et le développement des
En réalité la plupart du temps, la charge nouveaux modes de travail à conditi-
réelle correspondant à un poste peut Ces deux collaborateurs auront donc on de s’y préparer dès maintenant en
varier de 0,2 à 1,8 ETP. une autre partie de leur emploi du temps recensant les compétences de chaque
occupée par un autre employeur (au collaborateur de l’entreprise et en ré-
Combien de fiches de poste corres- sein de la même organisation ou non). fléchissant à l’évolution des métiers et
pondent en fait à la concaténation de donc des besoins en compétences.
besoins différents pour « composer » Dans ces nouveaux modes de travail, la
avec ce paradigme (1 poste = 1 ETP). relation managériale hiérarchique perd Elles doivent en parallèle préparer leur
On voit ainsi apparaître des postes com- son sens. C’est donc bien la RH qui va mue en robotisant au maximum les tâc-
posites qui regroupent en fait des com- reprendre la main sur le management in- hes administratives RH pour permettre
pétences parfois éloignées pour faire 1 dividuel des collaborateurs de l’entrepri- aux gestionnaires RH de se consacrer
ETP, par exemple du type « responsable se et intermédier réellement la relation au management et à la gestion de com-
marketing et pilotage commercial ». entre les métiers. pétences énoncée ci-dessus.
La souplesse offerte par les nouvelles Les responsables métier vont pouvoir Ce faisant, les RH vont pouvoir enfin
relations de travail va permettre de re- exprimer leurs besoins en charge de trouver leur place en tant que vrais par-
cruter pour « le poste » réel, et non plus travail par compétence souhaitée et non tenaires privilégiés des métiers.
un mouton à 5 pattes mais un temps plus en postes.PAGE – 9
Cas concrets
et bénéfices
Potentiel d’automatisation
Sia Partners a établi une cartographie
des processus RH, et de leur potentiel à
être automatisés grâce à la RPA, afin de
faciliter la création d’une feuille de route
de robotisation du département RH.
Les plus grands potentiels d’automa-
tisation RPA se situent sans surprise
dans la gestion administrative du per-
sonnel, et des activités de support, tan-
dis que la gestion des affaires sociales,
et des règlements et statuts semble
posséder le plus faible potentiel d’auto-
matisation.
Questionnaire sur l’impact du digital sur les métiers RHPAGE – 10
Comment l’automatisation peut concrètement aider les DRH ?
RPA : Outils de Case Management : Machine Learning :
• Face à la complexité des métiers de la • Les DRH travaillent souvent sur des • Des outils de Data science peuvent au-
fonction RH, confier à des ressources processus qui sont à la fois long et jourd’hui apporter de l’aide à la déci-
digitales RPA les tâches simples et ré- requièrent l’intervention de multi- sion, sur la base de modèle prédictifs.
pétitives, va permettre de dégager du ples parties prenantes, comme par Sia Partners a notamment développé
temps pour les départements RH afin exemple, le recrutement, l’onboarding, un outil permettant de faire de la veille
de les laisser se concentrer sur le dé- ou les arrêts maladie. sur les MOOCs, de les comparer et de
veloppement du capital humain. proposer des alternatives à moindre
Outils cognitifs : coût pour des contenus équivalent,
Chatbot : permettant au département RH d’op-
• Les données non structurées (images timiser le catalogue de formation en
• Les DRH passent un temps significa- notamment) sont aujourd’hui la par- continue.
tif à répondre à des requêtes ad hoc tie émergée de l’iceberg. Un grand
des collaborateurs (droits à congé ex- nombre de documents traités par les
ceptionnels, justificatifs, démarches DRH entrent dans cette catégorie-là,
administratives…), ainsi qu’à des comme notamment les documents
questions venant des candidats au d’identité, les factures, notes de frais,
recrutement. Utiliser un chatbot pour etc.-
contrôler l’afflux des questions et ré-
pondre aux questions les plus com-
munes permet de dégager un temps
précieux. Les chatbots permettent
également d’améliorer la satisfaction
des collaborateurs car ils obtiennent
leurs réponses 24/24 – 7j/7 instan-
tanément (même si c’est ‘seulement’
pour 80% des cas). Ils permettent enfin
de récupérer l’information sous format
structuré (et non pas oralement) per-
mettant donc la robotisation des pro-
cessus en aval.
Source : www.automationanywhere.comPAGE – 11
Sourcing de candidats
Contexte Résultat
Les recruteurs de Sia Partners re- Cette automatisation de processus a
cherchent régulièrement de potentiels permis aux recruteurs de Sia Partners
candidats en utilisant LinkedIn. Les de gagner de 5 à 10 heures chaque se-
critères de recherche étaient jusqu’ici maine, un temps qui peut être mis à pro-
rentrés manuellement, selon le type de fit pour étudier les profils et les contac-
profils recherchés, et considérés de ma- ter au lieu de les chercher et en extraire
nière individuelle en consultant chaque les données.
profil LinkedIn.
Cela a également permis aux recruteurs
Comme les recherches étaient faites de d’avoir de meilleurs outils en termes de
manière décentralisée, il n’y avait pas tracking et reporting des profils, et de
non plus de liste centrale des profils gagner en qualité de données (en évi-
revus. De ce fait, il y avait beaucoup de tant les doublons notamment) et en ré-
perte de temps à revoir des profils qui putation (en évitant de recontacter un
avaient potentiellement été déjà vus, même profil par exemple).
et parfois une impression de manque
de rigueur lorsque des profils étaient
contactés plusieurs fois.
La solution utilisée
Une automatisation a désormais été
mise en place pour rechercher des pro-
fils LinkedIn et en extraire les liens vers
les profils.
Le robot se réfère à des profils définis
par les managers selon une liste de cri-
tères préétablis.
Le robot se connecte à LinkedIn et ap-
plique les critères de recherche, extrait
les données des profils pertinents, et les
liste dans une base de données centrali-
sée. Seuls les nouveaux profils trouvés
sont ajoutés.
Automatisation du sourcing de candidats
Search
Criteria
Le robot se réfère à Le robot se connecte à Le robot extrait les Le robot rajoute uniquement les
des profils définis Linkedin et applique les données des profils nouveaux profils à une base de
selon une liste de critères de recherche pertinents données centralisées
critères pré-établisPAGE – 12
Gestion des documents du dossier administratif
Contexte
Les équipes des ressources humaines Le robot va surveiller le retour par mail https://botstore.automatio-
sont amenées à gérer l’ensemble des do- des futurs employés, récupérer les do- nanywhere.com/bot/digital-em-
cuments à verser au dossier administratif cuments joints, et, en se servant de l’IQ ployee-onboarding-specialist
de l’employé, depuis la création du contrat Bot d’Automation Anywhere, va être
de travail, l’obtention de la signature, puis capable d’extraire les informations re-
la collecte des documents administratifs quises comme le nom, prénom, date de
des employés qui vont permettre à la fois naissance, numéro IBAN, ou numéro de
de valider les informations transmises sécurité sociale des images scannées
par les futurs employés, pour pouvoir en- (qui sont considérées comme des don-
tamer les démarches requises auprès de nées non structurées), pour les croiser
l’administration, comme par exemple le avec les données existantes du SI de
prélèvement à la source. recrutement.
La revue des documents, et la saisie des Enfin le robot ajoutera les pièces di-
informations sont aujourd’hui souvent rectement au dossier administratif de
effectuée à la main, sur la base de docu- chaque employé.
ments scannés.
La solution utilisée
Résultat
Automation Anywhere propose au-
jourd’hui des “Digital Workers”, qui sont Les RH n’ont plus à se préoccuper d’en-
une série de processus automatisés voyer de grand nombre d’emails per-
propre à un rôle spécifique. Pour les sonnalisés pour obtenir des documents
besoins des équipes de ressources hu- avant l’arrivée de l’employé.
maines, le “Digital Worker” Talent Ac-
quisition Specialist va être en mesure Le robot va non seulement être capable
d’effectuer différentes activités comme d’assurer le suivi et la gestion des do-
la création d’un contrat de travail, la de- cuments, mais aussi, d’extraire les don-
mande de signature, et la vérification du nées des documents scannés, de ma-
statut de la signature, via DocuSign. nière systématique, ce qui va réduire le
temps passé aux lourdes activités de
Une fois le contrat signé, le robot pourra saisie, et réduire significativement les
envoyer la liste des pièces à fournir par risques liés à la qualité des données
l’employé, comme par exemple des co saisies.
pies scannées des pièces d’identité, du
RIB, ou de la carte vitale entre autres.
Automatisation de la Gestion des documents du dossier administratif
DocuSign DocuSign
DOCX
Le robot se connecte aux SI Sur la base de ces données, le Le robot upload le Le robot vérifie régulièrement le
recrutement et récupère les robot rédige un contrat de contrat dans DocuSign statut du contrat dans DocuSign
informations des “new hired” travail standard jusqu’à signaturePAGE – 13
Onboarding, Crossboarding, et Offboarding
Contexte La solution utilisée
Chez Sia Partners, une fois le contrat si- Le processus a désormais été auto-
gné, les données de l’outil de recrutement matisé. Le robot est prévenu des évé-
sont copiées dans une base de données nements autour des employés via un
Google Sheets d’entrées / sorties des fichier extrait du logiciel de gestion de
employés, détaillant l’ensemble des évé- paie.
nements lié à un employé (onboarding,
promotion, transfert, offboarding, etc.-). Le robot va ensuite effectuer les chan-
gements nécessaires dans les outils
Pour assurer un onboarding ou un of- RH, à savoir :
fboarding complet, les départements RH
doivent créer ou supprimer l’ensemble • Créer les comptes pour une arrivée,
des profils associés aux employés. • M odifier les comptes en cas de
transferts ou promotions
Cela doit être fait avant leur arrivée pour • Supprimer les comptes après un
un onboarding et pas avant les départs départ.
effectifs pour l’offboarding.
Résultat
Chaque employé doit avoir accès à un
grand nombre d’outils et de comptes, Sia Partners onboard chaque semaine
notamment l’email, l’outil de paye, l’outil entre 5 à 10 personnes sur le seul pé-
de gestion de carrière, l’outil de note de rimètre de la France, ce qui nous fait
frais, l’e-learning ou encore les Tickets gagner jusqu’à 2,5 jours de travail par
Restaurants, etc.- semaine.
Au niveau logistique, il faut également En outre, la qualité de données a aug-
créer de nouveaux comptes pour les ca- menté de manière considérable, per-
siers de conciergerie et les casiers à colis mettant aux nouveaux arrivants de
à destination des employés. pouvoir démarrer immédiatement avec
l’ensemble des outils nécessaires à leur
Au total il faut créer près de 15 profils intégration, ce qui se fait donc au béné-
différents, chaque profil prenant en fice de l’employé et de l’entreprise.
moyenne entre 5 et 10 minutes à complé-
ter, soit entre 1 et 2h par nouvel arrivant.
Les risques d’erreur lors des copier-col-
ler manuels sont également très élevés,
étant donné la nature peu stimulante de
l’exercice.
Automatisation des activités Onboarding, Crossboarding, et Offboarding
Le robot surveille une boîte Le robot crée/modifie/supprime les Le robot confirme son activité employé
Le robot extrait les comptes à partir des informations
mail et vérifie la presence par employé au département RH
informations et determine obtenues
de l’extrait du SIRH
l’action à prendrePAGE – 14
Chatbot ‘Foire Aux Questions’ FAQ
Contexte La solution utilisée raient passées environ 4,000 minutes
chaque jour pour répondre aux requêtes
Aujourd’hui, lorsque les employés ont Un chatbot a été mis en place pour ser- des employés, soit un peu plus de 8
des questions particulières les concer- vir de point d’entrées aux employés, afin équivalents plein temps.
nant, ils vont généralement contacter qu’ils puissent effectuer leurs deman-
les RRH car les informations qu’ils des d’informations. L’ensemble des employés ont été parti-
recherchent ne sont pas toujours ac- culièrement séduits par l’obtention de
cessibles en libre-service (via un in- Sur la base d’un modèle de Natural Lan- réponses immédiates et précises.
tranet par exemple), et si elles le sont, guage Processing le chatbot va com-
elles peuvent être compliquées à com- prendre et faire valider la requête de Les RRH ont donc été délestées de ces
prendre, ou manquer de la personnalisa- l’employé, l’envoyer à un robot Automa- activités et ont pu se consacrer à des
tion nécessaire. tion Anywhere, qui va aller récupérer les tâches à plus forte valeur ajoutée, tout
informations dans les différents systè- en augmentant la satisfaction des em-
Cela entraîne de la frustration au niveau mes d’information RH, et notamment de ployés.
des employés, et amène les RRH à se Workday, sans avoir recours à des APIs.
détourner de leurs activités pour se
consacrer aux requêtes des employés. Résultat
Comme le souligne Workday, les dépar- La DRH a constaté que dans les 6 mois
tements RH sont souvent en sous-ef- suivants la mise en place de cette so-
fectif et passent en plus une partie lution, plus de 100,000 interactions ont
importante de leur journée à effectuer eu lieu entre les employés et le chatbot.
ces tâches répétitives d’obtention des
informations demandées par les em- Cela représente 800 requêtes par jour
ployées, dans l’ensemble des systèmes en moyenne. Sur la base de 5 minutes
d’information RH et Finance. par requête, les départements RH au-
Chatbot FAQ
Le chatbot comprend la requête Le Robot effectue les activités Le chatbot renvoie rapidement
L’employé parle avec le et l’envoie à un Robot pour faire liées aux requêtes des employees une réponse à l’employé
chatbot pour lui effectuer la tâche (modification, obtention d’info,
soumettre une requête etc.-)PAGE – 15
Notes de Frais
Contexte Si la note de frais est unique et que le
montant saisi correspond à celui pré-
Lorsque les collaborateurs saisissent sent sur les justificatifs, le robot envoie
leurs notes de frais dans le SI dédié, la note de frais au manager pour valida-
ils doivent joindre un certain nombre tion. Le robot va ensuite interpréter la
de pièces justificatives scannées. Le réponse envoyée par le manager (soit
département en charge doit ouvrir indi- par email soit dans le SI) pour finaliser la
viduellement chaque note de frais, vé- vérification de la note de frais et avertir
rifier que le montant saisi et les items le service comptable et financier qui se
correspondent à ceux des pièces jus- chargeront du règlement.
tificatives, et, lorsque c’est le cas, en-
voyer la note de frais à faire valider par Résultat
le manager.
La partie de préparation et de vérifica-
Or, les pièces justificatives et les don- tion de la saisie de la note de frais est
nées saisies ne sont régulièrement désormais automatisée, ce qui dégage
pas harmonisées, ce qui crée un grand un temps considérable pour les départe-
nombre d’échanges supplémentaires ments en charge, et permet d’accélérer
avec les collaborateurs. le traitement jusqu’au remboursement
de la note de frais pour le collaborateur.
La vérification d’une note de frais peut
ainsi prendre plusieurs heures et ainsi La robotisation du processus n’élimine
générer de la frustration de la part des pas les erreurs de saisies de la part des
employés ayant avancé les frais. collaborateurs mais en automatisant le
traitement de toutes les notes de frais
La solution utilisée ‘valides’, cela permet aux équipes en
charge des contrôles de se concentrer
Lorsque l’employé saisit ses notes de uniquement sur les cas complexes,
frais et y ajoute les justificatifs le robot ainsi que sur le reste des tâches à plus
peut vérifier la saisie en les comparant forte valeur ajoutée.
avec les pièces jointes transmises et les
valider automatiquement selon des rè-
gles prédéfinies ou pour des montants
inférieurs à un montant donné.
Le robot peut ainsi détecter si des infor-
mations saisies sont incorrectes, man-
quantes ou même en doublon avant que
cela ne soit redirigé vers le manager ou
le département en charge.
Automatisation de la revue des notes de frais
L’employé saisit ses notes de
Le robot vérifie que les Le robot pré-valide la note de Le robot avertit le manager de la
frais et les justificatifs
justificatifs et les éléments de la frais si les résultats sont validation, ou préviens en cas de non
nécessaires
note de frais sont concordants concordants concordance.PAGE – 16
Paie
Contexte Sia Partners recommande la mise en Mettre en place un contrôle systéma-
place d’un robot pour nettoyer, valider, tique automatisé et effectué par un ro-
Aujourd’hui 45% du temps de l’activité préparer et consolider les sources de bot permet de sécuriser les données sur
Gestion Administrative du Personnel données provenant des fournisseurs de le bulletin de paie.
et Paye est consacré au contrôle, de paies intégrés, afin de permettre une vue
la paie et des déclarations. Or ces ac- globale et consolidée. Le robot permet de focaliser les dépar-
tivités doivent être effectuées sur une tements RH sur les bulletins de paie
durée très resserrée de 3 à 5 jours. En amont, le robot vérifie ligne à ligne les
fiches de paies de chaque employé pour
Au lieu de contrôles systématiques, effectuer un contrôle de cohérence pour
on trouve donc un grand nombre de détecter toute variation hors norme d’une
contrôles visuels, d’états post-paie, ou contribution salariale, ou d’un salaire, et
de contrôles de masses via macros. ainsi éviter au maximum les erreurs sur
les fiches de paie.
Selon le rapport annuel 2017 de l’ACOSS,
87% des employeurs contrôlés ont fait Enfin le robot est amené à saisir les don-
l’objet d’un redressement. Un chiffre en nées de paies dans l’ensemble des dif-
augmentation constante depuis 5 ans. férents systèmes, afin de synchroniser les
outils entre eux, et assurer la cohérence
Être en mesure de contrôler les bulle- des données entre le SIRH, les reporting,
tins de paie de manière systématique les ERPs, et les outils de comptabilité.
devient un enjeu majeur pour les DRH.
Résultat
La solution utilisée
Un contrôle systématique est quasi-
Certains SIRH (i.e. Workday) propo- ment impossible à mettre en place
sent un logiciel de paie en direct dans aujourd’hui sans robot, car il est im-
de nombreux pays, dont la France et possible de le systématiser à l’échelle
propose également des solutions pour humaine, en raison du grand nombre
faciliter l’intégration avec les meilleurs de lignes pour chaque bulletin de paie,
fournisseurs de paie. ainsi qu’au nombre de bulletins de paie.
Automatisation des contrôles de paie
SIRH
PAIE
Le robot alerte les équipes Le robot met à jour les
Le robot consolide les données Le robot vérifie le
RH et comptable des différents SIRH avec les
de plusieurs sources pour bulletin de paie de
différences au delà d’un données de paie
constituer le bulletin de paie chaque employé ligne à
seuil préétabli
lignePAGE – 17
Arrêts maladies
Contexte Le Case Manager permet de gérer le suivi • E nfin le robot vérifie que les in-
des étapes de l’arrêt maladie, à savoir : demnités journalières avancées à
En France, les salariés sont absents l’employé ont été recouvrées par
pour maladie plus de 17 jours par an en • Lorsque l’employé déclare un arrêt l’entreprise.
moyenne. Pour chaque entreprise, être maladie dans le SIRH, le robot ou-
capable de gérer ces absences est un vre un cas • Si tel est le cas, le robot clos le cas
enjeu majeur à la fois financier, notam- d’arrêts maladie.
ment pour le recouvrement des indem- • L’employé transmet le Volet 3. Le
nités journalières avancées auprès de robot contrôle la concordance des Résultat
l’assurance maladie, et administratif, dates, avec celles saisies par l’em-
notamment pour s’assurer que les dif- ployé dans le SIRH. Une grande entreprise française (plus de
férentes parties prenantes (employés, 50,000 employés) a estimé que la systé-
managers, URSSAF, etc.-) ont bien ef- • Si la déclaration est valide, le robot matisation du contrôle de recouvrement
fectué les activités attendues. alimente le dossier administratif, des indemnités journalières leur permet
récupère le salaire de référence et de récupérer plusieurs millions d’euros
La solution utilisée transmet l’attestation de salaire à par an.
la CPAM
En combinant un outil de Case Mana- Cette automatisation n’impacte pas les
gement avec des robots, ce processus • A u retour du salarié, ce dernier employés pour lesquels le processus ne
long et très séquentiel est optimisé par confirme sa reprise de poste dans change pas, et absorbe une partie des
l’automatisation. le SIRH. Le robot alimente le DSN. activités du département RH.
Automatisation du traitement des arrêts maladie
L’employé déclare un L’employé soumet Au retour du salarié,
arrêt maladie dans le une copie digitale du ce dernier confirme
SIRH volet 3 son retour dans le
SIRH
Transmission du
Vérification de
Ouverture du cas d’arrêt Contrôle du volet salaire de Alimentation du
recouvrement Clôture du cas
maladie 3 référence à la DSN
des IJ
CPAM
Le robot ouvre un cas Le robot obtient le Le robot alimente le Le robot alimente le Le robot surveille le Le robot clôt le cas
volet 3 du SIRH et dossier administratif, DSN remboursement des lorsque chaque étape
vérifie la concordance récupère le salaire de IJ, et valide que le est complétée
avec les informations référence et le montant avancé est
saisies par l’employé transmet à la CPAM totalement remboursé
DSNPAGE – 18
Comment transformer
la fonction RH
Au travers de ces cas concrets et déjà et de manager. Comment se dessine le Les DRH doivent aussi se ‘digitaliser’
en place dans de nombreuses entre- triptyque RH / Manager / Collaborateur pour être capable de repenser leurs pro-
prises, les possibilités d’emploi de ro- du futur ? cessus métier, les robotiser (en tous cas
bots sont multiples et offrent des res- prendre part aux projets) et les mainte-
sources digitales aux Directions des Depuis plusieurs années la tendance nir fonctionnellement.
Ressources Humaines, mobilisés en est de déporter une part importante
permanence pour soulager les équipes des activités RH vers les managers et Les DRH doivent également lancer des
des tâches les plus chronophages et les collaborateurs. grands plans de Gestion Prévision-
leur permettant de se concentrer sur nels des Emplois et des Compétences
le développement des ressources hu- Cette tendance va s’inverser et la fonc- (GPEC) pour accompagner les métiers
maines, et autres activités d’analyse et tion RH va prendre une position de dans leurs transformations.
de décision. partenaire stratégique des Directions
métier. Plus largement, les DRH doivent être à
La démarche d’automatisation s’inscrit la manœuvre au niveau globale de l’en-
notamment dans une démarche plus En outre, dans un contexte où les mo- treprise pour le « change management
large de transformation digitale des bilités professionnelles sont de plus en ». La digitalisation a en effet un triple
métiers de la RH. plus fréquentes, et les changements impact : d’abord sur l’organisation et
organisationnels rapides, un collabora- donc potentiellement un impact social,
Le champ des possibles technolo- teur est amené à changer fréquemment ensuite sur les collaborateurs par l’évo-
giques est très vaste en matière de RH. de manager. lution nécessaires des compétences de
Plus que de nouveaux outils, la transfor- tous les métiers et enfin sur la culture de
mation digitale amène un besoin de re- Le RRH peut être perçu comme le « réfé- l’entreprise pour diffuser un état d’esprit
penser l’offre de service RH selon trois rent stable » du collaborateur : celui qui ‘agile’ et ‘digital’.
axes : une amélioration de l’expérience est à même de suivre son parcours pro-
collaborateur pour attirer et engager les fessionnel dans la durée, de le conseil-
talents ; une meilleure maîtrise de de la ler et de l’orienter.
performance des processus RH et de
leur valeur ajoutée ; une agilité permet- Mais, plus que la transformation digi-
tant de piloter et développer les compé- tale de la fonction RH elle-même, c’est
tences dans un contexte mouvant. la transformation des métiers qui re-
quiert un repositionnement des métiers
Si les métiers RH ne vont pas dispa- et activités RH.
raître, le cœur de leur activité se trans-
forme. La fonction RH a longtemps été Dans un contexte concurrentiel fort, et
une fonction administrative à 80%. La face à une standardisation de l’offre, les
transformation est déjà amorcée sur ce métiers évoluent. Le digital est au cœur
terrain et elle va s’accélérer. de cette transformation bien qu’il n’en
soit pas le seul moteur.
Le développement du self-care, la ro-
botisation et l’intelligence artificielle Les activités et les compétences se
vont faire progressivement disparaître transforment à une vitesse toujours
la grande majorité des tâches transac- plus importante, et la fonction RH doit
tionnelles et administratives. être à même d’accompagner l’acquisi-
tion et le développement des compé-
La fluidification des processus amenée tences nécessaires pour faire face à
par le digital, la nécessité d’agilité et le ces changements.
renforcement des processus collabora-
tifs entraînent également une évolution Les DRH font donc face à un véritable
du rôle de la fonction RH sur des activi- défi de transformation des équipes RH
tés à plus forte valeur ajoutée. qui doivent monter en compétences sur
les activités RH d’expertise et à forte
La transformation digitale pose la ques- valeur ajoutée, au détriment des tâches
tion de la frontière entre les rôles de RH administratives.PAGE – 19 Notes
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