Mesures COVID-19 au CHU de Bordeaux - Consignes individuelles et collectives Version 7 - à jour du 27 mars 2020 - UMFCS Bordeaux

Mesures COVID-19
                                 au CHU de Bordeaux
                                 Consignes individuelles et collectives
                                 Version 7 – à jour du 27 mars 2020

Soyons écologiques ! Ce document est actualisé tous les jours, merci de modérer vos impressions !

Avertissement
• Les présentes dispositions sont valables au jour et à l’heure de leur diffusion :

                                                27 mars 2020 – 12h00

• Vous êtes invités à vérifier qu’il n’existe pas de version ultérieure auprès du rédacteur
  du document :

                                           Matthieu GIRIER, DPRH
                                       matthieu.girier@chu-bordeaux.fr

• Note de version :            la présente version intègre des modifications aux vignettes 20 à 23 (venir sur site) par rapport à la
  version 6 du 26 mars 2020.

Organiser le service au CHU

Organisation des unités (1)
• Le CHU n’est pas actuellement placé en plan blanc de niveau 3

• Suivi des mesures annoncées par le Président de la République :
  déprogrammation des activités chirurgicales et médicales non-urgentes
  jusqu’à nouvel ordre.

• Le CHU peut cependant être appelé à passer en plan blanc à tout moment :
  les personnels sont invités à rester à proximité immédiate du site hospitalier,
  les voyages interrégionaux et internationaux sont fortement déconseillés.

Organisation des unités en conséquence.

Organisation des unités (2)
• Respect des règles de limitation des déplacements par réorganisation du travail ;

• Mise en place d’un plan de continuité de l’activité (PCA) :
   – Pour les activités de soins par les directeurs de site et les directeurs de soins de site :
   – Pour les activités administratives, logistiques, techniques, ouvrières, par les directions de pôle

• Arbitrage par les directeurs de pôle des activités essentielles et non essentielles,
  sur la base des propositions des responsables d’unité ;

• Travail au cas par cas et suivi par le pôle des Ressources humaines (PRH)

• En cas de question sur la mise en œuvre du PCA d’une direction, contacter le
  PRH qui orientera les demandes.

Quatre catégories de personnels
1.   Personnels essentiels à la continuité du service identifiés dans le PCA : présence en
     poste selon les plannings

2.   Personnels non-essentiels à la continuité du service qui peuvent télétravailler avec la
     suite bureautique (Word, Excel, Powerpoint) : télétravail sans VPN à organiser avec le
     responsable d’unité. Les demandes sont à adresser par votre cadre à
     teletravail@chu-bordeaux.fr

3.   Personnels non-essentiels à la continuité du service qui peuvent télétravailler avec
     accès aux serveurs : télétravail avec VPN IPEDIVA, sur arbitrage PRH et responsables
     d’unités. Les demandes sont à adresser par votre cadre à teletravail@chu-bordeaux.fr

4.   Personnels non-essentiels qui ne peuvent pas télétravailler : autorisation d’absence
     pour raison épidémique (communication O. Dussopt, 15/03/2020)
     o   Saisie sous la forme d’une autorisation d’absence, en lien entre l’encadrement et le gestionnaire RH

Organisation des soins
• Les services s’organisent selon les organisations temporaires proposées par le cadre et le
  chef de service

• Les difficultés de planning remontent au directeur de soins de site et au PRH

• Les services fermés ou à activité réduite pour cause de déprogrammation voient leurs
  personnels répartis sur les unités en demande, en fonction des compétences et des
  besoins.
    – Cette réaffectation temporaire des personnels est pilotée par le directeur des soins de site, exerçant le pouvoir
      d’affectation par délégation.
    – Les directeurs de soins de site font un point quotidien sur les besoins d’évolution des approvisionnements avec
      les directeurs de site et les responsables des unités support.

• Le PRH tient au fur et à mesure un tableau de suivi sur les effectifs en identifiant les
  réaffectations

Télétravail (1)
• Validation préalable avec le cadre du caractère télétravaillable de l’activité
  dans le cadre du PCA.
• Les demandes de télétravail sont centralisées par secteur d’activité et/ou métier, au
  niveau de l’encadrement supérieur.
• Les demandes doivent être transmises par la voie hiérarchique sur l’adresse
  teletravail@chu-bordeaux.fr à l’aide du tableau « Message Télétravail COVID » :
   –   Services de soins et médicotechniques : encadrement de proximité et encadrement supérieur ;
   –   Encadrement de proximité et l’encadrement supérieur : directeurs de soins en lien avec le coordonnateur des soins ;
   –   Services administratifs, logistiques et techniques : directeur de pôle administratif ;
   –   Ecoles et la formation : Mme Rouzaud Gay (DIMS)
   –   Personnels de recherche : Coordonnateur d’Etudes Cliniques et Mme NACKA
   –   Secrétariats médicaux : Mme Choisne
   –   Personnels médicaux : Direction des affaires médicales (Laetitia NAU, laetitia.nau@chu-bordeaux.fr)

Télétravail (2)

• En cas de problème technique : contacter prioritairement la Hotline de la DSIN :
   – Numéro extérieur hotline : 05 56 79 53 71
   – Ou par mail : hotline@chu-bordeaux.fr

• Les personnels qui disposaient déjà d’un accès au télétravail sur une ou deux
  journées par semaine ou par mois soient recensés si leur exercice a évolué durant
  la période d’épidémie vers un exercice à temps complet en télétravail.

Mesures concernant les réunions
• Toutes les réunions qui ne sont pas liées a COVID-19 et/ou qui ne sont pas essentielles sont
  suspendues jusqu’à nouvel ordre.
• Toutes les réunions qui peuvent avoir lieu à distance et/ou en visioconférence doit faire
  l’objet d’une dématérialisation
• Les réunions en présentiel doivent se tenir en nombre réduit, dans le respect STRICT des
  mesures de distanciation sociale et d’hygiène (désinfection des mains et des supports).
• Maintien pour autant du lien entre les équipes : il convient, même en télétravail, d’organiser
  des points d’étape réguliers entre les professionnels, coordonnés par les responsables
  d’unité.
• A ce stade, tenue des instances de représentation des personnels au cas par cas.
  Statut des heures d’information syndicale à arbitrer.

Accompagnement des agents
vulnérables

Critères d’orientation vers le SST pour avis

Les personnels (essentiels et vulnérables) des services de première et deuxième ligne contactent
le mail covid.medecine.travail@chu-bordeaux.fr ou téléphone 05 57 82 21 10 (poste 22 110)

En fonction de l’avis du service de santé au travail et au sens du PCA, votre encadrement
proposera au cas par cas :
• de vous maintenir en poste
• d’aménager votre poste
• de vous placer en télétravail
• de vous demander de rejoindre votre domicile en autorisation d’absence sans carence, après avoir
   organisé votre remplacement.

Personnels vulnérables
• Les personnes considérées comme vulnérables sont selon les avis du Haut conseil
  en Santé Publique et la Société Française de Médecine du Travail :
   – les femmes enceintes
   – les patients présentant une insuffisance rénale chronique dialysée, insuffisance
     cardiaque à un stade défini ;
   – les malades atteints de cirrhose au stade B au moins ;
   – les patients aux antécédents cardiovasculaires : hypertension artérielle, AVC ou de coronaropathie,
     chirurgie cardiaque ;
   – les diabétiques insulinodépendants ou présentant des complications secondaires à leur pathologie
   – les insuffisants respiratoires chroniques sous oxygénothérapie ou asthme ou mucoviscidose ou
     toute pathologie chronique respiratoire ;
   – les personnes avec une immunodépression médicamenteuse (ex : chimiothérapie anti
     cancéreuse), liée à une infection du VIH non contrôlé, consécutive à une greffe d’organe solide ou
     de cellules souche hématopoïétiques, atteint d’hémopathie maligne en cours de traitement,
     présentant un cancer métastasé ;
   – les personnes présentant une obésité morbide.

Unités de première et deuxième ligne
• Première ligne
   – Urgences (y compris pédiatriques et cardiologiques) /SMUR
   – Réanimations médicales et chirurgicales (y compris pédiatriques)
   – Service de maladies infectieuses
   – Service d’imagerie médicale
   – Centre de prélèvement COVID des trois sites

• Deuxième ligne
   – Services de médecine qui vont accueillir les patients porteurs du COVID19

• Troisième ligne
   – Autres services soignants et de support

Soutien psychologique
•   L’équipe des psychologues du service de santé au travail en lien avec le Pôle d’Urgences Médico Psychologique
    (PUMP) et le Centre d'hypnose et méditation (C2RHM) se mobilise sur le soutien psychologique de l’ensemble des
    personnels durant la crise COVID

•   Si vous constatez pour vous-même, l’un de vos collègues ou agents que vous encadrez en présentiel ou en
    télétravail les manifestations prégnantes et durables suivantes :
      – anxiété, sentiment de vide, d’impuissance, perte de confiance en soi, irritabilité…
      – difficultés de concentration et de mémorisation, difficultés à faire des opérations simples,…
      – fatigue généralisée, maux de tête, de dos, tensions musculaires, troubles du sommeil…
      – repli, isolement, agressivité, impulsivité, baisse de l’empathie, conduites addictives…
      – attitude négative envers le travail et les autres, désengagement…
•   Vous pouvez contacter les psychologues du service de santé au travail à
    covid.psycho.medecine.travail@chu-bordeaux.fr pour une demande de téléconsultation en indiquant :
      – Nom Prénom / Service/ Poste occupé/ En présentiel ou en télétravail
      – Joignable au: / Horaires et jours de disponibilité pour vous contacter

•   De manière complémentaire vous pourrez contacter le Poste d’urgence médico-psychologique téléphonique
    (PUMP téléphonique) au numéro vert à venir. Dans l’attente vous pouvez contacter la CUMP au 05.56.56.31.47.
•   Des séances de méditation sont organisées en lien avec le Centre d'hypnose et méditation (C2RHM)

Accompagnement des agents
symptomatiques

Procédure de dépistage

• Procédure réservée aux professionnels soignants
  symptomatiques en contact avec les patients et avec des
  signes évocateurs.
• Sur orientation OBLIGATOIRE du service de santé au travail, joignable de 9h à 18h
  du lundi au dimanche :
   – covid.medecine.travail@chu-bordeaux.fr
   – Ligne dédiée 22 110 / 05.57.82.21.10.

• Dans l’attente du dépistage : le service de santé au travail établit les mesures
  au cas par cas. Le service de santé au travail vous remettra vos résultats.

Points de prélèvement et dépistage
• Unités de prélèvements pour le personnel (UPPS)

   – Des prélèvements sont possibles pour les personnels à l’UDH de Pellegrin du lundi au
     dimanche

   – Une unité dédiée est ouverte à Saint-André du lundi au vendredi
      • HDJ des maladies infectieuses, 2ème étage bâtiment des consultations

   – Une unité dédiée est ouverte à Haut-Lévèque du lundi au dimanche
      • Sous sol du bâtiment des USN, aile 2

• Ouverture le lundi 23 mars 2020

Travailler au CHU pendant l’épidémie

Venir sur site (1) : véhicules personnels

• Circulation sur la voie publique : être obligatoirement muni de l’attestation de
  déplacement signée par la CHU, d’une pièce d’identité et de la carte professionnelle CHU en
  cas de contrôle par les forces de l’ordre.
• Parkings : la déprogrammation des activités non-urgentes, des consultations, la fin des
  stages hospitaliers ainsi que le passage en télétravail des personnels non-essentiels à la
  continuité devrait libérer une partie des places de stationnement.
    Stationnement gratuit dans la ville de Bordeaux
•   Bon d’essence TOTAL : le pôle des Ressources humaines a pris contact le 23
    mars 2020 avec la société TOTAL pour demander la livraison de bons d’essence
    à destination des hospitaliers. Le retour du nombre exact de bons accordés au CHU
    sera précisé courant du mois d’avril.

Venir sur site (2) : transports en commun
•   Réseau TBM
    -   A partir du samedi 28 mars, le réseau TBM va évoluer dans son amplitude pour circuler
        entre 5h30 et 22h avec des fréquences variables selon les lignes (fiches horaires
        disponibles sur le site infotbm).
    -   Seuls les parcs-relais Buttinière, Villenave d'Ornon, Cantinolle, Ravezies, Fontaine d'Arlac restent
        ouverts.
    -   Pour les agents éloignés des lignes du réseau et ayant de réelles difficultés pour se
        déplacer, une offre de transport à la demande « MOBI Soignants » est proposée par TBM. Pour en
        savoir plus, adressez un mail à mobilite@chu-bordeaux.fr

•   Réseaux TER & Transgironde
    -   Les horaires des lignes sont réduites en raison des restrictions de circulation.
 Gratuité des transports TBM, TER et Transgironde pour tout le personnel hospitalier durant
  toute la durée du confinement.

Venir sur site (3) : autres déplacements
• Vélo : Prêt gratuit de vélo classique, électrique, pliant, cargo, tricycle par Bordeaux
  Métropole.
   - Pour en profiter, envoyez un mail à y.bertin@bordeaux-metropole.fr
    Gratuité du V3, vélo en libre-service du réseau TBM, pour tous les abonnés.
• Vélo à assistance électrique : la société Zoov propose à titre exceptionnel tous les
  trajets gratuits pour le personnel hospitalier.
   - Pour en profiter, téléchargez l'application Zoov et créez un compte avec le mail professionnel :
     prenom.nom@chu-bordeaux.fr
• Scooter électrique : la société YEGO propose la privatisation d’un scooter (20€ pour 7
  jours) (zone du service : intra boulevards étendu entre Pellegrin et Caudéran + partie de
  la Bastide).
   - Pour en profiter, envoyer vos coordonnées (nom, prénom, courriel et téléphone portable) à
     mobilite@chu-bordeaux.fr puis télécharger l’application YEGO (section « Packs »/pack exclusif)

Venir sur site (4) : autres déplacements

•   Trottinette électrique : la société Wind propose à titre exceptionnel tous les trajets gratuits pour
    le personnel de l'Hôpital Saint-André & la possibilité de privatiser une trottinette (zone du service :
    intra boulevards + partie de la Bastide).
     - Pour en profiter, envoyer vos coordonnées (nom, prénom, numéro de téléphone portable) à
         mobilite@chu-bordeaux.fr puis télécharger l’application Wind et créer un compte.

•   Trottinette électrique et vélo : la société Pony propose à titre exceptionnel 10 trajets
    gratuits avec le code promo SOIGNANT ou la privatisation d’un de leur véhicule pour une
    période allant d’une semaine à un mois (zone du service : intra boulevards + Pellegrin + partie
    de la Bastide)
     - Pour en profiter, envoyez un mail à aide@getapony.com

 Si vous avez un besoin très spécifique, vous pouvez adresser un mail à
mobilite@chu-bordeaux.fr, afin de faire le lien avec les autorités organisatrices des transports.

Protection des personnels sur site
• La transmission interhumaine de ce nouveau virus se produit par :
   – Gouttelettes (en face à face, à moins d’un mètre du cas et/ou pendant plus de 15 minutes, lors d’une
     discussion par exemple
   – Contact direct (particulièrement via nos mains portées aux visages)

La tension sur l'approvisionnement en masques rend nécessaire une très grande
discipline quant à la distribution et l'utilisation des masques de protection. Chaque
utilisation non pertinente contribue à une future mise en danger des professionnels
réellement à risque d'exposition et nous en appelons à la responsabilité de chacune,
chacun d'entre vous.
La stratégie d'utilisation des masques vise à protéger les professionnels et les patients
mais aussi à éviter toute rupture au moment où de nombreux malades seront
hospitalisés.

Protection des personnels sur site
• La diffusion de l'épidémie se fait encore de façon différenciée selon les régions, la
  région Nouvelle Aquitaine est moins concernée que d'autres régions (Oise, Est de la France
  Montpellier) ; de ce fait les mesures mises en œuvre au CHU de Bordeaux ne sont pas
  identiques à celles mises en œuvre dans les régions à forte circulation du virus et donc ne
  sont pas comparables.
• Les recommandations ci-jointes, si elles sont bien respectées nous permettent de répondre
  au double objectif de protection des patients et de professionnels et de gestion raisonnée
  des stocks de masques.
• L’équipe opérationnelle d’hygiène hospitalière et l’équipe de santé au travail sont à la
  disposition des équipes pour répondre aux questions concernant la protection des patients
  et des professionnels.

Stratégie de port du masque de soin

Stratégie de port du masque chirurgical

Stratégie du port du masque FFP2

Lavage des mains

Se restaurer pendant l’épidémie
• Sur les sites de Pellegrin, Haut-Lévêque et Saint-André, organisation des selfs
  modifiée à compter du lundi 16 mars 2020 :
   – Les selfs restent ouverts, dans le respect des règles de distance entre les usagers, sous
     la forme d’une offre de snacking.

• Les professionnels doivent respecter IMPERATIVEMENT les règles suivantes :
   – Ne pas modifier la disposition des tables et des chaises, qui sont adaptées aux mesures
      de précaution qui s'imposent
   – Usage de solution hydro alcoolique AVANT et APRÈS le repas
   – Respect de distance de sécurité dans la file d'attente
• Afin de faciliter l’application des règles de distances et fluidifier les venues, les horaires
  d’accès aux selfs sont élargis de 11h à 15h.
• Fermeture du self de la Direction générale et de Xavier Arnozan.

Equilibre vie perso/vie pro
• Charges de famille : point avec l’Académie de Bordeaux le 16/03/2020 concernant l’accueil
  des enfants dans le système scolaire : un seul parent hospitalier suffit, sur pièce justificative
    – Horaires des écoles non adaptés et fermetures du mercredi : point régulier avec l’Académie de
      Bordeaux et résolution des problématiques au fil de l’eau.
    – Vous pouvez faire remonter les problématiques non traitées à matthieu.girier@chu-bordeaux.fr

• Crèches : augmentation possible des capacités des crèches hospitalières de 160 à 250
  places en cas de besoin. Peu de demandes actuellement.

• Drive prioritaire soignants : la Direction de la Qualité de vie au Travail du pôle des
  Ressources humaines a pris contact avec les sociétés Leclerc, Carrefour et Géant pour
  organiser une priorité soignants dans les drives de la Métropole. Plus d’informations seront
  disponibles prochainement.