Mise en Page d'un mémoire ou rapport Fonctions élémentaires de Word - Palimpsestes
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Mise en Page d’un
mémoire ou rapport
Fonctions
élémentaires de
Word
18 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
Table des matières
1
Principes généraux ................................................................................................................................................ 3
1.1
Une impérieuse nécessité.............................................................................................................................. 3
1.2
Respecter le destinataire de votre travail .................................................................................................... 3
2
Les styles ................................................................................................................................................................. 4
2.1
Remarque ........................................................................................................................................................ 4
2.2
Intérêt des styles ............................................................................................................................................ 4
3
Comment créer un style ? .................................................................................................................................... 5
3.1
Comment modifier un style ? ...................................................................................................................... 6
3.2
Importer une feuille de style ........................................................................................................................ 6
4
Les styles titres ....................................................................................................................................................... 7
5
Le mode plan ......................................................................................................................................................... 8
5.1
L’insertion automatique d’une table des matières et d’un index ............................................................ 9
6
Les en-tête et pied de page................................................................................................................................. 10
7
Les tabulations ..................................................................................................................................................... 11
8
Corrections automatiques .................................................................................................................................. 12
9
Les signets et les liens ......................................................................................................................................... 14
9.1
Procédure ...................................................................................................................................................... 14
9.2
Lien hypertexte ............................................................................................................................................ 14
9.3
Attention : ..................................................................................................................................................... 15
10
La fusion des documents ................................................................................................................................. 16
10.1
Par insertion de fichiers ............................................................................................................................ 16
10.2
En utilisant le mode document maître ................................................................................................... 16
11
Insérer un objet ................................................................................................................................................. 17
12
La mise en forme des documents ................................................................................................................... 17
12.1
Les sauts de page ....................................................................................................................................... 17
12.2
Les sauts de section ................................................................................................................................... 18
12.3
Eviter un titre en bas de page .................................................................................................................. 19
12.4
Rechercher / Remplacer .......................................................................................................................... 19
12.5
Insérer un tableau ...................................................................................................................................... 20
12.6
Insérer des colonnes ................................................................................................................................. 21
12.7
Insérer des images ..................................................................................................................................... 22
12.8
Copier/Coller ............................................................................................................................................. 22
12.9
Insérer notes de bas de page .................................................................................................................... 23
13
Personnaliser votre espace de travail.............................................................................................................. 23
14
La ponctuation ................................................................................................................................................... 24
IUT PARIS DESCARTES | Une impérieuse nécessité 2
18 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
Nous remarquons de plus en plus la désolante utilisation de Word. Un ordinateur n’est pas une ma-
chine à écrire. Word offre des fonctions tout à fait suffisantes pour concevoir un rapport lisible dont
la présentation soit de qualité.
Vos enseignants vous ont expliqué ces fonctions. Utilisez-les !
1 Principes généraux
1.1 Une impérieuse nécessité
Durant votre formation, vous serez amenés à plusieurs reprises à rendre des
travaux imprimés et non pas manuscrits. Au moins – pour ne parler que de
ceux-ci :
En première année : mémoire ; revue de presse ; rapport de stage
En seconde année : projet tutoré ; rapport de stage.
Ne parlons pas des divers travaux que vos enseignants pourront vous de-
mander et notamment les enseignants en communication (Fiche de synthèse ;
fiche de lecture ….)
La maîtrise de W ord est un pré-requis.
Vous êtes de la génération, désormais, qui fut biberonnée à l’ordinateur. Il
n’est pas excusable que, par négligence ou paresse, vous n’utilisiez pas toutes les
fonctions qu’offre ce logiciel pourtant simple. Votre repère est simple : si vous
ignorez ce qu’est un style, le mode plan, ou si vous ignorez comment générer
automatiquement une table des matières, c’est que vous ne maîtrisez pas Word.
Vous avez un mois pour le faire !
1.2 Respecter le destinataire de votre travail
Cela signifie deux choses :
Présenter un travail propre
S’assurer que votre enseignant puisse y accéder. Ce n’est pas à nous de nous
soumettre aux logiciels que vous utilisez. A Paris Descartes, nous sommes sous
Microsoft Office : libre à vous d’utiliser des logiciels libres, mais assurez-vous
avant de rendre vos travaux de les avoir transformés en Office ou, au moins, en
fichier pdf.
IUT PARIS DESCARTES | Une impérieuse nécessité 3
18 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
2 Les styles
Ce sont des mises en forme automatiques de vos textes. Word travaille à par-
tir d’un style de base appelé Normal, que vous trouvez sous l’onglet Accueil :
dans l’exemple ci contre le paragraphe a été nommé paragraphe..
La bannière qui se trouve à côté représente la barre de lancement rapide des
styles. Y figurent ceux que vous avez créés et ceux, par défaut, que suggère le
modèle de Word.
Appuyez sur la flèche juste à côté, vous verrez apparaître plusieurs noms : ce sont
des styles. En dessous de Normal, vous trouverez Titre 1, Titre 2 : ce sont des styles de titre. Voir ci-
dessous.
Trois moyens pour accéder aux styles:
- la flèche à côté de nom du style
- la galerie de style rapide
- la boite de dialogue style
Dans l’exemple ci-dessous vous voyez tous les styles de titre formatés par
mes soins
2.1 Remarque
Vous retrouverez les mêmes fonctions dans Excel. Ce qui peut avoir son inté-
rêt pour la mise en forme automatique de certains de vos tableaux.
2.2 Intérêt des styles
Selon ce que vous écrivez, vous souhaiterez peut-être que la mise en forme
des paragraphes soit différente : corps de texte, citation etc. Dans le cas le plus
simple, on peut imaginer en tout cas que vous désiriez que vos paragraphes
comportent un alinéa, c'est-à-dire un retrait de première ligne. Evidemment
vous pouvez l’obtenir en posant une tabulation, mais c’est fastidieux.
Le style vous permet précisément de mettre en forme automatiquement vos
différents paragraphes
IUT PARIS DESCARTES | Remarque 4
18 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
3 Comment créer un style ?
Sous l’onglet Accueil, cliquez sur la flèche style pour afficher la fenêtre Styles
Cet onglet vous permet de visualiser vos styles, créer un nouveau style et gérer
vos styles
Ce sont les trois icônes en bas à
gauche
La première icône vous propose cette
fenêtre :
En cliquant sur format en bas à gauche
vous pourrez formater
a) la police de caractère
b) le paragraphe (c’est ici que vous
pourrez définir l’interligne, l’espacement
avant et après chaque paragraphe si vous
désirez que l’interligne soit plus grand que
la normale entre chaque paragraphe ; le
retrait de première ligne pour l’alinéa etc.).
c) Vous pouvez même (par exemple, pour une page de garde, dont vous aimeriez
que le texte soit centré au milieu de la page1) définir
un cadre (attention à distinguer d’une bordure) qui
est un filet invisible vous permettant de placer
votre texte où vous voulez dans la page, et à le
déplacer comme vous l’entendez en cliquant sim-
plement dessus lorsque vous êtes en aperçu avant
impression.
A la fin, cliquez sur OK. Si vous désirez que
1 C’est précisément le cas du titre de la page de garde du présent document
IUT PARIS DESCARTES | Intérêt des styles 5
18 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
l’ensemble des styles créés par vous apparaisse désormais dans les nouveaux fi-
chiers que vous créerez à l’avenir, cliquez sur Nouveaux documents basés sur ce mo-
dèle. Ainsi tous les nouveaux documents que vous ouvrirez, comporteront les
styles que vous venez de créer 2.
3.1 Comment modifier un style ?
Rappelez la fenêtre Style, si elle n’est plus visible en sélectionnant le style en
question vous obtiendrez une flèche à droite vous proposant, notamment de
modifier et opérez les changements souhaités. Tous les paragraphes mis en
page selon ce style subiront les modifications que vous aurez apportées à votre
style.
3.2 Importer une feuille de style
Vous allez travailler sur des mémoires et des rapports, sou-
vent, collectifs. Il vous faudra, en conséquence, à un moment
ou à un autre fusionner en un seul fichier les différentes par-
ties que vous aurez vraisemblablement rédigées séparément
sur des fichiers séparés. Il importe donc que vous ayez cha-
cun la même feuille de style.
Pour cela il vous faut procéder en 2 temps :
Ø Créer sur un fichier vide vos différents styles et enregistrer ce fichier en
format .dotx
Ø Importer ensuite cette feuille de style dans vos propres fichiers Pour ce
faire, Format Style, puis Organiser : (à gauche)
Vous obtenez cette fenêtre
Le fichier Normal.dotx ou est la feuille de style générale de Word. Celle où se
trouve l’ensemble des styles préprogrammés et vos styles personnels. Si vous
suivez la procédure ici indiquée, ce n’est pas dans ce fichier que se trouvent vos
styles pour le mémoire mais dans un fichier séparé. (Travaillant sur des ma-
2 ils seront enregistrés ainsi dans le fichier normal.dotx
IUT PARIS DESCARTES | Comment modifier un style ? 6
18 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
chines séparées, chez vous et à l’IUT, vous ne pouvez effectivement pas vous
contenter de les enregistrer dans normal.dotx).
Il faut donc cliquer en bas à droite sur fermer le fichier, puis au même endroit
sur ouvrir le fichier pour sélectionner le fichier.dotx que vous avez préalable-
ment enregistré.
Une fois votre fichier sélectionné, vous cliquez sur les styles que vous voulez
importer dans le fichier courant et vous les importez
Vous remarquerez qu’en sélectionnant un style dans le fichier à droite, le bou-
ton Copier change de sens et s’oriente vers le fichier courant qui est ouvert.
Ainsi, en cliquant dessus, le style est effectivement copié vers votre document.
Procédez ainsi pour l’ensemble des styles concernés : vous avez importé la
feuille de style. Vous pouvez ainsi travailler séparément sur des fichiers séparés
en n’ayant plus de questions à vous poser sur la cohérence finale de la mise en
page de votre travail collectif.
4 Les styles titres
Ils existent prédéfinis dans le modèle de Word. Tels qu’ils se présentent, ils ne
vous conviennent peut-être pas ; vous pouvez les modifier comme n’importe
quels styles. La seule différence avec les styles personnels de l’utilisateur tient au
fait que, si vous cherchez à le supprimer, le style titre ne disparaît pas mais re-
vient à sa forme initiale telle que définie par défaut dans Word.
Il est très important que vous compreniez l’utilité des styles titres.
Ils représentent la seule solution possible pour générer des tables de matières
automatiques.
Ils rendent possible la visualisation d’un document en mode plan ; ce qui est
particulièrement utile dès lors que ce dernier est long. Ce qui sera le cas pour
IUT PARIS DESCARTES | Importer une feuille de style 7
18 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
vos rapports de stage, mémoires et autres projets de création d’entreprise.
5 Le mode plan
Vous y accédez soit
par le menu Affichage
soit par les icônes en
bas à gauche de
l’écran.
Cette copie d’écran
représente ce polycopié en mode plan.
N’y apparaissent, parce que j’ai cliqué sur
le 2, que les titres de niveau 1 et 2
En sélectionnant un titre, on peut avec
la flèche gauche remonter un titre d’un
niveau ; avec la droite, le baisser ; avec la flèche descendante déplacer le titre (et
le texte qui en dépend) à l’endroit souhaité – ce qui évite de lourds couper col-
ler – ou le faire remonter avec la flèche montante ; avec la double flèche trans-
former un titre en paragraphe simple. L’icône tout permet de visualiser
l’ensemble du texte ; l’icône suivante permet de ne visualiser que les premières
lignes de chaque paragraphe
L’intérêt du mode plan est multiple :
Ø Il permet de vérifier la pertinence des titres en les affichant à la suite les uns
des autres
Ø Il permet de déplacer des titres dans le document (avec le corps de texte en
dépendant) ce qui est particulièrement utile dès lors qu’on se rend compte
qu’un développement, une démonstration, une partie n’est pas à sa place
logique dans le texte.
Ø Il permet enfin de gérer, on l’a déjà écrit, des tables de matières automa-
tiques.
IUT PARIS DESCARTES | Importer une feuille de style 8
18 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
5.1 L’insertion automatique d’une table des matières et d’un index
Elle n’est possible que si vos titres ont été saisis avec les styles titres.
Une fois votre document achevé, placez le curseur à l’endroit où vos désirez
qu’apparaisse votre table des matières ; dans l’onglet Références cliquez sur Table
des Matières
Plusieurs choix de tables s’offrent à vous : c’est honnêtement la première qui
convient le plus fréquemment. Si aucun des choix proposés ne vous convient,
sélectionnez en bas Insérez une table des matières. Vous obtiendrez l’écran suivant :
Vous y pourrez définir les niveaux de titres devant apparaître dans votre
table ; les caractères de suite etc.
Les options afficher n° de pages et ali-
gner les N° à droite doivent rester cochées.
Regardez le bouton Options vous y trou-
verez peut-être de quoi agrémenter votre
table mais le plus souvent c’est inutile.
Rien n’est plus simple à condition, encore
et toujours que vous ne vous contentiez
pas sottement de n’utiliser que le style Nor-
mal.
Si vous êtes amenés à modifier votre document, prenez garde : votre table des
matières ne se met pas à jour automatiquement. Deux solutions pour le faire :
Ø Supprimez-là et recommencez l’opération
Ø Cliquez dans la table des matières et avec le bouton droit de la souris
sélectionner Mettre à jour les champs puis Mettre à jour toute la table.
5.2 Conseils :
Insérez un saut de section après votre table des matières. Le premier bloc de
votre mémoire (page de garde, abstract, sommaire) n’a pas besoin d’être nu-
méroté.
En revanche le corps, oui ! Vous recommencerez donc la numérotation des
pages à partir de 1 pour la section 2 et, selon les cas, vous ferez pareil pour
votre partie Annexes.
IUT PARIS DESCARTES | L’insertion automatique d’une table des matières et d’un index 9
18 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
6 Les en-tête et pied de page
Comme pour les tables des matières, Word vous propose
un choix varié où vous devriez pouvoir trouver votre bon-
heur. Vous prendrez soin cependant à sélectionner Identique
au précédent ou non, selon votre choix, si vous désirez que ce
soit le même en-tête ou pied de page qui figure sur toutes
les pages de votre document, ou qu’il soit différent selon les
sections que vous aurez préalablement définies.
Dans le modèle adopté ici figure en pied de page un texte
(ici IUT Paris Descartes) puis un niveau de titre et le n° de
page. En sélectionnant le titre et en choisissant basculer le code
de champ avec le bouton droit de la souris, vous pouvez opter pour un affichage
du titre de niveau 1 ou 2, 3 etc : il vous suffit de taper 1, 2 ou 3 entre guillemets
après STYLEREF. Ainsi sur chaque page figure en pied le niveau de titre où
l’on se situe dans cette page.
IUT PARIS DESCARTES | Conseils : 1018 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
7 Les tabulations
L’observation de vos travaux révèle souvent que pour décaler un texte sur la
ligne vous vous contentez de tapez plusieurs fois de suite sur tabulation. Ceci
est lourd et souvent inefficace. N’oubliez jamais que d’un ordinateur à l’autre la
présentation peut légèrement changer. En conséquence, votre texte peut parfai-
tement dans ce cas ne plus se trouver où vous le désiriez.
Bref : ne tapez pas :
Texte
Mais faites :
Texte
Vous remarquerez qu’à gauche vous avez une icône qui peut prendre plu-
sieurs formes selon que vous cliquiez dessus :
Ø tabulation alignée à gauche : le texte se met après le taquet de tabulation
Ø tabulation à droite : il se met à droite
Ø tabulation centrée : il se met au centre du taquet
Ø tabulation décimale : il tient compte de la virgule pur les nombres
Choisissez le type de tabulation souhaité, cliquez dans la règle pour la placer
où vous le désirez. Dans la ligne de texte, vous n’aurez plus qu’à taper sur tabu-
lation une seule fois pour que celle-ci se place à l’endroit voulu. Ce n’est
qu’ainsi que vous éviterez les accidents dans le passage d’un ordinateur à un
autre.
IUT PARIS DESCARTES | Conseils : 1118 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
L’usage des tabulations est particulièrement pratique pour des en-tête ou
pieds de page dans lesquels vous désirez que le texte se dispose harmonieuse-
ment en début, en milieu et en fin de ligne. Mais les taquets de tabulation sont
souvent placés de la sorte par défaut dans les modèles proposés par Word.
Vous remarquerez qu’il y a une tabulation centrée au milieu (en 8) ; une ali-
gnée à droite (en 16)
8 Corrections automatiques
On accède à ce menu par la bulle en haut à
gauche qui vous permet d’ouvrir une fenêtre où
figurent les options de Word :
Vous y trouverez plusieurs fonctions utiles dont,
notamment, dans le sous-menu Vérification les cor-
rections automatiques.
IUT PARIS DESCARTES | Conseils : 1218 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
Dans Outils vous trouverez Corrections automatiques. Le menu affiche une liste
dans laquelle vous pourrez ajouter vos
propres corrections. Cette fonction
permet par exemple de corriger automa-
tiquement une faute de frappe que vous
feriez souvent. Essayer de taper dnas
vous observerez que cela se transforme
immédiatement en dans. Mais, vous
pouvez aussi utiliser cette fonction pour
des abréviations (cad se transformera en
c'est-à-dire etc.)
IUT PARIS DESCARTES | Conseils : 1318 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
9 Les signets et les liens
C’est une des fonctions nouvelles de Word à partir de la version 97 que de
pouvoir insérer des liens hypertextes.
Première vision de cette fonction : tapez sur le numéro de page de la table des
matières, vous remarquerez que le pointeur se transforme en une petite main. Si
vous cliquez sur ce numéro, la page concernée s’affichera automatiquement.
C’est un lien hypertexte.
Vous pouvez en créer vous-mêmes, renvoyant soit au document ouvert soit à
d’autres documents même s’ils appartiennent à d’autres applications.
9.1 Procédure
Il faut préalablement créer le point d’arrivée de votre lien : le signet. Pour cela
placez le curseur à l’endroit souhaité ; dans l’onglet Insertion sélectionnez Si-
gnet et affectez un nom à ce signet et cliquez sur Ajouter.
Depuis les dernières versions, les titres (formatés en style titre figurent déjà
comme signet. Vous pouvez en ajouter autant que vous le désirez.
Une fois défini votre point d’arrivée, vous pouvez définir le lien. Vous remar-
querez que, comme pour les règles indiquées en communication, la démarche
logique consiste presque toujours à partir de la fin.
9.2 Lien hypertexte
Toujours sous l’onglet Insertion, à côté de Signet, vous trouverez Lien Hy-
pertexte. Sélectionnez-le vous obtiendrez l’écran suivant :
Vous remarquerez que vous pouvez établir un lien avec :
IUT PARIS DESCARTES | Procédure 1418 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
Ø un autre fichier ou une page Web
Ø le document actif (et c’est ici que vous utiliserez les signets)
Ø avec une adresse de courriel
Vous pourrez établir un lien non seulement entre des documents Word mais
aussi vers des documents Excel ou Powerpoint.
9.3 Attention :
Ni Excel ni Powerpoint ne connaissent les signets (bizarrerie de la logique Mi-
crosoft).
Pour Excel, il vous faudra préalablement définir un nom à une cellule et faire
un lien avec ce nom (équivalent dès lors du signet). Il vous faudra ainsi, dans
cette fenêtre, sélectionner le fichier et ajouter #nom_cellule.
Pour Powerpoint il vous suffira de taper #n°_diapositive.
Dans le sens inverse, sélectionnez le fichier Word et rajoutez simplement dans
la barre de lien #nom_signet
Les liens vous seront particulièrement utiles quand il s’agira – en soutenances –
de passer de votre diapositive PPTX à tout autre document. Vous pourrez ainsi
le faire de façon fluide sans casser le rythme de votre présentation.
Pour un site il vous suffira de taper son URL
Il n’y a donc que pour Word et de Word à Word que vous n’aurez pas besoin
de taper le point d’arrivée et pourrez vous contenter de sélectionner le signet
avec le bouton adéquat.
IUT PARIS DESCARTES | Attention : 1518 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
10 La fusion des documents
10.1 Par insertion de fichiers
Une fois vos différentes parties rédigées séparément, vous chercherez évi-
demment à les rassembler dans un seul fichier afin de pouvoir finaliser sa mise
en forme : pagination, en-tête etc. Plutôt que de vous livrer à de lourds copier
coller, n’oubliez pas que vous avez à votre disposition, dans l’onglet Insertion, à
Objet. Vous y obtenez la même fenêtre que lorsque vous ouvrez un fichier.
Vous sélectionnez celui que vous voulez insérer et il sera automatiquement co-
pié dans le fichier courant.
Attention : n’oubliez pas de préalablement placer votre curseur à l’endroit
précis où vous désirez que le second fichier se place. Vous procéderez ainsi de
la même manière pour l’ensemble des fichiers à insérer.
10.2 En utilisant le mode document maître
Cette fonction est intéressante surtout si vous êtes amenés à écrire un texte
très long. Pour éviter d’avoir à manipuler un fichier lourd et éventuellement de
ralentir le fonctionnement de votre ordinateur, Word propose de séparer ce fi-
chier en sous-document.
Pour cela affichez le mode plan
Sélectionnez l’icône Document maître puis Créer sous-document. Word
transforme les sections ou titres en sous-documents.
Ceci vous permettra :
Ø De travailler ces sous-documents en vous permettant d’avoir des fichiers
moins importants
Ø De néanmoins visualiser l’ensemble du document et des sous-document en
affichant le document maître
Ø De générer une table des matières complète.
Notez bien qu’il y a toujours moyen de fusionner l’ensemble des do-
cuments.
IUT PARIS DESCARTES | Par insertion de fichiers 1618 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
11 Insérer un objet
Dans l’onglet Insertion, il y a une fonction très utile : outre date et heure, il y a
surtout objet. Ceci vous permet d’intégrer par exemple de l’Excel dans du
Word, mais aussi d’insérer le contenu d’un autre fichier. Ce vous sera utile
quand il s’agira d’assembler les différents fichiers constituant votre mémoire.
12 La mise en forme des documents
Commande que vous avez déjà utilisée pour la définition des styles, elle vous
servira tout particulièrement lorsque vous aurez à mettre la touche finale sur la
mise en page de votre document.
Conseils : dans un premier temps ne vous préoccupez pas de la mise en page
fine de votre document. Vous avez des styles titre et au moins un style para-
graphe : ceci suffira. Ce n’est que quand votre document sera achevé que vous
vous préoccuperez de le peaufiner.
Commencer par vérifier orthographe et grammaire : attention si les correc-
teurs ont fait de considérables progrès depuis dix ans, ils ne sont jamais abso-
lument fiables.
Ensuite vérifier sauts de page
12.1 Les sauts de page
Il y a une règle que, sous Word, vous avez intérêt à respecter :
Ne jamais forcer un saut de page mais plutôt interdire in saut de page
En passant d’un ordinateur à un autre, vous pouvez vous retrouver avec des
surprises de sauts en milieu de page. Il vaut donc bien mieux entre titres et pa-
ragraphes ou entre les lignes, interdire les sauts en vous servant des mises en
IUT PARIS DESCARTES | Les sauts de page 1718 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
forme des paragraphes (voir ci-dessous)
En tout état de cause, n’utilisez les sauts de page qu’une fois votre document
achevé, lors de la mise en page finale et non en cours de route.
12.2 Les sauts de section
Ils peuvent prendre plusieurs formes :
Ø Avec saut de page ou non
Ø Avec saut de colonne (si vous avez un texte en plusieurs colonnes)
Les sauts de sections sont particulièrement utiles dans trois cas :
Ø vous désirez qu’une partie du document ait une autre mise en page : par
exemple, en format paysage pour un schéma, alors que le document est en
format portrait
Ø vous désirez que les en-tête ou pieds de pages soient différents selon les
chapitres, ou parties
Ø votre document est en plusieurs colonnes et vous souhaitez que votre titre
général soit centré au milieu des colonnes (comme dans l’exemple ci-
dessous)
IUT PARIS DESCARTES | Les sauts de section 1818 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
12.3 Eviter un titre en bas de page
Avec l’onglet Accueil, sélectionner la petite flèche du sous menu Paragraphe vous obtiendrez une fenêtre à
deux onglets
Le premier vous permet de paramétrer alignement, interligne
etc (mais ceci normalement vous l’avez déjà fait en formatant
votre style)
Le second, plus intéressant, vous permet de paramétrer les en-
chaînements
Vous utiliserez pour cela, la commande paragraphe solidaire dans
Format paragraphe.
Avec cette commande, vous interdisez à Word de faire un saut
de page
- entre les paragraphes : sélectionnez .paragraphes solidaires
- à l’intérieur d’un même paragraphe : sélectionnez lignes solidaires
12.4 Rechercher / Remplacer
C’est une fonction à laquelle vous ne pensez pas souvent. Elle ne sert pas seu-
lement à remplacer un mot par un autre, ou à corriger les fautes d’orthographe
commises sur toutes les occurrences d’un même mot ;
Elle peut également servir, par exemple, à remplacer une mise en forme par
une autre. Ainsi dans un rapport de stage vous pourriez aisément remplacer le
nom de l’entreprise tapée en caractère normal par une mise en forme en ita-
lique.
Mais ceci peut également vous servir pour remplacer un style par un autre ;
une marque de saut de ligne manuel par une marque de paragraphe (utile quand
on fait un copier/coller à partir d’une page Web etc.
IUT PARIS DESCARTES | Eviter un titre en bas de page 1918 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
12.5 Insérer un tableau
C’est une fonction dont vous pouvez avoir besoin ça et là ; mais surtout c’est
à partir de tableaux dans lesquels vous glisserez du texte voire des images ou
des graphiques, que vous confectionnerez vos FSS. (voir polycopié consacré à
la Fiche Synoptique de Synthèse)
A partir de l’onglet Insertion.
Vous y pouvez paramétrer :
- le nombre de lignes et de colonnes
- une des formes de tableau en couleur à partir de formats
prédéfinis etc.
- les largeur, hauteur des colonnes et lignes
- les bordure et trame …
De la même manière que pour Image, dès lors que vous sé-
lectionnez le tableau, l’outil Tableau apparaît qui vous permet
de finement formater ce dernier.
IUT PARIS DESCARTES | Insérer un tableau 2018 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
12.6 Insérer des colonnes
Si vous désirez que tout ou partie de votre document
présente le texte en plusieurs colonnes - mais si vous êtes
en mise en page Portrait je vous déconseille plus de deux et
pas plus de trois en paysage - vous pouvez accéder au me-
nu Colonne dans l’onglet Mise en Page. En choisissant la
dernière option, vous obtenez cette fenêtre qui vous per-
met même de définir plus finement la largeur des colonnes
au mm près, voire de placer une ligne séparatrice entre les
colonnes.
N’oubliez pas :
Ø si cette mise en page en colonne ne concerne que quelques pages ou une partie de la page,
vous devrez insérer des sauts de section avant et après.
Ø Si vous justifiez votre texte, choisissez l’option coupure des mots automatique pour éviter de
trop grands espaces entre les mots.
IUT PARIS DESCARTES | Insérer des colonnes 2118 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
12.7 Insérer des images
Dès lors que vous insérez une image, en cliquant dessus, apparaissent des
poignées et la barre d’outil Image est visible. Elle vous offre plusieurs possibili-
tés :
Ø réduire la taille de l’image : faites le à partir de la poignée inférieure droite
Ø rogner l’image
Ø compresser l’image (afin que votre fichier ne soit pas trop lourd)
Ø habiller le texte autour de l’image
12.8 Copier/Coller
C’est une fonction que vous connaissez dans sa
version la plus simple mais elle offre aussi la possibili-
té en choisissant Collage spécial ou bien de coller avec
liaison (avec néanmoins l’inconvénient que votre
fichier aura une taille plus importante) ou bien de
coller du texte ou une partie de tableau Excel en tant
qu’image – ce qui vous éviter des désagréments de
mise en page. Ceci est évidemment vrai tout aussi
bien pour Excel que Powerpoint.
IUT PARIS DESCARTES | Insérer des images 2218 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
12.9 Insérer notes de bas de page
Dans l’onglet Références : rien n’est plus
simple ; les notes se mettent à
l’emplacement adéquat en fin de page con-
cernée. Vous n’avez, éventuellement, qu’à
formater la numérotation.
13 Personnaliser votre espace de travail
Cette version de Word ne place pas l’icône Aperçu avant impression par défaut
dans la barre d’outils : il faut donc l’y mettre vous même parce qu’elle est pour-
tant bien utile pour se faire une idée de la mise en page que l’on est en train de
réaliser.
Pour y parvenir, sélectionnez Personnaliser dans les options Word : vous ob-
tiendrez cet écran à partir duquel vous pourrez rajouter celles des icônes dont
vous estimez avoir le plus souvent besoin. Elle se placera dans la barre d’accès
rapide sous le ruban
IUT PARIS DESCARTES | Insérer notes de bas de page 2318 sept. 11 Y Chemla
[ SAVOIR UTILISER WORD ] PM Simonin
14 La ponctuation
Vous veillerez tout particulièrement à la netteté de votre ponctuation. Elle est
l'autre grand facteur qui rend un texte lisible puisqu'elle permet de ménager des
pauses. Et le souffle!
La règle typographique que vous devrez respecter est simple :
Ø si le signe de ponctuation est simple : espace après ; pas avant
Ø si le signe de ponctuation est double, espace avant et après.
Remarquons que Word est capable de reconnaître ces signes et place
donc un espace insécable avant la ponctuation pour éviter qu’un signe de
ponctuation soit éventuellement rejeté en début de ligne.
Ponctua- Fonction Exemple Mise en page
tion
LE Il se place à la fin de chaque phrase qui Descartes est un philosophe du Ponctuation simple : espace
POINT forme une unité de sens XVIIe. après ; pas avant
LE Proche du point, son rôle est de séparer Quoique la philosophie ait tou- Ponctuation double : espace
POINT- à l'intérieur d'une même phrase, des pro- jours été en crise; quoiqu'on la avant et après
VIRGULE positions trop longues mais qui par le critiquât toujours et de tous les
sens, se rattachent étroitement les unes bords; malgré toutes les dénéga-
aux autres. tions et les reproches, elle sub-
siste toujours.
Sartre aura tout fait: de la poli-
Il peut également mettre en évidence
tique, du théâtre, du roman, du
dans une énumération trop longue, l'élé-
cinéma; de la philosophie.
ment sur lequel vous voulez mettre l'ac-
cent.
PA- Servent à intercaler dans une proposi- Ponctuation double : espace
RENTHE tion une indication supplémentaire. A avant et après
SES utiliser avec extrême modération car
alourdissent la phrase.
LES TI-
RETS
LES Servent exclusivement à citer. Vous n'écrirez jamais: c'est le Ponctuation double : espace
GUIL- «merdier» avant et après
Jamais pour prendre du recul par rap-
LEMETS port à un mot.
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Dans une proposition: elle sépare des La philosophie concerne
éléments semblables non coordonnés par l'homme du commun, le poli-
et, ni, ou. tique, le scientifique, le techni-
cien.
Dans un groupe de propositions: sépare
une série de propositions non unies par Parce qu'il avait fait de bonnes
une conjonction de coordination études, qu'il n'en était cependant
pas satisfait, Descartes entame de
Doit suivre les propositions circonstan-
tout reprendre.
cielles ou conditionnelles placées en tête
de phraseDoit suivre les propositions Lorsque Descartes écrit le Dis-
participiales cours, il fait entrer la philosophie
dans la modernité. Ponctuation simple : espace
LA après ; pas avant
VIRGULE
Elle doit isoler une relative explicative
Étant donné les circonstances,
Souvent facultative elle sera utilisée pour
je ne crois pas que...
lever toute équivoque
Ces élèves, qui travaillent, doi-
vent réussir. (1)
LE Il annonce l'analyse; l'explication, la Platon occupe une place à part: Ponctuation double : espace
DOUBLE- conséquence ou la synthèse. Il permet il inaugure la pensée philoso- avant et après
POINT d'alléger ainsi le propos des c'est-à-dire, en phique
effet, par conséquent souvent trop lourds.
LE Il termine toute phrase exprimant une Aristote a-t-il raison? Ponctuation double : espace
POINT interrogation directe avant et après
D'INTER Après le point d'interrogation, le mot
ROGA- qui suit est en majuscule, sauf si vous
TION présentez une série de questions qui se Aristote a-t-il raison? doit-on
complètent. rejeter sa pensée
Ces élèves, qui travaillent, doivent réussir. qui signifie: parce qu'ils travaillent, ces élèves doivent réussir.
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