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Prélude 7 ERP
Le jeu de la bière
Réduction de la variabilité des flux
1
dans une chaîne logistique
Document Participants
Christian van DELFT - Groupe HEC
1 sans contrainte de capacité-2-
Introduction
Objectif pédagogique du jeu de la bière
Fondamentalement l’objectif de ce jeu est de montrer comment
améliorer les performances d’une chaîne logistique. En particulier on
illustre ici les différents mécanismes qui déstabilisent les flux dans un
tel système et, par là-même, entraînent une détérioration des
performances logistiques, se traduisant par une baisse de la qualité
et/ou un accroissement du niveau moyen des stocks.
Un des points clés mis en évidence par le jeu de la bière (ou
Beergame) est l’importance de l’information : on montrera que
l’information concernant les niveaux de stocks, les commandes et
livraisons en cours, les ventes futures, les promotions éventuelles,
constitue un levier-clé d’amélioration sensible des performances.
Cette information permet notamment de
- réduire la variabilité des flux au sein de la chaîne logistique
- permettre aux fournisseurs de mieux prévoir leurs flux
- mieux coordonner les stratégies d’approvisionnement, production
et distribution dans l’ensemble de la chaîne logistique
- réduire stocks et délais
- accroître la qualité de service.
Il est important d’identifier les méthodes et outils permettant de
contrôler l’accroissement de variabilité du flux au sein de la chaîne
logistique. Cinq causes principales peuvent être identifiées :
- le processus de prévision des besoins (à chaque niveau de la
chaîne). Fondamentalement, on peut prouver que le couplage
entre une politique de gestion de stock et une méthode de
prévision dynamique (comme le lissage exponentiel) utilisée pour
estimer à chaque période la demande moyenne et la dispersion de
cette demande conduit à des flux d’approvisionnement plus
variables que les flux de demande observés. Ce phénomène
provient tout simplement de l’impossibilité, faute d’information
complémentaire, pour le prévisonniste à savoir exactement si une
fluctuation de demande correspond à un aléas ou au contraire est
annonciatrice d’un changement durable.
- La taille du délai d’obtention, qui induit de fait l’horizon de
prévision nécessaire, et l’on sait que plus l’horizon augmente et
plus l’erreur de prévision s’accroît.
- Les politiques de lotissement, liées à des tailles de lots minimum
pour l’approvisionnement (système de recomplètement avec
seuil) ou optimum (formule de Wilson), ou pour la production, en-3-
liaison avec les pertes de capacité induites par des temps de
changement de série. La présence de tels lots induits des flux
irréguliers.
- Les fluctuations de prix. Ces fluctuations peuvent dépendre du
temps (périodes de promotion par exemple) ou de la quantité
commandée (rabais sur quantité). Ces fluctuations provoquent
elles aussi des périodes de fortes commandes et des périodes de
faibles commandes, déstabilisant les flux.
- Stratégie d’accroissement de commandes en période de rupture
chez le fournisseur. De telles stratégies sont fréquentes lorsqu’un
produit risque d’être en rupture. Dans ce cas, il est anticipé de
recevoir une livraison qui soit une fraction de la commande
passée.
On notera qu’on ne prend pas en compte, dans cette analyse, la
problématique de synchronisation des flux en vue d’assemblage
(problématique suposée résolue via MRP), mais simplement l’étude
de la dynamique de chacun des flux.-4-
Structure de la supply chain
La supply chain est constituée de quatre producteurs ou distributeurs
de bière (en bouteille). Pour l’exercice considéré ici, nous considérons
un flux unique d’un produit unique. Cette chaîne à quatre niveaux de
prise de décision (si on exclut le client final supposé intervenir de
manière exogène et le fournisseur sensé disposé de stocks à volonté)
peut donc être présentée comme suit,
Commandes (délai 1 jour)
Le
Le Le
Le La
La L’entrepôt
L’entrepôt L’entrepôt
L’entrepôt Les
Les
fournisseur
fournisseur préparateur
préparateur production
production Monde
Monde Pays
Pays clients
clients
Livraisons (délai 2 jours)
Figure 1 : structure globale de la chaîne logistique
On notera un souci de simplifier au maximum la structure des flux
pour rendre la simulation simple, sans pour autant perdre au niveau
général de la logique des flux et des mécanismes que nous souhaitons
illustrer. Dans ce jeu de simulation, on suppose ainsi qu’aucune
activité de production (induisant des problématiques de capacité) n’a
lieu en fait : chaque entreprise fonctionne dans un pur mode de
négoce : achat au fournisseur, mise en stock éventuelle, revente au
client. Ceci permet de simplifier au maximum les manipulations et
saisies sur Prélude pour les participants, sans perte de généralité au
niveau des objectifs pédagogiques généraux.
Les délais sur les flux matières et sur les flux
d’informations
Comme présenté en figure ci-dessus, des délais sont présents sur les
flux d’information et sur les flux matières : un délai de transfert
(transport + mise en magasin) de 2 jours est nécessaire entre la
décision d’expédition et la disponibilité effective en magasin, et ce
pour chaque entreprise de la chaîne. De plus, suite à la procédure de
passation de commande et de traitement de l’information, un délai
d’un jour s’écoule entre l’envoi par EDI d’une ligne de commande et
son traitement par le fournisseur correspondant.
Les coûts de stocks et les coûts d’achat
Durant cet exercice, les coûts de stocks et de rupture sont calculés
chaque semaine :-5-
1. chaque unité de produit fini est valorisée à 1 euro (quel que soit
sa position dans la chaîne logistique) 2 . Le coût de stockage est
estimé à 50% par an.
2. 0,5 euro de coût de rupture pour chaque unité en rupture (à tous
les niveaux de la chaîne logistique). On suppose que les ruptures
sont reportées à la période suivante.
L’objectif du jeu est de minimiser les coûts de fonctionnement du
système (c’est-à-dire coûts de stock et rupture).
Structure de la demande au niveau local
L’ensemble des entreprises de cette chaîne logistique doivent être
informées de ce que sur ce type de marché la demande des clients
finaux possède une structure assez particulière :
1 une tendance générale : depuis plusieurs années, le groupe a
adopté une stratégie commerciale assez agressive, qui se traduit
par un accroissment annuel de 5% des ventes
2 une structure par palliers, liée au fait que ces produits peuvent
rentrer d’un coup sur un nouveau marché ou au contraire perdre
un marché en une fois (par exemple
référencement/déréférencement chez un grand distributeur, une
chaîne de restaurants, …). Pour bien illustrer ces effets, on
considère ici que ces fluctuations peuvent être très importantes
3 des pics de ventes peuvent se présenter suite à des événements
exceptionnels (compétitions sportives, manifestations culturelles,
…)
4 enfin, des pratiques de ventes promotionnelles conduisent à des
accroissements brutaux des ventes, suivis par des périodes de
baisse.
2Il s’agit, bien entendu d’une hypothèse simplificatrice, mais qui de fait n’induit pas de perte de généralité au vu
des objectifs pédagogiques de cette application.-6-
-7-
Organisation du jeu
Le jeu se découpe en trois phases :
Phase 1 : une simulation sous les hypothèses
initiales
Le principe consiste à simuler 40 périodes consécutives.
Les délais d’obtention entre chaque acteur de la chaîne logistique sont
de 3 jours (un jour pour la transmission des commandes et deux jours
de transport pour la livraison)
Les stocks et les réceptions prévues sont les suivants :
Stade Contrainte de Stock initial Réceptions prévues
multiple de au 1/11
Le 1/11 Le 2/11 Le 3/11
commande
EPAYS 10 20 20 20 20
EMONDE 20 40 20 20 20
PROD 40 40 40 0 40
PREPA 80 20 80 0 0
Les quantités commandées sont soumises aux contraintes de quantités
multiples.
Après cette première simulation, on observe l’effet d’accroissement
de la variabilité, on mesure le niveau de moyen de stock, le niveau
moyen de rupture et le coût total correspondant.
L’animateur pourra proposer ensuite d’autres simulations avec
d’autres hypotheses et données initiales.-8-
Prélude 7 ERP : principe généraux
Saisie des données
Tout au long de cet exercice, des données seront saisies dans les
différentes fenêtres de Prélude. On notera que les données ainsi
saisies sont automatiquement enregistrées lors de la fermeture de la
fenêtre correspondante. Lorsque certaines informations ne sont pas
précisées dans l'énoncé, cela signifie que les valeurs proposées par
défaut dans Prélude doivent être conservées.
Notations utilisées
Les conventions suivantes ont été adoptées :
1. Noms des commandes Les noms des commandes sont imprimées
en caractères gras, comme par exemple dans "On obtient les fenêtre
de tables par le menu Données, option Tables ".
2. NOMS DES BOUTONS Les noms des boutons apparaissent en
petites capitales, comme par exemple "Cliquer sur le bouton OK".
3. Informations à taper Les mots ou caractères à introduire sont la
plupart du temps imprimés en italique, comme dans "Dans les cinq
premières sessions, entrer 01012002, puis valider par...".-9- Visualisation des données initiales concernant les différentes entreprises Pour visualiser en détails les données de chaque entreprise de la chaîne logistique, après que l’animateur est lancé le module PPilote, il est nécessaire de démarrer Prélude. Pour appeler le logiciel, cliquer sur l'icône Prélude et patienter quelques instants. Cliquer sur le bouton OK, de manière à faire apparaître la fenêtre de gestion des dossiers et de création des fichiers de travail. Cette fenêtre permet de sélectionner le lecteur et le répertoire qui contient la base de données de chacune des entreprises de la chaîne logistique, à savoir CLIENTS, EPAYS, EMONDE, PROD, PRÉPA ET FOURNI.
- 10 -
Exemple de données d’une entreprise : EMonde
Choisir l’entreprise Emonde dans la liste déroulante en cliquant sur
Emonde).
Cliquer alors sur le bouton OUVRIR. On obtient la fenêtre de
présentation générale de l’entreprise (EMONDE dans le cas présent),- 11 -
Le produit
Les information concernant l’article géré dans cette chaîne logistique
sont fournis dans la fenêtre Articles , menu Données techniques :- 12 -
L’onglet Paramètres n’a pas d’exploitation directe au niveau de ce
jeu qui a lieu en mode négoce 3 , L’onglet Fournisseur spécifie le
fournisseur de l’entreprise ainsi que ses conditions (prix, délais,
conditionnement).
3 (cette fenêtre et les données correspondantes présentent de l’intérêt en cas de gestion des flux plus complexe
nécessitant la mise en place d’une planification)- 13 - L’onglet Coûts d’achat reprend les coûts d’achat pour le fournisseur sélectionné. Le fournisseur L’approvisionnement de l’article se fait chez un fournisseur spécifique décrit dans la fenêtre Fournisseurs, menu Achats : En cliquant sur le bouton CATALOGUE, on obtient l’ensemble des informations concernant les conditions du fournisseur,
- 14 - Le client La livraison des commandes (et les ventes) se font pour un client spécifique décrit dans la fenêtre Clients, menu Commercial,
- 15 - Le calendrier Le jeu consistera en une simulation dynamique au cours du temps. On a donc spécifié un calendrier de fonctionnement des entreprises de la chaîne logistique. On a choisi ici l’option la plus simple qui consiste à maintenir les entreprises en fonctionnement 7 jours sur 7. Ces calendriers d’ouverture sont présentés dans la fenêtre des Calendriers, menu Planification. Les commandes prévisionnelles au fournisseur Pour faciliter le démarrage du jeu, certaines des commandes futures de l’entreprise Emonde, ont été saisies dès le départ. Elles peuvent être visualisées dans la fenêtre Commandes fournisseurs, menu Achats.
- 16 - On remarquera qu’à ce niveau toutes ces lignes de commandes sont en attente et qu’aucune livraison n’a encore été réalisée. Les commandes prévisionnelles du client de l’entreprise Pour faciliter le démarrage du jeu, certaines les commandes futures de l’entreprise Emonde, ont été saisies dès le départ. Elles peuvent être visualisées dans la fenêtre Commandes clients, menu Commercial.
- 17 - On remarquera qu’à ce niveau toutes ces lignes de commandes sont en attente et qu’aucune livraison n’a encore été réalisée. Stocks physiques et mouvements associés Il possible de visualiser l’état des stocks via la fonction Stocks par article, menu Logistique.
- 18 - La valeur des stocks immobilisés est donnée via la fonction Immobilisation en stock, menu Contrôle de gestion : D’autres représentations des données historiques sont disponibles, via la fenêtre Statistiques Articles et Statistiques Clients, menu Commercial.
- 19 -
On remarque que le système fonctionne en mode « temps réel », c’est-
à-dire que l’accès à certaines fonctions est interdit comme, par
exemple, l’impossibilité de changer la date courante, et de passer
manuellement des mouvements de stock.
Chaque entreprise possède déjà une commande ouverte vers son
fournisseur. La passation de commande consistera à ajouter une
nouvelle ligne à cette commande ouverte.
Travail quotidien des équipes
Lorsque l’animateur a fait progresser la date courante, les équipes
doivent effectuer les opérations suivantes :
1. Réception des informations de la période
précédente
On remarque également sur la fenêtre principale une icône de boîte
aux lettres (en haut à droite). Cette icône est active s’il existe des
messages à traiter en provenance du client ou du fournisseur.
En cliquant sur cette icône, on fait apparaître la fenêtre de réception
des messages EDI :
Il est recommandé de cocher la case « Valider les commandes reçues »
pour éviter d’avoir à faire une validation de chaque ligne de
commande client reçue.
Il s’agit d’enregistrer les informations transmises à la période
précédente, concernant des livraisons effectuées par les fournisseurs
ou de nouvelles commandes passées par les clients respectifs.- 20 - Chaque entreprise pilotée par un participant aura généralement trois messages : 1. un message de type CC (commande client), informant qu’une nouvelle commande a été passée par le client. 2. un message de type AR (accusé de réception), informant qu’une ligne de commande passée a été enregistrée et validée par le fournisseur, 3. un message de type LF (livraison fournisseur), informant qu’une livraison a effectivement été faite par le fournisseur. Cliquer alors trois fois sur le bouton ENREGISTRER pour prendre ces informations en compte. Ces messages EDI doivent être traités dans l’ordre où ils apparaissent. L’enregistrement de l’accusé de réception à pour effet de valider la ligne de commande fournisseur. L’enregistrement de l’avis de livraison crée un mouvement de réception et fait entrer les marchandises en stock. L’enregistrement du message de commande client a pour effet de créer une ligne supplémentaire dans la commande client. Si la case « Valider les commande reçues », la ligne de commande est automatiquement validée. La commande du client passée par EDI a été transformée en une ligne de commande validée, comme on peut le constater via le menu Commercial, fonction Commande Clients : L’information d’accusé de réception a transformé le statut de la ligne de commande Fournisseur : il est passé de E (envoyé au fournisseur) à V (validé) on peut le constater via le menu Achats, fonction Commandes Fournisseurs.
- 21 - Le fournisseur a envoyé immédiatement la marchandise ce qui a engendré un message LF de livraison fournisseur ce qui a soldé la ligne de commande et a créé une entrée dans le stock physique disponible, comme on peut le constater via la fonction Stock par Article, menu Logistique. que l’on peut encore préciser en cliquant sur le bouton MOUVEMENTS.
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2. Expédition des lignes de commande
courantes au client
Il s’agit d’expédier au client les lignes de commande correspondant à
la période courante (pour peu qu’un stock suffisant soit disponible).
La procédure est alors la suivante : via la fonction Préparation
Commandes clients, menu Commercial, ou en cliquant sur l’icône
appeler la première (et seule) commande. Les lignes non
encore soldées sont affichées.- 23 -
Cliquer alors sur le bouton OK afin de commander automatiquement
les lignes de commande qui doivent l’être. Un bordereau de
préparation est créé à destination du magasin.
On notera que si les stocks sont insuffisants pour couvrir toute la
ligne de commande, ces opérations conduiront à expédier autant
d’unités que possible. Les unités résiduelles seront, quant à elles,
expédiées lors d’une prochaine période, dès que du stock physique
redeviendra disponible.
Procéder ensuite à l’expédition physique des articles.
La procédure est alors la suivante : via la fonction Expédition
Commandes clients, menu Logistique, ou en cliquant sur l’icône
appeler le premier (et seul) bordereau de préparation. Les
lignes non encore expédiées sont affichées.
Cliquer alors sur le bouton OK pour enregistrer l’expédition. Un
bordereau d’expédition a été créé. Un avis d’expédition est envoyé au
client.- 24 - 3. Passation d’un ordre d’approvisionnement au fournisseur Il s’agit de passer un ordre de réapprovisionnement chez le fournisseur, afin de compenser les expéditions qui viennent d’être réalisées, en fonction du niveau de stock, des prévisions de ventes futures et de réceptions en cours. La procédure pour passer une nouvelle ligne de commande est la suivante : via la fonction Commandes fournisseurs, menu Achats, ou en cliquant sur l’icône visualiser les lignes à réceptionner pour les périodes futures, Cliquer alors sur le bouton LIGNES, ce qui fournit la fenêtre de saisie d’une nouvelle ligne de commande au fournisseur. Cliquer alors sur le bouton NOUVELLE et saisir la nouvelle ligne de commande. Dans le cas présent, on propose de commander 20 unités :
- 25 - Cliquer sur OK et sur le bouton VALIDER pour valider cette ligne et la transmettre par EDI à l’entreprise Prod, confirmer la validation en cliquant sur OK dans la fenêtre ci-dessous, On voit que la nouvelle ligne de commande a bien été intégrée dans les commandes fournisseurs. Elle possède le statut E (envoyé) ce qui signifie qu’elle a été transmise au fournisseur Prod qui la trouvera le lendemain dans ses messages. Fermer les fenêtres en cliquant sur la flèche rouge. La dernière manipulation à réaliser consiste à cliquer sur le bouton pour transmettre l’animateur que toutes les opérations relatives à la période courante sont réalisées. On obtient alors la fenêtre Cliquer sur OK pour confirmer et l’entreprise est prête pour la période suivante. Il n’est plus possible d’effectuer des opérations autres que des consultations.
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On doit alors attendre que toutes les équipes aient effectué leurs
propres opérations. L’animateur fait alors avancer la date courante.
On recommence alors la procédure depuis la réception des messages.
Mise à disposition de PPvisu
Les équipes peuvent utiliser le programme PPvisu. Il permet de voir
les équipes qui sont prêtes et celles qui ne le sont pas.
Durant les deux premières simulations, l’option Activer PPvisu du
menu Fichiers de PPilote ne doit être activée qu’en fin de jeu.Vous pouvez aussi lire
