Mozaïk Gestion administrative - Présentateur : Daniel Deschênes - GRICS
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Présentateur : Daniel Deschênes
Mozaïk Gestionnaire de produits
Gestion
administrative
1 Mozaïk Gestion administrative
Sujets abordés
État de la situation
Feuille de route – Mozaïk AX
Module Mozaïk-AX RH
TFP – Facturation en ligne
Autres défis à venir
Mozaïk Gestion administrative
État de la situation
MOZAÏK-AX – EN PRODUCTION MOZAÏK-AX
juin-16 juin-17 % Change En production Planifiés Non implantés
70 2 1
16
55
48
58
67
70
55
16 14
9
5 14
46% 244% 56% 1
4
IMMOS C. CLIENT CF/APPROS RH - IMMOS C. CLIENT CF/APPROS RH-
DOTATION DOTATION
Décembre 2017
Mozaïk Gestion administrative
Réalisations – Mozaïk-AX
Finances Approvisionnement RH
• Conciliation • Appels d’offres • Horaire cyclique
bancaire (sans portail)
• Déclaration de taxes
• Autres:
• Performance
• Liens externes
• Améliorations
Mozaïk Gestion administrative
Mozaïk-AX – Feuille de route triennale
2017 2018 2019+
Finances
Sécurité d’accès Comptabilisation Paie Projets d’investissement
Feuillets fiscaux Dépenses employé Rapports (Trafics)
Gestion budgétaire
Appel d’offres Lien PROCURE
Achats regroupés
Appro
Lien SEAO Version 1 terminée
Suivi de produit MAO
Sécurité d’accès
Liste de priorité Planification d’effectifs Séances d’affectation
enseignant (base) Liste priorité – Enseignant Portail employés
Plan de classification Recrutement Congés court terme et
RH
Sécurité d’accès Séances d’affectation (base) emplois occasionnels
Autres fonctions RH
Paie et Rémunération
Mozaïk Gestion administrative
Mozaïk-AX – Feuille de route triennale
2017 2018 2019+
Finances
Sécurité d’accès Comptabilisation Paie Projets d’investissement
Feuillets fiscaux Dépenses employé Rapports (Trafics)
Gestion budgétaire
Intention de mise hors service de DOFIN et ACHAT:
Appel d’offres Lien PROCURE
Décembre 2021
Achats regroupés
Appro
Lien SEAO Version 1 terminée
Suivi de produit MAO
Sécurité d’accès
Liste de priorité Planification d’effectifs Séances d’affectation
enseignant (base) Liste priorité – Enseignant Portail employés
Plan de classification Recrutement Congés court terme et
RH
Sécurité d’accès Séances d’affectation (base) emplois occasionnels
Autres fonctions RH
Paie et Rémunération
Mozaïk Gestion administrative
Livraison prévue*
Module Été Automne Hiver Printemps
Mozaïk-AX – Finances
Sécurité par des responsabilités X
Feuillets fiscaux – Solution alternative X
Comptabilisation de la PAIE X
Déplacements et dépenses employés X
Gestion des projets investissement et
maintenance (Phase 1)
*Calendrier prévisionnel
X = Livraison aux clients Mozaïk Gestion administrativeLivraison prévue*
Module Été Automne Hiver Printemps
Mozaïk-AX – Approvisionnement
Demandes de soumission (appel d’offres) X
Magasin scolaire (lien La Procure) X
Sécurité par responsabilité X
Achats regroupés X
Suivi des produits MAO
Lien SEAO
*Calendrier prévisionnel
X = Livraison aux clients Mozaïk Gestion administrativeDisponibilité prévue*
Module Été Automne Hiver Printemps
Mozaïk-AX RH et rémunération
Sécurité : Rôles et responsabilités (en continue)
Nouveau plan de classification X
Liste priorité enseignant Fonctions de base X
Fonctions additionnelles X
Séances d’affectations Saisie rapide X
Affichage en salle
Séances complexes
Planification des effectifs X
Recrutement de candidatures
*Calendrier prévisionnel
X = Disponible aux clients Mozaïk Gestion administrativeModule Mozaïk-AX RH
Mise en contexte
Révision des processus: Recrutement
Sondage CS
État de la situation - applications maison
Mozaïk Gestion administrativeMozaïk-AX RH: Mise en contexte
Planification des fonctions RH incontournables
Planification des
effectifs
En élaboration
Liste priorité – Séances Séances
Enseignants (min) d’affectations (min) d’affectations
En cours de En cours de
réalisation réalisation
Liste priorité –
Enseignants
Recrutement de
candidatures
Phase 1 (en cours) Phase 2 Phase 3 Phase 4
Mozaïk Gestion administrativeMozaïk Gestion administrative
Mozaïk-AX RH: Révision des processus
PGI répond
à certains
processus
CS
Fit-Gap
Mozaïk-
Certain
niveau de
AX
connaissan-
ce des
processus
existants
Mozaïk Gestion administrative 13Mozaïk-AX RH: Révision des processus
Processus d’adaptation
Mozaïk AX aux CS
Conseillère en processus
Basé sur Lean Six Sigma
Meilleure vélocité
Mozaïk Gestion administrativeMozaïk-AX RH: Révision des processus
Processus d’adaptation à Mozaïk-AX RH
Validation CS
participantes
Cartographie – Validation CS et
processus collaborateurs
existants Cartographie –
Analyse Fit-Gap processus
adapté
Fonction Consensus CS et
Mozaïk-AX collaborateurs
Mozaïk Gestion administrative 15Mozaïk-AX RH: Révision des processus
Cartographie – Recrutement CSRL
Mozaïk Gestion administrative 16Mozaïk-AX RH: Révision des processus
Cartographie – Recrutement CSRL
Recrutement de candidatures – CS René-Lévesque
Nouveau poste
Description de Extrait de résolution
Poste Poste
temporaire
( - 5 jours)
Coordonnateur (trice)
Non
Poste vacant (Régulier
Oui temps Sélectionner les Analyser le dossier Analyser le dossier
Valider les Planifier les Sélectionner le Candidature Rédiger un extrait de
Plein) Définir le poste candidats pour Tests requis? Non Probation de Prolongation de
exigences du poste entrevues candidat acceptée? résolution
entrevue l employé l employé
Vérifier la liste de Oui
priorité Oui
Non Candidat Oui
externe?
Période de Période de
probation Oui prolongation
Fiche d engagement Rédiger une fiche réussie? réussie?
Fin du processus
d engagement Non
Non Oui Non
Candidature Lettre de
Afficher le poste à Faire passer les Faire les entrevues Rédiger la lettre de Lettre de nomination prolongation Rédiger la lettre de
Permanent reçue en deça Oui
Agent(e) de bureau Classe 1
combler- Interne tests requis (EPSI) nomination mise à pied
de 6 jours? Oui
Non
Afficher le poste à Réviser les CVS et Compléter la grille Courriel Info avec Lettre de mise à
Candidature Grilles d évaluation
combler- Interne/ qualifications des d évaluation des Diffuser la lettre hyperlien Rédiger la lettre de Rédiger la lettre de
Régulier Afficher le poste à acceptée? Résultats des tests pied
Type d emploi? Externe candidats entrevues prolongation probation
non- combler- Interne/
permanent Externe
Non
Chiffrier Excel de
Envoyer le Envoyer le
Compiler les compilation des
formulaire formulaire Lettre de probation
Afficher le poste à résultats résultats
Temporaire Envoyer un avis au d évaluation d évaluation Fin du processus
combler- Externe Fin du processus
(5 jours et plus) candidat
Évaluer l employé Évaluer l employé
en probation et en prolongation et
Gestionnaire
retourner le retourner le
formulaire formulaire
Formulaire
d évaluation
Mozaïk Gestion administrative 17Mozaïk-AX RH: Révision des processus
Échantillonnage
7-10 commissions scolaires
Taille
Géographie (région)
Langue
Niveau d’expertise
Mozaïk Gestion administrative 18Question éclair
Quand prévoyez-vous faire le
passage au module RH de Mozaïk-
AX?
A. Automne 2017
B. Hiver 17-18
C. Automne 2018
D. Hiver 18-19
E. Printemps - Été 2019
F. Non déterminé
http://grics1.participoll.com/ A B C D E F 0
Mozaïk Gestion administrativeQuestion éclair - résultats
Quand prévoyez-vous faire le
passage au module RH de Mozaïk-
AX?
A. Automne 2017
B. Hiver 17-18
C. Automne 2018
D. Hiver 18-19
E. Printemps - Été 2019
F. Non déterminé
http://grics1.participoll.com/ A B C D E F
Mozaïk Gestion administrativeRésultats du sondage
Migration vers Mozaïk-AX RH
50%
45% 44%
40%
35% Automne 2017
30% Hiver 17-18
25% Automne 2018
18% Hiver 18-19
20%
Printemps 2019
15% 13%
10% 10% Été 2019
10%
Non déterminé
5% 3% 3%
0%
Automne Hiver 17-18 Automne Hiver 18-19 Printemps Été 2019 Non
2017 2018 2019 déterminé
Mozaïk Gestion administrativeStatistiques sur le sondage vs
fichier des app maison
% des CS ayant complété le % des CS ayant fourni la liste
sondage qui ont fourni la liste de leurs apps qui ont
de leurs apps complété le sondage
Fichier fourni 23% Sondage
37% complété
Fichier non Sondage non
63% fourni complété
77%
Mozaïk Gestion administrativeÉtat de la situation – App maison
Nb d’applications maison (État de la situation – App maison
Nb d’applications maison (>70)
Besoins non comblés Exploitation PAIE et GRH
2000
1800
1600
1400
1200
1000
800
600
400
200
0
CSSMI CSSA CSN CSDM
Mozaïk Gestion administrativeÉtat de la situation – App maison
Applications maison pour PAIE et GRH - Type d'utilisation
2500
2000 Production de
rapports de
1500
PAIE et GRH??
1000
500
0
Consultatif Les 2 types Transactionnel Non complété Consultatif Les 2 types Transactionnel Non complété
Besoins non comblés Exploitation PAIE et GRH
CSCX CSCR CSCD CSCV CSDD CSET CSDE CSDF CSFL CSGS CSH
CSHR CSHBO CSI CSKR CSLA CSDL CSDM CSN CSP CSPB CSPH
CSPI CSPO CSRS CSLR CSR CSRN CSRN CSSH CSSA CSSMI CSS
Mozaïk Gestion administrativeTFP – Facturation en ligne Commission scolaire /
CGTSIM
TFP
Avis de disponibilité par courriel
Paramètres
Accès en ligne
Hyperlien/ Envoi de courriel
Authentification Impression
des factures/
Génération
de PDF
Facture taxe scolaire
Mozaïk Gestion administrative 26TFP – Facturation en ligne
Facture par la
poste
Accès web
Meilleure
expérience
aux factures Accès rapide à
la facture
client de taxes (consultation)
scolaires
Réduction de
coûts
Mozaïk Gestion administrative 27Défis à venir
Défis à venir
Implantation CS de grande taille
Vélocité Vs Adoption Mozaïk AX
Cartographie des processus CS
Gestion de changement
Rôles et sécurité d’accès AX
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