PROGRAMME D'INFORMATISATION ET DE TRANSFORMATION DIGITALE DES POUVOIRS LOCAUX - CIRB ...
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
PROGRAMME D’INFORMATISATION ET DE
TRANSFORMATION DIGITALE DES POUVOIRS
LOCAUX
DOCUMENT CADRE
Accélérons la transition digitale des
pouvoirs locaux !
21/12/2020 Avenue des Arts 21 Kunstlaan Bruxelles 1000 Brussel 1
T 32 2 282 47 70 F 32 2 230 31 07 cirb.brussels / cibg.brussels
Table des matières
1. CONTEXTE ............................................................................................................... 3
2. OBJECTIFS ............................................................................................................... 5
3. APPROCHE .............................................................................................................. 6
4. FINANCEMENT ........................................................................................................ 8
5. UNE EQUIPE DÉDIÉE AU SEIN DU CIRB ..................................................................... 9
6. CALENDRIER .......................................................................................................... 11
6.1. Adhésion au programme ............................................................................... 11
6.2. Embarquement des communes et des CPAS .................................................. 12
6.3. Démarrage du programme ............................................................................ 13
7. RÉCAPITULATIF DES ROLES ET RESPONSABILITÉS ................................................... 14
21/12/2020 Avenue des Arts 21 Kunstlaan Bruxelles 1000 Brussel 2
T 32 2 282 47 70 F 32 2 230 31 07 cirb.brussels / cibg.brussels
1. CONTEXTE
Les technologies de l’information à l’ère de la digitalisation des services sont devenues un enjeu
majeur pour toutes les administrations, et les pouvoirs locaux ne sont pas épargnés. Avec la crise
Covid-19, nous n’avons jamais autant été mis sous pression pour offrir des services de qualité vers les
citoyens et les entreprises de nos communes et CPAS.
Certains des logiciels utilisés depuis de nombreuses années sont devenus presque obsolètes et
nécessitent une mise à niveau au vu, par exemple, de la nouvelle législation comptable.
Par ailleurs, il est constaté une fragmentation du paysage des plateformes applicatives utilisées au sein
des pouvoirs locaux de la Région. Le schéma ci-dessous illustre cette fragmentation dans les domaines
de la gestion financière et comptable, de la gestion des ressources humaines et de la gestion des
dossiers sociaux :
Chaque administration communale et CPAS gère son portefeuille de contrats avec ses fournisseurs et
se retrouve souvent isolée face à ceux-ci, sans possibilité de mutualiser les coûts en regard des autres
instances d’une même plateforme utilisée dans d’autres institutions. En outre, l’occurrence de
processus non homogènes engendre des surcoûts liés aux spécificités induites.
Par ailleurs, l’ensemble des pouvoirs locaux œuvre depuis plusieurs années sur la numérisation de
leurs processus ainsi que sur le développement d’une relation moderne et efficace avec les citoyens et
les entreprises, notamment en augmentant de manière significative le nombre de services digitaux
offerts, dont les démarches administratives réalisables en ligne avec un suivi personnalisé et
multicanal et une vue transversale.
L’accélération de cette digitalisation de la relation avec les citoyens et les entreprises nécessite une
évolution des processus et des infrastructures applicatives pour évoluer vers un écosystème cohérent
et global propice à l’amélioration de l’efficience générale, sous forme d’une suite unifiée d’applications
constituant une infrastructure applicative commune mutualisée.
21/12/2020 Avenue des Arts 21 Kunstlaan Bruxelles 1000 Brussel 3
T 32 2 282 47 70 F 32 2 230 31 07 cirb.brussels / cibg.brussels
Un outil pour une gestion transversale de la relation avec les citoyens et les entreprises, une plateforme commune, une
infrastructure applicative mutualisée et des données plus accessibles et interopérables. Au service des citoyens et des
entreprises.
21/12/2020 Avenue des Arts 21 Kunstlaan Bruxelles 1000 Brussel 4
T 32 2 282 47 70 F 32 2 230 31 07 cirb.brussels / cibg.brussels
2. OBJECTIFS
Le projet vise à mutualiser les coûts des outils informatiques et à renforcer la position stratégique des
pouvoirs locaux envers les différents fournisseurs. Le but est de vous soutenir dans le processus de
modernisation du parc informatique de votre commune et de votre CPAS dans le cadre de la
réalisation d’une transition numérique touchant les domaines de la gestion financière (comptabilité,
recettes/taxes), de la gestion des ressources humaines, de la gestion des dossiers sociaux et de la
gestion de la relation entre les citoyens ou les entreprises et vos services.
Partenaires
Citoyens Entreprises
Associations
Accessibilité Dématérialisation Efficience
Gestion transversale de la relation citoyens & entreprises
Réduction de la CPAS Communes Institutions régionales
(OIP, SPRB)
Image complexité et des
coûts IT SOCIAL Compta Recettes, Taxes
Compta EC/POP GRH
GRH Environnement Urbanisme
Parmi les objectifs poursuivis figurent l’amélioration de l’accès à l’information, la valorisation d’une
image orientée services des administrations communales et CPAS et la diminution des charges
administratives, la réduction à terme de la complexité des systèmes et la réalisation d’économies
d’échelle.
La mise en œuvre d’un outil pour une gestion transversale de la relation avec les citoyens et les
entreprises (CRM régional), l’amélioration de la gestion des données et de leur interopérabilité sont
parmi les conditions à réaliser pour atteindre ces objectifs.
Le projet nécessite une dynamique collective. Il s’agira de mutualiser également les investissements,
les expériences, les compétences et les contrats dans le cadre d’une approche intégrée et globale au
bénéfice de tous.
21/12/2020 Avenue des Arts 21 Kunstlaan Bruxelles 1000 Brussel 5
T 32 2 282 47 70 F 32 2 230 31 07 cirb.brussels / cibg.brussels
3. APPROCHE
Le projet sera géré sous la forme d’un programme qui s’appuiera sur des organes et des procédures de
gouvernance spécifiques à mettre en place.
Les principales phases du programme :
Ce qui a été réalisé :
• Présentation du programme
• Présentations individuelles ;
• Construction d’une approche concrète favorisant l’expérience et la pratique ;
• Préparation du programme
• Réunions d’information, ateliers et récolte des spécificités techniques ;
• Recherche des modes de financement ;
• Planification générale ;
Ce qui est en cours :
• Réunions d’information, ateliers et récolte des spécificités techniques (suite) ;
• Définition des structures de gouvernance ;
• Constitution des équipes CIRB ;
Ce qui va être lancé :
• Mise en œuvre du programme
• Mise en place et animation de la gouvernance ;
• Lancement missions et du marché d’intégration – Appel d’offres ;
• Feuilles de route personnalisées - par commune et par CPAS – et programme
global ;
• Optimalisation de l’infrastructure applicative ;
• Lancement et exécution des projets successifs – Agile.
Dans le cadre de la présentation et de la préparation du programme, le CIRB a organisé à ce jour 25
réunions avec les communes, 14 ateliers avec les CPAS et 18 ateliers métiers (communes et CPAS). Ces
réunions et ateliers vont se poursuivre durant le mois de janvier 2021.
Une présentation a également été faite lors du COPIL #7 – Digitalisation des métiers communaux et
CPAS du 17 septembre. Une rencontre a été organisée avec la Fédération des CPAS le 11 décembre
2020, et avec la Conférence des Bourgmestres le 17 décembre 2020.
Un financement régional de 61,3 millions € a été approuvé lors des négociations budgétaires de
novembre, de sorte à couvrir 88% des coûts de ce programme.
La définition des structures de gouvernance et des procédures associées sera terminée à l’échéance de
fin janvier 2021. Il s’agira d’une gouvernance inclusive et collaborative qui impliquera chaque pouvoir
local dans les décisions communes qui permettront d’assurer une gestion performante de la suite
unifiée d’applications mutualisées visée.
21/12/2020 Avenue des Arts 21 Kunstlaan Bruxelles 1000 Brussel 6
T 32 2 282 47 70 F 32 2 230 31 07 cirb.brussels / cibg.brussels
Suite à une mise en concurrence, un marché désignera un prestataire qui sera chargé d’intégrer
l’existant et de le faire exploiter pour l’optimiser en interfaçant avec les éditeurs de logiciels présents
afin d’évoluer vers l’infrastructure applicative commune mutualisée ciblée.
L’intégrateur sera chargé de la mise en œuvre des projets issus du système de gouvernance ; ceux-ci
permettront d’améliorer la couverture fonctionnelle de la suite applicative unifiée pour augmenter
encore la qualité des services et garantir le respect des différentes réglementations, dont celles
régissant les activités du numérique.
21/12/2020 Avenue des Arts 21 Kunstlaan Bruxelles 1000 Brussel 7
T 32 2 282 47 70 F 32 2 230 31 07 cirb.brussels / cibg.brusselsL’analyse et l’implémentation du front-end (CRM) pour la gestion de la relation avec les citoyens et les
entreprises feront l’objet d’une étape distincte.
Une feuille de route personnalisée et détaillée pour la migration vers l’infrastructure applicative
commune mutualisée sera proposée à chaque pouvoir local par l’intégrateur sélectionné. Les
déploiements devraient s’étendre sur une période de 5 ans.
La sélection de l’intégrateur se fera via le lot 11 « Développement et configuration des applications »
du marché accord-cadre IT18076 lancé en 2019 par le Service Public Fédéral Chancellerie. L’avis
d’attribution de ce lot du marché a été publié au Bulletin des adjudications en septembre 2019.
Les adjudicataires sélectionnés pour le lot 11 sont :
Atos Belgium NV
Eonix SA
Network Research Belgium
Underside SPRL
Vox Teneo SA
Il s’agira d’un contrat avec une obligation de résultats (option opt-out) basé sur un accord de niveau de
service (Service Level Agreement).
4. FINANCEMENT
Le coût de ce programme est estimé globalement à 69,8 M€.
Des sources importantes de financement ont été activées. Ce financement couvrira :
les prestations effectuées par l’intégrateur sélectionné – RBC/BPL, Mission 10 ;
l’équipe du CIRB (Program Manager, Projects Managers, Business Analysts, IT Architects, Change Managers, etc …) –
Mission 7 ;
l’hébergement des données - Mission 7 ;
les investissements par le Fonds FRBRTC (achat des licences, abonnements, …) et le socle fonctionnel commun
à hauteur des montants respectifs repris dans le tableau ci-dessous :
21/12/2020 Avenue des Arts 21 Kunstlaan Bruxelles 1000 Brussel 8
T 32 2 282 47 70 F 32 2 230 31 07 cirb.brussels / cibg.brusselsCe financement couvrira les prestations de l’équipe dédiée au programme par le CIRB pour vous
soutenir lors de la migration de l’existant vers la suite des applications mutualisées; en particulier, le
CIRB pourra vous soutenir dans l’interfaçage avec le prestataire intégrateur qui aura remporté le
marché et la gestion du changement au sein de votre administration.
Bruxelles Pouvoirs Locaux (BPL) financera les prestations effectuées par l’intégrateur qui aura
remporté le marché, dont les frais de migration vers les nouveaux logiciels qui auront été sélectionnés
pour constituer la suite des applications mutualisées.
Le fonds FRBRTC vous permettra de couvrir les frais d’acquisition des licences ou abonnements via le
CIRB pour les logiciels qui auront été sélectionnés pour former la suite des applications mutualisées.
La Région est ainsi disposée à financer 88% du coût estimé.
Les pouvoirs locaux auront à financer les coûts de maintenance des nouveaux logiciels installés et
l’outil de gestion transversale de la relation avec les citoyens et entreprises (CRM) pour un total estimé
à 8,5 M€ jusqu’en 2025, et bien entendu tout ce qui ne fera pas partie du socle commun visé.
5. UNE EQUIPE DÉDIÉE AU SEIN DU CIRB
Le CIRB vient de désigner Mr Rudy Therasse comme Program Manager du projet. Il a participé aux
rencontres du 11 décembre et du 17 décembre 2020.
Il sera votre point de contact central et veillera, à travers les structures de gouvernance mises en
place, au bon déroulement du programme et à la qualité du service assuré par les 15 personnes qui
seront dédiées par le CIRB au support des pouvoirs locaux durant la phase de réalisation du
programme..
21/12/2020 Avenue des Arts 21 Kunstlaan Bruxelles 1000 Brussel 9
T 32 2 282 47 70 F 32 2 230 31 07 cirb.brussels / cibg.brusselsToute question ou demande de documentation relative à ce programme peut lui être envoyée à
l’adresse rtherasse@cirb.brussels .
L’équipe pluridisciplinaire mise en place par le CIRB couvrira des profils tels que Projects Managers,
Business Analysts, IT Architects, Change Managers, etc …
Tant le CIRB que Bruxelles Pouvoirs Locaux (BPL) veilleront à la qualité de la communication, à
l’implication et à la proximité des intervenants et répondront au mieux à vos demandes et à vos
préoccupations tout au long du programme.
Un site dédié sera créé et des newsletters vous seront régulièrement adressées.
21/12/2020 Avenue des Arts 21 Kunstlaan Bruxelles 1000 Brussel 1
T 32 2 282 47 70 F 32 2 230 31 07 cirb.brussels / cibg.brussels 06. CALENDRIER
6.1. ADHÉSION AU PROGRAMME
Ce programme n’a de sens que si nous créons des économies d’échelle. Il est dès lors important pour
nous d’avoir une décision quant à la participation à ce projet commun.
Afin de nous confirmer votre participation, pourriez-vous avant le 8 janvier 2021 faire part au Cabinet
du Ministre Clerfayt, à l’attention de Patricia Abarca (pabarca@gov.brussels), de votre intention de
rejoindre ce programme, puis transmettre avant fin janvier 2021 la décision formelle de votre Collège
échevinal ou de votre Conseil de l’Action Sociale ?
21/12/2020 Avenue des Arts 21 Kunstlaan Bruxelles 1000 Brussel 1
T 32 2 282 47 70 F 32 2 230 31 07 cirb.brussels / cibg.brussels 16.2. EMBARQUEMENT DES COMMUNES ET DES CPAS
Ci-dessous une première hypothèse quant au calendrier d’embarquement des communes :
2021 : 3 AC CRM ; 3 AC Financier ;
2022 : 4 AC CRM ; 3 AC Financier ; 4 GRH ;
2023 : 5 AC CRM ; 3 AC Financier ; 4 GRH ;
2024 : 5 AC CRM ; 3 AC Financier ; 4 GRH ;
2025 : 1 AC CRM ; 3 AC Financier ; 3 GRH.
Ci-dessous une première hypothèse quant au calendrier d’embarquement des CPAS :
2021 : 3 CPAS Financier ; 3 CPAS Social ;
2022 : 1 CPAS CRM ; 3 CPAS Financier ; 3 CPAS Social ; 4 GRH ;
2023 : 2 CPAS CRM ; 3 CPAS Financier ; 3 CPAS Social ; 4 GHR ;
2024 : 4 CPAS CRM ; 3 CPAS Financier ; 3 CPAS Social ; 2 GRH ;
2025 : 4 CPAS CRM ; 3 CPAS Financier ; 3 CPAS Social.
21/12/2020 Avenue des Arts 21 Kunstlaan Bruxelles 1000 Brussel 1
T 32 2 282 47 70 F 32 2 230 31 07 cirb.brussels / cibg.brussels 26.3. DÉMARRAGE DU PROGRAMME
Les activités prévues pour le premier quadrimestre 2021 :
Janvier 2021 :
• Démarrage de la communication du projet (mini-site, newsletters, …) ;
• Finalisation de la récolte des spécificités techniques ;
• Finalisation des ateliers métiers (5 communes et 14 CPAS) ;
• Constitution des équipes et lancement des missions CIRB ;
Février 2021 :
• Réunion de lancement du programme avec les Pouvoirs locaux ayant adhéré au programme,
présentation des organes et des mécanismes de gouvernance et du calendrier général ;
• Lancement des démarches administratives Fonds FRBRTC (BPL) ;
• Première réunion des organes de gouvernance ;
• Validation des spécificités techniques par les pouvoirs locaux ;
• Démarrage et écriture du cahier des charges ;
• Lancement du marché pour sélectionner l’intégrateur
Mars 2021 :
• Attribution du marché de sélection de l’intégrateur ;
• Lancement des missions ;
• Début de l’analyse détaillée de la situation actuelle des communes et des CPAS ;
Avril 2021 :
• Proposition et choix des outils adaptés ;
• Confirmation du planning d’embarquement ;
• …
21/12/2020 Avenue des Arts 21 Kunstlaan Bruxelles 1000 Brussel 1
T 32 2 282 47 70 F 32 2 230 31 07 cirb.brussels / cibg.brussels 37. RÉCAPITULATIF DES ROLES ET RESPONSABILITÉS
Communes/CPAS CIRB BPL Intégrateur
Document cadre; Financement: 26 Analyser le
Lettre d’intention ;
Décision collège ; Financement: millions (mission paysage
Participation aux 10.3 millions ; 10) ; applicatif
ateliers métiers ; Ordres de Lancement et existant ;
Choix des domaines à mission et CSC suivi Intégrer
renouveler ; Gestion et suivi administratif du l’existant et le
Participer aux du projet ; Fonds FRBRTC: faire exploiter
organes de Financement 25 millions.
pour
gouvernance ; équipe dédié
l’optimiser ;
Désigner un point de (mission 7) ;
Ateliers métiers ; Analyser et
contact.
Gestion de développer un
l’intégrateur seul front-end ;
(fournisseur) ; Proposer des
solutions par
domaine ;
Migration vers
les nouveaux
outils ;
Feuille de route
en 5 ans.
Nicolas Locoge
Directeur général
21/12/2020 Avenue des Arts 21 Kunstlaan Bruxelles 1000 Brussel 1
T 32 2 282 47 70 F 32 2 230 31 07 cirb.brussels / cibg.brussels 4Vous pouvez aussi lire
