PROJET Schéma de mutualisation des services 2014-2020 - Etat d'avancement 2017 Actions 2018 - Ville du Mans
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N°29
PROJET
Schéma de mutualisation des
services
2014-2020
Etat d’avancement 2017
Actions 2018
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Schéma de mutualisation des services –Etat d’avancement et actions 2018
SOMMAIRE
PREAMBULE ........................................................................................................................... 3
ETAT D’AVANCEMENT 2017 ..................................................................................................... 4
ACTIONS 2018........................................................................................................................ 6
• Mutualisations entre Le Mans Métropole, la Ville du Mans et le CCAS du Mans 6
• Mutualisations entre Le Mans Métropole et ses communes membres................ 7
Action prioritaire 1 : partager les systèmes d’information et outils informatiques . 7
Action prioritaire 2 : Partager l’expertise sur l’architecture ...................................... 9
et l’analyse du patrimoine bâti .................................................................................... 9
• Mutualisations horizontales entre communes membres .....................................11
Action prioritaire 3 : Favoriser les rapprochements dans le champ « culture ».....11
• Coopérations « douces » entre communes membres .........................................12
ANNEXES ..............................................................................................................................14
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Schéma de mutualisation des services –Etat d’avancement et actions 2018PREAMBULE
L’année 2017, marquée par l’élargissement de Le Mans Métropole à cinq nouvelles
communes (Chaufour-Notre-Dame, Fay, Pruillé-le-Chétif, Saint-Georges-du-Bois et Trangé),
a permis aux élus des nouvelles communes membres de se familiariser avec le
fonctionnement des services de la Communauté Urbaine. Elle aura aussi donné la possibilité
aux élus de s’accorder sur le fait que les coopérations existantes entre les communes
pourront se pérenniser et être approfondies, en étant valorisées et intégrées dans le schéma
de mutualisation de Le Mans Métropole.
En effet, dans un territoire élargi avec une diversité des modes de fonctionnement et des
projets communaux, les démarches de mutualisation doivent pouvoir conserver leur
caractère « à géométrie variable » :
- les coopérations « horizontales » entre communes doivent pouvoir se poursuivre et se
développer en proximité, pour s’adapter aux spécificités de chacun de nos territoires ;
- parallèlement, l’échelle communautaire reste cohérente pour un certain nombre de
mutualisations structurantes en termes d’offres de service proposées sur le territoire aux
habitants. Elle l’est aussi pour favoriser le renforcement et le partage de l’expertise de nos
services, dans le cadre des « coopérations douces » (mise en commun d’outils, réseaux
métiers, groupements de commandes, conventions de prestations de services, etc.).
Enfin, si les démarches de mutualisation impliqueront en 2018 nécessairement plus de
coordination et de planification de nos actions pour nous permettre de « faire ensemble »,
elles devront veiller à garder une certaine souplesse dans leur mise en œuvre, en termes de
facilité de fonctionnement interne et de services rendus à nos habitants.
Jean-Yves LECOQ,
Conseiller délégué
aux Solidarités communautaires
et à la Mutualisation,
Maire de Mulsanne
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Schéma de mutualisation des services –Etat d’avancement et actions 2018ETAT D’AVANCEMENT 2017
Par délibération du 12 avril 2016, Le Mans Métropole a adopté son schéma relatif aux
mutualisations des services pour la période 2014-2020. Conformément aux dispositions de
la loi du 16 décembre 2010, un état d’avancement du schéma doit être présenté
annuellement à l’occasion du débat d’orientation budgétaire ou du vote du budget.
Le schéma adopté en 2016 identifie quatre principaux axes de développement des
mutualisations portant sur :
- la consolidation et la finalisation des mutualisations entre Le Mans Métropole, la Ville
du Mans et le CCAS de la Ville du Mans ;
- le renforcement des coopérations entre Le Mans Métropole et ses communes
membres sur les services supports ;
- la structuration et le développement des coopérations existant entre Le Mans
Métropole et ses communes membres sur les services opérationnels ;
- le développement d’une approche partagée sur les évolutions du service public sur le
territoire communautaire.
Pour 2016, les élus communautaires ont priorisé les trois actions suivantes :
- partager les systèmes d’information et outils informatiques, en renforçant les
échanges de pratiques et en précisant les besoins de coopération
- partager l’expertise sur l’architecture et l’analyse du patrimoine bâti, par la mise en
place d’un réseau des directeurs de services techniques
- favoriser les rapprochements dans le champ culturel, en étudiant la possibilité de
structurer le territoire en pôles d’enseignement artistique
Conformément à ces orientations, l’année 2016 a été consacrée à :
- la finalisation des états des lieux et du recensement des besoins dans chacune des
communes, principalement dans les secteurs informatique et de la gestion du
patrimoine bâti.
- pour chacune des thématiques, la mise en place de réseaux de techniciens
permettant le partage des pratiques, et l’identification des actions de coopération à
étudier.
Ce sont ces actions qui ont fait l’objet d’un développement en 2017, conformément au vote
de l’assemblée délibérante au conseil Le Mans Métropole du 30 mars 2017. Plus
particulièrement sont à noter :
- en termes de partage des systèmes d’informations et outils informatiques :
o l’étude de besoins et d’opportunité pour étendre le déploiement de la
messagerie libre « Zimbra », mutualisée entre les services de Le Mans
Métropole et de la Ville du Mans, dans les communes membres
o le recensement des contrats de prestations au sein des communes membres
et l’analyse d’opportunité à les mutualiser.
o l’informatisation d’un observatoire fiscal mutualisé, ainsi que la mise en ligne
d’un site Internet spécifique pour Le Mans Métropole, sont d’autres
traductions d’utilisation partagée des outils informatiques ;
- en termes de partage d’expertise sur l’architecture et l’analyse du patrimoine bâti
o L’étude d’opportunité et de définition des besoins pour l’organisation d’une
cellule d’Assistance à maîtrise d’ouvrage mutualisée
o L’organisation d’ateliers thématiques de partage d’expertise sur les questions
énergétiques et les missions d’AMO ;
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Schéma de mutualisation des services –Etat d’avancement et actions 2018- en termes de politique culturelle, une évolution de l’étude sur les pôles
d’enseignement artistiques vers une réflexion plus globale sur les besoins du
territoire en matière d’offres d’enseignement musical et artistique proposées par les
écoles de musiques et le conservatoire à rayonnement départemental.
- Parallèlement, l’extension des mutualisations entre Le Mans Métropole, la Ville du
Mans et le CCAS du Mans s’est poursuivie avec notamment la médecine du travail et
la Ville d’Allonnes, depuis le 1er janvier 2017 (une refacturation sur la base de 100€
par an et par agent suivi).
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Schéma de mutualisation des services –Etat d’avancement et actions 2018ACTIONS 2018
• Mutualisations entre Le Mans Métropole, la Ville du Mans et le CCAS du
Mans
Comme le détaille le rapport sur les mutualisations adopté par le Conseil communautaire le
12 avril 2016, les mutualisations entre Le Mans Métropole, la Ville du Mans et le CCAS du
Mans sont très avancées sur les fonctions supports.
Celles-ci se développent pourtant de manière récurrente.
Ainsi, la mutualisation de la médecine du travail entre Le Mans Métropole, la Ville du Mans
et le CCAS du Mans est effective depuis le 1er janvier 2017, avec une refacturation sur la
base de 100€ par an et par agent suivi). Cette mutualisation a été étendue sur le même
principe à la Ville d’Allonnes en 2017.
L’année 2018 poursuivra cette dynamique avec notamment avec trois nouvelles
conventions de mutualisation relatives à l’achat de carburant, mutualisé par Le Mans
Métropole, avec la Ville du Mans, le CCAS du Mans et la Ville d’Allonnes.
.
Annexe 1 : Tableau des taux de mutualisation des agents LMM-Ville et CCAS du Mans
Annexe 2 : Tableau des conventions de refacturation des services fonctionnels mutualisés et
flux financiers
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Schéma de mutualisation des services –Etat d’avancement et actions 2018ACTIONS 2018
• Mutualisations entre Le Mans Métropole et ses communes membres
Action prioritaire 1 : partager les systèmes d’information et outils informatiques
rappel des actions réalisées en 2017
1- Messagerie libre : Déploiement dans les services le Mans Métropole et Ville du Mans,
audit de l’ensemble des communes membres pour identifier les besoins, les modalités
techniques et les coûts de migration. Un diagnostic détaillé a été réalisé à la demande de 12
communes.
2- Contrats de prestations (logiciels, maintenance, sauvegarde, téléphonie, Internet) :
recensement des contrats et première analyse des opportunités de mutualisation autour des
applicatifs métiers (comptabilité,-RH-Paye), et les contrats de téléphonie, pour lesquels
plusieurs communes recourent à des prestataires identiques.
objectifs 2018
1- Mutualisation de la messagerie libre : finalisation de l’audit auprès des communes
restantes, étude des modalités juridiques et financières de mutualisation et formalisation des
conventions avec les communes volontaires, pour un déploiement planifié à partir du 2ème
semestre.
2 - Contrats de prestations : étude de faisabilité sur les modalités techniques et possibilités
juridiques de mutualisation pour les logiciels métiers RH et comptables ainsi que pour la
téléphonie. En fonction des contrats et des périmètres, ces achats pourraient intervenir entre
communes membres seulement.
Deux autres besoins se sont parallèlement accrus en 2017 :
3- Veilles, partages d’expériences et conseils :
* Actions d’information sur le RGPD (Règlement général sur la protection des données) et le
DPO (Data protect officer- responsable de la protection des données) ( reconduction des
objectifs 2017)
* étudier les besoins des communes membres et proposer une offre mutualisée, portée par
Le Mans Métropole aux communes intéressées.
4- Infrastructures :
De manière plus prospective, préparer et adapter les infrastructures informatiques aux
demandes de mutualisations en cours de définition, et :
* identifier l’offre de services mutualisée nécessitant un réseau informatique commun entre
les communes membres
* définir les modalités de structuration et de déploiement de ce réseau.
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Schéma de mutualisation des services –Etat d’avancement et actions 2018calendrier prévisionnel
1er semestre 2nd semestre
Messagerie libre: finalisation de l’audit technique, préparation des conventions de
mutualisation et du planning de déploiement pour les communes intéressées
Contrats de prestations / harmonisation de parcs et d’outils informatiques:
Etude de faisabilité sur les applicatifs métiers RH, comptables et la téléphonie pour les
communes partageant les mêmes prestataires
Sécurisation/ protection des données informatiques : actions d’information et de
sensibilisation, définition d’une offre mutualisée pour les communes intéressées
Infrastructures: identification de l’offre de services mutualisée nécessitant un réseau
informatique commune, et définition des modalités de structuration et de déploiement
Objectifs et projets informatiques mis en cohérence avec le Schéma Directeur des
Systèmes d’Informations (SDSI) LMM – en cours de définition – à affiner pour
planification des ressources
Annexe 3 : fiche action détaillée 2018
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Schéma de mutualisation des services –Etat d’avancement et actions 2018ACTIONS 2018
• Mutualisations entre Le Mans Métropole et ses communes membres
Action prioritaire 2 : Partager l’expertise sur l’architecture
et l’analyse du patrimoine bâti
rappel des actions 2017
1 - Mise en place d’une cellule d’Assistance à maîtrise d’ouvrage mutualisée :
* étude d’opportunité : réunion d’information sur les missions d’AMO, recensement des
besoins de l’ensemble des communes membres. Sur les 10 communes intéressées, état des
lieux affinés dans 3 communes pour affiner leurs besoins et projets. L’étude d’opportunité
indique que les principaux besoins portent sur des fonctions d’AMO ou de conduite
d’opération pour des projets liés à des bâtiments nouveaux, des extensions, des rénovations
lourdes et des travaux d’amélioration de la performance énergétique.
* étude de faisabilité sur les conditions juridiques de mises en œuvre possibles, concluant
sur la formalisation de conventions-cadres de mutualisation
2 – Structuration d’un réseau des techniciens patrimoine : recensement des acteurs en
cours, avant lancement d’une plateforme informatique collaborative.
3 – Ateliers thématiques : animation par le service Architecture Patrimoine Bâti de Le Mans
Métropole, de deux ateliers relatifs aux questions énergétiques des bâtiments et des
missions d’AMO.
4 – Coopération sur les « marchés complexes » : identification des besoins et types de
marchés concernés : actions périodiques et ponctuelles sur les gros équipements
(maintenance, vérification et contrôle)
objectifs 2018
1- Mise en place d’une cellule d’Assistance à maîtrise d’ouvrage mutualisée : finalisation des
études d’opportunité et de faisabilité, notamment le catalogue de prestations et les modalités
financières d’intervention de cette cellule ; planification formelle des besoins d’AMO pour les
communes membres intéressées, et validation des conventions avant mises en œuvre.
2 – Structuration d’un réseau des techniciens patrimoine : poursuite des actions 2017
3 – Ateliers thématiques : organisation de nouveaux ateliers autour des nouveaux besoins
exprimés et évaluation du dispositif : partage de méthodologie et outils, bonnes pratiques sur
la gestion et pérennisation du patrimoine existant ( stratégie patrimoniale, analyse du
patrimoine, analyse des usages …)
4 – Coopération sur les « marchés complexes » : analyse approfondie des besoins et des
conditions de mise en place de groupement de commandes.
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Schéma de mutualisation des services –Etat d’avancement et actions 2018calendrier prévisionnel
1er semestre 2nd semestre
Cellule d’AMO : définition du catalogue de prestations et des modalités juridico-financières -
planification des projets des communes volontaires et validation des conventions de
mutualisation
Réseau des techniciens patrimoine : identification des acteurs et structuration de la
plateforme collaborative
Ateliers thématiques de partage d’expérience : 2 thématiques à planifier, dispositif à évaluer
Coopération sur les « marchés complexes » : analyse des besoins des communes
volontaires et des conditions de mise en place de groupement de commandes.
Annexe 4 : fiche action détaillée 2018
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Schéma de mutualisation des services –Etat d’avancement et actions 2018ACTIONS 2018
• Mutualisations horizontales entre communes membres
Action prioritaire 3 : Favoriser les rapprochements dans le champ « culture »
rappel des actions 2017
- réflexion sur la structuration en pôles d’enseignement artistique
- étude des différents outils juridiques disponibles pour mutualiser : groupements
d’employeurs, services communs, conventions de prestations, SIVU (syndicat
intercommunal à vocation unique)
- entrée de la commune de Coulaines dans le SIVU : Etablissement d’enseignement
artistique (EEA) « Django Reinhardt »
objectifs 2018
1- réflexion sur le projet pédagogique territorial et réflexion sur le couple
mutualisation/préservation des identités locales (visites d’écoles de musique
mutualisées d’autres territoires, mobilisation éventuelle d’un diagnostic-action par un
accompagnement extérieur)
2- poursuite des réflexions internes à l’EEA également ouvertes à toutes les écoles de
musique intéressées sur le projet pédagogique, la gouvernance, la répartition des
coûts, la solidarité en vue de la création éventuelle d’un ensemble de plus grande
taille suivant les orientations prises par les discussions
calendrier prévisionnel
1er semestre 2nd semestre
Mobilisation d’un diagnostic- Etude des outils juridiques disponibles pour
action par un mutualiser
accompagnement extérieur Chiffrages
(à débattre) Réflexion sur le projet pédagogique territorial
Discussions sur le projet pédagogique, la
gouvernance, la répartition des coûts, la
solidarité
Annexe 5 : Présentation (diaporama) des actions 2016-2017 et propositions 2018
« Mutualisation de l’enseignement artistique »
Annexe 6 : tableau des mutualisations horizontales sur le territoire de LMM - actions 2018
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Schéma de mutualisation des services –Etat d’avancement et actions 2018• Coopérations « douces » entre communes membres et avec les services
de Le Mans Métropole
Ces formes de mutualisation, bien ancrées sur le territoire, seront poursuivies et
approfondies en 2018.
Ainsi, les réseaux de techniciens lancés en 2016 sur l’informatique et le patrimoine
bâti seront mis à contribution dans les études d’opportunité et de faisabilité sur la mise en
place d’outils ou de services mutualisés :
- le réseau « Informatique » sera sollicité dans le cadre de l’étude sur la
mutualisation de la messagerie Le Mans Métropole « Zimbra » ainsi que dans
les réflexions globales dans le cadre du schéma directeur des services
informatiques ;
- le réseau « Patrimoine bâti » sera amené à participer aux études
d’opportunité et de faisabilité sur la mise en place d’une cellule « Assistance à
maîtrise d’ouvrage » (AMO) mutualisée.
Ces réseaux participeront aussi aux poursuites des réflexions sur le développement de
groupement d’acquisition (achat/location).
Des outils collaboratifs (de type gestion électronique de documents = GED) seront enfin
développés pour favoriser la fluidité et la réactivité des échanges.
De même, le partage d'outils et d'informations entre communes sera développé en
2018 dans le domaine de la fiscalité et des finances locales avec :
o la mise à disposition par Le Mans Métropole à l’ensemble des communes
membres, de l’outil « Atelier fiscal » développé par la société Fiscalité et
Territoire. Cet outil propose des fonctionnalités avancées en termes de
recherche, d’analyse et d’optimisation de la fiscalité directe locale
o la création (sous la GED « Alfresco ») d’un espace collaboratif dédié à la
fiscalité et aux finances locales (espace documentaire, informations, Loi de
Finances, …)
o la mise en place de réunions semestrielles d’échange sur l’actualité fiscale et
financière.
En 2018, un diagnostic des échanges techniques entre les services
communautaires et les services municipaux sera engagé, dans l’objectif d’optimiser et
fluidifier les pratiques en termes notamment de programmation et suivi de projets et de
travaux, partage de logiciels métier et d’expertise technique.
Par ailleurs, les interventions techniques (entretien, maintenance, renouvellement) sur
les poteaux d’incendie de l’ensemble des territoires des communes membres (qui restent
compétentes en la matière), seront désormais assurées le service Eau et Assainissement de
Le Mans Métropole : elles donneront lieu à la mise en place de conventions de prestations
de service et à des refacturations aux communes.
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Schéma de mutualisation des services –Etat d’avancement et actions 2018Concernant les groupements de commandes de gaz et d’électricité, actuellement portés
par Le Mans Métropole, l’année 2018 sera consacrée au renouvellement du groupement
de commandes de gaz pour la période 2018-2022, groupement qui sera par ailleurs étendu
à de nouveaux membres (établissements communaux ou intercommunaux types CCAS,
foyers-logements, centre culturel ; SIVOM ; etc.).
Enfin, les actions de coopérations existantes entre communes, telles que le partage de
locaux et de matériels, se poursuivront également en 2018.
Annexe 7 : tableau des coopérations « douces » sur le territoire de LMM - actions 2018
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Schéma de mutualisation des services –Etat d’avancement et actions 2018ANNEXES
1- Tableau des taux de mutualisation des agents LMM-Ville et CCAS du Mans
2- Tableau des conventions de refacturation des services fonctionnels mutualisés et flux
financiers LMM-Ville et CCAS du Mans
3- Fiche action détaillée 2018 « Partager les systèmes d’information et outils
informatiques »
4- Fiche action détaillée 2018 « Partager l’expertise sur l’architecture et l’analyse du
patrimoine bâti »
5- Présentation (diaporama) des actions 2016-2017 et propositions 2018
« Mutualisation de l’enseignement artistique » :
6- Tableau des mutualisations horizontales sur le territoire de LMM - actions 2018
7- Tableau des coopérations « douces » sur le territoire de LMM - actions 2018
Vu pour être annexé à la délibération n° 29
du Conseil Communautaire du 12 avril 2018
Pour le Directeur Général empêché
l'Agent du Service des Assemblées
et de la Réglementation
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Schéma de mutualisation des services –Etat d’avancement et actions 2018Vous pouvez aussi lire
