Règlement du festival - ARTS ATLANTIC 2021
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Règlement du festival
ARTS ATLANTIC 2021
Article 1- Participation A réception de votre pré-inscription et de vos photos, la
Art. 1-1 Conditions générales de participation réponse du Comité d’Organisation vous est adressée dans un
Sont admis à exposer au festival ARTS ATLANTIC de La Rochelle, délai de 7 jours maximum. Si votre candidature est retenue, vous
les galeries, associations et artistes amateurs et professionnels ; recevrez vos codes de connexion personnalisés pour remplir
peintres, sculpteurs, designers, graphistes, poètes, plasticiens, votre dossier d’inscription en ligne.
graffeurs mais aussi les technologies nouvelles appliquées à l’art Renseigner le dossier d’inscription en ligne et adresser le
numérique, les écoles d’art.… sans que cette énumération règlement par chèque ou virement.
puisse être limitative. Un accusé de réception avec le récapitulatif de votre
Il est interdit aux artistes d’exposer des œuvres ne leur participation vous sera adressé.
appartenant pas et sans rapport avec les photos présentées au
Comité d’Organisation, ainsi que les œuvres présentant un Art. 2-2 Procédure d’inscription GALERIE
caractère pornographique, politique ou desservant la bonne Remplir votre demande d’inscription en complétant le
tenue de l’exposition. formulaire d’inscription et envoyer par mail 3 photos
Arts Atlantic est une exposition-vente. Le résultat des ventes représentatives du travail de chaque artiste que vous souhaitez
reviendra intégralement à l’exposant. présenter.
A réception de votre inscription, nous vous contacterons dans
Le prix de vente devra être affiché ; à défaut il conviendra de
un délai de 7 jours maximum pour recueillir vos souhaits et vous
mentionner « Collection Privée » ou « vendu » ou « réservé ».
établir un devis personnalisé.
Toute personne qui désire présenter et commercialiser sa
Le Comité d’Organisation se réserve le droit de pouvoir refuser
création artistique doit obligatoirement déclarer son activité
l’un de vos artistes présentés.
fiscalement auprès du Centre des Formalités des Entreprises
Vous nous retournez le devis signé accompagné de tous les
(CFE) de l’Urssaf et socialement auprès des services
éléments demandés.
administratifs de sécurité sociale de La Maison des Artistes
Un accusé de réception avec vos codes d’accès personnalisés
(MDA) via une preuve ou un engagement de vente tel que
pour accéder à votre dossier en ligne vous sera adressé.
facture ou note de droits d’auteur, et ce même si elle exerce une
autre activité (salariée, indépendante, étudiant, retraité…). La Art. 2-3 Sélection
déclaration est obligatoire dès le premier euro gagné dans le Le Comité d’organisation veille à présenter un ensemble
cadre de votre activité artistique, même si vous avez par ailleurs cohérent au public, il se réserve la possibilité de refuser une pré-
une activité salariée. inscription sans être obligé de motiver ses choix.
La Rochelle Tourisme & Evénements se dégage de toute En aucun cas, le postulant refusé ne pourra prétendre à une
responsabilité en cas de manquement de déclaration fiscale indemnité quelconque en se prévalant du fait que sa
et/ou sociale des exposants. participation a été sollicitée par l’organisateur.
Art. 1-2 Date limite de réservation
Article 3- Paiement
Les dossiers d’inscription devront impérativement être validés
Votre participation ne sera définitive qu’à réception du
et accompagnés du règlement correspondant avant le
paiement correspondant à votre commande.
vendredi 10 septembre 2021. Les dossiers reçus après cette
Celui-ci doit être effectué par chèque ou par virement, en 1 à 2
date seront placés sur liste d’attente, sous réserve de
fois. Le solde doit être réglé au plus tard 30 jours avant le début
disponibilité sans qu'aucune réclamation ne puisse être admise,
de la manifestation.
quelle qu'en soit la cause.
• Par chèque, à l’ordre de LA ROCHELLE EVENEMENTS.
Article 2- Modalités d’inscription Pour les artistes : le montant TTC doit être réparti en 2 chèques
Art. 2-1 Procédure d’inscription ARTISTE qui seront encaissés :
Remplir votre demande de pré-inscription sur le lien suivant : - le premier à la validation du Dossier d’Inscription,
https://artatlantic.site.calypso-event.net/devenir- - le deuxième à partir du 10 septembre 2021.
exposant.htm et envoyer par mail 3 photos représentatives du Les deux chèques doivent être envoyés en même temps.
travail que vous souhaitez présenter au salon à Pour les entreprises et galeries : le montant TTC sera réglé en
j.guerineau@larochelle-tourisme-evenements.com. Toute pré- un seul chèque.
inscription envoyée sans les photos ne sera pas prise en compte. • Par virement, sur le compte de LA ROCHELLE EVENEMENTS,
au Crédit Agricole de La Rochelle :
Quai Louis Prunier – BP 3106 – 17033 La Rochelle cedex 1 – France
07 61 16 97 23– j.guerineau@larochelle-tourisme-evenements.com
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ARTS ATLANTIC 2021
IBAN : FR76 1170 6110 3442 1600 9000 085 Art. 5-6 Signalétique
BIC : AGRIFRPP817 Les inscriptions de toute nature (enseignes, nom, raison sociale,
REFERENCE VIREMENT A INDIQUER : AA 2021. marque, emblème, etc.) et les dispositifs d’éclairage ne doivent
pas dépasser la hauteur de 2,50 m à l’intérieur des stands.
Article 4- Emplacements La Rochelle Tourisme & Evénements se réserve le droit exclusif
L’organisateur établit le plan de la manifestation et effectue la de l’affichage à l’intérieur de la manifestation.
répartition des emplacements en tenant compte le plus
largement possible des désirs exprimés par les exposants, de la Art. 5-7 Exposition
nature de leurs œuvres et des dates d’inscription. Il se réserve le La tenue des stands doit être impeccable. Les emballages en
droit de modifier toutes les fois qu’il le jugera utile la disposition vrac, les objets ne servant pas à la présentation du stand doivent
des stands et emplacements. être mis à l’abri des regards des visiteurs. Il est toutefois autorisé
Les décisions de La Rochelle Tourisme & Evénements de conserver plusieurs pièces au sol afin de remplacer les ventes
concernant la gestion des emplacements seront sans recours effectuées ou de les montrer à un public intéressé.
d'aucune sorte. L’exposant ne peut présenter sur son emplacement que des
matériels, produits ou services énumérés dans sa demande
Article 5- Règles de participation d’admission et acceptés par l’organisateur comme répondant à
Art. 5-1 Présence la nomenclature de la manifestation.
L’exposant s’engage à assurer une permanence sur son stand
L’exposant s’engage à faire un effort de présentation et éviter
pendant les heures d’ouverture au public : le vendredi 5
de surcharger son stand. L’organisateur effectuera un tour de
novembre de 17h à 22h, le samedi 6 novembre de 10h à 19h et
contrôle des stands avant l’ouverture du festival. L’organisateur
le dimanche 7 novembre de 10h à 19h.
se réserve le droit de demander à l’exposant de revoir
Les horaires définitifs seront confirmés dans le dossier technique
l’aménagement de son stand.
envoyé 1 mois avant le salon. L’organisateur fixe les dates, les
horaires et le lieu de la manifestation. En cas de forces majeures,
Art. 5-8 Interdictions diverses
les dates et le lieu peuvent être modifiés.
Il est formellement interdit aux exposants de céder, sous-louer
ou partager à titre onéreux ou gratuit tout ou partie de leur
Art. 5-2 Badges
emplacement (sauf accord express et écrit de l’organisateur).
Tous les exposants devront être munis d'un badge qui leur sera
L’exposant ne peut faire de publicité sous quelque forme que ce
remis à l’accueil lors de leur installation. Le port de ce badge est
soit pour des artistes non-exposants.
obligatoire pendant toute la durée de l’événement, montage et
démontage inclus.
Article 6- Règles d’installation
Art. 6-1 Assurances
Art. 5-3 Sécurité Chaque exposant est couvert pour sa Responsabilité Civile
Un gardiennage de l’exposition sera assuré pendant les heures personnelle en tant qu’exposant, par l’intermédiaire du contrat
de fermeture. Responsabilité Civile de l’organisateur n°1905063004, souscrit
auprès d’AXA France.
Art. 5-4 Distribution Ce contrat ne couvre pas les risques de vol, de vandalisme et de
La distribution d'imprimés ou d'articles publicitaires n'est bris pouvant atteindre vos marchandises, votre matériel ou vos
autorisée que sur les stands des exposants. Cette action ainsi installations, pour lesquelles il vous appartient si vous le désirez,
que le racolage ne seront en aucun cas autorisés en dehors de de souscrire une garantie séparée. Pendant les horaires
ce périmètre, sauf accord express de La Rochelle Tourisme & d’ouverture du salon, ainsi que les périodes de
Evénements. montage/démontage, La Rochelle Tourisme & Evénements
décline toute responsabilité en cas de vol, perte, détérioration
Art. 5-5 Animation des matériels et effets déposés sur place.
Toute publicité lumineuse ou sonore, ainsi que toute attraction,
spectacle ou animation doivent être soumis à l’agrément de La Art. 6-2 Consignes de montage et démontage
Rochelle Tourisme & Evénements qui pourra d’ailleurs revenir Général : Il est interdit de peindre les murs, piliers et sols des
sur l’autorisation accordée en cas de gêne apportée aux halls. Toute construction massive ne doit pas solliciter ou
exposants voisins, à la circulation ou à la tenue de l’exposition.
Quai Louis Prunier – BP 3106 – 17033 La Rochelle cedex 1 – France
07 61 16 97 23– j.guerineau@larochelle-tourisme-evenements.com
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prendre appui sur les structures des bâtiments. Il est Article 8 – Règles de sécurité
expressément interdit de suspendre des objets aux poutres Les exposants sont tenus de connaître et de respecter les
existantes. Toute détérioration sera facturée. L’emplacement mesures de sécurité imposées par les pouvoirs publics et prises
doit être restitué dans l’état initial à la date et heures prévues. par l’organisateur, détaillées dans le Cahier des charges Sécurité.
Tous les détritus générés (moquette, adhésifs, matériaux, Contexte Covid-19
documentations) doivent être retirés. Dans le cas contraire, L’exposant s’engage à respecter les mesures sanitaires prises par
l’évacuation du matériel restant sera effectuée par l’organisateur sur le site de la manifestation. Celles-ci lui seront
l’organisateur aux frais de l’exposant. communiquées à son arrivée, dans le dossier de Bienvenue.
La Rochelle Tourisme & Evénements dégage toute
responsabilité en cas de vol sur les stands lors du montage et du Article 9- Droit à l’image
démontage. L’exposant ne pourra s’opposer à ce que des photos ou vidéos
Accrochage : Les exposants doivent prévoir clous et vis pour de vues d’ensemble du salon soient réalisées par l’organisateur
accrocher leurs travaux sur les cloisons en bois, et supports pour et/ou le professionnel mandaté par ses soins. Il autorise
présentation des sculptures. l’organisateur à prendre et diffuser des images de son activité
Le stand est équipé d’un branchement électrique. L’exposant (emplacement, personnes physiques) pour les besoins de
doit prévoir des rallonges et multiprises. communication et de promotion du salon et des activités de
Montage : L’aménagement des stands devra se faire le vendredi l’organisateur.
5 novembre 2021 entre 8h et 17h, au plus tard. Dans le cas contraire, il doit signifier son désaccord par mail à
L’exposant devra impérativement se présenter à l’Accueil l’adresse suivante :
communication@larochelle-tourisme-evenements.com
Exposant avant de s’installer sur son emplacement.
La Rochelle Tourisme & Evénements s’engage à ne pas
Démontage : Les exposants ne déménageront pas leur stand
transmettre ces photos à des tiers en vue d’un usage
avant la fin de la manifestation, même en cas de prolongation
commercial.
de celle-ci. Le démontage des stands aura lieu le dimanche 7
novembre 2021 de 19h à 22h. Article 10- Utilisation des données personnelles
Pour le titre des données personnelles, le règlement du festival
Art. 6-3 Nettoyage « Arts Atlantic » atteste de respecter strictement tous les
Le nettoyage des parties communes, des sols et des stands sera articles énoncés dans le Règlement Général sur la Protection des
assuré par La Rochelle Tourisme & Evénements ; le nettoyage Données (RGPD).
du mobilier et du matériel exposé restant sera à la charge de
l’exposant. Art. 10-1 Finalités
Les coordonnées
Article 7- Livraison
Les coordonnées que l’organisateur demande aux exposants
Art. 7-1 Colis et marchandises
Chaque exposant ou son délégué, pourvoira au transport, à la servent principalement pour être contacté par La Rochelle
réception, à l’expédition de ses colis ainsi qu’à la reconnaissance Tourisme et Evénements, et pour être affichées sur des supports
de leur contenu. distribués au grand public. Elles pourront également être
Si les exposants ou leurs agents ne sont pas présents pour communiquées à des prestataires extérieurs uniquement en lien
recevoir leur colis, l’organisateur pourra les faire entreposer, avec la manifestation (par exemple le traiteur).
déballer ou réexpédier d’office aux frais, risques et périls des Les exposants recevront une information avant chaque
exposants. transmission de données afin de pouvoir s’y opposer s’ils le
Pour toute livraison à l’Espace Encan, l’artiste ou la galerie devra souhaitent. Les coordonnées ne sont à aucun moment
impérativement disposer de l’accord express de l’organisateur. transmises à des tiers en dehors du cadre de la manifestation.
La vidéosurveillance
Art. 7-2 Douanes Le site de l’Espace Encan est placé sous caméras de
Il appartient à chaque exposant d’accomplir les formalités vidéosurveillance. Les images enregistrées sont utilisées à des
douanières pour les matériels et produits en provenance de fins de sécurité intérieure, et peuvent être réquisitionnées à la
l’étranger. L’organisateur ne pourra être tenu responsable des demande des autorités compétentes.
difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités.
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Art. 10-2 Durée de conservation Article 11- Application du règlement
La durée de conservation des données est définie par Toute infraction aux dispositions du présent règlement
l’entreprise au regard des contraintes légales et contractuelles entraînera l’exclusion immédiate de l’exposant contrevenant
qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins. (en particulier, pour le non-respect du présent règlement, la
Les coordonnées que l’organisateur demande aux exposants non-conformité de l’agencement, le non-respect des règles de
sont conservées d’une édition à l’autre. Seules les coordonnées sécurité, la non-occupation du stand, la présentation de produits
des personnes inactives (ne donnant pas de nouvelles) sur une non conformes à ceux énumérés dans la demande d’admission).
durée de 4 ans sont désactivées. L’organisateur se réserve le droit de réclamer une indemnité à
titre de réparation des dommages moraux ou matériels ainsi
Art. 10-3 Droit des participants entraînés. Dans le cas de contestation, l’exposant s’engage à
Conformément à la réglementation applicable en matière de soumettre sa déclaration à l’organisateur avant toute
protection des données à caractère personnel, l’exposant procédure.
dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition pour
des motifs légitimes, de limitation du traitement de ses données Tout litige relève de la seule compétence des Tribunaux de La
qui peut être exercé dans les conditions suivantes :
Rochelle.
• La demande est formulée par écrit à l’adresse suivante :
j.guerineau@larochelle-tourisme-evenements.com
• Ou par courrier postal à l’adresse suivante :
La Rochelle Tourisme et Evénements
Service production interne
Quai Louis Prunier – BP 3106 – 17033 La Rochelle cedex 1 -
France
Article 11- Annulation
Art. 11-1 De la part de l’exposant
L’annulation doit être envoyée par lettre recommandée avec
accusé de réception.
Quel qu’en soit le motif :
• Si l’annulation intervient avant le 10/09/2021, seuls les frais de
dossier seront conservés par l’organisateur.
• Si l’annulation intervient après le 10/09/2021, l’intégralité des
sommes engagées ou dues sera acquise à l’organisateur.
Art. 11-2 De la part de La Rochelle Tourisme & Evénements
La Rochelle Tourisme & Evènements se réserve le droit
d'annuler la manifestation si des événements de force majeure
ou des cas fortuits l'y contraignaient, sans indemnisation.
Contexte Covid-19
En cas d’annulation pour raison sanitaire « Covid », La Rochelle
Tourisme & Evénements s’engage à reporter la manifestation
Arts Atlantic du 11 au 13 novembre 2022. L’exposant se verra
alors deux possibilités :
• Reporter sa participation sur Arts Atlantic 2022, les sommes
engagées seront conservées par l’organisateur ;
• Annuler sa participation. L’exposant sera remboursé de la
totalité de son engagement (emplacement et prestations
complémentaires) à l’exception des frais de dossier qui seront
conservés par l’organisateur.
Quai Louis Prunier – BP 3106 – 17033 La Rochelle cedex 1 – France
07 61 16 97 23– j.guerineau@larochelle-tourisme-evenements.com
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Cahier du festival
des charges Sécurité (CCS)
ARTS ATLANTIC 2021
ESPACE ENCAN, QUAI LOUIS PRUNIER 17000 LA ROCHELLE
- les déclarations pour les installations comportant : des
PREAMBULE machines ou appareils en fonctionnement, une installation
Conformément à l’article T5 de l’arrêté du 11 janvier 2000, électrique supérieure à 100 kW, des gaz liquéfiés, des liquides
concernant les obligations de l’organisateur de inflammables.
manifestations et de ses exposants en matière de sécurité, le Les documents afférents aux autorisations ou déclarations
présent contrat individuel doit être complété et signé par précitées doivent être communiqués au chargé de sécurité.
l’organisateur de manifestation. Chaque responsable de stand doit tenir à la disposition du
La Rochelle Tourisme & Evénements remettra une attestation chargé de sécurité le Certificat de réaction au feu des
avant l’ouverture du salon, au chargé de sécurité, certifiant matériaux utilisés pour l'aménagement de son stand.
que l’ensemble des exposants a pris connaissance de ce Seuls les procès-verbaux émanant de laboratoires agréés
cahier des charges. français sont acceptés.
Les aménagements doivent être achevés au moment de la
A- CHARGE DE SECURITE visite de réception par le chargé de sécurité ou la commission
Le chargé de sécurité a notamment pour missions : de sécurité.
- d’étudier avec l’organisateur de la manifestation le L’exposant ou son mandataire qualifié doit être présent lors
dossier d’aménagement général et de participer à la de cette visite de réception
rédaction du dossier de sécurité qui sera soumis à l’avis de
l’administration, D - CONTRAINTES DE SECURITE
- de faire appliquer par l’organisateur les prescriptions Les moyens de secours et de lutte contre l'incendie doivent
formulées par l’administration, rester en permanence visibles et entièrement dégagés
- de renseigner et conseiller les exposants sur les (robinets d'incendie armés, extincteurs, boîtiers bris de glace
dispositions techniques de sécurité à prendre pour leurs d'alarme...)
aménagements, Les installations doivent respecter les surfaces
- de contrôler, dès le début du montage des stands et prédéterminées, sans empiéter sur les allées de sécurité.
jusqu’à la fin de l’ouverture au public, l’application des Les issues de secours doivent être dégagées et laissées libres
mesures de sécurité incendie, en permanence. Une manifestation ne doit ni gêner
- d’assurer une présence permanente pendant la présence l'exploitation de sites contigus, ni la sécurité des biens et
du public sur le site de la manifestation. personnes présentes sur le site. Le preneur doit éviter en
Coordonnées : M. Henri GOMES particulier :
17 rue des Fortines 17220 Sainte Soulle - l'excès de bruit,
Tél : 05 46 35 41 45 - les éclairages de trop forte intensité,
- les sources de chaleur trop importantes.
B- ORGANISATEUR
L’organisateur est notamment tenu de : E - REGLES DE SECURITE PROPRES A L’ESPACE ENCAN
- veiller à l’application des règles de sécurité dans POUTRES DE SOUTENEMENT DE LA VOUTE
l‘ensemble des installations propre à la manifestation, Aucun objet lourd ne peut être suspendu aux poutres de
- notifier aux exposants les décisions de l’administration soutènement celles-ci participant à la bonne tenue de la
relatives aux déclarations et autorisations adressées à voûte.
celle-ci, RESISTANCE AU SOL
- d’interdire, sur proposition du chargé de sécurité, L’exposant devra respecter ou faire respecter les résistances
l’exploitation des stands non conformes aux dispositions au sol, que ce soit pendant l'installation des matériels ou
des règlements de sécurité. durant leur manutention.
Coordonnées : La Rochelle Tourisme & Evénements La résistance au sol dans la Grande Halle de l'Encan est de 500
Quai Louis Prunier, BP 3106 17033 La Rochelle cedex 1 KG/m2.
Tél : 05 46 45 90 90
F - ACCES AUX ESPACES – STATIONNEMENT
C- EXPOSANT L’accès des véhicules de livraison se fait par l’accès Nord de la
L’exposant doit adresser à l’organisateur, au plus tard un Grande Halle.
mois avant la date d’ouverture : Le stationnement des véhicules est autorisé uniquement
- les demandes d'autorisations particulières concernant : les pendant le déchargement ou le chargement, et en dehors des
machines, les moteurs thermiques ou à combustion, les heures d’ouverture aux visiteurs.
lasers, l'utilisation de matières dangereuses. Après livraison, les véhicules doivent quitter la zone de
livraison.
Quai Louis Prunier – BP 3106 – 17033 La Rochelle cedex 1 – France
07 61 16 97 23– j.guerineau@larochelle-tourisme-evenements.com
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