Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs - Livre Blanc
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Livre Blanc Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs Ou comment les DSI et DRH sont-elles condamnées à s'entendre sur le long terme ? www.vodeclic.com
avant - propos
Avec l’avènement du Cloud, le rythme des migrations s’accélère. Véritable révolution, le Cloud ou la
virtualisation des logiciels remet en question les usages des utilisateurs, mais aussi le fonctionnement
des entreprises. Les DSI, qui sont au cœur de ces enjeux, ont un rôle majeur à jouer pour accompagner
leurs entreprises dans leur transformation numérique, véritable levier pour leur business.
Dans ce contexte, les DSI voient leur mission s’élargir bien au-delà des aspects technologiques d’une
migration. Celle-ci s’élargit à la réussite globale des projets, qui doivent intégrer la composante
humaine : la compétence digitale des salariés.
C’est pourquoi DSI et DRH, deux mondes qui généralement s’ignorent, doivent travailler en étroite
collaboration, et ce sur le long terme !
Ce livre blanc s’adresse aux Directions des Systèmes d’Information (DSI) et aux Directions des
Ressources Humaines (DRH) des entreprises et organisations. Il a pour vocation de les sensibiliser
aux enjeux de la compétence digitale des salariés dans le contexte de plans de migration, et
particulièrement vers Office 365.
sommaire
Le Cloud bouleverse fondamentalement les projets de migrations 3
Quels changements avec Office 365 ? 5
Comment répondre au nouveau challenge
de l'incompétence structurelle des salariés ? 7
2 / Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs / © VodeclicLe Cloud bouleverse fondamentalement
les projets de migrations
La photographie de l’entreprise d’hier était assez en place des méthodes de formation tradi-
simple : 1 000 collaborateurs, 1 000 postes de tionnelle adaptées à ce rythme d’évolution :
travail, 1 000 licences Windows, 1 000 licences formation présentielle, visio-conférences,
Office. Un paysage technologique assez facile plaquettes d’information…
à gérer.
Dans les années 80 à 2 000, les Directions des
Hier encore, les salariés utilisaient 20 fonctions Systèmes d’Information ont vu leur rôle évoluer
de base sur les 5 logiciels les plus représentatifs drastiquement : de responsables des choix des
du marché, ce qui impliquait de justifier « seule- composants matériels et logiciels pour faire
ment » d’une centaine de compétences. court, à la mise en œuvre de projets devant
soutenir et accompagner les options stratégiques
de l’entreprise.
Le Cloud est la troisième des priorités Le Cloud... moteur d'agilité
technologiques des DSI. (1)
des entreprises et une mission
élargie pour les DSI
Aujourd’hui, le Cloud a changé la donne. Les
Des méthodes adaptées entreprises sont assujetties à sa propagation
aux migrations tous les 5 ans continue dans l’ensemble des structures… à la
vitesse grand « V ». Dans ce cadre, les DSI se
voient confier la « gouvernance » des SI dans
C’était le bon temps ! L’entreprise décidait de
le but de contribuer à la création de valeur de
l’évolution de son parc applicatif. Tous les 5 ou
l’entreprise… et de ce fait travaillent en étroite
6 ans, elle décidait de changer de version ou
collaboration avec les Métiers, directement
de système d’exploitation. Dans ce contexte,
impactés.
elle pouvait encore décider quand et pour qui
mettre en place une formation bureautique
adaptée.
Le marché global du Cloud devrait passer
Les grands plans de migration s’inscrivaient dans
de 37,8 milliards en 2010 à 121,1 milliards
une logique « One shot », renouvelable en de dollars en 2015 : un taux de croissance
moyenne tous les 3 ou 5 ans. Dans ce cadre, annuel composé de 26,2%. (2)
la mission de la DSI se limitait souvent à réussir
la migration technique, le projet étant estimé
terminé lorsque tous les postes avaient été
migrés. « Les activités digitales sont devenues la pierre
angulaire du business des entreprises, un langage
Leur corollaire, la conduite du changement, commun et unifié partout dans le monde » (3),
s’inscrivait également dans une démarche explique Partha Lyengar, Vice président et
ponctuelle, souvent positionnée après la analyste chez Gartner. « Alors que les entreprises
migration technique. La compétence bureau- se préparent pour un monde digital qui monte
tique des utilisateurs, considérée comme l’une en puissance, les DSI doivent apprendre à ex-
des briques de cet accompagnement, était ploiter les expertises technologiques au travers
conjoncturelle. De ce fait, les RH mettaient des organisations et des domaines métiers. » (3)
© Vodeclic / Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs / 3L’agilité de l’entreprise est en tête de liste des Décidées par les éditeurs, ces mises à jour
motivations pour l’adoption du Cloud, selon bouleversent les pratiques. De conjoncturelle,
un rapport des services d’analyse de Harvard l’incompétence digitale devient structurelle.
Business Review. (4) Les mises à jour inscrites dans un calendrier
accéléré, associées à la multiplicité des fonction-
Selon le cabinet Gartner, cela passe également nalités des logiciels, impliquent de nouveaux
par l'identification des compétences, talents, paradigmes et usages qui dépassent la simple
experts capables de porter et d'apporter l'ex- problématique de la technologie.
périence digitale pour s'en servir comme d'un
véritable levier pour le business.
À cette tendance forte, il faut ajouter la multi- 47 % des salariés de l'Union Européenne
plication des logiciels, d’apps et de services se sentent incompétents dans l'utilisation
Internet, la prolifération de devices mobiles, des outils numériques. (6)
l'apparition du BYOD (Bring Your Own Device)…
autant de vecteurs complexifiant les démarches
de migration au sein des entreprises, et par
conséquence impactant fortement les salariés. Ajoutons à ce contexte le phénomène de la
consumérisation de l’IT qui prend son essor
puisque même pour les logiciels professionnels,
c’est l’utilisateur final qui est au cœur du dispositif.
41 % de français utilisent leur smartphone
à la fois pour le travail et la vie privée. (5) Le salarié devient l’acheteur ou le prescripteur
de la solution dans l’entreprise. De ce fait, les
DSI ne peuvent plus se contenter de réussir leurs
migrations sur le plan technique, mais doivent y
associer la compétence bureautique de tous les
De conjoncturelle, l’incompétence salariés. De leur coté, les DRH doivent mettre en
digitale devient structurelle place des méthodes de formation plus adaptées
aux utilisateurs.
L’accélération des publications de mises à jour,
non seulement inquiète les entreprises, mais leur Ensemble. C’est impératif !
pose de réels problèmes dans la mise à niveau
des compétences bureautiques de leurs colla-
borateurs qui doivent adopter le même rythme.
Nous l’avons compris, le Cloud est devenu un incontournable… et avec lui le
rythme des migrations massives s’accélère et celles-ci intègrent dorénavant la
composante humaine.
4 / Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs / © VodeclicQuels changements avec Office 365 ?
Office 365 est l’activité à la croissance la plus rapide de l’histoire de Microsoft : 25 % des entreprises
clientes de l’éditeur l’ont adopté, et son taux d’adoption dans les petites et moyennes entreprises
aurait augmenté de 150 % en 2012, une adoption 8 fois plus rapide que la version précédente. (7)
D’après le président de la division Office de Microsoft, Kurt DelBene, « Office 365 passera d’un
rythme de mise à jour tous les trois ans à un cycle trimestriel « majeur/mineur ». Un changement de
cycle qui « pourrait » selon lui s’appliquer également à la version bureau d’Office. » (8)
Cloud... sans oublier la mondialisation qui oblige
les entreprises à être de plus en plus globales
25 % des entreprises clientes de Microsoft
ont adopté Office 365. (7)
et à faire collaborer des équipes sur plusieurs
continents qui parlent plusieurs langues.
Les DSI, au cœur de la transformation
En France, 95 % des entreprises du CAC 40
numérique des entreprises qui sont sur le Cloud utilisent Office 365. (7)
D’après Gartner, 41% des DSI sont désormais
rattachés directement à la direction générale,
soit un des plus hauts niveaux observés (9). Pour
le cabinet, cette évolution traduit la volonté des Au-delà de son rôle d’expert technique, l’entre-
dirigeants d’impliquer l’IT dans la transforma- prise attend de la DSI un support permanent et
tion numérique de l’entreprise. Une confiance à long terme de sa transformation numérique,
à budget constant cependant ! pour en faire un pilier de compétitivité.
Nous l’avons vu précédemment, les migrations Gartner met en avant le fait qu'il ne s'agit pas
informatiques deviennent quasi permanentes seulement pour les entreprises d'étendre leurs
avec l’avènement du Cloud qui implique des activités vers le numérique, mais plutôt d'en
mises à jour constantes. Cette tendance oblige faire un levier de transformation à part entière.
les DSI à repenser leur manière de fournir des
services aux employés, au service de la perfor- Dans le contexte de migrations massives, la DSI
mance de leur entreprise. doit donc avoir toutes les cartes en main pour
répondre à l’orientation Business de leurs
Elle s’oriente vers l’organisation d’un poste de activités et pour apporter une valeur ajoutée
travail beaucoup plus complexe : un parc multi tangible et mesurable au service des différents
facettes ; postes fixes et portables ; tablettes métiers de l’entreprise.
et mobiles ; virtualisation des logiciels dans le
© Vodeclic / Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs / 5Pourquoi les DSI et DRH sont-elles condamnées à s'entendre pour réussir ?
La mission des DSI s’est élargie, car en devant accompagner et soutenir la digitalisation de l’entreprise,
elles doivent répondre aux attentes de multiples acteurs : Direction Générale et Métiers, Direction des
Ressources Humaines… et chacun des collaborateurs !
Contrairement à une idée reçue, les facteurs clés
de l'agilité business ayant le plus d'impact sur
l'amélioration ne sont pas des facteurs technologiques,
mais les facteurs humains portant sur la dissémination
du savoir, la psychologie digitale et la gestion du
changement. Ce sont eux qui séparent les entreprises
agiles de celles qui ne le sont pas. » (10)
La migration dans le Cloud touche tous les En travaillant en étroite collaboration, les DSI et
organes de l’entreprise, et ce sont les DSI qui DRH pourront mettre en mouvement les actions
se situent au cœur des projets. Pour leur appor- nécessaires à la montée en compétence des
ter une réelle valeur ajoutée, celles-ci doivent salariés dans une démarche permanente, avec
s’inscrire dans une dynamique de long terme une vision à long terme. Une mise en place des
qui intègre les nouveaux usages et augmente synergies qui assurera un ROI rapide et efficient
la performance de l’entreprise dans toutes ses des migrations vers Office 365.
composantes… et particulièrement la compo-
sante humaine, premier levier de productivité.
Dans ce contexte, comment les DSI et DRH peuvent-elles être les acteurs de la
performance pour tous les métiers de leur entreprise ?
6 / Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs / © VodeclicComment répondre au nouveau challenge de
l'incompétence structurelle des salariés ?
Adapter les méthodes de formation aux technologies utilisées
Avec le phénomène croissant du BYOD, les DSI sont contraintes d’accepter l’usage des équipe-
ments personnels des salariés dans l’entreprise. Comment les méthodes de formation traditionnelle
peuvent-elles répondre aux changements permanents du Cloud ?
La solution de formation se doit donc d’être universelle, en cela qu’elle fonctionne quel que soit le maté-
riel utilisé, et qu’elle s’adapte à toute taille et résolution d’écrans. Sur le plan humain, les DRH doivent
soutenir et promouvoir la solution choisie afin d’en faciliter l’adoption par le plus grand nombre.
Ouvrir à tous l’accès à la formation rythme des mises à jour des logiciels, celle-ci
doit répondre autant aux enjeux techniques
La solution de formation choisie devra per- qu’humains, et doit proposer un catalogue le
mettre à chaque collaborateur d’améliorer ses plus exhaustif possible. La solution doit égale-
compétences digitales au moment où il en a ment garantir la mise à disposition extrêmement
besoin, via un intranet ou un portail dédié, sur rapide de formation au plus près de la sortie de
son iPad, son portable ou son PC personnel, chaque nouvelle version.
au bureau ou chez lui. Pour permettre à ses
salariés de rester compétent(e)s au quotidien, Réunir les DSI et DRH dans le choix
l’entreprise doit relever le challenge promis par et la mise en place de la solution
les logiciels et applications dans le Cloud.
Nouvelles technologies, nouveaux besoins des
Offrir le plus court chemin vers utilisateurs, approche ascendante… les DSI
la formation en intégrant la solution et DRH ont un rôle essentiel à jouer dans la
performance et la productivité des équipes
au sein des outils de l’entreprise impactées par ces mutations. Pour réussir leurs
plans de migration, les DSI doivent intégrer
Basée sur la technologie SSO (Single Sign On),
l’accompagnement des utilisateurs tout au
la solution doit répondre à l’un des enjeux d’une
long du processus de migration, et après. Elles
formation efficace, c'est-à-dire garantir l’accès
réduiront ainsi les impacts liés au changement
via le plus court chemin pour l’utilisateur.
et l’entreprise gagnera en productivité.
Ainsi, il accède aux formations sur son interface
de travail, et vit une expérience pédagogique
Pour garantir la montée en compétences des
fluide et cohérente avec ses outils métiers.
collaborateurs de manière proactive et pérenne,
les DRH devront, s’investir pour inscrire ces
Suivre et anticiper les mises à jour nouveaux outils de formation dans les usages
des logiciels de l’entreprise.
En proposant une solution de formation d’au- Le choix de la solution doit se faire en étroite colla-
jourd’hui et de demain, qui soit à la fois antici- boration DSI/DRH dans une optique long terme.
pative, flexible, agile et mobile pour suivre le
« Tout change autour de nous à la vitesse de la lumière - et la capacité des entreprises
à répondre est le facteur le plus important pour ne pas couler. 70 % des entreprises
présentes au classement des fortunes 1 000 il y a 10 ans ont disparu. » (10)
© Vodeclic / Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs / 7Annexes : chiffres et données clés des études
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1. Gartner - Top 10 CIO Business and Technology Priorities (2013)
2. MarketsandMarkets -
Cloud computing market: global forecast 2010 – 2015 (Octobre 2010)
3. Gartner Press Release -
Gartner Says Access to Digital Talent is Crucial for Digital Strategies to Succeed (Mai 2014)
4. Harvard Business Review - L'agilité de l'entreprise dans le Cloud (2014)
5. Samsung - Les français, leur travail, leur vie personnelle, vers un nouvel équilibre (Juin 2014)
6. La Commission européenne - Digital Agenda for Europe Scoreboard 2012 - page 95
7. Microsoft - Cloud growth brings new opportunities for profitability in 2014 (Janvier 2014)
8. Microsoft and Morgan Stanley Technology - Media & Telecom Conference (Février 2013)
9. Gartner - Flipping to Digital Leadership: The 2015 CIO Agenda (2014)
10. Forrester - 10 Dimensions of Business Agiligy (Septembre 2013)
Vodeclic représente la nouvelle génération du e-learning bureautique dans le Cloud. La solution
permet aux entreprises de limiter la perte de productivité liée à l’ignorance informatique, en dimi-
nuant leurs coûts de formation, tout en garantissant une réelle montée en compétences de leurs
salariés en permanence. Elle se démarque des autres solutions du marché parce qu’elle a compris
que l’Utilisateur est le « vrai » client.
Avec un catalogue de plus de 20 000 formations – 1 000 nouvelles par mois - en 6 langues (français,
anglais, portugais, espagnol, mandarin et allemand), la solution Vodeclic a déjà séduit plus d’un
million d’utilisateurs et 4 500 clients répartis dans plus de 20 pays, notamment Thales, Siemens,
Bayer, L’Oréal ou Total.
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