Session d'Information pour les Fournisseurs pour Bell - BGIS
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Session d’Information pour les Fournisseurs pour Bell
Dates de session :
5 février 2018, 15:00 – 16:00 EST (ENG & FR) ou
12 février 2018, 15:00 – 16:00 EST (ENG & FR)
Ligne de la Conférence : 1-877-708-3350 code de Participant 428 2885 #
Documents de réunion Posté dans https://www.bgis.com/our-suppliers/
Veuillez télécharger les documents de la réunion avant la session sur le site.
Programme
Intégration
Directives de facturation et de paiement
Directives relatives au traitement des bons de travail (pour RealSuite)
Exigences relatives à l’attestation de sécurité
Obtention d’une carte d’accès nouvelle, temporaire ou renouvelée
Déclaration des fuites d’halocarbure
Soutien supplémentaire pour le fournisseur / Contactez-nous
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Intégration
• Tel qu’annocé en décembre 2016, en faisant l’acquisition de SNC Lavalin O&M Inc., BGIS O&M
Solutions Inc. (« BGIS »), à titre de mandataire de Bell Canada et de ses affiliées (« Bell »), a
assumé les sous-contrats de services de gestion des installations immobilières.
• Par conséquent, à partir du 1er février 2018, le compte de client Bell (sites au Canada et aux
États-Unis) seront transférés aux systèmes de BGIS (« Oracle Financials » pour les bons de
commande; et « RealSuite » pour le système de prestation des services).
Page web pour les fournisseurs: https://www.bgis.com/fr/
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Directives de facturation et de paiement
• Votre facture à BGIS doit contenir les renseignements requis comme il est indiqué dans le lien
Directives de facturation de BGIS.
• Si vous n’êtes pas déjà enregistrés aux paiements par transfert électonique, veuillez remplir le
formulaire sur le lien Electronic Funds Transfer application (en anglais seulement) et le retourner à
l’adresse suivante : APInquiry.Campbellton@bgis.com.
Veuillez noter que les factures doivent être envoyées par la poste ou par courrier électronique (méthode
privilégiée). Aucune facture envoyée par télécopieur ne sera acceptée.
Service d’Opération et maintenance : Services de projet :
Courriel : Bell.Invoice@bgis.com Bell.ProjectInvoice@bgis.com
Adresse de Bell Canada a/s BGIS O&M Solutions Inc. Bell Canada a/s BGIS O&M Solutions Inc.
facturation 88, chemin Sister Greene 88, chemin Sister Greene
Campbellton (N.-B.) E3N 3Y6 Campbellton (N.-B.) E3N 3Y6
Canada :
Adresse de BCE Nexxia Corporation a/s BGIS O&M Solutions Inc. BCE Nexxia Corporation a/s BGIS O&M Solutions Inc.
facturation 88, chemin Sister Greene 88, chemin Sister Greene
Campbellton (N.-B.) E3N 3Y6 Campbellton (N.-B.) E3N 3Y6
États-Unis :
Toutes les questions relatives à la facturation et aux paiements doivent être acheminées à APInquiry.Campbellton@bgis.com.
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Directives de facturation et de paiement suite…
Ø Pour des biens ou services offerts, veuillez soumettre vos factures selon le bon de commande / bon de travail
instructions de facturation
Ø Factures sans le bon de travail BGIS ou les numéros de bon de commande seront refusées
Ø Dans les premières semaines de février 2018, BGIS attribuera à vous a:
• Ordre des travaux de RealSuite faisant référence à l’ancien ordre de travail SNC. Les bons de travail
seront expédiés par voie électronique via e-mail, seulement. Ces ordres de travail sont a répliquer de
votre ordre de travail de SNC. Vous êtes uniquement autorisé à achever les travaux nécessaire, une
fois.
• Bon de commande faisant référence à l’ancien ordre d’achat de SNC
Ø Engagement des achats est sécurisée via un bon de travail BGIS achat / commande / contrat. Facturation
restes comme qui vous est fourni dans l’ordre de travail BGIS / contrat de commande/
Ø Veuillez remplir le formulaire de transfert électronique de fonds pour le paiement des factures par virement
automatique. Votre organisme en profitera en éliminant :
• votre temps passé qui déposent des paiements
• possibilité de perturbations de la livraison
• perte des envois
5Directives Relatives à la Mise à Jour des Processus des Bons de
Travail
• En tant que fournisseur de services de BGIS, il vous incombe de vous assurer de la mise à jour de vos bons de
travail. Chaque bon contient des renseignements essentiels relatifs à l’état de tous les travaux et sert à tenir
nos clients au courant de l’évolution des travaux.
• La mise à jour des bons de travail peut se faire au moyen de l’une ou l’autre des méthodes de libre-service
suivantes :
‒ Système de gestion des bons de travail en ligne RealSuite – voir ci-dessous pour des renseignements sur
la formation à ce sujet
‒ L’option de libre-service par téléphone (RVI) 1-800-363-2920
• Une fois le travail complété, tous les fournisseurs de service doivent mettre à jour le bon de travail au moyen de
RealSuite ou de la RVI. Il s’agit de la dernière étape avant de soumettre une facture à des fins de paiement.
• Lorsque le travail ne peut être complété dans les délais prévus, les fournisseurs de service doivent reporter
l’échéance à l’aide de l’un ou l’autre des deux systèmes mentionnés ci-dessus et ce, avant l’expiration du délai
du bon de travail.
• Pour accéder au RVI, il suffit de signaler le numéro sans frais indiqué sur le bon de travail et de suivre les
instructions affichées à l’écran pour les fournisseurs de service. Un site Web sécurisé permet d’accéder à
RealSuite et nécessite un nom d’utilisateur et un mot de passe.
• Pour en apprendre davantage au sujet de l’un ou l’autre des systèmes ou pour organiser une séance de
formation sur RealSuite, veuillez communiquer avec le Centre de services opérationnels partagés au 1-800-
281-2406, du lundi au vendredi, entre 8 h et 17 h 30 (HNE).
6Exigences Relatives à l’Attestation de Sécurité
• Toutes les politiques et les procédures de Bell en matière de sécurité qui sont actuellement en vigueur
continueront de s’appliquer.
• Tous les fournisseurs de services doivent s’assurer que tout le personnel du fournisseur de services :
• participant à la conception, au design ou à la construction de nouveaux locaux de Bell,
• ayant accès à l’intérieur des propriétés de Bell ou
• ayant accès aux données de Bell ou aux renseignements personnels de Bell,
• est assujetti à une vérification d’attestation de sécurité.
• « Vérification d’attestation de sécurité » désigne :
• une déclaration écrite par un particulier dans laquelle il révèle tous les chefs d’accusation et les
inculpations non résolus qui pèsent contre lui, en vertu de dispositions législatives fédérales en
matière d’infractions, dont notamment des infractions et des actes criminels prévus dans le Code
criminel du Canada, mais ne s’y limitant pas, pour lesquelles le particulier n’a pas reçu de pardon en
vertu de la Loi sur le casier judiciaire (Canada);
7Exigences relatives à l’attestation de sécurité suite…
• une vérification du casier judiciaire par l’entremise du Centre d’information de la police canadienne (CPIC) et des
renseignements sur ledit particulier qui figurent dans les dossiers de police provinciale et municipale en ce qui
concerne :
‒ Les condamnations du particulier en application de dispositions législatives fédérales en matière d’infraction dont
notamment des infractions et des actes criminels prévus dans le Code criminel (Canada), mais ne s’y limitant pas,
pour lesquelles le particulier n’a pas reçu de pardon en vertu de la Loi sur le casier judiciaire (Canada);
‒ Les déclarations de culpabilité sous le régime de lois fédérales dans le cadre desquelles le tribunal lui a octroyé la
libération;
‒ Les chefs d’accusation ou les inculpations déposés contre le particulier en application de dispositions législatives
fédérales en matière d’infraction, lesquels chefs d’accusation ou inculpations ne sont pas réglés; et
‒ Les registres des ordonnances judiciaires en vigueur contre le particulier, émises en application de dispositions
législatives fédérales en matière d’infraction;
• une vérification du casier judiciaire dans d’autres ressorts administratifs, résultant des renseignements fournis à Bell
dans le cadre de la vérification d’attestation de sécurité, tel que jugé nécessaire; et
• une vérification du dossier de conduite, s’il s’agit d’un particulier fournissant des services exigeant la conduite d’un
véhicule automobile.
• « Condamnation pertinente » désigne toute infraction :
• de turpitude morale ou concernant des actes de violence, au Canada ou ailleurs;
• consignée dans un registre aux termes de la Loi sur le casier judiciaire; et
• autrement désignée comme une « condamnation pertinente » par Bell, selon les besoins, laquelle condamnation est en
vigueur en ce moment et pour laquelle le particulier n’a pas reçu de pardon.
• Voir Obtention d’une carte d’accès nouvelle, temporaire ou renouvelée pour plus de précisions sur la présentation
de preuves de vérification d’attestation de sécurité, sur l’obtention d’une attestation de sécurité et sur la manière de
demander l’accès à une installation de Bell.
8Obtention d’une carte d’accès nouvelle, temporaire ou renouvelée
• Pour obtenir une des cartes d’accès susmentionnées, le demandeur doit fournir TOUS les renseignements
exigés dans la liste ci-dessous pour que sa demande d’accès soit traitée :
• L’adresse des installations ou des locaux auxquels il veut avoir accès
• Les portes ou les zones auxquelles il veut avoir accès
• L’équipe de la Sécurité Corporative de BGIS doit avoir terminé le rapport de vérification du dossier judiciaire du
particulier (CPIC) et doit avoir AUTORISÉ le particulier dans un registre écrit se trouvant dans le dossier.
• Si la vérification du dossier judiciaire d’un demandeur n’a pas été faite (CPIC), il doit remplir le formulaire de
CPIC sollicitant soit le « renouvellement » d’une carte d’accès, soit une « nouvelle » carte d’accès et présenter
une copie de deux (2) pièces d’identité.
‒ Une pièce d’identité doit comporter une photographie d’identification (p. ex. avec date de naissance et
adresse actuelle, le permis de conduire est la meilleure option).
‒ Les cartes d’assurance sociale ne constituent pas des pièces d’identité acceptables.
• Une fois remplis, le formulaire du CPIC et les pièces d’identité doivent être numérisés et nous être envoyés
par courriel à l’adresse suivante : persec@bgis.com; les pièces d’identité doivent être lisibles, indiquant
clairement la date de naissance du demandeur et son adresse actuelle. Si elles ne sont pas claires, elles
seront retournées.
• Le demandeur doit signer la Partie C du formulaire du CPIC.
• Un témoin doit signer la Partie D à la ligne intitulée « Signature du mandataire témoin ». Les signatures
électroniques ne sont pas acceptées.
• Si l’une de ces signatures ne figure pas dans le formulaire, le CPIC ne pourra pas traiter la demande.
9Obtention d’une carte d’accès nouvelle, temporaire ou renouvelée
suite…
Liste des documents d’identification acceptables :
• Document d’identification émis par le gouvernement (ne doit pas avoir expiré)
• Permis de conduire (émis par une province ou un territoire canadien)
• Passeport canadien ou d’un pays étranger
• Carte de citoyenneté canadienne
• Carte de résident permanent
• Certificat du statut d’Indien
• Autorisation d’acquisition d’armes à feu
• Numéro d’enregistrement de l’Institut national canadien pour les aveugles (INCA)
• Carte d’identité des familles des militaires (CIFM)
• Pièce d’identification secondaire (ne doit pas avoir expiré)
• Carte Santé
• Certificat de naissance
• Carte de donneur de sang
• Carte d’étudiant
• Carte d’identité provinciale ou municipale
• Certificat de citoyenneté ou visa d’immigrant ou document d’autorisation d’établissement
• Permis ou visa de travail au Canada
LES CARTES D’ASSURANCE SOCIALE NE SONT PAS ACCEPTÉES DANS AUCUNE CIRCONSTANCE.
10Obtention d’une carte d’accès nouvelle, temporaire ou renouvelée
suite…
Pour obtenir une nouvelle carte d’accès ou renouveler une carte d’accès seulement :
Il faut également présenter une photographie numérique en couleur conforme aux
spécifications suivantes :
Photographie en couleurs sur un fond blanc
Ne pas porter de chapeau, de casquette, de lunettes ou d’appareil Bluetooth
Photographie numérique entre 20 et 57 KB
Photographie numérique sauvegardée sous le format de fichier JPEG (.jpg)
Le nom de fichier de la photographie doit être constitué ainsi :
Nomdefamille_Prénom_Entreprise.jpg
• Si l’adresse actuelle ne figure sur aucune pièce d’identité, une facture de service public adressée au
demandeur à son adresse actuelle constitue une preuve d’adresse acceptable.
• Pour toute question ou inquiétude, n’hésitez pas à communiquer avec nous à persec@bgis.com
11Déclaration des fuites d’halocarbure
§ Continuer à aviser sans délai le 1-877-BELL-ENV (1-877-235-5368) de toutes fuites d'halocarbure découvertes sur les
équipements de Bell ayant une capacité de charge > 100 kg
§ À compter du 1er février 2018 et jusqu'à nouvel ordre, le Gestionnaire d'installation est le CONTACT PRINCIPAL pour la
déclaration des fuites d'halocarbures. Veuillez ne pas communiquez avec notre Centre des opérations au 1-800-363-2920 pour
signaler une fuite d'halocarbures.
§ Toutes les fuites d'halocarbures, quelque soit leur taille, doivent être immédiatement signalées au Gestionnaire d'installation.
Veuillez collecter un et fournir les informations suivantes:
• Adresse et code locatif de l’immeuble
• Numéro d'équipement (ex.: 01-003)
• Capacité totale de l'équipement en tonne
• Type d'halocarbure relâché (R-22; R-123; R-134; R-407; R410)
• Quantité de réfrigérant perdu en livres?
• Cause de la fuite (pièce défaillante & description du problème)
• Correctifs effectués (Pièces remplacées ou réparées)?
• Date de la fuite (survenue ou découverte): (AAAA-MM-JJ)
• Date à laquelle les travaux ont été complétés (incluant le test de fuite et la recharge après réparation) (AAAA-MM-JJ)
• Prénom et Nom du technicien ayant complété le travail
• Nom de l’employeur du technicien
• Une photo du coupon halocarbure et du registre de service complétés
§ Gardez l'information à portée de main. Vous pourriez être contacté dans le cadre du processus de signalement des incidents de
BGIS.
§ Si vous avez besoin d'assistance pour assurer la conformité, appelez la ligne d’aide HSE 1-877-445-0611
12Soutien supplémentaire / Contactez-nous
Informations supplémentaires sont disponibles à http://www.bgis.com. N’hésitez pas à nous contacter à
Bell.Transitions@bgis.com si vous avez des questions.
Merci!
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