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2021-05-19 09:35:57
sommaire décisionnel
IDENTIFICATION Numéro : LS2021-058
Date : 20 Avril 2021
Unité administrative responsable Loisirs, sports et vie communautaire
Instance décisionnelle Conseil d'arrondissement Date cible :
10 Mai 2021
Projet
Objet
Autorisation de la conclusion d'une entente entre la Ville de Québec, Arrondissement de Sainte-Foy-
Sillery-Cap-Rouge et Camp École Kéno inc. afin de fixer les obligations et les engagements entre les
parties dans le cadre de la planification, l'organisation et la réalisation du Programme Vacances-Été (PVE)
2021
Code de classification No demande d'achat
2536092
EXPOSÉ DE LA SITUATION
Le gouvernement du Québec a donné l'autorisation de planifier la tenue des camps de jour. Actuellement, le
guide de relance des camps de jour, rédigé par des organismes nationaux et endossé par la Direction
générale de la santé publique en 2020, est toujours en vigueur. Ce guide précise les exigences particulières
et les modalités opérationnelles associées à la réalisation du PVE.
Camp École Kéno, qui est un organisme partenaire de l'Arrondissement de Sainte-Foy-Sillery-Cap-Rouge,
s'est engagé à respecter le cahier des charges ainsi que le guide de relance des camps de jour. Ces deux
documents permettent d'assurer une offre de service uniforme, de qualité et sécuritaire à la population sur
l'ensemble du territoire de la ville de Québec.
Il a été convenu de verser une subvention aux organismes responsables de la planification, de l'organisation
et de la réalisation du PVE pour assurer l'offre de service sur l'ensemble du territoire de la ville de Québec.
DÉCISION(S) ANTÉRIEURE(S)
CA3-2020-0281 - Autorisation de l'ajustement au montant prévu de la compensation financière du
programme vacances-été 2020 de l'organisme Camp École Kéno inc.
CA3-2020-0204 - Autorisation de l'ajustement au montant prévu de la compensation financière du
Programme Vacances-Été 2020 et d'un deuxième versement à l'organisme Camp École Kéno inc.
CA3-2020-0142 - Avenant à l'entente du Programme Vacances-Été 2020 intervenue le 22 juin 2020 entre
la Ville de Québec, Arrondissement de Sainte-Foy-Sillery-Cap-Rouge et Camp École Kéno inc.
CA3-2020-0105 - Entente entre la Ville de Québec, Arrondissement de Sainte-Foy-Sillery-Cap-Rouge et
Camp École Kéno inc. afin de fixer les obligations et les engagements entre les parties dans le cadre de la
planification, l'organisation et la réalisation du Programme Vacances-Été (PVE) 2020
ANALYSE ET SOLUTIONS ENVISAGÉES
Considérant le nombre important d'inscriptions d'année en année, nous pouvons conclure que le
Programme Vacances-Été, tel qu'il est administré par l'organisme, répond à un besoin du milieu et des
familles et, par conséquent, qu'il y a lieu de conclure une entente liant chacune des parties pour la mise en
oeuvre du Programme Vacances-Été 2021.
Les mesures sanitaires liées à la Covid-19 et exigées dans le guide de relance des camps de jour
engendrent d'importantes hausses de coût. Basé sur le nombre d'enfants accueillis en 2019 et sur la
capacité d'accueil des sites, le montant prévisionnel accordé à l'organisme Camp École Kéno inc. est de 1
260 292,51 $. De ce montant, 312 763,10 $ est attribuable aux mesures sanitaires.
Toutefois, la situation étant évolutive, il est possible que l'opération des camps ne soit pas autorisée. Afin de
s'assurer que l'organisme mandataire ait les liquidités nécessaires pour poursuivre la planification de son
camp de jour, il y a lieu de verser la subvention. L'organisme sera avisé des dépenses autorisées en cas
d'annulation par le gouvernement du Québec.
L'entente jointe au présent sommaire décisionnel est celle qui a été préparée et validée par le Service des
affaires juridiques, sans ajout ni retrait.
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sommaire décisionnel
IDENTIFICATION Numéro : LS2021-058
Date : 20 Avril 2021
Unité administrative responsable Loisirs, sports et vie communautaire
Instance décisionnelle Conseil d'arrondissement Date cible :
10 Mai 2021
Projet
Objet
Autorisation de la conclusion d'une entente entre la Ville de Québec, Arrondissement de Sainte-Foy-
Sillery-Cap-Rouge et Camp École Kéno inc. afin de fixer les obligations et les engagements entre les
parties dans le cadre de la planification, l'organisation et la réalisation du Programme Vacances-Été (PVE)
2021
RECOMMANDATION
D'autoriser la conclusion d'une entente entre la Ville de Québec, Arrondissement de Sainte-Foy-Sillery-
Cap-Rouge et Camp École Kéno inc. afin de fixer les obligations et les engagements entre les parties dans
le cadre de la planification, l'organisation et la réalisation du Programme Vacances-Été 2021;
D'autoriser le versement de la subvention selon les modalités de versement inscrites au projet d'entente
mentionné à l'alinéa précédent;
De mandater l'organisme pour planifier une offre de camp de jour adaptée aux mesures sanitaires en
vigueur.
IMPACT(S) FINANCIER(S)
Les fonds requis, soit une somme de 1 260 292,51 $, sont disponibles à l'activité « 3750307 - Soutenir le
Programme Vacances-Été » du budget de fonctionnement de l'Arrondissement de Sainte-Foy-Sillery-
Cap-Rouge (10-53230-3750307-0000000-00-292010-10-0-00000-000000).
a
ÉTAPES SUBSÉQUENTES
ANNEXES
Tableau des versements (électronique)
Entente PVE (électronique)
Cahier des charges 2021 (électronique)
VALIDATION
Intervenant(s) Intervention Signé le
Élaine Rémillard Par Gina Mercier Arrondissement de Sainte-Foy- Favorable 2021-04-29
Sillery-Cap-Rouge
Responsable du dossier (requérant)
Véronique Morin Favorable 2021-04-27
Approbateur(s) - Service / Arrondissement
Stephan Bugay Favorable 2021-05-01
Ginette Guay-Defoy Favorable 2021-04-27
Marie-Hélène St-Onge Favorable 2021-04-27
Cosignataire(s)
Direction générale
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sommaire décisionnel
IDENTIFICATION Numéro : LS2021-058
Date : 20 Avril 2021
Unité administrative responsable Loisirs, sports et vie communautaire
Instance décisionnelle Conseil d'arrondissement Date cible :
10 Mai 2021
Projet
Objet
Autorisation de la conclusion d'une entente entre la Ville de Québec, Arrondissement de Sainte-Foy-
Sillery-Cap-Rouge et Camp École Kéno inc. afin de fixer les obligations et les engagements entre les
parties dans le cadre de la planification, l'organisation et la réalisation du Programme Vacances-Été (PVE)
2021
Résolution(s)
CA3-2021-0087 Date: 2021-05-10
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Numéro : LS2021-058
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Programme Vacances-Été 2021
Versements pour l'Arrondissement de Sainte-Foy-Sillery-Cap-Rouge
Montant 2e versement 3e versement
Nombre d'enfants Total prévisionnel Total 1er versement
Organisme attibuable à la (prévisionnel) (prévisionnel)
2021 sans Covid
covid
Régulier Intégration 60% 80% du résiduel résiduel
Camp École Kéno inc. 1750 54 1 260 292,51 $ 947 529,41 $ 312 763,10 $ 756 175,51 $ 403 293,60 $ 100 823,40 $
Tableau des versements
Entente PVE Numéro : LS2021-058
ENTENTE RELATIVE AU PROGRAMME VACANCES-ÉTÉ
ENTRE
VILLE DE QUÉBEC, personne morale de droit public, municipalité légalement constituée par la
Charte de la Ville de Québec, capitale nationale du Québec (RLRQ, chapitre C-11.5) ayant son
siège au 2, rue des Jardins, Québec (Québec) G1R 4S9, ici représentée et agissant par M. Rémy
Normand président(e) du conseil de l’Arrondissement de Sainte-Foy-Sillery-Cap-Rouge et par
Mme Noémie Valsan-Bélanger assistant(e)-greffier(ère), dûment autorisé(e)s en vertu de
l’article 184 de l’annexe C de sa charte et de la résolution NUMÉRO DE LA RÉSOLUTION
adoptée par le conseil de l’Arrondissement ARRONDISSEMENT lors d’une séance tenue en la
Ville de Québec le DATE et dont copie certifiée demeure annexée aux présentes pour en faire
partie intégrante,
Ci-après appelée « Ville »;
ET
CAMP ÉCOLE KÉNO INC, société légalement constituée et immatriculée au registraire des
entreprises du Québec sous le numéro 1143552850, ayant son siège au 5020, rue Clément-
Lockquell, Saint-Augustin-de-Desmaures (Québec) G3A 1B3, ici représentée par M. Louis Brun,
président et M. Réjean Langlois, directeur général dûment autorisé(e)(s) en vertu d’une résolution
du conseil d’administration dont copie certifiée demeure annexée aux présentes pour en faire
partie.
Ci-après appelée « Organisme »;
La Ville et l’Organisme, ci-après appelés collectivement « Parties ».
LES PARTIES DÉCLARENT ET CONVIENNENT ENTRE ELLES DE CE QUI SUIT :
1. OBJET
La présente entente a pour but de fixer les obligations et les engagements entre les Parties
dans le cadre de la planification, de l’organisation et de la réalisation, par l’Organisme, du
Programme Vacances-Été 2021 dans l’Arrondissement de Sainte-Foy-Sillery-Cap-Rouge.
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2. DÉFINITIONS
Les mots et expressions contenus dans cette entente ou dans toute documentation
subordonnée à celle-ci s’interprètent en fonction des définitions suivantes :
« DCL » : désigne la Division de la culture et des loisirs de la Ville.
« ENFANT » désigne un enfant résidant sur le territoire de la ville de Québec.
« PVE » : désigne le Programme Vacances-Été régulier 2021.
« SERVICE D’ACCOMPAGNEMENT » désigne le service d’encadrement pour les enfants
ayant des besoins particuliers au PVE.
3. OBLIGATIONS DE LA VILLE
La Ville s'engage à :
3.1 Soutenir l’Organisme dans le respect des dispositions du cahier des charges
annexé à la présente entente pour en faire partie intégrante;
3.2 Verser un soutien financier respectant les composantes décrites à la clause 5 de
la présente entente. L’attribution du montant est conditionnelle à l’approbation, par
la Ville, du budget nécessaire à cette fin;
3.3 Fournir un soutien technique, professionnel et matériel pour la planification,
l’organisation et la réalisation du PVE;
3.4 Fournir un soutien pour la promotion du PVE et des emplois en découlant auprès
de la population du territoire de la ville de Québec au moyen des outils de
promotion de la Ville;
3.5 Fournir un accès, au besoin et selon les disponibilités, aux aires de jeux, aux
installations municipales et scolaires, sans exclusivité;
3.6 Fournir les outils préparés par la Ville pour la cueillette des données nécessaires
à la gestion du PVE et à la reddition de comptes;
3.7 Conditionnellement à l’obtention des autorisations nécessaires par la Santé
Publique, en raison de la pandémie de la COVID-19, permettre l’organisation et la
tenue, par l’Organisme, d’événements spéciaux dans le cadre de la réalisation du
PVE et autoriser l’Organisme à installer, à cette fin, des chapiteaux et des
marquises temporaires, à utiliser un appareil alimenté par combustible pour la
cuisson d’aliments lors de ces événements.
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4. OBLIGATIONS DE L’ORGANISME
L’Organisme s’engage à :
4.1 Réaliser la planification, l’organisation et la réalisation du PVE, conformément aux
attentes de la Ville contenues au cahier des charges annexé à la présente entente
et au Guide de relance des camps en contexte de COVID-19 (guide évolutif
disponible en ligne au campsquebec.com/mesures-covid19);
4.2 Prendre en charge le processus d’inscription et de tarification générale et
spécifique lié aux clientèles identifiées en conformité avec le règlement de
tarification municipale des services et activités applicables en vigueur ainsi que les
exigences du cahier des charges;
4.3 Appliquer les mesures concernant la durée ainsi que les horaires convenus;
4.4 Appliquer les exigences concernant l’encadrement de la clientèle;
4.5 Respecter les exigences de la Ville liées aux formations et au personnel
d’animation et d’accompagnement;
4.6 Respecter les conditions de promotion du PVE;
4.7 Effectuer la mise en œuvre et la communication des politiques et/ou procédures
exigées en termes de santé et de sécurité de la clientèle, de sécurité aquatique,
de déplacement, d’incident/accident, de contrôle des présences ainsi que des
relations avec l’enfant et ses parents;
4.8 Appliquer les directives et procédures émises par la Ville en ce qui concerne
l’évaluation des besoins en accompagnement et la participation des enfants ayant
des besoins particuliers;
4.9 Appliquer les directives et procédures émises par la Ville en matière de reddition
de comptes et d’évaluation continue;
4.10 Assumer, les frais reliés aux bris, pertes et vols occasionnés par l’utilisation des
lieux ainsi que des équipements prêtés par la Ville.
5. DISPOSITIONS FINANCIÈRES
5.1 Sous réserve des dispositions de la clause 5.2, la présente entente est faite en
considération du versement par la Ville, à l’Organisme, d’un montant de 1 260
292,51 $ basé sur les inscriptions de l’année 2019 des enfants résidant sur le
territoire de la ville de Québec ou la capacité maximale d’accueil du site, au tarif
versé par enfant inscrit en 2021.
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5.2 Le montant prévu à la clause 5.1 sera à parfaire, le cas échéant, en fonction du
nombre réel des inscriptions en date du 25 mai et du 13 août de l’année en cours.
Le montant de la contribution financière finale comprend les éléments suivants :
5.2.1 Un montant versé par enfant inscrit au régulier pour l’été complet en 2021
selon les modalités suivantes :
a) pour les enfants placés dans un groupe de 5-6 ans avec un ratio de
1 animateur pour 10 enfants, le montant est de 615,95 $;
b) pour les enfants placés dans le groupe de 7-8 ans avec un ratio de 1
animateur pour 8 enfants, le montant est de 495,58 $;
c) pour les enfants placés dans le groupe de 9-12 ans avec un ratio de
1 animateur pour 15 enfants, le montant est de 375,23 $;
5.2.2 Un montant pour le service d’accompagnement, en conformité avec les
conditions décrites à la clause 11.3 du cahier des charges annexé à la
présente entente, selon les modalités suivantes :
a) un montant unique de 6 288,89 $ pour un enfant inscrit dont le ratio
d’accompagnement est de 1 pour 1 enfant;
b) un montant unique de 3 382,43 $ pour un enfant inscrit dont le ratio
d’accompagnement est de 1 pour 2 enfants;
c) un montant de 2 731,88 $ en plus d’un montant déterminé selon le
ratio d’encadrement au régulier tel que décrit à clause 5.2.1 pour un
enfant inscrit dont le ratio d’accompagnement est de 1 pour 3 enfants.
5.2.3 Un montant pour l’inscription à la semaine (3 semaines et moins), en
conformité avec les conditions décrites à la clause 6.3 du cahier des
charges annexé à la présente entente selon les modalités suivantes :
a) un montant de 61,63 $ versé par semaine d’inscription pour un enfant
au régulier dans un groupe de 5-6 ans avec un ratio de 1 animateur
pour 10 enfants,
b) un montant de 44,32 $ versé par semaine d’inscription pour un enfant
au régulier dans un groupe de 7-8 ans avec un ratio de 1 animateur
pour 12 enfants,
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c) un montant de 27,02 $ versé par semaine d’inscription pour un enfant
au régulier dans un groupe de 9-12 ans avec un ratio de 1 animateur
pour 15 enfants,
d) un montant de 874,13 $ versé par semaine d’inscription pour un
enfant dont le ratio d’accompagnement est de 1 pour 1 enfant;
e) un montant de 456,82 $ versé par semaine d’inscription pour un
enfant dont le ratio d’accompagnement est de 1 pour 2 enfants;
f) un montant de 391,57 $ en plus d’un montant déterminé selon ratio
d’encadrement au régulier tel que décrit à clause 5.2.3 a) b) et c)
versé par semaine d’inscription pour un enfant dont le ratio
d’accompagnement est de 1 pour 3 enfants.
5.2.4 Un montant maximal de 31 700 $ pour le soutien à l’inscription des
familles défavorisées, en conformité avec les conditions décrites à la
clause 6.4 du cahier des charges annexé à la présente entente;
5.2.5 Un montant pour compenser le rabais d’inscription aux familles, en
conformité avec les conditions décrites à la clause 6.1 du cahier des
charges annexé à la présente entente;
5.2.6 Un montant pour compenser le frais de déplacement vers une piscine, en
conformité avec les conditions décrites à la clause 4.4.2 du cahier des
charges annexé à la présente entente.
5.3 Les contributions financières prévues aux clauses 5.1 et 5.2 seront versées selon
les modalités de paiement suivantes:
a) 60 % du montant décrit en 5.1 dans les 30 jours suivant la signature
de la présente entente;
b) 80 % du solde du montant des contributions financières auquel a
droit l’Organisme conformément à la clause 5.2 des présentes
calculé sur la base des inscriptions réelles en date du 25 mai de
l’année en cours. Ce versement doit être fait au plus tard 30 jours à
compter de la date de réception par la DCL du document de
reddition de compte prévu à la clause 9 à la date fixée par la Ville.
c) le solde du montant des contributions financières auquel a droit
l’Organisme conformément à la clause 5.2 des présentes calculé
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sur la base des inscriptions réelles en date du 13 août de l’année
en cours Ce versement doit être fait au plus tard 90 jours à compter
de la date de réception par la DCL des documents de reddition de
comptes prévus à la clause 9 et du bilan financier de l’Organisme à
la date fixée par la Ville.
5.4 Si le montant de la contribution financière finale établi conformément à la clause
5.2 est égal au montant déjà versé en vertu de la clause 5.3 a), le montant maximal
de la contribution financière sera alors égal à ce montant.
5.5 Si le montant de la contribution financière finale établi conformément à la clause
5.2 est inférieur au montant déjà versé en vertu de la clause 5.3 a), le montant
versé en trop à l’Organisme devra être remboursé à la Ville au plus tard 90 jours
après la fin du PVE.
5.6 En plus des sommes versées à l’Organisme par la Ville, l’Organisme pourra
percevoir et conserver tous les revenus d’inscription et frais afférents au PVE dont
la gestion lui est confiée en vertu de la présente entente.
5.7 L’Organisme sera responsable de l’établissement, de l’application et de la
perception des taxes de vente (TPS et TVQ) sur les revenus générés ainsi que de
la remise de celles-ci aux autorités compétentes, le cas échéant.
6. ASSURANCES ET RESPONSABILITÉS
6.1 L’Organisme s’engage à fournir à la Ville la preuve de l’obtention d’une couverture
d’assurance et à maintenir en vigueur, à ses frais, pendant toute la durée de la
présente entente, une police d’assurance pour la responsabilité civile générale et
toute couverture relative à l’utilisation des lieux visés qu’un occupant prudent
assurerait, d’au moins cinq millions de dollars (5 000 000 $) le protégeant, ainsi
que la Ville, comme assurée additionnelle, contre tout préjudice corporel, moral ou
matériel causé à quiconque par son fait ou sa faute ou le fait de ses employés, ou
sous-traitants, ainsi que le fait des biens qu’il a sous sa garde ou sous son contrôle.
6.2 La franchise à laquelle la police visée à la clause 6.1 est assujettie doit être d’un
maximum de cinq mille dollars (5 000 $) par sinistre, applicable strictement aux
dommages matériels. La franchise doit être entièrement supportée par
l’Organisme.
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6.3 De plus, l’Organisme s’engage à indemniser la Ville de toute demande,
réclamation ou poursuite, tant civile que pénale, qui pourrait être adressée à celle-
ci ou à l’Organisme et à la Ville et, dans un tel cas, il s’engage à prendre fait et
cause pour la Ville. Plus particulièrement, mais sans limiter la généralité de ce qui
précède, l’Organisme s’engage à assumer ou le cas échéant, à rembourser à la
Ville tout capital, intérêt et frais (judiciaires et extrajudiciaires), y compris les frais
d’enquête, les frais d’expertise et les frais généraux relativement à toute demande,
réclamation ou poursuite découlant de la présente entente.
7. RÉSILIATION
7.1 La Ville se réserve le droit de résilier la présente entente, en tout temps, dans l’une
ou l’autre des situations suivantes :
a) l’Organisme lui a présenté des renseignements faux ou trompeurs ou lui a
fait de fausses représentations;
b) l’Organisme fait défaut de remplir l’un ou l’autre des termes, conditions et
engagements qui lui incombent en vertu de la présente entente, dont
l’utilisation des sommes versées à des fins autres que celles prévues;
c) l’Organisme cesse ses opérations de quelque façon que ce soit, y compris
en raison d’insolvabilité, de faillite, de liquidation ou de cessation de ses
biens;
d) la Ville est d’avis qu’il se produit une situation qui, pour un motif d’intérêt
public, remet en cause les fins pour lesquelles les sommes ont été versées.
7.2 Dans les cas prévus aux paragraphes a), c) et d) de la clause 7.1, l’entente sera
résiliée automatiquement à compter de la date de réception par l’Organisme d’un
avis de la Ville à cet effet.
7.3 Dans le cas prévu au paragraphe b) de la clause 7.1, la Ville doit transmettre un
avis de résiliation à l’Organisme et celui-ci aura quinze (15) jours pour remédier
aux défauts énoncés dans l’avis et en aviser la Ville, à défaut de quoi la présente
entente sera automatiquement résiliée à compter de la date d’expiration du délai
imparti, sans compensation ni indemnité pour quelque cause ou raison que ce soit.
La constatation du défaut par cet avis équivaut à une mise en demeure.
7.4 Dans le cas où cette entente est résiliée, l’Organisme s’engage à rembourser à la
Ville le montant qui aura été versé à l’Organisme en date de la résiliation.
7.5 Dans le cas où cette entente est résiliée, la Ville serait alors libérée de toutes ses
obligations aux termes des présentes.
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7.6 Le fait que la Ville n’exerce pas son droit à la résiliation ne doit pas être interprété
comme une renonciation à son exercice.
8. AVIS
8.1 Toute autorisation ou approbation et tout avis exigés en vertu de la présente
entente, pour être valides et lier les Parties, doivent être donnés par écrit et être
transmis par huissier ou messager ou par courrier recommandé à l’adresse de la
partie concernée, tel qu’indiqué ci-après :
Pour la Ville :
VILLE DE QUÉBEC
2, rue des Jardins
Québec (Québec) G1R 4S9
À l’attention du greffier
Pour l’Organisme :
CAMP ÉCOLE KÉNO INC
5020, rue Clément-Lockquell
Saint-Augustin-de-Desmaures (Québec) G3A 1B3
À l’attention de Réjean Roy, directeur général
8.2 Tout envoi par courrier recommandé sera présumé reçu le cinquième (5e) jour
suivant le jour où il a été posté. Tout envoi par huissier ou messager est réputé
être reçu le jour de sa livraison.
8.3 Chaque partie peut, au moyen d’un avis écrit, changer son adresse.
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9. REDDITION DE COMPTES
L’Organisme devra compléter et transmettre à la Ville, dans les délais prescrits, les outils
de reddition de comptes suivants :
DATE DE REMISE DOCUMENT*
20 avril Tableau de compilation des demandes d’intégration
25 mai Liste de contrôle inscription
28 juin Reddition de comptes mesures compensatoires
En continue jusqu’au Nouvelle demande mesures compensatoires
13 août
13 août Liste de contrôle inscription**
10 septembre Évaluation de fin d’été des enfants à l’intégration
10 septembre Portrait de l’offre de service
17 septembre Envoi d’une communication écrite au répondant pour
confirmer l'envoi de l'ensemble des évaluations de fin
d'été des enfants ayant des besoins particuliers aux
familles
15 octobre Bilan financier – incluant les factures de transport piscine
En continu Tableau des compétences aquatiques
En continu Rapport d’accident, de délit grave et de vol, s’il y a lieu
*La version électronique des outils de reddition de comptes sera transmise à
l’Organisme par la Ville.
** Les ajouts et corrections apportées à la liste après le 13 août ne pourront être pris
en compte lors du calcul final de la subvention de l’Organisme.
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10. VÉRIFICATION
10.1 L’Organisme s’engage à respecter et à se conformer, selon le cas, aux
dispositions relatives au Vérificateur général de la Ville prévues aux
articles 107.9 et 107.10 de la Loi sur les cités et villes (RLRQ, chapitre C-19).
10.2 L’Organisme doit transmettre au Vérificateur général de la Ville une copie de
ses états financiers annuels et de son rapport sur ces états financiers,
conformément à la loi.
10.3 L’Organisme s’engage à donner libre accès, sur demande, au Vérificateur de
la Ville ou aux personnes qu’elle désigne afin de s’assurer que les sommes
versées ont été utilisées aux fins prévues à la présente entente.
10.4 L’Organisme s’engage à conserver tous les documents reliés aux sommes
versées pendant une période de sept (7) ans suivant l’expiration de la
présente entente et à fournir, sur demande, tous les comptes, dossiers ou
documents de toute nature que ce soit, relatifs à ses engagements, à la
Ville ou à son représentant autorisé afin qu’il puisse les examiner, les
vérifier et en prendre copie.
11. SOUS-TRAITANCE
L’Organisme ne peut donner en sous-traitance les obligations qui lui sont confiées.
12. AUTRES DISPOSITIONS
12.1 Il est entendu que la Ville et l’Organisme ne sont ni l'agent, ni le
représentant légal l'un de l'autre et rien, dans la présente entente, ne leur
confère cette autorité. La Ville et l’Organisme sont indépendants l'un de
l'autre.
12.2 La présente entente, ni quelques droits et obligations en résultant ne peuvent
être, en tout ou en partie, cédés, transférés, échangés ou autrement aliénés
partiellement ou totalement. Toute liquidation ou fusion sera réputée
constituer une cession, transfert, échange ou aliénation.
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12.3 Tous les documents et informations exigés de l’Organisme doivent être à
l’entière satisfaction des représentants de la Ville, à défaut de quoi, cette
dernière ne sera pas tenue de respecter ses obligations prévues à la
présente entente.
12.4 L’Organisme assume l'entière responsabilité financière de ses activités et
de ses opérations.
12.5 La présente entente n'engage pas la Ville à verser à l’Organisme un
montant quelconque additionnel ou toute fourniture de services
supplémentaires à ce qui est prévu à la présente entente si la contribution
de la Ville s'avérait insuffisante à la réalisation complète des engagements
de l’Organisme prévus à la présente entente.
12.6 L’Organisme s’engage à se doter et à maintenir en vigueur des règles de
gouvernance décrivant, notamment, le processus d’attribution de contrats
et des règles de gestion de conflits d’intérêt.
12.7 La présente entente constitue l’accord entier intervenu entre les Parties et
remplace tout contrat, entente, proposition, représentation, communication,
pourparlers, ou accord oral ou écrit préalablement intervenu entre les
Parties et régit leur lien à tout égard.
12.8 Toute modification apportée à la présente entente doit faire l’objet d’un
avenant signé par les représentants autorisés de chacune des Parties. Cet
avenant fera partie intégrante de la présente entente et entrera en vigueur à
la date convenue par les Parties.
12.9 La présente convention est régie par les dispositions des lois en vigueur
dans la province de Québec. Les Parties reconnaissent et s'engagent à ce
que la présente convention soit considérée comme ayant été exécutée
dans le district judiciaire de Québec.
12.10 L’Organisme est responsable de la conformité de ses interventions avec
les lois et règlements en vigueur et il s'engage à obtenir toutes les
autorisations et tous les permis nécessaires des autorités compétentes et
se conformer, de façon non limitative, aux obligations et exigences
concernant la sécurité, la paix, le bon ordre, la propreté, la santé, la
tranquillité et le bruit que lui imposent les lois et règlements des
gouvernements fédéral, provincial et municipal et toute autre autorité qui
exerce quelque juridiction.
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29 mars 2021
Page : 11 de 13Entente PVE Numéro : LS2021-058
12
12.11 Si quelque disposition de la présente entente enfreint une disposition des
lois, règlements ou décrets ou devient nulle ou non-exécutoire à la suite
d'une décision ou d'une injonction d'une cour de justice ayant juridiction en
la matière, cette disposition sera alors réputée non écrite sans toutefois
affecter la validité des autres dispositions prévues aux présentes.
12.12 Le fait qu'une Partie aux présentes n'exige pas la pleine exécution d'un
engagement quelconque contenu aux présentes ou n'exerce pas un droit
quelconque y étant conféré, ne doit pas être considéré comme une
renonciation à cet engagement ou à ce droit. Sauf disposition expresse à
l'effet contraire, toute renonciation par l'une des Parties aux présentes à un
droit quelconque doit se faire par écrit et toute renonciation n'est imputable
qu'aux droits et circonstances expressément visés par ladite renonciation.
12.13 Selon que le contexte l'exige, le singulier comprend le pluriel et le masculin,
le féminin et inversement.
12.14 Le préambule fait partie intégrante de la présente convention.
12.15 Le cahier des charges en annexe fait partie intégrante de la présente
entente.
12.16 Les dispositions intégrées par renvoi ou incorporées aux présentes par
référence font partie intégrante de la présente entente.
12.17 En cas d’incompatibilité ou de disparité entre les dispositions de la présente
entente et le contenu de l’annexe ou des documents intégrés par renvoi ou
incorporés aux présentes par référence, les dispositions de la présente
entente prévaudront.
13. DURÉE
La présente entente prend effet à la date de sa signature par toutes les Parties et
se termine lorsque toutes les obligations de l’Organisme sont complétées à la
satisfaction de la Ville. La présente entente n’est pas sujette à tacite reconduction.
Bloc signature (page suivante)
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13
14. SIGNATURES
Les Parties reconnaissent avoir lu et accepté toutes et chacune des clauses de la
présente entente.
EN FOI DE QUOI, LES PARTIES ont signé la présente entente à Québec en deux
(2) exemplaires, aux dates ci-dessous mentionnées.
VILLE DE QUÉBEC
RÉMY NORMAND, DATE
PRÉSIDENT DU CONSEIL
D'ARRONDISSEMENT
NOÉMIE VALSAN-BÉLANGER, DATE
ASSISTANT(E)-GREFFIER(ÈRE)
CAMP ÉCOLE KÉNO INC
LOUIS BRUN, PRÉSIDENT DATE
RÉJEAN ROY, DIRECTEUR GÉNÉRAL DATE
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Programme Vacances-Été
Cahier des charges 2021
Édition spéciale Covid-19
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TABLES DES MATIÈRES
1. ORIENTATIONS GÉNÉRALES DU PROGRAMME ................................................................ 7
1.1. Mission............................................................................................................................ 7
1.2. Objectifs .......................................................................................................................... 7
1.3. Valeurs du programme ................................................................................................... 7
1.4. Mesures spéciales Covid-19 .......................................................................................... 7
2. MODALITÉS GÉNÉRALES ..................................................................................................... 7
2.1. Les conditions d’accès pour les organismes .................................................................. 7
2.2. Les modalités d’application ............................................................................................ 8
2.3. La reddition de comptes ................................................................................................. 8
3. LES COMPOSANTES FINANCIÈRES .................................................................................... 9
3.1. Autres frais liés au montant par enfant ......................................................................... 10
4. LES PARAMÈTRES ............................................................................................................... 10
4.1. La clientèle ................................................................................................................... 10
4.2. La durée ....................................................................................................................... 10
4.2.1. Heures de service ............................................................................................. 10
4.2.2. Nombre de semaines / jours / heures ............................................................... 11
4.2.3. Semaines et journées supplémentaires ............................................................ 11
4.3. L’encadrement de la clientèle (ratio) ............................................................................ 11
4.4. La programmation ........................................................................................................ 11
4.4.1. Les activités spéciales ...................................................................................... 11
4.4.2. Les baignades ................................................................................................... 12
4.5. Le service de surveillance animée ............................................................................... 12
5. LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ................................................................... 12
5.1. L’âge des animateurs ................................................................................................... 12
5.2. La formation du personnel ............................................................................................ 12
5.2.1. Animateurs et animateurs polyvalents sans DAFA à l’embauche .................... 13
5.2.2. Animateurs et animateurs polyvalents avec DAFA à l’embauche .................... 13
5.2.3. Personnel d’encadrement ................................................................................. 13
5.2.4. Journée d’orientation et familiarisation ............................................................. 13
5.2.5. Premiers secours et premiers soins.................................................................. 13
5.3. Le temps de planification .............................................................................................. 14
5.3.1. Animateur sans DAFA à l’embauche ................................................................ 14
5.3.2. Animateur avec DAFA à l’embauche ................................................................ 14
5.3.3. Personnel d’encadrement ................................................................................. 14
5.4. Politique de gestion des ressources humaines ............................................................ 15
5.4.1. Le respect des normes du travail/ CNESST, lois et règlements en vigueur ..... 15
5.4.2. La vérification d’empêchement par le Service de police................................... 15
5.5. La reconnaissance des employés ................................................................................ 15
6. LES MODALITÉS D’INSCRIPTION ....................................................................................... 15
6.1. La tarification ................................................................................................................ 15
6.2. La période d’inscription................................................................................................. 16
6.3. L’inscription à la semaine ............................................................................................. 16
6.4. Les mesures compensatoires ...................................................................................... 17
6.5. La fiche d’inscription ..................................................................................................... 17
6.6. La fiche santé du participant ........................................................................................ 18
6.7. La prise de photos et capture vidéo ............................................................................. 18
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6.8. La promotion du camp de jour ...................................................................................... 18
7. LE GUIDE DU PARENT/TUTEUR ......................................................................................... 19
8. LE CODE DE VIE ................................................................................................................... 19
9. SANTÉ ET SÉCURITÉ ........................................................................................................... 19
9.1. L’outil d’identification .................................................................................................... 19
9.2. La trousse de premiers soins ....................................................................................... 19
9.3. L’affichage .................................................................................................................... 20
9.4. La gestion des médicaments et registre (administration, entreposage) ...................... 20
9.5. La mise à jour et la transmission des informations médicales ..................................... 20
9.6. Le rapport d’incident/accident ...................................................................................... 20
9.7. Politique d’exclusion et de réintégration en camp en cas de Covid-19 ........................ 20
9.8. Le contrôle des présences ........................................................................................... 21
9.9. La sécurité lors des déplacements (transport et sorties) ............................................. 21
9.10. La sécurité aquatique ................................................................................................... 22
9.11. Les activités à risque .................................................................................................... 23
9.12. Les mesures à mettre en œuvre en cas d’urgence ...................................................... 23
10. LES FRAIS SUPPLÉMENTAIRES POUVANT ÊTRE EXIGÉS AUX PARENTS/TUTEURS24
10.1. Les frais de résiliation ................................................................................................... 24
10.2. Les frais de transport .................................................................................................... 24
10.3. Les activités spéciales supplémentaires ...................................................................... 24
10.4. Les outils promotionnels ............................................................................................... 25
10.5. Les autres frais ............................................................................................................. 25
11. PROGRAMME D’INTÉGRATION .......................................................................................... 25
11.1. Les objectifs .................................................................................................................. 25
11.2. La clientèle admissible ................................................................................................. 25
11.3. Les composantes financières (per capita).................................................................... 26
11.4. L’analyse des demandes .............................................................................................. 27
11.4.1. La période d’inscription ..................................................................................... 27
11.4.2. Le formulaire d’évaluation des besoins de l’enfant ........................................... 27
11.4.3. Le comité d’analyse .......................................................................................... 27
11.4.4. Les contraintes excessives ............................................................................... 28
11.4.5. Le référencement .............................................................................................. 28
11.4.6. La participation de l’enfant durant l’été ............................................................. 28
11.4.7. L’évaluation de fin d’été .................................................................................... 29
11.5. La gestion des ressources humaines ........................................................................... 29
11.5.1. L’âge des accompagnateurs ............................................................................. 29
11.5.2. La formation du personnel ................................................................................ 29
11.5.3. Le temps de planification .................................................................................. 29
11.5.4. La rencontre avec les parents/tuteurs............................................................... 30
11.6. Le matériel spécialisé ................................................................................................... 30
12. ANNEXES ............................................................................................................................... 31
Annexe 1 - Montant par enfant inscrit ..................................................................................... 31
Annexe 2 - Journée d’orientation ............................................................................................ 39
Annexe 3 - Promotion du camp de jour .................................................................................. 40
Annexe 4 - Liste du matériel minimal obligatoire des trousses de premiers soins – Nouvelles
exigences 2021 ....................................................................................................................... 42
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LEXIQUE
Accompagnateur
Personne attitrée à l’accompagnement d’un ou plusieurs enfants dans un ratio déterminé
(nombre d’enfants par animateur) qui se préoccupe des caractéristiques individuelles de
l’enfant pour lui apporter assistance (ou, dans de rares cas, suppléance), voir à sa pleine
participation à l’activité et veiller à son bien-être personnel et sa sécurité. Elle peut également
sensibiliser le groupe à la réalité de l’enfant.
Accompagnement
Désigne les services dispensés par une personne pour pallier les incapacités d’un enfant ayant
des besoins particuliers et ainsi faciliter leur participation sociale.
Activité spéciale
Activité ponctuelle inscrite à l’intérieur de la programmation pendant laquelle un groupe de
participants prend part à des animations différentes de leur programmation régulière :
- sur le site, en se déplaçant à proximité ou à l’extérieur du site principal;
- pour une période équivalant ou excédant à une demi-journée;
- de nature événementielle, c’est-à-dire qui diffère de la programmation régulière de
par son envergure;
- différente d’une semaine à l’autre;
- exclu les baignades.
Aide-animateur
Soutenir l’animateur dans ses tâches en animation, ne peut avoir la responsabilité seul d’un
groupe, rémunéré ou bénévole, doit avoir au minimum deux ans de plus que le jeune le plus
âgé du groupe.
Animateur
Assurer l’animation et la sécurité d’un groupe d’enfants.
Animateur polyvalent
Ressource disponible sur le site de camp de jour pour réaliser diverses tâches : remplacer un
animateur absent, collaborer à l’animation d’une activité, planifier des activités spéciales, etc.
Il peut également agir à titre de spécialiste (bricolage, sport, art de la scène, etc.). Si
l’animateur polyvalent est responsable d’un groupe, il doit répondre aux mêmes exigences
qu’un animateur (âge et formation).
Apprenti animateur
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Participant du programme de formation. Il s’agit de jeunes bénévoles souvent âgés de 13-14
ans. Outre les formations qu’ils reçoivent durant l’été, ils sont en stage dans un groupe. Ils
peuvent à ce moment soutenir l’animateur et l’aide-animateur dans leurs tâches en animation.
Institutions publiques
Toute organisation intervenant dans le cheminement de l’enfant et pouvant témoigner de la
situation de l’enfant, incluant le Centre universitaire intégré de santé et de services sociaux de
la Capitale-Nationale (CIUSSS-CN), les écoles, etc.
Mesures sanitaires
Ensemble des mesures édictées par le gouvernement afin de limiter la propagation de la
COVID-19. Ces mesures incluent l’hygiène des mains, la désinfection et le nettoyage des
surfaces, l’étiquette respiratoire et le port du couvre visage, la distanciation, les barrières
physiques et les mesures d’isolement.
Personnel d’encadrement
Tout employé saisonnier ayant des fonctions de gestion directement liées aux opérations du
camp de jour ou du programme d’intégration. Peut être appelé responsable, responsable
adjoint, coordonnateur, coordonnateur adjoint, spécialiste à l’intégration, intervenant pivot.
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