VADE MECUM 2021 Fonds d'Urgence destiné aux Centres de rencontres et d'hébergement (Jeunesse)

VADE MECUM 2021
            Fonds d’Urgence destiné aux
Centres de rencontres et d’hébergement
                             (Jeunesse)

I. GÉNÉRALITÉS

Qu’est-ce que le Fonds d’urgence ?
Afin d’apporter une aide directe aux secteurs touchés par les mesures de confinement, un Fonds
d’urgence est mis en place par le Gouvernement de la Fédération Wallonie-Bruxelles à charge du
budget 2021.

Quel est le montant mobilisé pour les centres de rencontres et d’hébergement ?
1,5 million EUR sont destinés aux Centres de Rencontres et d’Hébergement reconnus dans le cadre
du décret du 20 juillet 2000.

Quels sont les bénéficiaires éligibles ?
Les bénéficiaires éligibles sont les centres de rencontres et d’hébergement (CRH).
Deux types d’organisme pourront avoir accès à une intervention du fonds d’urgence, les CRH
indépendants et les CRH regroupés au sein d’un siège d’exploitation d’une Organisation de Jeunesse.
Toutes ces structures doivent être reconnues dans le cadre du décret du 20 juillet 2020 déterminant
les conditions d’agrément et de subventionnement des maisons de jeunes, centres de rencontres et
d’hébergement et centres d’information des jeunes et leurs fédérations.

Quels sont les objectifs ?
L’indemnisation prévue a pour objectif d’apporter une aide urgente aux centres de rencontres et
d’hébergement qui subissent d’importantes pertes de recettes et dont la viabilité financière est
menacée, en considération notamment de l’ampleur des pertes de recettes de l’activité menacée en
raison de l’application des mesures de confinement durant la période du 1 er septembre 2020 au 30
juin 2021.

Quel est le calendrier ?
Le calendrier se décline en différentes périodes :

    Du 1/03 au 15/04 – Période de dépôt de votre dossier pour la 1ere période:
     Votre dossier pour les tranches de septembre à décembre 2020 sera à compléter et à
     enregistrer avec l’ensemble des pièces requises via la plateforme en ligne SUBside.
     Attention : seuls les dossiers complets introduits au plus tard le 15 avril 2021 seront pris en
     considération.
    Du 01/04 au 22/04 – Période de dépôt de votre dossier pour la 2ème période :
     Votre dossier pour la tranche de janvier et février 2021 sera à compléter et à enregistrer avec
     l’ensemble des pièces requises via la plateforme en ligne SUBside.
     Attention : seuls les dossiers complets introduits au plus tard le 22 avril 2021 seront pris en
     considération
    Du 15/05 au 31/05 – Période de dépôt de votre dossier pour la 3ème période :
     Votre dossier pour la tranche de mars et avril 2021 sera à compléter et à enregistrer avec
     l’ensemble des pièces requises via la plateforme en ligne SUBside.
     Attention : seuls les dossiers complets introduits au plus tard le 31 mai 2021 seront pris en
     considération
    Du 15/07 au 31/07 – Période de dépôt de votre dossier pour la dernière période :
     Votre dossier pour la tranche de mai et juin 2021 sera à compléter et à enregistrer avec
     l’ensemble des pièces requises via la plateforme en ligne SUBside.

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Attention : seuls les dossiers complets introduits au plus tard le 31 juillet 2021 seront pris en
      considération

    Période de traitement – Après chaque période de dépôt, le Service de la Jeunesse se chargera
     d’analyser votre dossier et d’en assurer le traitement.
    Période d’information – Vous serez averti officiellement du montant alloué et la première
     tranche de 80% sera versée. Vous disposerez alors de 3 mois pour clôturer votre dossier. Le
     solde (20%) du subside alloué sera versé sur base de l’ensemble des pièces justificatives
     transmises. Un rectificatif éventuel sera opéré sur base de l’analyse de ces dernières.

II. APPLICATION SUBside

 Qu’est-ce que la plateforme SUBside ?
Il s’agit d’un outil en ligne développé par le Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles pour
simplifier et accélérer les démarches administratives. Il vous permet d’introduire votre dossier et
d’en suivre l’évolution du traitement.

 Comment me rendre sur SUBside ?
Au départ du lien https://www.transversal.cfwb.be/sub/login-tiers.sub
A votre inscription, un identifiant vous sera communiqué. Il s’agit du compte personnel de votre
organisation qui vous permettra d’introduire vos dossiers via la plateforme.
Vous trouverez toutes les informations sur l’inscription à la plateforme via le tutoriel vidéo.

 Qu’est-ce que l’identifiant SUBside ?
Il s’agit du compte personnel de votre CRH sur la plateforme.

III. CONSTITUER MON DOSSIER

 Où puis-je trouver le formulaire ?
Le formulaire est disponible sur la plateforme SUBside.
Ce vade-mecum vous guide dans les démarches visant à rassembler les documents utiles.

 Puis-je envoyer mon dossier complet par la poste ou par courriel avant le 31 juillet 2021 ?
Non. Le dépôt de votre dossier doit se faire obligatoirement, durant la période mentionnée (voir le
calendrier ci-dessus) et en fonction des tranches, au travers de la plateforme SUBside. Les dossiers
transmis par la poste ou par courriel seront considérés comme non recevables.

 Quand puis-je renvoyer mes pièces justificatives pour le versement du solde (20%)

Vous disposez de 3 mois, à compter de la date de confirmation du montant de la subvention allouée,
pour rentrer vos pièces justificatives au travers de la plateforme SUBside.

 Quelle subvention mon CRH va-t-il percevoir ?
L'indemnisation forfaitaire a pour but de couvrir tout ou une partie des préjudices subis pendant 5
périodes consécutives. Une période correspond à 2 mois.

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Les forfaits par période sont attribués en fonction du niveau de classement du CRH dans le décret
du 20 juillet 2000 au moment de l’introduction du dossier.
CRH de niveau 1 : 13.500€
CRH de niveau 2 : 9.000€
CRH de niveau 3 : 6.000€
Les forfaits maximums visés ci -dessus sont également modulés en fonction du taux d’occupation en
termes de nuitées payantes de l’opérateur eu égard aux pondérations suivantes :
-Tout CRH qui a un taux d’occupation allant de 0 à 30,99% se verra octroyé 100% du forfait.
-Pour un taux d’occupation allant de 31% à 40,99%, le CRH se verra octroyé 90% du forfait
-Pour un taux d’occupation allant de 41% à 50,99%, le CRH se verra octroyé 80% du forfait
-Pour un taux d’occupation allant de 51% à 60,99%, le CRH se verra octroyé 70% du forfait
-Pour un taux d’occupation allant de 61% à 79,99%, le CRH se verra octroyé 60% du forfait
Par conséquent, le CRH qui a un taux d’occupation en nuitées de plus de 80% ne peut pas bénéficier
du forfait.
Le taux d’occupation en termes de nuitées est déterminé en tenant compte de la moyenne
d’occupation que l’opérateur a déclaré pour l’année 2019.
La formule est la suivante : nombre de nuitées déclarées sur 2 mois divisé par 2/12 du total de nuitées
2019.
Par ailleurs, le montant total d’une subvention octroyée à un opérateur ne peut en aucun cas
dépasser 90% du montant des recettes propres réalisées par celui-ci et renseigné dans les comptes
annuels relatifs à l’exercice comptable 2019.
Les subventions seront octroyées dans la limite des crédits budgétaires disponibles. Si la demande
excède le budget disponible, les subventions seront octroyées au prorata dudit budget.

 Quelle est la période de référence pour la prise en compte des difficultés financières de mon
  CRH ?
Il s’agit de la période allant du 1er septembre 2020 au 30 juin 2021.

 Quelles sont les conditions à remplir ?
   Les conditions à remplir sont cumulatives :

        Être reconnu dans le décret du 20 juillet 2000 comme centre de rencontre et
         d’hébergement
        Avoir moins de 80% d’occupation en résidentiel
        L’opérateur perd des revenus à cause des mesures de confinement prise dans le cadre de
         la lutte contre le COVID-19
        Dans le cas où l’opérateur bénéficie d’autres subventions ou mesures de soutien des
         autres niveaux de pouvoir, celles-ci seront déduites du montant de la subvention.

Par « occupation en résidentiel», il faut entendre le nombre de nuitées.

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 Quels sont les différents documents à compiler afin de faciliter le dépôt de mon dossier sur
  SUBside ?

    Documents justificatifs des modifications du programme d'activités de votre organisation :
     tableau Excel : nombre de nuitées par mois
    Extraits de compte mensuels prouvant les montants disponibles sur les comptes de votre
     organisation pendant la période du préjudice
    Comptes et bilans 2020 (dès qu’il est disponible) et 2019
    Attestation bancaire reprenant le numéro de compte, l'adresse et le nom du demandeur
    Attestation sur l'honneur :
     Vous attestez sur l'honneur que les informations renseignées dans ce formulaire, ainsi que les
     pièces qui y sont jointes, sont sincères et véritables, et que les données introduites ne
     concourent pas à un double subventionnement.

       Afin de bénéficier d’une subvention pour une tranche de 2 mois, l’opérateur doit apporter la
       preuve du taux d’occupation en termes de nuitées au cours de la période pour laquelle l’octroi
       d’une subvention est sollicité. Cette preuve est apportée par tout document probant, tel que
       la preuve des réservations payées puis remboursées via des extraits de compte mensuels,
       une déclaration sur l’honneur des données transmises et la preuve de la fermeture des
       installations de l’opérateur.

 Qu’est-ce qu’une mesure d’autofinancement entre le 1er septembre 2020 et le 30 juin 2021 ?
Ce sont les initiatives que votre CRH a pu prendre afin de soutenir sa trésorerie. Il s’agit des éventuels
soutiens sollicités ou obtenus (subside, prime, échelonnement de paiement, suspension d’un taxe,…)
auprès d’autres niveaux de pouvoir (commune, province, région, fédéral,…), une aide
supplémentaire d’un mécène/sponsor, un appel à solidarité vis-à-vis de vos membres, etc.

IV. Contacts

Infos & renseignements auprès du Service de la Jeunesse
           -   Célia DESHAYES : celia.deshayes@cfwb.be
Le Guichet-Culture peut également être sollicité

            - culture.info@cfwb.be

Infos & solutions pour SUBside :

            - subside@cfwb.be

                     N’oubliez pas de transmettre vos coordonnées de contact dans
                                vos courriels de demande d’informations.

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