Xerox DocuShare Flex Plateforme de gestion de contenu - Partage cloud sécurisé et solutions configurables
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Xerox® DocuShare® Flex Plateforme de gestion de contenu Partage cloud sécurisé et solutions configurables
Gestion de contenu d'entreprise basé sur le
cloud pour la numérisation de vos contenus
Les entreprises d'aujourd'hui ont de réelles difficultés à gérer les flux toujours croissants de documents,
contenus et processus nécessaires à la gestion quotidienne de leurs activités.
Pour une petite ou moyenne entreprise (PME) ou un service d'une grande organisation, les systèmes
existants sont souvent inflexibles, coûteux et longs à mettre en œuvre. Découvrez une solution cloud
simple et facilement adaptable à votre entreprise.
XEROX® DOCUSHARE® FLEX Ses fonctionnalités avancées vous permettent
FACILITE LA TÂCHE de vous connecter à vos applications spécialisées QU'EST-CE QUI EST DIFF É RENT SUR LA
et de créer des types de document personnalisés PLATEFORME DOCUSHARE® FLEX ?
La plateforme de gestion de contenu Xerox ® pour répondre aux besoins uniques de vos
DocuShare ® Flex Content Management est services. Sa conception intuitive, basée dans le DocuShare ® Flex est la plateforme de
une application SaaS (Software as a Service) cloud, permet un déploiement en quelques jours,
basée dans le cloud. nouvelle génération ; elle reprend de
sans quasiment aucune assistance informatique
ou formation des employés. Les utilisateurs sont nombreuses caractéristiques de la
Conçue pour aider les PME et les services des version DocuShare ® classique primée.
immédiatement opérationnels.
grandes entreprises à gérer et organiser leur
contenu professionnel et à définir des règles Plus important, DocuShare ® Flex s'adapte
métier pour automatiser et conduire les
Nouveautés de la nouvelle
très facilement à l'évolution de votre
processus courants, cette plateforme propose plateforme :
entreprise en termes de nombre
tous les outils nécessaires pour gérer d'utilisateurs, espace de stockage et
efficacement votre activité. exigences de processus particuliers. • Solution SaaS basée dans le cloud
pour une adoption rapide
• 100 % basée sur le Web, nouvelle
expérience utilisateur
• Flux de travail axés sur les
utilisateurs ne nécessitant pas de
services professionnels coûteux
• Plus grande évolutivité, pour croître
en même temps que votre entreprise
• Extensibilité, pour se connecter à
vos systèmes spécialisés, tel que
votre progiciel de gestion intégrée
(ERP)
• Portabilité, pour sauvegarder vos
règles métier et les réappliquer à
d'autres services
• Gestion intégrée des utilisateurs en
option
• Améliorations des autorisations
pour une sécurité renforcée
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Xerox® DocuShare ® Flex offre aux PME et aux départements des
grandes entreprises des fonctionnalités avancées qui évoluent en
fonction de leurs besoins.
PRINCIPALES CARACT É RISTIQUES ET
QuickBooks™ Salesforce.com® FONCTIONNALIT É S
DocuSign®
• Interface Web intuitive facilitant l'adoption
Connectors • Numérisation instantanée dans une
plateforme cloud sécurisée et partageable
• Gestion des versions de document
• Le glissement-déplacement simultané
Webforms Files de plusieurs fichiers pour des
téléchargements plus rapides
Company Data • Interface et application adaptées aux
appareils mobiles
• Affectation, escalade et gestion des
tâches pour aligner votre contenu
organisationnel sur vos processus d'affaire
Web Browser Microsoft® Azure Cloud
• Création de rapports pour le suivi et une
meilleure gestion globale de vos contenus
• Intégration totale dans vos services
d'annuaire d'entreprise
• Extensibilité pour se connecter à vos
Mobile Devices DocuShare® Flex Site Backup systèmes ERP, CRM ou dédiés à d'autres
secteurs d'activité
• Cadre de sécurité avancé pour
promouvoir la gouvernance et le partage
de contenu
• Création simple et rapide de formulaires
Web à remplir
MFP TWAIN Certified Scanner • Capture Web intégrée
• Reconnaissance optique de caractères
(ROC) intégrée avec fonction de recherche
GÉRER ET COLLABORER en texte intégral pour convertir facilement
les informations en connaissances
DocuShare ® vous aide à classer, stocker, organiser et gérer la totalité du cycle de vie de votre CAPTURER ET INDEXER
contenu d'entreprise dans un référentiel centralisé sécurisé dans le cloud. Une interface
Pour mieux gérer les flux massifs de documents
intuitive qui permet à vos employés de gérer leur contenu et d'organiser facilement leurs papier à travers l'ensemble de votre
fichiers. organisation, DocuShare® Flex propose des
outils puissants pour leur capture et leur
transformation au format électronique.
Gérer les propriétés des documents, les autorisations et les tâches
Numérisation simple et rapide dans le cloud :
• Capture de documents à partir n'importe quel
périphérique multifonction Xerox® ou scanner
Affecter les tâches et gérer la charge de travail des employés TWAIN
• Glissement-déplacement simultané de
plusieurs fichiers pour le téléchargement de
documents
Envoyer par courrier électronique du contenu depuis votre espace de stockage • Feuilles séparatrices à codes barres pour
en tant que pièce jointe, fichier zip ou URL, ou l'intégrer dans un flux de travail numérisation par lots
• Numérisation dans des flux de travail, des
fichiers ou des dossiers privés – sur site ou à
Créer des dossiers d'équipe qui favorisent la collaboration via les notifications et l'extérieur
les courriers électroniques
Extraction de données et modification
d'images intelligentes :
Rendre le contenu accessible dans le cloud pour permettre aux employés de gérer • ROC automatique basée dans le cloud dans
leur contenu professionnel dans DocuShare ® ; partager en interne les liens vers du toutes les langues
contenu (plutôt que des pièces jointes) • Visionneuse de documents intelligente avec
capacités d'annotation, de rédaction et
d'incrustation
• Intégration dans des bases de données pour
permettre l'indexation automatique des
caractéristiques des documents
• Redressement, suppression des taches,
compression, rotation et exportation au
format PDF
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Accès sécurisé aux contenus
et gestion du cycle de vie
Quel que soit l'endroit où ils se trouvent ou l'appareil qu'ils EFFIC ACITÉ DES PROCESSUS
utilisent, vos collaborateurs peuvent accéder rapidement et Xerox ® DocuShare ® n'est pas simplement une
plateforme centralisée de stockage, de
en toute sécurité au contenu professionnel qu'ils ont créé ou partage et d'édition de contenu. Elle est
qu'ils partagent avec leur équipe. Ce contenu est disponible également conçue pour dynamiser la
24h/24, 7 jours/7 depuis leur ordinateur de bureau, les productivité au moyen d'outils de routage
conviviaux et de flux de travail automatisés :
navigateurs Web et les appareils mobiles. Et grâce au
• Le routage intuitif vous permet de créer
puissant moteur de recherche en texte intégral, localiser des et de gérer les tâches et de les transmettre
fichiers ne prend que quelques secondes. à un niveau supérieur en cas d'absence de
réponse
Contrôlez qui a accès aux documents, qui est autorisé à les • Gestion des tâches configurable pour
consulter et à les éditer. Pour protéger le contenu, vous classer vos tâches de traitement
disposez d'outils pratiques : possibilité de définir des • Des règles métier à utiliser au niveau de
contrôles d'accès pour un utilisateur ou un groupe et l'entreprise vous permettent d'automatiser
possibilité pour l'administrateur d'afficher toutes les rapidement les processus
autorisations. De plus, vous pouvez activer l'archivage, les • Des règles opérationnelles générales
révisions et la destruction automatiques des données et s'appliquent à l'ensemble des dossiers et
des équipes
bénéficier de pistes d'audit de sécurité et de fonctions de
création de rapports. • Des politiques de révision et
d'élimination automatiques des
documents facilitent la gestion du cycle
de vie des contenus
• Des règles métier permettent la mise à
jour de bases de données externes
• L'automatisation des processus métier
permet la mise en place de solutions de
gestion de contrats, de traitement des
factures ou d'intégration RH, par exemple
LA PUISSANCE DU CLOUD
Le cloud permet une installation et une
configuration aisée et garantit l'évolutivité
de la plateforme. Il libère également votre
personnel informatique du fardeau d'une
gestion administrative inefficace. De plus, il
n'y a aucune inquiétude avoir sur la sécurité.
Xerox applique les meilleures pratiques du
secteur en matière de sécurité cloud et met
en œuvre des processus, des procédures, des
technologies et des mesures physiques
efficaces – de l'authentification chiffrée des
utilisateurs aux sauvegardes programmées,
en passant par le stockage extérieur et la
réplication de site – pour assurer la sécurité
et la disponibilité des données de nos clients.
Connectez et transformez votre environnement
de travail, la croissance sur le long terme
C O N N E C T E U R S P O U R 'I N T ÉG R AT IO N
DE SYSTÈMES MÉTIER
Connecteur Xerox® DocuShare®
Bien souvent, les entreprises font appel, pour
Flex pour Salesforce®
leurs activités générales, à de multiples
Réalisez des liens vers des
applications non intégrées. Il en résulte un
documents tels que les contrats
phénomène d'accumulation : chaque à partir de Salesforce® et créez
application (CRM, services cloud, applications des flux de travail DocuShare®
financières) renferme des données d'affaire Flex pour l'acheminement des
vitales, mais elles ne sont pas nouveaux clients Salesforce
« synchronisées ». La mise en liaison de ces vers le service juridique pour
systèmes peut supposer des coûts approbation, par exemple.
d'intégration non négligeables.
Les connecteurs pour Xerox® DocuShare®
Flex rationalisent la gestion générale de votre
Connecteur Xerox® DocuShare® Connecteur Xerox® DocuShare®
entreprise en permettant l'intégration des
applications métier dont dépendent votre
Flex pour QuickBooks™ Online Flex pour DocuSign®
entreprise. Ils se basent sur une configuration Soumettez à approbation vos Synchronisez votre référentiel
non codée très simple et conviviale. Les documents de facturation dans DocuShare® Flex avec une
connecteurs permettent l'échange des flux de travail DocuShare® enveloppe DocuSign® pour
bidirectionnel de données avec quatre Flex, pour les sauvegarder ensuite l'ajout de signatures
solutions externes, garantissant ainsi des dans QuickBooks™ Online. électroniques, puis verrouillez
processus et des résultats d'exploitation plus vos documents.
rapides et efficaces.
FORMULAIRES WEB POUR LA
NUM É RISATION ET L'AUTOMATISATION
DES PROCESSUS
Encore aujourd'hui, nombreuses sont les
entreprises qui utilisent des formulaires au format
papier, une méthode de gestion des données
lente et inefficace. Les formulaires Web pour
Xerox® DocuShare® Flex sont une nouvelle
fonction qui permettra à votre organisation de
renoncer au format papier à la faveur du
numérique, en permettant à vos collaborateurs
de capturer l'information de manière proactive et
instantanée, où qu'ils se trouvent et quel que soit
l'appareil utilisé (téléphone mobile, ordinateur
portable ou PC) sous forme de formulaires à
remplir simples.
Les formulaires Web peuvent être créés par les
utilisateurs DocuShare Flex au moyen d'outils
ou de modèles très conviviaux, pour la mise en
œuvre de flux de travail tels que :
• Collecte de données – remplissez le formulaire
(répondez aux questions), puis cliquez sur soumettre
• Soumissions de demandes ou octroi
d'approbations – soumettez le formulaire pour
initier le processus
• Mise en œuvre de processus tels que
l'intégration RH, l'inscription ou les demandes
administratives en ligne
Les formulaires Web peuvent en outre déclencher
des flux de travail et être enregistrés, réutilisés ou
enchaînés dans des processus automatisés ultérieurs.
SOLUTIONS CLOUD TRAITEMENT AUTOMATISÉ DES FACTURES • L'intégration des systèmes ERP
PA R FA I T EMEN T A DA P T ÉES POUR XEROX® DOCUSHARE® FLEX • Le stockage et l'archivage sécurisés
Xerox ® DocuShare ® Flex est une application Dans le but de limiter le temps et les coûts • La réalisation simple de rapports et les
basée dans le cloud parfaitement adaptée liés à la gestion de vos factures, l'outil de tableaux de bord dynamiques
à la gestion des contenus et adaptables à traitement automatisé des factures pour
Xerox ® DocuShare ® Flex est une solution • La correspondance à 3 niveaux
vos besoins. Fondée sur une plateforme de
permettant : • L'accès à la validation Web
développement d'applications
standardisée, elle offre des solutions • L'intégration des factures au format • Le rapprochement de documents
hautement personnalisées de traitement papier et électronique, et des documents
• La gestion des calendriers de vacances
de facturation (y compris l'intégration
automatisé des documents.
par des tiers) • Les modèles de processus de flux de
Xerox propose des solutions intégrées mais travail de facturation avec rôles
• La conversion ROC, la reconnaissance et
aussi, en collaboration avec ses partenaires, configurables, niveaux d'approbation,
l'extraction des métadonnées
délégations et interfaces
des services pour l'élaboration de solutions.
• Le remplissage automatique des
Cette solution nécessite de faire appel à des
métadonnées issues de bases de données
services professionnels spécialisés.
• Les flux de travail d'évaluation et
d'approbation à plusieurs niveaux
APPLICATION XEROX® DOCUSHARE®
FLEX – RESTER MOBILE
Dans l'environnement de travail
d'aujourd’hui, le mot d'ordre est la
mobilité—vous emportez votre travail là
où vous allez. L'application DocuShare®
Flex est une application mobile offrant de
nombreuses fonctionnalités. Vous pouvez
vous connecter, rechercher et visualiser des
documents, télécharger ou récupérer des
documents et les partager, effectuer
diverses tâches (approuver des flux de
travail, par exemple) et procéder à des
captures mobiles simples.
L'application est disponible pour les iPhone
et iPads iOS et peut être téléchargée à
partir de l'iTunes Store de Apple.
Pour plus d'informations sur DocuShare ® Flex, rendez-vous sur le site xerox.com/docushareflex ou docushare.com.
©2019 Xerox Corporation. Tous droits réservés. Xerox®, Xerox avec la marque figurative® et DocuShare® sont des marques déposées de Xerox
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