20/21 Guide des bonnes pratiques pour l'usage des outils numériques
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Guide
des bonnes pratiques
pour l’usage des outils
numériques
Pôle Ressources humaines et développement social
20 / 2 1Sommaire
Pour mon équilibre personnel et le bien-être au travail de tous. . . . . . . 4
› Respecter le droit de chacun à la déconnexion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
› Séparer sa vie numérique personnelle et professionnelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
› Veiller à la e-réputation à titre individuel
ou professionnel sur les réseaux sociaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
› Organiser son temps de travail
en intégrant la gestion de sa messagerie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Pour une meilleure collaboration avec mes collègues . . . . . . . . . . . . . . . . 7
› Veiller au contenu compréhensible et bienveillant
des messages et à l’utilisation adaptée des outils numériques . . . . . . . . . . . . . 7
› Adapter le moyen de communication selon le sujet à traiter. . . . . . . . . . . . . . . 9
› Gérer efficacement sa messagerie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2Tous acteurs des bonnes
pratiques numériques
Depuis plusieurs années, la révolution numérique transforme les rapports au
travail et les moyens de communication.
Bien que ces nouveaux outils numériques permettent un transfert d’informa-
tions rapide et pluripersonnel, ces supports peuvent être également porteurs
d’une surcharge informationnelle et de l’appréhension de l’urgence. Avec
l’affaiblissement des frontières de l’espace et du temps, l’utilisation de ces
outils numériques peut modifier, voire dégrader la démarcation entre la vie
personnelle et professionnelle.
Une enquête menée en 2019 au sein de l’université de Bordeaux a révélé que
81 % des personnels restaient joignables et connectés aux outils profession-
nels en dehors des horaires ouvrables et que 59 % souhaitaient bénéficier
d’une déconnexion.
Par ailleurs, ces outils de communication et d’information numérique ont
aussi un impact sur l’environnement. L’empreinte carbone d’un mail est
équivalente à celle d’un sac plastique, ce qui contribue à ce qu’on appelle la
« pollution numérique ». Il est nécessaire de mieux maîtriser ces outils afin
d’avoir des comportements plus écologiques.
Soucieuse du bien-être de sa communauté, l’université s’engage dans des
grands principes d’amélioration de l’usage du numérique professionnel dans
une optique d’amélioration de la qualité de vie au travail de tous.
Ce guide s’appuie sur les axes identifiés dans la charte du bon usage du
numérique, en proposant une déclinaison de bonnes pratiques et de recom-
mandations à adopter individuellement vis-à-vis de ces outils. Ces notions
s’appliquent aussi bien en situation de travail en présentiel qu’en travail à
distance souhaité ou imposé. En situation de crise, le numérique devient
un élément central dans la continuité de l’activité, il est ainsi essentiel de
protéger notre communauté en prônant sa bonne utilisation, sous réserve
des missions exercées. Que vous soyez Biatss, enseignants-chercheurs,
chercheurs, enseignants, et quel que soit votre degré d'utilisation de l'outil
numérique, vous participez à l’amélioration de la qualité de vie au travail.
L’établissement est garant de la bonne utilisation des outils numériques et du
droit à la déconnexion. Il est essentiel que chacun d’entre nous soit acteur du
respect des bonnes pratiques du numérique.
Nicole Rascle, chargée de mission Qualité de vie au travail
Marie-Béatrice Celabe, directrice générale des services adjointe,
déléguée au pôle Ressources humaines et développement social
Guide des bonnes pratiques pour l’usage des outils numériques 3Pour mon équilibre personnel et
le bien-être au travail de tous
Respecter le droit de chacun celle de mes collègues, une lecture
et une réponse immédiate. Je peux
à la déconnexion dans un message relayer une infor-
Que ce soit dans un contexte de mation à un collègue en congé, mais
travail en présentiel ou à distance, je ne dois pas solliciter une réponse
› J’évite de solliciter un collègue en de sa part avant sa reprise.
dehors de ses horaires de travail Je m’accorde des pauses numériques/
pendant ses congés, ou lorsqu’il est
temps de déconnexion
en arrêt de travail.
› Je privilégie l’envoi différé de Pour optimiser ma concentration
messages rédigés en dehors des durant un travail de conception-ré-
horaires de travail. flexion, travail de fond, en réunions :
→ Consulter la note de cadrage › Je préviens mes collègues que je ne
relative à la gestion des horaires et souhaite pas être sollicité sur un
congés : personnels.u-bordeaux.fr/ temps spécifique en activant mon
Horaires-conges-absences-Hamac message d’absence.
› Je considère qu’un mail reçu en › Je désactive les notifications
dehors de mon temps de travail, visuelles et sonores de mes mails et
ou sur mon temps de pause méri- sur mon téléphone (voir le réglage
dienne n’exige pas de ma part, et de de votre appareil).
En situation de télétravail, respectez
↓ vos temps de repos et planifiez-vous
des temps de déconnexion.
Astuce Je limite le sentiment d’urgence,
À partir de la messagerie Zimbra, cliquez même en situation de crise
sur la flèche à droite de l’onglet « Envoyer ».
› Je laisse un délai raisonnable de
Sélectionnez « Envoyer
plus tard », puis entrer
réponse à mes interlocuteurs avant
l’heure et la date à laquelle de les relancer (sauf délai juridique
vous souhaitez que votre lié à une demande spécifique). Si
message soit délivré. cela est opportun et selon le degré
d'importance et d'urgence du
sujet, je leur précise une échéance
souhaitée/souhaitable (jour/heure).
› J’utilise les termes « urgent,
important » avec parcimonie et
uniquement lorsqu’ils sont vrai-
ment nécessaires.
4 Guide des bonnes pratiques pour l’usage des outils numériquesSéparer sa vie
numérique personnelle et À noter
professionnelle
Les bonnes pratiques à adopter en
Je dissocie mes outils professionnels terme de sécurité informatique :
et personnels, même lors de travail à → Consultez
distance personnels.u-bordeaux.fr/Le-
› J’évite d’installer ma messagerie numerique-et-vous
professionnelle sur mes équipe-
ments personnels (mobile, tablette, › J’utilise mon adresse de messagerie
ordinateur). professionnelle uniquement dans
› J’évite d’utiliser ma messagerie le cadre de mes missions.
personnelle pour un usage profes- › Je transmets mes fichiers via les
sionnel. espaces de partage de documents
› J’utilise exclusivement ma messa- de l’université.
gerie professionnelle dans le cadre → Consultez personnels.u-bordeaux.
de mes missions. fr/FileSender-transfert-de-fichiers
› Je fais attention à ne pas prêter › Je veille à ne pas laisser mon termi-
mon identifiant. nal numérique sans surveillance.
Veiller à la e-réputation À noter
à titre individuel ou Un arrêt du Conseil d’État du
professionnel sur les 20 mars 2017 rappelle que les
réseaux sociaux agents publics restent soumis à leurs
obligations déontologiques sur les
J’applique mon devoir de réserve blogs et réseaux sociaux. Les
dans la sphère numérique obligations déontologiques
› Je veille aux respects de mes s’appliquent aux fonctionnaires, aux
obligations déontologiques, surtout contractuels mais également aux
dès lors que mes propos ou images vacataires et aux stagiaires de la
sont accessibles sans restrictions. fonction publique, ainsi qu’aux agents
› Je fais attention à ce que je poste suspendus de leurs fonctions et aux
en commentaire ou statut en mode agents en disponibilité.
public et non public sur ses réseaux
sociaux concernant l’établissement. jurisprudence les réseaux sociaux
Aujourd'hui tout acte discrimina- sont considérés comme des espaces
toire (insultes, propos homophobes, publics notamment si la personne a
raciales, sexistes) à l'encontre laissé son profil en mode public.
d'un personnel peut aboutir à des Bon à savoir
sanctions même dans le cadre privé
(conversation dans un groupe privé « Mes tweets n'engagent que
par exemple). À noter que dans la moi » n'a aucune valeur juridique.
Guide des bonnes pratiques pour l’usage des outils numériques 5Je distingue ma vie professionnelle › En situation de télétravail, je
de ma vie personnelle dans la sphère reste discret sur les informations
numérique relevant de la vie personnelle de
› Je ne poste pas des informations mes collaborateurs (logement, vie
personnelles sur la page pro- familiale etc.).
fessionnelle de l'entreprise par › Pour un usage personnel, je ne
exemple. mets pas mon profil en mode
› Je fais attention à ne pas trans- public sur les réseaux sociaux si je
mettre d’informations personnelles ne souhaite pas que mes collègues
(adresse mail personnelle, vie ou des inconnus puissent voir mes
privée, numéro de téléphone photos et vidéos personnelles de
personnel etc.) sur mes collègues vacances par exemple.
dans le monde professionnel.
Organiser son temps de → Consultez l'aide en ligne Zimbra
rubrique Fonctionnalités > Filtres
travail en intégrant la de messages
gestion de sa messagerie › En fin de journée, je planifie
Je planifie mes activités et priorise mes tâches pour le lendemain en
différentes plages de travail et les
mes tâches
priorise : temps de traitement des
› Dans un contexte de travail à mails, temps de concentration…
distance, j’identifie mes objectifs
› Je ne débute pas systématiquement
et les moyens à ma disposition afin
ma journée par traiter mes mails.
de définir les tâches nécessaires au
maintien des activités en situation › Pendant mes temps de travail de
de crise, et celles reportées à la fond, je désactive mes notifications
reprise des activités. Je priorise les dans mon agenda Zimbra.
tâches à effectuer à la reprise, afin → Consultez les préférences de
de revenir plus sereinement. Zimbra rubrique Calendrier
› Je donne suite à mes mails en « afficher les rappels » - décocher
fonction de leur degré d’urgence et les actions.
d’importance. → Attention Il est nécessaire de
cocher à nouveau ces actions
› J’applique des filtres à mes
si vous souhaitez recevoir les
messages afin de les trier et les notifications
hiérarchiser.
6 Guide des bonnes pratiques pour l’usage des outils numériquesPour une meilleure collaboration
avec mes collègues
Veiller au contenu communication instantanée (appel
téléphonique, visioconférence etc.).
compréhensible et
→ Consultez les outils numériques
bienveillant des messages personnels.u-bordeaux.fr/Travail-
et à l’utilisation adaptée des a-distance-outils-numeriques
outils numériques → Les outils de web conférence
personnels.u-bordeaux.fr/Outils-
J’utilise une forme de message de-web-conference
adaptée pour ne pas heurter mon › J’identifie au préalable mon
interlocuteur et pour éviter le interlocuteur afin d’éviter les
sentiment de harcèlement et de sur-sollicitations.
discrimination › J’évite les envois larges et indif-
› J’adopte un ton courtois, poli et férenciés, sans tenir compte de
respectueux dans la rédaction de l’organisation fonctionnelle de
mon message. l’établissement.
J’utilise des formules de politesse : › Je m’assure que mes sollicitations
« Bonjour », « Madame, Mon- relèvent bien des missions et
sieur », « Cordialement », « En vous du niveau de responsabilité du
remerciant » etc. destinataire.
› Je n’utilise pas des tournures de › Je ne mets pas systématiquement
phrases trop familières ou person- ma hiérarchie en copie si elle n’a
nelles. pas besoin d’être immédiatement
› Afin d’éviter de susciter un informée, je privilégie d’autres
sentiment d’agression chez le des- modalités de reporting.
tinataire, j’utilise avec parcimonie › Je fais attention à ne pas répéter
les effets de mise en forme (gras, la même information à une même
majuscules, rouge, souligné). personne et/ou via des canaux dif-
› Je limite l’usage du smartphone pour férents afin de limiter la surcharge
l’envoi de mails professionnels. informationnelle.
Je maintiens le lien social avec mes Je veille à la bonne compréhension
collègues, d’autant plus en situation du message
de travail à distance généralisé › Je rédige des phrases courtes et
› J’organise des temps d’échange simples.
informels pour maintenir le lien › Je fais attention à ce que le voca-
social en privilégiant les outils de bulaire et les sigles utilisés soient
compréhensibles par tous.
Guide des bonnes pratiques pour l’usage des outils numériques 7› J’utilise un sujet/objet de mail Je veille à suivre les
court, simple, explicite et qui cor- recommandations spécifiques à
respond au contenu du message. l’accessibilité numérique
→ Par exemple Sujet : [Nom du › Tous les documents numériques
dossier] – Action demandée doivent être accessibles pour les
› Je précise le comportement attendu personnels en situation de handicap.
par le destinataire › J’utilise la bonne police : Verdana,
« Pour information », « Pour Arial, Calibri, Helvetica ou Trebuchet.
validation », « Comme convenu », › J’utilise une taille d’écriture adap-
« Suite à donner »… tée : Taille 12 pour un document,
› Avant l’envoi de mon mail, j’effectue taille 16 pour une présentation.
un travail de relecture et je vérifie › J’évite de justifier mes textes.
que toutes les informations sont
bien présentes (objet du mail, corps › Je limite les animations dans mes
du texte, pièce jointe etc.). présentations.
› Lors d’un transfert de mail(s), je › Je privilégie un fort contraste entre
justifie cette action (Pour informa- la couleur de fond et la couleur la
tion, pour suite à donner…). police, et j’évite d’utiliser le rouge,
l’orange et le vert sur la même
page/diapositive.
En qualité de manager, vous êtes au cœur de la diffusion
des bonnes pratiques numériques
› Je m’implique en tant que porteur du projet et fais preuve d’exemplarité
› En situation de travail en présentiel ou à distance, je facilite la diffu-
sion et le partage d’informations au sein de mon service/composante/
structure/direction quel que soit le vecteur de communication, en mêlant
partage d’information électronique (mails, comptes rendus, relevés de
décision) et oral (réunion, feedback collectif ou individuel).
› Je respecte le droit à la déconnexion de chacun et incite mes collabora-
teurs à en faire de même, même en télétravail.
› J’incite mes collaborateurs à planifier un temps dédié au traitement des
messages électroniques.
› Je m’assure que mes collaborateurs participent aux formations sur
l’usage des outils numériques, qu’ils aient pris connaissance de la
documentation dédiée sur l’intranet des personnels qu’ils actualisent
leurs compétences afin d’être en capacité de travailler à distance et qu’ils
favorisent le partage d’expérience et de connaissance.
→ Consultez personnels.u-bordeaux.fr/Travail-a-distance-outils-
numeriques
8 Guide des bonnes pratiques pour l’usage des outils numériquesAdapter le moyen de • Le téléphone pour des sujets
nécessitant des informations
communication selon le
complexes, détaillées ou sensibles.
sujet à traiter • En face-à-face si la situation et/
Je recherche l’information au ou la disposition géographique le
préalable permettent.
Avant toute demande de rensei- Si l’information est complexe, conflic-
gnements auprès des services tuelle ou sensible, je conviens d’un
concernés, je vérifie si l’infor- rendez-vous, d’un temps d’échange
mation recherchée est disponible téléphonique ou d’une réunion avec la/
sur l’intranet des personnels : les personnes concernée(s) plutôt que
personnels.u-bordeaux.fr/ d’envoyer un mail.
Avant tout envoi d’un message
électronique, je me pose les › Est-ce vraiment urgent ?
questions suivantes J’estime au préalable le degré d’ur-
› Est-ce le bon canal de communi- gence pour transmettre ou répondre
cation ? à une information.
Si l’utilisation de la messagerie
électronique n’est pas pertinente, › Qui est le destinataire principal du
vous pouvez utiliser d’autres canaux message ?
de communication (discussion
instantanée) qui permettent de J’identifie le destinataire en m’assu-
communiquer plus rapidement et de rant que ma demande relève bien de
gagner en compréhension. sa responsabilité.
• Le chat : cette fonctionnalité est • Le destinataire correspond à
disponible via votre page Zimbra. la/les personne(s) qui est/sont
directement concernée/ées par le
↓ contenu du mail.
Astuce "Chat"
Pour l’activer, allez dans l’onglet « Préférences », puis sélectionnez « Zimlets »
dans la colonne de gauche. Cochez la case « Zimbra Talk Zimlet ». Ouvrez l’écran
de chat qui se trouve en bas à droit de votre page Zimbra, ajoutez un nouveau
contact en cliquant sur les trois points à droite, et indiquez l’adresse mail de la
personne avec qui vous souhaitez chater.
Guide des bonnes pratiques pour l’usage des outils numériques 9› Qui mettre en copie ? J’utilise d’autres canaux
d’information et de communication
et je m’engage à me former et à
• Je mets en copie d’un mail uni- actualiser régulièrement mes
quement la/les personne(s) qui compétences sur les outils adaptés
nécessite(nt) d’être informée(s), Dans une situation de travail à
mais qui n’est/ne sont pas distance généralisé, je privilégie les
directement impliquée(s) par le outils de communication instantanée
contenu du mail. (téléphone, visioconférence…) afin de
• Afin d’éviter la surcharge infor- limiter l’utilisation de la messagerie
mationnelle, je mets mes enca- › Je partage mon agenda Zimbra avec
drants et collaborateurs en copie mes collègues.
uniquement lorsque l’informa- › Je privilégie les outils collaboratifs :
tion nécessite vraiment de leur • Outil de sondage Evento pour
être transmise. l’organisation d’une réunion
• Lorsque l’information relève d’un • Outil d’envoi de gros fichiers
caractère confidentiel ou sen- volumineux File Sender
sible, je limite la mise en copie. • Outil de réservation de res-
sources GRR
› À qui répondre ? • Webconférence
Je fais bien la distinction entre → Consultez personnels.u-bordeaux.
la fonctionnalité « Répondre » et fr/Outils-de-web-conference
« Répondre à tous », et je n’abuse
pas de la fonctionnalité « Répondre
à tous » afin de limiter la surcharge
informationnelle :
• J’utilise la fonctionnalité
↓
Astuce
« Répondre » si l’information
concerne uniquement l’émetteur Tous les outils numériques
sont disponibles sur
du message.
l’intranet des personnels
• J’utilise la fonctionnalité « Ré-
pondre à tous » si l’information Consultez personnels.u-
bordeaux.fr/Travail-
nécessite d’être communiquée à
a-distance-outils-
l’émetteur et aux personnes en numeriques
copie de ce message.
10 Guide des bonnes pratiques pour l’usage des outils numériquesGérer efficacement sa J’active mon message d’absence
messagerie Lorsque je suis absent, j’active mon
message d’absence, en indiquant
Je réduis l’envoi et le stockage de la date de retour et/ou, en cas
mes mails d’urgence, en orientant, dans la
› Je réalise un tri régulier de ma mesure du possible, l’émetteur du
messagerie et supprime les mail vers un collaborateur et/ou une
messages inutiles ou déjà traités. boîte fonctionnelle pour suivre cette
→ Attention Afin de réduire au activité.
maximum le stockage, pensez à
vider régulièrement la corbeille de À l’ouverture d’un mail, j’effectue
votre messagerie et à trier votre immédiatement l’action adéquate
boîte d’envoi Répondre, accuser réception dans
› Je mets en pratique l’archivage des l’attente d’une réponse, différer la
messages importants à conserver réponse, classer le mail, ou le mar-
ou nécessitant une traçabilité.
quer comme « non-lu »…
→ Consultez l'aide de Zimbra
rubrique « Fonctionnalités > Je n’abuse pas des pièces jointes
Archivage » › Je me questionne sur la pertinence
Pendant les réunions, je me des fichiers à transmettre.
déconnecte de ma messagerie › Lors d’envois massifs de mails/
électronique afin de faciliter ma liste de diffusion, j’évite l’envoi de
pièces jointes trop volumineuses.
concentration
› Quand je dois envoyer des fichiers
› Je désactive mes notifications
volumineux, je privilégie les outils
Zimbra.
adéquats (outils professionnels de
→ Consultez les préférences rubrique stockage collaboratif)
Calendrier « afficher les rappels » - Je privilégie l’utilisation de
décocher les actions.
FileSender .
→ Attention Il est nécessaire de
cocher à nouveau ces actions → Consultez personnels.u-bordeaux.
si vous souhaitez recevoir les fr/FileSender-transfert-de-fichiers
notifications
↓
› Dans la mesure du possible, je ne Astuce
traite pas mes messages profes- Sur l’Ent, sélectionnez
sionnels. l’onglet « Services en
ligne », puis « Échange
de fichiers »
Guide des bonnes pratiques pour l’usage des outils numériques 11Septembre 2020 - réalisation : direction de la communication - université de Bordeaux En savoir + personnels.u-bordeaux.fr/Qualite-de-Vie-au-travail @univbordeaux univbordeaux universitedebordeaux
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