Programmes de citoyenneté et d'immigration Appel de propositions
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2017
Programmes de citoyenneté et
d’immigration
Appel de propositions
Guide de demande
Programme d’aide à l’établissement des
nouveaux arrivants
Ministère des Affaires civiques et de
l’Immigration
Date de publication :
Le 13 juin 2017
Date limite pour présenter une demande :
Le 18 juillet 2017
Page 1 / 20Table des matières
Introduction ................................................................................................................. 3
Programme d’aide à l’établissement des nouveaux arrivants....................................... 4
Aperçu du programme ................................................................................................................. 4
Objet du Guide de demande ........................................................................................................ 4
Date limite pour présenter une demande .................................................................................... 5
Préparation et présentation des propositions .............................................................................. 5
Organismes admissibles............................................................................................................... 5
Clients admissibles ...................................................................................................................... 6
Plafond de financement............................................................................................................... 6
Volets de financement ................................................................................................................. 6
1. Volet « Services d’établissement et d’intégration » ....................................................... 7
2. Volet « Services d’établissement et d’intégration pour les jeunes nouveaux arrivants» . 8
Critères d’évaluation ................................................................................................................... 8
Mesure du rendement et présentation de rapports ..................................................................... 8
Date de début du projet .............................................................................................................. 9
Période visée par le financement ................................................................................................. 9
Demandes faites en partenariat ................................................................................................... 9
Dépenses admissibles et non admissibles .................................................................................. 11
Directives relatives à la présentation des propositions .............................................. 12
Partie 1 – Formulaire de demande de Subventions Ontario ........................................................ 13
Partie 2 – Documents complémentaires/Formulaires supplémentaires ...................................... 16
Renseignements supplémentaires à l’intention des demandeurs ............................... 18
Entente avec le ministère .......................................................................................................... 18
Certificat d’assurance ................................................................................................................ 18
Absence d’obligation de financement ........................................................................................ 18
Vie privée et renseignements personnels ................................................................................... 19
Droits du ministère .................................................................................................................... 19
Interdiction pour le demandeur de communiquer avec les médias ............................................. 19
Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée .................................................... 20
Conflits d’intérêts ...................................................................................................................... 20
Page 2 / 20Introduction
Le ministère des Affaires civiques et de l’Immigration (ci-après le « ministère » ou le « MACI ») lance le
présent appel de propositions (ADP) afin d’inviter les organismes admissibles (ci-après les
« organismes demandeurs » ou les « demandeurs ») à présenter des propositions visant à aider le
ministère à réaliser les objectifs de la Stratégie ontarienne en matière d’immigration.
Par l’entremise de programmes visant à soutenir l’établissement et l’intégration, le ministère
collabore avec de nombreux organismes afin de répondre aux besoins changeants des nouveaux
arrivants en Ontario et de maximiser les avantages de l’immigration pour les nouveaux arrivants et
pour la province.
Ces programmes constituent un outil important appuyant la mise en œuvre de la Stratégie ontarienne
en matière d’immigration, qui établit une nouvelle orientation sur la manière dont le ministère
sélectionne, accueille et aide les immigrants en Ontario. Cette stratégie comporte trois objectifs clés :
attirer une main-d’œuvre qualifiée et favoriser une économie plus forte;
aider les nouveaux arrivants et leurs familles à réussir;
tirer profit des liens tissés dans le monde par nos communautés diversifiées afin d’accroître
notre prospérité.
Parmi les programmes mis en place par le MACI, le Programme d’aide à l’établissement des
nouveaux arrivants, aide les nouveaux arrivants à bien s’intégrer et à s’engager pleinement dans la
vie sociale, culturelle, citoyenne et économique de l’Ontario grâce à la prestation de services ciblés de
qualité.
Page 3 / 20Programme d’aide à
l’établissement des nouveaux
arrivants
Aperçu du programme
Le Programme d’aide à l’établissement des nouveaux arrivants (PAENA) soutient l’établissement et
l’intégration des nouveaux arrivants en Ontario grâce à la prestation de services ciblés de qualité. La
finalité du programme est d’aider les nouveaux arrivants à bien s’intégrer et à s’engager pleinement
dans la vie sociale, culturelle, citoyenne et économique de l’Ontario.
Le PAENA finance la prestation directe des services d’établissement et d’intégration, y compris des
services adaptés aux besoins des groupes prioritaires et/ou des populations vulnérables. Le
programme est offert par un réseau provincial d’organismes communautaires sans but lucratif qui
fournissent aux nouveaux arrivants de l’information sur les services répondant à leurs besoins
pendant le processus d’établissement et d’intégration; une initiation à la vie et à la culture
canadiennes; une aide relative aux questions liées à l’établissement; et un aiguillage et un jumelage
des nouveaux arrivants et des services et ressources existants au sein de l’ensemble de la collectivité.
Le PAENA donne priorité à la prestation de services à l’intention des populations insuffisamment
desservies, en particulier les nouveaux arrivants non admissibles aux services d’établissement
subventionnés par le gouvernement fédéral. Le PAENA prévoit des critères d’admissibilité étendus et
complète les services d’aide à l’établissement financés par le gouvernement fédéral et non destinés
aux nouveaux arrivants qui sont des citoyens canadiens, des demandeurs d’asile, des étudiants
étrangers ou des travailleurs étrangers temporaires. Dans le but de soutenir l’objectif d’immigration
francophone de 5 p. 100 établi dans la Stratégie ontarienne en matière d’immigration, le PAENA vise
également à améliorer l’accès aux services d’établissement pour les nouveaux arrivants francophones
et à leur offrir des services de meilleure qualité.
Le PAENA comporte les volets de financement suivants :
1. Services d’établissement et d’intégration
2. Services d’établissement et d’intégration pour les jeunes nouveaux arrivants
Objet du Guide de demande
Le présent Guide de demande fournit aux parties intéressées des renseignements généraux sur le
Programme d’aide à l’établissement des nouveaux arrivants, sur les conditions d’admissibilité des
Page 4 / 20propositions, sur les directives relatives à la présentation des propositions et sur les critères
d’évaluation.
Date limite pour présenter une demande
Les demandes doivent être présentées par voie électronique dans Subventions Ontario, au plus tard à
16 h, le 18 juillet 2017. Les demandes reçues après la date limite ne seront pas traitées.
Préparation et présentation des propositions
Pour obtenir une assistance technique de la part de Subventions Ontario, veuillez communiquer avec
ServiceOntario en composant le 1 855 216-3090 ou le 416 325-6691 ou bien en envoyant un courriel
à GrantsOntarioCS@Ontario.ca du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h (heure normale de l’Est).
ATS/Téléimprimeur (à l’intention des personnes malentendantes) : 416 325-3408 / Numéro sans
frais : 1 800 268-7095.
Pour faire en sorte que votre proposition soit évaluée de façon adéquate, votre demande doit être
remplie au complet et tous les documents exigés doivent y être joints. Les demandes incomplètes ne
seront pas examinées.
Le ministère n’est nullement tenu de financer une quelconque proposition présentée dans le cadre de
cet ADP ou de financer toute la durée ou tous les aspects d’un projet proposé. Bien qu’il n’existe pas
de processus d’appel pour contester une décision de financement du MACI, le ministère donnera
l’occasion aux demandeurs d’obtenir une rétroaction sur les propositions non retenues aux fins de
financement.
La demande présentée, ainsi que tous les documents qui l’accompagnent, deviennent la propriété du
ministère et ne seront pas renvoyés au demandeur.
Le personnel du ministère n’aidera pas les demandeurs à préparer leur présentation et ne peut pas
faire de commentaires sur des propositions individuelles.
Les organismes intéressés sont invités à soumettre leurs questions au ministère concernant l’ADP au
titre du Programme d’aide à l’établissement des nouveaux arrivants. Un document de questions et
réponses est accessible sur la page du portail du Programme d’aide à l’établissement des nouveaux
arrivants et sera mis à jour régulièrement. Les demandeurs doivent envoyer leurs questions à
NSPCFP@ontario.ca.
Le ministère ne répondra pas aux questions reçues après le mardi 4 juillet 2017.
Organismes admissibles
Les organismes pouvant présenter une demande au titre du Programme d’aide à l’établissement des
nouveaux arrivants incluent les organismes sans but lucratif exerçant leurs activités en Ontario qui
satisfont aux critères suivants :
Page 5 / 20 être constitués en personne morale depuis au moins deux (2) ans;
être dotés d’un conseil d’administration élu;
être régis par des règlements administratifs précisant les procédures applicables aux rapports
sur le fonctionnement et le rendement présentés aux membres ou au public, ainsi que les
responsabilités de l’organisme à l’égard de ces derniers;
démontrer au ministère qu’ils disposent de structures de gouvernance et de mécanismes de
responsabilisation adéquats pour administrer et gérer les fonds publics en bonne et due
forme, ainsi que pour mener à bien le projet conformément aux modalités d’une entente de
paiement de transfert;
convaincre le ministère qu’ils sont en mesure de présenter l’information financière pertinente
et exacte, en temps utile, et qu’ils peuvent fournir des états financiers vérifiés;
être en mesure de contracter une police d’assurance responsabilité civile générale d’un
montant minimal de deux millions de dollars (2 000 000 $) couvrant les dommages matériels
et corporels et les préjudices personnels.
Clients admissibles
Les services financés dans le cadre du PAENA sont dispensés en vertu de critères souples et sont
destinés aux résidents permanents, réfugiés au sens de la Convention, citoyens naturalisés canadiens,
demandeurs d’asile, étudiants étrangers, travailleurs étrangers temporaires et candidats approuvés
au titre du Programme ontarien des candidats à l’immigration.
Les services financés par le PAENA donnent la priorité aux clients qui ne sont pas admissibles aux
services d’établissement subventionnés par le gouvernement fédéral.
Plafond de financement
Le Programme d’aide à l’établissement des nouveaux arrivants peut prendre en charge les dépenses
admissibles d’un projet à concurrence de 130 000 $ par an, pour une période maximale de trois ans,
afin de couvrir les coûts de fonctionnement et d’administration. Veuillez consulter les pages 11 et 12
du présent Guide de demande pour connaître la liste des dépenses admissibles et non admissibles. La
subvention versée à l’issue de cet appel de propositions au titre du PAENA est uniquement destinée à
maintenir le niveau de service actuel.
Des subventions d’un montant supérieur à 130 000 $ par an pourront être accordées dans des
circonstances exceptionnelles pour des projets qui impliquent la participation de nombreux
partenaires et/ou apportent la preuve d’un besoin de financement exceptionnel.
Volets de financement
Le Programme d’aide à l’établissement des nouveaux arrivants comporte deux volets de financement
distincts :
1. Services d’établissement et d’intégration
2. Services d’établissement et d’intégration pour les jeunes nouveaux arrivants
Page 6 / 20Chaque volet de financement s’accompagne d’un ensemble de résultats particuliers (veuillez
consulter les pages 7 et 8 du présent Guide de demande) et d’un formulaire de demande distinct à
remplir. Veuillez lire attentivement les descriptions ci-après afin de comprendre les résultats de
chaque volet de financement et de déterminer comment le projet que vous proposez pourra
contribuer à leur réalisation.
Les demandeurs doivent présenter une demande distincte pour chaque projet qu’ils proposent de
mettre en œuvre.
1. Volet « Services d’établissement et d’intégration »
Le volet « Services d’établissement et d’intégration » finance la prestation des services
d’établissement et d’intégration, y compris des services adaptés aux besoins des groupes prioritaires
et/ou des populations vulnérables. Les services offriront en temps opportun aux nouveaux arrivants
de l’information pertinente et accessible et les aideront à prendre des décisions éclairées et à s’établir
avec succès en Ontario. Les activités admissibles sont notamment les suivantes :
effectuer une évaluation des besoins et élaborer des plans d’établissement personnalisés et
appropriés;
fournir de l’information sur la gamme des services communautaires et gouvernementaux
disponibles afin de répondre aux besoins des clients;
offrir des mesures d’orientation afin d’aider les clients à découvrir les principales
caractéristiques de la vie et de la culture canadiennes et fournir des services d’aide à
l’intégration; cela peut inclure des séances d’orientation normalisées visant à aider les
nouveaux arrivants à s’établir dans la collectivité;
aider les clients à relever les défis associés à l’intégration et à la transition, les aider à créer des
liens sociaux et les mettre en contact avec des possibilités de bénévolat, de réseautage
professionnel et d’activités communautaires;
rediriger les clients vers d’autres services, ressources et possibilités communautaires et les
aider à établir des liens avec ses services;
créer des partenariats et coordonner la prestation de services avec des institutions et d’autres
fournisseurs de services afin de répondre efficacement aux besoins de la clientèle et de la
collectivité.
Résultats
Les projets financés au titre du volet « Services d’établissement et d’intégration » doivent contribuer
à la réalisation des résultats du programme, à savoir :
1. Les nouveaux arrivants obtiennent des renseignements sur les programmes et services
existants pour les aider à s’établir avec succès en Ontario.
2. Les nouveaux arrivants ont accès à des mécanismes de soutien qui les guident face aux
questions et aux défis associés à l’établissement.
3. Les nouveaux arrivants reçoivent une aide qui favorise la création de liens sociaux et la
participation au sein de la collectivité.
Page 7 / 202. Volet « Services d’établissement et d’intégration
pour les jeunes nouveaux arrivants»
Le volet « Services d’établissement et d’intégration pour les jeunes nouveaux arrivants » comblera les
besoins en matière d’établissement et d’intégration des jeunes nouveaux arrivants (âgés de 12 à
25 ans) par la prestation de services et de programmes ciblés et culturellement adaptés favorisant
leur participation et l’amélioration de la dynamique familiale. Les activités admissibles sont
notamment les suivantes :
soutien permettant aux jeunes nouveaux arrivants de composer avec la transition;
programmes d’orientation, d’information, d’aiguillage et de soutien à l’intention des jeunes
nouveaux arrivants;
développement du leadership, acquisition de compétences, formation et mentorat;
système de soutien intergénérationnel pour les jeunes nouveaux arrivants et leurs familles;
activités communautaires favorisant l’intégration sociale et l’inclusion, notamment des
programmes culturels et récréatifs;
mécanismes de soutien additionnels pour les jeunes nouveaux arrivants confrontés à des
obstacles complexes en matière d’intégration.
Résultats
Les projets financés au titre du volet « Services d’établissement et d’intégration pour les jeunes
nouveaux arrivants » doivent contribuer à la réalisation des résultats du programme, à savoir :
1. Les jeunes nouveaux arrivants bénéficient de possibilités favorisant la création de liens sociaux
et la participation au sein de la collectivité.
2. Les jeunes nouveaux arrivants reçoivent en temps opportun des renseignements et des
services qui répondent à leurs besoins pendant le processus d’établissement.
3. Les jeunes nouveaux arrivants bénéficient de possibilités de formation et d’acquisition de
compétences.
4. Les jeunes nouveaux arrivants ont accès à des mécanismes de soutien intergénérationnel.
Critères d’évaluation
Pour les deux volets, le ministère tiendra compte des points suivants :
Capacité organisationnelle
Projet proposé et l’alignement avec les résultats visés
Budget
Preuves d’expérience, de rendement et d’efficacité dans la prestation d’activités provinciales
en faveur de l’établissement des populations insuffisamment desservies et vulnérables.
Couverture géographique et sensibilité aux besoins régionaux
Mesure du rendement et présentation de rapports
Pour les deux volets, les propositions devront définir clairement des mesures et des indicateurs de
rendement correspondant aux objectifs du projet énoncés et indiquer le mode de calcul permettant
Page 8 / 20de déterminer si les activités financées ont permis d’atteindre les résultats visés.
Les fournisseurs de services seront tenus de recueillir des données sur les services et de rendre
compte, au minimum, des éléments suivants :
données quantitatives et qualitatives relatives aux activités financées, entre autres le profil
des clients, le service et l’aspect financier, et les sondages auprès des clients;
mesures de rendement, y compris le nombre de : clients recevant des services, visites de
clients, services offerts, ateliers, participants aux ateliers, produits créés et offerts (le cas
échéant);
mesures des résultats contribuant à évaluer l’efficacité des services. Les mesures varieront
selon le type de service ou d’activité financé(e). Dans certains cas, les fournisseurs de services
seront tenus de suivre une approche normalisée afin de mesurer la réussite des programmes
et des services.
Date de début du projet
Les demandeurs dont les projets sont retenus doivent prévoir de commencer la prestation des
activités financées le 1er avril 2018.
Période visée par le financement
Le ministère accordera un financement au titre du PAENA pour une période maximale de trois ans,
allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2021.
Demandes faites en partenariat
Le ministère accepte les demandes faites en partenariat qui apportent la preuve que ladite
collaboration permettra de mieux répondre aux besoins divers et changeants des nouveaux arrivants.
Ces demandes doivent clairement démontrer comment le partenariat assurera une prestation des
services plus efficace, coordonnée et intégrée, adaptée à l’évolution des besoins des nouveaux
arrivants.
Les demandes faites en partenariat doivent être présentées par un organisme directeur qui assumera
la responsabilité légale de la perception et de la gestion de la subvention et qui devra rendre compte
au ministère de l’administration des fonds et de la prestation des services subventionnés au titre du
programme.
Les demandes faites en partenariat doivent comporter un protocole d’entente (ou tout autre accord
de partenariat) signé par tous les partenaires et qui précise clairement le rôle de l’organisme directeur
et de tous les organismes partenaires. Le nombre de partenaires n’est pas limité, mais chacun doit
apporter une preuve de son rôle et de sa contribution.
Outre le protocole d’entente, il incombe aux organismes partenaires de décider du besoin de
préparer un accord distinct qui précise les obligations légales de chacun envers les autres, et d’obtenir
tout conseil jugé nécessaire en matière de droit, d’assurance ou dans tout autre domaine.
Page 9 / 20L’organisme directeur :
o doit satisfaire à l’ensemble des critères d’admissibilité au titre du PAENA;
o doit remplir toutes les sections du formulaire de demande en ligne de Subventions Ontario et
du formulaire supplémentaire à joindre au formulaire de demande, et fournir tous les
documents complémentaires requis;
o doit signer la demande et sera responsable si cette dernière est approuvée;
o doit signer avec le ministère une entente ayant force exécutoire si la demande est approuvée
et sera responsable de la présentation de tous les rapports financiers et de fonctionnement;
o sera le décisionnaire final au sein du partenariat pour toutes les questions liées à l’exécution
du contrat.
Les organismes partenaires :
o doivent signer un protocole d’entente précisant leur rôle et leur contribution à la réalisation
du plan proposé de prestation des services.
Le ministère se réserve le droit de demander d’autres renseignements sur un organisme partenaire
dans le cadre de l’examen de la demande ainsi qu’à tout moment durant la prestation d’un projet
subventionné.
Page 10 / 20Dépenses admissibles et non admissibles
Les mécanismes de financement du ministère visent les coûts directement liés à la prestation et à
l’évaluation des projets. Le tableau ci-dessous fournit des directives générales concernant les
dépenses admissibles et non admissibles. Il ne se substitue pas aux modalités de l’entente de
paiement de transfert.
Dépenses liées au projet Dépenses administratives Dépenses non admissibles
admissibles centrales admissibles
Le MACI financera notamment, Jusqu’à concurrence de 15 p. 100 Le MACI ne financera pas les dépenses
mais non exclusivement, les du financement du MACI peut être suivantes :
dépenses liées au projet suivantes : consacré aux dépenses
administratives centrales incluant
notamment, mais non
exclusivement, une proportion des
éléments suivants :
Salaires et avantages sociaux Locaux loués Services, activités et produits déjà
pour les postes nécessaires à Services publics financés par un autre organisme de
la réalisation du projet Téléphone financement
Loyer des locaux utilisés Fournitures (p. ex. frais Déficits budgétaires, réduction de la
directement pour le projet d’impression, de photocopie, dette ou réserves organisationnelles
Activités de sensibilisation d’envoi postal, etc.) Dépenses liées à des activités politiques
relatives au projet Dépenses liées à Dépenses engagées à des fins partisanes,
Dépenses liées à l’évaluation l’administration centrale et à sectaires et/ou religieuses selon la
du projet, le cas échéant la dotation en personnel (p. ex. définition qu’en donne l’Agence du
Matériel/fournitures servant TI, nettoyage, RH, services revenu du Canada
directement à la prestation du juridiques, tenue des comptes, Activités entreprises ou terminées avant
projet services d’inscription et de la date de début de l’entente de
Équipement relatif au projet, soutien aux étudiants, etc.) paiement de transfert
le cas échéant Une partie de vérification Activités qui pourraient être jugées
Frais de déplacement et de organisationnelle discriminatoires aux termes du Code des
repas liés au projet droits de la personne de l’Ontario
Formation et Dépenses liées aux droits réglementaires
perfectionnement et aux frais d’adhésion (dans des
professionnel du personnel du circonstances exceptionnelles, le
projet ministère peut en tenir compte; son
consentement préalable est requis).
Activités lucratives
Frais associés à la préparation d’une
proposition en réponse au présent ADP
Toute couverture d’assurance de
l’organisme ou du projet, incluant la
protection offerte par la Commission de
la sécurité professionnelle et de
l’assurance contre les accidents du travail
(CSPAAT)
Dépenses des participants (allocations,
subventions salariales, honoraires,
remboursement des dépenses des
participants, etc.)
Primes de rendement des employés
Indemnités de départ/cessation d’emploi
Page 11 / 20des employés
Dépenses sans lien direct avec le projet
Dépenses importantes en
immobilisations, par exemple
l’acquisition, la rénovation ou la
construction d’installations
Tout dépassement de budget
Directives relatives à la
présentation des propositions
Pour présenter une proposition, l’organisme demandeur doit remplir ces documents et fournir les
renseignements requis conformément aux directives énoncées ci-dessous. Le ministère n’examinera
pas les demandes incomplètes.
Toutes les propositions doivent être présentées, en français ou en anglais, dans Subventions Ontario.
L’utilisation de ce système requiert un ordinateur et l’accès à Internet.
Les demandeurs doivent être inscrits auprès de Subventions Ontario pour avoir accès au formulaire
de demande et pour pouvoir le remplir. Les nouveaux demandeurs et ceux qui ont déjà présenté une
proposition par le passé devront enregistrer leur organisme/mettre à jour leur profil dans le Système
central d’enregistrement pour les paiements de transfert (SCEPT). Le SCEPT est un système
d’enregistrement autogéré à guichet unique permettant de saisir et de mettre à jour les
renseignements sur le profil des organismes. Pour obtenir une assistance technique, veuillez
communiquer avec le Service à la clientèle de Subventions Ontario en composant le 416 325-6691 ou
le 1 855 216-3090 ou bien en envoyant un courriel à GrantsOntarioCS@Ontario.ca du lundi au
vendredi, de 8 h 30 à 17 h (heure normale de l’Est). ATS/Téléimprimeur (à l’intention des personnes
malentendantes) : 416 325-3408 / Numéro sans frais : 1 800 268-7095.
Si vous n’avez pas de compte Subventions Ontario, veuillez suivre la procédure ci-dessous :
1) Créez un compte ONe-key.
ONe-key vous assure un accès sécurisé aux programmes et aux services du gouvernement de
l’Ontario, notamment au Système central d’enregistrement pour les paiements de transfert
(SCEPT).
2) Accédez au SCEPT pour enregistrer votre organisme. Pour obtenir des directives, veuillez
consulter les guides de l’utilisateur
3) Demandez votre inscription au Subventions Ontario.
Prévoyez un délai suffisant, car la confirmation d’accès au Subventions Ontario peut prendre
jusqu’à deux jours ouvrables. Vous ne pourrez accéder au formulaire de demande de
subvention qu’après cette inscription.
Page 12 / 20Le ministère recommande aux demandeurs de s’inscrire au Subventions Ontario au moins deux (2)
semaines avant la date limite pour présenter une demande en réponse à l’ADP. Il faut jusqu’à cinq
(5) jours ouvrables pour finaliser l’inscription dans Subventions Ontario et obtenir un accès au
système.
Dès qu’un formulaire de demande dûment rempli est présenté par voie électronique dans
Subventions Ontario, un courriel est envoyé à la personne-ressource principale de l’organisme
demandeur pour accuser réception de la demande. Il est impossible d’apporter des changements au
formulaire une fois qu’il a été présenté. Si un organisme demandeur ne reçoit pas de courriel
confirmant que sa demande a bien été reçue, il doit communiquer avec Subventions Ontario en
composant le 416 325-6691 ou le 1 855 216-3090 ou bien en envoyant un courriel à
GrantsOntarioCS@Ontario.ca du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h (heure normale de l’Est).
ATS/Téléimprimeur (à l’intention des personnes malentendantes) : 416 325-3408 / Numéro sans
frais : 1 800 268-7095.
Partie 1 – Formulaire de demande de Subventions
Ontario
Une fois inscrit au Subventions Ontario, un organisme demandeur est en mesure de présenter une
demande pour n’importe quelle subvention disponible. Si le volet approprié est choisi (PAENA-
Services d’établissement et d’intégration ou PAENA-Services d’établissement et d’intégration pour les
jeunes nouveaux arrivants) dans la fenêtre « Subventions disponibles », le système affichera
automatiquement le formulaire de demande en ligne de Subventions Ontario correspondant que les
demandeurs doivent remplir et présenter. Veuillez noter qu’un formulaire de demande distinct doit
être rempli pour chaque volet de financement.
Une fois que le demandeur a commencé à remplir en ligne le formulaire de demande de Subventions
Ontario, il peut le sauvegarder à tout moment et y revenir par la suite.
Les directives ci-dessous s’appliquent aux deux volets de financement et expliquent spécifiquement
aux demandeurs à quelles questions ils doivent répondre et comment procéder. Veuillez noter que
toutes les questions figurant dans le formulaire de demande de Subventions Ontario n’exigent pas de
réponse.
Le formulaire de demande en ligne de Subventions Ontario comprend les sections suivantes :
A. Renseignements sur l’organisation
B. Renseignements concernant l’adresse de l’organisation
C. Coordonnées des personnes-ressources de l’organisation
E. Renseignements sur le paiement de la subvention
F. Renseignements sur la personne-ressource pour la demande
K. Renseignements sur la lettre d’intention
Z. Déclaration/Signature
Page 13 / 20Sections A, B, C, E et F – Renseignements sur l’organisation, Renseignements concernant l’adresse de
l’organisation, Coordonnées des personnes-ressources de l’organisation, Renseignements sur le
paiement de la subvention et Renseignements sur la personne-ressource pour la demande
Des explications sur ces sections sont fournies directement dans le formulaire de demande en ligne
de Subventions Ontario. Quelques champs de ces sections seront remplis automatiquement à partir
des données fournies lors du processus d’inscription à Subventions Ontario. Pour apporter des
changements, vous devez présenter une demande d’assistance par le biais du Subventions Ontario.
Une fois la modification effectuée, toutes les futures demandes tiendront compte des
renseignements mis à jour.
Section K – Renseignements sur la lettre d’intention
Veuillez suivre les directives ci-dessous pour chacune des questions de cette section :
1. Nom du projet : Inscrivez le nom du projet que vous proposez. Assurez-vous de choisir un nom
court.
2. Date de début : Inscrivez la date à laquelle vous prévoyez que votre projet commencera, au plus
tôt le 1er avril 2018.
3. Date de fin : Inscrivez la date à laquelle vous prévoyez que votre projet se terminera, au plus tard
le 31 mars 2021.
4. Montant demandé : Inscrivez le montant total du financement demandé au MACI pour le projet
que vous proposez. Ce montant ne doit pas inclure les contributions en nature ou le financement
provenant d’autres sources.
5. Secteur cible : Sélectionnez « S. O. » pour ce champ.
6. Municipalité hôte/Communauté des Premières Nations : Sélectionnez « S. O. » pour ce champ.
7. Priorité du projet (le cas échéant) : Sélectionnez « S. O. » pour ce champ.
8. Résumé du projet : Veuillez suivre les directives figurant sur le formulaire de demande de
Subventions Ontario. Assurez-vous de fournir un résumé concis.
9. Description du projet : Sélectionnez « S. O. » pour ce champ. (Ces renseignements seront fournis
dans un document complémentaire.)
10. Historique de l’organisation : Inscrivez « S. O. » dans ce champ. (Ces renseignements seront
fournis dans un document complémentaire.)
11. Aptitudes et capacités de l’organisation : Inscrivez « S. O. » dans ce champ. (Ces renseignements
seront fournis dans un document complémentaire.)
12. Raison d’être ou besoin : Sélectionnez « S. O. » pour ce champ. (Ces renseignements seront
fournis dans un document complémentaire.)
Section Z – Déclaration/Signature
Des explications sur cette section sont fournies directement dans le formulaire de demande en ligne
de Subventions Ontario. En signant la demande en ligne et en la présentant (dans Subventions
Ontario) au ministère, l’organisme demandeur convient de l’exactitude des énoncés suivants :
a. Les renseignements fournis à l’appui de la demande de subvention sont véridiques, exacts et
complets à tous égards.
b. Le demandeur a lu, compris et s’engagé à respecter les modalités régissant la subvention décrites
précédemment et dans toute correspondance ultérieure du ministère.
Page 14 / 20c. Le demandeur est conscient du fait que les renseignements fournis dans la présente peuvent être
utilisés pour évaluer l’admissibilité à la subvention ainsi qu’à des fins de déclaration statistique.
d. Le demandeur n’a pas manqué à ses obligations aux termes des modalités de toute entente
conclue avec un ministère ou un organisme du gouvernement de l’Ontario en ce qui a trait à une
subvention, un prêt ou un paiement de transfert.
e. Le demandeur comprend que les renseignements fournis dans la présente demande ou
présentés au ministère dans le cadre de cette subvention peuvent être divulgués en vertu de la
Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario.
f. Le demandeur a lu et comprend les renseignements contenus dans le formulaire de demande.
Page 15 / 20Partie 2 – Documents complémentaires/Formulaires
supplémentaires
Pour que leur demande de financement soit prise en compte, les organismes demandeurs doivent
présenter à la fois le formulaire de demande en ligne de Subventions Ontario et les documents
complémentaires. Les demandes incomplètes ne seront pas examinées. Les formulaires
supplémentaires à joindre à la demande sont accessibles sur la page du portail du Programme d’aide
à l’établissement des nouveaux arrivants.
Les documents complémentaires/formulaires supplémentaires suivants doivent être joints à la
demande :
Formulaire « Questions additionnelles »
Modèle de budget
Règlements
Déclaration relative aux conflits d’intérêts
Politiques financières
Lettres patentes
Derniers états financiers vérifiés
Évaluation du risque organisationnel
Documents à l’appui de l’évaluation du risque organisationnel
Lettres des partenaires (le cas échéant)
Vous devez remplir ces documents et les joindre à votre demande. Les demandes non accompagnées
de ces documents ne seront pas examinées aux fins de financement. Veuillez joindre uniquement les
documents exigés dans le Guide de demande, en faisant référence aux pages ou aux sections
spécifiques desdits documents, le cas échéant. Veuillez ne pas joindre d’autres documents, par
exemple des brochures et du matériel publicitaire.
Pour obtenir des directives sur la façon de joindre un document au formulaire de demande de
Subventions Ontario, consultez le Guide de référence des candidats – Système des subventions de
l’Ontario (pages 26 à 28).
Le formulaire « Questions additionnelles », l’Évaluation du risque organisationnel et la Déclaration
relative aux conflits d’intérêts sont en format Microsoft Word. Le Modèle de budget est en format
Microsoft Excel. Une fois téléchargés, ces documents doivent être sauvegardés sur un ordinateur ou
une clé USB. Lorsque les documents sont remplis et prêts à être envoyés, vous devez les téléverser en
tant que pièces jointes au formulaire de demande de Subventions Ontario.
Formulaire « Questions additionnelles »
Les demandeurs doivent s’assurer que les réponses fournies dans ce formulaire correspondent aux
objectifs du programme et aux volets obligatoires décrits dans le Guide de demande.
Page 16 / 20Modèle de budget
Veuillez remplir le Modèle de budget en indiquant toutes les sources de revenus connues pour le
projet proposé (financement du MACI et financement provenant d’autres sources), ainsi que toutes
les dépenses du projet et les dépenses administratives.
Les demandeurs doivent fournir des notes de budget appropriées pour toutes les dépenses du projet
et les dépenses administratives, afin de fournir au ministère suffisamment de renseignements pour
évaluer le budget proposé. Veuillez consulter les pages 11 et 12 du présent Guide de demande pour
connaître la liste des dépenses admissibles et non admissibles.
Règlements
Les demandeurs doivent fournir un exemplaire de leurs règlements afin de démontrer qu’ils disposent
de structures de gouvernance et de mécanismes de responsabilisation adéquats pour administrer et
gérer les fonds publics en bonne et due forme, ainsi que pour mener à bien le projet conformément
aux modalités d’une entente de paiement de transfert.
Déclaration relative aux conflits d’intérêts
Remplissez le document « Déclaration relative aux conflits d’intérêts », en indiquant tous les conflits
d’intérêts réels et potentiels. Le document dûment rempli doit être imprimé, signé, numérisé et joint
en format PDF à votre formulaire de demande de Subventions Ontario.
Politiques financières
Les demandeurs doivent fournir un exemplaire de leurs politiques financières afin de démontrer qu’ils
disposent de structures de gouvernance et de mécanismes de responsabilisation adéquats pour
administrer et gérer les fonds publics en bonne et due forme.
Lettres patentes
Les demandeurs doivent fournir un exemplaire des lettres patentes de leur organisme afin de justifier
l’exercice d’une activité sans but lucratif depuis au moins deux (2) ans.
Derniers états financiers vérifiés
Les demandeurs doivent fournir un exemplaire de leurs états financiers afin de démonter la
solidité/stabilité financière de leur organisme.
Évaluation du risque organisationnel
Le ministère évalue la capacité organisationnelle des demandeurs en fonction des normes du MACI
dans les domaines suivants :
Gouvernance
Prestation des programmes et des services
Satisfaction des intervenants
Finances
Cadre juridique
Technologie
Information
Ressources humaines
Page 17 / 20Pour chaque section de l’évaluation du risque organisationnel, le demandeur doit démontrer de
quelle façon il respecte les normes correspondantes. Le demandeur doit préciser les mesures qu’il
prend pour corriger d’éventuelles lacunes dans l’une ou l’autre des composantes.
REMARQUE : Le même document « Évaluation du risque organisationnel » peut être joint à toute
demande supplémentaire au titre de l’appel de propositions 2017 portant sur les programmes
d’immigration du ministère.
Documents à l’appui de l’évaluation du risque organisationnel (le cas échéant)
Les demandeurs qui remplissent le document « Évaluation du risque organisationnel » peuvent juger
nécessaire de faire référence à des documents spécifiques pour appuyer leurs réponses. À cette fin,
les demandeurs peuvent fournir un lien Internet vers les documents en ligne ou les joindre à la
demande. Veuillez indiquer à quelles pages ou sections spécifiques des documents justificatifs joints
vous vous référez. Veuillez joindre tous les documents exigés.
Renseignements
supplémentaires à l’intention
des demandeurs
Entente avec le ministère
Les demandeurs dont la proposition est retenue devront conclure officiellement une entente de
paiement de transfert avec le ministère.
Certificat d’assurance
Avant le versement de la subvention, tous les demandeurs retenus ont l’obligation de contracter une
police d’assurance responsabilité civile générale d’un montant minimal de deux millions de dollars. La
mention « Sa Majesté la Reine du chef de l’Ontario, représentée par le ministère des Affaires civiques
et de l’Immigration » doit être ajoutée parmi les assurés additionnels.
Absence d’obligation de financement
Le processus de demande ne débouchera pas automatiquement sur un engagement de financement
envers l’un ou l’autre demandeur. En outre, le ministère se réserve le droit d’attribuer un
financement par le biais de processus autres que le présent processus de demande. Le MACI ne peut
être tenu responsable des dépenses engagées par un quelconque demandeur, y compris des
dépenses liées à la préparation de la demande.
Page 18 / 20Vie privée et renseignements personnels
Les demandeurs doivent connaître leurs obligations en vertu des lois pertinentes au moment de
préparer et de mettre en œuvre leur proposition et leur évaluation, afin de s’assurer qu’ils satisfont à
toutes les exigences de la loi, notamment, mais non exclusivement, en ce qui a trait à la collecte, à la
protection, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels.
Il incombe au demandeur de se conformer, et de s’assurer que ses organismes partenaires et
d’évaluation se conforment, à toutes les exigences éthiques et légales relatives à la vie privée, à la
confidentialité et à la sécurité de l’information, y compris aux obligations en vertu de toute entente
de financement susceptible d’être conclue, et ce, dans le cadre de ses activités en lien avec le projet
proposé, notamment, mais non exclusivement, dans toutes les activités d’évaluation et de production
de rapports.
Les bénéficiaires de la subvention doivent s’efforcer d’obtenir les droits requis aux fins d’utilisation
des données et des renseignements, tel qu’indiqué dans le présent Guide de demande ainsi que dans
toute entente de financement susceptible d’être conclue.
Droits du ministère
Lorsqu’il présente une demande, l’organisme est réputé avoir pris acte du fait que le ministère ou la
personne qu’il a désignée peut :
communiquer directement avec un demandeur ou des demandeurs potentiels;
à sa seule discrétion, accepter d’examiner des demandes qui ne sont pas strictement
conformes aux exigences susmentionnées;
vérifier auprès d’un demandeur ou d’un tiers tout renseignement fourni dans une demande;
apporter des changements, y compris des changements importants, au présent Guide de
demande et aux documents associés, incluant le formulaire de demande, en ajoutant de
nouveaux renseignements sur le site Web désigné;
annuler ce processus de demande et d’appel de propositions à n’importe quelle étape du
processus de demande ou d’évaluation;
à sa seule et entière discrétion, rejeter une ou la totalité des demandes;
financer des personnes morales pour des projets semblables, peu importe si ces personnes
morales ont présenté ou non une demande en réponse au présent Guide de demande.
Interdiction pour le demandeur de communiquer avec
les médias
Page 19 / 20Un demandeur ne peut à aucun moment communiquer directement ou indirectement avec les
médias au sujet de ce processus de demande ou de toute entente juridique en lien avec la demande
sans obtenir au préalable le consentement écrit du MACI. Le MACI peut refuser d’examiner la
demande ou annuler la subvention d’un organisme qui communique avec les médias sans son
consentement écrit.
Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie
privée
Les demandeurs doivent savoir que la province est tenue de respecter la Loi sur l’accès à l’information
et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, avec ses modifications successives, et que
tous les renseignements fournis à la province en lien avec leur demande peuvent être divulgués
conformément aux exigences de cette loi. Les demandeurs sont informés que les noms et adresses
des organismes recevant des subventions, le montant des subventions et l’objet pour lequel elles sont
accordées constituent des renseignements mis à la disposition du public par le ministère.
Conflits d’intérêts
Tous les demandeurs sont tenus de remplir le formulaire « Déclaration relative aux conflits
d’intérêts » et de le joindre à chaque demande.
Un « conflit d’intérêts » s’entend notamment, mais non exclusivement, de toute situation ou
circonstance dans laquelle le demandeur, ou l’un de ses conseillers, partenaires, membres, directeurs,
administrateurs, employés, agents et bénévoles :
a) possède un avantage indu ou adopte une conduite qui, directement ou indirectement,
pourrait lui conférer un avantage indu;
b) a d’autres engagements, relations ou intérêts financiers qui :
(i) pourraient exercer, ou donner l’impression d’exercer, une influence indue sur
l’exercice objectif et impartial de son jugement indépendant, ou
(ii) pourraient compromettre ou empêcher, ou donner l’impression de
compromettre ou d’empêcher, la réalisation efficace du projet proposé;
c) a utilisé des renseignements confidentiels du ministère sans le consentement écrit du
ministère;
d) retire un avantage financier direct ou indirect de la réalisation du projet.
Les demandeurs doivent divulguer tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu en remplissant la
Déclaration relative aux conflits d’intérêts et en la joignant à la demande.
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