#6 CONSTITUTION DU CONSEIL ÉTUDIANT EN ASBL - FEF
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CONSEIL ÉTUDIANT
#6
CONSTITUTION DU CONSEIL ÉTUDIANT EN ASBL
p.2 I. INTRODUCTION
p.2 1.1. Qu'est ce qu'une ASBL ?
p.2 1.2. Pourquoi créer une ASBL ?
p.2 1.3. Qu'implique le statut d'ASBL pour votre association ?
p.4 II. FORMALITES PRATIQUES
p.4 2.1. La rédaction des statuts
p.5 2.2. L'approbation des statuts
p.5 2.3. La publication des statuts au moniteur belge
p.7 III. ANNEXES
p.7 3.1. Sites internet utiles
p.7 3.2. Références légales
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I. INTRODUCTION
1.1. QU’EST-CE QU’UNE ASBL ? physiques de créer une association dotée
1.3. QU’IMPLIQUE LE STATUT D’ASBL P
d’un objectif social. Les conseils étudiants
acquièrent cependant une forme de recon-
naissance, au sein de l’établissement, grâce
Une association sans but lucratif (ASBL) est au décret du 21 septembre 2012 relatif à la OBLIGATIONS ADMINISTRATIVES ET
un groupe de personnes physiques ou participation et la représentation étudiante COMPTABLES DES ASBL :
morales qui mettent en commun leurs dans l’enseignement supérieur.
connaissances et leurs activités pour • Tenir au moins une Assemblée géné-
poursuivre un but social, et dont les rale ordinaire par an. Cette obligation est
membres ne tirent aucun bénéfice person- assez simple à respecter puisque tous les
nel. Il s’agit là d’une différence importante Conseils étudiants se réunissent, en général,
par rapport aux sociétés commerciales dont au moins une fois par mois, hors période de
la vocation est de générer des revenus pour vacances ou d’examens. Il est important de
les associé·e·s. noter qu’il ne peut y avoir qu’une Assemblée
générale ordinaire par an, qui est celle qui
L’ASBL dispose d’une personnalité juri- doit obligatoirement être tenue. Les autres
dique propre, indépendante de celle de assemblées sont des Assemblées générales
ses membres. La personnalité juridique extraordinaires. Il faut explicitement faire la
signifie que l’ASBL a des droits et des de- distinction entre les deux types d’Assemblée
voirs. En tant que membre, vous disposez générale dans la convocation.
d’une responsabilité limitée et n’engagez, FICHE INFO Conseil étudiant #5
en principe, pas votre patrimoine propre Association de fait ou ASBL • Tenir un registre de l’ASBL avec la liste des
lors des actions de l’ASBL. En tant qu’admi- membres effectifs à jour, les Procès-Verbaux
nistrateur·trice, par contre, vous prenez des (PV) des Conseils d’administration et Assem-
responsabilités de gestion et d’administra-
tion envers l’ASBL. Il est alors important d’as-
1.2. POURQUOI CREER UNE blées générales (signés par deux adminis-
trateurs·trices, après approbation du PV lors
sumer ces responsabilités, au risque de subir ASBL ? de la séance suivante). Dès qu’un PV est ap-
personnellement des sanctions financières. prouvé, il doit être signé et archivé dans une
farde ‘Registre’.
L’ASBL se distingue de l’association de La décision de créer une ASBL est avant
fait qui est une association créée par une tout dictée par des considérations de sé- • Publication aux Annexes du Moniteur
convention entre personnes physiques mais curité juridique. En effet, l’ASBL permet de belge dès qu’il y a une modification des sta-
ne dispose pas de personnalité juridique faire une distinction entre la responsabilité tuts ou des administrateurs·trices, à savoir :
propre et ne connaît pas de réglementation et le patrimoine de l’ASBL, d’une part, et changement de siège social ou de dénomi-
légale spécifique. Les membres peuvent y d’autre part, ceux de ses membres. Il s’agit nation ; modification d’articles des statuts
engager leur responsabilité personnelle et d’une structure juridique autonome qui ; démission et nomination d’administra-
investissent alors leur propre patrimoine. a son propre patrimoine, ses propres enga- teurs·trices ; nomination et démission d’un·e
En d’autres termes, une association de fait gements et responsabilités. Si le projet de délégué·e à la gestion journalière ; dissolu-
n’est que la convention entre personnes votre Conseil Etudiant conduit à poser des tion de l’ASBL.
actes juridiques d’une certaine importance
en termes financiers et de responsabilités, il • Déposer au Greffe du Tribunal de l’Entre-
peut être opportun de créer une ASBL. prise, chaque année, le Rapport comptable
annuel, conforme à la loi, à remettre dans les
6 mois qui suivent la clôture de l’exercice so-
cial (31 décembre) + PV de l’AG approuvant
le rapport comptable. Ce rapport comptable
correspond à celui que vous remettez au·à la
Commissaire-Délégué·e du Gouvernement,
durant le mois de mars.
Attention : il suffit de trois années sans dépôt
de ce bilan comptable pour que vous subissiez
une sanction financière (pour chaque année),
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CONSTITUTION DU CONSEIL ÉTUDIANT EN ASBL CONSEIL ÉTUDIANT
POUR VOTRE ASSOCIATION ?
d’un côté, mais également une dissolution
judiciaire, d’autre part. Tout cela est alors à
charge des administrateurs·trices qui ont cette
responsabilité.
• Budget de l’année en cours joint au PV
de l’AG approuvant ce budget. Remettez ce
document en même temps que le rapport
comptable de l’année précédente pour as-
surer la continuité. Ce budget correspond
également à celui que vous remettez au·à la
Commissaire-Délégué·e du Gouvernement,
durant le mois de décembre de l’année pré-
cédente.
• Remplir la déclaration fiscale (ou déclara-
tion d’impôt) annuellement, et y annexer :
- le rapport comptable ;
- le PV de l’Assemblée Générale qui l’ap-
prouve ;
- Les coordonnées des propriétaires de votre
siège social.
• Remplir la déclaration de patrimoine de
l’asbl qui permet de calculer la taxe annuelle
compensatoire des droits de succession.
• Déclarer les « bénéficiaires » de l’asbl au Re-
gistre UBO (Ultimate Beneficiary Owners)
tenu par le SPF Finances.
Remarque: Lorsqu’elle n’effectue pas
de livraisons de biens ou de prestations
de services à titre onéreux parce qu’elle
fonctionne, par exemple, uniquement
grâce à des dons ou des subventions,
une ASBL est exonérée de la TVA. Elle ne
doit, dès lors, pas disposer d’un numéro
d’identification à la TVA.
Il est recommandé de remettre au Greffe,
une fois par an, la liste des membres effec-
tif·ve·s de l’ASBL (feuille A4 dactylographiée
avec, en en-tête, le nom de l’association, la
forme juridique, le numéro d’entreprise,
l’adresse du siège social).
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II. FORMALITES PRATIQUES
2.1. LA REDACTION DES STATUTS
LE CONTENU • Destination du patrimoine, en cas de dis- Article 2 – Le siège social est établi à la rue
solution. des Haricots, 1 à 5000 Namur, dans l’arron-
Une fois que le Conseil étudiant a bien pris • Durée de vie de l’ASBL. dissement judiciaire de Namur.
conscience des obligations en tant qu’ASBL, Etc. »
et qu’un projet commun a été défini, il est Pour le reste, une très grande liberté est
temps pour les membres fondateurs·trices laissée aux membres fondateurs·trices pour Il est bon, dans le texte, de faire un lien
de l’ASBL de rédiger des statuts. Ceux-ci organiser les principes directeurs de l’AS- entre l’association de fait de votre Conseil
forment l’acte constitutif de l’ASBL. On y in- BL. Il est utile de rappeler qu’un Règlement Etudiant et l’ASBL afin d’assurer la continui-
dique la raison pour laquelle elle est créée d’Ordre Intérieur (ROI) viendra compléter té juridique entre les deux, notamment par
et son mode de fonctionnement. Il s’agit des ces statuts d’ASBL. Par mesure de facilité, rapport au compte bancaire.
règles fondamentales de l’association. Ils nous vous conseillons de ne pas être trop
structurent l’association et déterminent les précis et exhaustif dans les statuts, puisque «Article X. L’ASBL XXX reprend les droits et
droits et obligations de l’association et de une toute petite modification de ceux-ci né- obligations de l’association de fait du même
ses membres. cessite une publication au Moniteur belge nom.»
(et donc un coût et des formalités adminis-
Le Code des Sociétés et Association du 23 tratives inutiles). Si ces statuts ne présentent
Remarque: La FEF propose un modèle
mars 2019 exige que certaines mentions que les grands axes organisationnels du
de statuts d’un CE en ASBL. N’hésitez
s‘y retrouvent : Conseil étudiant, de nombreux détails se
pas à le demander (severine.monniez@
retrouveront plutôt dans le ROI qui est plus
fef.be). De plus, n’hésitez pas à aller
• Dénomination de l’association, avec son facile à mettre à jour, à travers une simple
consulter les statuts de la FEF, comme
abréviation, le cas échéant, suivie de «ASBL». procédure de vote en Assemblée générale.
exemples : www.just.fgov.be (rubrique
• Siège social : adresse, région et arrondis-
‘Personnes morales : ASBL, entreprises,
sement judiciaire (obligatoirement en Bel- LA FORME associations’/’Banque de données Per-
gique).
sonnes morales’).
• Objet social de l’ASBL : correspondent aux Pratiquement, ces statuts doivent être in-
missions du Conseil étudiant, telles que dé- troduits comme suit :
finies dans l’article 4 du décret du 21 sep-
tembre 2012 relatif à la participation et la re- « Les soussignés :
présentation étudiante dans l’enseignement - NOM, Prénom, Adresse
supérieur (Attention à ne pas confondre - NOM, Prénom, Adresse
avec les moyens/activités mis en œuvre - NOM, Prénom, Adresse
pour atteindre l’objet social).
• Identité des membres fondateurs·trices de Tous de nationalité belge, ont convenu de
l’ASBL (2 minimum, sans condition de natio- constituer une association sans but lucra-
nalité). Précisons qu’il n’est pas nécessaire tif, conformément au Code des Sociétés et
de répéter qui sont les membres fonda- Associations du 23 mars 2019, dont ils ont
teurs·trices, à chaque publication. arrêté les statuts comme suit : »
• Informations relatives aux membres :
modalités d’admission et de sortie des Le texte est subdivisé en Titres, eux-mêmes
membres. subdivisés en Articles.
• Assemblée générale : compétences et
convocation de l’assemblée générale. « Titre I : Dénomination, Siège social, But
• Administrateurs·trices : nomination, révo-
cation, pouvoirs et durée de leur mandat. Article 1 – L’association sans but lucratif
• Montant maximum des cotisations des prend pour dénomination le « Conseil Etu-
membres (dans les conseils étudiants, diant de la Haute Ecole Libre de Namur », en
aucune cotisation n’est réclamée aux abrégé « CE HELN » ASBL.
membres).
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CONSTITUTION DU CONSEIL ÉTUDIANT EN ASBL CONSEIL ÉTUDIANT
2.2. L’APPROBATION DES STA- 2.3. LA PUBLICATION DES STATUTS AU MONITEUR BELGE
TUTS
Lorsque le texte est rédigé, il est soumis aux Le dépôt au Greffe du Tribunal de l’Entre- Pour procéder au dépôt des statuts consti-
membres fondateurs·trices, lors de l’Assem- prise, en vue de la publication au Moniteur tuant votre ASBL, vous devez avant tout
blée générale constitutive qui doit veiller Belge et actant ainsi la création du Conseil vous assurer d’avoir les éléments suivants :
à être convoquée selon les règles. Après étudiant en ASBL, doit absolument être ef- • Une version à jour de Java sur votre ordi-
avoir été lu et discuté, article par article, les fectuée dans un délai de 30 jours après nateur.
membres procèdent au vote pour approu- l’approbation des statuts. Au-delà de ce • Avoir le logiciel de lecture de carte d’identi-
ver les statuts. Le texte doit être approuvé à délai, la publication pourrait vous être refu- té électronique sur ce même ordinateur.
l’unanimité des membres fondateurs·trices sée. Vous seriez alors obligé de reconvoquer • Avoir un lecteur de carte d’identité électro-
au cours de l’assemblée générale constitu- une Assemblée générale constitutive, dans nique.
tive et sera porté à la connaissance de tous les formes. Précisons que la personnalité ju- • Avoir votre carte d’identité, ainsi que son
grâce à sa publication au Moniteur belge. ridique de l’ASBL ne sera acquise qu’à la date code pin.
du dépôt des statuts au Greffe du Tribunal • Avoir un email de contact qui sera réutilisé
Le texte final des statuts de l’ASBL doit être de l’Entreprise de l’arrondissement judiciaire par la suite (et penser à un code de valida-
ensuite imprimé et signé par chaque de l’ASBL. La date de l’acquisition de la per- tion que vous devrez introduire, à chaque
membre fondateur·trice, sur chaque sonnalité juridique est importante car c’est à connexion)
page. La loi requiert que les statuts soient partir de ce moment-là que l’ASBL existe en • Avoir une version numérisée (scannée) de
établis en deux exemplaires minimum. Nous tant qu’être juridique à part entière. l’acte de constitution (les statuts) signé par
vous conseillons d’en faire trois: deux seront tous les membres fondateurs·trices.
remis au Greffe du Tribunal de Commerce de Pour déposer l’acte constitutif de l’ASBL • La liste des premières nominations d’admi-
votre siège social et le dernier sera conservé pour publication au Moniteur Belge, deux nistrateurs (Nom, prénom, adresse postale,
au Siège Social, dans vos archives. options s’offrent à vous : www.e-greffe.be ou date de naissance et numéro de registre na-
vous rendre au Greffe du Tribunal du l’Entre- tional).
Enfin, rappelons que lors de cette Assem- prise de l’arrondissement judiciaire de l’ASBL • Un moyen de paiement électronique (carte
blée Générale constitutive, il est nécessaire (https://competence-territoriale.just.fgov. de banque, carte visa…) puisque le paie-
d’élire les administrateurs·trices qui feront be/cgi-main/competence-territoriale.pl). ment se fera à la fin de la procédure (142,42
la gestion administrative de l’ASBL, au quo- €, selon le tarif en vigueur au 1er mars 2020,
tidien. Iels devront également faire l’objet pour une publication électronique)..
DÉPÔT ÉLECTRONIQUE
d’une publication au Moniteur belge, en
même temps que les statuts constitutifs de Une fois tout cela prêt, vous pouvez vous
l’ASBL. rendre sur www.e-greffe.be et suivre les
étapes pour créer et publier vos statuts.
Vous trouverez sur https://www.e-greffe.
be/evzw/static/pdf/egrf_cre_usermanual_
fr.pdf un Manuel de l’utilisateur de l’e-greffe,
détaillant chaque étape pour la constitution
de l’ASBL ou la mise à jour du dossier de l’AS-
BL.
Au terme de la procédure, vous recevrez par
email le numéro d’entreprise accordé à votre
ASBL et le numéro de publication au Moni-
teur belge.
|5DÉPÔT PAPIER
Pour commencer, il est nécessaire de télécharger le formulaire ad
hoc sur le site http://www.ejustice.just.fgov.be/info_tsv_pub/form_f.
htm.
Ensuite, complétez les parties suivantes :
Formulaire I – Volet A (identification)
• En tant qu’ASBL en création, vous ne disposez pas encore d’un nu-
méro d’entreprise. Il vous sera octroyé par le Greffe du Tribunal de
l’Entreprise, dès que votre ASBL sera constituée. Laissez donc cet es-
pace vide.
Formulaire I – Volet B :
Ce volet constitue ce qui sera effectivement publié aux Annexes du
Moniteur Belge. Copiez-y les statuts de l’ASBL dans leur intégralité
(avec l’introduction présentant les membres fondateurs·trices). Pour
éviter de procéder à plusieurs publications au Moniteur (et de payer
à plusieurs reprises), nous vous conseillons de compléter les statuts
avec la nomination des administrateurs·trices de l’ASBL, qui doit
avoir été réalisée lors de la même Assemblée Générale.
• A la suite des statuts, ajouter un point Nominations, suivi des « Lors
de l'Assemblée générale constitutre, le ../../…., les administrateurs
suivants ont été élus :
- NOM Prénom domicilié Adresse (président)
- NOM Prénom domicilié Adresse (trésorier)
- NOM Prénom domicilié Adresse (secrétaire)
- NOM Prénom domicilié Adresse
- NOM Prénom domicilié Adresse,
- Etc.»
• Il n’est pas obligatoire de préciser qui est président·e, trésorier·ère
ou secrétaire mais n’hésitez pas à le préciser (élu en qualité d’admi-
nistrateur·trices et de président·e).
• Au verso de chaque page du volet B, signature, nom, prénom et
qualité de deux administrateurs·trices.
6|CONSTITUTION DU CONSEIL ÉTUDIANT EN ASBL CONSEIL ÉTUDIANT
Formulaire I – Volet C
• 2°: précisez la date de l’acte constitutif (celle de l’Assemblée Géné-
rale constitutive).
• 3°: ne remplir que si vous avez fixé une date de fin pour l’existence
de votre asbl.
• 4°: précisez les noms, prénoms et numéro de registre national des
administrateurs·trices.
Qualité : mettre « administrateur » (et non président, trésorier…)
• 6°: mettre 31/12 si l’exercice social se base bien sur une année civile,
ce qui est majoritairement le cas.
• 9°: Précisez l’adresse mail officielle du Conseil étudiant, s’il y en a
une.
• 10°: Précisez le site internet du Conseil étudiant, s’il y en a un (on ne
parle pas, ici, de la page Facebook).
• Remplir la date, le lieu, et la qualité de l’administrateur·trice signant
au recto.
Nous vous invitons également à faire signer un autre administra-
teur·trice, au verso.
Payez le coût de la publication avant de • L'attestation d'identité dûment complé-
vous rendre au Greffe du Tribunal de l’En- tée par la personne qui dépose le dossier III. ANNEXES
treprise, au profit du compte du Moniteur au Greffe du Tribunal de l'Entreprise (attes-
belge BE48 6792 0055 0227. Pour informa- tation d'identité à télécharger ici : https://
tion, le coût de la publication papier pour la www.tribunaux-rechtbanken.be/sites/de- 3.1. SITES INTERNET UTILES
création d’une ASBL, s’élève à 197,11 €, au fault/files/te_bruxelles/ATTESTATION%20
1er mars 2020. Vérifiez le tarif en vigueur sur IDENTITE%20NOUV%20NOM.pdf )
www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/index_f.
www.e-greffe.be
htm puisqu’il est indexé chaque année. Le Greffe du Tribunal de l’Entreprise ap-
prouvera les documents, s’ils sont en ordre.
http://justice.belgium.be/fr/themes_et_
Après avoir rempli toutes ces formalités, Et il se chargera, ensuite :
dossiers/associations_et_fondations/ASBL
vous pouvez enfin vous rendre au Greffe
du Tribunal de l’Entreprise de votre arron- • de créer un dossier pour votre ASBL, géré
Brochure sur l’ASBL publiée par le SPF Jus-
dissement judiciaire dont vous trouverez par le Greffe.
tice (téléchargeable ici :
l’adresse sur https://competence-territo- • d’octroyer un numéro d’entreprise à l’ASBL
https://justice.belgium.be/fr/publications/
riale.just.fgov.be/cgi-main/competence-ter- nouvellement constituée.
vzw_s)
ritoriale.pl, avec les documents ci-dessous: • d’envoyer une autre partie à la publication
• 3 exemplaires du Formulaire I, signés (voir aux Annexes du Moniteur belge.
www.vieassociative.be
ci-dessus). • de relayer les parties de formulaires à la
• 3 exemplaires du Formulaire II, signés (voir Banque Carrefour des Entreprises, en vue d’y
ci-dessus). créer votre dossier. 3.2. RÉFÉRENCES LÉGALES :
• 1 Copie de l’acte de délibération de l’as- • de vous renvoyer le Volet B approuvé pour
semblée générale signée, en fin de docu- publication. Ce document sera utilisé no-
ment, par deux administrateurs·trices de tamment pour déterminer les mandataires Code des Sociétés et Associations du 23
l’ASBL (+ paraphe sur chaque page). du compte en banque que vous pourrez mars 2019.
• 1 Preuve de paiement du coût de la publi- ainsi créer. Il doit également être conservé
cation : copie de l’extrait de compte. au Siège Social, pour archives.
• 2 exemplaires des statuts originaux signés.
• les photocopies recto/verso de la carte
d'identité de tou·te·s les administra-
teur·trice·s.
|7Tu souhaites plus d’informations ?
QU’EST-CE QUE LA FEF? FICHES INFO
La FEF est un syndicat étudiant. Elle représente et défend l’intérêt de tou·te·s les étu- La FEF met à disposition de ses Conseils étudiants une série
diant.e.s de la Fédération Wallonie-Bruxelles de Haute École, École Supérieure des Arts de fiches info abordant différentes thématiques de l’ensei-
et Université. En tant qu’organisation de représentation communautaire reconnue officiel- gnement supérieur.
lement, la FEF est un interlocuteur étudiant incontournable du secteur de l’enseignement
AIDE JURIDIQUE
supérieur.
#1 L’ inscription dans l'enseignement supérieur
#2 Examens: quelques règles
La FEF défend un enseignement public, gratuit, de qualité, accessible à tou.te.s, cri- #3 Réussir ses études supérieures
tique et citoyen. Il doit viser l’émancipation de tou.te.s et démocratiser notre société. Dans #4 Les étudiant·e·s et l'action sociale
le contexte actuel, l’enseignement doit être une priorité politique. Pour faire entendre leur
CONSEIL ÉTUDIANT
voix et faire changer les choses, les étudiant.e.s doivent jouer un rôle actif et participatif au
#1 Président, trésorier, secrétaire:
sein de leur établissement et de l’enseignement supérieur en général. trois fonctions clés au sein du conseil étudiant
#2 Organisation d’une contradictoire
#3 Passe le témoin
#4 L’engagement d’un permanent
LE SERVICE JURIDIQUE DE LA FEF #5 Association de fait ou asbl?
#6 Constitution du CE en ASBL
#7 ASBL - Publication au Moniteur belge
#8 Les mandats dans les organes de l'établissement
Outil de première ligne, le service juridique de la FEF est souvent le premier contact
#9 Élections étudiantes - les obligations décrétales
pour les étudiant.e.s qui font face à un problème dans leur cursus. Composé d’étu-
diant.e.s en droit, il traite surtout des matières propres aux législations de l’enseignement
supérieur: conditions d’admission, examens, matières disciplinaires,... En plus d’apporter
des réponses concrètes aux questions des étudiant.e.s, l’équipe s’engage à leurs côtés pour
trouver une solution à leurs problèmes. Et n’hésite pas à s’impliquer dans la défense des
étudiant.e.s, en relayant les informations aux membres de la FEF.
Tu as des questions ou tu désires plus d’informations? Contacte-nous: sj@fef.be
Toutes les informations sont certifiées correctes à la date du 8 janvier 2021. Toutefois, la FEF ne peut être tenue pour responsable des modifications législatives ultérieures à cette
date. Aussi en cas de doute, adresse-toi à ton conseil étudiant ou à la Fédération des Étudiant.e.s Francophones.Vous pouvez aussi lire
