Apprendre à la suite d'événements majeurs : les débreffages comme processus d'amélioration continue - Ministère ...

MINISTÈRE DES TRANSPORTS, DE LA MOBILITÉ DURABLE
ET DE L’ÉLECTRIFICATION DES TRANSPORTS
Apprendre à la suite d’événements majeurs : les
débreffages comme processus d’amélioration
continue
Centre de coordination de la sécurité civile
Sébastien Cloutier
Conseiller en sécurité civile

Centre de coordination de la sécurité civile
Mandat
Assurer, à l’échelle ministérielle et en partenariat avec les autorités locales,
nationales et internationales, la réalisation de l’ensemble des activités relatives à
la prévention, à la préparation et à l’élaboration de moyens pour faire face aux
sinistres, aux interventions effectuées à l’occasion de situations d’urgence ainsi
qu’au rétablissement de la situation normale, et ce, dans le respect des
responsabilités de chacun, des orientations gouvernementales et des lois en
matière de sécurité civile.

APPRENDRE À LA SUITE D’ÉVÉNEMENTS
MAJEURS

 Qu’est-ce qu’un débreffage ?

 Les avantages pour les intervenants et pour l’organisation

 Les débreffages au ministère

 Des exemples de recommandations et d’actions découlant de
  recommandations émises lors de débreffages

QU’EST-CE QU’UN DÉBREFFAGE ?
Le débreffage est un processus structuré, pratiqué à la suite d’une
situation d’urgence. Il constitue avant tout un outil d’apprentissage pour
l’organisation.

LES PHASES DU DÉBREFFAGE AU
MTQ         Rétroactionet
           Rétroaction  et
             amélioration
                                                               Immédiate

                         amélioration
                           continue
                          continue
En différé                                                     11
                                                            Séancede de
                                              22           Séance
                                             Retour       verbalisation/
             44                             Retour       verbalisation/
                                                            ventilation
       Débreffage
      Débreffage                          d’expérience
                                         d’expérience      ventilation
      opérationnel
     opérationnel                        psychologique
                                        psychologique
        ààfroid
           froid
                             33                            Par un
                        Débreffageàà                       spécialiste
                        Débreffage
             À brève       chaud
                          chaud
             échéance

PHASE 1 : SÉANCE DE
       VERBALISATION
Rencontre informelle permettant de recueillir les premières impressions,
d’abaisser le niveau de tension et de favoriser le retour à la normale.

      Dans le respect et sur une base volontaire
      Aucun rapport
      Animateur doté d’une bonne capacité d’écoute
      Immédiatement après l’événement
      Durée : 30 à 60 minutes
      Hors du site de l’événement
      Encouragé par le gestionnaire
      Intervenants mobilisés lors de l’événement

PHASE 2 :RETOUR D’EXPÉRIENCE
         PSYCHOLOGIQUE
Rencontre formelle, mais optionnelle, avec un spécialiste de la santé
mentale permettant de préserver et de restaurer l’équilibre
psychologique des employés. Certains employés pourraient avoir
besoin d’un suivi par la suite.

    Participation volontaire
    Au besoin, le plus tôt possible suivant l’événement
    Confidentialité absolue
       Seul un professionnel de la santé peut animer cette séance.

PHASE 3 :DÉBREFFAGE OPÉRATIONNEL
         À CHAUD
Rencontre formelle à court terme permettant de recueillir les
observations et les pratiques afin d’effectuer un bilan. Pour récolter le
plus de détails AVANT de cibler l’ensemble des opérations.

      Animateur neutre
      Mettre les participants à l’aise – dissiper les craintes
      Établir les faits – ne pas commenter ou filtrer l’information
      Dans un délai de 72 heures après l’événement
      Intervenants mobilisés lors de l’événement
      Débreffage à froid doit être réalisé par la suite

PHASE 4 :DÉBREFFAGE OPÉRATIONNEL
         À FROID
Activité effectuée à la suite du débreffage à chaud permettant de
comprendre les actions posées et de proposer des améliorations dans
nos opérations.

     Animateur neutre
     Confort psychologique des participants – dissiper les craintes
     Inviter seulement ceux qui ont joué un rôle dans l’événement
     Après le débreffage à chaud
     Dans un délai de 7 à 10 jours suivant l’événement
     Peut durer ½ journée
     Revoir l’événement dans son ensemble
     Émettre des recommandations
     Plan d’action et de suivi auprès des autorités

POURQUOI FAIRE DES
DÉBREFFAGES?

 Pour garder la mémoire des événements

 Pour bonifier les processus existants

 Pour valoriser les bons gestes et les modes d’organisation efficaces

 Pour renforcer la collaboration entre les intervenants

LES AVANTAGES DES
DÉBREFFAGES
Pour l’organisation :

 Ventiler les émotions et revenir à un équilibre normal

 Stimuler l’entraide et le travail d’équipe

 Permettre la valorisation des personnes

 Valider la compréhension des rôles et des responsabilités par les
  intervenants

LES AVANTAGES DES DÉBREFFAGES
Pour les employés :

Tirer profit des expériences vécues

Améliorer la compréhension des événements

Permettre la prise en charge des recommandations par la direction
et/ou les autorités

Apporter un soutien aux intervenants dans le cas d’un événement
hautement stressant ou de nature traumatisante

Renforcer la collaboration

AINSI, AU CCSC

 Des outils ont été développés pour :
      Organiser un débreffage
      Animer un débreffage
      Recueillir les informations échangées
      Produire le rapport d’événement

CLASSIFICATION DES ÉVÉNEMENTS

 Critères de classification des événements vécus
    Mesures d’urgence
    Sécurité civile

CLASSIFICATION DES ÉVÉNEMENTS

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CLASSIFICATION DES ÉVÉNEMENTS

 Définir les critères de catégorisation des événements
    Mesures d’urgence
    Sécurité civile


 Déterminer le niveau d’analyse désiré

QUAND LES DÉBREFFAGES OPÉRATIONNELS À FROID
SONT-ILS OBLIGATOIRES AU MTQ?

PRISE EN COMPTE ET SUIVI

 Définir les critères de catégorisation des événements
   Mesures d’urgence
   Sécurité civile

 Déterminer le niveau d’analyse désiré

 À la suite d’un événement: Production du rapport

 Effectuer le suivi des recommandations

RESPONSABILITÉS DE LA PERSONNE EN
 CHARGE DU SUIVI DES
 RECOMMANDATIONS

 Déterminer un mécanisme de suivi


 Analyser les recommandations


 Établir une stratégie d’implantation des mesures correctives
   retenues

RESPONSABILITÉS DE LA PERSONNE EN
 CHARGE DU SUIVI DES
 RECOMMANDATIONS

 Implanter les mesures retenues selon la stratégie approuvée


 Informer les autorités et les personnes concernées sur l’état
   d’avancement des actions entreprises

EXEMPLES D’ACTIONS DÉCOULANT DU
 SUIVI DES RECOMMANDATIONS AU
 CCSC

 Développer des outils en sécurité civile


 Améliorer la coordination des actions à l’interne


 Réviser le guide pour le soutien aux employés lors d’une situation
   d’urgence

EXEMPLES D’ACTIONS DÉCOULANT DU
SUIVI DES RECOMMANDATIONS AU
CCSC

 Diversifier le programme de formation en sécurité civile


 Améliorer la coordination :
    avec les partenaires externes
    des communications publiques

EXEMPLES D’ACTIONS DÉCOULANT DU
SUIVI DES RECOMMANDATIONS AU
CCSC


 Mettre en place un programme d’exercice


 Améliorer le suivi des dépenses lors de situation d’urgence

Questions?