Sardine Guide des démarches administratives pour les camps scouts - Version 12, 2018 2088.12.fr - auf SCOUT.CH
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Sardine
Guide des démarches administratives pour les
camps scouts
Version 12, 2018
2088.12.fr
Camps
Impressum
Brochure : Sardine : Guide des démarches administratives pour les camps
scouts
Mise à jour 2018 : Stephanie Kyburz / Jenga, Tobias Juon / Appendix
Traduction: Pascal Vosicki
Photo : Lesly Helbling / Jampa
Date d’édition : Version 12.0, 2018
Numéro de référence : 2088.12.fr
Copyright : Mouvement Scout de Suisse
Speichergasse 31
3011 Berne
Cette brochure a été initiée par Lesly Helbling / Jampa dans le cadre du projet Gilwell. Un
grand merci à tous ceux qui y ont participé : Bambus, Chapeau, David Guidon, Haribo, Pi,
Pikachu,Talpa et Wega.
Remarque préliminaire : Afin d’assurer l’égalité des sexes dans cette brochure, les termes
« responsable de groupe » / « monitrice de camp » et « responsable » sont utilisés systé-
matiquement au féminin et « coach » / « conseiller » au masculin.
Si vous trouvez des erreurs ou des informations manquantes, vous pouvez nous en faire part
à l’adresse ameliorations@msds.ch – un grand merci pour votre collaboration !
Table des matières
Introduction...................................................................................................................... 4
Vue d’ensemble des démarches administratives ................................................................ 5
A. Préparation de la saison des camps............................................................................... 8
Conditions cadres pour camps (avec ou sans J+S) ......................................................................................... 8
Voilà – programme pour la promotion de la santé et la prévention des dépendances ................................. 9
FairCamp – un projet pour la durabilité ......................................................................................................... 9
Données relatives aux camps ....................................................................................................................... 10
Ouvrir un camp dans la MiData .................................................................................................................... 12
Enregistrement de moniteur de camp dans MiData .................................................................................... 15
Enregistrement de l’offre J+S ....................................................................................................................... 17
Ouverture de l’offre J+S dans la SPORTdb.................................................................................................... 17
Congé jeunesse ............................................................................................................................................ 18
B. Annonce de camp et programme générale .................................................................. 19
Annonce de camp au MSdS .......................................................................................................................... 19
Le programme générale (Picasso) ................................................................................................................ 21
Informer la commune dans laquelle se trouve le lieu de camp ................................................................... 22
Cas particuliers d’annonce de camp............................................................................................................. 23
Camps à l’étranger ....................................................................................................................................... 24
C. Commande de services ................................................................................................ 25
Commande de cartes nationales Swisstopo ................................................................................................. 25
Commande de matériel de prêt J+S ............................................................................................................. 27
Billet collectif CFF ......................................................................................................................................... 29
Assurance Rega ............................................................................................................................................ 31
Commande de l’aide-mémoire en cas d’urgence J+S et de la carte d'urgence en cas de crise du MSdS .... 33
D. Transmettre le programme détaillé ............................................................................ 34
Le dossier de camp ....................................................................................................................................... 34
Description des blocs de programme ........................................................................................................... 34
Concept de sécurité...................................................................................................................................... 35
E. Autorisation de camp .................................................................................................. 36
Evaluation du programme détaillé à l'aide de la liste de contrôle ............................................................... 36
Autorisation de camp ................................................................................................................................... 36
F. Clôture du camp .......................................................................................................... 38
Cartes nationales Swisstopo ......................................................................................................................... 38
Liste des participant(e)s et clôture du camp ................................................................................................ 38
Clôture du camp dans la SPORTdb ............................................................................................................... 38
G. Clôture de l'offre J+S ................................................................................................... 39
Clôturer l'offre J+S ........................................................................................................................................ 39
Clôture de l'offre J+S dans la SPORTdb ........................................................................................................ 39
Obligation de conservation .......................................................................................................................... 39
Administration des participants dans la MiData .............................................................. 40
Inscription des participants aux camps via la MiData .................................................................................. 40
Ajouter et effacer des participants dans la liste des participants dans la MiData ...................................... 40
Informations utiles.......................................................................................................... 41
Abréviations ................................................................................................................................................. 41
Liens ............................................................................................................................................................. 41
Adresses ....................................................................................................................................................... 41
Règlements et directives .............................................................................................................................. 42
Formulaires .................................................................................................................................................. 42
Mémentos .................................................................................................................................................... 42
Introduction
Chère monitrice de camps, chère responsable de groupe, cher coach,
Pourquoi ce guide ?
La brochure Sardine explique les démarches administratives à effectuer pour l’enregistrement
des camps scouts. C’est une aide pour tous ceux qui organisent des camps et en sont res-
ponsables. Ce guide est destiné à aider à garder une vue d’ensemble du processus adminis-
tratif parfois déconcertant.
Que contient ce guide, et que ne contient-il pas ?
La brochure Sardine décrit l’aspect administratif des camps, donc chaque
démarche nécessaire à une annonce de camp efficace et une clôture de
camp correcte. Les documents et les formulaires sont indiqués, ainsi que
l’endroit où les trouver et où les envoyer. De plus, les procédures admi-
nistratives concernant un camp, qui peuvent être effectuées dans la base
de données de membres du MSdS (MiData: db.scout.ch), y sont décrites.
Par contre, le guide ne décrit pas la planification générale du camp ni
l’organisation de son programme. Tout ce qui est important à ce sujet se
trouve dans la brochure J+S Le camp dans le cudesch et dans les brochures de branche. On
y trouve également des idées d’activités pendant le camp. www.cudesch.msds.ch
A qui est destiné ce guide ?
Pendant la préparation et l’organisation d’un camp, la monitrice de camp, le responsable de
groupe et le coach travaillent étroitement ensemble. Beaucoup d’autres personnes participent
évidemment à la préparation du camp de différentes manières, mais ici seul l’aspect adminis-
tratif du camp est décrit.
La monitrice de camp (MC) La responsable de groupe Le coach (C)
(RG)
est responsable de la prépa- encadre et soutient la moni-
ration, de la réalisation et de soutient la MC. Elle l’aide trice de camp et la respon-
l’évaluation des camps. Elle lors de la préparation du sable de groupe. C’est la
prépare, de concert avec camp. Elle confirme l’enre- personne de contact avec
l’équipe, un programme de gistrement du camp, en éva- les organismes et les organi-
camp adapté à la troupe et lue le programme et, de con- sations externes. (l’office
diversifié. Elle s’occupe des cert avec le coach, délivre cantonal des sports (OCS),
démarches administratives l’autorisation. Elle est co-res- l’association cantonale (AC),
nécessaires à l’enregistre- ponsable des camps. …) Il enregistre l’offre J+S
ment du camp. Pendant ce- dans la SPORTdb et dé-
lui-ci, elle est responsable bloque les subventions après
des enfants et des jeunes. le dernier camp. Il confirme
l’enregistrement du camp, en
évalue le programme et dé-
livre l’autorisation en accord
avec la responsable de
groupe. Il est co-responsable
des camps.
Amusez-vous bien en préparant votre camp !
Vue d’ensemble des démarches administratives
___________
Vue d’ensemble
Introduction
Résumé des démarches administratives
La vue d’ensemble suivante résume le déroulement de l’annonce de camp. Elle montre qui doit faire
quoi, et quand. Pour les camps sans Jeunesse et Sport (J+S), seuls les champs marqués en gris sont
à prendre en considération. L’annonce et la clôture de l’offre de camp J+S sont effectuées par le coach
dans la SPORTdb. Ces démarches sont indiquées ici en italique.
Office cantonal de
Monitrice de camp Responsable de groupe sport (J+S) ou
Quand (MC) (RG) Coach MSdS/AC
A Préparation de la saison des camps
Dates du camp
En début d’année Avec la RG, dresser la Avec la MC, dresser la
liste de tous les camps liste de tous les camps
(Au plus tard 6 se- prévus, de 3 jours et prévus de 3 jours et plus.
maines avant le plus.
premier camp) Décider si camp avec ou
Décider si camps avec sans J+S et si inscription
ou sans J+S et avec ou à Voilà. Envoi de la liste
sans inscription à Voilà. au coach.
> 2,5 mois avant le Le cas échéant, faire Confirmation du formulaire
camp une demande de congé de congé jeunesse
jeunesse
Enregistrement de l’offre J+S
Au plus tard 30 Enregistrement en ligne de L’office cantonal des
jours avant le pre- l’offre J+S par la SPORTdb sports octroie l’autori-
mier camp sation pour les camps
enregistrés.
B Annonce de camp et programme générale
7 semaines avant Envoyer le programme Ouvrir un camp dans la Confirmer le camp dans la Mi- La MiData envoie
le camp (camp à générale au RG et au MiData, enregistrer le Data et envoyer au MSdS et à automatiquement une
l’étranger : 2 mois) coach. coach et le moniteur de l’AC via la MiData 6 semaines information à l’AC sur
camp avant le camp. Evaluer le pro- le territoire de laquelle
gramme générale et donner aura lieu le camp..
feed-back à la MC.
1 mois avant le Informer la commune
camp dans laquelle le camp à
lieu de la présence d’un
camp, respecter les ré-
glementations canto-
nales particulières
C Commande de services
> 6 semaines avant Remplir la commande Contrôler la commande, la si- L’office cantonal des
le camp de matériel de prêt J+S gner et l’envoyer à l’office canto- sports fait suivre la
et l’envoyer au coach. nal des sports au plus tard 5 commande et envoie
semaines avant le camp. une confirmation au
coach.
> 4 semaines avant Remplir la commande Contrôler la commande, la si- Swisstopo fait parve-
le camp de cartes nationales et gner et l’envoyer à Swisstopo au nir les cartes com-
l’envoyer au coach. plus tard 3 semaines avant le mandées à l’adresse
camp. de livraison.
2 semaines avant Remplir la commande L’office cantonal des
le camp de billet collectif CFF et sports renvoie le for-
l’envoyer directement à mulaire tamponné à la
l’office cantonal des MC.
sports.
6
Introduction
2 semaines avant Enregistrer les partici- Importer la liste des participants
le camp pants dans la MiData et de la MiData à la Sport DB. An-
en informer le coach. nonce à la Rega par la
SPORTdb jusqu’à un jour avant
le camp
D Transmettre le programme détaillé
Au plus tard 3 se- Envoyer le dossier de
maines avant le camp complet à la RG et
camp au coach.
E Autorisation du camp
2 à 3 semaines Evaluation du programme Evaluation du programme
avant le camp en suivant l’aide-mémoire en suivant l’aide-mémoire
de l’annonce de camp de l’annonce de camp
MSdS MSdS
Délivrance de l’autorisation Délivrance de l’autorisation
du camp, de l’autorisation du camp, de l’autorisation
sous réserve ou du refus sous réserve ou du refus
d’autorisation. d’autorisation.
1 à 2 semaines Discussion du programme Discussion du programme et Discussion du programme et
avant le camp et de l’autorisation. de l’autorisation. de l’autorisation.
La MC confirme l’autorisa- Signature de l’autorisation. Signature de l’autorisation.
tion sous réserve ou le re-
fus d’autorisation par sa
signature.
Dernière semaine Envoyer une copie de l’auto-
avant le camp risation signée à la MC et la
RG ; en cas de refus d’auto-
risation, également à l’AC et
au MSdS..
Pendant le camp
Lors du premier Vérifier que le matériel
jour de camp emprunté à J+S a été
reçu dans son intégralité.
Remballer le matériel de
prêt J+S selon l’aide-mé-
moire.
F Clôture du camp
Au plus tard 3 jours Renvoyer les cartes natio-
après le camp nales à SwissTopo.
Au plus tard 10 Ajuster la liste définitive Terminer le contrôle de pré-
jours après le camp de tous les participants et sence dans la SportDB
des responsables dans la avant la clôture de l’offre
MiData et en informer le J +S
coach.
G Clôture de l’offre J+S
Au plus tard 30 Clôturer l’offre J+S en ligne
jours après le der- par SPORTdb.
nier camp
Après la clôture de Envoyer une copie de la Virement des subven-
l’offre J+S confirmation de virement re- tions J+S au groupe.
çue à la RG. Envoi de la confirma-
tion de virement au
coach.
7
Introduction
A. Préparation de la saison des camps
Conditions cadres pour camps (avec ou sans J+S)
Les camps scouts peuvent avoir lieu avec ou sans inscription à J+S. Tous les camps scouts
de plus de 3 jours avec ou sans J+S doivent être annoncés à l’association cantonale (AC) et
au Mouvement Scout de Suisse (MSdS) (par MiData). Pour l’autorisation du camp on utilise
l’autorisation du camp du MSdS. Elle consiste en deux parties : L’autorisation (p. 1) et un aide-
mémoire (p. 2) qui sert de base à l’encadrement pour donner son accord au programme du
camp. Les consignes de base valables pour tous les camps scouts sont consignées dans le
Règlement concernant la préparation de camps du MSdS.
Pour les camps qui sont inscrits à J+S, des consignes supplémentaires s’appliquent. Tous les
camps d’un groupe qui auront lieu pendant une année sont inscrits et clôturés par le coach
dans la SPORTdb en tant qu’offre J+S. Pour ces camps, on peut commander du matériel J+S,
des cartes topographiques et des billets de groupe CFF à des tarifs particulièrement intéres-
sants. Tous les participant(e)s de l’âge J+S ainsi que les responsables et les personnes ac-
compagnatrices peuvent être assurés pendant la durée du camp auprès de la Rega. Les
camps J+S doivent remplir certaines conditions minimales concernant le nombre de monitrices
et de participant(e)s, ainsi que les activités proposées pendant le camp. Si un camp remplit
ces conditions, le groupe reçoit une subvention forfaitaire. Les montants actuellement alloués
peuvent être trouvés dans le Guide pour le Coach J+S. Cette subvention est attribuée selon
le nombre de personnes de l’âge J+S, encadrées par un nombre suffisant de monitrices J+S.
Toutes les directives concernant l’organisation de camps J+S sont consignées dans le Guide
pour la réalisation d'offres J+S Sport de camp/Trekking.
L’office cantonal des sports peut effectuer des contrôles ponctuels, auquel cas le programme
d’un camp peut être examiné de manière plus approfondie. Dans ce cas-là, l’office cantonal
des sports demande au coach de présenter le programme général et détaillé du camp, en sus
des formulaires habituels, afin qu’ils soient contrôlés.
Exigences pour un camp J+S
(Selon le Guide pour l’exécution des offres J+S de SdC/T du 21.12.2015)
❑ Durée minimale : au moins 4 jours, voire 3 jours (pour autant qu’un autre camp de 4
jours soit proposé dans le même offre.). Les jours d’arrivée et de départ comptent en-
semble pour une journée de camp si au moins quatre heures d’activités J+S sont réali-
sées sur l’ensemble des deux jours.
❑ Nombre de responsables : Les conditions suivantes doivent être remplies :
- Au moins deux responsables J+S formés (= cours de base réussi) doivent être pré-
sent lors de chaque camp. Pour les camps Sport des enfants, ils doivent avoir une
reconnaissance J+S SdC/T Sport des enfants valable (enfants de 5 à10 ans), pour
les camps Sport des jeunes, une reconnaissance J+S SdC/T Sport des jeunes va-
lable (jeunes de 10 à 20 ans). Pour les camps mixtes, la maitrise doit comporter au
minimum une personne avec reconnaissance J +S SdC/T Sport des enfants valide et
au minimum une personne avec une reconnaissance J+S SdC/T Sport des jeunes
valide.
- Dans chaque camp, un responsable au minimum doit posséder le complément Res-
ponsable de camp (= cours de responsable réussi).
- Pour plus de 24 participants, un responsable J+S avec reconnaissance valide supplé-
mentaire est nécessaire par tranche de 12 participants.
❑ Nombre de participants : au moins 12 personnes par camp dans la tranche d‘âge cor-
respondante. Il n’est pas possible de prendre plus de participants en camp que ne le
permet le nombre de responsables.
❑ Sécurité : Les règles de sécurité du SdC/T doivent être respectées (voir la brochure
Sport de Camp/Trekking – Présentation dans le cudesch). Un concept de sécurité doit
être établi pour le camp dans son ensemble ainsi que pour toutes les activités à risques.
8
Introduction
Les activités à risque ne peuvent être effectuées qu’avec des participants en âge sport
des jeunes (10-20) et requièrent des responsables avec une reconnaissance dans le
domaine de sécurité correspondant.
❑ Structure du programme : Certaines exigences concernant le programme du camp doi-
vent également être respectées. Elles sont expliquées au chapitre B. Annonce de camp
et programme générale.
Formulaire Informations supplémentaires Site Internet
Règlement concernant la prépa- www.camp.msds.ch > Aides
ration de camps (MSdS)
Guide pour la réalisation d’offres
J+S Sport de camp/ Trekking
avec des enfants et des jeunes
Brochure SdC/T : Présentation
(J+S)
Voilà – programme pour la promotion de la santé et la prévention des
dépendances
Les MC et les RG décident également au début de l’année si elles veulent inscrire les camps
dans le programme Voilà. Voilà est le programme pour la promotion de la santé et la prévention
des dépendances dans les associations de jeunesse. Il est proposé dans 17 cantons sous
différents noms. Pour pouvoir profiter de ce programme c’est-à-dire pouvoir y inscrire son
camp, il faut qu’au moins un membre de la maîtrise suive une formation. Cette formation per-
met aux monitrices de demander des subventions pour un camp. Des informations plus pré-
cises sur les dates des cours ainsi que sur les exigences cantonales spécifiques pour les
subventions peuvent être obtenues en s’adressant auprès des personnes de contact des pro-
grammes Voilà cantonaux.
Formulaire Informations supplémentaires Site Internet
www.voila.ch/fr > Contact > Pro-
grammes cantonaux
FairCamp – un projet pour la durabilité
Le projet FairCamp propose chaque été un concours sur un aspect de la durabilité des camps
d’été. On peut gagner de supers prix. Il met aussi à disposition sur son site internet une boîte
à outils qui présente plusieurs moyens de rendre un camp d’été plus durable et respectueux
des ressources naturelles.
Site Internet (qu’en allemand
Formulaire Informations supplémentaires pour l’instant)
http://www.faires-lager.ch
→ coucours
→ boîte à outils
9
Introduction
Données relatives aux camps
Au début de l’année, la MC et la RG décident Délai pour les données relatives aux
ensemble les camps qu’elles veulent organiser camps
et les dates. Elles établissent une liste avec
toutes les données nécessaires concernant le MC et RG > Coach : en début d’année
groupe et les camps. La MC et la RG décident
également quels camps seront annoncés à J+S.
Pour rassembler ces données, on peut consulter
le mémento Aide-mémoire SPORTdb, afin de s’assurer que les données sont complètes. En
début d’année, les MC et les RG remettent au coach la liste des données relatives aux camps.
Voici quelques explications relatives au formulaire :
1 « Compte de paiement du forfait J+S » : on donne le numéro de compte du groupe. Les
paiements par J+S se font uniquement sur le compte bancaire ou postal suisse d’une
association. L’indication d’un IBAN valable est impératif. Après le décompte de l’offre J+S
à la fin de l’année, la subvention est versée sur ce compte.
2 « Type de camp J +S » : Kids correspond à la branche louveteaux et on la choisit pour
les camps s’adressant principalement à des enfants de 7 à 10 ans. Teens correspond aux
branches éclairs ou picos avec des participant(e)s majoritairement âgés de 10 à 20 ans.
Un camp mixte permet de compter comme participants des personnes de 5 à 20 ans.
Selon le règlement des camps du MSdS, il n’est pas permis d’organiser des camps avec
la branche Castors (5-6 ans).
3 « Nombre de participants prévu » : celui-ci n’est probablement pas connu à l’avance,
c’est pourquoi on met un chiffre approximatif qui pourra être corrigé ultérieurement.
4 « Nombre d’accompagnants prévus » : On entend par là des personnes qui seront pré-
sentes au camp en plus de responsables formés.
5 « Activité de sécurité prévue » : données provisoires qui pourront être modifiées plus tard.
6 « NPA/Localité » et « Date de naissance » : Seulement pour les monitrices qui s’engagent
pour la première fois dans le groupe en tant que monitrice J+S. C’est important d’inscrire
la date de naissance précise et pas seulement l’année. Le totem ne sert qu’au coach et
n’est pas nécessaire à la SPORTdb.
Formulaire Informations supplémentaires Sites Internet
Données nécessaires au coach www.encadrement.msds.ch >
pour l’annonce par la SPORTdb Manuel du coach
(MSdS)
10Introduction
1
2
3
4
5
6
11Introduction
Ouvrir un camp dans la MiData
La RG ouvre le camp dans la MiData. Pour cela, elle se connecte et, dans son groupe, va
sur « Camp » et clique « +Établir un camp » et remplit le formulaire « Créer un camp ». Un
coach est attribué au groupe. Le coach reçoit un e-mail automatique de notification, qu’il a
été affecté au camp.
Attention : des camps peuvent être créés à plusieurs niveaux. Un camp peut aussi bien être
ouvert au niveau des groupes que par un groupe (par exemple : Eclais, Routiers, etc.) L’ins-
cription au camp n’est possible que pour les membres du groupe correspondant.
1
2
12Introduction
Formulaire „Créer un camp“
ii. C
i. T C Qui
Champ Saisie / Remarque remplit
Titre Champ obliga-
le
toire
champ?
Général Nom Oui Le camp apparaît ainsi dans l’aperçu des camps. RG
Le choix du nom est libre. Par exemple « Camp
d’été niveau scout », etc.
Statut du camp Oui Créé : le camp a été enregistré par l’organisateur RG /
(le plus souvent par le RG) MC / C
Confirmé : confirmation que le camp aura lieu.
Seuls les camps à partir de ce statut génèrent des
rappels automatiques au coach.
Participants enregistrés : les participants ont été
enregistrés par le moniteur du camp et le coach
peut exporter les données pour la SPORTdb
(après le camp).
Annulé : le camp a été annulé
Clos : le camp est clos
Description Non MC
Devise Non MC
Coûts Non MC
Adresse de Oui MC
camp
Canton/Pays Oui Indiquer le canton ou choisir « Etranger ». MC
Coordonnées Oui MC
géographique
Altitude Oui MC
Numéro en cas Ja Ici est enregistrée une personne joignable MC
d’urgence, Con- pendant la durée du camp. Il est important
tact en cas d’ur- d’enregistrer un numéro de téléphone auquel la
gence personne est joignable pendant la durée du
camp.
Propriétaire / Oui MC
loueur/-euse
Autorisation du / Non MC
de la proprié-
taire
Contact scout Case Le champ n’apparaît que s’il s’agit d’un camp à MC
local contrôle l’étranger
Informations de Non Le champ n’apparaît que s’il s’agit d’un camp à MC
contact des l’étranger et si un contact scout local a été coché.
scouts locaux
Cadre J+S Oui Pas J+S MC/RG/
J+S Sport des enfants C
J+S Sport des jeunes
Camp J+S mixte
Domaines de Non Si des activités de sécurité sont réalisées dans le MC/C
sécurité camp, cocher ici le domaine de sécurité concerné.
Pour cela, une personne reconnue dans le do-
maine de sécurité correspondant doit être dans
l’équipe de responsables (hiver/montagne/eau).
Participant(e)s Oui Si le nombre de participants n’est pas encore MC
attendu(e)s connu, indiquer simplement le nombre attendu.
Règlement du Case Le règlement sur la planification et la mise en MC
camp / Profil du contrôle œuvre des camp ("règlement de camp") ainsi que
scoutisme le profil scout sont pris en compte et respectés.
13Introduction
ii. C
i. T C Qui
Champ Saisie / Remarque remplit
Titre Champ obliga-
le
toire
champ?
Consignes/ Re- Case Les directives et recommandations disponibles de MC
commandations contrôle l'association cantonale sont prise en compte au
AC mieux lors de la préparation du camp.
Consignes J+S Case Pour les camps J+S: je connais les recommanda- MC
SdC/T contrôle tions actuelles du dossier Sport de camp/Trekking
et j'en tiens compte.
Dates Désignation Non Pour un camp en plusieurs parties, saisir sous dé- MC
signation de quelle partie du camp il s’agit (par
exemple avant week-end)
Lieu Non Dans le cas de plusieurs parties, plusieurs lieux MC
peuvent être saisis.
Du / Au Oui Date de début et de fin camp et heure. RG/MC
Inscription Début / Fin des Non MC
inscriptions
Conditions d’ad- Non Ici peuvent figurer des conditions d’admission MC
mission comme l’âge minimum ou autre .
Nombre maxi- Non MC
mum de partici-
pants
Inscriptions ex- Case Les participants hors de la MiData sont considé- MC
ternes contrôle rés comme participants extérieurs. En cliquant sur
« oui », un lien apparaît sous informations sur le
cours qui peut être envoyé à des personnes exté-
rieures par E-mail.
Inscription pa- Case Les participants doivent remettre une inscription MC
pier obligatoire contrôle écrite.
Inscription obli- Case Les participants peuvent s’inscrire seuls pour ce MC
gatoire contrôle camp via la MiData.
Possibilité de se Case de Les participants peuvent se désinscrire seuls pour MC
désinscrire contrôle ce camp via la MiData.
Données pour Non Des champs supplémentaires peuvent être créés MC
l’inscription ici.
Encadre- Maîtrise de Oui RG
ment camp
Maîtrise de Oui RG
groupe
RG présent Case RG
contrôle
Visite du RG Case RG
contrôle
Date de visite oui RG
du RG
Coach Oui C
Visite du coach Case C
contrôle
Coach confirmé Case C
contrôle
Date de visite oui C
du coach
Encadrement Non Pour l’encadrement des activités de sécurité, le C
activité de sécu- coach fait appel à une tierce personne compé-
rité Mon- tente (reconnue en tant qu’expert SdC/T avec le
tagne/Hiver/ module chef de cours et reconnu expert dans le
Eau domaine de sécurité correspondant). S’il ne con-
naît personne répondant à ces critères, il se
tourne vers l’association cantonale.
14Introduction
Enregistrement de moniteur de camp dans MiData
Le RG enregistre dans la MiData au moins le moniteur de camp. Les autres personnes res-
ponsables peuvent être ajoutées aussi bien par le RG que par le moniteur de camp enregis-
tré. L’équipe cuisine doit également être ajoutée, afin que le coach puisse facilement com-
pléter la SPORTdb pour l’assurance de la REGA.
1 Sélectionner domaine camp
2 Choisir le camp souhaité déjà enregistré
3 Cliquer sur participants
4 Cliquer sur maîtrise
5 Ajouter une personne et choisir la forme souhaitée.
6 Sous „Chercher une personne“, saisir un nom, choisir la personne souhaitée. Sous
désignation, indiquer la désignation concrète (par exemple co-monitrice) et „Enregis-
trer“.
1
2
3
15Introduction
4
5
6
16Introduction
Enregistrement de l’offre J+S
Le coach enregistre tous les camps du groupe Délai pour l’enregistrement de l’offre J+S
en une fois auprès de J+S. Il le fait en ligne par
la SPORTdb. Le numéro du compte se compose Coach > SPORTdb : au plus tard 30 jours
de « js » plus le numéro personnel du coach. Ce avant le premier camp
numéro personnel figure par exemple sur sa
carte J+S ou peut être demandé au service can-
tonal. C’est ce dernier qui donne au coach l’accès à la SPORTdb.s
Ouverture de l’offre J+S dans la SPORTdb
Au début de l’année, une nouvelle offre pour l’année à venir est ouverte sous « Gestion de
l’offre » > « Nouvelle offre ». Une seule offre est ouverte par groupe. Avec cette offre, tous les
camps du groupe seront inscrits à J+S.
Après l’ouverture, l’offre peut être consultée n’importe quand sous « Gestion de l’offre » >
« Vue d’ensemble de l’offre ». A chaque modification pendant l’année, le « statut » change
également. La « check-list » de l’offre donne une vue d’ensemble sur les étapes de modifica-
tion nécessaires à chaque statut. Pour modifier l’offre, on suit les cartes du registre de la
gauche vers la droite (voir l’illustration). La nouvelle offre ouverte s’affiche dans la vue d’en-
semble de l’offre en tant qu’« offre pas encore enregistrée ». A partir de là, il s’agit d’enregistrer
l’offre.
Voici quelques explications relatives à la check-list de la SPORTdb.
1 2 3
Statut de l’offre « Annonce »
1. Vérifier les données de l’offre Vérifier les données de l’offre et les modifier si
saisir la direction indiquer le nécessaire
compte pour le versement Chercher la personne et enregistrer
Chercher le compte ou en entrer un nouveau
2. Saisir, traiter ou effacer un camp Entrer tous les camps d’après la liste des MC et de la
RG (entrée des données prévues)
3. Fixer les objectifs Pour chaque champ d’action, il faut choisir au moins
un objectif par offre
17Introduction
4. Envoi pour autorisation En cliquant sur « Commencer la procédure
d’autorisation » au-dessous de « Check-list », l’offre
est envoyée à l’office cantonal du sport pour
autorisation.
Statut de l’offre « Procédure d’autorisation »
Le statut « Procédure d’autorisation » indique que l’office cantonal des sports traite l’offre. La
demande d’autorisation du coach est confirmée par message électronique (Objet : Confirma-
tion de réception de votre offre J+S n° XXXXX). L’autorisation finale par l’OCS est également
confirmée par message électronique (Objet : Autorisation de votre offre J+S n°XXXXX). Dès
lors, l’offre entre dans le statut « Exécution ».
En ce qui concerne la clôture du camp et de l’offre, consulter ci-dessous le chapitre F Clôture
du camp et le chapitre G Clôture de l’offre.
Formulaire Informations supplémentaires Sites Internet
Aide-mémoire : Enregistrement www.jeunesseetsport.ch >
d’une offre (J+S) Informations pour > Coachs J+S
Coachs > SPORTdb
Saisie des données et protec- https://www.sportdb.ch/extranet
tion des données dans la
SPORTdb (J+S)
FAQ : SPORTdb - les questions
souvent posées (J+S)
Congé jeunesse
Les monitrices exerçant une activité profession- Délais pour l’attestation de congé jeunesse
nelle peuvent obtenir un congé jeunesse. En ef-
fet, de par la loi, les apprentis et les personnes MC > RG : 2.5 mois avant le camp
de moins de 30 ans exerçant une activité profes-
sionnelle ont droit à une semaine supplémen- RG > Employeur : 2 mois avant le camp
taire de congé non payé pour des activités d’en-
cadrement des jeunes (camp, cours de forma-
tion, événements). La monitrice remplit seule ou
avec la RG la partie supérieure du formulaire Attestation relative au congé jeunesse (CSAJ).
La RG complète la partie inférieure et confirme ainsi que le camp aura bien lieu. Ce formulaire
permet à la monitrice de demander un congé jeunesse à son maître d’apprentissage ou à son
patron au plus tard deux mois avant le camp. D’autres renseignements se trouvent dans
l’ « Aide-mémoire Congé jeunesse » (CSAJ/OFAS).
Formulaire Informations supplémentaires Sites Internet
Attestation relative au congé Aide-mémoire « Congé jeu- www.camp.msds.ch > Aides
jeunesse (SAJV) nesse » (CSAJ/OFAS) www.conge-jeunesse.ch
18Introduction
B. Annonce de camp et programme générale
Annonce de camp au MSdS
Avec l’annonce de camp MSdS dans la MiData, Délai d’annonce du camp au MSdS
chaque camp est inscrit à l’avance à l’AC et au
MSdS. La MC remplit toutes les informations sur Enregistrement des données dans la MiData :
le camp au plus tard 7 semaines avant le camp
(champs obligatoires cf. tableau p. 13) dans la Moniteur du camp dans la MiData: 7 se-
MiData et envoie en même temps le programme maines avant le camp
générale à la RG et au coach.
Transmission du camp dans la MiData
Le coach peut alors se connecter à la MiData,
remplir sa partie de l’annonce de camp et la Coach dans MiData : 6 semaines avant le
transmettre. L’annonce de camp est ensuite camp
transmise automatiquement du MSdS et à
l’AC.Le MSdS utilise ces informations afin de
pouvoir réagir en cas de crise, ainsi que pour des informations statistiques vis-à-vis de la con-
fédération.
A cet effet, le coach se connecte avec son login à la MiData et va à son groupe. S’il n’a pas
de login, il s’adresse à son groupe, pour que celui-ci lui envoie un accès. Ensuite, il procède
de la façon suivante :
1 Cliquer sur « Camp ».
2 Choisir le camp correspondant
3 Cliquer sur « Modifier».
4 Dans le cas où l’adresse de camp est reconnue automatiquement (Par exemple: Pfadi-
heimweg 100, 8400 Winterthur), après l’enregistrement un extrait de carte correspondant
sera automatiquement généré. D’un clic sur le marqueur rouge, les coordonnées peuvent
être lues. Sinon, les coordonnées peuvent être entrées dans la première case du champ
« Adresse de camp ».
5 Vérifier toutes les données
6 Choisir le registre encadrement. Cliquer sur « Coach confirmé » et remplir les informations
sur visite du coach et les activités de sécurité.
7 Cliquer sur « Enregistrer »
8 Une fois que toutes les informations sont complètes : envoyer l’annonce de camp au
MSdS en cliquant sur le bouton « Transmettre ». L’annonce de camp peut être imprimée
en cliquant sur « Annonce de camp MSdS ».
19Introduction
1
2
4
3 8
7 5
6
20Introduction
Le programme générale (Picasso)
Le programme générale contient les grandes
Délai pour le programme générale
lignes du programme du camp. Grâce à lui, la
maîtrise garde une vue d’ensemble des activités MC > RG et coach : 7 semaines avant le
prévues pendant la préparation et le déroule- camp
ment du camp. Il faut commencer avec la plani-
fication du programme générale suffisamment RG > Coach : 6-7 semaines avant le camp
longtemps à l’avance. En effet, 7 semaines
avant le camp, la MC remet le programme géné-
rale et l’annonce de camp MSdS à la RG et au coach. Le coach donne ensuite son avis sur le
programme générale. Pour la planification de ce programme résumé, on trouve de bons con-
seils dans la brochure J+S Le camp dans le cudesch.
Les points suivants doivent y figurer :
❑ Thème du camp
❑ 3 priorités du camp
❑ Nom de la responsable de camp
❑ Organisatrice (unité, groupe)
❑ Nom du coach
❑ Lieu de camp et nom du gîte / de l’emplacement du camp sous tentes
❑ Dates du camp
❑ Genre de camp (gîte/tentes, camp d’été/d’automne)
❑ Jour, date et responsable de la journée
❑ Nom de chaque activité et de la personne responsable
❑ Heures d’arrivée et de départ
❑ Pour les camps J+S : les blocs de sport de camp et d’activités de camp doivent figurer
dans le programme générale avec un numéro et de façon visible (par exemple en utili-
sant des couleurs différentes). (Voir brochure J+S SdC/T : Présentation)
Instructions du MSdS concernant le programme
Le MSdS laisse beaucoup de liberté aux responsables pour la composition du programme.
Celui-ci doit être équilibré et varié et les fondements scouts pris en compte. Le Règlement
concernant la préparation de camps doit être respecté.
Dans le cadre de camps J+S, il faut en outre respecter les dispositions supplémentaires sui-
vantes par rapport au programme :
❑ Il faut au moins 4 heures d’activités J+S par jour, dont au maximum 2 heures d’activités
de camp.
❑ Dans un camp de plus de 4 jours, un jour de camp peut avoir lieu sans activités J+S
(mais aucun subside J+S ne sera accordé pour ce jour).
❑ La journée de camp est partagée en trois parties par les repas de midi et du soir. Dans
2 de ces parties, 1h d'activité de camp J+S doit être organisée au minimum.
❑ Les jours d’arrivée et de départ comptent ensemble pour une journée de camp si au
moins quatre heures d’activités J+S sont réalisées sur l’ensemble des deux jours.
❑ La durée minimale d’un bloc de programme est de 30 minutes.
Formulaire Informations supplémentaires Sites Internet
Modèle de programme géné- Brochure J+S Sport de camp/Trek- www.cudesch.msds.ch > Camp
rale vide (Cudesch) king – Bases (cudesch) (exemples)
Brochure J+S Le camp (cudesch)
Règlement concernant la prépara- www.camp.msds.ch
tion de camps (MSdS)
Brochure J+S SdC/T : Présentation
(J+S)
21Introduction
Informer la commune dans laquelle se trouve le lieu de camp
Environ un mois avant le camp, la commune dans laquelle se déroule le camp devrait être
informée de la présence du camp. La prise de contact avec la commune est utile pour plusieurs
raisons. D’une part, la commune peut vous informer sur les réglementations cantonales ou
communales. D’autre part, il est important que les autorités soient informées de votre présence
en cas de catastrophe (évacuation). Parfois la commune peut d’ailleurs également vous aider
dans la recherche d’un abri de secours (par ex. abri PC communal).
Les informations suivantes devraient être envoyées à la commune :
❑ Durée et type de camp
❑ Nom du groupe
❑ Nom et coordonnées du responsable de camp principal
❑ Nom du propriétaire du terrain
❑ Coordonnées du lieu de camp
❑ Demande d’informations concernant des règlements cantonaux ou communaux spé-
ciaux (interdiction de feu, protection des nappes phréatiques, zones de protection de
la nature, périodes de protection du gibier, …)
Attention : Dans certains cantons des consignes spéciales concernant la prise de contact avec
les autorités sont en vigueur, cf. la section Cas particuliers d’annonce de camp de ce chapitre.
22Introduction
Cas particuliers d’annonce de camp
Camps dans le canton du Tessin
D’après le droit cantonal, il est nécessaire d’obtenir une autorisation de la commune de loca-
lisation du camp pour pouvoir organiser un camp sous la tente. Pour l’obtenir, il faut en faire
la demande auprès de la commune. Il n’existe pas de formulaire officiel. La meilleure solution
est de prendre d’abord contact avec la commune où le camp devrait avoir lieu et de clarifier le
processus avec elle. Puis il faut écrire une courte lettre avec comme objet : « Richiesta di
autorizzazione per campeggio occasionale ».
Camps dans les cantons de Saint-Gall et de Thurgovie
Les cantons de Saint-Gall et de Thurgovie appliquent des dispositions particulières quant à
l’utilisation de la forêt. Dans ces deux cantons, les camps qui se tiennent près ou dans la forêt
ou les activités réalisées en forêt doivent, le cas échéant, être signalées. Les informations à
ce sujet sont disponibles auprès de l’Office des forêts des cantons.
Camps dans le canton de Vaud
Les camps en gîte et sous tente d’une durée de plus de 7 jours doivent être également annon-
cés au canton de Vaud. La législation cantonale sur la protection de la jeunesse prévoit que
les camps soient annoncés au Service de la Protection de la Jeunesse (SPJ). Pour ce faire,
une demande d’autorisation doit être remplie et envoyée au secrétariat pour la protection de
la jeunesse en y joignant les statuts du groupe, l’annonce de camp MSdS et le programme
détaillé, et ce, trois semaines avant le camp.
Attention: le canton de Vaud applique également des directives en matière d’encadrement lors
des camps et colonies de vacances (nombre de responsables en fonction du nombre de
participants et de la classe d’âge). Les directives peuvent être téléchargées sur le site du
MSdS.
Formulaire Informations supplémen- Sites Internet
taires
Autorisation d’un camp dans le Formulaire pour la demande www.camp.msds.ch > Aides
canton de Vaud (SPJ du can- d’une autorisation d’un camp
ton de VD) au canton de Vaud
Directives pour les camps et Dispositions spécifiques aux www.camp.msds.ch > Aides
colonies de vacances au can- camps et colonies de vacances
ton de Vaud dans le canton de Vaud
Manifestations sportives dans Information sur les dispositions www.forstamt.tg.ch > Waldge-
le Canton de Thurgovie (en al- particulières concernant l’utili- setzgebung
lemand) sation de la forêt dans le can-
ton de Thurgovie
Manifestations dans l’espace Information sur les dispositions www.wald.sg.ch > Waldrecht >
de vie (en allemand) particulières concernant l’utili- Veranstaltungen im Lebens-
sation de la forêt dans le can- raum
ton de Saint-Gall
Pfadiaktivitäten im St.Galler Aide-mémoire de l’AC St.Gall www.camp.msds.ch > Aides
Wald (en allemand) et Appenzell
23Introduction
Camps à l’étranger
Il existe plusieurs possibilités pour organiser un camp scout à l’étranger. Les différentes formes
de camps à l’étranger et tout ce qu’il faut savoir sur leur organisation se trouvent dans la bro-
chure du MSdS Scoutisme international – Camps scouts à l’étranger. Si l’on veut organiser
soi-même un camp à l’étranger, consulter le Fil conducteur « Camps scouts à l’étranger ».
Le Règlement concernant les contacts internationaux du MSdS prévoit des dispositions spé-
ciales pour les camps à l’étranger. Ces camps sont annoncés au MSdS deux mois à l’avance
via la MiData. La transmission d’un camp à l’étranger fonctionne de la même façon que pour
un camp en Suisse, il faut choisir « Etranger » dans le champ « Canton/Pays » (cf. p. 13).
Parallèlement à la transmission, le programme générale est envoyé à camps@msds.ch. La
transmission d’un camp à l’étranger dans la MiData est en même temps une demande de
courrier de recommandation internationale. Avec celle-ci, les scouts peuvent se prévaloir d’ap-
partenir au mouvement scout, ce qui peut s’avérer utile.
Les camps scouts à l’étranger peuvent aussi être annoncés à J+S. Les mêmes modalités
s’appliquent que celles pour les camps en Suisse. De même, du matériel J+S peut également
être commandé pour un camp à l’étranger. Néanmoins, la livraison n’est effectuée qu’à une
adresse en Suisse, de sorte que son transport incombe à la maîtrise.
Attention : Dans de nombreux pays, particulièrement en UE, il existe des règles spécifiques
concernant les camps de jeunes ! Ces règles peuvent, par exemple, concerner la couverture
d’assurance des participants, la formation des responsables ou l’aménagement du lieu de
camp. Parfois une annonce spéciale du camp auprès des autorités locales de protection de la
jeunesse est également nécessaire (par ex. en France). Ainsi, il est important de se renseigner
au préalable sur les spécificités légales du lieu de destination !
Formulaire Informations supplémentaires Sites Internet
Formulaire pour camp à l’étran- Règlement concernant les con- www.international.msds.ch >
ger (MSdS) tacts internationaux (MSdS) Camps internationaux > Camp à
l’étranger divers
Aide-mémoire « Camps scout à
l’étranger » (MSdS)
Scoutisme international -
Camps scouts à l’étranger
(MSdS)
24Introduction
C. Commande de services
Commande de cartes nationales Swisstopo
Pour les camps J+S, on peut commander des Délais pour la commande de cartes
cartes nationales auprès de Swisstopo. A cet ef- nationales
fet, il faut utiliser le formulaire «Commande de
cartes nationales ». Le prêt est gratuit mais les MC > coach : 4 semaines avant la date de
frais de port pour les renvoyer sont à la charge livraison
du groupe. Les cartes perdues ou renvoyées en
retard sont facturées. On peut commander un Coach > Swisstopo : 3 semaines
exemplaire de chaque carte pour trois partici- avant la date de livraison
pant(e)s de l’âge J+S. Le chef de camp envoie
le formulaire rempli au coach qui le transmet di-
rectement à Swisstopo (mapsales@swisstopo.ch), par poste ou scannée par e-mail. Les si-
gnatures peuvent être apposées électroniquement, une copie ou un scan n’est pas nécessaire.
Les cartes sont livrées par la poste au domicile du chef de camp.
Voici quelques explications relatives au formulaire:
1 « Disponible » : La MC décide de la date à laquelle elle aura besoin des cartes. Si la
commande est réceptionnée 3 semaines avant par Swisstopo, les cartes seront envoyées
à cette date à l'adresse indiquée. Il est recommandé de passer commande assez tôt afin
de pouvoir utiliser les cartes nationales lors de la reconnaissance des lieux.
2 « Reddition » : La MC doit renvoyer à temps les cartes par la poste, c’est-à-dire au plus
tard 3 jours après la fin du camp (cf. l’ « aide-mémoire pour le matériel de prêt »)
3 « Organisation »: La MC note ici le nom du groupe.
4 « Droit au matériel »: On peut emprunter des cartes nationales à l'échelle 1:25'000 et
1:50'000 ainsi que des assemblages. La MC a le droit de commander un exemplaire pour
3 participants de l’âge J+S. Sont pris en considération tous les participants âgés de 5 à
20 ans.
5 « N° de l'offre »: Le coach note ici le numéro de l'offre J+S selon l'inscription dans la
SPORTdb.
Formulaire Informations supplémentaires Sites Internet
Commande de cartes nationales Guide concernant les prestations www.camp.msds.ch > Aide
(J+S) spéciales pour les offres de
sport J+S (J+S)
25Vous pouvez aussi lire
