Sardine - Guide des démarches administratives pour les camps scouts

Sardine - Guide des démarches administratives pour les camps scouts

Sardine Guide des démarches administratives pour les camps scouts Version 12, 2018 2088.12.fr Camps

Sardine - Guide des démarches administratives pour les camps scouts

Impressum Brochure : Sardine : Guide des démarches administratives pour les camps scouts Mise à jour 2018 : Stephanie Kyburz / Jenga, Tobias Juon / Appendix Traduction: Pascal Vosicki Photo : Lesly Helbling / Jampa Date d’édition : Version 12.0, 2018 Numéro de référence : 2088.12.fr Copyright : Mouvement Scout de Suisse Speichergasse 31 3011 Berne Cette brochure a été initiée par Lesly Helbling / Jampa dans le cadre du projet Gilwell. Un grand merci à tous ceux qui y ont participé : Bambus, Chapeau, David Guidon, Haribo, Pi, Pikachu,Talpa et Wega.

Remarque préliminaire : Afin d’assurer l’égalité des sexes dans cette brochure, les termes « responsable de groupe « monitrice de camp » et « responsable » sont utilisés systématiquement au féminin et « coach « conseiller » au masculin. Si vous trouvez des erreurs ou des informations manquantes, vous pouvez nous en faire part à l’adresse ameliorations@msds.ch – un grand merci pour votre collaboration !

Sardine - Guide des démarches administratives pour les camps scouts

Table des matières Introduction ___ 4
Vue d’ensemble des démarches administratives ___ 5
A. Préparation de la saison des camps ___ 8
Conditions cadres pour camps (avec ou sans J+S ___ 8
Voilà – programme pour la promotion de la santé et la prévention des dépendances ___ 9
FairCamp – un projet pour la durabilité ___ 9
Données relatives aux camps ___ 10
Ouvrir un camp dans la MiData ___ 12
Enregistrement de moniteur de camp dans MiData ___ 15
Enregistrement de l’offre J+S ___ 17
Ouverture de l’offre J+S dans la SPORTdb ___ 17
Congé jeunesse ___ 18
B.

Annonce de camp et programme générale ___ 19
Annonce de camp au MSdS ___ 19
Le programme générale (Picasso ___ 21
Informer la commune dans laquelle se trouve le lieu de camp ___ 22
Cas particuliers d’annonce de camp ___ 23
Camps à l’étranger ___ 24
C. Commande de services ___ 25
Commande de cartes nationales Swisstopo ___ 25
Commande de matériel de prêt J+S ___ 27
Billet collectif CFF ___ 29
Assurance Rega ___ 31
Commande de l’aide-mémoire en cas d’urgence J+S et de la carte d'urgence en cas de crise du MSdS ___ 33
D. Transmettre le programme détaillé ___ 34
Le dossier de camp ___ 34
Description des blocs de programme ___ 34
Concept de sécurité ___ 35
E.

Autorisation de camp ___ 36
Evaluation du programme détaillé à l'aide de la liste de contrôle ___ 36
Autorisation de camp ___ 36
F. Clôture du camp ___ 38
Cartes nationales Swisstopo ___ 38
Liste des participant(e)s et clôture du camp ___ 38
Clôture du camp dans la SPORTdb ___ 38
G. Clôture de l'offre J+S ___ 39
Clôturer l'offre J+S ___ 39
Clôture de l'offre J+S dans la SPORTdb ___ 39
Obligation de conservation ___ 39
Administration des participants dans la MiData ___ 40
Inscription des participants aux camps via la MiData ___ 40
Ajouter et effacer des participants dans la liste des participants dans la MiData ___ 40
Informations utiles ___ 41
Abréviations ___ 41
Liens ___ 41
Adresses ___ 41
Règlements et directives ___ 42
Formulaires ___ 42
Mémentos .

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Introduction Chère monitrice de camps, chère responsable de groupe, cher coach, Pourquoi ce guide ? La brochure Sardine explique les démarches administratives à effectuer pour l’enregistrement des camps scouts. C’est une aide pour tous ceux qui organisent des camps et en sont responsables. Ce guide est destiné à aider à garder une vue d’ensemble du processus administratif parfois déconcertant. Que contient ce guide, et que ne contient-il pas ? La brochure Sardine décrit l’aspect administratif des camps, donc chaque démarche nécessaire à une annonce de camp efficace et une clôture de camp correcte.

Les documents et les formulaires sont indiqués, ainsi que l’endroit où les trouver et où les envoyer. De plus, les procédures administratives concernant un camp, qui peuvent être effectuées dans la base de données de membres du MSdS (MiData: db.scout.ch), y sont décrites. Par contre, le guide ne décrit pas la planification générale du camp ni l’organisation de son programme. Tout ce qui est important à ce sujet se trouve dans la brochure J+S Le camp dans le cudesch et dans les brochures de branche. On y trouve également des idées d’activités pendant le camp. www.cudesch.msds.ch A qui est destiné ce guide ?

Pendant la préparation et l’organisation d’un camp, la monitrice de camp, le responsable de groupe et le coach travaillent étroitement ensemble. Beaucoup d’autres personnes participent évidemment à la préparation du camp de différentes manières, mais ici seul l’aspect administratif du camp est décrit. La monitrice de camp (MC) est responsable de la préparation, de la réalisation et de l’évaluation des camps. Elle prépare, de concert avec l’équipe, un programme de camp adapté à la troupe et diversifié. Elle s’occupe des démarches administratives nécessaires à l’enregistrement du camp. Pendant celui-ci, elle est responsable des enfants et des jeunes.

La responsable de groupe (RG) soutient la MC. Elle l’aide lors de la préparation du camp. Elle confirme l’enregistrement du camp, en évalue le programme et, de concert avec le coach, délivre l’autorisation. Elle est co-responsable des camps.

Le coach (C) encadre et soutient la monitrice de camp et la responsable de groupe. C’est la personne de contact avec les organismes et les organisations externes. (l’office cantonal des sports (OCS), l’association cantonale (AC), ...) Il enregistre l’offre J+S dans la SPORTdb et débloque les subventions après le dernier camp. Il confirme l’enregistrement du camp, en évalue le programme et délivre l’autorisation en accord avec la responsable de groupe. Il est co-responsable des camps.

Amusez-vous bien en préparant votre camp !

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Vue d’ensemble des démarches administratives _ _ Vue d’ensemble

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Introduction 6 Résumé des démarches administratives La vue d’ensemble suivante résume le déroulement de l’annonce de camp. Elle montre qui doit faire quoi, et quand. Pour les camps sans Jeunesse et Sport (J+S), seuls les champs marqués en gris sont à prendre en considération. L’annonce et la clôture de l’offre de camp J+S sont effectuées par le coach dans la SPORTdb. Ces démarches sont indiquées ici en italique.

Quand Monitrice de camp (MC) Responsable de groupe (RG) Coach Office cantonal de sport (J+S) ou MSdS/AC A Préparation de la saison des camps Dates du camp En début d’année (Au plus tard 6 semaines avant le premier camp) Avec la RG, dresser la liste de tous les camps prévus, de 3 jours et plus.

Décider si camps avec ou sans J+S et avec ou sans inscription à Voilà. Avec la MC, dresser la liste de tous les camps prévus de 3 jours et plus. Décider si camp avec ou sans J+S et si inscription à Voilà. Envoi de la liste au coach.

2,5 mois avant le camp Le cas échéant, faire une demande de congé jeunesse Confirmation du formulaire de congé jeunesse Enregistrement de l’offre J+S Au plus tard 30 jours avant le premier camp Enregistrement en ligne de l’offre J+S par la SPORTdb L’office cantonal des sports octroie l’autorisation pour les camps enregistrés. B Annonce de camp et programme générale 7 semaines avant le camp (camp à l’étranger : 2 mois) Envoyer le programme générale au RG et au coach.

Ouvrir un camp dans la MiData, enregistrer le coach et le moniteur de camp Confirmer le camp dans la MiData et envoyer au MSdS et à l’AC via la MiData 6 semaines avant le camp.

Evaluer le programme générale et donner feed-back à la MC. La MiData envoie automatiquement une information à l’AC sur le territoire de laquelle aura lieu le camp.. 1 mois avant le camp Informer la commune dans laquelle le camp à lieu de la présence d’un camp, respecter les réglementations cantonales particulières C Commande de services > 6 semaines avant le camp Remplir la commande de matériel de prêt J+S et l’envoyer au coach. Contrôler la commande, la signer et l’envoyer à l’office cantonal des sports au plus tard 5 semaines avant le camp. L’office cantonal des sports fait suivre la commande et envoie une confirmation au coach.

4 semaines avant le camp Remplir la commande de cartes nationales et l’envoyer au coach. Contrôler la commande, la signer et l’envoyer à Swisstopo au plus tard 3 semaines avant le camp. Swisstopo fait parvenir les cartes commandées à l’adresse de livraison. 2 semaines avant le camp Remplir la commande de billet collectif CFF et l’envoyer directement à l’office cantonal des sports. L’office cantonal des sports renvoie le formulaire tamponné à la MC.

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Introduction 7 2 semaines avant le camp Enregistrer les participants dans la MiData et en informer le coach.

Importer la liste des participants de la MiData à la Sport DB. Annonce à la Rega par la SPORTdb jusqu’à un jour avant le camp D Transmettre le programme détaillé Au plus tard 3 semaines avant le camp Envoyer le dossier de camp complet à la RG et au coach. E Autorisation du camp 2 à 3 semaines avant le camp Evaluation du programme en suivant l’aide-mémoire de l’annonce de camp MSdS Evaluation du programme en suivant l’aide-mémoire de l’annonce de camp MSdS Délivrance de l’autorisation du camp, de l’autorisation sous réserve ou du refus d’autorisation.

Délivrance de l’autorisation du camp, de l’autorisation sous réserve ou du refus d’autorisation. 1 à 2 semaines avant le camp Discussion du programme et de l’autorisation. Discussion du programme et de l’autorisation. Discussion du programme et de l’autorisation. La MC confirme l’autorisation sous réserve ou le refus d’autorisation par sa signature. Signature de l’autorisation. Signature de l’autorisation. Dernière semaine avant le camp Envoyer une copie de l’autorisation signée à la MC et la RG ; en cas de refus d’autorisation, également à l’AC et au MSdS..

Pendant le camp Lors du premier jour de camp Vérifier que le matériel emprunté à J+S a été reçu dans son intégralité.

Remballer le matériel de prêt J+S selon l’aide-mémoire. F Clôture du camp Au plus tard 3 jours après le camp Renvoyer les cartes nationales à SwissTopo. Au plus tard 10 jours après le camp Ajuster la liste définitive de tous les participants et des responsables dans la MiData et en informer le coach.

Terminer le contrôle de présence dans la SportDB avant la clôture de l’offre J +S G Clôture de l’offre J+S Au plus tard 30 jours après le dernier camp Clôturer l’offre J+S en ligne par SPORTdb. Après la clôture de l’offre J+S Envoyer une copie de la confirmation de virement reçue à la RG. Virement des subventions J+S au groupe. Envoi de la confirmation de virement au coach.

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Introduction 8 A. Préparation de la saison des camps Conditions cadres pour camps (avec ou sans J+S) Les camps scouts peuvent avoir lieu avec ou sans inscription à J+S. Tous les camps scouts de plus de 3 jours avec ou sans J+S doivent être annoncés à l’association cantonale (AC) et au Mouvement Scout de Suisse (MSdS) (par MiData).

Pour l’autorisation du camp on utilise l’autorisation du camp du MSdS. Elle consiste en deux parties : L’autorisation (p. 1) et un aidemémoire (p. 2) qui sert de base à l’encadrement pour donner son accord au programme du camp. Les consignes de base valables pour tous les camps scouts sont consignées dans le Règlement concernant la préparation de camps du MSdS. Pour les camps qui sont inscrits à J+S, des consignes supplémentaires s’appliquent. Tous les camps d’un groupe qui auront lieu pendant une année sont inscrits et clôturés par le coach dans la SPORTdb en tant qu’offre J+S. Pour ces camps, on peut commander du matériel J+S, des cartes topographiques et des billets de groupe CFF à des tarifs particulièrement intéressants.

Tous les participant(e)s de l’âge J+S ainsi que les responsables et les personnes accompagnatrices peuvent être assurés pendant la durée du camp auprès de la Rega. Les camps J+S doivent remplir certaines conditions minimales concernant le nombre de monitrices et de participant(e)s, ainsi que les activités proposées pendant le camp. Si un camp remplit ces conditions, le groupe reçoit une subvention forfaitaire. Les montants actuellement alloués peuvent être trouvés dans le Guide pour le Coach J+S. Cette subvention est attribuée selon le nombre de personnes de l’âge J+S, encadrées par un nombre suffisant de monitrices J+S.

Toutes les directives concernant l’organisation de camps J+S sont consignées dans le Guide pour la réalisation d'offres J+S Sport de camp/Trekking.

L’office cantonal des sports peut effectuer des contrôles ponctuels, auquel cas le programme d’un camp peut être examiné de manière plus approfondie. Dans ce cas-là, l’office cantonal des sports demande au coach de présenter le programme général et détaillé du camp, en sus des formulaires habituels, afin qu’ils soient contrôlés. Exigences pour un camp J+S (Selon le Guide pour l’exécution des offres J+S de SdC/T du 21.12.2015) ❑ Durée minimale : au moins 4 jours, voire 3 jours (pour autant qu’un autre camp de 4 jours soit proposé dans le même offre.). Les jours d’arrivée et de départ comptent ensemble pour une journée de camp si au moins quatre heures d’activités J+S sont réalisées sur l’ensemble des deux jours.

Nombre de responsables : Les conditions suivantes doivent être remplies : - Au moins deux responsables J+S formés (= cours de base réussi) doivent être présent lors de chaque camp. Pour les camps Sport des enfants, ils doivent avoir une reconnaissance J+S SdC/T Sport des enfants valable (enfants de 5 à10 ans), pour les camps Sport des jeunes, une reconnaissance J+S SdC/T Sport des jeunes valable (jeunes de 10 à 20 ans). Pour les camps mixtes, la maitrise doit comporter au minimum une personne avec reconnaissance J +S SdC/T Sport des enfants valide et au minimum une personne avec une reconnaissance J+S SdC/T Sport des jeunes valide.

Dans chaque camp, un responsable au minimum doit posséder le complément Responsable de camp (= cours de responsable réussi). - Pour plus de 24 participants, un responsable J+S avec reconnaissance valide supplémentaire est nécessaire par tranche de 12 participants. ❑ Nombre de participants : au moins 12 personnes par camp dans la tranche d‘âge correspondante. Il n’est pas possible de prendre plus de participants en camp que ne le permet le nombre de responsables.

Sécurité : Les règles de sécurité du SdC/T doivent être respectées (voir la brochure Sport de Camp/Trekking – Présentation dans le cudesch).

Un concept de sécurité doit être établi pour le camp dans son ensemble ainsi que pour toutes les activités à risques.

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Introduction 9 Les activités à risque ne peuvent être effectuées qu’avec des participants en âge sport des jeunes (10-20) et requièrent des responsables avec une reconnaissance dans le domaine de sécurité correspondant. ❑ Structure du programme : Certaines exigences concernant le programme du camp doivent également être respectées. Elles sont expliquées au chapitre B. Annonce de camp et programme générale.

Formulaire Informations supplémentaires Site Internet Règlement concernant la préparation de camps (MSdS) Guide pour la réalisation d’offres J+S Sport de camp/ Trekking avec des enfants et des jeunes Brochure SdC/T : Présentation (J+S) www.camp.msds.ch > Aides Voilà – programme pour la promotion de la santé et la prévention des dépendances Les MC et les RG décident également au début de l’année si elles veulent inscrire les camps dans le programme Voilà.

Voilà est le programme pour la promotion de la santé et la prévention des dépendances dans les associations de jeunesse. Il est proposé dans 17 cantons sous différents noms. Pour pouvoir profiter de ce programme c’est-à-dire pouvoir y inscrire son camp, il faut qu’au moins un membre de la maîtrise suive une formation. Cette formation permet aux monitrices de demander des subventions pour un camp. Des informations plus précises sur les dates des cours ainsi que sur les exigences cantonales spécifiques pour les subventions peuvent être obtenues en s’adressant auprès des personnes de contact des programmes Voilà cantonaux.

Formulaire Informations supplémentaires Site Internet www.voila.ch/fr > Contact > Programmes cantonaux FairCamp – un projet pour la durabilité Le projet FairCamp propose chaque été un concours sur un aspect de la durabilité des camps d’été. On peut gagner de supers prix. Il met aussi à disposition sur son site internet une boîte à outils qui présente plusieurs moyens de rendre un camp d’été plus durable et respectueux des ressources naturelles.

Formulaire Informations supplémentaires Site Internet (qu’en allemand pour l’instant) http://www.faires-lager.ch → coucours → boîte à outils

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Introduction 10 Données relatives aux camps Au début de l’année, la MC et la RG décident ensemble les camps qu’elles veulent organiser et les dates.

Elles établissent une liste avec toutes les données nécessaires concernant le groupe et les camps. La MC et la RG décident également quels camps seront annoncés à J+S. Pour rassembler ces données, on peut consulter le mémento Aide-mémoire SPORTdb, afin de s’assurer que les données sont complètes. En début d’année, les MC et les RG remettent au coach la liste des données relatives aux camps. Voici quelques explications relatives au formulaire : 1 « Compte de paiement du forfait J+S » : on donne le numéro de compte du groupe. Les paiements par J+S se font uniquement sur le compte bancaire ou postal suisse d’une association.

L’indication d’un IBAN valable est impératif. Après le décompte de l’offre J+S à la fin de l’année, la subvention est versée sur ce compte.

2 « Type de camp J +S » : Kids correspond à la branche louveteaux et on la choisit pour les camps s’adressant principalement à des enfants de 7 à 10 ans. Teens correspond aux branches éclairs ou picos avec des participant(e)s majoritairement âgés de 10 à 20 ans. Un camp mixte permet de compter comme participants des personnes de 5 à 20 ans. Selon le règlement des camps du MSdS, il n’est pas permis d’organiser des camps avec la branche Castors (5-6 ans).

3 « Nombre de participants prévu » : celui-ci n’est probablement pas connu à l’avance, c’est pourquoi on met un chiffre approximatif qui pourra être corrigé ultérieurement.

4 « Nombre d’accompagnants prévus » : On entend par là des personnes qui seront présentes au camp en plus de responsables formés. 5 « Activité de sécurité prévue » : données provisoires qui pourront être modifiées plus tard. 6 « NPA/Localité » et « Date de naissance » : Seulement pour les monitrices qui s’engagent pour la première fois dans le groupe en tant que monitrice J+S. C’est important d’inscrire la date de naissance précise et pas seulement l’année. Le totem ne sert qu’au coach et n’est pas nécessaire à la SPORTdb.

Formulaire Informations supplémentaires Sites Internet Données nécessaires au coach pour l’annonce par la SPORTdb (MSdS) www.encadrement.msds.ch > Manuel du coach Délai pour les données relatives aux camps MC et RG > Coach : en début d’année

Introduction 11 6

Introduction 12 Ouvrir un camp dans la MiData La RG ouvre le camp dans la MiData. Pour cela, elle se connecte et, dans son groupe, va sur « Camp » et clique « +Établir un camp » et remplit le formulaire « Créer un camp ». Un coach est attribué au groupe. Le coach reçoit un e-mail automatique de notification, qu’il a été affecté au camp.

Attention : des camps peuvent être créés à plusieurs niveaux. Un camp peut aussi bien être ouvert au niveau des groupes que par un groupe (par exemple : Eclais, Routiers, etc.) L’inscription au camp n’est possible que pour les membres du groupe correspondant. 1 2

Introduction 13 Formulaire „Créer un camp“ i. T Titre C Champ ii. C Champ obligatoire Saisie / Remarque Qui remplit le champ? Général Nom Oui Le camp apparaît ainsi dans l’aperçu des camps. Le choix du nom est libre. Par exemple « Camp d’été niveau scout », etc. RG Statut du camp Oui Créé : le camp a été enregistré par l’organisateur (le plus souvent par le RG) Confirmé : confirmation que le camp aura lieu. Seuls les camps à partir de ce statut génèrent des rappels automatiques au coach.

Participants enregistrés : les participants ont été enregistrés par le moniteur du camp et le coach peut exporter les données pour la SPORTdb (après le camp).

Annulé : le camp a été annulé Clos : le camp est clos RG / MC / C Description Non MC Devise Non MC Coûts Non MC Adresse de camp Oui MC Canton/Pays Oui Indiquer le canton ou choisir « Etranger ». MC Coordonnées géographique Oui MC Altitude Oui MC Numéro en cas d’urgence, Contact en cas d’urgence Ja Ici est enregistrée une personne joignable pendant la durée du camp. Il est important d’enregistrer un numéro de téléphone auquel la personne est joignable pendant la durée du camp.

MC Propriétaire / loueur/-euse Oui MC Autorisation du / de la propriétaire Non MC Contact scout local Case contrôle Le champ n’apparaît que s’il s’agit d’un camp à l’étranger MC Informations de contact des scouts locaux Non Le champ n’apparaît que s’il s’agit d’un camp à l’étranger et si un contact scout local a été coché. MC Cadre J+S Oui Pas J+S J+S Sport des enfants J+S Sport des jeunes Camp J+S mixte MC/RG/ C Domaines de sécurité Non Si des activités de sécurité sont réalisées dans le camp, cocher ici le domaine de sécurité concerné. Pour cela, une personne reconnue dans le domaine de sécurité correspondant doit être dans l’équipe de responsables (hiver/montagne/eau).

MC/C Participant(e)s attendu(e)s Oui Si le nombre de participants n’est pas encore connu, indiquer simplement le nombre attendu. MC Règlement du camp / Profil du scoutisme Case contrôle Le règlement sur la planification et la mise en œuvre des camp ("règlement de camp") ainsi que le profil scout sont pris en compte et respectés. MC

Introduction 14 i. T Titre C Champ ii. C Champ obligatoire Saisie / Remarque Qui remplit le champ? Consignes/ Recommandations AC Case contrôle Les directives et recommandations disponibles de l'association cantonale sont prise en compte au mieux lors de la préparation du camp. MC Consignes J+S SdC/T Case contrôle Pour les camps J+S: je connais les recommandations actuelles du dossier Sport de camp/Trekking et j'en tiens compte. MC Dates Désignation Non Pour un camp en plusieurs parties, saisir sous désignation de quelle partie du camp il s’agit (par exemple avant week-end) MC Lieu Non Dans le cas de plusieurs parties, plusieurs lieux peuvent être saisis.

MC Du / Au Oui Date de début et de fin camp et heure. RG/MC Inscription Début / Fin des inscriptions Non MC Conditions d’admission Non Ici peuvent figurer des conditions d’admission comme l’âge minimum ou autre . MC Nombre maximum de participants Non MC Inscriptions externes Case contrôle Les participants hors de la MiData sont considérés comme participants extérieurs. En cliquant sur « oui », un lien apparaît sous informations sur le cours qui peut être envoyé à des personnes extérieures par E-mail.

MC Inscription papier obligatoire Case contrôle Les participants doivent remettre une inscription écrite.

MC Inscription obligatoire Case contrôle Les participants peuvent s’inscrire seuls pour ce camp via la MiData. MC Possibilité de se désinscrire Case de contrôle Les participants peuvent se désinscrire seuls pour ce camp via la MiData. MC Données pour l’inscription Non Des champs supplémentaires peuvent être créés ici. MC Encadrement Maîtrise de camp Oui RG Maîtrise de groupe Oui RG RG présent Case contrôle RG Visite du RG Case contrôle RG Date de visite du RG oui RG Coach Oui C Visite du coach Case contrôle C Coach confirmé Case contrôle C Date de visite du coach oui C Encadrement activité de sécurité Montagne/Hiver/ Eau Non Pour l’encadrement des activités de sécurité, le coach fait appel à une tierce personne compétente (reconnue en tant qu’expert SdC/T avec le module chef de cours et reconnu expert dans le domaine de sécurité correspondant).

S’il ne connaît personne répondant à ces critères, il se tourne vers l’association cantonale.

Introduction 15 Enregistrement de moniteur de camp dans MiData Le RG enregistre dans la MiData au moins le moniteur de camp. Les autres personnes responsables peuvent être ajoutées aussi bien par le RG que par le moniteur de camp enregistré. L’équipe cuisine doit également être ajoutée, afin que le coach puisse facilement compléter la SPORTdb pour l’assurance de la REGA. 1 Sélectionner domaine camp 2 Choisir le camp souhaité déjà enregistré 3 Cliquer sur participants 4 Cliquer sur maîtrise 5 Ajouter une personne et choisir la forme souhaitée. 6 Sous „Chercher une personne“, saisir un nom, choisir la personne souhaitée.

Sous désignation, indiquer la désignation concrète (par exemple co-monitrice) et „Enregistrer“.

1 2 3

Introduction 16 4 5 6

Introduction 17 Enregistrement de l’offre J+S Le coach enregistre tous les camps du groupe en une fois auprès de J+S. Il le fait en ligne par la SPORTdb. Le numéro du compte se compose de « js » plus le numéro personnel du coach. Ce numéro personnel figure par exemple sur sa carte J+S ou peut être demandé au service cantonal. C’est ce dernier qui donne au coach l’accès à la SPORTdb.s Ouverture de l’offre J+S dans la SPORTdb Au début de l’année, une nouvelle offre pour l’année à venir est ouverte sous « Gestion de l’offre « Nouvelle offre ».

Une seule offre est ouverte par groupe. Avec cette offre, tous les camps du groupe seront inscrits à J+S.

Après l’ouverture, l’offre peut être consultée n’importe quand sous « Gestion de l’offre » > « Vue d’ensemble de l’offre ». A chaque modification pendant l’année, le « statut » change également. La « check-list » de l’offre donne une vue d’ensemble sur les étapes de modification nécessaires à chaque statut. Pour modifier l’offre, on suit les cartes du registre de la gauche vers la droite (voir l’illustration). La nouvelle offre ouverte s’affiche dans la vue d’ensemble de l’offre en tant qu’« offre pas encore enregistrée ». A partir de là, il s’agit d’enregistrer l’offre.

Voici quelques explications relatives à la check-list de la SPORTdb.

Statut de l’offre « Annonce » 1. Vérifier les données de l’offre Vérifier les données de l’offre et les modifier si saisir la direction indiquer le nécessaire compte pour le versement Chercher la personne et enregistrer Chercher le compte ou en entrer un nouveau 2. Saisir, traiter ou effacer un camp Entrer tous les camps d’après la liste des MC et de la RG (entrée des données prévues) 3. Fixer les objectifs Pour chaque champ d’action, il faut choisir au moins un objectif par offre 2 3 1 Délai pour l’enregistrement de l’offre J+S Coach > SPORTdb : au plus tard 30 jours avant le premier camp

Introduction 18 4. Envoi pour autorisation En cliquant sur « Commencer la procédure d’autorisation » au-dessous de « Check-list », l’offre est envoyée à l’office cantonal du sport pour autorisation. Statut de l’offre « Procédure d’autorisation » Le statut « Procédure d’autorisation » indique que l’office cantonal des sports traite l’offre. La demande d’autorisation du coach est confirmée par message électronique (Objet : Confirmation de réception de votre offre J+S n° XXXXX). L’autorisation finale par l’OCS est également confirmée par message électronique (Objet : Autorisation de votre offre J+S n°XXXXX).

Dès lors, l’offre entre dans le statut « Exécution ».

En ce qui concerne la clôture du camp et de l’offre, consulter ci-dessous le chapitre F Clôture du camp et le chapitre G Clôture de l’offre. Formulaire Informations supplémentaires Sites Internet Aide-mémoire : Enregistrement d’une offre (J+S) www.jeunesseetsport.ch > Informations pour > Coachs J+S Coachs > SPORTdb Saisie des données et protection des données dans la SPORTdb (J+S) https://www.sportdb.ch/extranet FAQ : SPORTdb - les questions souvent posées (J+S) Congé jeunesse Les monitrices exerçant une activité professionnelle peuvent obtenir un congé jeunesse. En effet, de par la loi, les apprentis et les personnes de moins de 30 ans exerçant une activité professionnelle ont droit à une semaine supplémentaire de congé non payé pour des activités d’encadrement des jeunes (camp, cours de formation, événements).

La monitrice remplit seule ou avec la RG la partie supérieure du formulaire Attestation relative au congé jeunesse (CSAJ). La RG complète la partie inférieure et confirme ainsi que le camp aura bien lieu. Ce formulaire permet à la monitrice de demander un congé jeunesse à son maître d’apprentissage ou à son patron au plus tard deux mois avant le camp. D’autres renseignements se trouvent dans l’ « Aide-mémoire Congé jeunesse » (CSAJ/OFAS). Formulaire Informations supplémentaires Sites Internet Attestation relative au congé jeunesse (SAJV) Aide-mémoire « Congé jeunesse » (CSAJ/OFAS) www.camp.msds.ch > Aides www.conge-jeunesse.ch Délais pour l’attestation de congé jeunesse MC > RG : 2.5 mois avant le camp RG > Employeur : 2 mois avant le camp

Introduction 19 B. Annonce de camp et programme générale Annonce de camp au MSdS Avec l’annonce de camp MSdS dans la MiData, chaque camp est inscrit à l’avance à l’AC et au MSdS. La MC remplit toutes les informations sur le camp au plus tard 7 semaines avant le camp (champs obligatoires cf. tableau p. 13) dans la MiData et envoie en même temps le programme générale à la RG et au coach. Le coach peut alors se connecter à la MiData, remplir sa partie de l’annonce de camp et la transmettre. L’annonce de camp est ensuite transmise automatiquement du MSdS et à l’AC.Le MSdS utilise ces informations afin de pouvoir réagir en cas de crise, ainsi que pour des informations statistiques vis-à-vis de la confédération.

A cet effet, le coach se connecte avec son login à la MiData et va à son groupe. S’il n’a pas de login, il s’adresse à son groupe, pour que celui-ci lui envoie un accès. Ensuite, il procède de la façon suivante : 1 Cliquer sur « Camp ». 2 Choisir le camp correspondant 3 Cliquer sur « Modifier». 4 Dans le cas où l’adresse de camp est reconnue automatiquement (Par exemple: Pfadiheimweg 100, 8400 Winterthur), après l’enregistrement un extrait de carte correspondant sera automatiquement généré. D’un clic sur le marqueur rouge, les coordonnées peuvent être lues. Sinon, les coordonnées peuvent être entrées dans la première case du champ « Adresse de camp ».

5 Vérifier toutes les données 6 Choisir le registre encadrement. Cliquer sur « Coach confirmé » et remplir les informations sur visite du coach et les activités de sécurité. 7 Cliquer sur « Enregistrer » 8 Une fois que toutes les informations sont complètes : envoyer l’annonce de camp au MSdS en cliquant sur le bouton « Transmettre ». L’annonce de camp peut être imprimée en cliquant sur « Annonce de camp MSdS ».

Délai d’annonce du camp au MSdS Enregistrement des données dans la MiData : Moniteur du camp dans la MiData: 7 semaines avant le camp Transmission du camp dans la MiData Coach dans MiData : 6 semaines avant le camp

Introduction 20 8

Introduction 21 Le programme générale (Picasso) Le programme générale contient les grandes lignes du programme du camp. Grâce à lui, la maîtrise garde une vue d’ensemble des activités prévues pendant la préparation et le déroulement du camp. Il faut commencer avec la planification du programme générale suffisamment longtemps à l’avance. En effet, 7 semaines avant le camp, la MC remet le programme générale et l’annonce de camp MSdS à la RG et au coach. Le coach donne ensuite son avis sur le programme générale. Pour la planification de ce programme résumé, on trouve de bons conseils dans la brochure J+S Le camp dans le cudesch.

Les points suivants doivent y figurer : ❑ Thème du camp ❑ 3 priorités du camp ❑ Nom de la responsable de camp ❑ Organisatrice (unité, groupe) ❑ Nom du coach ❑ Lieu de camp et nom du gîte / de l’emplacement du camp sous tentes ❑ Dates du camp ❑ Genre de camp (gîte/tentes, camp d’été/d’automne) ❑ Jour, date et responsable de la journée ❑ Nom de chaque activité et de la personne responsable ❑ Heures d’arrivée et de départ ❑ Pour les camps J+S : les blocs de sport de camp et d’activités de camp doivent figurer dans le programme générale avec un numéro et de façon visible (par exemple en utilisant des couleurs différentes).

(Voir brochure J+S SdC/T : Présentation) Instructions du MSdS concernant le programme Le MSdS laisse beaucoup de liberté aux responsables pour la composition du programme. Celui-ci doit être équilibré et varié et les fondements scouts pris en compte. Le Règlement concernant la préparation de camps doit être respecté.

Dans le cadre de camps J+S, il faut en outre respecter les dispositions supplémentaires suivantes par rapport au programme : ❑ Il faut au moins 4 heures d’activités J+S par jour, dont au maximum 2 heures d’activités de camp. ❑ Dans un camp de plus de 4 jours, un jour de camp peut avoir lieu sans activités J+S (mais aucun subside J+S ne sera accordé pour ce jour). ❑ La journée de camp est partagée en trois parties par les repas de midi et du soir. Dans 2 de ces parties, 1h d'activité de camp J+S doit être organisée au minimum. ❑ Les jours d’arrivée et de départ comptent ensemble pour une journée de camp si au moins quatre heures d’activités J+S sont réalisées sur l’ensemble des deux jours.

La durée minimale d’un bloc de programme est de 30 minutes.

Formulaire Informations supplémentaires Sites Internet Modèle de programme générale vide (Cudesch) Brochure J+S Sport de camp/Trekking – Bases (cudesch) Brochure J+S Le camp (cudesch) Règlement concernant la préparation de camps (MSdS) Brochure J+S SdC/T : Présentation (J+S) www.cudesch.msds.ch > Camp (exemples) www.camp.msds.ch Délai pour le programme générale MC > RG et coach : 7 semaines avant le camp RG > Coach : 6-7 semaines avant le camp

Introduction 22 Informer la commune dans laquelle se trouve le lieu de camp Environ un mois avant le camp, la commune dans laquelle se déroule le camp devrait être informée de la présence du camp.

La prise de contact avec la commune est utile pour plusieurs raisons. D’une part, la commune peut vous informer sur les réglementations cantonales ou communales. D’autre part, il est important que les autorités soient informées de votre présence en cas de catastrophe (évacuation). Parfois la commune peut d’ailleurs également vous aider dans la recherche d’un abri de secours (par ex. abri PC communal).

Les informations suivantes devraient être envoyées à la commune : ❑ Durée et type de camp ❑ Nom du groupe ❑ Nom et coordonnées du responsable de camp principal ❑ Nom du propriétaire du terrain ❑ Coordonnées du lieu de camp ❑ Demande d’informations concernant des règlements cantonaux ou communaux spéciaux (interdiction de feu, protection des nappes phréatiques, zones de protection de la nature, périodes de protection du gibier, ...) Attention : Dans certains cantons des consignes spéciales concernant la prise de contact avec les autorités sont en vigueur, cf. la section Cas particuliers d’annonce de camp de ce chapitre.

Introduction 23 Cas particuliers d’annonce de camp Camps dans le canton du Tessin D’après le droit cantonal, il est nécessaire d’obtenir une autorisation de la commune de localisation du camp pour pouvoir organiser un camp sous la tente. Pour l’obtenir, il faut en faire la demande auprès de la commune. Il n’existe pas de formulaire officiel. La meilleure solution est de prendre d’abord contact avec la commune où le camp devrait avoir lieu et de clarifier le processus avec elle. Puis il faut écrire une courte lettre avec comme objet : « Richiesta di autorizzazione per campeggio occasionale ».

Camps dans les cantons de Saint-Gall et de Thurgovie Les cantons de Saint-Gall et de Thurgovie appliquent des dispositions particulières quant à l’utilisation de la forêt.

Dans ces deux cantons, les camps qui se tiennent près ou dans la forêt ou les activités réalisées en forêt doivent, le cas échéant, être signalées. Les informations à ce sujet sont disponibles auprès de l’Office des forêts des cantons.

Camps dans le canton de Vaud Les camps en gîte et sous tente d’une durée de plus de 7 jours doivent être également annoncés au canton de Vaud. La législation cantonale sur la protection de la jeunesse prévoit que les camps soient annoncés au Service de la Protection de la Jeunesse (SPJ). Pour ce faire, une demande d’autorisation doit être remplie et envoyée au secrétariat pour la protection de la jeunesse en y joignant les statuts du groupe, l’annonce de camp MSdS et le programme détaillé, et ce, trois semaines avant le camp.

Attention: le canton de Vaud applique également des directives en matière d’encadrement lors des camps et colonies de vacances (nombre de responsables en fonction du nombre de participants et de la classe d’âge).

Les directives peuvent être téléchargées sur le site du MSdS. Formulaire Informations supplémentaires Sites Internet Autorisation d’un camp dans le canton de Vaud (SPJ du canton de VD) Formulaire pour la demande d’une autorisation d’un camp au canton de Vaud www.camp.msds.ch > Aides Directives pour les camps et colonies de vacances au canton de Vaud Dispositions spécifiques aux camps et colonies de vacances dans le canton de Vaud www.camp.msds.ch > Aides Manifestations sportives dans le Canton de Thurgovie (en allemand) Information sur les dispositions particulières concernant l’utilisation de la forêt dans le canton de Thurgovie www.forstamt.tg.ch > Waldgesetzgebung Manifestations dans l’espace de vie (en allemand) Information sur les dispositions particulières concernant l’utilisation de la forêt dans le canton de Saint-Gall www.wald.sg.ch > Waldrecht > Veranstaltungen im Lebensraum Pfadiaktivitäten im St.Galler Wald (en allemand) Aide-mémoire de l’AC St.Gall et Appenzell www.camp.msds.ch > Aides

Introduction 24 Camps à l’étranger Il existe plusieurs possibilités pour organiser un camp scout à l’étranger. Les différentes formes de camps à l’étranger et tout ce qu’il faut savoir sur leur organisation se trouvent dans la brochure du MSdS Scoutisme international – Camps scouts à l’étranger. Si l’on veut organiser soi-même un camp à l’étranger, consulter le Fil conducteur « Camps scouts à l’étranger ». Le Règlement concernant les contacts internationaux du MSdS prévoit des dispositions spéciales pour les camps à l’étranger. Ces camps sont annoncés au MSdS deux mois à l’avance via la MiData.

La transmission d’un camp à l’étranger fonctionne de la même façon que pour un camp en Suisse, il faut choisir « Etranger » dans le champ « Canton/Pays » (cf. p. 13). Parallèlement à la transmission, le programme générale est envoyé à camps@msds.ch. La transmission d’un camp à l’étranger dans la MiData est en même temps une demande de courrier de recommandation internationale. Avec celle-ci, les scouts peuvent se prévaloir d’appartenir au mouvement scout, ce qui peut s’avérer utile.

Les camps scouts à l’étranger peuvent aussi être annoncés à J+S. Les mêmes modalités s’appliquent que celles pour les camps en Suisse. De même, du matériel J+S peut également être commandé pour un camp à l’étranger. Néanmoins, la livraison n’est effectuée qu’à une adresse en Suisse, de sorte que son transport incombe à la maîtrise. Attention : Dans de nombreux pays, particulièrement en UE, il existe des règles spécifiques concernant les camps de jeunes ! Ces règles peuvent, par exemple, concerner la couverture d’assurance des participants, la formation des responsables ou l’aménagement du lieu de camp.

Parfois une annonce spéciale du camp auprès des autorités locales de protection de la jeunesse est également nécessaire (par ex. en France). Ainsi, il est important de se renseigner au préalable sur les spécificités légales du lieu de destination ! Formulaire Informations supplémentaires Sites Internet Formulaire pour camp à l’étranger (MSdS) Règlement concernant les contacts internationaux (MSdS) www.international.msds.ch > Camps internationaux > Camp à l’étranger divers Aide-mémoire « Camps scout à l’étranger » (MSdS) Scoutisme international - Camps scouts à l’étranger (MSdS)

Introduction 25 C. Commande de services Commande de cartes nationales Swisstopo Pour les camps J+S, on peut commander des cartes nationales auprès de Swisstopo. A cet effet, il faut utiliser le formulaire «Commande de cartes nationales ». Le prêt est gratuit mais les frais de port pour les renvoyer sont à la charge du groupe. Les cartes perdues ou renvoyées en retard sont facturées. On peut commander un exemplaire de chaque carte pour trois participant(e)s de l’âge J+S. Le chef de camp envoie le formulaire rempli au coach qui le transmet directement à Swisstopo (mapsales@swisstopo.ch), par poste ou scannée par e-mail.

Les signatures peuvent être apposées électroniquement, une copie ou un scan n’est pas nécessaire. Les cartes sont livrées par la poste au domicile du chef de camp.

Voici quelques explications relatives au formulaire: 1 « Disponible » : La MC décide de la date à laquelle elle aura besoin des cartes. Si la commande est réceptionnée 3 semaines avant par Swisstopo, les cartes seront envoyées à cette date à l'adresse indiquée. Il est recommandé de passer commande assez tôt afin de pouvoir utiliser les cartes nationales lors de la reconnaissance des lieux. 2 « Reddition » : La MC doit renvoyer à temps les cartes par la poste, c’est-à-dire au plus tard 3 jours après la fin du camp (cf. l’ « aide-mémoire pour le matériel de prêt ») 3 « Organisation »: La MC note ici le nom du groupe.

4 « Droit au matériel »: On peut emprunter des cartes nationales à l'échelle 1:25'000 et 1:50'000 ainsi que des assemblages. La MC a le droit de commander un exemplaire pour 3 participants de l’âge J+S. Sont pris en considération tous les participants âgés de 5 à 20 ans. 5 « N° de l'offre »: Le coach note ici le numéro de l'offre J+S selon l'inscription dans la SPORTdb. Formulaire Commande de cartes nationales (J+S) Informations supplémentaires Guide concernant les prestations spéciales pour les offres de sport J+S (J+S) Sites Internet www.camp.msds.ch > Aide Délais pour la commande de cartes nationales MC > coach : 4 semaines avant la date de livraison Coach > Swisstopo : 3 semaines avant la date de livraison

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