Assemblée générale annuelle - 25 octobre 2019 Documents de consultation - Chambre des notaires
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
Assemblée générale annuelle 25 octobre 2019 Documents de consultation
Table des matières
Section 1 – Documents disponibles pour consultation 3
Section 2 – Cotisation annuelle 2020-2021 4
Section 3 – Cotisation supplémentaire indemnisation 14
Section 4 – Cotisation spéciale publicité 18
Section 5 – Cotisation spéciale PAN 24
Section 6 – Cotisations - orientation générale 28
Section 7 – Rémunération du président et des 31
administrateurs élus
Section 8 – Nomination des auditeurs 2019-2020 38
2
Documents disponibles pour consultation
Projet d’ordre du jour
Projet de procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 15
novembre 2018
Projet de Rapport annuel 2018-2019
Extraits de la Politique « organisation interne » concernant les
règles de l’assemblée générale
Politique « compensation des administrateurs, des comités et des
autres représentants »
Politique « Mandat du président »
Politique « Mandat du Conseil d’administration »
Recommandations du comité ad hoc sur la rémunération
3
Cotisation
annuelle
2020-2021
Financement des activités de la Chambre
Prévisions budgétaires 2020 - 2021
Orientation du Conseil d’administration
4
À quoi sert
la cotisation
annuelle?
Un ordre professionnel établit son
budget afin d’être en mesure de
respecter ses obligations légales
de protection du public.
Le mandat de l’Ordre détermine
les ressources requises afin
d’accomplir certaines activités
statutaires imposées par le Code
des professions et mettre en
œuvre le plan stratégique adopté
par le Conseil d’administration.
5
Répartition des dépenses de la Chambre
Activités primaires
REGISTRE DES
TESTAMENTS ET DES INSPECTION, SYNDIC, COMPÉTENCES,
MANDATS DISCIPLINE, GARDES STATUT PROFESSIONNEL
6%
ACTIVITÉS PROVISOIRES ET GREFFES
PRIMAIRES 30% 21%
72%
PROGRAMME
ÉMERGENCE
9%
GOUVERNANCE,
SERVICES JURIDIQUES
13% INFORMATION, SERVICES
AUX MEMBRES ET AU
PUBLIC 21%
6
La Chambre administre 3 fonds distincts
Fonds d’études Fonds général Fonds
notariales (FEN) d’indemnisation
Conformément à la Loi sur le Les revenus et les dépenses Conformément au Code
notariat (article 6, par. 2), la afférents à la prestation de des professions (article 89),
Chambre administre un FEN services et à l’administration de le Conseil d’administration
composé notamment des l’Ordre sont imputés au Fonds de la Chambre a établi, par
revenus d’intérêts générés par général. Les dépenses sont règlement, un Fonds
les sommes qui transitent couvertes par les revenus d’indemnisation servant à
dans les comptes en provenant de la cotisation rembourser des sommes
fidéicommis des notaires. Les annuelle, des cotisations d’argent ou autres valeurs
sommes recueillies des clients spéciales et de la formation utilisées par un notaire à
doivent servir à promouvoir la (environ 23 %), du registre des d’autres fins que celles pour
qualité des services testaments et des mandats lesquelles elles lui avaient
professionnels, la réforme du (environ 14 %). De plus, le FEN été remises dans l’exercice
droit, la recherche, l’éducation contribue aux activités courantes de sa profession. Il est
et l’information juridiques, qui répondent aux objectifs du généralement financé par
l’établissement et le maintien FEN (environ 58 %). Tout déficit une cotisation
des services de la est comblé à même les surplus supplémentaire.
Bibliothèque notariale. Le FEN du Fonds général.
agit aussi en dernier recours
pour le financement du Fonds
d’indemnisation. Découvrir la
politique du FEN
7
Fixation de la cotisation annuelle :
CONTEXTE
• Le Conseil administration veille à la saine gestion de la Chambre, à
sa pérennité et à l’optimisation de l’utilisation de ses ressources
(art. 62 du Code des professions).
• Les revenus provenant des notaires (excluant les Registres des
testaments et des mandats) contribuent à moins de 25 % des
dépenses opérationnelles du Fonds général, ce qui est
significativement en deçà des ratios affichés par les autres ordres
professionnels.
• La démographie de la profession est stable : les nouvelles
inscriptions comblent tout juste les départs. La perspective de la
hausse de revenu par la croissance du nombre de membres est
donc limitée.
8
Fixation de la cotisation annuelle
INVESTISSEMENTS STRATÉGIQUES
Gratuité des cours de perfectionnement pour les notaires de 5 ans et moins de
pratique;
Gratuité de certaines formations en webdiffusion;
Nouvelles formations offertes en région, ex: médiation familiale complémentaire;
Développement d’une nouvelle plateforme de gestion des apprentissages;
Automatisation des recherches simples aux Registres des testaments et des
mandats;
Démarches auprès du ministère de la Justice permettant que la Chambre des
notaires devienne un organisme accréditeur en médiation civile;
Aide financière pour « Assistance parentale » et pour « Nouvelle pratique en
région éloignée »;
Poursuivre la mise en œuvre du programme de transformation numérique
Émergence;
Plusieurs autres réalisations ont eu lieu au cours des derniers mois, telles que
présentées dans le projet de Rapport annuel
9
Fixation de la cotisation annuelle
CIBLE
=
Équilibre budgétaire
du Fonds général
+
Maintien de la qualité
des services offerts
10Sommaire budgétaire Prévisions
2020-2021
Budget
2019-2020
Fonds général Fonds général 1
En million de $
Revenus 11,7 11,5
Notaires (cotisations, formation et autres frais) 6,4 6,3
Registres des testaments et mandats 4,1 4,0
Autres revenus 1,2 1,2
Dépenses 29,6 28,6
Protection du public 11,1 10,7
Contrôle – compétences – interventions 4,9 4,7
Registres des testaments et mandats 1,9 1,8
2
Information, services aux notaires et public 7,3 7,1
Gouvernance, administration et autres 4,4 4,3
Résultats -17,9 -17,1
Financement par le FEN 3 16,7 16,2
Résultats nets après financement du FEN -1,2 -0,9
1 Hors programme Émergence (transformation numérique de la profession)
2 Budget communication 2019-2020 inclut un montant de 600 000 $ (campagne publicitaire) reporté en 2020-2021
12ORIENTATION
du Conseil d’administration
CAD-50-29-8 PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES SOMMAIRES 2020-
2021, COTISATIONS ANNUELLES 2020-2021 ET
RECOMMANDATION A L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
POUR LA NOMINATION DES AUDITEURS
Cotisation annuelle régulière 2020-2021
Sur proposition dûment appuyée, IL EST RÉSOLU À L’UNANIMITÉ:
QUE le Conseil d’administration adopte l’orientation voulant que la
cotisation annuelle régulière de l’Ordre des notaires du Québec, pour
l’exercice financier débutant le 1er avril 2020 et se terminant le 31
mars 2021, soit fixée à 900 $ et que les modalités et la date de
paiement de cette cotisation soient celles décrites dans la grille
tarifaire de l’Ordre;
QUE le secrétaire de l’Ordre soit mandaté afin d’effectuer les
consultations requises par le Code des professions quant au montant
susmentionné auprès des notaires.
12Cotisation
supplémentaire
Indemnisation
13À quoi sert
la cotisation supplémentaire
de l’indemnisation?
• Couvrir le règlement des réclamations courantes et
futures lorsque des sommes d’argent ou autres
valeurs sont utilisées par un notaire à d’autres fins
que celles pour lesquelles elles lui avaient été
remises dans l’exercice de sa profession;
• Supporter les dépenses courantes du Fonds
d’indemnisation;
• Maintenir un niveau de capitalisation suffisant du
Fonds d’indemnisation pour répondre aux
imprévus et assurer sa pérennité.
14Fixation de la cotisation
supplémentaire de l’indemnisation
En réponse aux commentaires recueillis lors de la consultation de
l’automne 2018, il a été décidé que cette cotisation supplémentaire
soit déterminée en même temps que les autres cotisations (annuelle
et spéciales).
• Le Conseil d’administration de la Chambre des notaires du Québec a
adopté une formule de fixation de la cotisation supplémentaire du
Fonds d’indemnisation qui tient compte :
• du niveau de capitalisation du Fonds
• du potentiel de réclamation
• La cotisation supplémentaire du Fonds d’indemnisation demeure
stable à 370 $ pour l’exercice 2020-2021.
15RECOMMANDATION
du Conseil d’administration
CAD-50-29-8 PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES SOMMAIRES 2020-
2021, COTISATIONS ANNUELLES 2020-2021 ET
RECOMMANDATION A L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
POUR LA NOMINATION DES AUDITEURS
Cotisation supplémentaire pour le financement du Fonds
d’indemnisation
Sur proposition dûment appuyée, IL EST RÉSOLU À L’UNANIMITÉ :
QUE le Conseil d’administration adopte, pour l’exercice financier
débutant le 1er avril 2020 et se terminant le 31 mars 2021, une
cotisation supplémentaire aux fins de payer les dépenses dues à
l’indemnisation et la fixe à 370 $ par notaire, nonobstant sa date
d’inscription au tableau de l’Ordre, le tout selon les modalités et la
date de paiement décrites dans la grille tarifaire de l’Ordre.
16Cotisation
spéciale
publicité
17Objectifs généraux campagne
2016-2020
1. Dans un esprit préventif, inciter les Québécois à se protéger sur le
plan juridique en consultant un notaire.
2. Valoriser le rôle conseil du notaire et le bénéfice ultime - la paix
d’esprit - de faire affaires avec cet expert juridique.
3. Améliorer la compréhension du rôle du notaire afin que les gens
perçoivent sa vraie valeur.
4. Rallier l’ensemble des notaires.
Description de section 18Créations publicitaires
Hiver 2017 à automne 2018 (3 cycles)
19Créations publicitaires
Automne 2018 et hiver 2019 (2 cycles)
20Résultats de la dernière campagne
Une campagne qui performe bien!*
▲ L’exposition de la population à la campagne a été très bon puisque 56 % des répondants ont
été exposés à celle-ci (norme Léger : 45-55 %)
▲ Les répondants sont d’accord pour dire que le rôle du notaire est de veiller à la protection
juridique à toutes les étapes importantes d’une vie (86 % vs 83 % en 2017)
▲ Le message a incité davantage à consulter un notaire (80 % vs 78 % en 2017)
▲ Le volet numérique de la campagne a été très performant :
Placements Facebook supérieur aux standards publicitaires
Les vidéos sur les différentes plateformes ont accumulé un nombre de vues à 119% des
standards publicitaires
▼ La notoriété (reconnaissance spontanée) de la campagne a diminué à 56 % (vs 67 % pour
celle de 2017), ce qui nous laisse l’opportunité de rediffuser le message
▼ La multiplicité des sous-messages (plusieurs histoires) a engendré une baisse du niveau de
compréhension de la campagne par rapport à celle de 2017 (50 % vs 71 % en 2017)
* Résultats de l’analyse de Léger, hiver 2019.
21Plan et tactiques 2019 – 2020
• Reconduire la campagne actuelle pour une 3e et une 4e saisons afin de rentabiliser
l’investissement initial
• Démontrer plus rapidement dans les exécutions publicitaires le bénéfice qu’apporte
le notaire en fonction de la situation de vie des personnages (séparation, mandat
de protection, fin de vie, début de vie d’un couple, première maison, …)
• Reporter 600 000 $ du budget de l’année actuelle pour déployer en 2020 une
nouvelle campagne de publicité plus massive
+ En parallèle et en prévision de la prochaine offensive
• Réaliser un travail de fond de collecte de données auprès des clients
et des notaires (groupes de consultation, sondages, analyses)
• Revoir l’évolution de la promesse de marque LA PAIX D’ESPRIT vers
des déclinaisons plus concrètes, plus parlantes pour le public
22RECOMMANDATION
du Conseil d’administration
CAD-50-29-8 PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES SOMMAIRES 2020-
2021, COTISATIONS ANNUELLES 2020-2021 ET
RECOMMANDATION A L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
POUR LA NOMINATION DES AUDITEURS
Cotisation spéciale pour un projet de publicité
Sur proposition dûment appuyée, IL EST RÉSOLU À L’UNANIMITÉ :
QUE le Conseil d’administration adopte une résolution fixant une
cotisation spéciale de 225 $ pour un projet de publicité, pour
l’exercice financier débutant le 1er avril 2020 et se terminant le 31
mars 2021, le tout selon les modalités et la date de paiement décrites
dans la grille tarifaire de l’Ordre;
QU’il en recommande l’approbation à l’assemblée générale annuelle
des notaires.
23Cotisation
spéciale
PAN
___
Services de consultation
aux notaires et à leur famille
24Statistiques 2018-2019
274 personnes ont fait appel aux services de consultation du programme d’aide
aux notaires pour cette période (264 personnes, l’année précédente)
78,47 % étaient des notaires (75,75 %, l’année précédente)
902,75 heures de consultation (1 193 heures, l’année précédente)
18 % des heures de consultation étaient pour des problématiques reliées au
travail (16 %, l’année précédente)
Les 5 premiers motifs de consultation étaient :
Anxiété / Angoisse, Stress, Conjugal / Marital, Éducation des enfants, Stress
organisationnel
Les statistiques concernant les employés des études notariales peuvent être
disponibles sur demande
La liste des services offerts par le PAN est disponible sur l’Inforoute notariale sous
l’onglet « Services aux membres »
25Partenaire et contributeurs
Partenaire : MORNEAU SHEPELL
Contributeurs et commanditaires :
Chambre des notaires du Québec (en services)
Fonds d’assurance-responsabilité de la Chambre
des notaires du Québec (contribution financière)
Association professionnelle des notaires du
Québec (APNQ) (contribution financière et
services)
Corporation de service des notaires du Québec
(contribution financière)
26RECOMMANDATION
du Conseil d’administration
CAD-50-29-8 PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES SOMMAIRES 2020-
2021, COTISATIONS ANNUELLES 2020-2021 ET
RECOMMANDATION A L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
POUR LA NOMINATION DES AUDITEURS
Cotisation spéciale pour le Programme d'aide aux notaires (PAN)
Sur proposition dûment appuyée, IL EST RÉSOLU À L’UNANIMITÉ :
QUE le Conseil d’administration adopte une résolution fixant une
cotisation spéciale de 42 $ pour le Programme d’aide aux notaires
(PAN), pour l’exercice financier débutant le 1er avril 2020 et se
terminant le 31 mars 2021, le tout selon les modalités et la date de
paiement décrites dans la grille tarifaire de l’Ordre;
QU’il en recommande l’approbation à l’assemblée générale annuelle
des notaires.
Un geste de solidarité de la part des membres de notre profession
pour la prévention, aide et bien-être collectif !
27Cotisations
________
Orientation
générale
28ORIENTATION GÉNÉRALE
Amener une stabilité au niveau de la variation
des cotisations
• Prévue pour l’exercice 2020-2021 et visée pour les années à venir
• Orientation du Conseil d’administration : contrôler l’augmentation
à 3 %, arrondi au 5 $ près, pour couvrir les augmentations de coûts
usuels
Prévisions cotisations 2020-2021
2020-2021
2019-2020 Variation
proposé
Annuelle 900 $ 875 $ 2,9 %
Spéciale – PAN 42 $ 42 $ statu quo
Spéciale – Publicité 225 $ 225 $ statu quo
Supplémentaire – Indemnisation 370 $ 370 $ statu quo
Cotisations totales 1 537 $ 1 512 $ 1,7 %
13Montant de la cotisation annuelle :
CONSULTATION DES NOTAIRES
Deux moyens pour exprimer vos commentaires :
Par ce sondage avant le 7 octobre 2019 :
Sondage/consultation des notaires
Les commentaires reçus seront partagés à
la fin de la période de consultation et un
sommaire de ceux-ci sera présenté lors de
l’assemblée générale annuelle.
Lors de la période à cet effet durant
l’assemblée générale annuelle du 25 octobre
2019.
Le Conseil d’administration analysera les
commentaires reçus avant sa décision finale.
30Rémunération du
président et des
administrateurs
élus
31RÉMUNÉRATION
Rappel
Suite à la Loi 11, la rémunération globale du président et des
administrateurs élus est élaborée dans une politique appliquée de
manière transparente et établie sur des critères objectifs.
L’article 104 du Code des professions prévoit que les notaires présents à
l’assemblée générale annuelle (AGA) doivent approuver la rémunération
des administrateurs, dont le président.
Le processus doit être repris chaque année, même si aucune modification
n’est apportée à la Politique « Compensation des administrateurs, des
comités et des autres représentants ».
32RÉMUNÉRATION
Méthodologie utilisée
• Mandater un comité ad hoc sur la rémunération, qui est indépendant du
Conseil, afin d’étudier la question et préparer des recommandations. C’est ce
comité qui a revu la rémunération qui sera applicable pour les 4 prochaines
années.
• Définir un groupe de référence d’ordres professionnels ou organismes
d’autoréglementation d’envergure équivalente à celle de la Chambre.
• Actif et passif de l’organisation
• Budget
• Nombre de membres
• NOUVEAUTÉ : Intégration des activités d’assureur de la responsabilité
professionnelle
• Déterminer la compensation basée approximativement à la médiane (P50,
soit le point milieu) du groupe de référence.
33RAISON D’ÊTRE DE LA RÉMUNÉRATION
du président et des administrateurs élus
Afin qu’elle soit légitime et appropriée, cette rémunération :
• Doit être suffisante pour attirer des candidats crédibles et compétents.
• Doit compenser l’investissement ainsi que les exigences et les
contraintes associées au poste et aux déplacements.
• Doit tenir compte de l’engagement nécessaire de la part de la
personne et de l’expertise requise afin de pouvoir acquitter ses
fonctions.
• Doit être déterminée différemment de celle de la direction et de la
permanence de la Chambre.
Source : Institut sur la gouvernance (IGOPP), Rémunération des administrateurs et gouvernance: enjeux et défis, 2014.
34RÉMUNÉRATION
Responsabilités des élus
La Loi 11 (modifiant le Code des professions) et la Loi 23 (intégrant le
Fonds d’assurance-responsabilité professionnelle aux activités courantes
de la Chambre) font en sorte que les fonctions et les responsabilités du
président et des administrateurs sont accrues.
Les responsabilités sont détaillées dans les politiques suivantes :
Président et Vice-président : « Mandat du président »
Administrateurs : « Mandat du Conseil d’administration »
35RÉMUNÉRATION
Constats du comité ad hoc
Selon les résultats de l’étalonnage, des modifications à la Politique de
compensation doivent être faites : la rémunération des administrateurs et des
membres de comités non-décisionnels doit être revue afin de respecter la
cible. Aussi, l’indexation devrait être prévue.
Consultez les recommandations du comité ad hoc et le résultat de
l’étalonnage du groupe de référence ici
Pour connaître les détails de la rémunération et les changements
proposés pour le prochain quadriennat, consultez la politique
« Compensation des administrateurs, des comités et des autres
représentants »
Ces ajustements entreront en vigueur après les élections de 2020.
36RECOMMANDATION
du Conseil d’administration
CAD-50-29-9 POLITIQUE COMPENSATION DES
ADMINISTRATEURS, DES COMITÉS ET DES
AUTRES REPRÉSENTANTS
Sur proposition dûment appuyée, IL EST RÉSOLU À L’UNANIMITÉ :
QUE le Conseil d’administration adopte les recommandations du
Comité ad hoc sur la rémunération, telles que présentées aux termes
du document AD-2482a dont les administrateurs ont reçu copie;
QU’il adopte les modifications proposées à la Politique
« Compensation des administrateurs, des comités et des autres
représentants », telles que présentées aux termes du document
AD-2482b dont les administrateurs ont reçu copie;
QUE ces modifications entrent en vigueur lors de l’entrée en fonction
des administrateurs ou la nomination des comités suite à l’élection de
2020;
QU’il recommande l’approbation de ladite Politique par les notaires
présents lors de la prochaine assemblée générale annuelle.
37Nomination des
auditeurs
2019-2020
38RECOMMANDATION
du Conseil d’administration
CAD-50-29-8 PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES SOMMAIRES 2020-2021,
COTISATIONS ANNUELLES 2020-2021 ET
RECOMMANDATION A L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE POUR LA
NOMINATION DES AUDITEURS
Recommandation à l’assemblée générale pour l’élection des auditeurs
CONSIDÉRANT QUE le Comité d’audit, de prospectives financières et du Fonds
d’études notariales a émis une recommandation quant à la nomination des
auditeurs pour les états financiers 2019-2020;
CONSIDÉRANT QUE l’article 104 du Code des professions prévoit qu’au cours
de l’assemblée générale annuelle, les notaires présents nomment les
vérificateurs chargés de vérifier les livres et les comptes de l’Ordre;
CONSIDÉRANT QU’en vertu de l’article 62 du Code des professions, il est prévu
que le Conseil d’administration exerce ses pouvoirs par résolution.
Sur proposition dûment appuyée, IL EST RÉSOLU À L’UNANIMITÉ :
QUE le Conseil d’administration recommande à l’assemblée générale annuelle
des notaires la nomination de la firme Raymond Chabot Grant Thornton,
S.E.N.C.R.L. comme auditeur des états financiers pour l’exercice 2019-2020 et
que la fixation de sa rémunération soit laissée à la discrétion du Comité d’audit,
de prospectives financières et du Fonds d’études notariales.
39Vous pouvez aussi lire
