ASSOCIATION NATIONALE DES RETRAITÉS FÉDÉRAUX SECTION D'OTTAWA PROCÈS-VERBAL - Assemblée générale annuelle 6 mai 2021 tenue à Ottawa, Ontario

ASSOCIATION NATIONALE DES RETRAITÉS FÉDÉRAUX
              SECTION D’OTTAWA

                PROCÈS-VERBAL

            Assemblée générale annuelle
                    6 mai 2021
              tenue à Ottawa, Ontario

ASSOCIATION NATIONALE DES RETRAITÉS FÉDÉRAUX
                                 SECTION D’OTTAWA
             2285, boulevard St Laurent, unité B-2, Ottawa (Ontario) K1G 4Z5

                               Assemblée générale annuelle 2021
                      tenue via Zoom, le jeudi 6 mai 2021 à de 10 h à 11 h

                                       PROCÈS-VERBAL

Mot de bienvenue du président de la Section d’Ottawa, M. Robert Giroux

Le président, Robert Giroux a ouvert la séance en souhaitant la bienvenue à tous les participants
à la toute première AGA tenu virtuellement, en l’occurrence par Zoom. Il a noté qu’il y avait
plus de 70 membres présents. Le président a précisé que cette AGA couvrait deux années : 2019
et 2020 car, en raison de la pandémie, aucune assemblée n’a pu être tenue durant cette période. Il
a ensuite présenté les dix Administrateurs suivants : Leslie Lawry, David Bennett, Harry
Ruthnum, Chris Ford, Darlene Boileau, Alain Corriveau, Christine Desloges, Terry Sing,
Richard Wagner et lui-même.

Il a invité toutes les personnes présentes à observer un moment de silence pour les membres qui
sont décédés.

Par la suite, le président a indiqué qu’au cours de l’assemblée les questions seraient traitées via la
boîte de discussion Zoom et a expliqué comment le vote serait mené pour huit propositions. Les
participants ont été renvoyés aux documents de l’AGA affichés sur le site Web de la Section :
https://nafrottawa.com/?lang=fr. Il a aussi remercié Anna Blauveldt et Jennifer Pouliot pour
leur préparation des procès-verbaux de nos AGA, en anglais et en français.

Adoption de l’ordre du jour et du procès-verbal de l’AGA du 30 avril 2019

Chris Ford, secrétaire du Conseil d’administration, a mené le vote pour deux propositions.

L’ordre du jour de l’AGA a été approuvé à l’unanimité.

Proposition 1 : adopter l’ordre du jour de l’AGA

Proposée par : Chris Ford et appuyée par Harry Ruthnum.

ADOPTÉE.

Le procès-verbal de l’AGA 2019 a été approuvé par une majorité.

Proposition 2 : adopter le procès-verbal de l’AGA du 30 avril 2019

Proposée par : Chris Ford et appuyée par Harry Ruthnum.

ADOPTÉE.

Rapport du président

Le président a noté que les rapports du président pour les années 2019 et 2020 ont été envoyés,
en version imprimée, avec la revue nationale Sage. Ils sont également affichés sur le site Web de
la Section. Le président a non seulement remercié le Conseil d’administration de la Section
d’Ottawa, mais aussi nos merveilleux bénévoles et notre excellente équipe du bureau composée
de Linda Barber et Erin Higgins pour leurs contributions à la réalisation d’autant de projets
importants.

Le président a fait un survol des activités menées en 2019. Il s’agit notamment de notre
collaboration avec le Conseil sur le vieillissement et CARP (anciennement l’Association
canadienne des personnes retraitées) sur la stratégie de plaidoyer électoral de la Section en 2019
ainsi que des discussions sur les enjeux des aînés lors de cinq réunions avec des députés et trois
assemblées publiques auxquelles ont participé 30 candidats locaux et 400 participants. De plus,
la Section a organisé 34 ateliers d’apprentissage sur la littératie financière ainsi que sur d’autres
sujets, auxquels ont assisté en personne 1 740 membres et invités. En 2019, la Section d’Ottawa
a attiré un peu plus de 600 nouveaux membres, ce qui représente la plus forte augmentation nette
de toutes les Sections de l’Association. La Section d’Ottawa a également reçu le Prix
d’excellence de l’Association nationale pour l’année 2020.

Toutefois, le président a déclaré que les plans ambitieux du Conseil d’administration pour 2020
devaient être ajustés en raison de la pandémie. Le bureau a donc été fermé et les affaires ont été
menées via Zoom. Le Conseil d’administration a collaboré avec la ville d’Ottawa et le Conseil
sur le vieillissement pour offrir à 1 000 participants aînés, une mise à jour via Internet au sujet de
la COVID-19. Puis, nous avons élargi notre programmation pour inclure le vieillissement en
santé et avons commencé à offrir des webinaires. En effet, au cours de l’année 2020, nous avons
offert douze webinaires à un total de 843 participants et, depuis le 1er janvier 2021, nous en
avons proposé 25 autres à un total de 1 928 participants.

Le Président a ensuite décrit une nouvelle remise de 15 % pour nos membres, grâce à notre
adhésion avec Ingenium, sur l’entrée aux trois Musées de : l’agriculture et de l’alimentation ;
l’aviation et de l’espace ; et des sciences et de la technologie du Canada. Nos membres peuvent
aussi profiter d’un rabais de 33 % sur les cours de conditionnement physique virtuels en groupe
pour les aînés chez AIM Fitness. Les détails sur tous les rabais offerts aux membres de la
Section d’Ottawa sont affichés sur notre site Web au : https://nafrottawa.com/discounts-and-
benefits/?lang=fr

Pour préparer l’avenir, le Conseil s’appuiera sur les succès que nous avons accumulés dans
plusieurs domaines. Grâce à notre travail de liaison communautaire, nous continuerons à
renforcer nos liens avec d’autres organisations œuvrant pour les personnes âgées. Nos activités
de plaidoyer se poursuivront via des réunions Zoom avec les députés, et nous nous concentrerons
sur la réforme des soins à longue durée ainsi que sur d’autres questions relatives aux aînés. Nous
nous préparerons également en cas d’élections à l’automne et nous nous tenons prêts à travailler
avec d’autres organisations pour faire valoir les intérêts des personnes âgées auprès des
candidats. De nouveaux sujets de webinaire, de nouvelles idées et de nouveaux rabais seront
développés pour privilégier nos membres. Le recrutement et la rétention seront très importants,
et nous nous concentrerons non seulement sur des stratégies pour ramener les membres dont

l’adhésion est expirée, mais aussi sur l’exploration de moyens pour en recruter de nouveaux. Nos
bénévoles qui travaillent sur les politiques et la gouvernance veilleront à ce que la Section ait les
pouvoirs et les règlements dont elle a besoin, puis examineront notre structure de gouvernance
pour en assurer l’efficacité.

Le président a identifié le plus gros problème à venir comme le besoin de fonds suffisants pour
répondre aux attentes des membres. La Section retient seulement 9 $ des frais d’adhésion
annuels et le reste est versé au bureau national.

Rapport du trésorier

Le trésorier, Harry Ruthnum, a donné un aperçu des états financiers vérifiés des exercices 2019
et 2020 pour la Section. Ces états sont affichés en format bilingue sur notre site Web et les
membres qui se sont inscrits pour assister à l’AGA 2021 ont reçu un lien à ces documents par
courriel avant l’assemblée. Ce lien sera aussi envoyé aux participants après l’AGA.

Il a informé que le vérificateur indépendant, le Groupe Frouin CA, avait remis un rapport de
vérification sans réserve à la Section pour les exercices 2019 et 2020. Le vérificateur a confirmé
que les états financiers présentent fidèlement, à tous égards importants, la situation financière de
la Section d’Ottawa au 31 décembre 2019 et 2020, ainsi que de son rendement financier et de ses
flux de trésorerie pour l’exercice terminé à cette date conformément aux normes comptables
canadiennes pour les organismes sans but lucratif.

Le vérificateur n’a relevé aucun problème de contrôle interne, aucune transaction significative ni
inhabituelle, aucun désaccord avec la gestion, aucun problème majeur discuté qui ne comptait
pas dans le cours normal des affaires ; et aucune difficulté n’a été identifiée au cours de la
vérification.

L’aperçu comprend les points saillants suivants :

   ● La Section d’Ottawa a respecté son budget ainsi que ses engagements tout en atteignant
     une position budgétaire saine avec des excédents de 19 874 $ en 2019 et de 21 780 $ en
     2020 ;
   ● Des économies ont été réalisées grâce à l’annulation de l’AGA 2020, la clôture du bureau
     de la Section et la transition d’événements en personne à des webinaires via Zoom ;
   ● Les revenus provenant des frais d’adhésion sont restés à peu près les mêmes : 251 687 $
     en 2019 et 251 113 $ en 2020. La perte nette de 1 000 membres en 2020 a été atténuée
     par le gain net de 604 nouveaux membres en 2019 et l’augmentation de 2,2 % des
     cotisations en 2020 ;
   ● Les commandites ont diminué de 12 657 $ en 2019 à 6 595 $ en 2020, tandis que les
     subventions ont augmenté de 5 000 $ en 2019 à 20 805 $ en 2020 ;
   ● Nos dépenses les plus importantes sont liées à la rémunération du personnel pour
     développer et en offrir la haute qualité de service à laquelle nos membres s’attendent ;

● Les réserves financières de la Section, qui ont été présentées lors de l’AGA 2019, sont en
     bon état. La réserve de 50 000 $ pour les dépenses reliées aux ressources humaines n’a
     pas été touchée. Celle de 30 000 $ pour les améliorations aux immobilisations a financé la
     rénovation des bureaux qui a été complétée en 2019 et il y a plus de 9 000 $ restants. À la
     fin de 2020, l’actif net sans restriction, provenant des surplus annuels, s’élevait à
     41 886 $. Selon les meilleures pratiques de gestion des risques recommandées, le but est
     d’accumuler 250 000 $, soit l’équivalent d’une année de frais d’exploitation.

Proposition 3 : accuser réception des états financiers vérifiés de l’exercice 2019 pour la
Section d’Ottawa qui démontrent un surplus de 19, 874 $.

Proposée par : Harry Ruthnum et appuyée par Richard Wagner.

ADOPTÉE.

Proposition 4 : accuser réception des états financiers vérifiés de l’exercice 2020 pour la
Section d’Ottawa qui démontrent un surplus de 21, 780 $.

Proposée par : Harry Ruthnum et appuyée par Richard Wagner.

ADOPTÉE.

Le trésorier a présenté, à titre d’information, le budget approuvé par le Conseil d’administration
pour l’exercice 2021 ainsi que les prévisions de dépenses pour l’exercice 2022. Le Conseil
prévoit qu’en 2021 ainsi qu’en 2022, les revenus des frais d’adhésion baisseront par rapport aux
niveaux de 2020. Nous prévoyons une perte similaire de membres comme a été le cas en 2020 et
la pandémie nous empêche de recruter activement. De plus, nous ne pouvons pas savoir si les
demandes de subvention de la Section seront acceptées en 2022. Le trésorier a réitéré que la
Section espère trouver un moyen d’augmenter sa part des frais d’adhésion de l’Association afin
de pouvoir continuer son excellent travail.

La Section d’Ottawa a invité trois cabinets ayant de l’expérience en vérification d’organismes à
but non lucratif à présenter leurs soumissions pour la vérification de l’exercice 2021, y inclus le
Groupe Frouin CA, qui a effectué les vérifications annuelles pour le Conseil depuis plusieurs
années nombreuses années. Les offres ont été évaluées en fonction des qualifications de ces trois
entreprises, leur expérience de travail dans le secteur des organisations à but non lucratif et les
frais demandés. Le comité d’évaluation des offres a recommandé que le Groupe Frouin CA
fournisse les services de vérification pour l’exercice 2021.

Le groupe Frouin CA a été nommé le vérificateur de la Section d’Ottawa pour l’exercice 2021
par une majorité des participants.

Proposition 5 : renouveler le mandat du Groupe Frouin CA comme vérificateur de la Section
d’Ottawa pour l’exercice 2021

Proposée par : Harry Ruthnum et appuyée par Leslie Lawry.

ADOPTÉE.

Le trésorier a demandé aux membres de poser leurs questions via la boîte de discussion Zoom
pour qu’elles puissent être résolues après les présentations.

Élection des membres du Conseil d’administration

Au nom de tous, le président a remercié les membres du Conseil sortant Alain Corriveau,
Élisabeth Renaud, et Patricia Walsh pour leur service au sein de la Section.

Le président a déclaré qu’un appel à candidatures pour siéger au Conseil d’administration a été
publié dans l’édition de SAGE du printemps 2021. Aucune nomination externe n’a été reçue.
Dans l’intervalle, le Conseil a recruté trois excellents candidats. Conformément aux règlements,
les dates des fins de mandats proposées seront échelonnées. Le président a informé que l’élection
par scrutin n’était pas nécessaire, car aucun autre candidat ne s’était présenté. Par conséquent, il
a déclaré que les douze candidats suivants ont été élus par acclamation :

Nouveau membre du Conseil élu pour un mandat de deux ans :
      ● Jean-Claude Bouchard

Nouveaux membres du Conseil élus pour un mandat d’un an :
      ● Myriam Boudreault
      ● Denis Lavoie

Cinq membres du Conseil réélus pour un mandat de deux ans :
      ● Robert Giroux
      ● David Bennett
      ● Leslie Lawry
      ● Harry Ruthnum
      ● Terry Sing

Quatre membres du Conseil réélus pour un mandat d’un an :
       ● Darlene Boileau
       ● Christine Desloges
       ● Chris Ford
       ● Richard Wagner

Le président a remercié tous pour leurs efforts et le temps consacré à nos objectifs. Au nom du
Conseil, des bénévoles et membres de la Section d’Ottawa, David Bennett a pris un moment
pour remercier notre président, Robert Giroux pour ses nombreuses années de leadership et
d’engagement envers la Section, notamment cette période difficile avec la pandémie.

Modifications aux règlements

David Bennett, le vice-président, a présenté trois modifications aux règlements, indiquant que le
comité des politiques et de la gouvernance a élaboré ces modifications qui ont été approuvées par
le Conseil d’administration de la section d’Ottawa. Deux d’entre elles ajoutent de la flexibilité à
la Section pendant la pandémie en permettant les réunions électroniques des membres ainsi
qu’aux membres du Conseil de continuer à siéger jusqu’à ce qu’ils soient remplacés.

La troisième modification porte sur la situation qui s’est produite en 2020 lorsque la Section
d’Ottawa n’a pas pu tenir une assemblée générale annuelle en raison de la pandémie et le Conseil
a dû nommer les membres dont les mandats devaient prendre fin à l’AGA 2020, afin qu’ils
puissent continuer à servir jusqu’à l’AGA 2021.

Une autre modification apporte une correction à la définition de « majorité » des votes en
supprimant la formule (50 % plus 1) qui n’est pas exacte dans le cas d’un nombre impair de
membres éligibles à voter. Ces modifications sont affichées en anglais et en français sur le site
Web, avec une formulation conforme à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.

La majorité des participants ont voté en faveur des modifications aux règlements telles que
présentées.

Proposition 6 : permettre les réunions électroniques des membres

Proposée par : David Bennett et appuyée par Terry Sing.

ADOPTÉE.

Proposition 7 : permettre la prolongation des mandats des membres du Conseil

Proposée par : David Bennett et appuyée par Christine Desloges.

ADOPTÉE.

Proposition 8 : définir de façon précise en quoi consiste une « majorité »

Proposée par : David Bennett et appuyée par Richard Wagner.

ADOPTÉE.

Prix du bénévole de l’année Stephen Troy 2021

Le président a annoncé que M. David Gass est le récipiendaire du prix du bénévole de l’année
Steven Troy de la Section d’Ottawa 2021. M. Gass est un professionnel des TI à la retraite qui a
fait un travail remarquable pour la Section en tant que webmestre bénévole et conseiller
technique des services TI. Cette année, M. Gass a accepté le défi d’aider la Section à non
seulement réorganiser notre site Web, mais aussi à le rendre plus interactif et plus facile à
utiliser. En ces temps de restrictions financières, ces contributions de M. Gass ont permis à la
Section d’économiser des milliers de dollars. C’est donc avec une grande fierté et un grand
plaisir que la Section d’Ottawa décerne à David Gass le Prix de bénévole de l’année Stephen
Troy 2021 pour sa contribution exceptionnelle à notre travail.

Remarques finales et levée de la séance

Le président a remercié les bénévoles et le personnel de la Section, y compris Frank Schilder
qui était le maître de cérémonie Zoom pour l’AGA. Il a également remercié Hélène Nadeau et
Daniel Brunet, administrateurs des districts d’Ottawa et du Nunavut ; ainsi que Jean-Guy
Soulière, président de l’Association nationale, et tout le personnel du bureau national pour
leur aide et soutien.

Les membres ont été encouragés à se faire vacciner contre la COVID-19. Ils ont aussi été avisés
des prochains webinaires qui seront publiés dans les bulletins électroniques de la Section et sur le
site Web. On leur a également demandé d’inviter des non-membres à essayer les webinaires.

Souhaitant que cet été les membres soient heureux, en sécurité, et en bonne santé ; le président a
levé la séance.

       ___________________                                   _____________________________
       Robert Giroux, président                              Chris Ford, secrétaire